Нужно ли вести учет утвержденных инструкций по охране труда

Общие сведения

Под инструкцией по охране труда принято подразумевать локальный нормативный акт, который считается обязательным кадровым документом. В нем содержатся требования по безопасному выполнению сотрудниками своих обязанностей. Такие инструкции должны быть абсолютно в каждой организации.

Согласно действующим нормативно-правовым актам, работодатель вправе сам определить, какие инструкции по ОТ нужны в компании. Документ можно разработать для каждой должности, которая есть в штатном расписании.

Инструкции бывают:

• по видам работ;
• по профессиям.
   

Цель инструкции по ОТ – обеспечить безопасность жизни и здоровья сотрудников, уберечь их от воздействия вредных и опасных производственных факторов.

В статье будут встречаться термины, значение которых не всем известно. Именно поэтому мы подготовили эту таблицу:

Для каких профессий разрабатываются

Конкретных профессий и должностей, по которым разрабатывается ИОТ, нет.

Разработка ИОТ осуществляется исходя из профессии, должности или вида выполняемой сотрудником работы.

Порядок разработки

Согласно действующим нормативно-правовым актам, разработку и утверждение ИОТ обеспечивает работодатель. На количество документов влияет специфика деятельности компании.

Внимание! Специалист по ОТ оказывает методическую помощь руководителям в разработке инструкций.

При разработке ИОТ используются документы, которые есть на предприятии:

• штатное расписание;
• перечни применяемого оборудования;
• материалы и вещества, которые используются на производстве;
• должностные инструкции;
• перечни видов выполняемых работ;
• используемые ИОТ.
   

Утверждением бланка ИОТ занимается работодатель, а также уполномоченное им лицо.

При разработке инструкции работодатель руководствуется положениями действующих нормативных документов. Также в учет берут:

1. Анализ обязанностей сотрудников, для которых разрабатывается инструкция.
2. Государственные нормативные правила ОТ.
3. Типовые инструкции по ОТ.
4. Результаты спецоценки условий труда на конкретных рабочих местах.
5. Требования соответствующих проф. стандартов.
6. Вредные и опасные производственные факторы, которые воздействуют на сотрудников.
7. Анализ результатов расследования несчастных случаев, которые произошли на производстве.

Состав

Есть конкретные требования к наименованию и содержанию разделов ИОТ. Работодатель должен учитывать это на стадии разработки документа.

Каждой ИОТ присваивается идентификационный номер, а также наименование. В наименовании должна быть указана должность, для которой был разработан документ.

Инструкция состоит минимум из пяти разделов:

1. Общие требования.
2. Требования ОТ перед началом работы.
3. Требования ОТ во время работы.
4. Требования ОТ в аварийных ситуациях.
5. Требования ОТ по окончании работы.
    

Далее мы подробно расскажем, что содержится в каждом из перечисленных разделов.

Раздел «Общие сведения»:

1. Требования по соблюдению ПВТР.
2. Перечень вредных и опасных производственных факторов, которые воздействуют на сотрудника на рабочем месте.
3. Перечень спецодежды, а также средств индивидуальной защиты, которые были выданы работнику.
4. Порядок уведомления руководителя работ о неисправностях оборудования, а также травмах.
5. Правила личной гигиены, которые должны соблюдаться подчиненным.
    

Раздел «Требования ОТ перед началом работы»:

1. Подготовка рабочего места.
2. Проверка исходных материалов.
3. Осмотр СИЗ и спецодежды до использования.
4. Проверка используемого оборудования на исправность.
5. Проверка предписывающих и предупреждающих знаков или плакатов.
    

Раздел «Требования ОТ во время работы»:

1. Способы и приемы безопасного выполнения работ, использования грузоподъемных механизмов.
2. Требования по безопасному обращению с сырьем.
3. Требования по правильному использованию СИЗ.
4. Указания по безопасному содержанию рабочего места.
5. Действия, которые нужно выполнять, чтобы не допустить аварии.
    

Раздел «Требования ОТ в аварийных ситуациях»:

1. Перечень аварий, которые могут возникнуть на производстве.
2. Причины, по которым возникают аварии.
3. Процесс извещения руководителя работ о ситуации, которая угрожает жизни и здоровью людей.
4. Действия, которые нужно предпринять при ЧС.
5. Действия по оказанию первой помощи пострадавшим.
    

Раздел «Требования ОТ по окончании работы»:

1. Действия при приеме и передачи смены при непрерывной работе оборудования.
2. Последовательность отключения и очистки оборудования.
3. Действия при уборке отходов, которые были получены в ходе производственной деятельности.
4. Требования соблюдения личной гигиены.
5. Порядок извещения руководителя работ о недостатках, которые влияют на безопасность труда.

Утверждение

Утвердить инструкцию по ОТ должен ИП или руководитель организации. Также это может сделать уполномоченное лицо.

При утверждении ИОТ важно учесть мнение профсоюза, если он есть в компании. Председатель должен проставить на документе соответствующую визу.

Работодателю не обязательно издавать приказ об утверждении новой ИОТ для конкретной должности. Однако многие не пренебрегают этим, чтобы упорядочить документооборот.

Ознакомление

Сотрудник, для которого была разработана ИОТ, обязательно должен ознакомиться с ней. Это делается еще до момента получения допуска к самостоятельно работе. В дальнейшем подчиненные освежают свои знания на повторных инструктажах, которые проводятся с периодичностью 1 раз в 6 месяцев.

Подтверждением того факта, что сотрудник действительно изучил инструкцию по ОТ, считается его подпись, проставленная на листе ознакомления.

Внимание! Лист ознакомления находится в конце ИОТ.

Образец листа ознакомления:

Внимание! Лист ознакомления можно скачать из интернета бесплатно.

Потребовать предъявить лист ознакомления с ИОТ могут сотрудники контролирующих органов при проведении плановых и внеплановых проверок. Если на нем не будет подписи подчиненного, то придется нести ответственность.

Пересмотр

В действующих нормативно-правовых актах четко говорится о том, что инструкции по ОТ должны быть актуальны. Однако не установлено конкретного срока пересмотра документов.

Чтобы ИОТ соответствовала нормам ОТ, ее нужно периодически проверять. При этом определяется необходимость внесения в документ определенных изменений.

Пересмотр ИОТ происходит в следующих случаях:

1. В силу вступили новые нормативные документы, которые регулируют сферу ОТ.
2. Были пересмотрены правила по ОТ, установленные локальными нормативными документами.
3. Изменились условия труда подчиненных.
4. Была внедрена новая технология и техника.
5. От инженера по ОТ поступило соответствующее предписание.
6. Структура ИОТ разнится с требованиями Порядка.
7. Поступило соответствующее распоряжение от органов исполнительной власти субъектов РФ.  

Ответственность

За отсутствие ИОТ на предприятии предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ:

• Для должностного лица – от 1000 до 5000 рублей;
• Для юридического лица – от 30 000 до 50 000 рублей.
   

Выявить факт нарушения могут сотрудники контролирующих органов при проведении плановых и внеплановых проверок.

Неправильное заполнение журнала учета инструкций по ОТ считается нарушением правил охраны труда. За это предусмотрена административная ответственность. О размерах штрафов говорится в КоАП РФ:

• Для должностного лица – от 15 до 25 тыс. рублей;
• Для ИП – от 15 до 25 тыс. рублей;
• Для организации – от 110 до 130 тыс. рублей.

Журнал учета инструкций по ОТ

Журнал учета инструкций по охране труда является документом, который обязательно должен быть в системе кадрового документооборота предприятия.

Наличие всех необходимых инструкций по ОТ фиксируют в специальном журнале. Это позволяет руководству осуществлять своевременный учет актуальности документов, а также сверять специфику должностей по штатному расписанию.

Также в отдельный журнал работодатель заносит сведения о том, что сотрудники предприятия ознакомились со своими инструкциями по охране труда в установленные сроки.

Информация об ИОТ может содержаться в журналах двух типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.
   

Сначала подробнее рассмотрим журнал учета инструкций.

Правила ведения

Ведение журнала осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке ИОТ. Они утверждены приказом Минтруда от 13.06.2004 года.

Согласно действующим нормативно-правовым актам, журнал учета инструкций по ОТ необходим для учета и регистрации инструктивных документов, наличие которых обязательно для конкретной компании.

В журнале в обязательном порядке указываются следующие сведения:

1. Дата регистрации документа.
2. Наименование инструкции.
3. Дата утверждения документа руководством организации.
4. Срок проверки документа по плану.
5. Сведения о сотрудниках, которые ответственны за учет документа.
    

Сведения о каждой инструкции заносятся в отдельную строку. Все данные, которые содержатся в журнале, подтверждаются подписью сотрудника, назначенного на должность ответственного за учет ИОТ.

Внимание! Чтобы назначить одного из сотрудников на должность ответственного за учет ИОТ, работодателю нужно издать соответствующий приказ.

Требования к оформлению

В 2022 году журнал учета ИОТ можно вести как в бумажной форме, так и в электронной. В первом случае документ нужно прошнуровать и пронумеровать.

Если журнал ведется в электронной форме, то необходимо позаботиться о получении ЭЦП. Речь идет о цифровой подписи, которую можно оформить на едином государственном портале «Госуслуги».

Как выглядит

Журнал учета ИОТ ведется в виде таблицы, в которой есть следующие столбики:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата.
3. Наименование инструкции.
4. Дата утверждения документа.
5. Идентификационный номер, который был присвоен документу.
6. ФИО и должность сотрудника, проводившего учет.
7. Подпись сотрудника, который занимался проведением учета.
8. Дата записи.
    

Журнал регистрации инструкций по охране труда образец:

Внимание! Купить журнал можно в магазине канцелярских товаров.

Порядок хранения

Действующие инструкции хранятся у руководителя структурного подразделения. Логично будет возложить на него и обязанность по хранению журнала учета ИОТ.

Внимание! Сотрудник, который отвечает за хранение документа, должен обеспечить оперативный доступ к нему.

Журнал нельзя выбрасывать даже после прекращения его ведения. Согласно действующим нормативно-правовым актам, документ хранится в течение 45 лет.

Журнал учета выдачи инструкций по ОТ

Работник имеет право получить на руки инструктивные материалы, чтобы подготовиться к экзамену по охране труда. Однако документы выдаются подчиненному только после того, как он распишется в специальном журнале.

Журнал учета выдачи ИОТ – это важный документ, в котором содержится информация о раздаче инструкций сотрудникам. Он может вестись в любой организации.

Журнал необходим для того, чтобы отразить, кому и в какой форме выдавались ИОТ. Если на предприятии произойдет несчастный случай, который связан с нарушением положений инструкций по ОТ, то сотрудника может привлечь как к административной, так и к уголовной ответственности.

Отличия

Документ отличается от журнала учета ИОТ тем, что содержит информацию о сотрудниках, которым инструкция была выдана на руки.

Ведение

Работодатель вправе решить, кто будет заниматься заполнением журнала учета. Часто данную обязанность поручают руководителю структурного подразделения, который занимался проведением первичного инструктажа.

Внимание! Помимо занятий по охране труда, на предприятиях проводятся инструктажи по пожарной безопасности.

Форма

Законодательство не настаивает на том, чтобы работодатель вел журнал в какой-то конкретной форме. Любая организация вправе работать ее самостоятельно. Главное, чтобы в документе содержались определенные сведения.

Вести журнал учета можно как в бумажной, так и в электронной форме. Во втором случае руководству и подчиненным потребуется оформить ЭЦП. Это можно сделать на едином государственном портале «Госуслуги».

Содержание

В журнале должны содержаться следующие сведения:

• порядковый номер записи;
• дата проведения инструктажа;
• полное название инструкции, которая была выдана сотруднику на руки;
• дата принятия инструкции;
• номер обозначения выдаваемого документа;
• ФИО сотрудника, который проводит учет.
   

Журнал выдачи инструкций по охране труда:

Хранение

Журнал ведется в течение одного года или же нескольких лет. Документ придется заменить по истечении 10 лет.

Основные моменты

1. На предприятии нужно вести учет утвержденных инструкций по охране труда.
2. Цель инструкции по ОТ – обеспечить безопасность жизни и здоровья сотрудников, уберечь их от воздействия вредных и опасных производственных факторов.
3. Конкретных профессий и должностей, по которым разрабатывается ИОТ, нет.
4. Есть конкретные требования к наименованию и содержанию разделов ИОТ. Работодатель должен учитывать это на стадии разработки документа.
5. Сотрудник, для которого разработали ИОТ, должен ознакомиться с документом.
6. Потребовать предъявить лист ознакомления с ИОТ могут сотрудники контролирующих органов при проведении плановых и внеплановых проверок.
7. Законодательство не настаивает на том, чтобы работодатель вел журнал в какой-то конкретной форме.
8. Каждой ИОТ присваивается идентификационный номер, а также наименование.
9. Журнал учета можно заказать в интернете или приобрести в магазине канцелярских товаров.
10. Помимо занятий по охране труда, на предприятиях проводятся инструктажи по пожарной безопасности.

Заключение

Из статьи мы выяснили, что журнал учета инструкций по охране труда для работников можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Во втором случае потребуется оформить ЭЦП. За отсутствие журнала на предприятии предусмотрена ответственность.

Журнал учета инструкций по охране труда обязательно должен использоваться в системе кадрового документооборота предприятия. В чем заключаются особенности журнала учета инструкций по охране труда, а также других документов схожего назначения, расскажем в нашей статье.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна для использования работодателем в силу положений ст. 214 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов двух типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

В соответствии с рекомендациями, опубликованными Минтрудом РФ, журнал учета инструкций по охране труда должен использоваться в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях:

• даты постановки документа на учет;
• наименования;
• даты утверждения руководителем фирмы;
• планового срока проверки документа;
• сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к вышеупомянутым Методическим рекомендациям Минтруда. Вы можете скачать бланк такой формы бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда, разработанных для сотрудников конкретного подразделения фирмы, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 Рекомендаций от 13.05.2004). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным в плане получения сотрудниками фирмы оперативного доступа к инструкциям (п. 10 Рекомендаций).

Как организовать охрану труда на предприятии, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда на предприятии.

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

Узнайте больше о специфике проведения первичного инструктажа на рабочем месте.

В  журнале фиксируются:

• даты выдачи инструкций;
• номера инструкций либо иные их обозначения;
• названия;
• количество выданных копий;
• Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о том, как составлять инструкции по охране труда. Получите пробный доступ к материалу на данную тему.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Рекомендуемая форма данного журнала утверждена в приложении 3 к Методическим рекомендациям. Скачайте его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала учета выдачи инструкций

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда?

Скачать образец журнала вы можете на нашем портале по ссылке ниже. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной Методическими рекомендациями, в которых Минтруд устанавливает механизм использования фирмами-работодателями журналов учета (выдачи) инструкций по охране труда.

 Скачать образец журнала учета инструкций по охране труда

Инструкции по охране труда хранятся в организации в течение установленного срока. Подробности — в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Итоги

Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов двух типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.

Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.

Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях:

• «С чего начать охрану труда на предприятии (нюансы)»;
• «Какие сроки хранения документов по охране труда»;
• «Приказ о создании комиссии по охране труда – образец»;
• «Как составить план мероприятий по охране труда (образец)».

Вам может быть интересно: