Каков срок хранения должностных инструкций

Должностные инструкции
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	Организации	3 года после замены новыми	ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Должностные регламенты (инструкции) работников	Организации	50/75 лет <2>	ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

1. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
2. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
3. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
4. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

№  нового перечня

№  старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

234

297

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

Постоянно

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

237

299

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

238 – 240

300

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Финансирование, кредитование деятельности

265,266

369, 379

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Бухгалтерский учет и отчетность

270

354

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

272

    –

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) квартальные;

в) месячные

          –

а) постоянно;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

в) 1 год

275

358,351

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

а) годовая;

б) промежуточная

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

277

362

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

281

458

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

284

     –

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

       –

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

285

407

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» —  при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

287

410

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

292

459

Журналы, базы данных учета:

а) ценных бумаг;

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

329

459

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

 –

459

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

проведения

проверки

               –

Учет оплаты труда

295

412

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

296

413

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

75 лет

*50/75 лет

301

657

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

Налогообложение

303

382

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

305

   –

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

         –

5 лет

308

390, 395

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

*50/75 лет

309

905

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов  *50/75 лет

310

  –

Налоговые декларации ИП

       –

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

310

392

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

313

397

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

75 лет

5 лет

314

398

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

315

399

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет

317

368

Счета-фактуры

4 года

5 лет

318

401

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Постоянно

5 лет

319

    –

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

        –

5 лет

Учет имущества

321

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)

Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет

5 лет

323

429

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов

324

    –

Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации

       –

До ликвидации организации

325

432

Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия недвижимого имущества

329

Пп. «д» п. 459

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

б) материальных ценностей и иного имущества

5 лет после ликвидации основных средств

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

Обеспечение работы ТКС

570

232

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

571

237

Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора

5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи

572

238

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

574

240

Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

Постоянно

5 лет после замены новыми

Трудовые отношения

Организация труда и служебной деятельности

373,374

561, 563

Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

376

566

Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

377

567

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

387,

389

579

Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

3 года

390

584

Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после принятия решения

Нормирование и оплата труда

397

569, 589

Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)

Постоянно

1 год после замены новыми

398

590

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после утверждения разработанных норм

399

592

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов

5 лет

3 года

400

593

Тарификационные списки (ведомости) работников

75 лет

*50/75 лет

403, 404

599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения):

а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;

б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы

а) – ;

б) 75 лет

*50/75 лет

Охрана труда

408

Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)

       –

5 лет после истечения срока действия сертификата

409

606

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Постоянно

5 лет

413

     –

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

         –

*50/75 лет

414

613

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

75 лет

*50/75 лет

415, 416

     –

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков

         –

1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

419

622

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

423

   –

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда

        –

а) 45 лет;

б) 5 лет

424

630

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Постоянно (на усмотрение архива)

45 лет

425

632

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

45 лет

Кадровое обеспечение

Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

434

Пп. «б»п.19

Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

б) о служебных проверках;

в) о направлении в командировку работников;

г) о дисциплинарных взысканиях

а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

б) – ;

г) 5 лет

а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;

б) 5 лет;

в) 5 лет.

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет;

г) 3 года

435

657

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

436

    –

Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем

        –

3 года

440

    –

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения

        –

Постоянно

441

666

Согласие на обработку персональных данных

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

442

77

Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности

Постоянно (на усмотрение архива)

3 года после замены новыми

443

77

Должностные регламенты (инструкции) работников

75 лет

*50/75 лет

444, 463

658, 695

Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

445

656

Личные дела руководителей и работников организаций

Постоянно (на усмотрение архива)

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

448

    –

Листы собеседования, стажировочные листы водителей

          –

5 лет

451

    –

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

           –

1 год

453

693

Графики отпусков

1 год

3 года

454

19

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

5 лет

3 года

455

649

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года

457

685,690

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

3 года

5 лет

458

    –

Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

       –

5 лет после снятия с учета

461

82

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

463

695

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) лиц, подлежащих воинскому учету;

б) отпусков;

в) прихода и ухода работников, местных командировок;

г) выдачи командировочных удостоверений

а) 3 года после увольнения;

б) 3 года;

в, г) -;

а, б) 5 лет;

в) 1 год;

г) 5 лет

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Канцелярия
01-01	Устав ООО «Вираж»		Постоянно ст. 28
01-02	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно ст. 386	Присланные для сведения — до минования надобности
01-03	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»		1 год ст. 381	После замены новыми
01-04	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно ст. 19
01-05	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 19
01-06	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно ст. 18«е»	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
01-07	Номенклатура дел		Постоянно ст. 157	Структурных подразделений — 3 года
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
02. Кадры
02-01	Штатное расписание		Постоянно ст. 40
02-02	Личные дела работников		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 445
02-05	Графики предоставления отпусков		3 года ст. 453
02-06	Списки лиц, подлежащих воинскому учету		5 лет ст. 457
02-07	Списки работников, ушедших на пенсию		5 лет ст. 462 «ж»
02-08	Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины		3 года ст. 434 «д»
02-09	Журнал регистрации трудовых договоров		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 463 «б»
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
03. Труд и заработная плата
03-01	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно или 5 лет после замены новыми ст. 294 «а»
03-02	Лицевые счета по заработной плате работников		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 296
03-03	Заявления о выплате материальной помощи		5 лет ст. 298
03-04	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»		6 лет ст. 295	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
03-05	Листки нетрудоспособности сотрудников		5 лет ст. 618
03-06	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		5 лет после исполнения ст. 299
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
04. Налоговый учет и декларирование
04-01	Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»		5 лет после замены новыми ст. 267
04-02	Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе		до минования надобности ст. 24
04-03	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения		5 лет ст. 314
04-04	Счета-фактуры		5 лет (до 18.02.2020 было 4 года) ст. 317
04-05	Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц		5 лет ст. 311	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
04-06	Декларации (расчеты) по всем видам налогов		5 лет ст. 310
04-07	Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)		50 / 75 лет ст. 308
04-08	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов		6 лет ст. 309	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
04-09	Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»		5 лет ст. 307
04-09	Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом		5 лет ст. 305
04-10	Справки о доходах и суммах налога физлиц		5 лет ст. 312	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2022)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01	Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»		5 лет ст. 267	После замены новыми
05-02	Годовой бухгалтерский отчет организации		Постоянно ст. 268 «а»
05-03	Квартальные бухгалтерские отчеты организации		5 лет ст. 268 «б»
05-04	Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов		5 лет ст. 323	После выбытия ОС и НМА
05-05	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств		5 лет ст. 321	При условии проведения проверки
05-06	Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи		5 лет ст. 298
05-07	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)		5 лет ст. 277	При условии проведения проверки. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
05-08	Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц		5 лет ст. 279	После увольнения (смены) материально-ответственного лица
05-09	Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)		5 лет ст. 276	При условии проведения проверки
05-10	Кассовая книга ООО «Вираж»		5 лет ст. 277	При условии проведения проверки. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
05-11	Главная книга ООО «Вираж»		5 лет ст. 276
05-12	Карточки учета основных средств		До ликвидации организации ст. 329 «а»
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
06. Охрана труда
06-01	Инструкции по технике безопасности и охране труда		постоянно ст. 8 «а»
06-02	Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)		45 лет ст. 407	При вредных и опасных условиях труда: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
06-03	Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда		45 лет, ст. 423 «а» 5 лет, ст. 423 «б»
06-04	Журнал инструктажа по пожарной безопасности		3 года ст. 613
06-05	Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров		3 года ст. 635
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ). 

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
07. Планирование, статистика и финансы
07-01	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно ст. 196
07-02	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно ст. 197
07-03	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно ст. 198
07-04	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность ст. 201
07-05	Индивидуальные планы работников		1 год ст. 203
07-06	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов		До минования надобности ст. 338
07-07	Индивидуальные отчеты сотрудников		1 год ст. 216
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
08. ПТО
08-01
08-02	Технологические карты		Постоянно ст. 141
08-03	Технологические правила и предписания		До замены новыми ст. 143
08-04	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации ст. 145
08-05	Технологический паспорт		Пока существует надобность ст. 197
08-06	Карта наладки инструмента		До замены новыми ст. 213
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.