Можно ли инструкции по охране труда хранить в электронном виде

В обязанности работодателя, помимо прочего, входит обеспечение сотрудников безопасными условиями труда. Для этого в организации создаётся служба охраны труда и проводятся специальные мероприятия — обучение, инструктажи, проверки и тому подобное.

Кроме того, работодателю необходимо подготовить комплект документов, регламентирующих охрану труда, а также регулирующих правила техники безопасности. В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде и как организовать электронный документооборот в сфере охраны.

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законодательством не предусмотрено установленного перечня документов по охране труда (ОТ). Работодатель вправе самостоятельно определить состав комплекта документов по ОТ, которые будут разработаны и утверждены.

Однако с учётом практического опыта в пакет документов по охране труда, которые рекомендуется подготовить, необходимо включить:

• положение об охране труда;
• документы по системе управления охраной труда;
• разработанную программу обучения по охране труда;
• инструкции по ОТ для всех должностей и специальностей, которые указаны в штатном расписании, и распорядительные документы к ним;
• приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу средств индивидуальной защиты, пожарную безопасность и тому подобное;
• журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
• журналы регистрации инструктажей, в том числе первичных, целевых повторных и внеплановых, а также протоколы проверки знаний сотрудников.

Цифровизация кадрового делопроизводства

С 22 ноября 2021 года действуют поправки в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ. Изменения установили определение ЭДО в сфере трудовых отношений, тем самым создав полноценную законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровую документацию можно оформлять, заверять, применять и хранить в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда, которые мы рассмотрим позже.

Нормы ТК РФ об ЭДО в кадровом делопроизводстве также не распространяются на трудовые книжки.

Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми, их ведение регламентируется поправками о КЭДО. Кроме того, с 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, утверждающий право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).

Большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы (например, о назначении ответственных лиц / создании комиссий) и т.д.

Однако в поправках об ЭДО есть исключения, запрещающие ведение в электронном виде без дублирования на бумаге некоторых документов по ОТ. Например, электронный инструктаж по охране труда должен обязательно иметь бумажную версию.

Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придётся отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдёт какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда, тоже необходимо вести на бумаге, поскольку этого требует ТК РФ. Оформлять журналы по инструктажам в электронном виде без бумажной копии нельзя.

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

Применение ЭДО в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. При бумажном документообороте процесс ознакомления сотрудников с результатами специальной оценки условий труда требует огромных трудозатрат от специалистов по ОТ.

Кроме того, массу времени отнимает проверка своевременного проведения инструктажей по охране труда. Вместо этого специалисты могли бы чаще заниматься профилактикой травматизма, проводить встречи с персоналом, посещать объекты работ с повышенной опасностью.

Внедрение электронного документооборота в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Как вести электронный документооборот в области охраны труда

Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат потребует нескольких вещей:

1. Оформление электронной подписи

Для юридически значимого документооборота подойдёт только усиленная квалифицированная ЭП. Электронная подпись в охране труда используется лишь для подписания документа после ознакомления, поэтому для этих целей подойдёт усиленная неквалифицированная ЭП.

2. Подготовка документации о переходе на кадровый ЭДО.

Нужно разработать и подписать регламент об ЭДО. Он будет содержать определения и термины, правила работы с электронными документами и доступа к системе электронного документооборота. Подготовьте график документооборота в учётной политике — это поможет в разработке собственной схемы работы с документами.

3. Уведомление сотрудников.

Работники должны дать своё согласие на ведение своих кадровых документов в электронном виде.

Чтобы успешно перевести кадровое делопроизводство вашей компании в цифровой формат и начать электронный документооборот в сфере охраны, подключите облачный сервис iКЭДО. Это поможет пройти все этапы перехода на кадровый ЭДО и перевести все процессы в электронный формат максимально быстро.

Какие документы по охране труда можно вести в КЭДО

Охрана труда на предприятии требует наличия локальных актов по технике безопасности, ведения журналов, ведомостей, проведения инструктажей, информирования сотрудников под подпись. Электронный документооборот упростит эти процессы, но важно знать какие документы по охране труда разрешено перевести в цифровое пространство, а какие нужно оформлять на бумаге.

C 1 марта 2022 года в ТК РФ ввели новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Мы разберем, в каких случаях возможен перевод документов в электронный вариант, а в каких вам все еще потребуются бумажные аналоги. Расскажем, что ждет ЭДО в сфере охраны труда в 2023 году.

Что такое ЭДО

Обратимся к ТК РФ. В вышеупомянутой статье говорится, что электронный документооборот в сфере охраны труда может включать в себя «создание, подписание, и хранения работодателем или работником документации, которая отражает его трудовую деятельность или связана с выполнением сотрудником его профобязанностей, может заполняться в электронном варианте без дублирования на бумажном носителе».

Таким образом, все положения, приказы, инструкции, правила по охране труда возможно создавать в виде электронного документа и рассылать всем сотрудникам для ознакомления. Это гораздо удобнее, чем «обойти и собрать подписи» со всех работников

Однако, как и в любом вопросе, здесь тоже существует ряд особенностей:

• Для внедрения ЭДО в вашей организации вам потребуется получить согласие от каждого сотрудника компании. Если кто-то из работников не согласен переходить на цифру, то вам необходимо будет с этим конкретным сотрудником продолжить оформлять документацию в бумажном виде;
• Для корректного движения цифровой документации между работниками вам потребуются электронные подписи (ЭП);
• Также существует перечень документации, которые придется дублировать на бумаге даже после внедрения кадрового ЭДО.

Для перехода на электронный документооборот по охране труда организации потребуется выбрать, в какой информационной системе будет осуществлять деятельность компания. ТК РФ никак не ограничивает предприятия в этом вопросе. Это могут быть:

• государственная платформа «Работа в России». С особенностями взаимодействия в ней можно ознакомиться в статье 16.2 закона №1032-1 от 19.04.1991;
• внедренная собственная инфосистема. При этом компании могут как создать ее самостоятельно, так и доверить создание и внедрение ИС организации, специализирующейся на этом. Второй вариант наиболее популярен, так как позволяет не только адаптировать систему под специфику конкретно вашего предприятия, но и обеспечить полное соответствие всем требованиям регулятора.

WA:Личный кабинет сотрудника — решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников и внедрения КЭДО

Цели внедрения ЭДО по охране труда

• Существенная экономия финансов за счет сокращения расходов на печать документов, бумагу и архивного хранения;
• Значительно сокращается процесс обмена документами между сотрудниками. Не нужно «бегать» за каждой подписью. Документы создаются очень просто, легко и быстро отправляются всем нужным сотрудникам независимо от их количества и географического положения. При этом вам совершенно не обязательно находиться именно за рабочим компьютером для того, чтобы подписать или просмотреть документы. Достаточно просто иметь доступ к интернету. А некоторые инфосистемы позволяют иметь доступ к личному кабинету сотрудника через мобильные приложения. Это еще удобнее, быстрее и эффективнее;
• С помощью ЭДО очень просто отследить прочитан ли документ, подписан или находится на рассмотрении. У каждого документа есть сроки подписания, и если вы прочитали и забыли о нужном документе система сама напомнит вам о том, что к нему необходимо вернуться;
• Удобное хранение документации, надежный архив, в котором риск утечки информации сводится к минимуму;
• А главное, пожалуй, то, что каждая компания может адаптировать инфосистему для того, чтобы внедрение ЭДО прошло с учетом особенностей и специфики работы именно конкретной компании.

Как перейти на электронный документооборот в области охраны труда? Порядок внедрения

Этап 1. Подготовительный

Осуществлять ли переход на ЭДО или отдать предпочтение бумажной документации, каждая компания выбирает для себя самостоятельно. Также стоит заранее продумать технические вопросы: выбрать ИС, в которой вы планируете вести электронную документацию, кто будет заниматься разработкой и внедрением.

Вы можете полностью перевести всю документацию в цифру или осуществить частичный переход, заменив только конкретные документы электронными аналогами. При этом не стоит забывать о том, что есть список документации, которую нельзя полностью заменить электронными вариантами. Эти документы придется дублировать на бумаге:

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности всех работников;
• Акты о несчастных случаях на производстве, заполненные по установленной форме;
• Приказы (распоряжения) об увольнении сотрудника;
• Документы о прохождение работником инструктажей по ОТ.

Не стоит забывать и про ту документацию, которую ваша организация оформляет на нерегулярной основе. Решение о начале ведения электронной документации должно приниматься для каждого конкретного документа отдельно.

Этап 2. Положение о переходе

Для перехода на ЭДО вам необходимо издать положение о переходе. Там будут прописаны:

• все виды документов, которые будут переведены в электронный аналог;
• технические вопросы;
• условия и сроки перехода;
• сотрудники, ответственные за процесс перехода на ЭДО;
• разработать техзадание, которое отразит все этапы и особенности внедрения.

Пожалуй, это самый емкий этап из всех шагов по внедрению.

Этап 3. Согласие сотрудников

С положением необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись. Те работники, которые не захотят переходить на ЭДО, будут иметь возможность продолжать вести всю документацию в бумажном варианте. В том случае, если сотрудник изменит свое решение, он сможет перейти на ЭДО позднее.

Для сотрудников, принятых на работу с 2022 года, но имеющих на момент оформления трудовой стаж, есть право выбора присоединиться к ЭДО или вести бумажную документацию. Те работники, у кого трудовой стаж отсутствует, такого выбора не имеют. Если в организации документация уже ведется в электронном формате, то вновь оформленные сотрудники обязаны присоединиться к действующей системе ЭДО.

Этап 4. Электронные подписи

Для успешного внедрения и последующего эффективного обмена электронными документами между сотрудниками вам потребуются электронные подписи. ЭП в зависимости от ее типа является электронным аналогом собственноручной подписи и имеет юридическую силу. На данный момент есть 3 вида ЭП, которыми сотрудники могут заверять разные типы документов.

Простая электронная подпись (ПЭП) наиболее распространенный тип ЭП, который давно и активно используется всеми ежедневно. Логины-пароли, смс-коды – это все примеры ПЭП, которую любой человек может сформировать себе самостоятельно для входа на тот или иной ресурс. Задача ПЭП идентифицировать человека, которому предоставляется доступ. Однако из-за простоты получения данной ЭП велик риск утечки и взлома доступа, поэтому ПЭП является самой малозащищенной из всех существующих подписей.

Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП, УНЭП) является уже более защищенным аналогом подписи, так как создается на специальном токене с участием средств криптографической защиты. Оформить НЭП можно в специальных центрах, либо оформить на месте работы (некоторые работодатели предоставляют сейчас своим сотрудникам такую возможность).

Усиленная квалифицированная подпись (КЭП, УКЭП) является самой защищенной и приравнивается к собственноручной подписи физлица. Стать обладателем УКЭП можно только через аккредитованный удостоверяющий центр.

Очевидно, что при переходе на ЭДО, в первую очередь ЭП, особенно КЭП, необходимы руководителям компаний, бухгалтерам, которые занимаются ведением и сдачей отчетности организации, менеджерам, отвечающим за закупки и кадровым специалистам.

Сотрудникам чаще всего достаточно ПЭП или НЭП. Однако, для подписания определенной документации потребуется наличие конкретной ЭП, это важно учитывать. Так, например, для подписания следующих документов вам будет недостаточно ПЭП, потребуется исключительно КЭП или НЭП:

• Трудовой договор;
• Договор о материальной ответственности;
• Ученический договор;
• Договор на получение образования;
• Приказ о переводе;
• Заявление на увольнение;
• Приказ об изменении условий труда;
• Распоряжение о дисциплинарном взыскании.

Для подписания иных электронных документов можно обойтись ПЭП.

Готова ли ваша компания к КЭДО? Бесплатный чек-лист для оценки своими силами

Какую документацию по охране труда можно перевести в электронную

Большую часть документации по ОТ можно вести в цифровом варианте. Однако, по некоторой документации существуют свои особенности.

1. Инструктажи по ОТ могут производится в рамках принятого порядка обучения № 1/29 от 13 января 2003 г. Но введение этой документации в электронном варианте не подразумевает отсутствие в компании журнала проведения инструктажей по ОТ в бумажном варианте.
   Также не стоит забывать о регистрации прохождения сотрудниками инструктажа по охране труда в наряде-допуске. Наряд-допуск придется дублировать в бумажном варианте, с которым каждый работник должен ознакомиться под подспись.
   Проведение инструктажей по охране труда нередко носит дистанционный формат, так как это существенно облегчает и упрощает их. Особенно если у организации есть сотрудники, задействованные в дистанционной работе. Однако для прохождения практической части все равно потребуется личное присутствие каждого сотрудника.
2. Если в организации производится выдача СИЗ, то вести этот учет возможно в цифровом варианте (приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н). При этом важно, чтобы все электронные карточки соответствовали установленной форме. Но полностью избежать бумажного ведения учета выдачи СИЗ не удастся, так как в электронной варианте каждой карточки учета выдачи СИЗ вам необходимо будет вместо личной подписи сотрудника указать номер и дату документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором эта подпись имеется.
3. Данные по обучению сотрудников тоже можно трансформировать в электронный вариант. Для этого понадобится создать личный кабинет для каждого работника, в котором он будет иметь доступ к обучающим материалам и тестам, а вы сможете в любой момент посмотреть, на какой стадии обучения находится сотрудник, и оценить его успеваемость.
4. Акты о расследовании несчастных случаев на производстве также должны составляться в бумажном варианте.

Что ждет ЭДО в сфере охраны труда в 2023 году

С 1 марта 2023 года вступает в действие новая поправка статьи 22.1 ТК РФ. Она изменит порядок ведения рабочей документации. Основными задачами этого проекта являются:

• установление единых требований к форме и содержанию документации;
• сведение к минимуму повторов документов, ведущихся в бумажном и электронном вариантах;
• увеличение списка документов, которые можно адаптировать к электронному аналогу.

В сфере охраны труда разрешено будет оформлять в электронном варианте без дублирования на бумаге следующие документы:

• заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации;
• заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой + обратное этому заявление;
• заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продуктов + обратное этому заявление;
• согласие работника о предоставлении ему результатов расследования о несчастном случае на производстве.

Очевидно, что внедрение и замена бумажной документации ее электронным аналогом становятся все более актуальными с каждым годом. Путь цифровизации бизнес-процессов показал свою эффективность, актуальность и удобство на практике. ЭДО в наши дни уже не редкость, а, скорее, редкость – его отсутствие.

По вопросам перехода на электронный документооборот обращайтесь к специалистам WiseAdvice-IT.

В обязанности работодателя, помимо прочего, входит обеспечение сотрудников безопасными условиями труда. Для этого в организации создаётся служба охраны труда и проводятся специальные мероприятия — обучение, инструктажи, проверки и тому подобное.

Кроме того, работодателю необходимо подготовить комплект документов, регламентирующих охрану труда, а также регулирующих правила техники безопасности. В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законодательством не предусмотрено установленного перечня документов по охране труда (ОТ). Работодатель вправе самостоятельно определить состав комплекта документов по ОТ, которые будут разработаны и утверждены.

Однако с учётом практического опыта в пакет документов по охране труда, которые рекомендуется подготовить, необходимо включить:

• положение об охране труда;
• документы по системе управления охраной труда;
• разработанную программу обучения по охране труда;
• инструкции по ОТ для всех должностей и специальностей, которые указаны в штатном расписании, и распорядительные документы к ним;
• приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу средств индивидуальной защиты, пожарную безопасность и тому подобное;
• журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
• журналы регистрации инструктажей, в том числе первичных, целевых повторных и внеплановых, а также протоколы проверки знаний сотрудников.

Цифровизация кадрового делопроизводства

С 22 ноября 2021 года действуют поправки в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ. Изменения установили определение ЭДО в сфере трудовых отношений, тем самым создав полноценную законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровую документацию можно оформлять, заверять, применять и хранить в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда, которые мы рассмотрим позже.

Нормы ТК РФ об ЭДО в кадровом делопроизводстве также не распространяются на трудовые книжки.

Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми, их ведение регламентируется поправками о КЭДО. Кроме того, с 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, утверждающий право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).

Большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы (например, о назначении ответственных лиц / создании комиссий) и т.д.

Однако в поправках об ЭДО есть исключения, запрещающие ведение в электронном виде без дублирования на бумаге некоторых документов по ОТ. В частности, актов о несчастных случаях и журналов инструктажа по охране труда.

Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придётся отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдёт какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда, тоже необходимо вести на бумаге, поскольку этого требует ТК РФ. Оформлять журналы по инструктажам в электронном виде без бумажной копии нельзя.

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

Применение ЭДО в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. При бумажном документообороте процесс ознакомления сотрудников с результатами специальной оценки условий труда требует огромных трудозатрат от специалистов по ОТ.

Кроме того, массу времени отнимает проверка своевременного проведения инструктажей по охране труда. Вместо этого специалисты могли бы чаще заниматься профилактикой травматизма, проводить встречи с персоналом, посещать объекты работ с повышенной опасностью.

Внедрение электронного документооборота в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Чтобы успешно организовать электронный документооборот в кадровом делопроизводстве вашей компании, подключите облачный сервис iКЭДО. Это поможет пройти все этапы перехода на кадровый ЭДО и перевести все процессы в электронный формат максимально быстро.