Какие условия характеризуют общие положения должностной инструкции

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях. 

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации. 

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов». 

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

1. Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и  Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.

1. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

1. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

1. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах. 

Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция программиста

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):

• закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
• обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Разработка и утверждение должностных инструкций

Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).

Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.

Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.

Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе

Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:

• Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
• Требования к должностным инструкциям в компании.
• Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
• Заключительные положения.

Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся! 

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

ПОЛОЖЕНИЕ
о должностных инструкциях

              № 16-П

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Настоящее Положение устанавливает особенности работы с должностными инструкциями ООО «Бета» и является локальным нормативным актом ООО «Бета».
1.2. Функции по документальному оформлению должностных инструкций возлагаются на .
1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников, состоящих в трудовых отношениях с ООО «Бета».

II. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

2.1. Должностные инструкции вводятся в ООО «Бета» в целях:
– рационального разделения труда; повышения эффективности управленческого труда;
– укрепления дисциплины труда; создания организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
– регламентации взаимоотношений работника и работодателя.

2.2. Должностные инструкции используются для:
– оценки качества труда работников в процессе аттестации, поощрения или применения дисциплинарных взысканий;
– составления трудовых договоров;
– правильного подбора, расстановки и использования кадров, формирования кадрового резерва;
– введения новых должностей, расширения полномочий существующей должности;
– оценки и развития персонала, адаптации новых работников;
– составления предложений о приеме на работу, профилей должностей для подбора кандидатов при приеме на работу;
– ранжирования работ и должностей, оценки сложности работ и формирования компенсационных пакетов для различных категорий работников ООО «Бета» в целях реализации системы мотивации персонала, действующей в ООО «Бета»;
– организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
– разрешения индивидуальных и/или коллективных трудовых споров;
– обоснования размера оплаты труда, доплат и различных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в том числе при проверке органов контроля и надзора.

2.3. Настоящее Положение определяет перечень должностных лиц, принимающих участие в процедуре разработки, согласования и утверждения должностных инструкций и внесения в них изменений, а также обязанности таких должностных лиц, структурных подразделений ООО «Бета» и их взаимодействия при осуществлении указанной процедуры.

2.4. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о документообороте, графиком документооборота и иными локальными нормативными актами ООО «Бета», с соблюдением требований Конституции РФ, Трудового кодекса РФ и иных нормативно-правовых актов.

2.5. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности ООО «Бета» и носит обезличенный характер.

III. ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Бланк должностной инструкции должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.
3.2. Должностная инструкция изготавливается на бланке стандартного формата А4.

IV. СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:
– Общие положения;
– Должностные обязанности;
– Права;
– Ответственность;
– Условия работы.

4.2. В раздел «Общие положения« включают:
– официальное наименование должности согласно штатному расписанию;
– официальное наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность;
– пункт «Должен знать« – знания и умения работника, необходимые для занятия данной должности;
– требования к образованию, квалификации, опыту работы;
– непосредственную подчиненность;
– порядок назначения и освобождения от должности;
– наличие и состав подчиненных (для руководящих должностей);
– порядок замещения;
– возможность совмещения должностей и функций;
– нормативную базу деятельности работника;
– иные требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

4.3. В раздел «Должностные обязанности« включают:
– детализированный перечень основных функций и обязанностей работника;
– перечень обязанностей работника, возлагаемых на него в соответствии со сложившейся в соответствующем структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением.

4.4. В раздел «Права« включают:
– детализированный перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, с учетом специфики должностных обязанностей;
– взаимоотношения работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.

4.5. В раздел «Ответственность« включают конкретные зоны ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными нормативными актами, трудовым законодательством и иными отраслями права.

4.6. В раздел «Условия работы« включают условия выполнения работником трудовой функции и ее оценки с учетом специфики деятельности ООО «Бета».

V. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ И ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция разрабатывается исполнителем в соответствии с требованиями действующего законодательства.

5.2. Должностная инструкция должна быть согласована исполнителем с юрисконсультом.
При необходимости должностная инструкция должна быть также согласована исполнителем с другими взаимосвязанными подразделениями (например, со службой безопасности, с бухгалтерией, отделом охраны труда и т.д.), а также с вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности.

5.3. Должностные лица, указанные в п. 5.2 настоящего Положения и получившие от исполнителя проект должностной инструкции на согласование, обязаны в пределах своей компетенции провести его анализ на соответствие требованиям действующего законодательства, настоящего Положения, а также с учетом специфики деятельности ООО «Бета» и сложившейся практики взаимодействия подразделений внутри ООО «Бета». Результаты такого анализа (свои замечания, разногласия и предложения по их устранению) указанные должностные лица должны изложить в произвольной форме на обороте соответствующего листа проекта должностной инструкции либо на отдельном листе. Оформленные таким образом результаты анализа должны быть подписаны соответствующим должностным лицом с указанием даты.
До изложения своих замечаний в письменном виде должностное лицо обязано устно связаться с исполнителем и проинформировать его о наличии замечаний, разногласий и согласовать необходимость и возможность внесения исправлений в проект должностной инструкции.
При наличии замечаний, разногласий от должностных лиц задействованных структурных подразделений проект должностной инструкции возвращается исполнителю, который должен с учетом предложенных изменений внести соответствующие корректировки в этот документ.
Скорректированный проект должностной инструкции с визами, замечаниями, предложениями и отзывами представляется исполнителем юрисконсульту и отделу кадров, которые совместно с исполнителем обобщают результаты анализа проекта должностной инструкции. По итогам такого обобщения исполнитель подготавливает окончательный вариант должностной инструкции, который с визами исполнителя, руководителей правового отдела и отдела по управлению персоналом представляется в секретариат на утверждение генеральному директору ООО «Бета».

5.4. Должностная инструкция составляется в одном оригинальном экземпляре.

5.5. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику, работающему в данной должности, и руководителю соответствующего структурного подразделения.
По решению руководителя каждого структурного подразделения заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие структурные подразделения.

5.6. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения генеральным директором ООО «Бета» или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящим Положением.

5.7. Должностная инструкция объявляется работнику под подпись до подписания трудового договора (внесения в него изменений), а также при переводе и при временном исполнении обязанностей по должности.

5.8. Ознакомительная подпись работника проставляется в листе ознакомления с должностной инструкцией.

5.9. При отказе работника от ознакомления с должностной инструкцией исполнитель составляет акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией.

5.10. Необходимость пересмотра должностной инструкции возникает:
– при изменении организационной структуры ООО «Бета»;
– при пересмотре штатного расписания ООО «Бета»;
– при появлении новых видов работ, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
– при внедрении новых видов техники и (или) технологий, меняющих характер работы.

VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Все вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются Трудовым кодексом РФ, действующим трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Положение составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.