Оприходование товара в 1с пошаговая инструкция

Оприходование товара — стандартная операция в торговой организации. Тем не менее, при ее отражении в программе 1С 8.3 немало нюансов.

Из статьи вы узнаете:

• как оприходовать товар в 1С 8.3;
• как склад влияет на оприходование товара в 1С.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

Настройки программы

В 1С есть разделение складов на:

• Оптовый склад (Тип склада — Оптовый склад);
• Автоматизированная торговая точка (Тип склада — Розничный магазин);
• Неавтоматизированная торговая точка (Тип склада — Неавтоматизированная торговая точка).

Автоматизированная торговая точка (АТТ) — это розничная точка, в которой в течение дня оформляются чеки ККТ. В конце смены касса закрывается и формируется детальный отчет о проданных товарах в розницу.

Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — это розничная точка,в которой в течение дня чеки ККТ не формируются в базе, а в нее заносится только детальный отчет о проданных товарах за определенный период.

Для розничного склада (АТТ и НТТ) обязательно заполнение поля Тип цен.

Для розничной торговли также важна настройка учетной политики — Способ оценки товаров в рознице (Главное — Настройки — Учетная политика):

• По стоимости приобретения — товары на складе учитываются по себестоимости, при этом торговая наценка на счете 42 «Торговая наценка» не учитывается. Учет стоимости товаров осуществляется на счете 41.02 «Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)».
• По продажной стоимости — товары на складе учитываются по цене реализации, при этом торговая наценка на товары отражается на счете 42 «Торговая наценка». Учет стоимости товаров осуществляется:
  • для АТТ — 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)»;
  • для НТТ — 41.12 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)».

Оформление оприходования товаров на склад зависит от Типа склада и Способа оценки товаров в рознице.

• Функциональность программы
• Настройка плана счетов — Учет товаров в рознице

Организация заключила договор с российским поставщиком ООО «МебельЛэнд» на поставку кухонной мебели на сумму 194 700 руб.

17 апреля товары оприходованы на склад и приняты к учету:

• Стул «Sonata»— 20 шт. по цене 4 720 руб. (в т. ч. НДС 18%);
• Стол «EDT 45»— 5 шт. по цене 20 060 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Оприходование товаров на склад в 1С 8.3 отразите документом Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная) в разделе Покупки— Покупки — Поступление (акты, накладные) — кнопка Поступление -Товары (накладная).

В шапке укажите:

• Накладная № от — номер накладной и дата, указанные поставщиком;
• Склад — склад или место хранения, на которые товары поступают. Выбирается из справочника Склады.

Если право собственности на товар перешло к Организации, но фактически товар еще не поступил на склад, то рекомендуем использовать виртуальный склад, например, Товары в пути.

В табличной части накладной отразите товары, поступившие от поставщика: укажите их наименование из справочника Номенклатура, количество, цену приобретения, сумму НДС, счета учета товаров и НДС.

Изучить подробнее Путеводитель по заполнению всех полей в документе Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная)

Проводки

Приходная накладная в 1С

Приходный ордер М4 образец заполнения →

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. документ по оприходованию товаров. В 1С используется Приходный ордер по форме М-4.

Приходный ордер подписывает работник, принявший товары (например, кладовщик) и лицо, сдавшее товары (например, грузоперевозчик, подотчетное лицо).

Бланк можно распечатать по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) документа Поступление (акт, накладная). PDF

• Типовая схема приобретения товаров
• Приобретение товаров по договорам в условных единицах: законодательство и 1С

Как оприходовать товар в розницу в 1С

Оприходование товаров по стоимости приобретения

Организация заключила договор с поставщиком ООО «Ривьера» на поставку товаров на сумму 300 900 руб.

22 марта товары оприходованы на склад и приняты к учету:

• Рулонная штора «BLACKOUT FIBER» — 50 шт. по цене 2 950 руб. (в т. ч. НДС 18%);
• Нитяные шторы «Африка» — 100 шт. по цене 1 180 руб. (в т. ч. НДС 18%);
• Жалюзи «Пластиковые (белые)» — 20 шт. по цене 1 770 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Оприходование товаров на склад по стоимости приобретения оформляется аналогично поступлению товаров на оптовый склад. Только автоматически устанавливаются счета учета товаров для розничного склада — 41.02.

В этом варианте не имеет значение, приходуется товар в АТТ или НТТ.

Оприходование на розничный склад в 1С 8.3 оформите документом Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная) в разделе Покупки— Покупки— Поступление (акты, накладные) — кнопка Поступление -Товары (накладная).

Проводки

Оприходование товаров по продажной стоимости

Организация заключила договор с поставщиком ООО «Ривьера» на поставку товаров на сумму 649 000 руб.

• Ткань «Жаккард Сильвия» — 1 000 шт. по цене 177 руб. (в т. ч. НДС 18%);
• Ткань «Блекаут Скарлетт» — 1 000 шт. по цене 472 руб. (в т. ч. НДС 18%).

22 марта товары оприходованы на склад и приняты к учету по продажной стоимости.

Цена реализации на 01.05.2018:

• Ткань «Жаккард Сильвия» — 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
• Ткань «Блекаут Скарлетт» — 826 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Если в учетной политике предусмотрен Способ оценки товаров в рознице По продажной стоимости, то при поступлении товаров должна быть изначально установлена розничная цена на поступивший товар, а потом оформлено его оприходование. Это необходимо сделать для того, чтобы программа 1С рассчитала торговую наценку.

Установить розничную цену в 1С можно с помощью документа Установка цен номенклатуры в разделе Склады — Цены — Установка цен номенклатуры.

Оприходование на розничный склад в 1С оформите документом Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная) в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные) — кнопка Поступление -Товары (накладная).

Счета учета в документе пользователем не задаются, а определяются автоматически при проведении документа согласно Типа склада:

• Розничный магазин (АТТ) — 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)»;
• Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — 41.12 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)».

Если приходуются товары на склад НТТ, то в документе Поступление (акт, накладная) может не отображаться графа Номенклатура, а просто указывается общая сумма по поступившим товарам и их розничная стоимость.

Эта ситуация регулируется настройкой Учета товаров в рознице.

Проводки

Разница между стоимостью реализации и стоимостью приобретения отразится по Кт 42.01 (42.02).

Мы пошагово разобрали как сделать оприходование товара в 1С 8.3.

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест. Приобретение товаров у обособленного подразделения с расходами на доставку, которые включаются в их стоимость
• Тест. Учет расходов на доставку приобретенных товаров, которые учитываются отдельно и не включаются в их стоимость
• Тест. Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С

См. также:

• Поступление товаров и услуг в 1С 8.3: проводки с примерами
• Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С
• Номенклатурная группа в 1С 8.3 что это?
• Установка цен номенклатуры в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
• Комплектация номенклатуры в 1С 8.3: пример заполнения
• Справочник Номенклатура в 1С 8.3: пример начального заполнения
• Как в 1С посмотреть остатки на складе?
• Как в 1С сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 с полным наименованием номенклатуры
• Установка цен номенклатуры
• Типовая схема приобретения товаров

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Случается, ревизия запасов выявляет различие между фактическим количеством и данными бухучета. Это может быть как недостача, так и излишки, или третий вариант – пересортица, приводящая к возникновению излишков одних товарных категорий и недостачам других. Вне зависимости от характера выявленных фактов, они подлежат отражению в бухучете через списание и оприходование. Эти операции мы рассмотрим на примере программы «1С:Бухгалтерия 8.3».

Как уже упоминалось, чаще всего оприходование товара – следствие ревизии, по итогам которой были выявлены излишки, поэтому результат необходимо отразить в одноименном разделе в меню «Склад».

Первый вариант заполнения

Документ заполняется системой самостоятельно, исходя из ранее введенного документа по итогам ревизии, в котором для этого должно быть отражено положительное отклонение (излишки) в графе «Фактическое количество». Заполняемая материально-ответственным лицом, она должна содержать цифру, превышающую учетное количество. Результат – в графе «Отклонение» отражается излишек товара.

Теперь, просто нажав на «Создать на основании» и выбрав оприходование, мы получаем уже заполненный документ.

Мы видим, что данные по позициям товаров, по которым в результате ревизии были обнаружены излишки, занесены в соответствующие поля. Статья доходов – «Оприходование излишков», но если понадобится, это можно поправить. Тут же можно сгенерировать печатную форму накладной.

Обратите внимание, в некоторых случаях может понадобиться отразить приход алкогольной продукции и отправить данные в систему ЕГАИС, для чего в нашем документе есть кнопка «Выгрузить в ЕГАИС», откуда формируется «Акт постановки на баланс ЕГАИС».

Сформированный документ ЕГАИС проводится по нажатию «Протокол обмена», а отправляются по нажатию на «Передать данные».

Второй способ заполнения

При заполненной инвентаризации оприходовать излишки можно через меню «Склад» и журнал документов «Оприходование товаров».

В журнале документов, нажав на «Создать», мы формируем новый документ оприходования.

И в появившемся окне нового документа, заполнив реквизиты, подбираем в поле «Инвентаризация» соответствующий документ, на основании которого хотим произвести заполнение.

Подобрав, нажимаем «Заполнить/Заполнить по инвентаризации».

Заполнение вручную

Если оприходованию не предшествовала ревизия, то табличную часть заполняем руками: указываем склад приема, статью доходов из справочника «Прочие доходы и расходы» и с помощью кнопки «Подбор» – товары, которые необходимо оприходовать.

Мы оприходовали выявленные ревизией излишки и отразили их «появление» в учете, чем повысили его достоверность, ведь любое отклонение фактических данных от учетных говорит о недостатках организации и контроля, влечет за собой ошибки и накладки в работе.

Перед тем, как говорить об оприходовании, следует дать ему определение. Оприходование неразрывно связано с деятельностью коммерческих компаний, которые занимаются производством и реализацией товаров, и в своей деятельности производят действия по перемещению товара в разные точки. Здесь и используется оприходование в программе 1С.

Эффективная деятельность организаций, занимающихся производством и реализацией продукции, во многом зависит от процессов складского оборота и перемещения товара в разные точки. Обязательно, чтобы при этом были соответствующие документы, которые фиксируют все этапы перемещения товара и нахождения их на складе.

С этой точки зрения для отсутствия отклонений в учётных данных должны выполнятся условия:

1. Обладание нужными инструментами и оборудованием, предназначенным для учета и автоматизации процесса учёта.
2. Налажен документооборот внутри компании между складом и бухгалтерским отделом.
3. Налажен документооборот между филиалами, складами, офисными отделениями.
4. Качественно организовано расположение товаров на складах, с учетом соблюдения всех требований к хранению товара.
5. Наличие программного обеспечения, в котором реализованы многофункциональные возможности для учета и хранения данных.
6. Своевременное периодическое проведение инвентаризаций и отражение результатов в учётных данных.

В части пунктов 5,6 софт 1С обладает широкими возможностями для их исполнения.

Понятие «Оприходование»

Оприходованием называется увеличение количественного остатка товара на каком-либо складе или точке продаж. Чаще всего оприходование происходит при обнаружении неучтенного или лишнего товара. Говоря о программе, в ней под понятием «оприходование» подразумевается поставка на учет продукции, которая не учтена на остатках по каким-либо причинам.

В этой инструкции идет речь именно об оприходовании продукции, которая была не учтена и обнаружилась после инвентаризации.

Понятие «Инвентаризация»

Процесс инвентаризации включает в себя сверку наличия фактического наличия продукции и сравнение полученных данных с учетными. Перед этим работники, ответственные за инвентаризацию, пересчитывают, взвешивают или измеряют каким-либо другим способом товары и материалы, фактически имеющиеся в наличии. Обычно это происходит ночью в случае с торговыми точками, и в любое время суток в случае со складскими помещениями.

По итогам могут быть выявлены излишки, которые указывают на то, что на самом деле продукции по какой-либо номенклатуре больше, чем отражено в учёте. Также может быть и недостача, которая указывает на то, что продукции в наличии по какой-либо номенклатуре меньше, чем учтено.

И то, и другое, может быть следствием разных причин, в числе которых:

• некомпетентность со стороны работников, ответственных за сохранность;
• ошибки, допущенные во время учета в бухгалтерии или на складе;
• воровство со стороны сотрудников или клиентов;
• неправильный подсчет единиц во время инвентаризации.

При обнаружении недостач их себестоимость списывается с материально ответственных лиц. Если таковых нет, то себестоимость делится на всех работников торговой точки или склада согласно договора о коллективной материальной ответственности. Излишки относятся на прочие доходы организации.

Процесс инвентаризации регламентирован внутренними правилам компании, и законодательством. Как правило, составляется приказ об инвентаризации, который должен быть подписан руководителем компании, с указанием следующей информации:

• период проведения пересчёта;
• список сотрудников, которые проводят пересчёт.

Чаще всего данный процесс проводится перед формированием отчётности, чтобы все факты излишков или недостач продукции были учтены. Но бывает и внеплановая инвентаризация, которая осуществляется без предупреждения сотрудников на складе или торговой точки.

Для внесения результатов пересчёта в программу 1С, следует:

1. Открыть раздел «Склад».
2. Нажать на надпись «Инвентаризация».
3. Перейти в документ «Инвентаризация товаров».

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в программе 1С

На практике оприходование излишков обычно происходит после инвентаризации.

Но бывают и ситуации, когда вне инвентаризации обнаруживается продукция, отсутствующая в программе. Это может произойти по одной из следующих причин:

• Во-первых, товар маленького размера буквально потерялся на складе, а потом был найден.
• Во-вторых, сотрудники склада допустили ошибку.
• В-третьих, комплектующие, оставшиеся после используемого ранее оборудования, попали на продажу.

Вне зависимости от причины, следует произвести оприходование через стандартную форму «Оприходование товаров». Для указания лишних позиций, здесь же надо кликнуть на надпись «Создать», выбрав компанию и склад, на котором был проведен перерасчет. Также заполняются поля об ответственном работнике и дате.

Работа с документом «Инвентаризация товаров» в 1С

Документ «Инвентаризация товаров» содержит 3 вкладки: Товары, Проведение инвентаризации, Инвентаризационная комиссия.

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» через пункт «Подбор», можно выбрать работников, участвующих в инвентаризации. Председателя комиссии можно указать, установив флаг напротив его ФИО в одноименное поле.

Теперь надо открыть пункт «Проведение инвентаризации», в котором вводится:

• дата инвентаризации;
• номер формы;
• дата формы-основания (постановление, приказ, распоряжение);
• причины пересчёта.

Как правило, пересчёт продукции производят при:

• хищении;
• порче продукции;
• плановой инвентаризации;
• смене материально-ответственного лица (приём-передача ценностей между работниками);
• проверке контролирующих органов.

Определить наличие расхождения после инвентаризации можно в разделе «Товары», кликнув на надпись «Заполнить», и выбрав «Заполнить по остаткам на складе». В открывшуюся таблицу записывается информация о наличии товарно-материальных ценностей по данным учета (бухгалтерского и/или складского).

В данной форме так же доступны возможности:

• добавить одну или несколько позиций вручную;
• добавить через штрихкод;
• подобрать нужную продукцию кнопкой «Подбор».

Особенно вышеуказанные возможности удобны при проведении частичного пересчёта, либо для поиска отдельных позиций.

Когда табличная форма заполнена, требуется указать информацию о фактическом наличии товарно-материальных ценностей. Вписать такие данные надо в столбец «Количество факт» Несоответствие в виде расхождений отобразится в столбце «Отклонение». Недостача отображается красным цветом со знаком минуса напротив. Благодаря этому легко заметить, каких позиций не хватает, а какая продукция лишняя.

После того как все поля заполнены, форму можно проводить, кликнув на надпись «Записать», а затем «Провести» либо «Провести и закрыть». При необходимости таблицу можно распечатать, нажав на соответствующую кнопку.

По данным, внесенным в эту таблицу, комиссия решает, принимать к учету товарно-материальные ценности в состав доходов, или нет. Делается это сразу в программе через документ «Инвентаризация товаров», в котором нужно кликнуть на кнопку «Создать на основании» для создания документа оприходования.

Оприходование излишков через документ «Инвентаризация товаров»

После нажатия кнопки «Создать на основании» «Оприходование товаров», откроется форма, где нужно ввести следующие данные:

• название компании;
• номер и дата создания формы;
• склад или точка, в которой приходуется товар;
• статья доходов.

В доходах следует выбрать «Прочие доходы и расходы», с наименованием статьи затрат «Оприходование излишков».

Поле «Инвентаризация» не требует заполнения, так как автоматически заполняется на основании формы с оприходованием.

В документе отображены отклонения в учёте товарно-материальных ценностей на основе информации с пересчёта. Нажав на надпись «Накладная на оприходование товаров», можно распечатать форму.

У каждого типа организации разные правила к оприходованию и заполнению форм. Например, компании, осуществляющие реализацию алкоголя, обязаны передавать данные в ЕГАИС. В программе 1С реализована возможность отправки данных об отклонениях непосредственно из формы.

Приводя в пример компанию, реализующую алкоголь, нужно выполнить следующее действия:

1. Кликнуть на надпись «Выгрузить в ЕГАИС», чтобы передать информацию о неучтенной продукции.
2. После этого отобразится окно с постановкой в ЕГАИС, где таблица автоматически будет излишками продукции.
3. Также здесь нужно внести данные во вкладку «Основное», выбрав контролирующий орган, ответственное лицо и регистр.
4. Кликнув на «Протокол обмена», запускается передача данных, при завершении следует нажать кнопку «Провести и закрыть».

Учет излишков, выявленных вне проведения инвентаризации

Представим ситуацию, когда на складе был найден небольшой товар, который затерялся в оборудовании. В учете этой позиции уже нет, а значит нужно оприходовать товар.

Для этого выполнить следующее действия:

• Перейти в раздел «Склад», выбрав вкладку «Инвентаризация».
• Далее перейти в «Оприходование товаров».
• После клика на надпись «Создать», откроется документ «Оприходование товаров». В нем нужно вписать следующую информацию: склад, компания, статья доходов.
• Так как фактически инвентаризации не проводилось, строка «Инвентаризация» остается пустой.
• Затем через использование пункта «Подбор» выбирается найденный товар с заполнением его стоимости и количества.

Всё готово, поэтому можно нажать на «Провести и закрыть».

Ещё одна причина, которая может привести к появлению излишков – это когда инвентаризация была проведена, но товарно-материальные ценности не были своевременно оприходованы. Тогда надо открыть документ «Оприходование товара», и выбрать «Оприходование излишков».

В поле «Инвентаризация» надо выбрать акт, на основе которого происходит оприходование. Здесь же нажать на надпись «Заполнить» и кликнуть на «Заполнить по инвентаризации». После нажатия произойдет автозаполнение табличной части по данным выбранного документа «Инвентаризация». Заканчивается операция проводкой и закрытием формы. 

Встречайте новый материал в серии с инструкциями и видеоуроками по 1С.

Он посвящён оприходованию товара в программе 1С Розница в редакции 2.3. Покажем, как создать документ о приходе товаров на склад, добавить позиции из номенклатуры, установить цены и с помощью отчёта проверить оформление прихода на склад. Читайте текстовую инструкцию, смотрите скриншоты. 

Оприходование и поступление — разные операции, хотя действия и похожи. Ниже мы будем говорить о приходе товара на склад: это может быть переброска со склада на склад, добавление обнаруженных излишков, начало заполнения базы и др.
Если вам нужно завести поступление товара от поставщика, смотрите эту инструкцию.

Создание документа на приход товара

1. Зайдите в раздел Склад → Складские операции → Оприходование товаров.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. Отметьте Склад, на который идёт приход (складов в списке может быть несколько, надо выбрать один). 

4. В поле Аналитика хоз. операции* выберите вариант Оприходование товаров.

* В отдельной статье мы рассказываем, как создать хозяйственную операцию на такие оприходование и списание товаров.

Добавление товаров

Есть несколько способов добавить товары: 

• отсканировать штрих-коды сканером, подключённым к компьютеру с 1С;

• выгрузить данные с терминала (ТСД);

• добавить товары самостоятельно, нажав на значок зелёного плюсика (слева на панели);

• воспользоваться подбором. 

Подробнее покажем последний вариант. 

Подбор товаров 

1. Нажмите кнопку Заполнить и выберите строку Подобрать товары.

2. Настройте подходящий вариант обзора.

В нашем случае выбран «по иерархии номенклатуры», чаще всего это самый удобный вариант. 

3. Кликните по нужному разделу в левом окне. Справа отобразятся товары раздела. 

4. Поставьте галочку у слов «Показывать подобранные товары» — в нижней половине экрана вы сможете видеть, что добавляете.

5. Кликните по нужным позициям, чтобы добавить их в ваш подбор.

6. Нажмите на пиктограмму документа со стрелочкой, чтобы сделать проводку.

Установка цен

Теперь приступим к работе с ценами. 

Нажмите на пиктограмму с двумя документами (слева от значка печати). 

В выпадающем списке выберите строку Установка цен номенклатуры.

Откроется подробная информация по ценам. 

Есть два варианта:

А. Заполнение вручную. В таблице с розничной ценой в колонке «новая цена» оператор должен проставить стоимость товаров из прихода. 

Б. Автоматический подсчёт. Если есть соответствующие настройки, программа сама подставит цену, исходя из заданных формул. Этот момент настраивается отдельно. 

Если вы уже оформляли поступление с товарами, закупочные цены отобразятся из того документа.  

Проводка документа

Нажмите Провести и закрыть. 

Готово! Теперь вы знаете, как создать документ для оприходования товаров на склад, как добавить в него конкретные товары и каким образом задать цены.

Отчет о движении документа

Есть возможность проверить поступление товара на склад. 

1. Выделите в списке документ, с которым работали. 

2. Нажмите на кнопку Отчеты. 

3. В выпадающем списке выберите строку Движение документа.

Откроется окно под названием «Движение документа Оприходование товаров…».

В регистре накоплений видим, что товары как приход числятся на складе компании.

— 

Статью подготовила редакция блога portkkm.ru. Информационная поддержка: Александр Киселев, программист АСЦ ПОРТ. 

Если у вас есть вопросы по автоматизации и настройке 1С, пишите комментарии на сайте и в соцсетях, звоните или приезжайте в один из офисов ПОРТ в Красноярске.