Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Постановлением администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края от 29 декабря 2017 г. № 24 «Об утверждении Положения о разработке должностных инструкций муниципальных служащих администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов».
Данное постановление разработано на основании Федеральных законов от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»» от 25 декабря 2018 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», закона Ставропольского края от 24 декабря 2007 г. № 78-кз «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ставропольском крае», в целях определения единого порядка разработки должностной инструкции муниципального служащего, создание организационно – правовой основы муниципальной деятельности муниципального служащего, повышения ответственности.
Помимо Положения также утверждена примерная структура должностной инструкции муниципального служащего администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края.
Указанное Положение определяет основные требования к порядку разработки, утверждения, введения в действие, а также структуру и содержание должностной инструкции муниципального служащего администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края, ее отраслевых (функциональных) и территориальном органов.
Должностная инструкция — это основной организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности муниципальных служащих, который составляется по каждой штатной должности администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края (далее — администрация округа), ее отраслевых (функциональных) и территориального органов, носит обезличенный характер и должен иметь единую структуру построения внутри документа
Должностная инструкция должна быть подготовлена с соблюдением требований инструкции по делопроизводству в администрации округа.
В заголовке к тексту должностной инструкции указывается полное наименование должности муниципальной службы с указанием структурного подразделения администрации округа, ее отраслевых (функциональных) и территориального органов, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Должностная инструкция состоит из разделов:
общие положения;
квалификационные и другие требования по замещаемой должности муниципальной службы;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
служебные взаимоотношения;
показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности муниципального служащего.
1) Общие положения
в данном разделе содержатся следующие сведения организационного характера:
место должности в Реестре должностей муниципальной службы Ставропольского края, утвержденном Законом Ставропольского края от 18 декабря 2007 г. N 65-кз «О Реестре должностей муниципальной службы в Ставропольском крае»;
порядок назначения на должность и освобождения от нее;
непосредственная подчиненность;
наличие и состав подчиненных (для руководителей);
порядок замещения по другой должности временно отсутствующего муниципального служащего (кто замещает муниципального служащего во время его отсутствия, кого замещает муниципальный служащий);
возможность совмещения должностей и функций;
правовая основа деятельности муниципального служащего (основополагающие правовые акты, в соответствии с которыми муниципальный служащий осуществляет профессиональную деятельность).
В данном разделе могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус муниципального служащего и условия его деятельности.
2) Квалификационные и другие требования по замещаемой должности муниципальной службы
В данном разделе следует указать, каким требованиям должен соответствовать муниципальный служащий, замещающий конкретную должность муниципальной службы, а именно:
требования к уровню профессионального образования по должности муниципальной службы;
требования к уровню и характеру профессиональных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей, включающих требования знания законодательства Российской Федерации, Ставропольского края и муниципальных правовых актов Нефтекумского городского округа Ставропольского края применительно к исполнению своих должностных обязанностей, прав и ответственности;
требования к уровню и характеру профессиональных навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей, включающих соответствующие определенной должности навыки;
требования к личностным качествам муниципальных служащих.
3) Должностные обязанности
В данном разделе должен быть отражен перечень должностных обязанностей муниципального служащего, форма его участия в управленческом процессе, сроки выполнения или периодичность выполнения должностных обязанностей, формы отчетов о выполнении должностных обязанностей.
Раздел содержит подробное перечисление всех видов работ и требований к уровню их выполнения. Перечисляются конкретные обязанности, возложенные на муниципального служащего, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует, осуществляет, принимает участие и так далее).
Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности муниципального служащего, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению представителя нанимателя (работодателя).
4) Права
Раздел содержит основные права, которыми в пределах своей компетенции муниципальный служащий может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей, которые вытекают как из функций администрации округа, так и из функций структурного подразделения, а также должностных обязанностей работника. При написании раздела рекомендуется делать соответствующие ссылки на законодательство о муниципальной службе Российской Федерации, Ставропольского края в части прав, гарантий, правового положения муниципального служащего, в качестве которых могут рассматриваться:
ознакомление с документами, определяющими права и обязанности муниципального служащего по замещаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;
ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу письменных объяснений;
участие в заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, организуемых в администрации округа;
получение для исполнения должностных обязанностей необходимого материально-технического обеспечения;
получение в установленном порядке необходимых материалов и информации для исполнения своих должностных обязанностей;
принятие решений или участие в их подготовке в соответствии с должностными обязанностями;
внесение предложений по организации работы отдела, структурного подразделения;
участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной и (или) государственной гражданской службы в Ставропольском крае;
включение в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы в порядке должностного роста;
повышение квалификации в соответствии с муниципальными правовыми актами Нефтекумского городского округа Ставропольского края;
продвижение по службе, увеличение размера должностного содержания с учетом результатов работы, отношения к исполнению должностных обязанностей и уровня квалификации;
требование служебного расследования для опровержения порочащих его честь и достоинство сведений;
обращение в судебные органы для разрешения споров, связанных с муниципальной службой;
пенсионное обеспечение с учетом стажа муниципальной службы и др.
5) Ответственность
в разделе определяется ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение муниципальным служащим по его вине (а также его подчиненными, если таковые имеются) возложенных на него должностных обязанностей, требований, запретов и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, Ставропольского края, муниципальных правовых актов Нефтекумского городского округа Ставропольского края.
6) Служебные взаимоотношения
Раздел должен содержать регламентацию информационных и документационных связей муниципального служащего, которые он осуществляет для эффективного исполнения своих должностных обязанностей, достижения целей деятельности, перспективных и текущих задач структурного подразделения, определяет схему взаимодействия с муниципальными служащими администрации округа, ее органов, гражданами и организациями.
7) Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности муниципального служащего
Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности муниципального служащего определяются представителем нанимателя (работодателем), руководителями структурных подразделений администрации округа в соответствии со следующими критериями:
планирование работы;
решение поставленных задач;
организация работы;
качество работы;
профессионализм, применение знаний, умений, навыков;
результативность работы;
другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности.
В соответствии с указанными критериями для оценки результатов деятельности муниципального служащего используются следующие показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности муниципального служащего.
Планирование работы может включать в себя такие показатели, как:
наличие краткосрочных и долгосрочных планов деятельности в соответствии с разработанными планами структурного подразделения;
сроки исполнения планов деятельности конкретного специалиста;
способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
Для оценки степени решения поставленных задач может применяться такой показатель, как отсутствие неисполненных поручений.
Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности муниципального служащего в организации работы:
производительность (выполняемый объем работ);
результативность (мера достижения поставленных целей);
интенсивность труда (способность в короткие сроки выполнять определенный объем работ);
соблюдение трудовой дисциплины;
своевременность и оперативность выполнения поручений в сроки, установленные законодательством, руководителем, должностной инструкцией.
Возможно установление критериев качества выполненной работы:
подготовка документов в соответствии с установленными требованиями;
полное и логичное изложение материала;
юридически грамотное составление документа;
отсутствие стилистических и грамматических ошибок.
Критерии профессионализма муниципального служащего:
профессиональная компетентность (знание нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);
способность выполнять должностные обязанности самостоятельно, без помощи руководителя или старшего по должности;
творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий;
способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
способность и желание к получению новых профессиональных знаний и навыков;
осознание ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;
способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях.
Критерий результативности профессиональной деятельности муниципального служащего определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) определенных результатов, таких как:
полнота реализации закрепленных за структурным подразделением задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
качество составления и оформления документов, отсутствие ошибок и других нарушений;
отсутствие жалоб и нареканий со стороны должностных лиц администрации округа, муниципальных служащих администрации округа, органов местного самоуправления администрации Нефтекумского городского округа;
квалифицированное применение действующего законодательства Российской Федерации, Ставропольского края и муниципальных правовых актов администрации округа;
соблюдение этики и служебного поведения муниципального служащего администрации округа;
соблюдение правил внутреннего трудового распорядка администрации округа, а также дисциплины труда, исполнительской дисциплины и др.
Должностные инструкции муниципальных служащих разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на администрацию округа в соответствии с Уставом Нефтекумского городского округа Ставропольского края, положением об администрации округа.
Должностная инструкция разрабатывается непосредственным руководителем муниципального служащего по каждой должности согласно штатному расписанию, без указания персональных данных, подписывается соответствующим руководителем отдела аппарата администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края, руководителем структурного подразделения, являющегося юридическим лицом, с расшифровкой личной подписи (инициалы, фамилия), указанием даты, который обеспечивает контроль содержания разделов должностной инструкции, согласовывается начальником отдела правового и кадрового обеспечения администрации округа, курирующим должностным лицом администрации округа и утверждается представителем нанимателя (работодателем). Ответственность за своевременную подготовку и утверждение должностных инструкций возлагается на непосредственного руководителя муниципальных служащих.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения.
Муниципальный служащий знакомится с должностной инструкцией под роспись с указанием даты ознакомления, должности, расшифровкой подписи.
Первые экземпляры должностных инструкций хранятся у управляющего делами администрации Нефтекумского городского округа Ставропольского края, копии – непосредственно у муниципальных служащих.
Срок хранения должностной инструкции после замены новой – 3 года.
Требования должностной инструкции являются обязательными для муниципального служащего с момента его ознакомления с должностной инструкцией и до перемещения на другую должность или увольнения.