Каковы сходства и различия между должностной инструкцией и должностным регламентом

МЕТОДИЧЕСКИЕ   РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО РАЗРАБОТКЕ   ДОЛЖНОСТНЫХ   РЕГЛАМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ   ГРАЖДАНСКИХ   СЛУЖАЩИХ  

 РОСТОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

1. Общие положения

Частью 1 статьи 47 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 79-ФЗ) установлено, что профессиональная служебная деятельность государственного гражданского служащего (далее – гражданский служащий) осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа.

По своей сути должностной регламент является локальным нормативным актом, регламентирующим содержание и результаты деятельности гражданского служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность государственной гражданской службы области (далее — гражданская служба), отражаются его права и обязанности по должности, взаимодействие с другими служащими, а также критерии оценки его деятельности.

Целями должностного регламента являются:

1. Создание организационной основы служебной деятельности гражданского служащего.

2. Закрепление конкретных функций, прав и обязанностей по конкретной должности гражданской службы.

4. Установление форм и видов ответственности по должности.

5. Определение квалификационных и иных требований по конкретной должности

6. Обеспечение объективности при оценке профессиональной служебной деятельности гражданского служащего (конкурс, аттестация и т.д.).

7. Решение иных, предусмотренных законом или нормативными правовыми актами целей и задач.

Должностные регламенты призваны обеспечить разделение служебных обязанностей гражданских служащих в конкретном государственном органе, содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением о государственном органе, структурном подразделении.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планирования профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

При разработке должностного регламента необходимо исходить из:

положений Конституции Российской Федерации;

Устава Ростовской области;

Федерального закона от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 58‑ФЗ);

Федерального закона № 79-ФЗ;

задач и функций государственного органа области, закрепленных соответствующим нормативным правовым документом об этом органе;

задач и функций структурного подразделения государственного органа области, закрепленных в его положении;

содержания федеральных и областных государственных программ;

задач по развитию соответствующей сферы (отрасли) экономики, установленных соответствующими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, договорами о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и Ростовской области.

Должностной регламент составляется для каждой штатной должности, предусмотренной штатным расписанием, носит обезличенный характер и объявляется гражданскому служащему под роспись при заключении служебного контракта, в том числе при переводе (перемещении) на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

2. Содержание должностного регламента

Фактически структура должностного регламента определена в части 2  статьи 47 Федерального закона № 79-ФЗ.

С учетом положений данной статьи должностной регламент конкретного гражданского служащего государственного органа области может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования к образованию, стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности, уровню и характеру знаний и навыков.

3. Должностные обязанности, права и ответственность.

4. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать определенные решения.

5. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

7. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением должностных обязанностей с государственными гражданскими служащими в том же государственном органе, государственными гражданскими служащими других государственных органов, гражданами и организациями в связи с исполнением им должностных обязанностей.

8. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

3. Содержание разделов должностного регламента

3.1. Раздел «Общие положения»

В данный раздел включаются следующие общие сведения организационного характера:

1. Категория и группа должности в соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Ростовской области.

В соответствии со статьей 6 Областного закона от 26 июля 2005 года № 344‑ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области» (далее – Областной закон № 344-ЗС) должности гражданской службы подразделяются на следующие категории и группы.

I. Категории:

1) «руководители» — должности руководителей и заместителей руководителей государственных органов и их структурных подразделений (далее — подразделение), должности руководителей и заместителей руководителей представительств государственных органов и их подразделений, замещаемые на определенный срок полномочий или без ограничения срока полномочий;

2) «помощники (советники)» — должности, учреждаемые для содействия лицам, замещающим государственные должности, руководителям государственных органов и руководителям представительств государственных органов в реализации их полномочий и замещаемые на определенный срок, ограниченный сроком полномочий указанных лиц или руководителей;

3) «специалисты» — должности, учреждаемые для профессионального обеспечения выполнения государственными органами установленных задач и функций и замещаемые без ограничения срока полномочий;

4) «обеспечивающие специалисты» — должности, учреждаемые для организационного, информационного, документационного, финансово-экономического, хозяйственного и иного обеспечения деятельности государственных органов и замещаемые без ограничения срока полномочий.

Отнесение должностей гражданской службы к категориям «специалисты» или «обеспечивающие специалисты» производится по решению представителя нанимателя в зависимости от характера функций, выполняемых гражданским служащим, замещающим соответствующую должность.

II. Группы:

1) высшие должности гражданской службы;

2) главные должности гражданской службы;

3) ведущие должности гражданской службы;

4) старшие должности гражданской службы;

5) младшие должности гражданской службы.

Должности категорий «руководители» и «помощники (советники)» подразделяются на высшую, главную и ведущую группы должностей гражданской службы.

Должности категории «специалисты» подразделяются на высшую, главную, ведущую и старшую группы должностей гражданской службы.

Должности категории «обеспечивающие специалисты» подразделяются на главную, ведущую, старшую и младшую группы должностей гражданской службы.

2. Порядок назначения и освобождения от должности[1].

3. Непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данный гражданский служащий).

4. Наличие и состав подчиненных.

5. Порядок замещения (кто замещает данного гражданского служащего во время его отсутствия; кого замещает данный государственный служащий).

6. Нормативная правовая база служебной деятельности гражданского служащего, регулирующая отношения, связанные с гражданской службой (определена в статье 5 Федерального закона № 79-ФЗ), а также необходимая для выполнения непосредственных функциональных обязанностей.

Она включает:

— Конституцию Российской Федерации;

— Федеральный закон от 27.05.2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

— Федеральный закон от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции в Российской Федерации»

— другие федеральные законы, в том числе федеральные законы, регулирующие особенности прохождения гражданской службы;

— указы Президента Российской Федерации;

— постановления Правительства Российской Федерации;

— Устав, законы и иные нормативные правовые акты Ростовской области;

— нормативные правовые акты государственных органов.

3.2. Раздел «Квалификационные требования»

В данном разделе указываются квалификационные требования, предъявляемые к должностям гражданской службы с учетом категории и группы должностей гражданской службы, в том числе:

— к уровню профессионального образования;

— к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;

— к уровню и характеру профессиональных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

— к уровню и характеру навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

В соответствии со статьей  10 Областного закона  № 344-ЗС в число квалификационных требований к должностям гражданской службы:

категории «руководители», «помощники (советники)», «специалисты» всех групп должностей гражданской службы, а также категории «обеспечивающие специалисты» главной и ведущей групп должностей гражданской службы входит наличие высшего профессионального образования;

категории «обеспечивающие специалисты» старшей и младшей групп должностей гражданской службы входит наличие среднего профессионального образования, соответствующего направлению деятельности.

Для граждан, претендующих на замещение должностей гражданской службы, устанавливаются следующие квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности:

1) для замещения должности, относящейся к группе высших должностей гражданской службы, — не менее шести лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа (опыта) работы по специальности;

2) для замещения должности, относящейся к группе главных должностей гражданской службы, — не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа (опыта) работы по специальности;

3) для замещения должности, относящейся к группе ведущих должностей гражданской службы, за исключением должности помощника депутата Законодательного Собрания Ростовской области — ведущего специалиста, — не менее двух лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности;

4) для замещения должности помощника депутата Законодательного Собрания Ростовской области — ведущего специалиста, а также должности, относящейся к группе старших и младших должностей гражданской службы, — требования к стажу государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.

Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей гражданского служащего, устанавливаются нормативным правовым актом государственного органа с учетом его задач и функций и включаются в должностной регламент гражданского служащего.

В число требований к уровню и характеру профессиональных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей, могут включаться  следующие знания: Конституции Российской Федерации; федеральных законов применительно к исполнению своих должностных обязанностей, прав и ответственности; Устава и законов Ростовской области применительно к исполнению своих должностных обязанностей, прав и ответственности; указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства, иных нормативных правовых актов, регулирующих развитие соответствующей сферы (отрасли) экономики; основ экономики, организации труда, производства и управления в условиях рыночных отношений, передового отечественного и зарубежного опыта в области государственного управления; методов управления аппаратом государственного органа; правил делового этикета; правил внутреннего трудового распорядка, порядка работы со служебной информацией и другие.

В число требований к уровню и характеру навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей, могут включаются следующие: умение работать с людьми; умение вести деловые переговоры; навыки  межличностных отношений и мотивации подчиненных; умение стимулировать достижение результатов; способность управлять временем; умение контролировать и анализировать, воспринимать конструктивную критику; навыки публичных выступлений; навыки делового письма; умение осуществлять подбор сотрудников; умение эффективно взаимодействовать с другими организациями, госорганами, субъектами Российской Федерации, муниципальными образованиями, государственными и муниципальными служащими, населением; умение создавать команду и правильно использовать эффект от ее работы; умение создавать эффективные взаимоотношения в коллективе (психологический климат), делегировать полномочия подчиненным; умение обучать сотрудников и партнеров, способность руководить, быть требовательным, энергичным, настойчивым; умение помогать в работе, принимать советы подчиненных и других коллег; способность признавать свою неправоту; умение ставить перед подчиненными достижимые цели и выполнимые задачи; умение подчинять тактические цели стратегическим, разрабатывать план конкретных действий, оперативно принимать и реализовывать решения; умение адаптироваться к ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем; умение видеть, поддерживать и применять новое, передовое; готовность советоваться с коллективом; умение использовать современные информационные технологии[2], компьютерную и другую оргтехнику; готовность систематически повышать свою квалификацию; умение не допускать личностных конфликтов с сотрудниками и представителями вышестоящих органов; способность к гибкости и компромиссам при решении проблем в конфликтных ситуациях; ответственность по отношению к людям, отзывчивость, дружелюбие и другие.

3.3. Раздел «Должностные обязанности, права и ответственность»

Основные обязанности гражданского служащего определены в статье 15 Федерального закона № 79-ФЗ.

Ею установлено, что:

1. Гражданский служащий обязан:

1) соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации и обеспечивать их исполнение;

2) исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом;

3) исполнять поручения соответствующих руководителей, данные в пределах их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации;

4) соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;

5) соблюдать служебный распорядок государственного органа;

6) поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

7) не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую   федеральным   законом   тайну,   а    также    сведения,   ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;

беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;

9) представлять в установленном порядке предусмотренные федеральным законом сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее — сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера);

10) сообщать о выходе из гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства другого государства в день выхода из гражданства Российской Федерации или в день приобретения гражданства другого государства;

11) соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом № 79-ФЗ и другими федеральными законами;

12) сообщать представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

Гражданский служащий не вправе исполнять данное ему неправомерное поручение. При получении от соответствующего руководителя поручения, являющегося, по мнению гражданского служащего, неправомерным, гражданский служащий должен представить в письменной форме обоснование неправомерности данного поручения с указанием положений законодательства Российской Федерации, которые могут быть нарушены при исполнении данного поручения, и получить от руководителя подтверждение этого поручения в письменной форме. В случае подтверждения руководителем данного поручения в письменной форме гражданский служащий обязан отказаться от его исполнения.

3. В случае исполнения гражданским служащим неправомерного поручения гражданский служащий и давший это поручение руководитель несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

4. Гражданский служащий, замещающий должность гражданской службы категории «руководители» высшей группы должностей гражданской службы, в целях исключения конфликта интересов в государственном органе не может представлять интересы гражданских служащих в выборном профсоюзном органе данного государственного органа в период замещения им указанной должности.

5. Гражданские служащие подлежат обязательной государственной дактилоскопической регистрации в случаях и порядке, установленных федеральным законом.

Кроме этого, в соответствии со статьей 18. Федерального закона № 79-ФЗ, гражданский служащий в целях соблюдения требований к служебному поведению обязан:

1) исполнять должностные обязанности добросовестно, на высоком профессиональном уровне;

2) исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют смысл и содержание его профессиональной служебной деятельности;

3) осуществлять профессиональную служебную деятельность в рамках установленной законодательством Российской Федерации компетенции государственного органа;

4) не оказывать предпочтение каким-либо общественным или религиозным объединениям, профессиональным или социальным группам, организациям и гражданам;

5) не совершать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей;

6) соблюдать ограничения, установленные настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами для гражданских служащих;

7) соблюдать нейтральность, исключающую возможность влияния на свою профессиональную служебную деятельность решений политических партий, других общественных объединений, религиозных объединений и иных организаций;

не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство;

9) проявлять корректность в обращении с гражданами;

10) проявлять уважение к нравственным обычаям и традициям народов Российской Федерации;

11) учитывать культурные и иные особенности различных этнических и социальных групп, а также конфессий;

12) способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию;

13) не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету государственного органа;

14) соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации.

Гражданский служащий, замещающий должность гражданской службы категории «руководители», обязан не допускать случаи принуждения гражданских служащих к участию в деятельности политических партий, других общественных объединений и религиозных объединений.

В данный раздел в обязательном порядке также включаются обязанности гражданского служащего, возлагаемые на него по занимаемой должности гражданской службы в соответствии с задачами и функциями, возложенными на государственный орган и структурное подразделение с учетом сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения обязанностей. Недопустимо включение в должностной регламент гражданского служащего функций и обязанностей, выходящих за рамки компетенции соответствующего органа.

При разработке этого раздела рекомендуется учитывать методические правила технологического разделения труда между руководителями и специалистами, а также общие функции управления, в которые входят планирование, организация, координация, регулирование, контроль, анализ.

Ряд общих обязанностей гражданского служащего определены Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».

Так гражданский служащий, замещающий должность государственной службы, включенную в перечень, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации, обязан представлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (статья 8).

Кроме  этого гражданский служащий обязан:

уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений (статья 9);

принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов, в письменной форме уведомить своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно (статья 10).

Общие права гражданских служащих определены статьей 14 Федерального закона  № 79-ФЗ. Ею установлено, что гражданский служащий имеет право на:

1) обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

2) ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;

3) отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;

4) оплату труда и другие выплаты в соответствии с Федеральным законом от № 79-ФЗ, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъекта Российской Федерации, со служебным контрактом;

5) получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности государственного органа;

6) доступ в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с использованием таких сведений;

7) доступ в установленном порядке в связи с исполнением должностных обязанностей в государственные органы, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации;

ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;

9) защиту сведений о гражданском служащем;

10) должностной рост на конкурсной основе;

11) профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном Федеральным законом № 79-ФЗ и другими федеральными законами;

12) членство в профессиональном союзе;

13) рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с Федеральным законом № 79-ФЗ и другими федеральными законами;

14) проведение по его заявлению служебной проверки;

15) защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суд их нарушения;

16) медицинское страхование в соответствии с Федеральным законом от                  № 79-ФЗ и федеральным законом о медицинском страховании государственных служащих Российской Федерации;

17) государственную защиту своих жизни и здоровья; жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;

18) государственное пенсионное обеспечение в соответствии с федеральным законом.

Гражданский служащий вправе с предварительным уведомлением представителя нанимателя выполнять иную оплачиваемую работу, если это не повлечет за собой конфликт интересов. В то же время в соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона № 79-ФЗ гражданскому служащему запрещается участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией, за исключением случаев, установленных федеральным законом, осуществлять предпринимательскую деятельность.

Кроме этого в данный раздел включаются права гражданского служащего, вытекающие как из функций государственного органа, так и его структурного подразделения, а также связанные с необходимостью обеспечения им должностных обязанностей, установленных должностным регламентом, следующих из должностных обязанностей, установленных относительно других должностей, делегированные руководством.

Например:

Руководитель органа государственной власти области имеет право:

— представлять государственный орган по вопросам, относящимся к его компетенции, издавать приказы и распоряжения, давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию;

— принимать решения в соответствии с должностными обязанностями;

— осуществлять контроль (проверку) учреждений, организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ростовской области по вопросам, относящимся к компетенции органа исполнительной власти;

— поощрять и налагать дисциплинарные взыскания на руководителей подведомственных предприятий, организаций и работников вверенного ему органа государственной власти;

 — вести переписку с государственными органами Российской Федерации и Ростовской области, органами местного самоуправления, а также предприятиями, учреждениями и организациями Российской Федерации и Ростовской области в соответствии с действующим законодательством;

— делегировать предоставленные ему полномочия подчиненным должностным лицам органа исполнительной власти и другие.

В разделе  «Должностные обязанности, права и ответственность» необходимо детально сформулировать виды и показатели установленной действующим законодательством  ответственности гражданского служащего за:

неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;

действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

не сохранение государственной тайны;

разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

В зависимости от возложенных на государственного гражданского служащего должностных обязанностей в должностном регламенте могут быть установлены следующие виды его ответственности:

материальная ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;

административная ответственность за снижение эффективности коллективного труда;

дисциплинарная ответственность за несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных; за несвоевременное рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений граждан и общественных объединений, а также учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления;

социальная ответственность за предупреждение социальных последствий принимаемых решений; обеспечение соблюдения и защиты прав и законных интересов граждан; выполнение работ, связанных с риском для жизни других людей.

Согласно статье 15 Федерального закона № 79-ФЗ гражданский служащий несет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения им неправомерного поручения.

3.4. Раздел «Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения»

В зависимости от того, на каком уровне в управленческой вертикали находится должность, замещаемая гражданским служащим, в перечень его прав и обязанностей могут входить права и обязанности по принятию решений по вопросам, входящих в состав полномочий по должности.

В этом случае в разделе указываются вопросы, по которым гражданский служащий:

— вправе самостоятельно принимать управленческие или иные решения;

— обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения.

В изложении данного раздела необходимо включить:

— ссылку на функцию структурного подразделения (должностную обязанность) в рамках которой гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения;

— указания на обязательства (обстоятельства) при которых гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения;

 — правовые формы выражения указанных решений.

Например:

Руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти области в соответствии со своей компетенцией обязан подготавливать положение о вверенном ему подразделении и передавать его в службу по работе с персоналом для подготовки соответствующего приказа руководителя органа исполнительной власти.

         3.5. Раздел «Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений»

В данном разделе в зависимости от того на каком уровне в управленческой вертикали находится должность, замещаемая гражданским служащим, формулируются задачи, функции, права и ответственность при его участии в подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.

К ним можно отнести:

проекты областных законов по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики, по выполнению государственных функций и оказанию государственных услуг;

постановления, распоряжения Администрации Ростовской области по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики, по выполнению государственных функций и оказанию государственных услуг;

приказы (распоряжения) руководителя государственного органа области по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики, по выполнению государственных функций и оказанию государственных услуг;

информационно-методические документы и материалы;

иные документы, приведенные в приложении 1 к данным рекомендациям.

В изложении данного раздела необходимо включить:

— ссылку на функцию структурного подразделения (должностную обязанность) в рамках которой гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

— указания на обязательства (обстоятельства) при которых гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

— правовые формы выражения указанного участия.

3.6. Раздел «Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений»

Подготовка проектов документов осуществляется в порядке и сроки, определенные требованиями Инструкции по делопроизводству и регламентом работы государственных органов.

Ответственность за подготовку документов лично несут:

1) руководители государственных органов области в соответствии с их компетенцией;

2) руководители соответствующих структурных подразделений;

3) непосредственные исполнители.

3.7. Раздел «Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями»

Определяются порядок, вопросы и ограничения взаимодействия гражданского служащего с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями.

Например:

Гражданскому служащему запрещается допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности государственных органов, их руководителей, включая решения вышестоящего государственного органа либо государственного органа, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы, если это не входит в его должностные обязанности.

3.8. Раздел «Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом

государственного органа»

В соответствии с возложенными на государственный орган полномочиями в его функции могут входить обязанности по оказанию государственных услуг. В этом случае в Перечень прав и обязанностей гражданского служащего могут входить права и обязанности по оказанию государственных услуг.

Перечень этих услуг следует отразить в данном разделе.

Например:

В соответствии с замещаемой должностью государственной гражданской  службы  области и  в  пределах должностных обязанностей, установленных должностным регламентом, _____________________ принимает  участие  в оказании                                                                                                     

                                                          (указать должность)

следующих видов государственных услуг, осуществляемых ________________________________________________________________________ :

(наименование органа исполнительной власти)

согласовывает перечни документов, образующихся в  процессе деятельности       органов исполнительной власти области и подведомственных им организаций, с указанием    сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел;  

согласовывает положения об экспертных комиссиях и иных нормативных правовых актов по архивному делу органов исполнительной власти области и     подведомственных им и организаций;

организует информационное обеспечение граждан, органов исполнительной власти области, местного самоуправления, организаций и общественных  объединений  на основе документов архивного фонда  Ростовской области и других  архивных документов.            

3.9. Раздел «Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего»

В данном разделе устанавливаются конкретные показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего на основании определенных ему функций и должностных обязанностей.

Показатели эффективности и результативности деятельности определяются руководителем гражданского служащего.

Критериями для их определения могут являться:

1. Качество деятельности (результата);

соответствие требованиям подготовки документов;

полнота и логичность в изложении материала;

точность/недопущение ошибок;

другие.

2. Своевременность решения поставленных задач.

3. Организация труда.

Производительность (соответствие объема выполненной работы запланированному объему на отчетный период);

результативность (мера достижения поставленных задач/целей);

соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т.д.).

4. Мотивация

заинтересованность в выполняемой работе;

использование творческого подхода при решении поставленных задач.

5. Профессионализм.

соответствие  требованиям, предъявляемым к должности;

знание смежных сфер, использование системного подхода в работе;

широта профессиональных знаний.

6. Другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности.

(К примеру: оценки, даваемые руководством по результатам проведенных мероприятий, совещаний, подготовленных  гражданским служащим.)

При разработке данного раздела можно использовать общие показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданских служащих, разработанные Администрацией Ростовской области (приложение 2).

4. Порядок разработки, согласования, утверждения должностного регламента

В соответствии со статьей 47 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» утверждение должностного регламента является функцией представителя нанимателя гражданского служащего (далее — представитель нанимателя).

Статьей 4 Областного закона № 344-ЗС установлено, что представителем нанимателя является:

1) Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области в отношении гражданских служащих, проходящих гражданскую службу в Администрации Ростовской области, иных органах исполнительной власти Ростовской области и в аппаратах мировых судей;

2) Председатель Законодательного Собрания Ростовской области в отношении гражданских служащих, проходящих гражданскую службу в аппарате Законодательного Собрания Ростовской области;

3) председатель Избирательной комиссии Ростовской области в отношении гражданских служащих, проходящих гражданскую службу в аппарате Избирательной комиссии Ростовской области;

4) председатель Контрольно-счетной палаты Ростовской области в отношении гражданских служащих, проходящих гражданскую службу в аппарате Контрольно-счетной палаты Ростовской области.

В соответствии с Областным законом от 15 марта 2007 г. № 643-ЗС «Об Уполномоченном по правам человека в Ростовской области» представителем нанимателя в отношении государственных гражданских служащих Ростовской области, замещающих должности государственной гражданской службы Ростовской области в аппарате Уполномоченного по правам человека, является Уполномоченный по правам человека.

В соответствии с Областным законом  от 21 декабря 2005 г. № 419-ЗС «О Ведомстве по управлению государственной гражданской службой Ростовской области» представителем нанимателя в отношении лиц, замещающих должности гражданской службы в аппарате Ведомства,  является руководитель Ведомства по управлению государственной гражданской службой Ростовской области

В соответствии с частью 3 статьи 4 Федерального закона № 79-ФЗ  представитель нанимателя вправе делегировать частично или полностью свои полномочия лицу, замещающему государственную должность и работающему на профессиональной постоянной основе в соответствующем государственном органе, либо гражданскому служащему, замещающему должность гражданской службы категории «руководители» высшей группы, путем издания соответствующего правового акта.

Полномочия представителя нанимателя в части утверждения должностных регламентов гражданских служащих органов исполнительной власти (за исключением категории «руководители» высшей группы должностей Глава Администрации (Губернатор) области Ростовской области делегировал  руководителям органов исполнительной власти Ростовской области.

В соответствии с частью 5 статьи 47 Федерального закона № 79-ФЗ соответствующим органом по управлению государственной гражданской службой утверждаются примерные должностные регламенты.

В соответствии с Областным законом  от 21 декабря 2005 г. № 419-ЗС «О Ведомстве по управлению государственной гражданской службой Ростовской области» в Ростовской области таким органом является Ведомство по управлению государственной гражданской службой Ростовской области.

  Должностной регламент, разработанный с учетом настоящих методических рекомендаций, а также примерного должностного регламента, должен быть согласован с соответствующим подразделением по вопросам государственной службы и кадров государственного органа Ростовской области.

Согласованный и утвержденный должностной регламент хранится как оригинал нормативного акта в подразделении по вопросам государственной службы и кадров.

Гражданский служащий в обязательном порядке знакомится с ним после назначения на должность под роспись в листе ознакомления (приложение 3), который является неотъемлемой частью должностного регламента.

Экземпляр должностного регламента, заверенный печатью отдела кадров, может быть выдан гражданскому служащему, назначенному на соответствующую должность по его просьбе.

Для текущей работы начальнику соответствующего структурного подразделения государственного органа может быть выдана копия с оригинала должностного регламента, заверенная печатью отдела кадров.

Должностной регламент вступает в силу с момента его утверждения руководителем государственного органа или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до замены новым должностным регламентом, разработанным и утвержденным в установленном порядке.

Требования должностного регламента являются обязательными для гражданского служащего, назначенного на соответствующую должность (и заключившего служебный контракт), с момента его ознакомления с должностным регламентом под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения из государственных органов.

Приложение 1

к методическим рекомендациям

по разработке должностных регламентов

государственных гражданских служащих 

Ростовской области

Перечень

некоторых официальных документов, в разработке которых государственный гражданский служащий может принимать участие, и по которым он вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, предложений и предназначенный в основном для устного прочтения.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего государственного органа, содержащий обстоятельное изложение какого-нибудь вопроса с изложением выводов и предложений составителя.

Докладная записка может быть: инициативной, информационной, отчетной, профессионально-инициативной, отчетно-инициативной. Она может быть внутреннего и внешнего обращения. Внешнюю докладную подписывает руководитель или заместитель руководителя государственного органа, внутреннюю — ее составитель.

В докладной записке могут констатироваться как позитивные, так и негативные факты, а также излагаться предложения действий, которые необходимо предпринять в конкретном случае.

Заключение (участие в подготовке) — документ, содержащий мнение, экспертную оценку, вывод учреждения, комиссии или специалиста по вопросам компетенции федерального органа исполнительной власти.

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (например, заседании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инструкция — документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности государственного органа (например, «Инструкция по технике безопасности», «Инструкция по ведению делопроизводства», «Инструкция по работе с документами для служебного пользования» и т.д.). Утверждается руководителем государственного органа или по его поручению заместителем руководителя государственного органа.       

Обзор — документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о научных и других работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.

Отзыв — документ, содержащий мнение учреждения специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм и требований.

Пояснительная записка — введение или заключение к какому-либо основному документу (плану, отчету, проекту и т.п.). Объяснительная записка — письменное изложение причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступления от установленных правил работы и т.д.

Правила — служебные документы, регламентирующие или предписывающие какие-либо действия, вытекающие из каких-либо норм (например, Основные правила работы ведомственных архивов).

Предложение — разновидность докладной, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

 Протокол — документ, фиксирующий обсуждение вопросов и принятие решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Протокол может быть кратким, если записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения; полным, когда кроме вопросов и решений в нем содержится краткая запись выступления докладчиков и участников; стенографическим, когда ход обсуждений записывается дословно. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов (например, коллегий государственных органов).

Сводка — документ, содержащий свод каких-либо сведений, данных; информация, суммирующая такие сведения.

Служебное письмо — официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Список — документ, составляемый для регистрации лиц, предметов и т.д. Составляется в определенном порядке в целях регистрации или информационных целях.

 Справка — документ, содержащий описание тех или иных фактов или событий. В справке обычно содержится сообщение об определенных проверках, обследованиях, командировках и т.д. Справки бывают служебного и личного характера. Служебные составляются по указанию, запросу должностного лица или вышестоящей организации.

Тезисы — сформулированная основная мысль, положение доклада, лекции, статьи первичного документа. Могут быть краткими и развернутыми. Не содержат пояснений.

Приложение 2

к методическим рекомендациям

по разработке должностных регламентов

государственных гражданских служащих

Ростовской области

Показатели

эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности гражданского служащего

1. Показатели эффективности

№ п/п	Показатели	Варианты оценки	Бал- лы
1.1	Использование в процессе работы методов         планирования	— навыки планирования отсутствуют; — планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; — планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу	0 1 2
1.2	Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т.п.)	— выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям; — выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям; — выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям	0 1 2
1.3	Широта использования знаний, указанных в п.2.2 должностного регламента, при выполнении работ	— используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности отдела или сферы управления; — используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности отдела или сферы управления; — используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений или сфер управления	1 2 3
1.4	Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации	— навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют; — возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме; — возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме	0 1 2
1.5	Способность устанавливать и поддерживать                 деловые взаимоотношения	— низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); — средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); — высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени)	0 1 2
1.6	Интенсивность работы	— низкая (работа выполняется крайне медлительно); — средняя (работа выполняется в нормальном режиме); — высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ)	0 1 2
1.7	Инновационность в работе	— низкая (инновационные решения не генерируются); — средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); — высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме)	0 1 2

2. Показатели результативности

№ п/п	Показатели	Варианты оценки	Бал-лы
2.1	Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями	— порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно; — порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; — отдельные поручения выполняются несвоевременно; — порученная работа всегда выполняется своевременно	0 1 2 3
2.2	Качество выполненных работ:	— выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок; — выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок; — выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок	0 1 2

Приложение 3

к методическим рекомендациям

по разработке должностных регламентов

государственных гражданских служащих 

Ростовской области

 Лист ознакомления с должностным регламентом

В современных условиях одним из главных направлений развития системы МВД России является ориентация на квалифицированные кадры, отвечающие высоким профессиональным требованиям. Повышение требований к качеству правоохранительной деятельности и объективная необходимость формирования профессионального кадрового корпуса органов внутренних дел обуславливает актуальность разработки должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел.

Настоящие Методические рекомендации разработаны правовым отделом Управления на транспорте Министерства внутренних дел Российской Федерации по Центральному федеральному округу[1] и предназначены для единообразного подхода к подготовке проектов должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников УТ МВД России по ЦФО.

Содержание:

1. Общие положения.

II.      Требования, предъявляемые к содержанию должностного регламента (должностной инструкции).

III.     Заключительные положения.

Примерная форма должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника УТ МВД России по ЦФО.

Перечень обязанностей руководителей структурных подразделений УТ МВД России по ЦФО, подлежащих обязательному включению в должностной регламент (должностную инструкцию).

Образец оформления вносимых изменений и дополнений в должностной регламент (должностную инструкцию).

1. I.                  Общие положения

Должностные регламенты (должностные инструкции)  сотрудников УТ МВД России по ЦФО являются основополагающим документом, предназначенным для обоснования организации служебной деятельности, обеспечения единства при определении должностных обязанностей сотрудников и предъявляемых к ним должностных требований, а также принимаемых решений о соответствии сотрудника занимаемой должности при проведении аттестации.

Разрабатываемые должностные регламенты (должностные инструкции) сотрудников УТ МВД России по ЦФО различного должностного уровня должны учитывать дифференцированный подход требований к уровню знаний, умению профессионально и качественно решать задачи, стоящие перед МВД России для каждой должностной категории.

Должностной регламент (должностная инструкция) разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на структурное подразделение в соответствии с его Положением и штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства и  действующих нормативно-правовых актов.

Разработка должностных регламентов (должностных инструкций) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[2], иными законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере внутренних дел, нормативными правовыми актами МВД России с учетом полномочий органов, организаций, подразделений системы МВД России, их структурных подразделений.

Должностные регламенты (должностные инструкции) сотрудников, которым присвоены специальные звания полиции, разрабатываются с учетом Федерального закона от 07 февраля 2011 № 3-ФЗ «О полиции»[3].

В силу ст. 29 Закона о службе — профессиональная служебная деятельность сотрудника ОВД осуществляется в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией). Согласно п. 2 ч. 1 ст. 12 Закона о службе сотрудник органов внутренних дел обязан знать и исполнять должностной регламент (должностную инструкцию) и положения иных документов, определяющие его права и служебные обязанности.

Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной формы утвержден приказом МВД России от 25.09.2012 № 886[4].

Согласно п. 3 Порядка № 886 должностные регламенты (должностные инструкции) разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника, замещающего должность в УТ МВД России по ЦФО непосредственными руководителями (начальниками) сотрудников.

Непосредственными руководителями (начальниками) могут разрабатываться и утверждаться с учетом положений, содержащихся в пунктах 5 — 10 Порядка № 886 должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям. Должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям используются для ознакомления сотрудников при назначении на одноименные должности, а также для разработки индивидуальных должностных регламентов (должностных инструкций).

II. Требования, предъявляемые к содержанию должностного регламента (должностной инструкции)

     В должностном регламенте (должностной инструкции) указывается наименование должности и структурного подразделения в строгом соответствии со штатным расписанием, а также реквизиты утверждения, разработки и ознакомления.

В соответствии с п. 6 Порядка № 886 должностной регламент (должностная инструкция) должен содержать следующие разделы:

I. «Общие положения»;

II. «Права»;

III. «Обязанности»;

IV. «Ответственность».

В каждом из разделов следует предусматривать следующую информацию.

В разделе «Общие положения»:

1) перечень основных нормативных правовых актов, правовых актов УТ МВД России по ЦФО в соответствии с которыми определяются права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность сотрудника;

2) непосредственную и прямую подчиненность сотрудника при выполнении им служебных обязанностей;

3) сведения об исполнении сотрудником обязанностей по иной должности в период временного отсутствия замещающего эту должность сотрудника;

4) сведения об особенностях режима служебного времени сотрудника;

5) порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия;

6) перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются);

7) иные сведения с учетом особенностей осуществления профессиональной деятельности сотрудника.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

В разделе «Права» приводится перечень прав сотрудника по замещаемой должности. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указываются обязанности сотрудника по замещаемой должности с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

В разделе «Ответственность» предусматривается ответственность сотрудника за несоблюдение требований, установленных законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, а также должностного регламента (должностной инструкции).

Также, в указанном разделе детально формулируются виды ответственности, установленные российским законодательством — за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за совершение виновного действия (бездействия); за разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну и другое.

В зависимости от возложенных на сотрудника должностных обязанностей в должностном регламенте (должностной инструкции) могут быть установлены конкретные виды ответственности, предусмотренные статьей 15 Закона о службе.

В частности, за совершение преступления сотрудник органов внутренних дел несет уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За совершение административного правонарушения сотрудник органов внутренних дел несет дисциплинарную ответственность в соответствии с Законом о службе, дисциплинарным уставом органов внутренних дел Российской Федерации, утверждаемым Президентом Российской Федерации, за исключением административного правонарушения, за совершение которого сотрудник подлежит административной ответственности на общих основаниях в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

За ущерб, причиненный федеральному органу исполнительной власти в сфере внутренних дел, его территориальному органу, подразделению, сотрудник органов внутренних дел несет материальную ответственность в порядке и случаях, которые установлены трудовым законодательством.

III. Заключительные положения

Должностные регламенты (должностные инструкции) утверждаются:

Руководителями (начальниками) Линейных управлений (линейных отделов) подразделений УТ МВД России по ЦФО.

Иными руководителями (начальниками), которым соответствующее право предоставлено начальником УТ МВД России по ЦФО.

Должностной регламент (должностная инструкция) составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. Один экземпляр передается сотруднику, другой хранится подразделении УТ МВД России по ЦФО или в их структурных подразделениях.

После завершения процедуры ознакомления сотрудника с должностным регламентом (должностной  инструкцией) рекомендуется предложить сотруднику  сделать собственноручно запись следующего содержания – «Второй экземпляр должностного регламента (должностной инструкции) на руки получил» с проставлением даты и подписи с  расшифровкой.

Руководителям (начальникам) подразделений УТ МВД России по ЦФО необходимо обеспечить своевременное, в день назначения на должность, ознакомление (под роспись с указанием даты) с утвержденными должностными регламентами (должностными инструкциями) всех сотрудников, назначенных на штатные должности в структурных подразделениях УТ МВД России по ЦФО.

Должностной регламент (должностная инструкция) вступает в силу с момента его утверждения уполномоченным руководителем, и действует до ее замены новым должностным регламентом (должностной инструкцией), разработанным и утвержденным в соответствии с Порядком № 886 и настоящими Методическими рекомендациями.

Требования должностного регламента (должностной инструкции) являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с должностным регламентом (должностной инструкцией) под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.

По мере необходимости в должностной регламент (должностную инструкцию) могут вноситься изменения и дополнения.

 Примерная форма должностного регламента

(должностной инструкции) сотрудника УТ МВД России по ЦФО

                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                   _______________________________

                                                                      (должность, специальное звание,

                                                                                  подпись, инициалы, фамилия)

                                                                    "__" _________ 20__ г.

        ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

                                       (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

   _______________________________________________________________                                                                        (наименование должности)

 ________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника)

I. Общие положения

1. (Наименование должности) назначается на должность и освобождается от должности начальником[5] по представлению  ___________________________.

2. (Наименование должности) в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, правовыми актами УТ МВД России по ЦФО, Положением об УТ МВД России по ЦФО, Положением о (наименование структурного подразделения) и настоящим должностным регламентом (должностной инструкцией).

3. (Наименование должности) руководствуется и обеспечивает исполнение  положений Федерального закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции», Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», Федерального закона от 19.07.2011 № 247-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», __________________[6], а также требований иных нормативных правовых актов МВД России, правовых актов УТ МВД России по ЦФО, регламентирующих организацию работы[7] в системе МВД России.

4. (Наименование должности) непосредственно подчиняется ________________[8] и на прямую начальнику[9].

5. На период отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) (наименование должности) его обязанности выполняет сотрудник, назначаемый в установленном порядке исполняющим его обязанности, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных обязанностей.

6. Исполнение обязанностей (наименование должности) на период его временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка), а также исполнение обязанностей других сотрудников на период их отсутствия определяется и оформляется в установленном порядке.

7. Режим служебного времени (наименование должности) устанавливается согласно Правилам внутреннего служебного распорядка[10]. Особенностью режима служебного времени (наименование должности) является ненормированный служебный день[11].

(Наименование должности) в случае необходимости может привлекаться к выполнению служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, а также в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни в порядке, определяемом федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел.

8. (Наименование должности) является:

8.1. Членом следующих комиссий: (указываются соответствующие наименования всех комиссий).

8.2. Ответственным за: (указать).

9. (Наименование должности) на постоянной основе работает со сведениями, составляющими государственную тайну[12].

II. Права

(Наименование должности) в целях осуществления возложенных на него функций имеет следующие права:

10. Утверждать ________________ (указываются категории документов.)

11.  Согласовывать ________ (указываются категории документов.)

12. Подписывать: _________ (указываются категории документов).

13. И так далее.

 III. Обязанности (указываются конкретные обязанности по занимаемой должности)

(Наименование должности) обязан:

14.

15.

16.

17. Исполнять иные обязанности в соответствии с поручениями уполномоченного  руководителя.

IV. Ответственность

(Наименование должности) несет персональную ответственность:

18.  За совершение преступления, — в пределах, установленных уголовным законодательством Российской Федерации.

19. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления служебной деятельности, — в пределах, определённых уголовным и административным законодательством Российской Федерации.

20. За ущерб, причиненный УТ МВД России по ЦФО — в порядке и случаях, которые установлены трудовым законодательством.

Несёт полную материальную ответственность за причинённый работодателю прямой действительный ущерб при наличии заключённого договора о полной материальной ответственности[13].

21. За свои действия (бездействие) и за отдаваемые приказы и распоряжения.

22. За неисполнение, а также ненадлежащее (некачественное, несвоевременное) исполнение своих служебных обязанностей несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Федеральным законом от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты» и Дисциплинарным уставом органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 14.10.2012 № 1377.

23. За организацию своей работы, качество и своевременность подготовки служебных документов, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, требований нормативных правовых актов по направлению оперативно-служебной деятельности.

24. За соблюдение Правил внутреннего служебного распорядка, мер противопожарной безопасности, правил пропускного режима.

25. За ведение документации предусмотренной должностным регламентом (должностной инструкцией).

26. За предоставление прямым начальникам недостоверной, неточной, недостаточной или необъективной информации.

27. За надлежащее использование вверенного имущества (в т.ч. мебель и оргтехнику), предоставленной ей для выполнения служебных обязанностей.

28. За сохранность сведений, составляющих государственную тайну и соблюдение установленного режима секретности.

29.За нарушение порядка работы с информацией, составляющей служебную тайну, а также за разглашение конфиденциальных сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

30. За состояние служебной дисциплины и законности, результаты работы подчинённого подразделения (подчинённого личного состава).

31. За допущенные   в подчиненном подразделении чрезвычайные происшествия,   связанные   с гибелью и ранениями сотрудников   в   результате непрофессиональных действий при исполнении служебных обязанностей [14].

32. За _____________________________  и.т.д.

Разработан (разработана)

_______________________________

(должность, специальное звание,

  подпись, инициалы, фамилия

непосредственного руководителя

         (начальника))

"__" __________ 20__ г.

Ознакомлен

_______________________________

(подпись, инициалы, фамилия сотрудника)

"__" ___________ 20__ г.

Перечень обязанностей руководителей структурных подразделений УТ МВД России по ЦФО, подлежащих обязательному включению в должностной регламент (должностную инструкцию)

1. Организация работы подчинённого подразделения, обеспечение выполнения им задач и функций, обеспечение положительной оценки деятельности подразделения.

2. Контроль за деятельностью подчинённых, обеспечение в деятельности подразделения законности, соблюдения режима секретности и конспирации.

3. Контроль за исполнением плановых мероприятий подразделения, планов основных организационных мероприятий УТ МВД России по ЦФО, решений коллегии УТ МВД России по ЦФО, оперативных совещаний при начальнике УТ МВД России по ЦФО и его заместителях, собственных управленческих решений по линии оперативно — служебной деятельности подразделения.

4. Организация и осуществление воспитательной, психологической, социальной, культурно-просветительской работы, мероприятий по укреплению служебной, дорожно-транспортной дисциплины и законности среди личного состава, морально-психологическому обеспечению оперативно-служебной деятельности.

5. Организация и личное участие в индивидуально-воспитательной работе с личным составом.

6. Осуществление подбора и расстановки кадров, а также отбор кандидатов для замещения вакантных должностей в подчиненном подразделении и предварительное их изучение.

7. Организация профессиональной подготовки подчинённых сотрудников, личное участие в проведении занятий в системе профессиональной служебной и физической подготовки; организация проверок знания подчинённым личным составом Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере внутренних дел.

8. Принятие организационных и практических мер по пресечению и профилактике коррупционных проявлений среди личного состава.

9. Обеспечение учётно-регистрационной дисциплины.

10. Организация учёта и сохранности материальных ценностей.

11. Организация и ведение приёма граждан, рассмотрение в пределах служебных обязанностей и в установленные сроки обращения граждан и организаций.

 Образец оформления вносимых изменений и дополнений в должностной регламент (должностную инструкцию)

                                                                             УТВЕРЖДАЮ

                                                                   _______________________________

                                                                      (должность, специальное звание,

                                                                                  подпись, инициалы, фамилия)

                                                                    "__" _________ 20__ г.

Изменение (дополнение) в Должностной регламент

(Должностную инструкцию)

(в редакции от ___.____.201____г.)

  _______________________________________________________________                                                                        (наименование должности)

 ________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника)

1. В разделе I. Общие положения

1.1.п. _____ изложить в новой редакции: « п.___ ………………………..».

2. В разделе IV. Ответственность

2.1. Дополнить п.____ следующего содержания «п.___ ………………».

Разработан (разработана)

_______________________________

(должность, специальное звание,

  подпись, инициалы, фамилия

непосредственного руководителя

         (начальника))

"__" __________ 20__ г.

С изменением (дополнением) в должностной регламент (должностную инструкцию)  ознакомлен

_______________________________

(подпись, инициалы, фамилия сотрудника)

"__" ___________ 20__ г.

«Только когда читаешь разъяснение ранее полученной инструкции, догадываешься, что не понял ни самой инструкции, ни разъяснений к ней»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии.

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, какими должны быть эффективные регламенты и из чего строится система регламентов в компании.

Топ-менеджерам — наладить горизонтальную и вертикальную коммуникацию, научиться различать процессы и проекты и правильно с ними работать

руководителям — понять, какие ключевые процессы происходят в компании и из каких «звеньев» должна будет строиться система регламентов.

Я не раз сталкивался с тем, что под термином «регламент» каждый понимает своё. Регламенты путают с должностными инструкциями или другими документами. При этом руководители уверены, что в их компании система регламентов есть, но не работает, а потому им нужны другие управленческие инструменты.

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии. Считайте это подготовительным этапом. В первую очередь разберём термины, без понимания которых невозможно говорить о системе регламентов: «процесс» и «проект».

Что такое «процесс»?

Процесс (синоним «бизнес-процесс») — это последовательность взаимосвязанных действий для решения какой-либо типовой (повторяющейся) задачи.

Примеры процессов:

• продажа услуг или товаров клиенту;
• отгрузка товаров;
• дополнение регламентов.

При разработке и внедрении системы регламентов мы отталкиваемся от процессов. Регламент — это описание процесса. Однако прежде чем браться за написание регламента, нужно проанализировать сам процесс. Анализ помогает увидеть общую картину и понять слабые места.

Процесс — это последовательность взаимосвязанных действий для решения типовой (повторяющейся) задачи.

Результатом анализа становится схема процесса. На схеме отображаются этапы процесса, взаимосвязи между ними, а также необходимые ресурсы. Сторонний человек, глядя на схему процесса, должен понимать его общую структуру и связи, не вдаваясь в детали.

Детализация процесса происходит на уровне написания регламента. Чем сложнее процесс, тем более «объёмным» может получиться регламент. Штудируя десятки страниц регламента, увидеть общую схему непросто. Я советую идти от простого к сложному. Схема процесса — это «скелет», на который в процессе работы над регламентом наращивается «мясо».

Отличие процесса от проекта

Проект отличается от процесса тем, что он не повторяется. Проект — это работа, которая выполняется однократно в разных условиях и с разными вводными. Регламент описывает процесс, однако внедрение системы регламентов — это проект.

Другой пример: поиск сотрудников — это процесс. Механизм поиска сотрудников можно закрепить в регламенте. По этому регламенту HR-менеджеры в дальнейшем должны будут осуществлять подбор кандидатов. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Поиск сотрудников — это процесс. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Внедрение нового сервера в инфраструктуру — это проект, а механизм подбора конфигурации сервера с учётом входных данных — процесс. Разработка методики аудита — проект, а проведение аудита по разработанной методике — процесс. И таких процессов в каждой компании десятки.

Проекты тоже могут превращаться в процессы, это нормальное явление для бизнеса. Любой процесс разрабатывается через проект. В то же время проект может содержать в себе несколько процессов. Например, составление плана проекта — это процесс, и мы можем описать, как правильно составлять планы проектов.

«Регламент» и «должностная инструкция», в чём разница?

Регламент вытекает из процесса. Напомню, что первым этапом мы описываем процесс. Но существуют ещё должностные инструкции. Многие путают должностные инструкции, которые положено делать для сотрудников, с регламентами. Поясню разницу.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства. Лишь в редких случаях там описаны реальные рабочие процессы.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства.

Регламенты, наоборот, описывают реальные рабочие процессы, то, что человек должен регулярно делать на работе. Регламент может не иметь официального статуса трудовой инструкции, но он содержит пошаговое описание процесса, а также общие принципы работы и ограничения.

Например, в регламенте магазина может быть описан процесс обслуживания покупателя с указанием, что продавец должен озвучивать покупателю сумму покупки. Если это правило не прописано в регламенте, решение остаётся за продавцом.

В редких случаях должностную инструкцию действительно можно считать регламентом и ставить между ними знак равенства. Чаще это два разных документа. Регламент описывает позитивные практики, т.е не просто учит выполнять работу, а как выполнять её правильно.

«Регламент» или «наставничество», что выбрать?

Регламенты очень помогают новым сотрудникам. Когда в компании есть регламенты, этап адаптации человека и его обучения особенностям работы происходит гораздо быстрее.

Система регламентов не отменяет институт наставничества, поэтому сравнивать их некорректно. Наставники могут лично показать, как выполнять задачу. Иногда это более наглядно и понятно, чем описание того же процесса в регламенте, но наставников тоже нужно контролировать.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной. В случае с регламентами можно выбрать наиболее эффективную технологию, описать её и внедрить для всех. Это особенно важно для крупных компаний, где нужно поддерживать единые стандарты качества.

Система наставничества и система регламентов могут работать в паре. Если в наставнике нет нужды, то от него можно отказаться, обратная схема не работает: наставничество без регламентов не решает задачи по внедрению эффективных методик в работу сотрудников.

Как выстроить эффективную систему регламентов?

Система регламентов — структурированный по разным принципам набор инструкций, связанных между собой. В компании может быть общий регламент, на который ссылаются другие регламенты. Это позволяет избежать излишнего дублирования информации.

Как я сказал, регламент — это описание процесса. Один из главных критериев процесса — итоговый результат. Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент. Если нет — его нужно дорабатывать: менять логику, детализировать, дополнять, разбирать возникающие ошибки.

Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент

Многое зависит от компетенций сотрудников, которые будут работать по регламенту. Излишняя детализация не нужна, но она должна быть достаточной, чтобы сотрудник мог выполнить работу, используя свои компетенции.

Если сотрудник выполняет работу некачественно и ссылается на то, что каких-то требований не было в регламенте, необходимо проверить, должны ли у человека на этой должности быть компетенции для решения поставленной задачи без регламента. Если должны — вопрос к сотруднику, если нет — к регламенту.

Лояльные, но неэффективные сотрудники не нужны компании. Одного желания и лояльности недостаточно.

Что входит в систему регламентов

Систему регламентов можно назвать «базой знаний», потому что она аккумулирует лучшие практики решения задач, выработанные сотрудниками компании. Пожалуй, отличие системы регламентов от базы знаний в классическом понимании заключается в её обязательности. К базе знаний можно обращаться по желанию, а выполнение регламентов является обязанностью.

В систему регламентов входят:

• регламенты;
• схемы бизнес-процессов;
• должностные инструкции;
• шаблоны документов;
• видео-уроки / демонстрации / записи конференций;
• примеры выполненных работ — эталон качества;
• примеры ошибок;
• Wiki-документы;
• типовые планы обучения (система адаптации сотрудников).

Внедрение системы регламентов — это большой, но критически необходимый для компании проект, поэтому не нужно его откладывать. Изучать теорию и методики написания регламентов можно бесконечно, но это не сдвинет дело с мёртвой точки.

Я считаю, что нужно двигаться от простого к сложному. Пусть ваш первый регламент будет коротким и «сырым», потом вы сможете его доработать. Чтобы вам было проще начать, рекомендую пройти мой мини-курс «Мастер регламентов».

Главные правила системы регламентов

Правило №1

Регламенты могут и должны улучшаться. Если вы понимаете, что выполнение работы по имеющемуся регламенту приведёт к плохому результату, или работа будет выполнена неэффективно, об этом нужно сообщить руководителю.

Если есть полномочия, вы можете сами внести изменения в технологию выполнения задачи. Главное — проанализировать результаты и убедиться в том, что изменения оказались позитивными. Тогда можно обновить регламент с учётом нового опыта.

Правило №2

Когда внедрена система регламентов, сотрудники должны работать по ней. Исключения возможны, но они должны согласовываться отдельно.

Регламент — это требования к технологии выполнения работы. Когда написано, что должно быть «на входе» и что «на выходе», легче проанализировать и оценить результаты работы. Регламент даёт прозрачность.

Руководитель понимает:

• результат удовлетворительный, всё хорошо;
• сотруднику требуется обучение;
• результат неудовлетворительный, возможно, сотруднику нельзя доверять эту работу.

Кто НЕ желает или НЕ может — переводится на другую должность или ищет другую компанию. Система регламентов даёт чёткие критерии оценки результативности каждого сотрудника.

Тренировка управленческой мышцы

Я ещё раз разделил и раскрыл понятия «процесс», «проект» и «регламент». Для закрепления материала предлагаю ответить на несколько вопросов:

1. Назовите несколько примеров ключевых процессов в вашей компании.
2. Назовите несколько примеров проектов, над которыми вы работали недавно или работаете сейчас.
3. Попробуйте выделить в рамках одного из проектов несколько процессов.
4. Как вы считаете, может ли один из ваших текущих проектов стать процессом? Вспомните, случалось ли подобное раньше?.
5. Выберите один из процессов в вашей компании и составьте его схему.

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит	Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы…	Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки…	Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение…	Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…	По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности…	Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…	Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника. Индивидуальные должностные инструкции сотрудников должны храниться 75 лет.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

«Только когда читаешь разъяснение ранее полученной инструкции, догадываешься, что не понял ни самой инструкции, ни разъяснений к ней»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии.

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, какими должны быть эффективные регламенты и из чего строится система регламентов в компании.

Топ-менеджерам — наладить горизонтальную и вертикальную коммуникацию, научиться различать процессы и проекты и правильно с ними работать

руководителям — понять, какие ключевые процессы происходят в компании и из каких «звеньев» должна будет строиться система регламентов.

Я не раз сталкивался с тем, что под термином «регламент» каждый понимает своё. Регламенты путают с должностными инструкциями или другими документами. При этом руководители уверены, что в их компании система регламентов есть, но не работает, а потому им нужны другие управленческие инструменты.

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии. Считайте это подготовительным этапом. В первую очередь разберём термины, без понимания которых невозможно говорить о системе регламентов: «процесс» и «проект».

Что такое «процесс»?

Процесс (синоним «бизнес-процесс») — это последовательность взаимосвязанных действий для решения какой-либо типовой (повторяющейся) задачи.

Примеры процессов:

• продажа услуг или товаров клиенту;
• отгрузка товаров;
• дополнение регламентов.

При разработке и внедрении системы регламентов мы отталкиваемся от процессов. Регламент — это описание процесса. Однако прежде чем браться за написание регламента, нужно проанализировать сам процесс. Анализ помогает увидеть общую картину и понять слабые места.

Процесс — это последовательность взаимосвязанных действий для решения типовой (повторяющейся) задачи.

Результатом анализа становится схема процесса. На схеме отображаются этапы процесса, взаимосвязи между ними, а также необходимые ресурсы. Сторонний человек, глядя на схему процесса, должен понимать его общую структуру и связи, не вдаваясь в детали.

Детализация процесса происходит на уровне написания регламента. Чем сложнее процесс, тем более «объёмным» может получиться регламент. Штудируя десятки страниц регламента, увидеть общую схему непросто. Я советую идти от простого к сложному. Схема процесса — это «скелет», на который в процессе работы над регламентом наращивается «мясо».

Отличие процесса от проекта

Проект отличается от процесса тем, что он не повторяется. Проект — это работа, которая выполняется однократно в разных условиях и с разными вводными. Регламент описывает процесс, однако внедрение системы регламентов — это проект.

Другой пример: поиск сотрудников — это процесс. Механизм поиска сотрудников можно закрепить в регламенте. По этому регламенту HR-менеджеры в дальнейшем должны будут осуществлять подбор кандидатов. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Поиск сотрудников — это процесс. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Внедрение нового сервера в инфраструктуру — это проект, а механизм подбора конфигурации сервера с учётом входных данных — процесс. Разработка методики аудита — проект, а проведение аудита по разработанной методике — процесс. И таких процессов в каждой компании десятки.

Проекты тоже могут превращаться в процессы, это нормальное явление для бизнеса. Любой процесс разрабатывается через проект. В то же время проект может содержать в себе несколько процессов. Например, составление плана проекта — это процесс, и мы можем описать, как правильно составлять планы проектов.

«Регламент» и «должностная инструкция», в чём разница?

Регламент вытекает из процесса. Напомню, что первым этапом мы описываем процесс. Но существуют ещё должностные инструкции. Многие путают должностные инструкции, которые положено делать для сотрудников, с регламентами. Поясню разницу.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства. Лишь в редких случаях там описаны реальные рабочие процессы.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства.

Регламенты, наоборот, описывают реальные рабочие процессы, то, что человек должен регулярно делать на работе. Регламент может не иметь официального статуса трудовой инструкции, но он содержит пошаговое описание процесса, а также общие принципы работы и ограничения.

Например, в регламенте магазина может быть описан процесс обслуживания покупателя с указанием, что продавец должен озвучивать покупателю сумму покупки. Если это правило не прописано в регламенте, решение остаётся за продавцом.

В редких случаях должностную инструкцию действительно можно считать регламентом и ставить между ними знак равенства. Чаще это два разных документа. Регламент описывает позитивные практики, т.е не просто учит выполнять работу, а как выполнять её правильно.

«Регламент» или «наставничество», что выбрать?

Регламенты очень помогают новым сотрудникам. Когда в компании есть регламенты, этап адаптации человека и его обучения особенностям работы происходит гораздо быстрее.

Система регламентов не отменяет институт наставничества, поэтому сравнивать их некорректно. Наставники могут лично показать, как выполнять задачу. Иногда это более наглядно и понятно, чем описание того же процесса в регламенте, но наставников тоже нужно контролировать.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной. В случае с регламентами можно выбрать наиболее эффективную технологию, описать её и внедрить для всех. Это особенно важно для крупных компаний, где нужно поддерживать единые стандарты качества.

Система наставничества и система регламентов могут работать в паре. Если в наставнике нет нужды, то от него можно отказаться, обратная схема не работает: наставничество без регламентов не решает задачи по внедрению эффективных методик в работу сотрудников.

Как выстроить эффективную систему регламентов?

Система регламентов — структурированный по разным принципам набор инструкций, связанных между собой. В компании может быть общий регламент, на который ссылаются другие регламенты. Это позволяет избежать излишнего дублирования информации.

Как я сказал, регламент — это описание процесса. Один из главных критериев процесса — итоговый результат. Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент. Если нет — его нужно дорабатывать: менять логику, детализировать, дополнять, разбирать возникающие ошибки.

Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент

Многое зависит от компетенций сотрудников, которые будут работать по регламенту. Излишняя детализация не нужна, но она должна быть достаточной, чтобы сотрудник мог выполнить работу, используя свои компетенции.

Если сотрудник выполняет работу некачественно и ссылается на то, что каких-то требований не было в регламенте, необходимо проверить, должны ли у человека на этой должности быть компетенции для решения поставленной задачи без регламента. Если должны — вопрос к сотруднику, если нет — к регламенту.

Лояльные, но неэффективные сотрудники не нужны компании. Одного желания и лояльности недостаточно.

Что входит в систему регламентов

Систему регламентов можно назвать «базой знаний», потому что она аккумулирует лучшие практики решения задач, выработанные сотрудниками компании. Пожалуй, отличие системы регламентов от базы знаний в классическом понимании заключается в её обязательности. К базе знаний можно обращаться по желанию, а выполнение регламентов является обязанностью.

В систему регламентов входят:

• регламенты;
• схемы бизнес-процессов;
• должностные инструкции;
• шаблоны документов;
• видео-уроки / демонстрации / записи конференций;
• примеры выполненных работ — эталон качества;
• примеры ошибок;
• Wiki-документы;
• типовые планы обучения (система адаптации сотрудников).

Внедрение системы регламентов — это большой, но критически необходимый для компании проект, поэтому не нужно его откладывать. Изучать теорию и методики написания регламентов можно бесконечно, но это не сдвинет дело с мёртвой точки.

Я считаю, что нужно двигаться от простого к сложному. Пусть ваш первый регламент будет коротким и «сырым», потом вы сможете его доработать. Чтобы вам было проще начать, рекомендую пройти мой мини-курс «Мастер регламентов».

Главные правила системы регламентов

Правило №1

Регламенты могут и должны улучшаться. Если вы понимаете, что выполнение работы по имеющемуся регламенту приведёт к плохому результату, или работа будет выполнена неэффективно, об этом нужно сообщить руководителю.

Если есть полномочия, вы можете сами внести изменения в технологию выполнения задачи. Главное — проанализировать результаты и убедиться в том, что изменения оказались позитивными. Тогда можно обновить регламент с учётом нового опыта.

Правило №2

Когда внедрена система регламентов, сотрудники должны работать по ней. Исключения возможны, но они должны согласовываться отдельно.

Регламент — это требования к технологии выполнения работы. Когда написано, что должно быть «на входе» и что «на выходе», легче проанализировать и оценить результаты работы. Регламент даёт прозрачность.

Руководитель понимает:

• результат удовлетворительный, всё хорошо;
• сотруднику требуется обучение;
• результат неудовлетворительный, возможно, сотруднику нельзя доверять эту работу.

Кто НЕ желает или НЕ может — переводится на другую должность или ищет другую компанию. Система регламентов даёт чёткие критерии оценки результативности каждого сотрудника.

Тренировка управленческой мышцы

Я ещё раз разделил и раскрыл понятия «процесс», «проект» и «регламент». Для закрепления материала предлагаю ответить на несколько вопросов:

1. Назовите несколько примеров ключевых процессов в вашей компании.
2. Назовите несколько примеров проектов, над которыми вы работали недавно или работаете сейчас.
3. Попробуйте выделить в рамках одного из проектов несколько процессов.
4. Как вы считаете, может ли один из ваших текущих проектов стать процессом? Вспомните, случалось ли подобное раньше?.
5. Выберите один из процессов в вашей компании и составьте его схему.

Регламенты и инструкции

В каждой организации, стремящейся к выходу на высокий уровень эффективности рабочего процесса, должны быть предусмотрены нормативные документы, представляющие собой должностные инструкции и регламенты выполнения рабочих операций. Регламент призван описать какой-то производственный или любого другого вида рабочий процесс, определяя критерии, согласно которым должна выполняется работа, а также устанавливая цели и задачи для работников подразделения в целом. В должностной инструкции представляется более детальная информация о том, что именно входит в обязанности конкретного сотрудника.

Только с должностной инструкцией сотрудник может чувствовать себя уверенно, ведь только тогда он знает что, как и когда ему делать!

Ни в коем случае нельзя недооценивать важность должностных инструкций и регламентов, относится к ним невнимательно, считая, что эти нормативные документы не являются чем-то важным, что гораздо важнее будет непосредственный контакт руководителя с его подчиненным. Конечно, взаимодействия начальника с сотрудниками, — дело хорошее, но следует помнить, что именно регламент рабочего процесса или персональная должностная инструкция призваны определять те рамки, в которых должны трудиться работники. Имея такие нормативные документы, начальнику намного легче определить, кто и за что отвечает, а подчиненный точно будет знать, что именно ему надо делать. Поэтому, чем больше регламентов и инструкций будет создано в вашем предприятии, чем больше подразделений и должностей они затронут, тем более четкое и эффективное выполнение работы следует ожидать от сотрудников.

При составлении должностной инструкции следует помнить, что этот документ нужен для объяснения работнику, что ему необходимо делать, а все другие задачи, например, мотивация в него не должны входить. Также не стоит пытаться объять необъятное и указывать в регламенте абсолютно все действия. Вплоть до самых мелочей, да еще и с их детальными описаниями. В таких нормативных документах требуется четкость и ясность содержания, без лишних слов. Это позволяет сделать инструкцию более короткой, а значит, есть больше шансов, что ее действительно внимательно изучат.

Любой регламент состоит из общих положений, которые применяются при составлении нормативных документов для всех сотрудников компании, занимающих разные должности. В этом разделе напрямую представлена политика компании, которой всем следует придерживаться. Кроме того, в регламенте или инструкции определяются цели и задачи для работников, а также функции, которые им необходимо будет выполнять. И если цели могут быть идеалом, к которому следует стремиться, но можно его и не достичь в полной мере, то задачи – это то, что работнику надо будет решать на регулярной основе во время выполнения своих трудовых обязанностей. Следует помнить, что исходя из поставленных в регламенте или должностной инструкции задач, работник будет формировать свою отчетность. Поэтому необходимо составлять документы таким образом, чтобы сотруднику реально можно было постоянно говорить о каких-то своих успехах в работе или о неудачах.

Но самый важный раздел регламента и должностной инструкции – это функции, которые необходимо выполнять сотруднику. Именно этот раздел занимает львиную долю всего документа. Функции напрямую вытекают из ставящихся перед работником задач, поэтому , при грамотном составлении нормативного документа, всегда можно сказать, справляется сотрудник со своими должностными обязанностями или нет.

Еще одним важным моментом, является полнота должностной инструкции. Да, не следует описывать все слишком детально, но и упускать чего-то важного тоже никак нельзя. В этом документе должны быть предусмотрены абсолютно все рабочие ситуации, которые могут возникнуть.

Помимо этого, и регламенты, и инструкции должны быть составлены строго в рамках действующего законодательства, то есть в них должны быть защищены и интересы работников, и интересы работодателей. Поэтому, для грамотного составления нормативных документов, многие организации прибегают к помощи юристов, хорошо разбирающихся в трудовом законодательстве. Эти специалисты помогают составить регламенты для сотрудников всех уровней, они также помогают разрабатывать положения о персональных данных, инструкции по охране труда, основой которых являются соответствующие статьи трудового кодекса и федеральных законов.