Курсовая работа на тему инструкция по делопроизводству

Анализ инструкции по делопроизводству конкретного учреждения

Анализ инструкции по делопроизводству
конкретного учреждения

ВВЕДЕНИЕ

делопроизводство инструкция налоговый

В процессе исследования темы курсовой работы «Анализ Инструкции по
делопроизводству на примере конкретного учреждения» автор выбрал объектом
исследования Налоговую инспекцию №16 по г. Щелково». В основе научного
исследования лежит теоретическое обоснование важности и необходимости
использования в организациях Инструкции по делопроизводству.

Объектом исследования является ИФНС №16 по г.Щелково Московской области.
Предметом исследования — Инструкция по делопроизводству данного учреждения.

Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что
вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства
остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время. Организация работы с
документами является важной составной частью процессов управления и принятия
управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество
управления.

Цель работы — проанализировать Инструкцию по делопроизводству в
организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.      Провести теоретическое описание процессов делопроизводства.

.        Провести анализ деятельности Налоговой инспекции №16.

.        Проанализировать технологию работы с документами в Налоговой
инспекции.

.        Изучить практику составления Инструкции по делопроизводству в
Инспекции.

.        Выявить недостатки в организации делопроизводства Инспекции.

.        Разработать и внедрить усовершенствованный вариант Инструкции по
делопроизводству в деятельность Инспекции.

Степень изученности проблемы исследования. На сегодняшний день
наблюдается большое количество работ по различным аспектам выбранной темы.
Документооборот Инспекции ФНС №16 по г. Щелково до нынешнего момента не
анализировался.

Особое внимание при написании работы уделялось рассмотрению и изучению
учебных пособий: Н.П. Крюкова «Документирование управленческой деятельности»,
С.Ю. Кабашов и И.Г. Асфандиярова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях», а также нормативно-методическая базы делопроизводства.

Теоретическая значимость работы заключается в том, что собранная,
обобщенная и систематизированная в ходе исследования информация позволяет
получить целостное представление как о типовой Инструкции по делопроизводству,
так и о конкретной — Инструкции ИФНС №16 г.Щелково.

По структуре работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.

В первой главе делопроизводство рассматривается как с теоретической, так
и с практической точки зрения, выделяются основные факторы в работе
делопроизводителя, сущность и начальный этап курсовой работы — анализ
инструкции конкретного учреждения.

Вторая глава является основной частью работы, в ней будет подробно рассмотрена
инструкция Налоговой инспекции ИФНС №16 г. Щелково, ее
организационно-экономическая характеристика.

В третьей главе будет сделана попытка усовершенствовать изученную
инструкцию, так же к ней будут разработаны дополнения. На основе данной
инструкции будут рассмотрены проблемы делопроизводства в ИФНС №16 г. Щелково.

ГЛАВА 1.
Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству

делопроизводство инструкция налоговый

         1.1 Сущность понятия
«делопроизводство»

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.

Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный
оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он
является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его
употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на
«документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как
синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые
различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных
технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно
используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы
с документами.

Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) —
достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся
свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном
обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее
значимыми являются:

—       изменение законодательства в сфере информации и документации;

—       изменение технологии создания, обработки, хранения и
использования документов (применение в процессах управления документами
компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и
применение систем электронного документооборота и электронных документов);

—       изменения в организации управленческих процессов, которые
могут быть вызваны различными причинами — как изменением
организационно-правовой формы организации, или ее подведомственности, так и
внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или
иными причинами.

В целях регламентации правил работы с документами, установления единых
требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в
настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству.
Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30,
которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти.

В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в
федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой
инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской
Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по
делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это
положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные
организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как
считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика
разработки и применения инструкций по делопроизводству.

Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы
с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации
при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке
названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации,
применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству
составлять, например, Инструкцию по кадровому делопроизводству.

         1.2
Особенности организации делопроизводства

Функция управления документами в организации выполняется службой
документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства. Служба
ДОУ — это структурное подразделение организации, на которое возложены функции
по ведению делопроизводства. В любой организации в каждом структурном
подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник,
ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная
штатная единица — секретарь подразделения, делопроизводитель — или работник,
совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными
обязанностями по основной должности. В последнем случае поручить работнику
подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только
на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

Чаще всего подразделение имеет какое-то конкретное название: отдел
делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с
большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент
или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения
или управления документами.

При определении места канцелярии в структуре организации
следует исходить из того, что канцелярия управляет документацией и
документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть
самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если
объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю
организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого
находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще
и потому, что канцелярия непосредственно работает с руководством, решает
вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение
документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям
руководства, выполняет другие поручения руководства.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином
для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется
относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной
форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Система делопроизводства охватывает всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их
приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально
организованная система делопроизводства обеспечивает оперативное прохождение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Важнейшая составляющая делопроизводства — организация документооборота в
организации. Документооборот — это движение документов в учреждении с момента
их поступления или создания до завершения исполнения или отправки

Основные этапы грамотно построенной системы делопроизводства:

.        Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно
этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа
доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по
факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции
подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении — службе
делопроизводства.

.        Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через
которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью.

.        Организация предварительного рассмотрения поступивших документов
(до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила
позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из
них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть
рассмотрены руководителем.

.        Однократность регистрации документов, поступивших в организацию
и отправляемых из организации.

.        Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования,
сокращение времени на согласование документа.

. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов
техническим персоналом.

. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на
документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного
наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для
каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в
документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие),
отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них
существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:

—       поступающие из вышестоящих организаций.

—       Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю
организации;

—       поступающие из подведомственных организаций (филиалов,
представительств);

—       поступающие из организаций, связанных договорными
обязательствами;

—       обращения граждан и др.

Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних
документов. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы
ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.),
работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности
организации.

. Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

В данной главе углубленно рассмотрены исторические и теоретические
сведения о сущности понятия «делопроизводство», особенности делопроизводства в
наши дни, выделены такие аспекты как — централизованная, децентрализованная и
смешанная форма организации делопроизводства. Приведен пример этапов грамотно
построенной системы делопроизводства, на основании которого все документы
должны обрабатываться в одном подразделении — службе делопроизводства.

        
ГЛАВА 2. Анализ инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16 г.
Щелково

         2.1
Организационно-экономическая характеристика ИФНС №16

Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за
соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления,
полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов,
в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за
правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в
соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и
оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и
за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах
компетенции налоговых органов.

Межрайонная инспекция ФНС № 16 по Московской области обслуживает
Щелковский район, а также городские округа Фрязино и Лосино-Петровский.

Управление Федеральной налоговой службы по г. Щелково создано и
функционирует на основании Приказа ФНС России от 19 ноября 2004 года №
САЭ-3-15/99 «О структуре Управления ФНС России» и Положения об Управлении
Федеральной налоговой службы по РФ, утвержденного руководителем ФНС России
А.Э.Сердюковым 23.12.2004 г.

Категории: «Государственное управление общего характера»,
«Управление финансовой и фискальной деятельностью».

Организационно-правовая форма: Бюджетные учреждения.

Тип собственности: Федеральная собственность.

Руководитель: И.О. начальника Смердова Валентина Юзефовна.

Юридический и фактический адрес: 141100, г. Щелково, ул. Советская, 4.

Нормативные акты, регламентирующие деятельность Инспекции ФНС №16:
Конституция Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Кодекс
Российской Федерации об административных правонарушениях, принят
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации 30.12.2001
№195-ФЗ, Федеральный закон №128-ФЗ от 08.08.2001 «О лицензировании отдельных
видов деятельности», Федеральный закон № 943-1 от 21.03.1991 «О налоговых
органах Российской Федерации».а также постановлениями Правительства РФ,
внутренними приказами.

Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют
общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха
работников, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки
персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Основным документом Межрайонной инспекции ФНС № 16 является
его Положение. Положение содержит: общие положения; официальное наименование
учреждения; указание на местонахождение учреждения; указание на учредителя;
указание на законодательные и нормативно — правовые акты, в соответствии с
которыми действует учреждение; основные задачи и функции; виды деятельности;
имущество и финансы учреждения; права и обязанности; управление учреждением;
реорганизация и ликвидация учреждения; основные правила работы с документами.

Штатная численность Инспекции ФНС по г.Щелково — 110
человек (таблица 1).

Таблица 1. Структура и численность работников Инспекции ФНС
№16

№ п/п	Штатная численность
1	Руководитель, заместители	3
2	Отдел финансового обеспечения	6
3	Отдел общего и хозяйственного обеспечения (канцелярия, секретари, АХО)	7 (начальник, канцелярия — 2, секретари — 3, АХО — 1)
4	Отдел информационных технологий	3
5	Отдел кадров и безопасности	4
6	Аналитический отдел	4
7	Отдел предпроверочного анализа и истребования документов	6
8	Отдел работы с налогоплательщиками	12
9	Отдел урегулирования задолженности и обеспечения процедуры	12
10	Отдел регистрации и учета налогоплательщиков	10
11	Отдел камеральных проверок № 1	8
12	Отдел камеральных проверок № 2	10
13	Отдел камеральных проверок № 3	12
14	Отдел выездных проверок	10
15	Правовой отдел	3
Всего	110

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений,
должностные обязанности работников Инспекции и квалификационные требования к
ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Все
сотрудники осуществляют свою деятельность в соответствии с разработанными
индивидуальными должностными функциональными инструкциями (ИДФИ).

         Штатное расписание — как правовой акт, устанавливает штатную численность
организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Штатное расписание Инспекции утверждено в год его
создания приказом руководителя.

        
2.2 Организация делопроизводства и практика составления инструкции по
делопроизводству в ИФНС №16

В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму организации
делопроизводства. Первый заместитель руководителя построил систему
делопроизводства таким образом, что все основные главные функции по организации
документооборота выполняет отдел общего обеспечения. Отдел подчиняется
непосредственно первому заместителю руководителя по общим вопросам. В отделе
работают семь человек: начальник отдела, 3 секретаря (в приемной руководителя и
в приемной заместителей), 2 ведущих специалиста отдела общего обеспечения, 1
специалист АХО. Соответственно, ответственность за организацию и правильную
постановку делопроизводства возлагается на ведущих специалистов и начальника
отдела, что, в свою очередь, закреплено их должностной инструкцией. Секретари
выполняют поручения только своих непосредственных руководителей, и отношения к
делопроизводству не имеют.

Рассмотрим подробно организацию процесса работы с документами в
Инспекции.

.        Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Документы, поступающие в Инспекцию на бумажных носителях, проходят
первичную обработку: предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и представление исполнителям. Прием и первичная обработка
документов осуществляется работниками отдела общего обеспечения. Регистрация
входящих документов производится одним из ведущих специалистов отдела в системе
электронного документооборота Lotus Notes, на документе в правом нижнем углу
проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих
документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих
документов в системе Lotus Notes и сканирования документа в карточку. В
Инспекции предусмотрена раздельная система регистрации документов: Входящие
документы на бумажных носителях и по электронной почте; Факсограммы; Обращения,
предложения, жалобы граждан; Запросы на проверку. Регистрация входящих
документов и факсограмм в карточке документа в системе Lotus Notes производится
по следующей форме:

Рис.1. Карточка регистрации входящего документа в системе Lotus Notes

В карточке указывается порядковый номер документа и дата получения,
адресат, адресант, исходящий номер и дата организации, направившей документ,
количество листов и приложений к документу, краткое содержание, ссылки на
предыдущие документы, в приложении прикрепляется сканированный вариант
пришедшего документа.

Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-вх. При регистрации обращений граждан прибавляется приставка ОГ:
02/344-ОГ. Запросы на проверку регистрируются в отдельной вкладке, к ним
прибавляется приставка ЗП: 01/456-ЗП.

После регистрации документ вкладывается в папку на рассмотрение
руководителю. После наложения резолюции документ копируется ведущим
специалистом в количестве, соответствующем количеству исполнителей (в основном
это заместители руководителя, передающие дела со своей визой в работу).
Бумажный вариант резолюции перепечатывается в систему Lotus Notes.

Сам документ с резолюцией и со штампом Инспекции и входящим номером
подшивается в папку «Входящие документы».

.        Регистрация и отправление исходящих документов.

Перед регистрацией проверяется правильность адресации, наличие подписей,
приложений, фамилия, инициалы и номера служебного телефона исполнителя. При
регистрации исходящей корреспонденции специалистом на исходящем документе
ставится индивидуальный порядковый номер (регистрационный номер документа), при
ответе на поступивший в Инспекцию документ, ставится ссылка. Регистрация
исходящих и внутренних документов в системе Lotus Notes производится по той же
схеме, что и входящая документация.

Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-исх. При регистрации ответов на обращения граждан прибавляется приставка
ОГ: 02/344-исх/ОГ.

Рис.3.
Диаграмма наиболее распространенных исходящих документов

Как
видно из диаграммы, основной объем исходящих писем составляют ответы на
заявления граждан и письма по профильной деятельности Инспекции.

3.      Порядок прохождения внутренних документов.

Внутренняя документация проходит следующие этапы: подготовка проекта
документа, перепечатка, регистрация, согласование, визирование, подписание,
исполнение.

Приказы по общей деятельности регистрируются ведущим специалистом отдела
общего обеспечения, размножаются и рассылаются исполнителям, которые в свою
очередь на оригинале документа ставят подпись о получении. Оригинал документа
подшивается в папку «Приказы».

Регистрационный номер документа (приказа, распоряжения) заносится в
журнал регистрации приказов. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов (приказов) в обязательном порядке копии приказа рассылаются в
структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы
или доводятся до сведения всех сотрудников Инспекции.

Приказы по личному составу регистрируются сотрудниками отдела кадровой
политики по следующему принципу:

1.      Приказы о приеме и увольнении регистрируются под литерой «Л».

2.      Приказы по отпускам и переводам — под литерой «К».

.        Приказы об учебах и командировках — под литерой «У».

Журнал регистрации распоряжений идентичен журналу регистрации
распоряжений.

Приказы и распоряжения хранятся в отдельной папке в отделе общего
обеспечения под ответственностью начальника отдела.

Докладные записки на имя руководителя и аналогичные внутренние документы
после рассмотрения должностным лицом передаются в структурное подразделение или
помещаются дело.

.        Организация хранения документов.

Хранение документов в Инспекции осуществляется следующим образом: папки,
в которые подшиваются приказы по личному составу, хранятся в специальном шкафу
в отделе кадровой политики, поскольку данные документы очень часто
используются. Все приказы подшиты в дело, каждый листок пронумерован, в конце
дела помещается итоговая внутренняя опись о количестве подшитых листов,
проставлена подпись директора и печать учреждения. Однако отсутствует
внутренняя опись в начале дела, неправильно оформлена обложка, нет сводной
описи. Остальные документы без заведения дел и составления описей складываются
в коробки и спускаются в специальное помещение для хранения документации.
Документы, составленные и полученные в ходе работы отдела общих технологий
систематизированы специалистами ООО «Архивист» по хронологии, по номинальному,
по предметно — вопросному признакам.

Выше нами были выявлены все процессы делопроизводства,
актуальные для Инспекции ФНС №16, теперь нужно определиться с объемом
документов относительно каждого из них.

В качестве отчетного периода мы возьмем один год. Далее,
подсчитаем объем документооборота не только за прошедший, но и за два
предыдущих года, чтобы определить динамику роста/спада количества документов.

Таблица 2. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.

Вид документа	Количество
2011 год
Входящие письма	823
Исходящие письма	659
Служебные записки	80
ОРД	204
Проверки	1101
Общее количество документов	2867
2012
Входящие письма	1001
Исходящие письма	841
Служебные записки	94
ОРД	250
Проверки	1125
Общее количество документов	3311
2013
Входящие письма	1427
Исходящие письма	905
Служебные записки	97
ОРД	257
Проверки	1131
Общее количество документов	3817

Рис.4. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.

Как видно из графика, в Инспекции наблюдается значительное
повышение объема документооборота в условиях общей компьютеризации, возрастание
количества заявок от граждан, в следствие чего увеличению писем относительно
профессиональной деятельности.

Организационно-распорядительные документы (включая приказы по
кадрам) также идут практически вровень — предоставление отпусков, приказы о
поощрении, по личному составу, по основной деятельности.

Инструкция
по делопроизводству разрабатывается в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.

Инструкция
устанавливает общие требования к функционированию служб документационного
обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в организации.

Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на
основе единой технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях организаций
выполняются отделом документационного обеспечения. Инструкция по
делопроизводству Инспекции ФНС №16 г. Щелково была разработана в 2005 году, она
небольшая, обновлялась в 2012 году, содержит следующие основные разделы:

общая
часть,

правила
составления и оформления документов,

порядок
работы с документами,

обеспечение
сохранности документов.

Инструкция
по делопроизводству утверждена приказом руководителя Инспекции.

В
главе 2 рассмотрено определение ИНФС №16, структура работы инспекции,
нормативные акты, регулирующие ее деятельность. Автор приводит пример таблицы
штатной численности в количестве ста десяти человек, так же в инспекции
присутствует централизованная форма документооборота.

Приведены
диаграммы изменения в течение времени работы организации по документации.

Указан
порядок составления документов до дальнейшего рассмотрения руководителем или
отправки в иные отделы, прием и обработку входящих документов, составление
исходящих, порядок прохождения внутренних документов и особенности работы в
системе Lotus Notes.

Особое
внимание уделено Инструкции по делопроизводству в ИНФС №16 и ее структуре.

        
ГЛАВА 3.
Совершенствование инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16
г. Щелково

.1 Проблемы
делопроизводства в ИФНС №16, разработка дополнений к инструкции по
делопроизводству

Одним из главных недостатков в организации делопроизводства ИФНС №16
является отсутствие новой Инструкции по делопроизводству.

Соответственно, необходимо внести коррективы в существующую Инструкцию по
делопроизводству ИФНС №16 для официального документального закрепления правил
оформления писем. Также в Инструкции отсутствует раздел, характеризующий
основные понятия, которые используются в тексте данного нормативного документа.

Инструкция не содержит раздела, где бы отражались основные правила учета,
хранения и уничтожения бланков организации, где были бы прописаны лица,
ответственные за этот процесс.

Рекомендуется также создать шаблоны документов в электронной форме, а
также внести изменения в Инструкцию по делопроизводству относительно оформления
деловых писем, которые необходимо направить всем сотрудникам ИФНС №16.

Итак, основным недостатком в работе отдела общего обеспечения автор
назвал отсутствие новой усовершенствованной Инструкции по делопроизводству.
были разработаны дополнения к Инструкции по делопроизводству Инспекции.
Следующие пункты мы предлагаем включить в соответствующие разделы.

Включить в Инструкцию необходимый раздел II.. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;

2. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;

3. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

документ — официальный документ, созданный государственным органом,
органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный в документооборот Инспекции;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

документирование — фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

документооборот — движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к
одному вопросу или участку деятельности Инспекции;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в Инспекции, с указанием сроков их хранения;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление
или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган
местного самоуправления;

. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

система электронного документооборота — информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним);

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

сканирование документа — получение электронного образа документа;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

служебный документ — официальный документ, используемый в текущей
деятельности Инспекции;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;

. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа
(унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора
их для включения в состав национального фонда;

. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов

электронный документ — документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронный документооборот — документооборот с применением
информационной системы;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного
на бумажном носителе;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронная цифровая подпись — информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)
или иным образом связана с такой информацией и которая используется для
определения лица, подписывающего информацию.

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

Соответственно, имеющийся раздел 2 будет разделом №3.

В подраздел 3.4. Общие требования к составлению и оформлению документов
раздела III ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ добавить:

.1.4. Документы печатаются согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов),
13, 14 (для остальных документов в зависимости от объема текста) через 1-1,5
интервала, с абзацным отступом 1.25 см., выравнивается по ширине листа,
начертание шрифта — обычный, при этом документ должен иметь поля:

левое — 20 мм, правое — 10 мм, нижнее — 20 мм, верхнее — 20 мм
(Приложение 1).

Также рекомендуется добавить пункт Учет бланков документов, поскольку это
нигде не оговорено.

. Организация работы по заказу на изготовление и учету бланков документов
Инспекции возлагается на отдел общего обеспечения, который составляет заявки на
изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы
(макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение изготовленных бланков документов.

. Гербовые бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм), а также должностные бланки для оформления резолюций и иных
поручений на бумаге формата А6 (105 х 148 мм).

. Изготовление гербовых бланков производится типографским способом либо
иным способом, в том числе с помощью компьютерной техники, в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации…».

. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на
соответствующий вид деятельности, по заказу Инспекции.

. Бланки документов Инспекции подлежат учету. Учет бланков ведется
раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются
работникам структурных подразделений Инспекции под роспись в журнале учета
выдачи бланков (журнал учета бланков в Инспекции имеется).

. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в
надежно запираемых шкафах.

. Допускается использование только пронумерованных бланков. Номера на
бланках проставляются в отделе общего обеспечения с помощью специального
штампа.

. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их
использования несут работники отдела общего обеспечения Инспекции.

. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Инспекции
утверждаются руководителем Инспекции.

. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в
Инспекции устанавливается руководителем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество ДОУ определяет качество управления. Для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение документируется. В целях
регламентации правил работы с документами, установления единых требований к
документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В
нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время
имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. В рамках исследования мы
проанализировали деятельность ИФНС №16 по г.Щелково в рамках организации
делопроизводства. В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму
организации делопроизводства. В Инспекции прослеживается смешанное
делопроизводство с использованием как бумажных, так и электронных носителей.
Ежегодно в Инспекции наблюдается значительное повышение объема документооборота
за счет условий общей компьютеризации, возрастания количества заявок от
граждан, в следствие чего увеличения писем относительно профессиональной
деятельности.

Проанализировав деятельность отдела общего обеспечения, мы
выявили большой недостаток: в Инспекции используется устаревшая Инструкция по
делопроизводству.

Автором работы добавлены новые пункты для
включения в основные разделы Инструкции по делопроизводству Инспекции. Был
произведен углубленный анализ инструкции по делопроизводству и ее возможная
корректировка, цели и задачи курсовой работы были достигнуты.

        
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ

1.      Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

2.      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001.

.        ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». — М.: Изд-во стандартов,
2003. — 16 с.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

С 2010 года

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособ./
В.И.Андреева.- 9-е издание, перераб. и доп., — М.: ЗАО «Бизнес-школа»
Интел-Синтез, 2010. — 192 с.

. Кирсанова Н.В. Современное делопроизводство: уч. пособ.- М:
ИНФРА — М; Новосибирск, 2010. — 288 с.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организации и технологии
документационного обеспечения управления).- М:ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез,
2010. — 341 с.

. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:учеб.-К.
:Знание,КОО,2011.-460с.

. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справ. пособ.
-М.: ИНФРА -М, 2011.-212 с.

. О системах СЭД. Краткий обзор // Делопроизводство и
документооборот на предприятии, 2011. — №5. — с.30-34.

. Организация работы с документами: учеб./ Под общ. ред.
проф. В.А. Кудряева. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА — М, 2012. — 592
с.

. Современные технологии делопроизводства и
документооборота// Делопроизводство, 2012. — №4. — с.17-25.

. Кабашов С.Ю. Организация общего и специального
делопроизводства в органах местного самоуправления: учеб. пособ. Гриф УМО по
историко-архивоведению. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 421 с.

. Технологии работы с документами в современных условиях //
Секретарь-референт, 2013. — №2. — с.5-9.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИСТОЧНИКИ

До 2009 включительно

1.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство.- М.:
МЦФЭР, 2004.-298 с.

.Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления:
Практ. пособ.- М.: Высшая школа, 2008. -192 с.

.Делопроизводство: учеб. для ВУЗов/ Т.А.Быкова, Л.М. Вялова,
Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.: МЦФЭР,
2009. — 544 с.

.Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях: учеб. Пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта. —
2009. — 292 с.

.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное
дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению. -М.:Наука;
Флинта, 2009.- 296 с.

.Кабашов С.Ю. Организация делопроизводства в органах местного
самоуправления. Гриф УМО по историко-архивоведению. — Уфа: БАГСУ, 2009. — 305
с.

НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ

1.      Положение ГУЧ Инспекция ФНС по г.Щелково №16,
принято Приказом руководителя №2-п от 27.12.2004.

.        Штатное расписание N 1-ШР от 27декабря 2004 г,
утвержденное Приказом руководителя №3-п от 27.12.2004.

Приложение

         Основные правила, соблюдаемые при оформлении текста документа

        

        

        

Образец оформления текста ответа на поступившее письмо от граждан

→→→→→→→Иванову И.И.

Никольский п.,

д.1, кв.1, г.Москва,

Российская Федерация,119045

(либо адрес электронной почты)

abcd12345@mail.ru

Уважаемый Иван Иванович!

Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма.

Первый заместитель

руководителя→→→→→→→→Н.А.Ставридов

Содержание

Введение3

1. Инструкции4

2. Должностная инструкция10

Заключение15

Список литературы16

Введение

Обработка и систематизация больших массивов документов — неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Цель работы исследовать инструкции в делопроизводстве и охарактеризовать особенности должностной инструкции.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. исследовать понятие и особенности инструкции;
2. проанализировать работу с должностной инструкцией.

Структура работы определяется поставленной целью и задачами, в соответствии с этим работа включает в себя введение, два параграфа, заключение и список литературы.

1. Инструкции

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Инструкция по делопроизводству(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы сдокументамив пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

1. сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
2. ответственность за ее несоблюдение;
3. подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
4. нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

1. виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
2. общие правила подготовки и оформления документов;
3. правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
4. порядок изготовления и размножения документов;
5. правила оформления и заверения копий и приложений;
6. порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
7. порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

1. порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
2. правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
3. основные инстанции движения документов;
4. порядок подготовки и отправки исходящих документов;
5. порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

1. порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
2. сроки, формы и методы регистрации;
3. правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

1. принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
2. включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
3. порядок систематизации и классификации справочной информации;
4. технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

1. категории документов, подлежащих обязательному контролю;
2. порядок их постановки на контроль;
3. технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
4. обязанности исполнителей;
5. типовые сроки исполнения;
6. порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
7. порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативноехранение документов» содержит:

1. правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
2. устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
3. правила формирования в дела отдельных категорий документов;
4. порядок разработки и использования номенклатуры дел;
5. порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

1. порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
2. правила подготовки дел к хранению;
3. требования к описанию и оформлению дел;
4. порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Таким образом, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

2. Должностная инструкция

Должностная инструкция индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ.

При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомиться с инструкцией, кругом своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности.

Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. После этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.

При зачислении на должность принимаемый работник ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись. Его подпись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Текст должностной инструкции выдается работнику, что также фиксируется надписью «Инструкция получена на руки», затем ставиться дата и подпись.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом и действует до ее отмены или замены новой должностной инструкцией.

При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может в последствии серьезно поплатиться. Следует избегать:

1. расплывчатых, неконкретных формулировок;
2. дублирования функций;
3. ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;
4. нерационального подхода в определении объема обязательств;
5. дисбаланса прав и обязанностей.

Преимущества должностных инструкций заключаются в следующем:

1. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием занимаемой должности;
2. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала;
3. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов;
4. Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями.
5. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за невыполнение обязанностей было наложено правомерно.

Недостатком же должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа.

Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностную структуру текста, включающую:

1. Общие положения;
2. Функции;
3. Должностные обязанности;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, четко разграничивают их права и обязанности, исключают дублирование и в тоже время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

«Общие положения»в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности. Обычно этот пункт прописан следующим образом: «Бухгалтер (кассир и т.п.) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера».

Последний пункт данного раздела содержит перечень законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов нужно брать из Положения о бухгалтерии, затем указываются боле конкретные нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Завершает этот пункт перечисление организационных документов организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.

В разделе«Функции»формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе«Должностные обязанности»уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

Часто указанные разделы объединяют в один «Функции и должностные обязанности»(или «Основные задачи и обязанности»). Его следует отразить как можно детальнее. Полезно указать: какие формы отчетности и с какой периодичностью ведутся, выполняется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, болезни и т.п.

В раздел«Права»можно перенести пункты из положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые предоставляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.

Раздел«Ответственность»может быть составлен обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.

Важен пункт«Взаимоотношения (связи по должности)».В нем прежде всего должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок предоставления ему табеля учета выхода на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т.п.

В последние годы в должностные инструкции часто вводится раздел«Организация работы».Он необходим, прежде всего, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по совместительству ведение архива организации. Здесь же указывается режим работы, форма контроля и т.п.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы (Положение о бухгалтерии и должностные инструкции на ее сотрудников) обеспечат четкое выполнение одной из важнейших управленческих функций бухгалтерского учета.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.

Заключение

Подводя итог вышеизложенному, сделаем некоторые выводы.

Делопроизводство это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству — основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Должностные инструкции. М.: «Издательство ПРИОР», 2012. 128 с.
3. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2015. — 232 с.
4. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // «Трудовое право». 2013. — №8. С. 34-38.
5. Логинова, Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие / Н.К. Логинова. — Екб.: УрГЭУ, 2014. 188 с.
6. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 592 с.
7. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере (7-е изд.) / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев. — СПб.: «Издательский дом Герда», 2012. — 288 с.
8. Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65. Общие положения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[1], с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.[13]

Нормативно-методическая база

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;

• правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. [3]

В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» требование разрабатывать инструкции по делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления. [3]. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. [5]

Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно.

Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Согласно п.1.9 ГСДОУ единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли. [7]

Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26.12.2008 № 294 и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов. Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства. [12]

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2.

И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Требования к составлению инструкции по делопроизводству

При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования». Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.

Структура инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

• ответственность за ее несоблюдение;

• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• сроки, формы и методы регистрации;

• правила индексации документов.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок их постановки на контроль;

• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

• обязанности исполнителей;

• типовые сроки исполнения;

• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок разработки и использования номенклатуры дел;

• порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

• правила подготовки дел к хранению;

• требования к описанию и оформлению дел;

• порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. [13]

Формуляр-образец инструкции по делопроизводству

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов (см. Приложение 1). В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках.

Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления.

Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» (далее ОАО «ММК») с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою нормативно-методическую базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству. Для комплексного анализа была взята инструкция по делопроизводству ОАО «ММК» И АО 3-01-2011, Редакция №12. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы.

По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. [2]

Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 (мм)), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: 20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;20 мм — нижнее.

Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части:

1. Титульный лист;

2. Содержание;

3. Область применения;

4. Нормативные ссылки;

5. Перечень сокращений;

6. Основной текст (в составе текста выделяются разделы «Общие требования» и разделы, раскрывающие основное содержание текста, с №5 по №10);

7. Приложения.

На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа. [14]

Отредактированный титульный лист к инструкции представлен в Приложении 3.

С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой.

Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца

Реквизит 10 — Наименование вида документа – верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, рисунок Б. Наименование ЛНА включает название вида документа (Инструкция), заголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа.

Реквизит 11 – Дата документа – в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца – одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц – двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами. Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке. Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. Исходя из того, что дата прописана вместе с аббревиатурой И АО, которая скорее всего обозначает «инструкция административного отдела», то дата должна соответствовать дню вступления инструкции в административную силу. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым оформлением в организации.

Реквизит 18 – заголовок к тексту –грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Начинается с предлога «по», т.к. в практике делопроизводства закреплено данное сочетание, кратко отражает содержание текста. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию и отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ.

Реквизит 20 – текст документа – оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.

В состав реквизита 22«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа); расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа.

Реквизит 23 — гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.

Реквизит 12 – регистрационный номер –включает обязательный элемент — порядковый номер – 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов. Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Данный реквизит содержит слово «Редакция», которое имеет дополнительное расширительное значение. Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу.

В практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с Положением от12.02.2010 № 123).

Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. е. проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им было принято указывать только дату их регистрации (в соответствии с Положением 12.02.2010)

Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА.[14]

В анализируемой инструкции отсутствует отметка об исполнителе, которую заменяет реквизит Разработчик. Реквизит РАЗРАБОТЧИК не предусмотрен требованиями стандарта, однако информация о разработчике локального нормативного акта помогает быстро установить ответственного за разработку инструкции..По мнению Янковой В.Ф., заведующей отдела документационного обеспечения управления ВНИИДАД, кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА. [14] Поэтому наличие в анализируемой инструкции данного реквизита оправдано

Согласование для данной инструкции следует оформить на отдельном листе. В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа.

Отсутствует реквизит 30 — Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации.

В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В организации может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления.

По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) Тексту инструкции обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы делопроизводителю структурного подразделения». Или «Делопроизводители структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены.

Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и.о.начальника административного отдела и согласующих.

Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти.

Приложение 1

Эмблема организации
Полное наименование организации (Краткое наименование организации)	УТВЕРЖДЕНА приказом руководителя организации Краткое наименование организации От 00.00.0000 № 00
ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000№ 00
Место составления
[по делопроизводству]

СТРУКТУРА ТЕКСТА

1.Содержание

2.Общие положения

3.Подготовка и оформление документов;

4.Организация документооборота и исполнения документов;

5.Контроль исполнения документов;

6.Формирование дел и хранение документов;

7.Приложения.

Начальник службы ДОУ (подпись) И.О. Фамилия

Руководитель архива

(подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Руководитель юридической службы

(подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

С инструкцией ознакомлены: допускается прилагать отдельный лист для оформления визы ознакомления (лист ознакомления).

Главный бухгалтер (подпись) И.О. Фамилия

Менеджер по персоналу (подпись) И.О. Фамилия

В дело № 00-00

(подпись)

00.00.0000

Диск/Папка/файл

Приложение 2

Эмблема организации
Полное наименование организации (Краткое наименование организации) ПРИКАЗ
00.00.0000		№ 00
Место составления
О введении в действие «Инструкции по делопроизводству в «наименование организации»

В целях упорядочения работы с документами в «наименование организации, создания эффективной системы их учета и хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить «Инструкцию делопроизводству в «наименование организации».

2. Ввести в действие «Инструкцию делопроизводству в «наименование организации»с число/месяц/год.

3. Обязать всех сотрудников, начиная с число/месяц/год при составлении документов руководствоваться правилами, изложенными в «Инструкции по делопроизводству в «наименование организации».

4. Начальнику отдела_______________________________________________

(структурное подразделение, фамилия, инициалы)

довести «Инструкцию по делопроизводству в «наименование организации» до сведения всех сотрудников путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.

5. _____________________________________________ подготовить необходимое

(должность, фамилия, инициалы)

количество копий «Инструкции по делопроизводству в «наименование организации» и вручить по одному экземпляру руководителям структурных подразделений организации.

6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на _____________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Приложение: «Инструкция по делопроизводству в «наименование организации» на ___ л.

Руководитель организации И.О. Фамилия

Приложение 3
Открытое акционерное общество «Магнитогорский металлургический комбинат» (ОАО «ММК»)
	УТВЕРЖДЕНА Приказом генерального директора ОАО ММК от 00.00.0000 № 00

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в ОАО «ММК»

И АО 3-01-2011

Редакция №12

Список источников и литературы

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Управление документами. Общие требования».

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», п.2 ст. 11.

4. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

6. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказомРосархиваот 23 декабря 2009 г. № 76.

7. Государственная система документации по документационному обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД,1991.

8. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007.- 264с.

9. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

10. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В. Кузнецова. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.- 232 с.

11. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. // ООО “Издательство ЮНИТИ-ДАНА”- 2000.

12. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.2-е изд., обновленное. – СПб.: Питер, 2011. – 176с.:ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»)

13. Л.В.Санкина Инструкция по делопроизводству в небольшой организации

/ Л.В.Санкина// «Секретарь-референт». – 2008. –№8

1. В.Ф. Янковая. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)/ В.Ф. Янковая// «Секретарь-референт». – 2007. – № 9.

Рейтинги
бирж

Инструкция по делопроизводству. Порядок ее разработки.

Итак, рассмотрев нормативно-методическую базу по организации делопроизводства в Российской Федерации можно сделать вывод, что управленческая и организационная деятельность в организациях, учреждениях и предприятиях отражается в документировании, в связи с разнообразием документации с одной стороны и однотипности с другой, возникает необходимость в унификации и стандартизации документальной деятельности.

1.2 Понятие «инструкция по делопроизводству» ее значение.
Организации и учреждения всех форм собственности должны иметь инструкцию по делопроизводству.
В инструкции закрепляется технология создания, использования, обработки, а также архивного хранения документов. Помимо этого, инструкция по делопроизводству содержит правила, устанавливающие порядок работы лиц ответственных за делопроизводство и устанавливает порядок работы со служебными документами учреждения, правила их создания, хранения, подготовки к сдаче в архив, требования к их содержанию и оформлению. Как правило, это весьма внушительный локальный нормативный документ с большим количеством приложений отображающих все виды документов организации.
Инструкция по делопроизводству является локальным правовым актом, созданным с целью совершенствования документационного обеспечения и содержащий в себе весь процесс делопроизводства и порядок изготовления и утверждения распорядительной, организационной и информационно-справочной документации организации.
Инструкция по делопроизводству создается с целью усовершенствования и повышения качества документационного обеспечения организации и повышения эффективности делопроизводства в целом.
Инструкция по делопроизводству предназначена для руководства в работе делопроизводительных служб организаций или отдельных лиц ответственных за ведение делопроизводство. Инструкция содержит строгий свод правил в соответствии с которыми, необходимо изготавливать и оформлять всю документацию в организации, что послужит ее
Сфера деятельности инструкции по делопроизводству охватывает такие направления, как:
1) изготовление методической и нормативной базы организации (различные инструкции, правила, положение);
2) состав и организацию организационной культуры во взаимодействии делопроизводительных служб внутри организации;
3) определения точного состава, формы и технологии изготовления шаблонов и стандартов;
4) определение четкого порядка движение документа внутри организации;
5) усовершенствование системы делопроизводства, разработка методических рекомендаций и повышение квалификации сотрудников;
6) разработка автоматизированных технологий при изготовлении и прохождения документа.[17]
Разработкой инструкции по делопроизводству занимается лицо, ответственное за ведение делопроизводство в организации, в случае наличия в организации автоматизированной системы делопроизводства, инструкцию может разрабатывать служба автоматизации или юридический отдел.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом или постановлением организации. В правом верхнем углу инструкции проставляется гриф утверждения, с датой и номером утверждающего акта.
Подготовка и утверждение инструкции по делопроизводству проходит три основных этапа.
На первом, подготовительном этапе происходит определение сроков разработки, определяется лицо, ответственное за разработку, сроки и порядок работы.
На втором этапе создается проект инструкции по делопроизводству, который редактируется и корректируется в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями.
На третьем этапе необходимо учесть рекомендации ответственных лиц, которые будут непосредственно осуществлять деятельность согласно инструкции по делопроизводству.
Всего существует три вида инструкций по делопроизводству:
– типовая инструкция, изготавливается различными министерствами и комитетами для организаций с однотипной структурой и сферой деятельности;
– примерная инструкция, разрабатывается организациям однотипным по структуре, но различным по составу и роду деятельности;
– индивидуальная инструкция по делопроизводству разрабатывается индивидуально для каждой организации, осуществляющей различные виды деятельности.[18, C.4]
Итак, рассмотрев основы делопроизводства и изучив его нормативно-правовую и методическую характеристику, а так же познакомившись с понятием «инструкция по делопроизводству» и ее основные характерные особенности, можно сделать вывод, что вся управленческая и организационная деятельность в организациях отражается в делопроизводстве, поэтому с целью приведения документов к единому стандарту их изготовление, оформления и принятие требует четкой стандартизации и унификации. В связи с этим делопроизводство регламентируется на федеральной уровне, существует множество правовых и методических актов субъектов Российской Федерации, различных ведомств и министерств и отделов.[18, C.12]
Рассмотрев понятие инструкции по делопроизводству можно заключить, что Инструкция является локальным правовым актом, созданным с целью совершенствования документационного обеспечения и содержащий в себе весь процесс делопроизводства и порядок изготовления и утверждения распорядительной, организационной и информационно-справочной документации организации.
Инструкция по делопроизводству создается с целью повышения качества документационного обеспечения организации и повышения эффективности делопроизводства в целом.

Нужна похожая работа?

Оставь заявку на бесплатный расчёт