Работодателям установили новую инструкцию по ведению персонифицированного учета
23.05.2023
Минтруд утвердил новую инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. Соответствующий приказ от 03.04.2023 № 256н опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.
Напомним, в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР) с 1 января 2023 года работодатели представляют сведения персонифицированного учета в составе единой формы отчетности (ЕФС-1).
В связи с этим Минтруд подготовил и утвердил инструкцию, которая определяет порядок представления работодателями персонифицированных сведений в составе формы ЕФС-1, сроки приема и учета территориальными органами СФР сведений для индивидуального (персонифицированного) учета.
В частности, инструкцией определено, что работодатель представляет индивидуальные сведения в составе Единой формы обо всех работающих у него лицах, включая лиц, заключивших:
- договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.
Индивидуальные сведения представляются на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя, договоров гражданско-правового характера, договоров авторского заказа и данных бухгалтерского учета.
Также работодатель представляет в составе единой формы сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты).
Новая инструкция вступит в силу с 2 июня 2023 года. Прежняя инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утвержденная приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н, упразднена.
Следить за новостями удобно в нашем новостном Telegram-канале. Присоединяйтесь!
Подписаться на комментарии
Отправить на почту
Печать
Написать комментарий
Новые правила ведения персонифицированного учета. Какие моменты надо учесть?
В связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР) для компаний и ИП изменили правила ведения персучета. Новые правила вступят в силу со 2 июня 2023 года. Что надо учесть?
Инструкция по ведению персонифицированного утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н и вступает в силу со 2 июня 2023 года.
В числе изменений следующие пункты:
-
При приеме на работу гражданина (как по трудовому договору, так и по договору ГПХ), на которого не открыт индивидуальный лицевой счет, работодатель должен зарегистрировать его в системе персучета СФР. Для этого нужно подать анкету по форме АДВ-1. Ее необходимо представить в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем приема сотрудника на работу или заключения с ним соответствующего договора ГПХ.
-
Предусмотрены всего два способа подачи сведений персучета — в бумажном виде или в электронном виде с электронной подписью (возможно через госуслуги или ЛК), подача сведений через сайт СФР и МФЦ больше не работает. Конкретный способ сдачи зависит от количества работников. Если количество сотрудников больше 10 человек — сведения надо сдавать в электронной форме. При меньшем числе работодатель может представлять сведения как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
-
Уточнена дата, в которую считается полученным уведомление СФР об ошибках в персонифицированной отчетности (от неё считается 5-дневный срок на исправления): если уведомление было отправлено по ТКС — это дата, подтвержденная оператором ЭДО или СФР, если в личный кабинет страхователя — дата размещения в личном кабинете.
Минтруд Приказом от 3 апреля 2023 г. № 256н утвердил новую редакцию Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. Ранее действовавший Приказ от 22 апреля 2020 г. № 211н утратил силу.
В новой редакции инструкции № 256н о порядке ведения персонифицированного учета учтены все изменения, которые были внесены в НК РФ с 1 января 2023 года по уплате страховых взносов с вознаграждений, выплаченных работникам на ГПД, а также изменения, внесенные в страховое законодательство.
Какие правила урегулированы в Инструкции о персучете № 256н
Инструкция определяет порядок ведения Фондом пенсионного и социального страхования РФ (далее — Фонд) индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах:
- порядок регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- порядок представления работодателями и сроки приема Фондом отчетности;
- порядок контроля за достоверностью сведений, представленных работодателями;
- порядок хранения и уничтожения документов с данными персучета.
Кто должен быть зарегистрирован в системе персучета
В системе персучета должны быть зарегистрированы все граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся в России.
Что значить зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета
Работник зарегистрирован, если ему в системе персучета открыт лицевой счет.
Когда работника регистрируют в системе индивидуального (персонифицированного) учета, ему открывают индивидуальный лицевой счет.
Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счета.
Как проходит регистрация
Регистрация осуществляется территориальным отделением Фонда на основании:
- анкеты работника;
- свидетельства о рождении;
- сведений, поступающих в Фонд от МФЦ;
- сведений об иностранных гражданах и лицах без гражданства, поступающих из информсистемы «Единая система идентификации и аутентификации».
Работник (или его представитель) может представить в фонд анкету для регистрации:
- лично,
- через своего работодателя;
- через МФЦ.
При подаче в фонд сведений о самом себе, нужно иметь паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Если анкету сдает представитель, он должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность и доверенность, подтверждающую его полномочия.
Если в системе персучета регистрируется самозанятый, который самостоятельно платит страховые взносы за себя, его включают в отдельный реестр, который также ведет Фонд.
Чем подтвердить регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета
Все зарегистрированные в системе персучета имеют так называемый «СНИЛС». Официально этот документ называется Уведомление о регистрации. В нем указан номер индивидуального лицевого счета.
СНИЛС – уникальный номер индивидуального лицевого счета, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также как идентификатор сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
В случае утраты своего уведомления о регистрации, работник может обратиться в фонд с заявлением о выдаче нового документа. Сделать это можно: лично посетив фонд, обратившись в МФЦ, через компанию, в которой работаешь, через представителя (которому нужно выдать доверенность), через сайт Госуслуг.
Если заявление о выдаче документа либо изменении анкетных данных работника в фонд подает работодатель по ТКС, электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
Заявление о выдаче документа (или изменении анкеты) Фонд рассматривает в течение пяти рабочих дней.
Когда организация обязаны зарегистрировать работника в системе персучета
Как указано выше, работник может зарегистрироваться через своего работодателя.
При приеме работника в штат или на момент заключения с ним договора гражданско-правового характера, компания должна попросить у него СНИЛС (уведомление о регистрации – официально).
Если новый работник окажется незарегистрированным в Фонде, компания обязана подать в Фонд анкету на регистрацию не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора.
Анкета зарегистрированного лица должна быть заверена личной подписью работника. Если работник не может лично подписать анкету, например, по состоянию здоровья или в случае отъезда за рубеж, компания указывает эту причину в анкете и заверяет ее своей подписью.
Анкета может подана в электронном формате по каналам ТКС либо через личный кабинет компании на сайте Фонда. В таком случае, ее нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
Перед регистрацией в системе фонд сверяет данные анкеты со сведениями из Единого госреестра записей актов гражданского состояния. Если речь идет об иностранце — со сведениями из единой системы идентификации и аутентификации.
Регистрация проходит в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты и всех необходимых сведений из госорганов, которые поступают в фонд по межведомственному обмену.
Почему могут отказать в регистрации
Фонда выносит решение об отказе, если в системе уже есть зарегистрированное лицо с аналогичными анкетными данными.
Если данные в системе неверны
Если нужно изменить свои данные в системе персучета, в фонд нужно подать заявление об изменении анкетных данных.
Корректировка сведений проводится фондом в течение пяти рабочих дней со дня получения Фондом всех необходимых сведений от госорганов.
Отчетность перед фондом: порядок, сроки подачи сведений для индивидуального (персонифицированного) учета
Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляют:
- все работодатели, которые выплачивают зарплату или иное вознаграждение за труд и, как следствие, выступают в роли страхователей на основании Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ;
- граждане, которые самостоятельно платят дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ;
- государственные (муниципальные) учреждения в соответствии с пунктом 9 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ;
- федеральные органы власти.
Отчетность сдается в фонд по форме ЕФС-1. В форме отражаются сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах.
Это единая форма сведений обо всех работниках, в нее включают:
- работающих по трудовым договорам;
- исполнителей по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;
- заключивших договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
Как в ЕФС-1 отражать сведения, если договор ГПХ заключен без периода работ
Коды причины увольнения в форме ЕФС-1
Срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора подряда: разъяснения СФР
Как подать в Соцфонд сведения о заключении и прекращении ГПД с физлицом
Индивидуальные сведения формируются на основании приказов, документов кадрового учета, договоров и данных бухгалтерского учета.
Те, кто самостоятельно платит дополнительные взносы на накопительную пенсию, вправе представить в Фонд копию документа, подтверждающего уплату дополнительных страховых взносов за истекший квартал с отметками банка исполнении, или направить этот документ электронно.
Как сдавать Индивидуальные сведения о работниках в Фонд
Отчитаться перед фондом можно:
- на бумаге, передав отчет лично в отделение фонда или отправив его по почте;
- в форме электронного документа через оператора ЭДО либо через кабинет на сайте фонда или Госулуг.
Отчетность на бумаге заверяется подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).
Датой подачи индивидуальных сведений на бумаге считается:
- дата фактического представления отчета в Фонд — при личном обращении;
- дата отправки по почте согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.
Электронная отчетность подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Датой сдачи сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС в адрес Фонда, подтвержденная оператором ЭДО или отделением Фонда.
Датой подачи сведений через личный кабинет считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.
При приеме отчетности в бумажном формате на бланках ставится отметка о приеме. Прием электронной отчетности фиксируется электронным подтверждением от фонда.
Когда сдается подраздел 1.2 ЕФС-1?
17 сложных ситуаций при заполнении ЕФС-1
Нужно ли работнику с бумажной трудовой выдавать СТД-Р или выписку из ЕФС-1
Как сведения заносятся на лицевые счета работников
Фонд проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета:
- в течение трех рабочих дней со дня получения от работодателя сведений о трудовой деятельности, заключении или прекращении договора гражданско-правового характера (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- в течение месяца со дня получения от ФНС сведений о начисленных страховых взносах (в соответствии со ст. 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- в течение трех месяцев со дня получения сведений об уплате дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию или самостоятельно (подп. 6 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- в течение месяца со дня получения от работодателя сведений о периодах работы, в том числе периодах, включаемых в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к пенсии (подп.3 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- до 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Если сведения о работнике недостоверны, не полные
На фонд возложена обязанность контролировать полноту и достоверностью сведений, представленных работодателем.
Если в представленных индивидуальных сведениях будут найдены ошибки или расхождение со сведениями, уже имеющимися у Фонда, несоответствие форм и форматов отчетности, работодателю будет направлено уведомление об устранении недочетов в течение пяти рабочих дней.
Уведомление может быть:
- направлено курьером для выдачи лично под расписку,
- отправлено по почте заказным письмом,
- выслано в электронном виде по ТКС.
Если уведомление отправлено заказным письмом по почте, датой вручения считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.
Уведомление, направленное в электронном виде по ТКС, считается полученным в дату, которая подтверждена оператором ЭДО.
Уведомления, переданное через личный кабинет, считается врученным в день его размещения в личном кабинете.
Сведения, содержащие ошибки и несоответствия, а также не соответствующие установленным формам и форматам, в индивидуальные лицевые счета работников не вносятся.
У компании есть пять рабочих дней, чтоб исправить ошибки и неточности и подать уточненные индивидуальные сведения. Если уложится в этот срок, финансовые санкции не применяются.
Если ошибки будут найдены и исправлены работодателем самостоятельно, до того, как их выявить Фонд, финансовые санкции также не применяются.
Ответственность за нарушением сроков сдачи отчетности
За нарушение сроков подачи в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике либо подачу неполных и (или) недостоверных сведений, несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов, нарушение порядка и сроков отчетности ответственность установлена статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.
Директора компаний несут ответственность в соответствии с КоАП.
Штрафы за ЕФС-1 в 2023 году и способы их избежать
Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения персучета
Индивидуальный лицевой счет ведется Фондом в течение жизни работника. После смерти сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.
Минтруд России утвердил приказом от 03.04.2023 № 256н новую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Изменения со 2 июня 2023 года в персучете, порядок и правила, сроки, ответственность страхователей рассматриваем в этой статье.
Новый регламент
В силу ст. 19 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и социального страхования” (далее – Закон 27-ФЗ) инструкцию о порядке ведения такого учета сведений о зарегистрированных лицах утверждает Минтруд.
Приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н с новой инструкцией вступил в силу со 2 июня 2023 года (далее – Инструкция 256н).
Основная причина утверждения новой инструкции в том, что с 1 января 2023 года работодатели представляют сведения персонифицированного учета в составе единой формы отчетности ЕФС-1.
Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.
Одновременно с указанной даты признан утратившим силу прежний регламент, закреплённый приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.
Содержание
Инструкция 256н состоит из 5 разделов и помимо общих вопросов регламентирует порядок:
- регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- сдачи страхователями и сроки приема и учета территориальными органами Социального фонда (СФР) сведений для персучета;
- контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью сдачи эти отчетов;
- хранения и уничтожения документов со сведениями персучета.
Основные новшества и изменения
Среди новшеств можно выделить такие:
- отражено создание СФР после объединений ПФР и ФСС;
- уточнили сроки подачи страхователем анкеты застрахованного лица – не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора ГПХ;
- убрали 2 способа подачи сведений персучета – через сайт ПФР и в МФЦ;
- изменили сроки проверки;
- изменили сроки внесения сведений на лицевые счета застрахованных.
В Инструкции 256н Минтруд учёл все изменения, которые были внесены в Налоговый кодекс РФ с 2023 года в части уплаты страховых взносов с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, а также изменения в страховое законодательство.
Также см. Что нужно знать про договоры ГПХ в отчете ЕФС-1 и их коды.
Поясним, что сам персучет ведёт СФР, работодатели только подают для него отчеты. В том числе форму ЕФС-1.
Порядок регистрации в системе персучета
Дата регистрации
Регистрация физического лица происходит путём открытия индивидуального лицевого счета (ИЛС). Датой регистрации считается дата его открытия.
Кого регистрируют
Регистрации на территории России подлежат:
- граждане РФ;
- иностранцы;
- лица без гражданства.
Документы-основания
Регистрацию проводит территориальный орган СФР на основании:
- анкеты зарегистрированного лица;
- сведений о госрегистрации рождения;
- сведений, поступающих от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги и МФЦ – когда лицо обратилось, а ИЛС нет;
- сведений об иностранцах и лицах без гражданства из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Анкета
Гражданин или его представитель может подать указанную анкету следующими способами:
- лично (+ нужен документ, удостоверяющий личность);
- через страхователя (работодателя);
- через МФЦ.
Если через представителя, то понадобятся документ:
- Подтверждающий полномочия представителя;
- Удостоверяющий его личность.
Правильность сведений в анкете гражданин/его представитель заверяет личной подписью.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Физлицо самостоятельно уплачивает страховые взносы и не зарегистрировано в системе персучета | После принятия СФР решения о включении в соответствующий реестр нужно подать в территориальный орган Фонда анкету зарегистрированного лица. |
| Прием на работу или заключение договора ГПХ, на вознаграждения по которому начисляют взносы, если на него не открыт ИЛС | Работодатель представляет в СФР анкету зарегистрированного не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора. |
При подаче анкеты работодателем правильность указанных в ней сведений заверяют личной подписью гражданина.
Если нет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет её своей подписью.
Анкету страхователь может подать в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью через:
- оператора документооборота между СФР и страхователем;
- личный кабинет страхователя на сайте СФР.
При подаче анкеты через МФЦ правильность сведений в ней заверяют личной подписью гражданина и/или работника многофункционального центра.
Проверка сведений
СФР через МВД проверяет сведения о физлице, поступившие от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги.
| КАТЕГОРИЯ | ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ |
| Граждане РФ | Сведения о госрегистрации рождения, полученные СФР из единого Реестра ЗАГС |
| Иностранцы и лица без гражданства | Сведений, поступающие в СФР из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) при наличии в ней сведений о документе, удостоверяющем личность и прошедшего проверку достоверности. |
Принятие решения
Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней со дня получения анкеты и вышеуказанных сведений принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе в регистрации лица.
Регистрацию подтверждает уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Оно содержит о страховой номер ИЛС.
Уведомление о регистрации гражданину направляют способом, указанным им при обращении.
Основание для отказа в регистрации – наличие в системе персучета ИЛС, открытого на лицо с аналогичными анкетными данными.
Решение об отказе в регистрации направят тоже способом, указанным при обращении.
Подача заявлений
Зарегистрированное лицо или его представитель вправе подать заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе персучета в случае:
- его утраты;
- непригодности для использования уведомления о регистрации.
Также можно подать заявление о корректировке анкетных данных в ИЛС в случае:
- изменения анкетных данных;
- неточности или ошибки в уведомлении о регистрации.
Оба заявления можно подать:
- лично;
- через страхователя (работодателя);
- в МФЦ.
Направить заявление можно в форме электронного документа с электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.
При подаче заявления лично нужен документ, удостоверяющий:
- личность гражданина;
- личность и полномочия представителя.
Правильность сведений в заявлении заверяют личной подписью зарегистрированного лица/его представителя.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Указанные заявления подаёт страхователь | Правильность сведений в них заверяют личной подписью зарегистрированного лица. |
| Зарегистрированное лицо не может лично заверить заявление по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине | Страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет своей подписью |
Заявление страхователь может подать в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью.
При подаче заявления через МФЦ его правильность заверяют личной подписью зарегистрированного лица и/или работника многофункционального центра.
Рассмотрение заявлений
Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней рассматривает заявление и принимает решение:
- о выдаче уведомления о регистрации;
- изменении анкетных данных в ИЛС;
- отказе в этом.
Основанием для отказа в выдаче уведомления о регистрации/изменении анкетных данных является:
- отсутствие в системе персучета ИЛС со страховым номером, указанным в заявлении;
- несоответствие сведений о зарегистрированном лице в заявлении сведениям в ИЛС.
Решение об отказе направят способом, указанным при обращении. В том числе в виде электронного документа на Госуслуги.
Срок корректировки
Сведения о зарегистрированном лице в ИЛС Фонд уточняет и дополняет в срок не дольше 5 рабочих дней со дня получения соответствующих сведений.
Подача сведений для персучета: порядок и сроки
Кто должен подавать
Основные сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренные ст. 11 Закона 27-ФЗ (далее – индивидуальные сведения), в территориальные органы СФР по месту их регистрации представляют:
- страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 1 Закона 27-ФЗ и подп. 1 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в РФ” (организации, ИП, физлица);
- физлица – застрахованные, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию;
- государственные и муниципальные учреждения, чьи виды деятельности перечислены в приказе Минтруда от 02.09.2022 № 507н (образование, медицина, уход, культура и искусство и т. п.).
Какие сведения подавать
Страхователь представляет в составе единой формы ЕФС-1 индивидуальные сведения о всех работающих у него лицах, включая заключивших:
- договоры гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами.
Порядок и сроки подачи сведений для персучета установлены Законом 27-ФЗ.
Также см. Когда сдавать ЕФС-1 в различных ситуациях.
Сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) страхователь подаёт в составе ЕФС-1 в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ “О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений” и Законом 27-ФЗ.
Кто самостоятельно уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию вправе представить копию документа, подтверждающего уплату взносов за истекший квартал с отметками банка об исполнении. Это можно сделать напрямую в Фонд или направить электронный документ (электронный образ) в том числе через Госуслуги.
Застрахованные, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы СФР сведения о них в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”.
Способы подачи
Индивидуальные сведения страхователь может представить в территориальный орган СФР:
- на бумажном носителе – лично/уполномоченным представителем либо по почтовой связи;
- в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.
Юрлица при подаче сведений на бумаге заверяют их подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).
Дата представления сведений
| На бумажном носителе | Считается:
|
| В электронной форме | Дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа СФР, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда. |
| Через личный кабинет | Дата их регистрации, сформированная в личном кабинете. |
При подаче индивидуальных сведений в электронной форме территориальный СФР направляет страхователю подтверждение приема в форме электронного документа.
При представлении индивидуальных сведений застрахованным /его уполномоченным представителем их заверяют личной подписью этого лица, представителя.
Сроки внесения сведений на ИЛС
Территориальный орган СФР проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета в следующие сроки:
| В течение 3 рабочих дней | Полученные от страхователя сведения:
|
| В течение месяца | Полученные от ФНС |
| В течение 3 месяцев | О доп. взносах на накопительную пенсию от страхователя или застрахованного лица (когда сам платит) |
| В течение месяца | Полученные от страхователя периоды работы и деятельности, в т. ч. включаемые в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к ней. |
| До 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом | Сведения о физлицах:
|
Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью подачи сведений: порядок
Эти моменты территориальные органы СФР контролируют в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.
Уведомление о нарушениях
Страхователю его вручают при обнаружении в представленных им индивидуальных сведениях:
- ошибок;
- их несоответствия индивидуальным сведениям у СФР;
- несоответствия формам и форматам, установленным Фондом.
Соответственно, такие сомнительные сведения в индивидуальные лицевые счета застрахованных СФР не вносит.
Уведомление об устранении имеющихся ошибок и несоответствий вручают следующими способами:
- лично под расписку;
- направят по почте заказным письмом;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Уведомление должно содержать протокол проверки – чтобы было понять, какие нарушения устранить.
| СПОСОБ НАПРАВЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЯ | КАКОЙ ДЕНЬ СЧИТАЕТСЯ ДАТОЙ ВРУЧЕНИЯ |
| СФР направил уведомление по почте заказным письмом | 6-й день с даты отправления заказного письма |
| В электронном виде по ТКС | Дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда. |
| Передано через личный кабинет | Дата его размещения в ЛК |
Исполнить уведомление нужно в течение 5 рабочих дней. Для этого нужно подать уточненные индивидуальные сведения.
Дополнение и уточнение ИЛС
Оно возможно в том числе по заявлению застрахованного лица при:
- обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и/или несоответствий;
- выявлении недостоверности индивидуальных сведений уже учтенных на ИЛС по ликвидированному страхователю.
Тогда на основании представленных физлицом документов либо на основании документов, подтверждающих стаж и находящихся в распоряжении СФР, он принимает решение о дополнении/уточнении индивидуального лицевого счета в части сведений о стаже.
Застрахованному сообщат об этом в срок до 7 рабочих дней со дня принятия указанного решения.
Ответственность
За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном либо неполные и/или недостоверные сведения страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ.
Финансовых санкций не будет, если:
- в ответ на уведомление страхователь в течение 5 рабочих дней со дня его получения подал уточненные или исправленные индивидуальные сведения о зарегистрированных;
- сам нашёл ошибку в ранее поданных сведениях до её обнаружения СФР и представил уточненные/исправленные сведения о данном зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются.
| СИТУАЦИЯ | ПОСЛЕДСТВИЕ |
| Страхователь в дополнение к ранее поданным за соответствующий отчетный период сведениям подал данные по работавшим за данный отчетный период, по которым ранее их не представлял и срок подачи прошёл | Финансовые санкции по ст. 17 Закона 32-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок |
| Несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов | Страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ |
| Нарушение установленных Законом 27-ФЗ порядка и сроков представления сведений и документов в СФР | Должностные лица страхователя несут административную ответственность по КоАП РФ |
Кроме того, трудовые инспекции оперативно узнают от СФР о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и/или недостоверных сведений о трудовой деятельности.
Хранение и уничтожение документов персучета
Индивидуальный лицевой счет СФР ведет в течение жизни зарегистрированного лица. После его смерти сведения из его ИЛС хранят столько же, сколько пенсионные дела.
Сроки хранения сданных в территориальные органы СФР документов такие (п. 4 ст. 8 Закона 27-ФЗ):
- бумажные – не менее 6 лет;
- электронные, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью – не менее 75 лет.
Уничтожение документов персучета происходит по истечении установленного срока их хранения.
- Главная
- Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Приказ Минтруда России от 03.04.2023 N 256н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах» (Зарегистрировано в Минюсте России 22.05.2023 N 73380)
Обновлена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах
Новая инструкция регулирует ведение индивидуального (персонифицированного) учета (ИПУ) Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации.
Документом устанавливаются: порядок регистрации в системе ИПУ; порядок представления страхователями и сроки приема и учета сведений для ИПУ; порядок контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью представления сведений; порядок хранения и уничтожения документов, содержащих сведения ИПУ.
Признан утратившим силу аналогичный Приказ Минтруда от 22 апреля 2020 г. N 211н.
Дата публикации на сайте: 23.05.2023
Больше документов и разъяснений по антикризисным мерам — в системе
КонсультантПлюс.
Зарегистрируйся и получи пробный доступ