Кейбокс для ключей для заселения инструкция

Многие владельцы жилья начали применять бесконтактное заселение: гость приезжает и заселяется сам, без встречи с хозяином, администратором или горничной. Выезд гостя тоже проходит без участия с вашей стороны.

Рассказываем, как добавить пункт о бесконтактном заселении в свои объявления, как работает этот способ приема гостей и в чем его преимущества.

Как указать возможность бесконтактного заселения в объявлениях

Если вы предлагаете гостям самостоятельное заселение, теперь это можно отметить в объявлениях на Суточно.ру. Зайдите в Мои объекты, выберите нужное объявление и нажмите «Редактировать описание». В блоке «Доступность» поставьте галочку рядом с пунктом «Бесконтактное заселение» и сохраните изменения.

Плюсы бесконтактного заселения

1. Вам и вашим помощникам не нужно постоянно ездить, встречать и провожать гостей. Вы сэкономите время, а также сократите расходы на зарплату сотрудников.

2. Это удобно самим гостям: они могут приехать и уехать в любое время, в том числе ночью, рано утром или поздно вечером.

3. Бесконтактное заселение популярно во время пандемии, поскольку люди стараются избегать лишних контактов.

Способы бесконтактной работы с гостями

1. Дистанционное выселение. Когда гость уезжает, он сам закрывает квартиру и кладет ключ в ваш почтовый ящик. Широко известный способ, но работает он только при выезде.

2. Кейбокс. Гость приезжает к дому, набирает код квартиры на домофоне, и дверь в подъезд открывается за счет специального чипа. Потом подходит к квартире и вводит код для кейбокса, в котором лежит ключ (код вы отправляете гостю заранее). Кейбокс открывается, гость берет ключ и заходит в квартиру. При выезде он просто закрывает дверь и кладет ключ обратно.

3. Электронные замки. Дверь в подъезд открывается по чипу, как и в предыдущем случае, а для открытия квартирной двери гость использует код, который вы сами ему высылаете. После выселения код сбрасывается, а для следующих гостей уже действует новый.

Как это работает на практике

Мы поговорили о бесконтактном заселении с Алексеем Банкиным, владельцем управляющей компании FlatHome24, соучредителем и руководителем Ассоциации сервисных апартаментов.

– Алексей, каковы основные плюсы бесконтактного заселения?

– В первую очередь это экономит время арендодателя, т.к. гости часто опаздывают к назначенному времени. А если у вас несколько объектов, то вы задержитесь на следующее заселение, потом на следующее — и так далее.

Также это сокращает расходы на зарплату сотрудников. Один администратор может обслуживать больше объектов, тем самым не нужно привлекать к работе несколько человек. А еще это забота о безопасности: в сегодняшней ситуации чем меньше контактов, тем лучше.

– А в чем преимущества для гостя?

– Если вы сдаете жилье в многоквартирном доме, гость не может взять и приехать без согласования: он просто уткнется в закрытые двери. А при бесконтактном заселении такой проблемы нет: гость сам решает, когда и во сколько он заедет. И при этом он уверен, что объект доступен всегда.

Также можно заселиться при незапланированном прибытии. У нас были случаи, когда человек стоит около дома, звонит нам — и уже через 5 минут он заселен.

– Какие технические решения вы используете?

– Мы тестировали две системы, с электронными замками от двух разных компаний. В итоге остановились на одном варианте.

Это электронный замок, который ставится на входную дверь. Его можно открыть несколькими способами: через веб-интерфейс, по коду, через bluetooth, магнитной картой и обычным металлическим ключом. Замок не зависит от электричества и работает даже при отключении света.

Удобство в том, что это не просто замок, а целый комплекс. Работает он так: вы отправляете гостю ссылку, он переходит по ней, читает договор-оферту, верифицируется по принципу каршеринга (фото паспорта, селфи с паспортом) и отправляет свои данные вам на проверку. После этого вы скидываете ему ссылку на оплату и код для открытия двери. Срок действия кода равняется сроку проживания клиента: например, с 17:00 четверга до 12:00 субботы. После окончания срока код аннулируется.

А дверь в подъезд открывается по чипу в домофоне: к этому чипу присоединяются провода от домофонной трубки.

– Как решаете вопрос с оплатой и залогом?

– При бронировании гость оплачивает первые сутки проживания, а после заселения переводит остальную сумму и залог. Это снимает страх обмана. Залог возвращается в течение суток с момента выезда, после того как мы проверим квартиру. Гости реагируют на это адекватно.

– Как подписать договор с клиентом при бесконтактном заселении?

– При верификации в системе гостю предлагается договор-оферта. Для последующих заездов этого человека верификация уже не требуется, данные о клиенте сохраняются у нас в системе.

– Как гости воспринимают возможность бесконтактного заселения? Как быть с теми, кто категорически против?

– В большинстве случаев гости воспринимают это хорошо. Отказы бывают крайне редко, в основном потому, что люди боятся обмана. Но эти вопросы можно решить: мы предлагаем сначала зайти в квартиру, всё там осмотреть — и уже после этого переводить деньги за проживание. Есть небольшие опасения, что гость что-то заберет и уйдет, но таких случаев еще не было.

Если человек категорически против, тогда используем традиционное заселение с нашим сотрудником. Но за тот год, что мы пользуемся этой системой, у нас уже сложился пул постоянных гостей, которым нравится бесконтактное заселение. И они бронируют только у нас, т.к. с нами чувствуют себя свободными.

– Что делать, если гость причинит ущерб жилью и самостоятельно выселится?

– Система дистанционного заселения уже на этапе верификации отсеивает сложных людей: мы всегда можем отказать клиенту, если изначально видим в нем потенциальные проблемы.

А в случаях, когда гость заселяется, он в течение часа проверяет состояние квартиры: если есть какие-то претензии, он делает подтверждающие фотографии и присылает их нашему менеджеру. Всё как в каршеринге: если принял квартиру, значит всё хорошо, а все остальные проблемы на тебе. Всё больше людей знают эту систему и адекватно на нее реагируют. Бывает, что разбивают стакан и сами оставляют деньги на столе с извинениями.

При этом мы всегда берем залог за сохранность имущества. Он покрывает возможный ущерб — полностью или частично. Ведь от ущерба никто не застрахован, ни при контактном, ни при бесконтактном заселении.

Система самостоятельного заселения становится все популярнее, особенно после пандемии. Гости хотят меньше контактировать с посторонними людьми, а владельцы апартаментов освобождаются от рутины по заселению и выселению гостей.

Рассказываем, как владельцы сети апартаментов в Перми внедрили систему самозаселения и какие результаты это дало.

Кто клиент

Сеть апартаментов
Abri Luxe — шесть квартир в трех разных районах Перми. Гости — в основном командировочные и путешественники, которые снимают квартиру на короткий срок.

Апартаменты бизнес-класса London city в центре Перми

Как работали раньше

По схеме ручного заселения владельцы бизнеса Тимофей и Наталья Медяковы проработали около года.

Как-то раз был сумасшедший день: семь выселений и одновременно семь заселений. Я начал работать около 12 часов дня — во время check out, — а закончил работать только в 12 ночи. Получается, я половину суток потратил только на организацию выселения и заселения. И такие дни бывали периодически.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

Тимофей лично занимался заселением и выселением гостей, организовывал уборку квартир, параллельно отслеживал каналы продаж и отвечал на звонки потенциальных гостей.

Одному справляться со всеми объектами было очень тяжело, изматывающе. Это отсутствие личной жизни, свободного времени, круглые сутки на телефоне. Это не бизнес, не жизнь, это работа ради работы. Однажды наступил какой-то переломный момент, и я понял: нужно либо закругляться с этим бизнесом, либо автоматизировать его.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

Что сделали владельцы апартаментов

Автоматизировали рутинные процессы онлайн-продаж с помощью продуктов TravelLine и внедрили бесконтактное заселение.

Владельцы задались вопросом: «Как сделать так, чтобы гости заселялись и выселялись самостоятельно?». Было важно, чтобы все это было гарантировано, безопасно, подконтрольно, юридически и технически грамотно построено.

Я начал исследовать эту тему, изучать рынок, какие системы самозаселения есть: видеокамеры, кейбоксы, умные замки и так далее. Выбирал то, что будет дешевле и надежнее.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

У Тимофея был опыт работы с электромагнитным замком. Он похож на замки, которые устанавливают при входе в подъезд. Только открывается он не магнитной кнопкой, а через WiFi.

В ходе поисков Тимофей попробовал разные варианты. В том числе какое-то время тестировал использование электромагнитного замка. Практика показала, что у этой системы есть ряд недостатков: если отключили электричество, он перестает работать, квартира открыта, управляется через WiFi, и если связь с интернетом потеряна, открыть дверь дистанционно уже не получится.

Конечно, я еще смотрел умные замки. Но стоят они от 15 до 30 тысяч рублей. Я не видел смысла покупать такие дорогие замки, если в пределах тысячи можно купить кейбокс — кодовый замок для ключей.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

Как внедряли систему самостоятельного заселения

1. Закупили оборудование: чипы, кейбоксы, камеры.

При выборе кейбоксов рекомендую обратить внимание на цифры — они должны быть четкими и желательно крупными, чтобы гостю было удобно вводить пароль. Еще внимательно следите за кодами и записывайте их куда-нибудь. Если забыли код, кейбокс придется взломать и выкинуть.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

Автоматическую отправку писем можно настроить в CRM Битрикс24. Для этого нужно интегрировать CRM с мессенджерами. В перспективе, я думаю, мы это настроим. Пока что у нас не такие большие объемы, и мы отправляем сообщения вручную.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

3. Рассказали о бесконтактном заселении в каналах продаж и на сайте.

Многие каналы уже поддерживают в настройках объекта размещения систему самозаселения: Booking.com, Expedia, Airbnb. Например, у Airbnb есть настройка «Руководство по прибытию». Это пошаговая инструкция с фотографиями. В других каналах это просто информация о том, что гости могут заезжать в объект самостоятельно, без помощи персонала.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

Пошаговая инструкция по самозаселению на Airbnb. Она становится доступна гостю в мобильном приложении канала в день заезда

Как работает система

После бронирования гость получает письмо с информацией о том, что в апартаментах есть система самозаселения. Гость может выбрать, как ему удобнее заселиться: самостоятельно, или чтобы его встретили. Практически все гости отвечают, что могут заехать сами. Сейчас процент самосазеления почти 100%.

Для гостя система самозаселения выглядит так:

1. Гость получает в WhatsApp пошаговую инструкцию по заселению.

2. Приезжает, набирает код квартиры на домофоне. Дальше срабатывает специальный чип, и дверь автоматически открывается.

3. Поднимается на нужный этаж и видит кейбокс на стене возле квартиры. Вводит код, который получил в инструкции, и заходит в квартиру.
   

   В подъезде у нас установлена камера. Так мы видим, что заехал именно тот гость, который забронировал.

   Тимофей Медяков,
   совладелец сети апартаментов Abri Luxe

4. Дальше гость получает несколько писем: правила проживания в апартаментах, чем можно пользоваться, чем нельзя. Накануне выезда приходит письмо с просьбой указать, во сколько гость собирается выехать.

5. При выезде гость просто закрывает дверь, кладет ключ в кейбокс и уходит.

   Всю эту систему я сначала попробовал на одной квартире. Я был уверен в самой системе самозаселения, но не был уверен в производителях кейбоксов, чипов, камер. Надо было протестировать. Тестировал на постоянных гостях, потом начал смелеть и предлагать самозаселение уже гостям с каналов.

   Тимофей Медяков,
   совладелец сети апартаментов Abri Luxe

В чем плюсы и минусы бесконтактного заселения

Минусы:

Раньше, когда мы встречали гостей сами, видели и понимали, кто они, зачем приехали, могли поговорить, узнать цель визита. В данный момент я этого практически не знаю. Я считаю это серьезным недостатком, который, надеюсь, поможет мне восполнить опрос гостей. Для себя я решил, что в ближайшее время подготовлю анкеты и буду просить гостей их заполнить, чтобы лучше знать свою целевую аудиторию.

Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe

Плюсы:

• автоматизация процессов заселения и выселения,
• экономия времени владельцев,
• бесконтактность — гости воспринимают самостоятельное заселение как усиленную меру по обеспечению безопасности здоровья в период карантина.

С одной стороны, я стал меньше знать о гостях, с другой — освободил для себя огромное количество времени. Гости теперь заезжают сами, а я лишь контролирую: отправляю шаблонные сообщения, слежу за процессом заселения по видеокамере.

Постоянные гости уже все знают: бронируют на сайте, в день приезда я отправляю им инструкцию по заселению с кодом от кейбокса. Мы можем даже ни разу не созвониться. Все сообщения шаблонные, что значительно экономит время, и гости довольны.

                                Тимофей Медяков,
совладелец апартаментов Abri Luxe       

Система самозаселения — лишь звено в цепочке автоматизации бизнеса посуточной аренды. Есть еще масса решений, которые помогут автоматизировать и другие этапы работы апартаментов.

Смотреть все решения для апартаментов

Разбираемся, как работает бесконтактное заселение для квартир на сутки. Для чего это нужно и как его можно организовать. От вариантов замков до необходимых документов и оплаты.

Зачем это нужно

Несколько целей, которые можно достигнуть с помощью бесконтактного заселения.

Во-первых, с помощью бесконтактного заселения можно сэкономить время и ресурсы, особенно если у вас несколько квартир. Вам не нужно будет ездить по объектам самостоятельно или тратить деньги на персонал, который будет заниматься заселением. Это становится особенно важным, если вы сдаете сразу несколько квартир.

Гости могут опаздывать, либо забронировать заезд в одно и то же время в разных квартирах. Эта проблема исчезнет, если гости сами смогут получать доступ к квартире без необходимости встречи.

Во-вторых, вы сделаете заселение более удобным для самих гостей. Бесконтактное заселение позволяет гостю чувствовать себя свободным и открывает больше возможностей. Приехав в город, человек не будет скован расписанием заселения и может заняться своими делами, пока сам не решит приехать или не освободится. И неважно, решит он это сделать ночью, рано утром или поздним вечером.

Так студент приехавший на сессию может пойти сдавать экзамен, а человек приехавший на медобследование — поехать в больницу. И им не нужно будет ездить перед этим в другой район, чтобы забрать ключи. Человек будет знать, что квартира подготовлена, а он может приехать в любое время, как домой.

В-третьих, это отличает вас от конкурентов. Не во многих квартирах которые сдают на сутки есть бесконтактное заселение. А значит, это может выгодно выделить вас на фоне других квартир, даже если гостю это не слишком необходимо. И при равных ценах, гости выберут скорее тот вариант, который предлагает больше возможностей.

Опрос Domovita.by показал, что гибкое время заселения находится на 5 месте в списке приоритетов из 9. Гибкое время не победит цену и местоположение, однако оно все равно занимает позицию намного выше, чем наличие техники или вид из окна.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал Domovita & partners, где мы делимся советами и инсайдами, основанными на нашей аналитике.

Замки, доступ и безопасность

Существует несколько вариантов, как можно организовать бесконтактное заселение: дороже и удобнее или дешевле, но чуть менее безопасно.

Умный замок

Первый вариант — это умный замок. Он должен поддерживать временные коды, которые можно менять удаленно, а также открытие по NFC через приложение на телефоне. Стоят такие замки стоят от 400 до 3 тысяч рублей. Но и самый недорогой вариант с таким функционалом не будет плохим.

С таким замком не нужно будет волноваться о квартире. Вы будете контролировать доступ в квартиру и время въезда и выезда. Еще такие замки работают на дополнительную безопасность: их нельзя вскрыть обычными методами, они оснащены оповещением о вторжении и потерять ключи от них невозможно.

Есть и более дешевые варианты до 300 рублей. Это уже не умные замки, но замки с кодами (механические или электронные), которые можно менять вручную при выселении жильца. В любом случае после выселения квартиру необходимо проверить, поэтому код можно будет сменить.

Кейбокс

Однако если это не умный замок, а код нужно менять вручную, то есть вариант еще проще и дешевле. Можно купить небольшой кейбокс до 100 рублей — маленький сейф с кодовым замком, который можно закрепить на стене у двери или у почтового ящика.

При заселении вы говорите гостю код от замка, он забирает ключ, а при выселении кладет его обратно. Проверяя квартиру, вы меняете код и уже можете сказать его новому клиенту. Сохранность ключа обеспечит залог.

Не стоит рассматривать:

1. Электронные магнитные замки, потому что если квартира останется без электричества, то дверь будет открыта;
2. Пластиковые кейбоксы. Стоит внимательно выбирать, потому что пластиковых вариантов очень много по тем же ценам, что и металлические.

Что с договором и безопасностью

Договор краткосрочной аренды может быть составлен как устно, так и письменно. Свидетельством может быть уже ваша переписка в мессенджере, где гость выражает намерение въехать и удостоверяет это намерение оплатой. То есть при заселении может работать договор-оферта, а фактом принятия договора будет оплата квартиры.

Но это не гарантирует сохранности имущества, потому что в таком договоре нельзя сделать опись имущества и оценить его состояние. Если есть о чем беспокоиться, то можно поступить иначе:

1. Оставлять бумажный договор с описью имущества. Попросить гостя его подписать при заселении и отправить вам фотографии.
2. Попросить гостя осмотреть квартиру и зафиксировать все неисправности и недочеты при заселении, по принципу каршеринга.

А чтобы быть уверенным в том, что у вас снимает квартиру именно тот человек, которого вы прописываете в договоре, можно попросить верификацию: селфи с паспортом, как это делают многие сервисы для подтверждения личности. Так вы будете убеждены, что у вас будет проживать именно тот человек, с которым вы общались. Что именно он подписывает и вносит свои данные в договор. Верификацию стоит делать еще до того, как сообщить человеку код от квартиры.

Дополнительной страховкой может быть залог, который будет возвращаться после проверки квартиры, наличия ключа (если используете кейбокс), а также подписанного договора.

Типовой договор может выглядеть так:

Оплата

Если вы занимаетесь краткосрочно сдачей квартир в 2023 году, то вы либо ИП, либо физлицо с принадлежащими ему квартирами, которое платит профессиональный доход. В любом из этих случаях можно сделать онлайн-оплату.

Для физических лиц, которые платят профдоход, существует приложение, через которое необходимо отчитываться о полученном доходе. И даже с помощью этого приложения можно отправлять платежные ссылки через E-pos, перед этим отправив договор оферты.

ИП же может подключить интернет-эквайринг в том банке, который обслуживает ваш счет. Это позволит принимать платежи по интернету с помощью любого ресурса от ЕРИПа до Apple pay. В основном тарифы на интернет-эквайринг держатся на уровне до 2,5% за транзакцию по картам банков-резидентов Беларуси. Или до 3%, если карта банка-нерезидента.

Будем рады, если вы захотите рассказать о своем опыте работы с бесконтактным заселением. Пишите на we@domovita.by

Читайте также: Квартира в новостройке от $820 за квадрат. Топ-5 самых доступных проектов в черте Минска