В должностной инструкции прописывают требования и обязанности для каждой штатной должности. Работника нужно ознакомить с инструкцией перед трудоустройством и обязательно под роспись. Если положения меняются, то об этом тоже нужно уведомить сотрудника.
Надо ли составлять должностные инструкции на основе профстандартов
Главная цель модернизации системы ЕКСД и перехода на профстандарты — введение и применение единых квалификационных требований для выполнения определенных работ и трудовых функций. Еще одна задача — внесение корректировок в учебные планы образовательных организаций профессионального образования. Порядок разработки, применения профстандартов регулируется ст. 195.2 и 195.3 ТК:
- Разработка и внедрение регламентируется правительством и Минтрудом РФ — постановление Правительства РФ № 23 от 22.01.2013, приказы Минтруда № 170н от 29.04.2013, № 147н от 12.04.2013, № 148н от 12.04.2013.
- Организации обязаны применять стандарты в строго регламентируемых случаях (ФЗ № 122, Письмо Минтруда России № 14-0/10/В-2253 от 04.04.2016).
- Применение рекомендовано и в необязательных ситуациях — в качестве основы для формирования требований к уровню квалификации сотрудников, при разработке перечня должностных обязанностей для трудовых договоров и должностных инструкций.
Трудовое законодательство не обязывает применять инструкцию, функции достаточно закрепить в договоре с нанимаемым (ст. 57 ТК). Одновременно в РФ установлено, что работнику поручаются только те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определяются локальными актами — ст. 15 ТК. Упоминание об инструкции содержится и в ст. 57 ТК.
Если организация применяет для регулирования трудовой деятельности сотрудников ДИ, то профстандарты при их разработке используются в следующих случаях:
- законами или подзаконными актами к сотруднику установлены квалификационные требования для выполнения той или иной работы — ст. 195.3 ТК;
- конкретной должности (профессии) или трудовой функции (при соответствии названия и квалификации) предоставляются льготы, дополнительные выплаты и компенсации — п. 2 ст. 57 ТК.
Крупные ведомства (организации) разрабатывают внутренние инструкции, подробно описывающие, как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту, правила оформления и введения.
Кто обязан применять профстандарты и на каком основании, показано на рисунке. Перечень не является исчерпывающим, он пополняется и обновляется.
Должностная инструкция и профстандарт
Коротко покажем, как пользоваться профстандартом при составлении должностной инструкции, в качестве примера возьмем должность эксперта по закупкам.
Шаг 1. Если использовать профстандарт необходимо или руководством принято решение обратиться к сборнику в качестве «помощника», то проверьте, есть ли подходящий в реестре.
Справка. Сборник содержит шаблоны ДИ для небольшого количества должностей и профессий, найденный текст следует взять за основу. В остальных случаях в соответствии с профстандартом перерабатывается имеющаяся ДИ.
Наименование необходимой должности или профессии необходимо искать в разделе III документа. Если вы обязаны применять профстандарты, а существующее название должности не соответствует предлагаемому, то штатную единицу придется переименовать. Это правило особенно важно для получения льгот, компенсаций и выплат.
Шаг 2. Учитывая специфику предприятия и должности, вносятся необходимые поправки. Базовые требования к должностной инструкции 2023 г. на основе профстандарта установлены с учетом требований и рекомендаций следующих документов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- положений гл. 43 ТК РФ;
- устава организации;
- локальных актов компании.
Шаг 3. Должностные инструкция имеет вполне традиционную структуру. Представленные варианты форм должностной инструкции в соответствии с профстандартами отличаются размещением блоков «должен знать» и «должен уметь».
В первом случае они обобщены из описания каждой трудовой функции и располагаются в общей части.
Должностная инструкция и профстандарт
Коротко покажем, как пользоваться профстандартом при составлении должностной инструкции, в качестве примера возьмем должность эксперта по закупкам.
Шаг 1. Если использовать профстандарт необходимо или руководством принято решение обратиться к сборнику в качестве «помощника», то проверьте, есть ли подходящий в реестре.
Справка. Сборник содержит шаблоны ДИ для небольшого количества должностей и профессий, найденный текст следует взять за основу. В остальных случаях в соответствии с профстандартом перерабатывается имеющаяся ДИ.
Наименование необходимой должности или профессии необходимо искать в разделе III документа. Если вы обязаны применять профстандарты, а существующее название должности не соответствует предлагаемому, то штатную единицу придется переименовать. Это правило особенно важно для получения льгот, компенсаций и выплат.
Шаг 2. Учитывая специфику предприятия и должности, вносятся необходимые поправки. Базовые требования к должностной инструкции 2023 г. на основе профстандарта установлены с учетом требований и рекомендаций следующих документов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- положений гл. 43 ТК РФ;
- устава организации;
- локальных актов компании.
Шаг 3. Должностные инструкция имеет вполне традиционную структуру. Представленные варианты форм должностной инструкции в соответствии с профстандартами отличаются размещением блоков «должен знать» и «должен уметь».
В первом случае они обобщены из описания каждой трудовой функции и располагаются в общей части.
Во втором необходимые знания и умения приведены попунктно, применительно к каждой трудовой функции, структура должностной инструкции по профстандарту имеет следующий вид:
Квалификационные требования, требования к стажу и условия допуска, независимо от места их размещения в ДИ, в профстандарте следует искать в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций». Для должности «Эксперт по закупкам» (профстандарт 08.024) они находятся в начале раздела 3.2 стандарта.
Квалификационные требования, требования к стажу и условия допуска, независимо от места их размещения в ДИ, в профстандарте следует искать в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций». Для должности «Эксперт по закупкам» (профстандарт 08.024) они находятся в начале раздела 3.2 стандарта.
В первом разделе ДИ обычно содержатся следующие сведения:
- назначение документа;
- порядок назначения работника на должность и освобождения с нее;
- подчиненность;
- требования к образованию и квалификации кандидата, к его опыту и умениям.
Эта часть разрабатывается с учетом внутренних ЛНА и выглядит следующим образом:
В первом разделе ДИ обычно содержатся следующие сведения:
- назначение документа;
- порядок назначения работника на должность и освобождения с нее;
- подчиненность;
- требования к образованию и квалификации кандидата, к его опыту и умениям.
Эта часть разрабатывается с учетом внутренних ЛНА и выглядит следующим образом:
Шаг 4. В раздел 2 ДИ перечисляются трудовые функции. Для должности «эксперт по закупкам» они обобщены в разделе II профстандарта — код В таблицы.
Шаг 5. Должностные обязанности в разделе 3 ДИ детализируются в соответствии с методикой профстандарта — содержание каждой трудовой функции раскрывается через трудовые действия.
В нашем примере эксперт по закупкам выполняет две трудовые функции:
- Экспертиза закупочной процедуры.
- Экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта.
В проф. стандарте должностных инструкций 2023 г. расшифровка функции 2 выглядит следующим образом:
Шаг 5. Должностные обязанности в разделе 3 ДИ детализируются в соответствии с методикой профстандарта — содержание каждой трудовой функции раскрывается через трудовые действия.
В нашем примере эксперт по закупкам выполняет две трудовые функции:
- Экспертиза закупочной процедуры.
- Экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта.
В проф. стандарте должностных инструкций 2023 г. расшифровка функции 2 выглядит следующим образом:
В ДИ разработчику следует зафиксировать перечень действий, которые выполняет сотрудник. При необходимости работодатель расширяет его по своему усмотрению. Описание должностных обязанностей в используемом примере имеет следующий вид:
Шаг 6. Права работника, которыми он обладает в рамках своих полномочий, описываются традиционно: указывают права доступа к информации, порядок взаимодействия с сотрудниками предприятия и пр. Используйте формулировки профстандарта (описание трудовых действий). Часть «ответственность» содержит стандартные формулировки (при необходимости включаются дополнительные сведения, например, о материальной ответственности).
Шаг 7. В заключительной части приводится порядок утверждения и вступления ДИ в силу, порядок внесения изменений. В этом разделе — ссылка на используемый стандарт и его реквизиты. Вот пример должностной инструкции в части прав и ответственности эксперта по закупкам.
4. Права
Эксперт по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Эксперт по закупкам привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.09.2015 № 626н, с учетом… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. … (другие заключительные положения).
Как оформить должностную инструкцию
Подготовленная ДИ на основе профстандарта дальше проходит следующие стадии:
- Готовый текст ДИ утверждается — издается приказ руководителя, проставляется гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя и печать организации (при наличии) на титульном листе. После этого документ вводится официально.
- Ознакомление сотрудника и фиксирование этого факта в специальном журнале или листе.
Приказ об утверждении должностной инструкции по профстандарту не имеет унифицированной формы и подготавливается с учетом правил документооборота. Его составляют на бланке организации. В приказе указываются реквизиты инструкции и дата введения в действие. Подписывает распоряжение руководитель.
Подробнее: как составить приказ об утверждении должностных инструкций
Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией
При приеме сотрудника на работу работодатель обязан ознакомить его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативами, в том числе и ДИ, если она есть (ст. 68 ТК РФ). ДИ прилагают к трудовому договору или утверждают как отдельный самостоятельный документ (Письмо Минтруда № 14-6/ООГ-6058 от 27.09.2022).
Порядок ознакомления с ДИ в нормативах не установлен: работодатель сам определяет внутренние правила. Обычно организации применяют такие способы ознакомления:
- Составляют лист ознакомления, дают на подпись работнику и подшивают документ к ДИ.
- Оформляют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, в котором упоминаются и ДИ.
Обязанность работника подписывать ДИ, если ее используют в организации, предусмотрена ст. 22 ТК РФ. Если сотрудник отказывается подписывать ДИ, то составьте акт.
Шаг 6. Права работника, которыми он обладает в рамках своих полномочий, описываются традиционно: указывают права доступа к информации, порядок взаимодействия с сотрудниками предприятия и пр. Используйте формулировки профстандарта (описание трудовых действий). Часть «ответственность» содержит стандартные формулировки (при необходимости включаются дополнительные сведения, например, о материальной ответственности).
Шаг 7. В заключительной части приводится порядок утверждения и вступления ДИ в силу, порядок внесения изменений. В этом разделе — ссылка на используемый стандарт и его реквизиты. Вот пример должностной инструкции в части прав и ответственности эксперта по закупкам.
4. Права
Эксперт по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Эксперт по закупкам привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.09.2015 № 626н, с учетом… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. … (другие заключительные положения).
Как оформить должностную инструкцию
Подготовленная ДИ на основе профстандарта дальше проходит следующие стадии:
- Готовый текст ДИ утверждается — издается приказ руководителя, проставляется гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя и печать организации (при наличии) на титульном листе. После этого документ вводится официально.
- Ознакомление сотрудника и фиксирование этого факта в специальном журнале или листе.
Приказ об утверждении должностной инструкции по профстандарту не имеет унифицированной формы и подготавливается с учетом правил документооборота. Его составляют на бланке организации. В приказе указываются реквизиты инструкции и дата введения в действие. Подписывает распоряжение руководитель.
Подробнее: как составить приказ об утверждении должностных инструкций
Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией
При приеме сотрудника на работу работодатель обязан ознакомить его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативами, в том числе и ДИ, если она есть (ст. 68 ТК РФ). ДИ прилагают к трудовому договору или утверждают как отдельный самостоятельный документ (Письмо Минтруда № 14-6/ООГ-6058 от 27.09.2022).
Порядок ознакомления с ДИ в нормативах не установлен: работодатель сам определяет внутренние правила. Обычно организации применяют такие способы ознакомления:
- Составляют лист ознакомления, дают на подпись работнику и подшивают документ к ДИ.
- Оформляют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, в котором упоминаются и ДИ.
Обязанность работника подписывать ДИ, если ее используют в организации, предусмотрена ст. 22 ТК РФ. Если сотрудник отказывается подписывать ДИ, то составьте акт.
Подробности: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией
Как изменить должностную инструкцию
Если изменения в должностную инструкцию влекут изменение условий трудового договора с работником, то их следует вносить в соответствии с порядком изменения условий трудового договора.
Если в связи с изменениями в должностную инструкцию условия трудового договора с работником не меняются, то изменения вносятся работодателем в соответствии с ЛНА.
ДИ — внутренний организационно-распорядительный документ, который содержит трудовую функцию работника, его круг должностных обязанностей и ответственность (Письмо Роструда № ПГ/13204-6-1 от 27.05.2022). Порядок составления, ведения и внесения изменений в ДИ в ТК РФ и других законах не прописан: работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Если внесение изменений в ДИ не меняет обязательные условия трудового договора, то утвердите новую редакцию инструкции и ознакомьте с ней работника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ). Обычно новую редакцию руководитель утверждает так: проставляет гриф «Утверждаю» в правом верхнем углу, указывает наименование должности, свою подпись, ФИО и дату утверждения. Иногда издают приказ об утверждении, но это необязательно (ч. 1 ст. 8 ТК РФ, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016).
Подробнее: как внести изменения в должностную инструкцию
Если ДИ является приложением к трудовому договору, то рекомендуется одновременно вносить изменения в трудовой договор и ДИ, оформив дополнительное соглашение в письменной форме (Письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.2007). Но изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Работодатель обязан уведомить работника о предстоящих изменениях и причинах таких изменений не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 22.2, ст. 22.3, ст. 72, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Если изменения в ДИ повлекут изменение условий трудового соглашения, то их вносят в порядке, описанном в ст. 72 или 74 ТК РФ. Если же изменения ДИ не меняют условия трудового договора, то работодатель утверждает должностную инструкцию в новой редакции и знакомит с ней работника в установленном порядке.
Другие должностные инструкции:
- Должностная инструкция бухгалтера;
- должностная инструкция кладовщика;
- должностная инструкция материально ответственного лица;
- должностная инструкция юриста на предприятии;
- должностная инструкция секретаря организации;
- должностная инструкция делопроизводителя в организации;
- должностная инструкция водителя грузового автомобиля;
- должностная инструкция водителя-экспедитора;
- должностная инструкция охранника;
- должностная инструкция слесаря-сантехника.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Содержание
- Особенности составления и подписания должностной инструкции
- Содержание должностной инструкции
- Общие положения
- Задачи и функции
- Права
- Обязанности
- Ответственность
- Взаимоотношения
- Обязательные реквизиты
- Бланки должностных инструкций
- Заполненные образцы должностных инструкций
Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.
Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.
Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).
Особенности составления и подписания должностной инструкции
Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
- штатное расписание;
- положение о структурных подразделениях;
- иные организационные документы работодателя.
Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).
Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.
Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.
Содержание должностной инструкции
В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:
Общие положения
В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.
Задачи и функции
Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.
Права
В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.
Обязанности
Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.
Ответственность
В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
Взаимоотношения
Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.
Обязательные реквизиты
Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- дата и номер документа;
- наименование организации и место составления;
- визы согласования;
- подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
- гриф утверждения.
Бланки должностных инструкций
Ниже представлены бланки должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать бланк);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать бланк);
- должностная инструкция специалиста (скачать бланк);
- должностная инструкция менеджера (скачать бланк,).
Примечание: организации, для которых установлен профстандарт по должности бухгалтера должны применять соответствующий бланк.
Заполненные образцы должностных инструкций
Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать образец);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать образец);
- должностная инструкция специалиста (скачать образец);
- должностная инструкция менеджера (скачать образец).
Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.
Функции
ДИ характеризуется этими функциями:
- Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
- Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.
Цели формирования инструкции:
- Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
- Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
- Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
- Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
- Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.
На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.
Формы должностной инструкции
Существует 2 формы должностных инструкций:
- Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
- Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.
Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.
Разделы инструкции
Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.
Общие положения
В этом разделе прописывается основная информация:
- Должность сотрудника.
- Наименование подразделения.
- Подчиненность сотрудника.
- Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
- Особенности замещения основного сотрудника временным.
- Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.
Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).
Задачи
В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.
Обязанности
Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:
- Соблюдение сроков подготовки документации.
- Следование правилам взаимодействия в коллективе.
- Соблюдение внутреннего распорядка.
Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.
Права
Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:
- Принятие решений в установленных рамках полномочий.
- Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
- Согласование и утверждение документации.
В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.
Ответственность
Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.
Взаимодействие
Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.
Утверждение
Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.
После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:
- Отдельный лист под роспись.
- Специальный журнал.
- Графа в самой инструкции.
Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.
Должностная инструкция – это обязательный документ практически для каждого работника. В данном материале мы расскажем для чего нужна должностная инструкция, как ее правильно составить и ознакомить с работником, приведем образец и покажем как пользоваться сборником должностных инструкций.
СКАЧАТЬ БЛАНК ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция – что это за документ и для чего
Должностная инструкция – это документ, описывающий функциональные обязанности, права и ответственности сотрудника, занимающего должность в организации. Этот документ обычно содержит следующую информацию:
- Наименование должности.
- Основные функциональные обязанности и задачи.
- Права и ответственности сотрудника.
- Критерии оценки эффективности работы.
- Требования к квалификации и профессиональным навыкам.
- Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.
В чем “плюсы” должностной инструкции
ТК РФ прямо не требует от работодателя утверждать должностные инструкции. Главное, чтобы должностные обязанности были закреплены в трудовом договоре (согласно ст. 57 ТК РФ). Однако, в тех случаях, когда трудовой договор не полностью раскрывает трудовые обязанности работника, рекомендуется составлять должностные инструкции.
Роструд рекомендует разрабатывать должностные инструкции для каждой должности, предусмотренной в штатном расписании работодателя. Вот в чем может помочь должностная инструкция работодателям:
- Обоснованный отказ в приеме на работу, так как должностная инструкция может содержать дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника.
- Объективная оценка деятельности работника в период испытательного срока.
- Распределение трудовых функций между работниками.
- Оценка добросовестности и полноты выполнения работником трудовой функции.
Таким образом, должностные инструкции по каждой должности в штатном расписании могут существенно упростить жизнь работодателю. Более того, работнику будет также проще, если его функциональные обязанности будут зафиксированы “на бумаге” более детально (чем в трудовом договоре).
Составление должностной инструкции: структура
Обычно составление должностных инструкций базируется на квалификационных характеристиках, представленных в квалификационных справочниках. Например, для руководителей, специалистов и других служащих используется Квалификационный справочник должностей, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. В случае рабочих должностей применяется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Профстандарты также могут использоваться в качестве полезного ресурса при создании должностных инструкций.
Примерная структура типовой должностной инструкции может выглядеть так:
Должностная инструкция для [название должности]
[Дата]
Введение
1.1. Назначение должности
– Описание назначения должности
1.2. Отношения подчинения и подчиненности
– Описание отношений подчинения и подчиненности
Обязанности и ответственность
2.1. Описание основных обязанностей:
– Обязанность 1
– Обязанность 2
…
2.2. Описание специфических обязанностей (при необходимости):
– Обязанность 1
– Обязанность 2
…
Требования к квалификации и компетенциям
3.1. Образование
– Описание требований к образованию
3.2. Опыт работы
– Описание требований к опыту работы
3.3. Профессиональные навыки
– Описание профессиональных навыков
3.4. Личные качества
– Описание личных качеств
Рабочие условия
4.1. Рабочее место
– Описание рабочего места
4.2. Режим работы
– Описание режима работы
4.3. Особые условия и требования
– Описание особых условий и требований
Взаимодействие и коммуникация
5.1. Взаимодействие с руководством
– Описание взаимодействия с руководством
5.2. Коммуникация с коллегами
– Описание коммуникации с коллегами
5.3. Взаимодействие с клиентами/партнерами (при необходимости)
– Описание взаимодействия с клиентами/партнерами (при необходимости)
Контроль и отчетность
6.1. Отчетные обязанности
– Описание отчетных обязанностей
6.2. Контроль за выполнением задач
– Описание контроля за выполнением задач
Права работника
7.1. Права, гарантированные трудовым законодательством
– Описание прав, гарантированных трудовым законодательством
7.2. Права, предоставленные организацией
– Описание прав, предоставленных организацией
7.3. Другие права (при необходимости)
– Описание других прав (при необходимости)
Особые указания
8.1. Правила внутреннего трудового распорядка
– Описание правил внутреннего трудового распорядка
8.2. Специфические правила и положения (при необходимости)
– Описание специфических правил и положений (при необходимости)
Заключительная часть
9.1. Подписание и утверждение должностной инструкции
– Описание процедуры подписания и утверждения должностной инструкции
9.2. Изменения и дополнения к должностной инструкции
– Описание процедуры внесения изменений и дополнений к должностной инструкции
9.3. Контактная информация ответственного лица
– Контактная информация ответственного лица
[Подписи руководителя и сотрудника, подтверждающие ознакомление с должностной инструкцией]
Выдержка из должностной инструкции (пример):
Когда должностная инструкция обязательна
Итак, работодатель не обязан составлять должностные инструкции для всех своих сотрудников. Однако, есть определенные ситуации, когда создание таких инструкций становится обязательным.
Так, к примеру, Закон о частной детективной и охранной деятельности прямо предписывает регламентировать действия частных охранников на объектах охраны при помощи должностной инструкции (согласно статье 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). При этом законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также следует разработать должностные инструкции для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта в соответствии с пунктом 105 Федеральных норм и правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343.
В этих особых случаях обязательность составления должностных инструкций обусловлена наличием специфических требований и ответственности, связанных с выполнением данных профессиональных обязанностей.
Как внести изменения в должностную инструкцию: алгоритм
Имейте в виду
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
Шаг 1: Подготовка
Проведите анализ текущей должностной инструкции: Ознакомьтесь с существующей должностной инструкцией и выявите необходимые изменения. Определите, что именно требуется изменить или дополнить.
Уточните причины изменения: Понимание причин, по которым необходимо внести изменения, поможет лучше структурировать процесс и обосновать внесенные изменения.
Определите ответственных за внесение изменений: Укажите лицо или группу лиц, которые будут отвечать за внесение и утверждение изменений в должностную инструкцию.
Шаг 2: Внесение изменений
Внесите необходимые правки: Основываясь на выявленных потребностях, внесите изменения в текст должностной инструкции. Это могут быть изменения в обязанностях, требованиях к квалификации или другие дополнения.
Уточните язык и структуру: Убедитесь, что новый текст должностной инструкции ясен, лаконичен и легко читаем. Сохраните логичную структуру документа.
Уточните терминологию: Обязательно проверьте, что использованные термины и определения соответствуют современным стандартам и являются понятными для сотрудников.
Шаг 3: Проверка и согласование
Проведите внутреннюю проверку: Предоставьте новую должностную инструкцию для ознакомления и рецензирования соответствующим лицам внутри организации.
Согласуйте изменения: После внутренней проверки уточните и обсудите все возникающие вопросы и изменения с ответственными за внесение изменений и утверждение должностной инструкции.
Шаг 4: Утверждение
Подготовьте документ на утверждение: Сформируйте окончательный текст должностной инструкции, включая все утвержденные изменения и дополнения.
Получите согласие и подписание руководства: Предоставьте окончательный вариант должностной инструкции для утверждения вышестоящим должностным лицам или руководству организации. После получения согласия, попросите их подписать документ.
Информируйте сотрудников: Распространите обновленную должностную инструкцию среди всех сотрудников, касающихся данной должности. Объясните внесенные изменения и их влияние на работу.
Сборник должностных инструкций
Сборник должностных инструкций – это комплект документов, в котором собраны и систематизированы должностные инструкции для различных должностей и должностных лиц в организации. Этот сборник представляет собой свод правил и указаний, описывающих обязанности, права и ответственность сотрудников на различных рабочих местах.
Основная цель сборника должностных инструкций – обеспечить стандартизацию и четкость в рабочих процессах и обязанностях персонала. Важно отметить, что сборник должностных инструкций может состоять из разных разделов или каталогов, где каждый раздел соответствует конкретным подразделениям или отделам компании.
Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.