Кто утверждает инструкцию по кадровому делопроизводству

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.  Подробнее об ЭТК читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.07.2017, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

ВАЖНО! Издание приказа о приеме на работу не является обязательным. Подробнее об этом мы писали здесь.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

Решили оформить приказ о приеме на работу? Как это сделать правильно, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

О порядке уничтожения документов читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

В прошлом номере мы рассказали, для чего нужна инструкция по кадровому делопроизводству, какие разделы в нее целесообразно включать, как разработать и оформить этот документ. В примере были даны разделы «Общие положения» и «Требования к оформлению документов»[1].

В этом номере расскажем, на что целесообразно обратить внимание в разделах, посвященных согласованию, утверждению и регистрации документов.

Раздел «Правила согласования и утверждения кадровых документов» 

Для коммерческих организаций на государственном уровне не установлено, какие кадровые документы нужно согласовывать и утверждать. Каждый работодатель самостоятельно решает вопрос о целесообразности этих процедур.

Внутреннее согласование (когда документ сначала проверяют другие должностные лица организации) называют визированием. Визирование позволяет выявить несоответствие документа нормам законодательства, возможностям структурных подразделений или ранее принятым решениям. Визирующее должностное лицо в рамках своей компетенции подтверждает, что текст документа соответствует нормам закона или бизнес-процессам.

Если вы решили, что какой-либо кадровый документ перед тем, как попасть на стол директору, должен пройти согласование, в Инструкции по кадровому документообороту (далее – Инструкция по КД) нужно прописать, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Для разных документов состав визирующих лиц может быть различным. Но не стоит перегружать документ визами, оставляйте только те, которые реально необходимы.

Например, приказ о наложении дисциплинарного взыскания может визировать только юрисконсульт, этого достаточно. Он проверит наличие и полноту собранных доказательств о проступке работника, оценит с юридической точки зрения соответствие применяемого взыскания тяжести проступка и т.д.

Другие должностные лица проверяют документ в соответствии со своими полномочиями (Таблица).

Организовать согласование можно не только традиционным способом (когда распечатанный проект документа вручают каждому визирующему лицу по очереди), но и в электронных системах. Если организация не использует систему электронного документооборота (далее – СЭД), согласование можно провести с помощью офисной программы Outlook или мессенджеров. Но на окончательном варианте документа визирующие лица должны будут проставить свои подписи. Если согласование проходит в СЭД, распечатывают лист согласования из программы.

Замечания визирующие лица могут озвучивать разными способами: делать пометки прямо в тексте проекта документа, выписывать замечания и предложения на отдельном листе, выделять цветом или иным способом в режиме редактирования (если проект документа сначала рассылается в виде файла).

Утверждения требуют документы, которые регламентируют трудовые отношения и касаются части персонала или неопределенного круга работников (локальные акты, должностные инструкции, графики). Причем утверждающим лицом не обязательно должен быть директор. Некоторые документы вправе утверждать иное должностное лицо, например, руководитель структурного подразделения может утверждать графики работ своего подразделения. Но если документ касается всех работников организации, утвердить его может только руководитель организации.

В Инструкции по КД целесообразно установить перечень документов, подлежащих утверждению, а также кто и в какой срок утверждает эти документы.

Раздел «Правила обмена кадровыми документами с подразделениями»

Раздел включают в Инструкцию по КД, если необходимо упорядочить движение кадровых документов из подразделений в отдел кадров и обратно. Эта тема особенно актуальна, если структурные подразделения территориально удалены.

Проблемы обмена документами с подразделениями:

• заявления работников и служебные записки должностных лиц подразделений вовремя не доходят в кадровую службу, поэтому оформить нужную кадровую процедуру своевременно не получается;
• руководители подразделений не знают, с какими документами и каким образом они обязаны ознакамливать своих работников под подпись, в какой форме нужно фиксировать факт ознакомления;
• не удается вовремя выдать работникам запрошенные ими документы в рамках ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, а ведь с момента подачи заявления о выдаче документов у работодателя есть всего три рабочих дня.

Все эти вопросы можно урегулировать в Инструкции по КД. При этом целесообразно не только установить сроки и пути передачи документов в отдел кадров и обратно, но и предусмотреть способ фиксации обмена документами.

Возможные способы:

• в бумажном журнале (вариант подходит, если со структурным подразделением нет сообщения по Интернету, курьер привозит документы 1–2 раза в неделю);
• в электронном журнале, например, в Google Документах (к журналу делают общий доступ, отправляющая сторона заполняет список документов, принимающая делает отметку о приеме);
• в СЭД (подходит, если организация перешла на электронный кадровый документооборот и установила соответствующую программу);
• в мессенджерах или сообщениях по электронной почте (прикрепляются сначала сканы документов, потом сканы заменяют оригиналами).