Мой офис таблица инструкция формулы

Формула – это любое выражение в ячейке, которое начинается со знака «=». Формулы могут содержать функции, значения, адреса ячеек, имена, операторы действий и др.

Функция – предустановленная формула «МойОфис Таблица», для вычисления которой необходимо использовать аргументы. Полный список функций приведен в Приложении А.

Основные принципы ввода формул и функций:

•Формула всегда начинается со знака равенства «=».

•После знака равенства могут следовать функции, константы, адреса ячеек, операторы действий и другие элементы.

•Все открывающие и закрывающие скобки должны быть согласованы.

•Обязательные аргументы используемых функций должны быть указаны.

•Константы не должны содержать символ «$».

Был ли материал полезным?

Электронные книги – важный и очень мощный инструмент для анализа и обработки данных. Чтобы работа с ними была максимально эффективной, важно уметь правильно применять формулы и функции, которые помогают выполнять расчеты.

В этой статье мы расскажем, как пользоваться формулами и функциями в «МойОфис Таблица».

Формула в «МойОфис Таблица» всегда начинается с символа «=» (равно) и может быть введена как сразу в ячейке таблицы, так и в строке формул. Формула может содержать внутри себя функцию. Функция – это предустановленная формула «МойОфис Таблица». Список функций можно найти на дополнительной панели справа. Чтобы функция корректно работала, необходимо ознакомиться с её атрибутами и четко следовать правилам, описанным в подсказке.

Рассмотрим, как с помощью формул решить задачу, часто встречающуюся при работе с внешними системами и базами данных.

Дано: после обработки данных из внешней системы сбора информации мы получили таблицу с несколькими столбцами. Ячейки в столбце B содержат текстовую и числовую информацию (рис. 1). Как перенести числовые данные в отдельную ячейку, чтобы в дальнейшем можно было выполнить расчеты с ними?

Рисунок 1. Данные из внешней системы

В ячейке B2 мы видим количество учащихся: 106. Именно это число необходимо перенести в отдельную ячейку для дальнейших расчетов. То есть нам потребуется извлечь числовое значение, находящееся в строке «Количество учащихся».

Очевидно, что данные внутри ячейки – текстовые, поэтому и операции будут выполняться с текстовыми сегментами.

Для решения задачи используем простую функцию:

ПСТР(строка; начало; длина_извлеченного_сегмента) – возвращает фрагмент текстовой строки.

У функции следующие атрибуты:
строка: текстовая строка, содержащая фрагмент, который требуется извлечь;
начало: символ в текстовой строке, с которого начинается извлекаемый фрагмент;
длина_извлеченного_сегмента: длина фрагмента, который необходимо извлечь.

Запомнить функцию очень просто: Получение СТРоки = ПСТР.

Другими словами, эта функция скопирует в другую ячейку часть текста, который состоит из заданного количества символов. 
Чтобы функция начала работать, пользователь должен указать, с какого момента необходимо извлекать сегмент, т.е. дать точные координаты, в нашем случае – с какого порядкового номера символа начинать работать (атрибут «начало»).

В ячейке В2 находится текст:

Число «106» находится на 280 позиции по количеству символов до первой цифры.

Введем в ячейку формулу: 

где:
В2 – адрес ячейки, из которой извлекаем текст;
280 – координата «начало», с которого извлекаем текст;
3 – количество извлекаемых знаков.

Получим результат:

Рисунок 2. Результат работы формулы ПСТР

Это простая реализация, но она заняла достаточно много времени: пришлось вручную определять координаты начала извлечения. В случае с изменяющимися значениями и наименованиями учреждений, для работы с большими данными такая формула не подойдет: придется каждый раз «угадывать» координаты.

Чтобы решить задачу с автоматизированным поиском начала извлечения, воспользуемся второй функцией – ПОИСК.

  
ПОИСК(искомый_текст; текст_для_поиска;[начало]) – возвращает начальную позицию искомой строки в тексте.

С помощью функции ПОИСК мы получим начальную позицию того символа (или строки), из которой функция ПСТР будет извлекать текст.

 У функции следующие атрибуты:
искомый_текст: строка, которую необходимо найти в аргументе «текст_для_поиска»;
текст_для_поиска: текст, в котором необходимо осуществить поиск;
[начало]: необязательный Символ в аргументе «текст_для_поиска», с которого необходимо начать поиск. Если аргумент опущен, по умолчанию используется 1.

Попробуем для начала извлечь строку с данными целиком: «Количество учащихся: 106».
Для этого с помощью функции ПОИСК определим начальную позицию, с которой стартует фрагмент «Количество…».

Введем в ячейку:

где:
«Количество» – искомый текстовый фрагмент, 
В2 – адрес ячейки, в котором ищется фрагмент.

Получен результат: 259.

 
Именно с этой позиции должна стартовать функция извлечения.


Рисунок 3. Результат работы функции ПОИСК

Объединим работу двух описанных функций:

 =ПСТР(B2; ПОИСК(«Количество»; B2); 25)

где:
B2 – ячейка, в которой ищется и извлекается текст;
ПОИСК(«Количество»; B2) – атрибут функции, определяющий начальное положение извлекаемого текста;
25 – количество символов в фразе «Количество учащихся: 106».

В ячейке появилась фраза, которая не будет изменяться и всегда имеет точное позиционирование, т.е. число всегда будет находиться на 22 позиции в строке.

Мы уже почти приблизились к решению исходной задачи!

Доработаем формулу и допишем в синтаксис извлечение из фразы «Количество учащихся: 106» трех символов, начиная с 22 позиции.

Используем уже знакомую функцию ПСТР: 

где:
С2 – адрес ячейки с фразой «Количество учащихся: 106»;
22 – позиция начала извлекаемых символов;
3 – количество выводимых символов.

Рисунок 4. Извлечение числа из ячейки С2

Объединим все фрагменты функций в одну большую формулу, которая извлекает 3 символа из строки с начальным позиционированием от 22 символа:

 =ПСТР(ПСТР(B2; ПОИСК(«Количество»; B2); 25); 22; 3)

где:
ПСТР(B2; ПОИСК(«Количество»; B2); 25) – это строка, из которой извлекается текст.
Чтобы его указать, используется поиск по ключевому слову «Количество», из которого извлекается 25 символов из ячейки В2;
22 – атрибут «начало», т.е. координата (начало) извлекаемого фрагмента;
3 – количество извлекаемых символов (длина_извлеченного_сегмента).

Формула работает, расчеты получаются!

Но что будет, если в учреждении учеников больше – тысяча, две тысячи? 
Для этого необходимо доработать формулу – указать длину извлекаемого сегмента, которая будет состоять из четырех символов, а не из трех. Если длина извлеченного сегмента станет 4, при работе функции на экране может отобразиться максимальное количество 9999. Если значений меньше, то будет извлечено столько символов, сколько есть в строке (см. рис. 5)

Рисунок 5. Функция ПСТР с настроенными параметрами «вывести 4 символа»

Скопируйте функцию по всем строкам, и задача подсчета общего количества учеников будет решена!

Теперь вы умеете переносить данные в отдельную ячейку автоматически – с помощью функций и формул редактора «МойОфис Таблица».

Скачать файл примера можно по ссылке.

Время на прочтение
6 мин

Количество просмотров 7.2K

Привет, Хабр! Недавно мы обновили МойОфис до версии 2021.02. Одним из важных улучшений стала возможность добавления формул в текстовом редакторе. Она может быть полезна всем, кто работает с текстами и хочет получить корректное отображение сложных математических выражений в документах, особенно при последующей печати.

---

Для работы с формулами мы применяем LaTeX. Эта система набора и вёрстки документов считается стандартом «де факто» в научной среде благодаря корректной работе даже с особо сложными математическими формулами. В его основе лежит TeX — язык разметки низкого уровня, созданный Д. Кнутом в 70-х годах прошлого века. В 1984 году Л. Лампорт выпустил пакет расширения (или макронадстройки) для TeX, который включал порядка 600 макрокоманд. На сегодняшний день для LaTeX доступно большое количество различных пакетов-дополнений, позволяющих эффективно работать с разнообразными данными, такими как формулы, графика, ноты и другие. Потенциальные возможности системы не ограничены.

Работа с формулами при использовании LaTeX заметно отличается от привычного многим визуального редактора. Тем не менее, даже в Microsoft Word 2019 реализована возможность ввода формул в формате LaTeX, да и в файлах документов формулы хранятся именно в таком виде.

После изучения основ и базовых тегов языка, ввод и последующее редактирование формул становится простым и понятным процессом. А результат всегда будет выглядеть качественно.

Как вводить формулы

Сейчас мы продемонстрируем, как работать с формулами в МойОфис Текст. В меню «Вставка» необходимо выбрать раздел «Формула» с символом π в кружке.

По нажатию появляется окно с двумя полями: «Выражение LaTeX» и «Предварительный просмотр».

Попробуем ввести какую-нибудь формулу. Большинство математических функций и символов, а также скобки, матрицы и системы уравнений в синтаксисе LaTeX обозначаются тегами, начинающимися с символа . Например, возьмём классический определённый интеграл функции f(x) на интервале [a, b]. В результате, формула будет выглядеть следующим образом:

int_a^b f(x) dx

В данном случае a и b являются параметрами тега int. После вставки формулы в поле предпросмотра мы видим результат.

Остаётся только нажать «ОК», и готовая формула появляется в указанном месте тестового документа. Работать с формулой можно так же, как и с любым другим объектом: после выделения её можно выровнять по центру, по правой или левой стороне, а также изменить размеры, потянув за одну из четырёх ключевых точек по углам объекта.

Также при выделении формулы на панели инструментов появляется блок кнопок «Формула» для изменения или удаления объекта. Удалить формулу можно и привычным способом, выделив её и нажав клавиши Backspace или Del — аналогично удалению других объектов.

Теперь давайте добавим более сложные формулы, чтобы продемонстрировать возможности текстового редактора «МойОфис Текст». Например, используем некую абстрактную функцию с четырьмя переменными. Буквы греческого языка и лемниската, символ бесконечности, также вводятся в виде тегов.

f(a,b,delta, gamma) = frac{sum limits_{n=0}^{infty} S_n tan left( frac{104-2delta pi}{mu} right)+gamma} {mathcal{F} {g(a,b)} }

На этом примере уже хорошо прослеживается чёткость структуры. Разобьём формулу по строкам для большей наглядности:

f(a,b,delta, gamma) =
 frac{ 
    	sum limits_{n=0}^{infty} S_n tan left( frac{104-2delta pi}{mu} right)+gamma
         }
        {
	mathcal{F} {g(a,b)} 
        } 

В результате ввода получаем следующее выражение:

Видим, что всё отображается хорошо и корректно.

Теперь попробуем добавить ошибку в формулу и посмотрим, как поведет себя редактор. Например, добавим лишний пробел в слове delta (верхняя зеленая стрелка на скриншоте ниже).
Видим, что при наличии ошибки синтаксиса в формуле, в окне результата место с ошибкой будет выделено красным (нижняя зеленая стрелка). Удобно.

Редактор формул поможет найти ошибки, однако всегда стоит дополнительно контролировать результат, так как нередко разделённое случайным пробелом имя функции может случайно совпасть с именем совершенно иной функции, также существующим в LaTeX.

Если у вас есть длинное выражение, которое занимает более одной строки, стоит использовать разделитель \. Так, к примеру, для записи такого равенства

1+2+3+4+5+6+7+8+ ... +97+98+99+100+101+102+103+...+146+147+148+149+150 = 11325

потребуется в редакторе формул ввести следующее выражение, в котором горизонтальное многоточие обозначено тегом dots:

1+2+3+4+5+6+7+8+ dots + \ +97+98+99+100+101+102+103+ dots + \ +146+147+148+149+150 = 11325

В результате получаются аккуратно перенесённые строки.

Еще с помощью LaTeX удобно записывать матрицы и другие сложные выражения в несколько строк. Давайте для начала введём некую матрицу «А» произвольного размера с количеством столбцов и рядов, равным n. Для этого используем такой код:

A = left(
begin{array}{cccc}
a_{11} & a_{12} & ldots & a_{1n}\
a_{21} & a_{22} & ldots & a_{2n}\ 
vdots & vdots & ddots & vdots\
a_{n1} & a_{n2} & ldots & a_{nn}
end{array}
right)

К слову, в этом коде присутствуют уже три варианта многоточия: горизонтальное, обозначенное ldots, вертикальное vdots и диагональное ddots. Даже сама структура тегов языка LaTeX понятна и логична, что порой позволяет интуитивно догадаться о смысле и различиях родственных элементов. В результате ввода получаем следующее:

Также можно объединять различное количество выражений в систему или использовать структуру для наглядного представления вариантов выбора с последствиями. В качестве примера возьмём систему из трёх уравнений с тригонометрическими функциями.

begin{cases}
  x &=  cos alpha +2 sqrt[3]{cos 2 alpha+3} + cos alpha + 4\
  y &=2 sin alpha +3 sqrt[4]{sin  alpha - 1} + sin alpha \
  z &= 5 sin alpha + 4 cos 2 alpha
end{cases}

Количество элементов-строк может быть произвольным, а отделяются они так же, как и обычные строки — с помощью \. В результате получается такая конструкция:

Сравним как формулы отображаются в других редакторах

Теперь проверим, как документ с формулами, созданный в МойОфис, открывается и читается в других популярных текстовых редакторах. Для чистоты эксперимента используем сразу несколько формул из приведённых выше. Тестовый документ выглядит так:

Сохраним его в двух форматах — ODT и DOCX. После чего откроем его в LibreOffice и Microsoft Word 2019 и сравним полученное с исходным.

Как формулы из МойОфис отображаются в LibreOffice

В LibreOffice файл .odt прочитался нормально за исключением некоторых деталей. Так, во второй формуле не отобразился каллиграфический шрифт для обозначения «F», вместо него добавился лишний оператор в знаменателе. В третьей формуле исчезла скобка и добавились красные перевёрнутые знаки вопроса в системе выражений, а также возникла проблема с диагональными точками в матрице.

При открытии файла .docx в первой формуле дополнительно появилось пустое поле между символом интеграла и функцией. Ещё одно отличие между двумя форматами — выравнивание: .odt выровнен по левому краю, а .docx — по центру.

Как формулы из МойОфис отображаются в Microsoft Office

Откроем те же документы в Microsoft Word 2019. В формате .odt формулы читаются, но снова проявилось пустое поле между интегралом и функцией. Также иначе отображаются пределы суммы, есть ошибка в отображении функции в знаменателе второй формулы, отсутствует скобка в системе выражений, а их форматирование внутри формулы сделано по центру.

В файле .docx ситуация аналогична, только все формулы выровнены по центру.

Как формулы из Microsoft Office отображаются в МойОфис

Многим пользователям важно и то, насколько успешно МойОфис открывает файлы c формулами, созданными в других редакторах. Для проверки этого создадим два документа в форматах .docx и .odt c полностью аналогичным набором выражений, используя для этого встроенные системы редактирования формул.

Начнём с Microsoft Office. Все формулы, которые мы создали во встроенном WYSIWYG-редакторе Word, без проблем открылись в МойОфис. Корректно отобразились все элементы, включая внутреннее форматирование (да, система из трёх уравнений и там расположена по центру). Разницы между форматами .docx и .odt не выявлено.

Как формулы из LibreOffice отображаются в МойОфис

А вот у файлов, созданных в LibreOffice, возникла небольшая проблема с изменением размера формул: при открытии в МойОфис все элементы оказались сжатыми по горизонтали. Самый очевидный момент — большая фигурная скобка в системе уравнений отобразилась в виде скобки обычного размера и к тому же располагается выше центра. Таким образом некоторые формулы после открытия в МойОфис, возможно, придётся подкорректировать. Но не более того.

Заключение

В статье мы продемонстрировали лишь малую часть возможностей LaTeX для отображения формул в текстовом редакторе «МойОфис Текст». Если вы захотите изучить систему верстки подробнее, то легко сможете найти инструкции и описания всех тегов в сети.

Наше исследование показало, что при работе с формулами в разных редакторах возможно возникновение небольших погрешностей при отображении математических выражений. В целом, «МойОфис Текст» корректно обрабатывает синтаксис LaTeX, благодаря чему вы можете писать формулы в полном соответствии с требованиями к оформлению инженерной документации. Пользователям доступна полноценная работа как с простыми функциями, так и сложными конструкциями из многих элементов, вы можете в реальном времени контролировать вид будущего выражения в окне предпросмотра и при необходимости сразу вносить изменения в код формулы. При этом критические ошибки в синтаксисе сразу будут заметны благодаря цветовому выделению.

Делитесь в комментариях впечатлениями о работе с формулами в «МойОфис Текст»: нашей команде важны ваши пожелания, предложения и замечания!

Доброго времени!

Сегодняшняя заметка целиком и полностью посвящена офисной работе — созданию и редактированию табличек в текстовых редакторах MS Word и МойОфис (прим.: рос. аналог зарубежного MS Office).

С одной стороны — вроде бы и ничего сложного, а с другой — когда впопыхах нужно быстро «сварганить» сложную табличку — многие пользователи теряются, и не знают как разделить ячейки, изменить границы, цвета и т.д. (да и вопросы на блоге периодически всплывают).

Собственно, попытаемся эту задачу упростить. 👌

*

📌 Дополнение!

Кстати, если у вас нет классич. Word и Excel (из MS Office) или вам их нельзя устанавливать — то их могут заменить аналоги, спец. редакторы — https://ocomp.info/chem-zamenit-word-i-excel.html

*

Работа с таблицами: примеры из MS Word

Создание

Вариант 1

Пожалуй, наиболее простой способ добавить небольшую табличку в документ Word выглядит так:

• сначала необходимо поставить курсор в нужное место на странице;
• затем перейти в меню «Вставка»;
• во вкладке «Таблица» выбрать нужное количество строк и столбцов — сразу же после этого в документе появится табличка. Задача выполнена?! 👌

Разумеется, потянув мышкой за границы таблицы — можно изменить ее высоту строку, ширину столбцов и пр. размеры.

👉 Кстати, в этой же вкладке («Вставка / Таблицы») есть экспресс таблицы с готовым оформлением, которые могут подойти под ряд задач. Рекомендую обязательно просмотреть ее!

*

Вариант 2 (рисование)

Если вы не знаете сколько вам нужно столбцов и строк (или есть сложности с их подсчетом) — то таблицу можно нарисовать! (Вкладка: «Вставка / Таблица / Нарисовать…»). 👇

После активации вышеприведенной функции — можно мышкой рисовать «палочки», конструируя из них табличку любой конфигурации. См. пример ниже. 👇

*

Вариант 3

В сети можно найти сотни готовых шаблонов табличек (например, на сайте https://freshdesignweb.com/ собрано 70 готовых шаблонов). Можно открыть страничку с подобной табличкой и скопировать ее к себе в документ (клавиши: Ctrl+C, Ctrl+V).

Далее останется только поменять значения в табличке на свои. Легко?!

Способ хорош тем, что мы сразу же получаем табличку нужных нам размеров + красиво оформленную!

*

Вариант 4 (преобразование из текста)

Если у вас на странице есть боле-менее структурированные текстовые данные и вы из них хотите сделать таблицу — попробуйте воспользоваться функцией «Преобразовать в табличку…» (вкладка «Вставка / Таблицы»). 👇

От пользователя требуется лишь указать число столбцов, их ширину и разделитель (можно оставить по умолчанию).

Далее текст будет автоматически распределен по столбцам и ячейкам таблицы. См. пример ниже. 👇

*

Вариант 5 (из Excel)

Если вы уже подготовили табличку в Excel — то ее можно просто-напросто скопировать и вставить в Word (клавиши стандартные: Ctrl+С — скопировать выделенную таблицу; Ctrl+V — вставить).

📌 Кстати, если в Word вам нужна таблица как в Excel (в которую можно писать формулы) — то можно воспользоваться инструментом «Вставка / Таблица / Excel» (см. скрин ниже). 👇

📌 В помощь!

5 основ Excel (обучение): как написать формулу, как посчитать сумму, сложение с условием, счет строк и пр. — https://ocomp.info/kak-napisat-formulu-v-excel.html

Далее останется только заполнить ее и вписать нужные формулы… 👇

*

Добавление столбца, строк (+ их разделение)

📌 Способ 1

1. поставить курсор в таблицу (в нужное место);
2. нажать правую кнопку мышки;
3. в контекстном меню раскрыть меню «Вставить» — в нем можно будет выбрать что следует добавить: строку/столбец. 👇

📌 Способ 2

1. открыть меню «Вставка / Таблица / Нарисовать…»;
2. затем карандашом провести необходимые линии (для разделения столбцов и строк на 2). Таким образом можно доделать таблицу до весьма сложной структуры…

*

Объединение ячеек, строк

Для этого достаточно выделить нужные 2 ячейки в таблице, затем нажать правой кнопкой мышки по ним и в меню выбрать опцию «Объединить ячейки». См. «живой» пример ниже. 👇

Кстати, объединять можно не только конкретные ячейки, но и целый строки! 👇

*

Удалить столбцы, ячейки, строки

Удаление столбцов, строк и ячеек происходит аналогично их объединению: достаточно выделить ненужное, затем сделать правый клик мышкой и в меню выбрать «Удалить столбцы…» (или то, что требуется). 👇

Кстати, когда вы ставите курсор в любое место таблицы — в верхнем меню можно открыть вкладку конструктора и воспользоваться там встроенным меню удаления… 👇

*

Оформление: меняем раскраску, границы и пр.

Созданную таблицу можно «раскрасить» в необходимые цвета (это удобно, когда нужно хорошо выделить какие-нибудь данные).

Для заливки таблицы определенным цветом — просто выделите ее (или определенный участок), а затем в меню сверху «Конструктор таблиц» укажите цвет заливки. В своем примере ниже взял зеленый. 👇

Также можно изменить и стиль границ — вместо обычной тоненькой черной прямой сделать ее жирной или двойной. Для этого воспользуйтесь инструментом «Раскраска границ». 👇

*

Примеры из МойОфис

Если кто еще не знаком с 📌»МойОфис» — то это российский аналог зарубежного MS Office, который начал набирать популярность у нас в стране в посл. год-два (возможно, эффект санкций).

В общем-то, пакет приложений относительно неплох, и позволяет подготавливать довольно объемные документы…

Ниже приведу пару слов о том, как работать с таблицами в этом МойОфис… 🙂

*

1) Для добавления таблицы в документ — необходимо перейти во вкладку «Вставка / Таблица». Затем указать количество строк и столбцов, которое вам понадобиться (можно указать примерное кол-во, т.к. потом легко удаляется всё лишнее).

Далее можно заполнять таблицу. Кстати, когда вы ставите курсор в любую ячейку таблицы — в верхнем меню появляются функции для ее редактирования:

• вставка ячеек, строк, столбцов;
• удаление -//-;
• объединение ячеек;
• заливка ячеек определенным цветом;
• настройка границ и пр. См. скриншот ниже. 👇

*

За сим у меня пока всё. Дополнения по теме — приветствуются в комментариях ниже.

Успехов!

👋