Операционные инструкции на производство продукции

Здравствуйте. Внедряем бережливое производство у себя в компании. Для фиксации достигнутых преобразований мы составляли операционные инструкции, в которых описывали, как должен протекать процесс в формате, рекомендованном консалтинговой компанией: фото, название действия. В некоторой литературе дается термин «рабочая инструкция». В чем отличие операционной от рабочей инструкции?

Здравствуйте. Благодарим Вас за обращение к нашему информационному порталу ЛИНПРО с данным вопросом.
Действительно, многие консалтинговые компании рекомендуют стандартизировать деятельность, чтобы зафиксировать достигнутый уровень качества. При этом, разрабатываются различные красочные описательные стандарты, описывающие, как должна протекать операция или процесс. Но что дальше происходит с данными стандартами? Как правило, на этот вопрос отвечают далеко не все «ЛИН-специалисты». Мы много тратим времени и сил, но для чего? Что дальше мы хотим с ними сделать, каким образом их использовать? 

Этот вопрос раскрывается в поясняющей статье «Зачем нужен стандарт?» 

Основное отличие заключается то, что рабочая инструкция предназначена для лидера команды или лидера группы для проведения процедуры аудита стандартизированной работы с целью выявления проблем в процессе.

Как правило, рабочая инструкция показывает, каким образом должен работать сотрудник по конкретному процессу в уровне детализации достаточной, чтобы можно было в процессе сверить соответствие фактически выполняемой работы со стандартом. Обязательными атрибутами данной инструкции являются последовательность действий рабочего и время их выполнения. Данная рабочая инструкция может быть дополнена, в случае необходимости, например, необходимыми схемами перемещения рабочего или требованием к количеству используемого в работе материала. 

Операционная инструкция же показывает, каким образом правильно должна выполняться операция для получения требуемого результата на выходе в виде производства продукта или предоставления услуги.

Данная инструкция содержит последовательность шагов, привязанных  не к операторам (как рабочая инструкция), а к операции. Как правило, данная инструкция содержит фотографию, пояснение действия, время операции, может содержать ключевые аспекты, необходимые для более быстрого последующего создания базы материалов для обучения сотрудников, например, используя метод производственного инструктажа. Операционная инструкция может быть использована для составления рабочей инструкции, когда, например, операцию выполняет один или несколько рабочих. Так же она широко используется для не циклических, вспомогательных операций, выполняемых с редкой периодичностью для быстрого и правильного выполнения. Упрощенным вариантом операционной инструкции может служить руководство пользователя к различной бытовой технике. Данные руководства стараются сделать максимально доходчивыми, используя для этого рисунки, фотографии, схемы и прочие средства визуализации.  

Увидеть структуру сайта ЛинПро Вы можете здесь

В статье расскажем, что такое производственная инструкция (далее ― ПИ) и для чего она нужна. Разберем, какие НПА требуют, чтобы в организации были ПИ. На примерах покажем, как разработать ПИ, обеспечить ими работников и организовать проверку знаний ПИ.

Что такое ПИ и для чего она нужна? 

Документ представляет прямой алгоритм действий на рабочем месте, в том числе при поломках или авариях.

ПИ по промышленной безопасности составляются с учетом факторов риска и специфики работы на конкретном предприятии. Этим они отличаются от руководств по эксплуатации оборудования.

Четкое следование указаниям инструкции позволяет работникам не отклоняться от техпроцесса, получать нужный результат и обеспечивать максимальную безопасность труда.

Какие НПА требуют, чтобы в организации были ПИ? 

Главный документ, который требует разрабатывать ПИ, — это ФНП ПБ. Он же предъявляет требования к их содержанию, к знаниям, умениям и навыкам работников, способам и объемам проверки знаний и ее периодичности.

Единого документа, устанавливающего требования к ПИ и проверке их знаний, нет. Поэтому необходимо разработать ЛНА (положение, порядок) для разработчиков ПИ, соединив в нем требования всех нормативных актов, регламентирующих производственную деятельность предприятия в области промышленной безопасности.

Приведем несколько примеров самых актуальных требований ФНП ПБ к разработке ПИ.

Сети газопотребления

Случаи обязательной разработки ПИ (технологических) устанавливают ФНП № 531[1].

На ТЭС с учетом особенностей оборудования, технологии и характера производства до пуска оборудования в эксплуатацию должны быть разработаны ПИ (технологические). ПИ должны содержать требования технологической последовательности выполнения различных операций при подготовке к пуску оборудования технологических комплексов, выводе в резерв, ремонте, допуске ремонтного персонала (работников) к выполнению работ на оборудовании (п. 12 ФНП № 531).

При эксплуатации пункта подготовки газа (далее ― ППГ) необходимо выполнять визуальный контроль технического состояния (обход) в сроки, устанавливаемые ПИ, обеспечивающие безопасность и надежность эксплуатации (п. 91 ФНП № 531).

В производственной зоне ППГ должны ежесменно осматриваться технологическое оборудование, газопроводы, арматура, электрооборудование, вентиляционные системы, средства измерений, противоаварийные защиты, блокировки и сигнализации. Выявленные неисправности должны устраняться в порядке и в сроки, установленные ПИ (технологическими) (п. 100 ФНП № 531).

Таким образом, необходимо разрабатывать ПИ (технологические) не смотря на наличие договора с подрядной организацией на оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту сети газораспределения и сети газопотребления.

Кроме того, в организации, осуществляющей эксплуатацию сетей газораспределения или газопотребления, должен быть разработан и утвержден руководителем такой организации или его уполномоченным заместителем, либо руководителем самостоятельного структурного подразделения (дочернего общества) указанной организации перечень газоопасных работ и инструкция, определяющая порядок подготовки и безопасность их проведения применительно к конкретным производственным условиям. Также утверждается перечень газоопасных работ, выполняемых без оформления наряда-допуска по ПИ, обеспечивающим их безопасное проведение (п. 133 ФНП № 531).

Подъемные сооружения 

Требования к разработке ПИ для организаций, осуществляющих работы с подъемными сооружениями (далее ― ПС), содержатся в ФНП ПС[2].

Согласно п. 147 эксплуатирующие организации обязаны обеспечить содержание ПС в работоспособном состоянии и безопасные условия их работы путем организации надлежащего надзора и обслуживания, технического освидетельствования и ремонта.

В этих целях должны быть:

• разработаны и утверждены журналы, программы, графики выполнения планово-предупредительных ремонтов, ППР, ТК, схемы строповки и складирования, должностные инструкции для инженерно-технических работников, а также производственные инструкции для персонала, на основе паспорта, руководства (инструкции) по эксплуатации конкретного ПС, с учетом особенностей технологических процессов, установленных проектной и технологической документацией;
• в наличии должностные инструкции и руководящие указания по безопасной эксплуатации ПС — у инженерно-технических работников, а у персонала — производственные инструкции;
• созданы условия выполнения инженерно-техническими работниками требований настоящих ФНП, должностных инструкций, а персоналом — производственных инструкций.

Оборудование под давлением 

Специализированные организации, осуществляющие работы по монтажу (демонтажу), ремонту, реконструкции (модернизации) и наладке оборудования под давлением ФНП ОРПД[3] обязывают[4]:

• провести рабочим подготовку в объеме квалификационных требований (в рамках профессионального обучения),
• организовать проверку знаний в объеме требований ПИ и (или) инструкций для данной профессии, а также в объеме технологических процессов, инструкций и карт на производство отдельных видов работ.

Проверку знаний требований ПИ и (или) инструкций для данной профессии у рабочих нужно проводить один раз в 12 месяцев. А ознакомление и проверку знаний технологических процессов, инструкций и карт на производство конкретного вида работ проводить непосредственно перед началом их выполнения (подп. «б» п. 101 ФНП ОРПД).  

ПИ, режимные карты и постоянные технологические регламенты должны быть разработаны и утверждены по окончании эксплуатации оборудования в режиме опытного применения на основании временной эксплуатационной документации с учетом полученных при этом результатов (п. 218 ФНП ОРПД), и должны храниться на рабочих местах работников (подп. «в» п. 207 ФНП ОРПД).

ПИ должны выдаваться персоналу перед допуском к работе с подтверждением их получения подписью работника в журнале или на контрольном экземпляре ПИ, или отметкой в системе электронного документооборота при условии, что данная система обеспечивает хранение информации и возможность идентификации работника и произведенных им действий (подп. «ж» п. 228 ФНП ОРПД).

Мы привели только основные требования ФНП ОРПД, сам документ содержат 84 требования к ПИ. И так практически в каждых ФНП. Кроме ФНП, требования к ПИ содержатся в правилах технической эксплуатации (далее ― ПТЭ)[5], а также в правилах работы с персоналом в организациях (далее ― ПРП)[6].

Рассмотрим далее требования разных норм к ПИ.

Как разработать ПИ? 

Содержание ПИ зависит от выполняемых работ, конкретного технологического процесса, состава оборудования, инструментов и приспособлений. Следовательно, в ПИ должны быть изложены порядок и требования, обеспечивающие безопасное проведение работ. Если безопасность выполнения работы обусловлена определенными нормами, то их необходимо указать отдельно (например, высота, напряжение, концентрация и т. п.).

Текст инструкции следует разделить на разделы. Требования инструкции должны быть изложены в соответствии с логикой технологического (производственного) процесса, с учетом разновидностей оборудования, приспособлений, инструмента.

Примерное содержание разделов ПИ см. в табл. 1.

Таблица 1. Примерное содержание ПИ и НПА, содержащие требования к ПИ

СОП – стандартные операционные процедуры, КПТО – карта последовательности технологических операций.

ЧТО: Инструкции по выполнению рабочих процедур, в которых содержится исчерпывающая информация о том, кто, где, когда и как должен выполнять предписанные действия. Стандартные операционные процедуры (СОП) используют ремонтники, карты последовательности технологических операций (КПТО) – технологи (те, кто управляет техническими процессами и обслуживает технологическое оборудование).

ЗАЧЕМ: Позитивный опыт выполнения работ закрепляется, описывается в доходчивой форме и доносится до любого заинтересованного лица – от нового сотрудника, только приступающего к работе, до топ-менеджера, вдруг решившего разобраться, как же тут все работает.

Польза от так называемого творческого беспорядка – это миф. Нет, конечно, попадаются гении, которые видят в хаосе систему и отлично помнят, что яйцеварка лежит рядом с патефоном под галошницей, а тот самый счет – в нижнем культурном слое на рабочем столе вместе с кусочком торта, завалявшимся с 23 февраля. Но таких сверхлюдей – единицы. Для всех прочих есть плохая новость: склонность к беспорядку не только усложняет жизнь, но может перерасти в психическое расстройство.

Но разве чек-листы, о которых мы уже говорили, – это не то же самое? Нет, не совсем. Чек-листы, или контрольные списки, что ясно следует из названия, в первую очередь созданы для контроля: за выполняемыми действиями, состоянием оборудования и т. п. А стандартизация операционных процедур/ карты последовательности технологических операций позволяют описать рабочий процесс в целом, четко фиксируя необходимые действия для того, чтобы их можно было максимально точно воспроизвести.

Конечно, вся нужная информация содержится в регламентах и прочих подобных документах, которые всегда есть в любой организации. Но зачастую разобраться в этих документах могут только те, кто их сам писал (и это в лучшем случае). Представьте, что в самолете вместо короткой инструкции с яркими картинками, объясняющей, куда бежать в экстренной ситуации, вам подсунут 100-страничный труд с чертежами конструкций замков на дверях и нормами давления воздуха в спасательном жилете.

Карта последовательности технологических операций – КПТО/ СОП – как раз такие «самолетные инструкции», прочные путеводные нити. С их помощью можно изложить хоть алгоритм пользования кофеваркой (и существенно снизить шансы ее сломать). Но особенно они актуальны, когда речь идет или о сложных процессах, в которых велик риск ошибки из-за человеческого фактора, или о нештатной ситуации, когда не совсем ясно, как действовать, а одну и ту же задачу могут выполнять разные сотрудники.

В основе обязательно заложен успешный опыт – это главный принцип при составлении карты. Оптимальная последовательность действий и минимальное время, которое требуется на выполнение операции, определяется после наблюдения за реальным рабочим процессом. Эти данные вносятся в карту вместе с указаниями, как действовать, если результат операции расходится с ожиданиями или возникают аварийные ситуации. Карту делают максимально наглядной: фотографии, схемы, пиктограммы работают на быстрое и четкое усвоение материала.

НАШ ОПЫТ

В принципе, любая профессиональная деятельность состоит из набора определенных операций. На производстве для каждой из таких операций есть свои нюансы: например, особенности в подборе инструментов, использовании оборудования, соблюдении правил охраны труда. Все эти нюансы можно представить в виде технологической карты. Она составляется на каждую операцию и оформляется в виде таблицы с подробными иллюстрациями. Их активно используют и опытные сотрудники, и новички. Первые – как подсказку, а для вторых это главный учебник при стажировке. Карты помогают ускорить процесс адаптации, овладеть рабочими навыками и запомнить алгоритм важных действий, правильный и с точки зрения технологии, и с точки зрения безопасности.

Учебные карты последовательности операций на НЛМК-Урал

На НЛМК-Урал карты используют даже как часть образовательной программы. Здесь на их основе разработаны электронные тесты для оценки знаний технологических операций. Проходят их и новые сотрудники, и те, кто сдает на разряд или повышает квалификацию. В тестах от 15 до 20 вопросов, результат появляется сразу после того, как получены ответы. Оценивают знание КПТО строго. Ответил правильно на 99 % вопросов – уже не сдал. Ведь свою работу нужно знать на все 100 %.

Стандартные операционные процедуры на НЛМК – Урал Сервис

В цехе ремонта металлургического оборудования в Березовском уже стандартизировали все операции по обслуживанию крупных объектов: насосных станций, габаритных электрических двигателей, внутрипечных роликов и т. д. Рабочие отмечают: с таким подходом дело действительно идет быстрее – можно все подготовить заранее и ничего не забыть. В стандарте детально расписано все: что, как и в какой последовательности делать, какие средства защиты использовать, каким инструментом работать. Есть и раздел, в который можно заносить свои соображения: на чем можно сэкономить время и усилия. Если станет ясно, что две операции можно объединить в одну, то стандарт обновят.

В Компании ТЕХНОНИКОЛЬ на каждом рабочем месте разработаны все требуемые стандартные операционные процедуры, также существует рекомендуемая форма СОП

Стандартные операционные процедуры появились на разных заводах Компании в разное время, большинство из них выросли из обычных рабочих инструкций. Стандартная операционная процедура (СОП) — документ, описывающий оптимальный ход выполнения работ, содержит информацию о последовательности и времени выполнения операций для достижения требуемого уровня качества процесса, его результативности и эффективности.

При создании СОПов мы исходили из того, что документ должен быть максимально понятным и простым, чтобы достаточно было взгляда на него, чтобы вспомнить ход выполнения редко совершаемых операций или быстро научиться, если эта новая для работника операция. Учитывали, что СОП должна быть:

• визуально понятной, не требовать много времени на изучение (с наличием фото, схем и графиков);
• написана в терминологии, понятной для всех — и рабочих, и специалистов;
• требовать использования только тех материалов и инструментов, к которым есть доступ на этом рабочем месте;
• обязательно содержать информацию о последовательности и времени выполнении операций;
• составлена в соответствии со стандартами безопасности и качества.

Очень важным отличием СОП от рабочей инструкции является наличие в ней последовательности и ВРЕМЕНИ выполнения операции. По результатам работы смены руководитель сравнивает фактическое время выполнения операции с нормативным, которое указано в СОП. К сожалению, не все сразу осознают, что одинаково плохо, если это время как меньше планового значения, так и больше него. Сокращать время выполнения операций можно только через предложение по улучшению, эксперимент на пилотном участке. Только после этого следует распространение наилучшего опыта на все остальные участки, где можно применить данное улучшение с обязательным внесением изменений в СОП. Цикл Деминга¹ всегда поддерживается стандартом.

Рисунок 1. Стандартизация, улучшение и цикл Деминга

В Компании ТЕХНОНИКОЛЬ на каждом рабочем месте разработаны все требуемые стандартные операционные процедуры, также существует рекомендуемая форма СОП:

Пример стандартной операционной процедуры

Фото 1. Папка с СОП, используемыми на линии операторами, г. Рязань

1 Доработанная Уильямом Эдвардсом Демингом кольцевая или спиралевидная схема «этапов динамичного научного процесса получения знаний» Уолтера Эндрю Шухарта, означает: P (plan) — планируй, D (do) — делай, C (check) — проверяй, A (act) — воздействуй, известна также как колесо или цикл Деминга.