Работа с kilbil на кассе Frontol (с картой)
Активация клиента на кассе Frontol, начисление и списание бонусов, замена карты и прочее
Работа с kilbil на кассе Frontol (по номеру телефона)
Активация клиента на кассе Frontol, начисление и списание бонусов, отмена ввода номера телефона и прочее
Работа с kilbil на кассах ARTIX (Артикс)
Активация клиента на кассе, начисление и списание бонусов, замена карты и прочее
Эвотор. Как работать с приложением kilbil на кассе
Инструкция для кассира по работе с приложением kilbil на терминале ЭВОТОР
Работа с промокодами (купонами) на кассе Frontol
Как применять промокоды (купоны) на кассах Frontol
Инструкция для кассира Set Retail
Активация клиента на кассе, начисление и списание бонусов, выдача новой карты и прочее
Работа с kilbil на кассе в 1С Розница
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов, ввод промокода
Работа kilbil на кассе в 1С УТ 10.3.
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов и прочее
Инструкция для кассира по работе с электронными картами Wallet
Как создать новую электронную карту и как считать электронную карту на кассе
Работа с kilbil на кассе в 1С УТ 11
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов, использование промокодов
Работа с kilbil на кассе в 1С:УНФ ред. 1.6
Активация нового клиента на кассе 1С:УНФ, накопление и списание бонусов, использование промокодов
Работа с kilbil на кассе в 1С ERP 2.0.
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов, использование промокодов.
Работа с kilbil на кассе МойСклад
Инструкции kilbil для кассира по работе с приложением kilbil на РМК МойСклад
Инструкция для кассира Штрих-М Кассир v5
Активация клиента на кассе, начисление и списание бонусов, выдача новой карты и прочее
Инструкция для кассира по работе с электронными картами Telegram
Как создать новую электронную карту в Telegram и как считать карту Telegram на кассе
Инструкция для кассира по работе с электронными картами в мобильном приложении
Как зарегистрироваться в мобильном приложении и как считать электронную карту из приложения на кассе
Инструкция для кассира Фронтол сертификаты видом оплаты
Инструкция для кассира Фронтол. Использование подарочных сертификатов видом оплаты
Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд
Редактор: Елена Галичевская
Рассказываем, как избежать штрафов за неправильную работу с онлайн-кассой, и даем инструкцию для кассира от начала и до конца смены
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Поделиться
Рассказываем, как избежать штрафов за неправильную работу с онлайн-кассой, и даем инструкцию для кассира от начала и до конца смены
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Поделиться
Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.
Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.
В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.
Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:
1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.
2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.
4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.
После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.
Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.
К фискальным документам относят:
- отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
- отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
- отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
- кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
- кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
- отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
- отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
- отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.
Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.
С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».
Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.
Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.
Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.
Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:
- Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
- Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.
Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:
- Формирует отчет о начале новой смены.
- Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
- К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
- Формирует отчет о закрытии смены.
Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.
Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.
Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:
- в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
- автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.
Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.
О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.
Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:
- если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
- если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
- если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.
Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.
Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.
Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.
Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.
После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.
Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:
- о количестве пробитых чеков за смену;
- о количестве непереданных фискальных документов;
- суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.
Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.
Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.
Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.
Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.
Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.
У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.
ИП не нужно:
- оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
- вести кассовую книгу;
- устанавливать лимит остатка наличных.
Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.
Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.
Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.
Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.
Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.
Разобрали, что делать в самых частых случаях:
- сломалась касса или отключили электричество;
- отключили интернет;
- сломался фискальный накопитель.
Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.
Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.
На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.
Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.
Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.
Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:
- из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
- в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
- из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
- из отчета о текущем состоянии расчетов.
Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.
Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.
Компании и предприниматели, продающие товары и оказывающие услуги, должны использовать онлайн-кассы, а значит, и выдавать чеки своим клиентам. Представителям отдельных сфер бизнеса, например интернет-магазинам и службам такси, правительство разрешило отправлять документ покупателю или пассажиру в электронном виде. Все остальные обязаны представить бумажный экземпляр, если клиент сам не попросит заменить его электронной копией до момента оплаты.
Рассказываем, как пробивать чеки по онлайн-кассам, чтобы не нарушить ФЗ от 22 мая 2003 года №54 (далее — Закон) и не нарваться на штрафы.
Подберем онлайн-кассу для вашего бизнеса. Бесплатная консультация!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Как пробивать чеки по онлайн-кассам: общие правила
В соответствии со ст. 4.7 Закона, в чеке должен быть 21 обязательный реквизит. Все кассовые программы отвечают этому требованию. Пользователю остается только правильно выполнить стартовые настройки. А именно указать:
- место расчета;
- режим налогообложения;
- Ф. И. О. кассира и другие данные.
Образец правильного оформления:
Что требуется для создания чеков
Нужна любая онлайн-ККТ с фискальным накопителем (ФН) и термолента. ФН и формат фискальных данных (ФФД) выбирают в зависимости от реализуемых товаров. Так, продавцы маркированной продукции обязаны применять новые ФН-М и работать с ФФД 1.2, так как только этот формат содержит обязательные фискальные документы «Запрос о коде маркировки», «Ответ на запрос» и др. В чек добавляется дополнительный реквизит в виде буквы [М].
Продавцы других товаров пока не ограничены в выборе. Они могут применять ФФД 1.05, 1.1 и 1.2.
Какой чек нужно предоставить покупателю: бумажный или электронный
Продавец обязан пробить и выдать чек независимо от того, как расплатился покупатель: наличкой, пластиком, по QR-коду или с виртуального кошелька. Если все расчеты проходят в одном месте (где установлена ККТ), например в розничной точке или парикмахерской, то это должен быть бумажный документ. Продавец имеет право не печатать чек, а отправить его покупателю в цифровом виде при соблюдении 3 условий:
- Клиент сам об этом попросил.
- Клиент назвал номер телефона или email до того, как рассчитался.
- Касса поддерживает функцию отправки электронных чеков.
Представителям некоторых сфер бизнеса Закон разрешает применять кассу удаленно. В числе льготников:
- интернет-коммерция;
- пассажирские перевозки;
- вендинг;
- те, кто оказывает услуги на выезде;
- торговля с курьерской доставкой.
В этих случаях вместо печати чеков предусмотрены альтернативные варианты выдачи документов. Например, можно прислать ссылку для скачивания или показать QR-код на экране смартфона, чтобы посетитель сам его отсканировал и получил информацию о покупке.
Клиент вправе запросить электронную копию чека вместе с бумажным
И продавец обязан обеспечить такую возможность. Непредставление цифрового дубликата по требованию покупателя — нарушение Закона. Электронный документ можно отправить по номеру телефона или на email, но клиент должен сообщить свои контакты до момента расчета.
Как проверить чек онлайн-кассы
Покупатель может сделать это с помощью бесплатного мобильного приложения «Проверка кассового чека» от ФНС. Предварительно необходимо отсканировать штрихкод камерой смартфона. Если в результате выяснится, что фискальный документ некорректный, сервис поможет пользователю отправить жалобу в налоговую.
Как выбивать чеки на онлайн-кассе при разных видах расчета
Порядок создания документа зависит от того, какой вид расчета используется. Со 100%-ной оплатой все просто: посетитель вносит полную стоимость покупки (наличкой или платеж по карте) и получает один фискальный документ с признаком расчета «Приход» и признаком способа расчета «Полный расчет». Теперь поговорим о других случаях.
Как сделать чек на ККМ, если покупатель внес предоплату за товар.
Нужно напечатать два документа:
- 1-й — при получении денег, с признаком способа расчета «Предоплата»;
- 2-й — при передаче товара, с признаком «Полный расчет» и указанием общей суммы с учетом уже внесенной.
При получении предоплаты за маркированный товар код нужно указать только во втором чеке.
Как оформлять чек кассы, если покупатель расплатился бонусами.
Если клиент полностью оплатил покупку бонусами (то есть со 100%-ной скидкой), то операция классифицируется как расчет «Встречным предоставлением». В кассовом чеке должен стоять «0» в следующих строчках:
- цена предмета расчета;
- стоимость предмета расчета;
- сумма.
Если скидка меньше 100 %, нужно сформировать обычный фискальный документ и указать в нем фактически уплаченную сумму (то есть за вычетом бонусных рублей).
Как выбивать чеки на онлайн-кассе при продаже подарочной карты или сертификата.
Когда клиент покупает предоплаченный сертификат для вручения в качестве подарка, ему выдают квитанцию с реквизитами:
- способ расчета — «Аванс»;
- признак предмета расчета — «Платеж»;
- название предмета расчета — «Подарочная карта» или «Сертификат» (с указанием номинала карты).
Когда посетитель расплачивается сертификатом, продавец формирует чек и указывает в нем:
- признак способа расчета — «Полная оплата»;
- предмет расчета — «Товар».
По тегу «Сумма по чеку предоплатой» необходимо пробить номинал сертификата. Если его владелец доплачивает разницу, эту сумму тоже нужно отразить в документе.
Как выбить чек на кассе, если продали товар в кредит с отсрочкой платежа.
Необходимо сформировать несколько чеков. Первый — когда передаете товар. В документе укажите признак способа расчета — «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты с последующей оплатой в кредит». Другие — на каждый платеж. То есть придется формировать отдельные чеки с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит».
Мы готовы помочь!
Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям
Чеки коррекции и возврата: какой из них выбрать в случае ошибки и как пробить
Если фискальный документ оформлен неправильно, в учете возникнут расхождения и от налоговой могут «прилететь» штрафы. Ошибки необходимо исправлять чеком коррекции или возврата. Какой из них выбрать, зависит от двух факторов:
- ФФД, используемого на вашей кассе.
- Вида ошибки.
Что и когда оформлять:
| Коррекция | Возврата |
| Кассир не пробил товар по ошибке, из-за неисправности ККТ или отсутствия электричества | Обнаружена ошибка: некорректная ставка НДС, неправильная стоимость товара или другая |
| Отсутствие связи с оператором фискальных данных. Продавец пробил чек, отдал его покупателю, но ОФД информацию не получил из-за проблем с соединением | Кассир дважды пробил чек на одну покупку и заметил это в присутствии покупателя |
| Перед печатью пользователь ККТ установил в настройках неверный налоговый режим | При оформлении покупки продавец случайно ввел на аппарате не ту сумму |
| При проверке сотрудник ФНС обнаружил расхождения и обязал магазин устранить ошибку | Покупатель вернул товар, и магазин должен отдать ему деньги — стоимость покупки |
Чек с признаком расчета «Возврат прихода» доступен для любого ФФД, коррекции — для касс с форматом фискальных данных версии не ниже 1.1. Если вы работаете с ФФД 1.05, ошибку можно устранить только операцией возврата.
Пример: вы продали товар на 2 000 р., а на кассе случайно пробили на 20 тыс. р. Сначала нужно сделать возврат прихода на ККТ (как будто вы возвращаете деньги покупателю), а потом создать новый документ с корректной суммой.
Как правильно пробить чек коррекции на кассе:
- Оформите служебную записку или акт в качестве юридического основания. Укажите в документе причину, по которой вы не провели покупку через ККТ, а также полную информацию о расчете: список товаров, количество, цены, дата.
- Сформируйте чек коррекции. Укажите в нем номер и дату акта (служебной записки) и тип коррекции: «Самостоятельно» или «По предписанию» (если ошибку обнаружил инспектор ФНС).
- Сообщите в налоговую о факте неприменения ККТ и передайте подготовленные документы.
Коррекционный документ нужен только ОФД и ФНС. Покупателю его не предоставляют.
Как сделать чек возврата на онлайн-кассе:
- Примите от покупателя заявление на возврат и чек (при его наличии).
- Сформируйте на кассе новый документ с признаком расчета «Возврат прихода».
- Верните средства наличными или переведите на счет клиента. Если в кассе нет нужной суммы, у магазина есть 10 дней на возврат.
Еще понадобится заполнить накладную на возврат. Обычно это тоже делает кассир. Форма накладной у каждой организации своя.
Выдача кассового чека при возврате денег обязательна. За несоблюдение этого требования продавцу грозят штрафные санкции: для должностного лица или ИП — 25−50 % (минимум 10 000 руб.), для организации — 75−100 % (минимум 30 000 руб.) от суммы продажи без чека.
Как аннулировать чек на кассе.
Аннулирование на ККТ возможно, пока чек еще не пробит. Кассовый софт допускает корректировки до тех пор, пока документ не будет распечатан и передан ОФД.
Если чек отправлен на печать, аннулировать его нельзя, так как операция по приему платежа уже фискализирована, а ОФД получил данные о продаже. Если есть ошибки, нужно использовать чеки коррекции или возврата, как описано выше.
Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Нужно ли пробивать чеки эквайринга и как это делать
Когда клиент рассчитывается через терминал эквайринга, продавец должен выдать ему слип — бумажный корешок, подтверждающий, что безналичная оплата прошла успешно. Это требование прописано в Положении ЦБ РФ. Слип нужен покупателю при возникновении спорных ситуаций, например, если в платежной системе произошел сбой и деньги не поступили на счет продавца. Клиент сможет легко доказать, что оплатил покупку.
Слип предоставляется вместе с кассовым чеком и не заменяет его.
При проведении расчета кассир выбирает команду «Банковская карта». Терминал печатает два слипа — для продавца и покупателя, а после этого ККТ выдает кассовый чек.
Многие торговые сети («Азбука вкуса», «Магнит», «Лента» и другие) переходят на электронный документооборот с банками-эквайерами, чтобы не печатать слипы. Если потребитель решит опротестовать покупку, бумажный корешок ему не понадобится. Он может обратиться в банк, а тот потребует у продавца копию слип-чека. Таким образом ретейлерам удается и соблюсти требования законодательства, и сэкономить на чековой ленте.
Как сделать чек и отменить покупку на онлайн-кассе: пример
Порядок действий зависит от конкретной модели ККТ. Рассмотрим основные операции на примере онлайн-кассы Эвотор.
Как сформировать чек:
- Откройте главное меню и выберите команду «Продажа».
- Отсканируйте штрихкод на этикетке или выберите номенклатуру в базе смарт-терминала.
- После добавления всех позиций нажмите «К оплате».
- Выберите способ оплаты: наличные или карта.
- При приеме наличных укажите сумму, чтобы кассовое ПО рассчитало сдачу.
- Кликните кнопку «Оплатить». Касса распечатает чек.
Рассмотрим следующую ситуацию: продавец забыл провести продажу через ККТ. Как исправить ошибку и сформировать чек коррекции по онлайн-кассе Эвотор:
- Откройте раздел «Настройки» → «Обслуживание кассы» → «Дополнительные операции».
- Выберите пункт «Чек коррекции продажи».
- Выберите способ оплаты.
- В открывшемся окне укажите сумму сделки.
- Выберите тип коррекции: по своей инициативе или по предписанию налоговой.
- Укажите причину коррекции (отсутствие электроэнергии, неполадки на кассе и т. д.).
- Укажите дату и номер документа (акта или служебной записки), который служит основанием коррекции.
После подтверждения операции онлайн-ККТ сформирует и распечатает чек коррекции.
Как отменить покупку чеком возврата:
- Из главного меню перейдите во вкладку «Возврат».
- Найдите чек, который был выдан при продаже возвращаемого товара.
- Выберите товар, подлежащий возврату (если в чеке несколько позиций) или все позиции.
- Нажмите на кнопку «К возврату».
- Верните клиенту деньги и отдайте чек.
У онлайн-касс интуитивно понятный интерфейс, и все перечисленные действия легко выполнить. Но если у вас возникли проблемы, мы обучим работе с ККТ и поможем разобраться с задачами любой сложности.
Техническое сопровождение кассы. Консультации 24/7!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Александр Киреев
Эксперт отдела автоматизации и развития бизнеса Online-kassa.ru. Бизнес-тренер и аналитик, отвечает за работу с ключевыми клиентами.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Работа с kilbil на кассе Frontol (с картой)
Активация клиента на кассе Frontol, начисление и списание бонусов, замена карты и прочее
Работа с kilbil на кассе Frontol (по номеру телефона)
Активация клиента на кассе Frontol, начисление и списание бонусов, отмена ввода номера телефона и прочее
Работа с kilbil на кассах ARTIX (Артикс)
Активация клиента на кассе, начисление и списание бонусов, замена карты и прочее
Эвотор. Как работать с приложением kilbil на кассе
Инструкция для кассира по работе с приложением kilbil на терминале ЭВОТОР
Работа с промокодами (купонами) на кассе Frontol
Как применять промокоды (купоны) на кассах Frontol
Инструкция для кассира Set Retail
Активация клиента на кассе, начисление и списание бонусов, выдача новой карты и прочее
Работа с kilbil на кассе в 1С Розница
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов, ввод промокода
Работа kilbil на кассе в 1С УТ 10.3.
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов и прочее
Инструкция для кассира по работе с электронными картами Wallet
Как создать новую электронную карту и как считать электронную карту на кассе
Работа с kilbil на кассе в 1С УТ 11
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов, использование промокодов
Работа с kilbil на кассе в 1С:УНФ ред. 1.6
Активация нового клиента на кассе 1С:УНФ, накопление и списание бонусов, использование промокодов
Работа с kilbil на кассе в 1С ERP 2.0.
Активация нового клиента на кассе, накопление и списание бонусов, использование промокодов.
Работа с kilbil на кассе МойСклад
Инструкции kilbil для кассира по работе с приложением kilbil на РМК МойСклад
Инструкция для кассира Штрих-М Кассир v5
Активация клиента на кассе, начисление и списание бонусов, выдача новой карты и прочее
Инструкция для кассира по работе с электронными картами Telegram
Как создать новую электронную карту в Telegram и как считать карту Telegram на кассе
Инструкция для кассира по работе с электронными картами в мобильном приложении
Как зарегистрироваться в мобильном приложении и как считать электронную карту из приложения на кассе
Инструкция для кассира Фронтол сертификаты видом оплаты
Инструкция для кассира Фронтол. Использование подарочных сертификатов видом оплаты
Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд
Редактор: Елена Галичевская
Рассказываем, как избежать штрафов за неправильную работу с онлайн-кассой, и даем инструкцию для кассира от начала и до конца смены
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Поделиться
Рассказываем, как избежать штрафов за неправильную работу с онлайн-кассой, и даем инструкцию для кассира от начала и до конца смены
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Поделиться
Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.
Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.
В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.
Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:
1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.
2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.
4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.
После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.
Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.
К фискальным документам относят:
-
отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
-
отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
-
отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
-
кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
-
кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
-
отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
-
отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
-
отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.
Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.
С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».
Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.
Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.
Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.
Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:
-
Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
-
Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.
Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:
-
Формирует отчет о начале новой смены.
-
Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
-
К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
-
Формирует отчет о закрытии смены.
Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.
Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.
Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:
-
в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
-
автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.
Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.
О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.
Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:
-
если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
-
если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
-
если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.
Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.
Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.
Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.
Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.
После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.
Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:
-
о количестве пробитых чеков за смену;
-
о количестве непереданных фискальных документов;
-
суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.
Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.
Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.
Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.
Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.
Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.
У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.
ИП не нужно:
-
оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
-
вести кассовую книгу;
-
устанавливать лимит остатка наличных.
Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.
Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.
Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.
Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.
Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.
Разобрали, что делать в самых частых случаях:
-
сломалась касса или отключили электричество;
-
отключили интернет;
-
сломался фискальный накопитель.
Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.
Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.
На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.
Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.
Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.
Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:
-
из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
-
в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
-
из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
-
из отчета о текущем состоянии расчетов.
Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.
Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.
Как сделать возврат прихода или расхода на кассе Атол через драйвер ККТ
Думаю все знают о том что информация с ККТ отправляется в налоговую для контроля, поэтому очень важно следить за тем чтобы суммы отправленные в налоговую сходились с вашим реальным доходом, средствами в кассах (наличные/безналичные). Работать с ККТ должен уметь любой кассир, по крайней мере выполнять самые простые операция, например, уметь сделать чек возврат прихода или расхода. Ситуаций при которых требуется сделать возврат может быть очень много, самая частая это когда клиенту необходимо вернуть средства за покупку, в случае его отказа от неё. Так же это может быть и ошибка самого кассира, например, указана не верная сумма. Сделать возврат можно разными способами, например через ПО к которому подключена касса, чаще всего это какая либо конфигурация 1С, с помощью ввода команды на самой кассе, либо же через драйвер ККТ. Сегодня рассмотрим подробно последний вариант. Возврат будем делать на кассе Атол 55Ф.
Делаем возврат прихода/расхода через драйвер
И так как же сделать возврат прихода или расхода на кассе Атол через драйвер ККТ. В первую очередь необходимо скачать сам драйвер найти его можно на официальном сайте Атол.
http://fs.atol.ru/SitePages/%D0%A6%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%80%20%D0%B7%D0%B0%D0%B3%D1%80%D1%83%D0%B7%D0%BA%D0%B8.aspx
Скачивать я рекомендую последнею версию драйвера.
Если скачать не актуальную версию то можно встретиться с различными проблемами, например, в старых версиях нет ставки НДС в 20%. А при возврате её обязательно нужно будет указать.
После того как вы скачали драйвер его нужно запустить на том ПК к которому подключена касса. В окне программы в право части отмечаем пункт «Включено». Если галочка не устанавливается открываем пункт «Свойства».
В открывшемся окне необходимо выбрать канала связи как правило это «COM» и указать сам порт подключения. В моем примере касса к ПК не подключена поэтому все COM порты пустые, если бы касса была подключена то на коком-то порту рядом писалось бы «Атол …». После того как все выбрано снизу жмем «Проверка связи», если все нормально в поле результат отобразиться информация о вашей кассе. После этого жмем «ОК» и отмечаем пункт «Включено».
Теперь непосредственно посмотрим как сделать возврат прихода или расхода. Первым делом необходимо выбрать «Тип чека», если Вам нужно изъять денежные средства из кассы то выбираем «Чек возврата прихода», если наоборот внести недостающие средства в кассу то «Чек возврата расхода».
Следующем шагом нужно заполнить информация о самом чеке.
1 Указываем предмет расчета.
2 Выбираем тип услуга/товар.
3 Указываем количество.
4 Цену.
5 Ставку НДС.
6 Указываем как была произведена оплата «Аванс», «Полный расчет», «Предоплата» и т.д.
7 Выбираем способ оплаты «Наличные» или «Безналичные».
8 Вводим сумму налога.
9 И еще раз указываем ставку НДС.
Далее по прядку нажимаем «Открыть чек», «Регистрация», «Регистрация налога» и «Закрыть чек».
После этого касса должна распечатать чек с выбранным признаком, возврат прихода или расхода. Так же посмотреть информацию об проведенной операции можно в личном кабинете оператора фискальных данных. Вот таким образом можно сделать возврат прихода или расхода на кассе Атол через драйвер ККТ. Как видите все достаточно просто, самое главное быть внимательными.
Помните сделать обычный возврат можно только если смена не закрыта!!! За прошлую смену сделать возврат не получиться, в этом случае нужно будет создавать чек коррекции!!!
Инструкция по работе с кассовым аппаратом «АТОЛ 90Ф».
Из нашей статьи вы узнаете:
Рабочий день кассира начинается со снятия нулевого чека.
Открывая новую смену, следует убедиться и показать, что в кассе не осталось выручки за вчерашний день. Несмотря на то что все сведения сохраняются в электронном виде в Фискального накопителя, сотрудники продолжают снимать этот отчет.
В течение дня пробиваются чеки.
Вечером нужно закрыть смену.
Для этого делается Z-отчет, из кассового аппарата инкассируются наличные деньги и передаются администратору.
Данная касса снята с производства. Ее заменил более современный ККТ Атол 91Ф.
Режим оформления кассовых чеков
Обязательно наличие запрограммированной товарной базы.
Вначале, прежде чем будет пробит первый чек, нужно выполнить вход в кассовый режим и открыть смену:
«РЕ» — «1» — «1» — «ИТ» — «ИТ».
Экран покажет четыре нуля.
Чтобы распечатать чек прихода с фиксированной ценой на товар
Для пробития простого чека наберите товарный код, затем нажмите кнопки «ВВ» — «ВВ» — «ИТ».
Как рассчитать стоимость по количеству
Сколько куплено товара, затем «Х», товарный код, «ВВ» — «ВВ» — «ИТ».
Безналичный расчет
После товарного кода идет последовательность «ВВ» — «ВВ» — «ПС» — «00».
Как отправить чек через СМС
Наберите товарный код, «ВВ» — «ВВ» — «АН», номер мобильного в числовом формате (не более 16 символов), «ИТ» — «ИТ».
Чек со свободной ценой
Наберите товарный код, «ВВ», цену, «ВВ» — «ИТ».
Сдача
Введите товарный код, «ВВ», его цену, «ВВ» — «ПС», размер суммы клиента, «ИТ».
Как рассчитать стоимость по количеству
Число единиц товара, «Х», товарный код, «ВВ», цена, «ВВ» — «ИТ».
Безналичный расчет
Товарный код, «ВВ», цена, «ВВ» — «ПС» — «00», выберите «+» или «-», вид платежа (используйте второй пункт), «ИТ».
Как отправить чек через СМС
Наберите товарный код, ВВ, цену, кнопки «ВВ» — «АН», введите номер мобильного в числовом формате (не более 16 знаков), «ИТ» — «ИТ».
Чтобы распечатать чек расхода с фиксированной ценой на товар
После ввода «ХХХ» экран покажет 3 — Р. Затем нажмите «ВВ», вбейте товарный код и «ВВ» — «ВВ» — «ИТ».