Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
Организационные
документы реализуют нормы административного
и гражданского права, являются правовой
основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти
документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются
новые организационные документы.
УСТАВ – правовой
акт, определяющий статус, порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать:
-
наименование
учреждения, организации, предприятия,
его вид; -
местонахождение
(почтовый адрес); -
предмет
и цель деятельности; -
порядок
образования имущества (или уставного
капитала, выпуска и распределения акций
и т.д.); -
порядок
распределения прибыли; -
порядок
образования учреждения (организации,
предприятия), -
порядок
управления и прекращения деятельности; -
органы
управления (внутренняя организационная
структура).
В зависимости от
вида организации (учреждения) в устав
могут быть добавлены другие сведения:
-
для
банков – перечень проводимых банком
операций и его функции; -
для
акционерных обществ – сведения о
категории выпускаемых акций, условия
их приобретения, размеры долей каждого
участника и др.
Текст устава может
содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный
капитал (уставной капитал).
3. Порядок
деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность,
распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение
деятельности.
УСТАВ оформляется
на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора
документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата; регистрационный номер, место
издания (город); гриф утверждения (если
предприятие частное, указывают, кем
зарегистрировано); текст; отметка о
наличии приложения; оттиск печати
организации и регистрирующего органа;
подпись.
Положения
– правовые акты, определяющие порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы коллегиального органа).
Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые
разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных
подразделениях, положения о коллегиальных
и совещательных органах, положения о
временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).
Структура текста
положения и его формуляр унифицированы
в УСОРД. Положения оформляют на общем
бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования, оттиск печати в грифе
утверждения.
Текст положения
включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Руководство
6. Взаимоотношения
с другими подразделениями
7. Дополнения и
изменения.
Положения оформляется
на общем бланке подразделения, подписывают
должностные лица, являющиеся
непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного
подразделения или заместитель
руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в си-лу с момента
утверждения. Пример оформления положения.
Инструкция
– правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений, должностных
лиц).
Инструкции издаются
в целях разъяснения применения
законодательных актов, распорядительных
документов, по заполнению и ведению
документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).
Инструкция
оформляется на общем бланке организации
и должна содержать реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; заголовок к тексту;
текст; подпись; гриф утверждения; гриф
согласования или виза согласования,
оттиск печати. Текст инструкции
разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими или римскими цифрами, а
количество разделов определяется
разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения,
которое ее разработало (если документ
оформлен на бланке структурного
подразделения) или заместителем
организации (в случае оформления
документа на общем бланке организации),
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным
документом. Инструкции бывают, например,
должностные; по безопасности труда и
др. Должностные инструкции определяют
функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием.
Текст должностной
инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные
обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
по должности
7. Дополнения и
изменения.
Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.
Форма
штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; оттиск печати; регистрационный
номер; заголовок к тексту. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визируют
главный бухгалтер, юрист, начальник
отдела кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации распорядительным документом,
печатью.
Структура и
штатная численность
– документ, который закрепляет
наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество
штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, заголовок к тексту, текст, гриф
утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Документ визирует начальник отдела
кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя
в грифе утверждения заверяется оттиском
печати.
Регламент
– документ, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа.
Регламент работы
коллегиального или совещательного
органа определяет: статус коллегиального
или совещательного органа; порядок
планирования работы; порядок подготовки
материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и
принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного
органа; порядок доведения решений до
исполнителей; материально-техническое
обеспечение заседаний.
Регламент оформляется
на общем бланке учреждения. Обязательные
реквизиты: наименование учреждения
(организации), вид документа, заголовок
к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), наименование
вид документа, дата, место составления,
регистрационный номер, виза согласования,
гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе
подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем
коллегиального органа, утверждаются
коллегиально.
Распорядительные
документы – постановления, решения,
приказы,
распоряжения и др.
Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
положениям действующего законодательства.
Первая стадия
разработки проекта распорядительного
документа – определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу
распорядительные документы. Затем
приступают к составлению его проекта.
Далее документ согласовывается и
подписывается. Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.
Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей – констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата и
номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные.
Констатирующая часть может и отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная
часть излагается в повелительной форме.
В зависимости от документа она начинается
словами: «постановляет»
(«постановил»)
– в постановлении; «решает»
(решил»)
– в решении; «предлагаю»
— в распоряжении; «приказываю»
— в приказе. Эти слова печатаются
прописными буквами или в разбивку т.е.
они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа
от распорядительной. Располагаются эти
слова на отдельной строке прямо от полей
с двоеточием.
С
новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.
Распорядительная
часть может делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом
пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение,
конкретное должностное лицо, например,
в приказах), действие, которое поручается
выполнить, и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например: ректорам
вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме –
«подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить»,
«возложить», «разработать»
и т.д.
В
конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Если
распорядительные документы имеют
приложения, указание на них дается в
соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного
документа должен иметь заголовок.
Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению на бланке конкретного
вида документа. Подготовленные проекты
документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две
подписи – председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают
в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя.
(Приложения № 10, 11).
Решение
– это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д.
Распоряжение
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному
органу компетенции. Распоряжения
являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса. Распоряжения
издают министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов,
районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации.
Подготовка и оформление распоряжения
аналогично остальным видам распорядительных
документов.
Указание
– распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и др. актов. Указание должно
иметь конкретных исполнителей и по
оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).
Приказ
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе
принципа единоначалия. Приказ издается
для решения основных задач, стоящих
перед данной организацией. Оформляется
приказ на бланке, где указаны наименование
организации, наименование вида документа
– ПРИКАЗ, место издания, регистрационный
номер, дата, заголовок к тексту, текст,
визы согласования, отметка об исполнении
документа, отметка об ознакомлении,
подпись.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Общая
характеристика организационных документов. Основные виды
организационных документов.
Организационные документы
– это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи,
функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности специалистов
предприятия (например: устав, положение, инструкция, правила, регламент,
штатное расписание и др.).
Организационные документы
обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае
разрешения конфликтных ситуаций.
По своему содержанию
организационные документы являются сложными документами, они велики по объему.
Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или
назначаемой) при участии юристов.
Организационные документы
имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае
реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.
Устав предприятия
– это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с
другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной
или хозяйственной деятельности (например, Устав добровольного спортивного
общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав организации и т.п.)
(см. приложение к уроку 1 – образец формуляра устава предприятия).
Общие уставы утверждаются
высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных
организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий,
учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами,
администрацией субъектов РФ), устав юридического лица утверждается его
учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в
установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых
органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою
деятельность.
Уставы могут быть типовыми
и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных
предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.
Общие требования к
порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I
части Гражданского кодекса РФ.
Реквизиты формуляра
устава:
1. наименование
министерства или ведомства;
2. название организации;
3. название вида
документа;
4. дата, индекс;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.
Основные разделы текста
устава:
1. общие положения;
2. основные функции предприятия;
3. права и обязанности;
4. руководство;
5. взаимоотношения и
связи;
6.
производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность;
7. имущества и средства;
8. контроль, проверка и
ревизия;
9. реорганизация или
ликвидация;
10. порядок образования
имущества;
11. порядок распределения
прибыли;
12. порядок образования
организации, порядок управления и прекращения деятельности;
13. органы управления.
Устав служит основой для
разработки положения.
Положение
– это организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, задачи,
обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом
или его структурных подразделений (например, Общее положение о
министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение
комиссии) (см. приложение к уроку 2 – образец формуляра положения о службе
доставки и реализации товара).
Положения бывают общими,
типовыми и конкретными (индивидуальными).
Общие положения
разрабатываются для однородных организация.
Типовые положения
действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются
вышестоящими органами управления.
Индивидуальные положения
разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа
или должностного лица. Утверждаются руководителями организаций и предприятий.
Под положением может
пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление
деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на
предприятиях, в учреждениях и др.
Наиболее часто
встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном
подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение
организации.
Положения разрабатываются
по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных
подразделений.
Исполнитель составляет
проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения
(деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому
подчиняется данное подразделение и разработчик.
Проект согласовывается с
юридическим отделом.
Проект положения
представляется на утверждение руководителю предприятия. положение об
организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.
Реквизиты формуляра
положения:
1. наименование
ведомства;
2. наименование организации;
3. наименование
структурного подразделения;
4. гриф утверждения;
5. наименование вида
документа;
6. дата, индекс;
7. место издания;
8. заголовок;
9. текст;
10. подписи;
11. виза;
12. печать.
Основные разделы текста
положения:
1. общие положения;
2. основные задачи;
3. структура;
4. функции;
5. права и обязанности;
6. ответственность;
7. руководство;
8. контроль, проверка и
ревизия деятельности;
9. реорганизация и
ликвидация.
Правила –
документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении
какой-либо деятельности, определяющий, как и в каждой последовательности должна
вестись работа на том или ином участке.
Правила подразделяются
на:
Общие,
имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности).
Отраслевые,
относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные
заведения).
В каждой организации
существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале),
ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт организации,
регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время
отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 –
правила внутреннего трудового распорядка).
Реквизиты формуляра
правил внутреннего распорядка:
1. наименование
ведомства;
2. наименование
организации;
4. гриф утверждения;
5. наименование вида
документа;
6. дата, индекс;
7. место издания;
8. заголовок;
9. текст;
10. подписи;
11. виза;
12. печать.
Основные разделы текста
правил внутреннего распорядка:
1. общие положения;
2. порядок приема и
увольнения работников;
3. основные права и
обязанности работников;
4. основные права и
обязанности работодателя;
5. режим труда и отдыха;
6. поощрения за успехи в
труде;
7. ответственность за
нарушение трудовой дисциплины.
Инструкция –
правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил,
регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их
подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкция издается также
в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и
разъяснительных документов, например, приказов.
Инструкции могут быть индивидуальными
и типовыми.
При составлении
инструкции по делопроизводству в конкретных организациях используются Типовая
инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Отдельной разновидностью
инструкции является должностная инструкция.
Должностная инструкция
– организационный документ длительного или постоянного срока действия, в
котором определены научно-технические, финансовые деятельности должностных лиц (см.
приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа).
На основании должностной
инструкции разрабатывается контракт с работником.
Должностная инструкция
разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с
юристом и утверждается руководителем предприятия.
При ее разработке
необходимо опираться на классификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная
характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного
подразделения.
Условиями пересмотра
должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие
перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение
компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного
пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет).
Реквизиты формуляра
должностной инструкции:
1. наименование
организации;
2. название вида
документа;
3. гриф утверждения;
4. заголовок к тексту;
5. дата;
6. индекс;
7. место издания;
8. текст;
9. подпись;
10. визы;
11. отметка об
ознакомлении работника с инструкцией.
Основные разделы текста
должностной инструкции:
1. общие положения;
2. должностные
обязанности;
3. функции;
4. права;
5. ответственность;
6. связи по должности;
7. оценка работы.
Штатное расписание
– правовой акт, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с
указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец
штатного расписания).
Штатное расписание
оформляется по унифицированной форме, в которой указывается перечень должностей
с указанием фонда заработной платы.
Подписывается штатное
расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером,
утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения
указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной
платы.
Изменения в штатное
расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная
численность – организационный документа, в котором
указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии
должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см.
приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности).
Данный документ
составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя
предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем
предприятия.
Изменения в этот документ
вносятся приказом руководителя предприятия.
Департамент образования, науки и молодежной политики
Государственное образовательное бюджетное учреждение
начального профессионального образования
Воронежской области
«Профессиональный лицей № 4 г.Воронежа»
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
Методические указания
для учащихся, обучающихся по профессии «Секретарь»
для самостоятельной подготовки к занятиям
Воронеж 2012
Учебно-методическое пособие
С
оставитель
Трунова Марина Ивановна
ОрганизационнЫЕ
документы
Методические указания
для учащихся, обучающихся по профессии «Секретарь»
для самостоятельной подготовки к занятиям
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение…………………………………………………………….………………
4
Организационные документы.
требования к составлению……………………………….……..………….
Назначение и состав организационно-правовой документации.…………………..
Устав, виды уставов, правила составления…………………….……………………….
Учредительный договор, требования к составлению и оформлению……………..
Положение, основные виды, правила составления…………………………………
Инструкция, основные виды инструкций, правила составления………………….
Штатное расписание, правила составления и оформления…………………………
Правила внутреннего трудового распорядка………………….…………………….
Регламент, правила подготовки и оформления……………………………………..
Задания для самостоятельной работы…………………………………………………..
Тесты………………………………………………………………………………….
Библиографический список…………………………………..…………….
Приложения…………………………………………………………………………
Введение
В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции.
Некоторые функции являются типовыми, присущими любому аппарату управления (например, организационно-распорядительную деятельность).
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.
Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.
Однако в любой организации используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
В силу своего повсеместного применения система организационно-распорядительной документации имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Предлагаемые методические указания к проведению практических занятий – результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами.
В работе использованы исследования известных авторов в сфере делопроизводства: Т. В. Кузнецовой, М. В. Кирсановой, Т. В. Печниковой, М. В. Стенюкова, М. И. Басакова, В. А. Кудряева, Н. В. Березиной и др.
Использованы также следующие нормативные документы:
– Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
– ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов;
– ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
– Российская Федерация. Законы. Об информации и о защите информации : федер. закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.
Основное внимание в методических указаниях уделяется подготовке и оформлению организационных и распорядительных документов как базовому процессу в реализации управленческих функций.
Задача методических указаний сформировать у учащихся умения и навыки оформления всех видов организационных документов (уставы, учредительные договоры и т. д.).
.
Организационные документы.
требования к составлению
Назначение и состав
организационно-правовой документации
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относят следующие: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).
По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.
Устав, виды уставов, правила составления
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
В уставе организации изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации организации.
В зависимости от формы собственности различается порядок утверждения устава. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.
Основными видами уставов являются:
– устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
– устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;
– устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).
Уставы оформляют на стандартных листах бумаги.
Титульный лист устава должен иметь следующие реквизиты:
– наименование организации;
– наименование вида документа;
– дату (датой устава является дата его утверждения);
– гриф утверждения;
– отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);
– место издания (город).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
– Общие положения;
– Цели, задачи, предмет деятельности;
– Правовой статус;
– Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи);
– Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими);
– Учет и отчетность;
– Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью;
– Права и обязанности участников;
– Порядок ликвидации и реорганизации.
Предприятие зарегистрировано
администрацией _______________
(район, город)
«____» ________ 2008 г.
УТВЕРЖДАЮ
Учредитель:
______________________
«____» ________ 2008 г.
УСТАВ
индивидуального частного предприятия
(Фамилия владельца и название предприятия)
Юридический адрес:
______________________________________________________________________________________________________________________________________
г. Воронеж
Образец титульного листа устава частного предприятия
Устав может утверждаться общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации (прил. 1).
Учредительный договор,
требования к составлению и оформлению
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Профессор В. А. Кудряев отмечает, что учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.
Учредительный договор может состоять из следующих разделов.
-
Вводная часть.
-
Цель заключения договора.
-
Наименование и правовая форма организации.
-
Предмет деятельности.
-
Место нахождения организации.
-
Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
-
Порядок образования имущества.
-
Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.
-
Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
-
Порядок управления делами юридического лица.
-
Права и обязанности участников (учредителей).
-
Ответственность за нарушение договора.
-
Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
-
Порядок рассмотрения споров.
-
Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор. Учредительный договор оформляют на стандартных листах бумаги формата А4.
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
о создании__________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
(место заключения договора)
Зарегистрировано (наименование
тер. органа гос. регистрации)
_________№________
(дата)
ТЕКСТ ДОГОВОРА
Учредитель (должность)
__________________________
(инициалы, фамилия)
(дата)
Печать
Учредитель (должность)
__________________________
(инициалы, фамилия)
(дата)
Печать
Образец учредительного договора
Примерный учредительный договор представлен в прил. 2.
Положение, основные виды, правила составления
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например, Типовое положение об отделе кадров);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»).
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров (например, Положение ООО «АиТ» о конкурсе «Лучший программист»). Распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации.
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.
Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т. е. документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения.
Образец титульного листа положения о структурном подразделении органа управления (отдела) представлен.
Администрация
_____________________области, края
Дата, регистрационный номер
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
________________ области, края
Наименование области, края, города, района
Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе документационного
обеспечения управления
Место издания
Образец титульного листа положения
о структурном подразделении органа управления (отдела)
Текст положения включает следующие разделы:
– Общие положения;
– Цели и задачи;
– Функции;
– Права и обязанности;
– Руководство;
– Взаимоотношение (служебные связи).
В разделе «Общие положения» приводят точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. В разделе дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.
В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируют основную цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.
Раздел «Функции» – основной раздел положения, он включает всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые обеспечивают решение основных задач.
В разделе «Права и обязанности» перечисляют права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.
Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя. В их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.
Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.
В разделе «Руководство» содержится перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением.
В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» указывают взаимосвязи со структурными подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируют документные связи (наименования документов, периодичность их представления, сроки), устанавливают взаимные обязательства, состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель.
Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Примерный образец положения приведен в прил. 3.
Инструкция, основные виды инструкций,
правила составления
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляют на основе законодательства РФ. Инструкции могут издавать:
– органы государственного управления;
– отраслевые органы управления;
– муниципальные органы управления;
– руководство организации.
Инструкции бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).
Инструкция должна иметь:
– наименование организации;
– наименование вида документа;
– дату;
– номер;
– заголовок к тексту;
– гриф утверждения;
– текст;
– подписи составителей;
– печать (при необходимости);
– визы.
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?» («Инструкция о государственном регулировании…»).
Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «запрещается», «не допускается».
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу.
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми; отраслевыми и индивидуальными.
Образец инструкции представлен в прил. 4, 5.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственности сотрудника предприятия.
Должностная инструкция – один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на занимаемую должность (например, по закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.
Должностная инструкция и трудовой договор используются:
– при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
– с целью разделения труда между персоналом;
– для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
– разрабатывается – руководителем структурного подразделения;
– визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
– утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.
– наименование министерства (если является отраслевой);
– наименование организации, разработавшей инструкцию;
– наименование вида документа;
– дату;
– номер;
– заголовок к тексту;
– гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
– текст;
– подписи составителей;
– печать (при необходимости);
– визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
– Общие положения.
– Функции.
– Должностные обязанности.
– Права.
– Ответственность.
– Служебное взаимодействие.
В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника.
В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.
В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:
– первый экземпляр хранится в кадровой службе;
– второй – у руководителя подразделения;
– третий – у работника.
Образцы должностных инструкций представлены в прил. 6.
____________________________________________
(наименование учреждения)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
_________________________
(наименование учреждения)
_________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
«__»_________200 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
__________________________________________________________________________
(полное наименование должности и структурного подразделения учреждения по штатному расписанию)
I. Общие положения
1.
2.
3. и т. д.
II. Должностные обязанности __________________________________________________
(наименование должности)
1.
2.
3. и т.д.
III. Права ____________________________________________________________________
(наименование должности)
1.
2.
3. и т.д.
IV. Ответственность ________________________________________________________
(наименование должности)
1.
2.
3. и т.д.
Руководитель структурного подразделения
__________________________________________________________________
(наименование должности) (подпись, фамилия, инициалы, дата)
Согласовано:
Начальник юридического отдела (юрисконсульт)
_________________________________________________
(подпись, фамилия, инициалы, дата)
Ознакомлен: (дата и подпись работника)
Образец оформления должностной инструкции
Штатное расписание, правила составления и оформления
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
______________________№_______
Место составления
на 20_ г. Гербовая
печать
организации
УТВЕРЖДАЮ
штатную численность
в количестве ________ чел.
с фондом заработной платы _____________ руб. в месяц
Подпись Инициалы, фамилия
руководителя
Дата
Протокол заседания
Совета директоров (Правления)
от __________№ ______
Код и наименование
должности
Разряд
ETC
Должностной
оклад
Персональные
надбавки
Прочие
надбавки
Месячный фонд
заработной платы
Фамилия,
имя,
отчество
(код и наименование подразделения)
Руководитель отдела кадров Подпись Инициалы, фамилия
Образцы оформления штатного расписания
Правила внутреннего трудового распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкретной организации.
Правила составляются на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юрисконсультом и утверждаются руководителем организации. Образцы правил внутреннего трудового распорядка представлены в прил. 7.
Форма документа «Правила внутреннего трудового распорядка»
В правилах внутреннего трудового распорядка организации указывают следующие разделы:
– общее положение;
– порядок приема, перевода и увольнения служащих;
– основные обязанности служащих;
– основные обязанности администрации;
– рабочее время и его использование;
– поощрения за успехи в работе;
– взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
– внутриобъектный режим;
– организация работы.
Регламент, правила подготовки и оформления
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения.
Обязательными реквизитами регламента являются:
– наименование учреждения;
– наименование коллегиального или совещательного органа;
– вид документа;
– дата;
– номер документа;
– место составления;
– гриф об утверждении;
– текст;
– подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Задания для самостоятельной работы
1. Назовите основные учредительные документы.
2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения, должностной инструкции?
3. В чем заключаются отличия оформления устава и учредительного договора?
4. Назовите основные виды уставов, порядок их утверждения.
5. Оформите титульный лист устава для ИП Ерошина.
6. Назовите основные реквизиты должностной инструкции.
7. Какие разделы включает в себя текст положения?
8. Оформите титульный лист положения ЗАО «ЦУМ» о персонале.
9. Составьте проект штатного расписания для ООО «Каравай».
10. Какие требования предъявляются к оформлению регламента?
11. Назовите основные разделы Правил внутреннего трудового распорядка.
12. Назовите основные реквизиты Устава.
13. Оформите гриф утверждения штатного расписания ЗАО ТЦ «Красноярье»
ТЕСТЫ
Организационные документы
Задание 1. Устав государственной организации утверждается:
1) общим собранием учредителей;
2) собственником имущества;
3) министерством, комитетом.
Задание 2. Допишите недостающие реквизиты Устава организации:
1) наименование организации;
2) справочные данные об организации;
3) наименование документа;
4) место издания;
5) гриф утверждения;
6) ________________;
7) ________________.
Задание 3. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносят:
1) приказом;
2) решением;
3) распоряжением;
4) служебной запиской.
Задание 4. Организация считается созданной:
1) со дня государственной регистрации;
2) с момента утверждения устава.
Задание 5. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций:
1) да;
2) нет.
Задание 6. В каком документе определяется фонд заработной платы организации:
1) в штатной численности;
2) в штатном расписании.
Задание 7. На собрании трудового коллектива обсуждаются:
1) должностные инструкции;
2) правила внутреннего трудового распорядка;
3) положения о структурных подразделениях организации.
Задание 8. Какие организационные документы утверждает руководитель организации:
1) положения о структурных подразделениях;
2) должностные инструкции;
3) штатное расписание;
4) правила внутреннего распорядка;
5) все перечисленные документы.
Задание 9. Документ, на основании которого разрабатывают структуры организации и определяют ее штатную численность:
1) на основании Положение об организации;
2) на основании Устава организации.
Задание 10. Условия реорганизации и ликвидации организации оговорены:
1) в Уставе организации;
2) в договоре учредителей;
3) во всех перечисленных документах.
Задание 11. При поступлении на работу в организацию граждан обязательно должны познакомить:
1) с Уставом организации;
2) с положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;
3) с должностной инструкцией;
4) со всеми перечисленными документами.
Задание 12. Должностные инструкции по месту разработки хранят:
1) 3 года;
2) 7 лет;
3) 10 лет;
4) постоянно.
Задание 13. В разделе «Функции» должностной инструкции:
1) перечисляют основные направления деятельности работника;
2) определены конкретные виды работ, выполняемые работником;
3) установлены права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей;
4) нет верного ответа.
Задание 14. Реквизиты положения:
1) наименования вида документа, дата, код организации, заголовок к тексту, подписи составителей, текст, печати;
2) наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей; печать;
3) наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, печать;
4) нет верного ответа.
Задание 15. Положения хранят по месту разработки:
1) 7 лет;
2) 10 лет;
3) 3 года;
4) постоянно.
Задание 16. Датой положение является:
1) дата подписания;
2) дата составления;
3) дата утверждения;
4) нет верного ответа.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Приложение 1
Образец устава
УТВЕРЖДЕН
протоколом общего собрания
учредителей от 00.00.2007 №____
УСТАВ
ЗАО «АКЦЕНТ»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Закрытое акционерное общество «АКЦЕНТ» создано в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», Гражданским кодексом РФ и другим действующим законодательством РФ.
1.2. ЗАО «АКЦЕНТ» является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании настоящего Устава и действующего законодательства РФ.
1.3. Место нахождения ЗАО «АКЦЕНТ»: ________________________________
_______________________________________________________________________
(адрес, основания его приобретения – свидетельство на право собственности, договор аренды, совместной деятельности, со ссылками на № и дату документа)
1.4. Почтовый адрес ЗАО «АКЦЕНТ»:_________________________________
____________________________________________________________________
(основания его приобретения – свидетельство на право собственности, договор аренды, совместной деятельности, со ссылками на № и дату документа)
2. ЦЕЛИ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Целями деятельности ЗАО «АКЦЕНТ» являются предоставление товаров и услуг, а также извлечение коммерческой выгоды.
2.2. Предметом деятельности ЗАО «АКЦЕНТ» является: _________________
_______________________________________________________________________
9. ЛИКВИДАЦИЯ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ
9.1. Общество может быть реорганизовано добровольно в порядке, предусмотренном законом. Реорганизация ЗАО «АКЦЕНТ» может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования. При реорганизации вносятся соответствующие изменения в учредительные документы ЗАО «АКЦЕНТ».
9.2. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ЗАО «АКЦЕНТ», в т. ч. по представлению Общества в суде. Все решения ликвидационной комиссии принимаются простым большинством голосов от общего числа членов комиссии. Протоколы заседаний ликвидационной комиссии подписываются Председателем и Секретарем.
9.3. Ликвидация ЗАО «АКЦЕНТ» считается завершенной с момента внесения органом государственной регистрации соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
9.4. Полномочия ликвидационной комиссии прекращаются с момента завершения ликвидации ЗАО «АКЦЕНТ».
9.5. При реорганизации или прекращении деятельности ЗАО «АКЦЕНТ» все документы (организационно-распорядительные, финансово-хозяйственные, по личному составу) передают в соответствии с установленными правилами организации-правопреемнику.
При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, документы по личному составу передают на хранение в архив объединения «Красгорархив». Подготовка и передача документов осуществляется за счет средств ЗАО «АКЦЕНТ» в соответствии с требованиями архивных органов.
Председатель Совета директоров подпись B. C. Никольский
Секретарь подпись О. М. Руднева
Приложение 2
Образец оформления учредительного договора
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
о создании общества с ограниченной ответственностью
«_________________________________»
наименование общества
___________________________ «____» __________ 20__ г.
населенный пункт
______________________________________________________________________________ в лице
наименование организации
_____________________________________т. _____________________________________________,
должность Ф.И.О.
действующего на основании _______________________________________________, и гражданин
_______________________________________________________ договорились о нижеследующем:
Ф.И.О., место жительства
1. Стороны согласились создать общество с ограниченной ответственностью «_______________________________________», именуемое в
наименование
дальнейшем «общество», ______________________________________________________________
предмет деятельности
____________________________________________________________________________________
Местонахождение общества: _____________________________________________________
адрес
2. Общество создается в целях:____________________________________________________
____________________________________________________________________________________
3. Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации в ________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
город, область, край
4. Имущество общества образуется из долевых взносов его участников (уставной фонд), продукции, произведенной обществом в результате хозяйственной деятельности, полученных доходов, а также иного имущества, приобретенного им по другим основаниям, допускаемым законодательством.
5. Для обеспечения деятельности общества за счет вкладов участников образуется уставной фонд в размере ______________________________ руб.
В образовании уставного фонда участвуют:
____________________________________________________________________________________
участники, размер их долей в уставном фонде,
____________________________________________________________________________________
вклады – деньгами, имуществом, правом пользования имуществом
____________________________________________________________________________________
и т.д., сроки и порядок внесения вкладов
____________________________________________________________________________________
Продолжение прил. 2
При этом денежные средства вносятся на расчетный счет ______________________________
№ расчетного счета участника
(Примечание: денежные средства могут вноситься на расчетный счет любого участника с согласия остальных участников).
Банковское учреждение выдает учредителям соответствующие документы, подтверждающие внесение средств.
В десятидневный срок после регистрации общества эти средства перечисляются на расчетный счет общества. В случае несвоевременного перечисления участник, держащий указанные средства на расчетном счете, уплачивает обществу пеню в размере _____ процентов за каждый день просрочки, но не более _____ процентов всей суммы, подлежащей перечислению.
В том случае, если были переданы имущество или документы об имущественных правах (в счет вкладов), то эти ценности и документы передаются в тот же срок обществу.
6. К моменту регистрации общества каждый из участников обязан внести не менее _____ процентов указанного вклада. Частичное внесение вклада подтверждается соответствующими документами, выданными банковским учреждением.
Участник должен полностью внести свой вклад не позднее года после регистрации общества. В случае неуплаты в установленный срок участник уплачивает за время просрочки _______ процентов годовых с недовнесенной суммы.
Участнику общества, полностью внесшему свой вклад, выдается свидетельство, которое не является ценной бумагой.
Оценка материальных ценностей, вносимых участниками в счет вкладов ____________________________________________________________________________________
указывается порядок оценки, о котором договорились участники
7. Участники общества имеют право:
участвовать в управлении делами общества;
получать часть прибыли от деятельности общества;
получать полную информацию о деятельности общества, знакомиться с данными бухгалтерского учета, отчетности и другой документацией:
____________________________________________________________________________________
могут быть указаны и другие права
Участники имеют преимущественное право на получение продукции (работ, услуг), производимой обществом.
8. Участники общества обязаны:
вносить вклады в порядке и размерах, предусмотренных настоящим договором и уставом общества;
не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности;
вносить дополнительные взносы в размере, способом и в порядке, предусмотренными решениями собрания;
соблюдать положения учредительных документов;
исполнять принятые на себя в установленном порядке обязательства по отношению к обществу;
оказывать обществу содействие в осуществлении им своей деятельности ____________________________________________________________________________________
могут быть указаны и другие обязанности
Окончание прил. 2
9. Убытки общества возмещаются за счет резервного фонда, и в случаях, если средств резервного фонда не хватает, за счет других средств, имеющихся в обществе, а при недостатке этих средств за счет реализации имущества общества или дополнительных взносов.
10. Чистая прибыль общества, образуемая в соответствии с установленным порядком после уплаты налогов, предусмотренных законодательством, подлежит распределению между участниками по итогам работы за год ___________________
__________________________________________________________________________________
пропорционально долям участников в уставном фонде общества или иным способом,
о котором договорились участники общества
11. Общество создает резервный фонд в размере ________________________
не менее 15 % уставного фонда
Резервный фонд формируется за счет отчислений от прибыли до достижения фондом указанного размера.
Размер ежегодных отчислений в резервный фонд составляет ______, не менее _____ % чистой прибыли общества.
12. Высшим органом управления общества является собрание участников Оно состоит из участников или их представителей. В высший орган общества входят _____ представителей трудового коллектива общества. Представители участников назначаются ими ______________________________-____________________
постоянно или на определенный срок
13. Участники обладают количеством голосов ____________________ _______________________________________________________________________
пропорционально размеру их долей в уставном фонде
или иным способом, о котором договорились участники
14. Деятельность общества прекращается:
а) по решению собрания участников;
б) по другим основаниям, предусмотренным законодательством;
в) _____________________________________________________________
могут быть указаны другие основания, о которых договорились участники
15. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания участниками или уполномоченными представителями участников.
Договор заключается сроком на _______ лет.
16. Настоящий договор составлен в _______ экземплярах, по одному для каждого участника, один экземпляр передается в исполнительный орган общества.
Участники
________________________ ________________
подпись
________________________ ________________
подпись
________________________ ________________
подпись
Приложение 3
Образец положения о создании комиссии
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «ВУЛКАН»
______ И. О. Фамилия
00.00.2007
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРЕДПРИЯТИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Экспертная комиссия (ЭК) предприятия создается для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, по организации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке для архивного хранения.
1.2. Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом и подчиняется руководителю предприятия. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия, а в необходимых случаях – экспертно-проверочной комиссией учреждения Государственной архивной службы России.
1.3. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия из числа квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников предприятия. В состав ЭК в обязательном порядке включаются руководитель службы делопроизводства, заведующий архивом (секретарь комиссии), представитель кадровой службы предприятия.
2. ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения по оптимизации состава документов архива, образующихся в процессе деятельности предприятия, об установлении, изменении или уточнении сроков хранения документов предприятия и представляет их на рассмотрение руководству предприятия.
2.2. Разрабатывает и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам организации делопроизводства на предприятии.
2.3. Осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием архива и службы делопроизводства предприятия, осуществляет проверку деятельности структурных подразделений по организации работы с документами.
2.4. Организует консультации работников предприятия, участвует совместно со службой делопроизводства в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации.
2.5. Определяет совместно с архивом организацию и порядок работы по отбору документов на архивное хранение или уничтожение в структурных подразделениях предприятия.
2.6. Рассматривает и выносит решение об одобрении:
– сводных описей дел на документы постоянного срока хранения (в т. ч. научно-техническую документацию и специальную документацию), описи дел на документы по личному составу;
– сводной номенклатуры дел предприятия;
– актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
– методических пособий по работе с документами.
2.7. Представляет на утверждение руководству предприятия:
– описи дел на документы постоянного срока хранения;
– описи дел на документы по личному составу;
– акты на уничтожение документов.
Оконч. приложения 3
3. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертной комиссии предоставляется право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел, порядка работы с документами.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов, причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, документов по личному составу.
3.3. Заслушивать на заседаниях ЭК руководителей структурных подразделений предприятия о порядке работы с документами, качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному руководством предприятия.
4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.
4.3. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
4.4. Заседания экспертной комиссии и принятые на них решения считаются правомочными, если в заседании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство предприятия.
Начальник управления делами И. О. Фамилия
Зав. Архивом И. О. Фамилия
Приложение 4
Образец инструкции
Приложение
к приказу ФСБ России
от 04.12.2006 №613
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ
ГРАЖДАН В ОРГАНАХ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения предложений, заявлений и жалоб (далее – обращения) граждан Российской Федерации, иностранных граждан, подданных иностранных государств и лиц без гражданства (далее – граждане), а также организацию приема граждан в Федеральной службе безопасности Российской Федерации, в территориальных органах безопасности и их подразделениях, в органах безопасности в войсках, на предприятиях, в учебных заведениях, научно-исследовательских, экспертных и военно-медицинских учреждениях и подразделениях, военно-строительных подразделениях, центрах специальной подготовки и подразделениях специального назначения ФСБ России (далее – органы безопасности, если не оговорено иное).
2. Рассмотрение и разрешение обращений является служебной обязанностью руководителей (начальников) органов безопасности (далее – начальники) или по их письменному поручению – других должностных лиц. Начальники несут личную ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению и разрешению обращений и по приему граждан в органах безопасности.
При поступлении обращений начальники в установленном порядке решают вопрос о принятии их к рассмотрению либо направляют с учетом компетенции в другой орган безопасности. Основания пересылки обращения отражаются в сопроводительном письме, которое подписывается руководителем органа, его заместителем или другим должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия.
Обращения, в которых поднимаются вопросы, не относящиеся к ведению органов безопасности, не позднее чем в пятидневный срок направляются по принадлежности. О направлении обращения извещается его автор.
3. Обращения, не содержащие личной подписи автора, его фамилии, имени и отчества, а также данных о месте его жительства (работы, учебы), признаются анонимными и не рассматриваются. Решение об этом принимает начальник органа безопасности или его заместители. Регистрация таких обращений осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, после чего они уничтожаются (за исключением тех анонимных обращений, в которых содержатся признаки подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также сведения о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших) <*>.
<*> Анонимные обращения, в которых содержатся признаки подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также сведения о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, направляются для проверки в соответствующие подразделения органов безопасности либо по подследственности.
Коллективными обращениями признаются обращения, поданные от имени двух и более лиц.
4. Если в поступивших обращениях не содержится изложения существа конкретных предложений, заявлений или жалоб, относящихся к компетенции органов безопасности либо других государственных органов, то они по решению начальника органа безопасности могут быть возвращены их авторам либо помещены в соответствующее дело для хранения в течение
Окончание прил. 4
установленного срока.
II. ПОРЯДОК УЧЕТА, РЕГИСТРАЦИИ,
РАССМОТРЕНИЯ И РАЗреШЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
5. Все поступающие в органы безопасности письменные обращения, в т. ч. сообщения о преступлениях, учитываются и регистрируются в секретариатах <*> в день их поступления в книге предложений, заявлении и жалоб (образец – прил. 1), которая ведется в каждом органе безопасности, а также в каждом расположенном в отдельном населенном пункте подразделении территориального органа безопасности и органе безопасности в войсках. Аналогичным образом в секретариатах регистрируются обращения, получаемые сотрудниками непосредственно от граждан, обратившихся к ним как к представителям органов безопасности.
Обращения граждан, принятые по телефону, оформляют справками, которые также подлежат регистрации в порядке, установленном для обращений в письменной форме.
Приложение 5
Образец должностной инструкции
МЕНЕДЖЕР ПО МАРКЕТИНГУ
1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность менеджера по маркетингу.
2. На должность менеджера по маркетингу назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Менеджер по маркетингу должен знать законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность; рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга; принципы и методы планирования, организации и контроля эффективности маркетинговой деятельности, оценки финансово-экономического состояния и емкости рынка; методы определения платежеспособного спроса; порядок разработки перспективных и текущих планов реализации товаров (услуг); основные технологические и конструктивные особенности, характеристики и потребительские свойства реализуемых товаров, их отличие от отечественных и зарубежных аналогов, преимущества и недостатки; методы изучения рыночной конъюнктуры и разработки прогнозов потребности в выпускаемой продукции; теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела; теорию и практику работы с персоналом; формы и методы ведения рекламных кампаний; порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; основы социологии, психологии и мотивации труда; этику делового общения; основы технологии производства; структуру управления предприятием, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности; методы оценки деловых качеств работников; основы делопроизводства; методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; основы законодательства о труде; передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента; правила и нормы охраны труда.
4. Менеджер по маркетингу назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5. Менеджер по маркетингу непосредственно подчиняется руководителю предприятия, его заместителю или руководителю структурного подразделения.
2. Должностные обязанности
Осуществляет разработку маркетинговой политики на предприятии на основе анализа потребительских свойств производимой продукции и прогнозирования потребительского спроса и рыночной конъюнктуры. Руководит проведением исследований основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию предприятия, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции. Обеспечивает участие отдела в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции. Координирует деятельность всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на поставку, договоры на производство, наличие запасов, емкость рынка и т. п.). Организует изучение мнения потребителей о выпускаемой предприятием продукции, его влияния на сбыт продукции и подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к продукции предприятия. Организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электронной, почтовой рекламы, рекламы на транспорте, участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах для информирования потенциальных покупателей и расширения рынков сбыта. Готовит предложения по формированию фирменного стиля предприятия и фирменного оформления рекламной продукции. Осуществляет методическое руководство дилерской службой и ее обеспечение всей необходимой технической и рекламной документацией. Участвует совместно с другими отделами в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта. Обеспечивает руководство работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию и ремонту продукции предприятия, готовит предложения по технически обоснованному планированию и производству запасных частей (по количеству и номенклатуре). Осуществляет надзор за правильностью хранения, транспортировки и использования продукции. Руководит работниками отдела.
3. Права
Менеджер по маркетингу имеет право:
– отдавать распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными ему работниками;
– участвовать в подборе и расстановке кадров по своей деятельности;
– вносить предложения руководству по поощрению и наложению взысканий на работников предприятия по своей деятельности;
– вносить предложения по развитию и совершенствованию деятельности предприятия;
– запрашивать у руководства, получать и пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;
– принимать участие в совещаниях, на которых рассматривают вопросы, связанные с его работой;
– проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующей квалификационной категории;
– повышать свою квалификацию.
Менеджер по маркетингу пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
4. Ответственность
Менеджер по маркетингу несет ответственность:
– за осуществление возложенных на него должностных обязанностей;
– за организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений вышестоящего руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности; за рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов; за соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
– за ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;
– за предоставление в установленном порядке статистической и иной информации по своей деятельности; – за соблюдение трудовой дисциплины и выполнение должностных обязанностей подчиненными ему работниками; за готовность к работе в чрезвычайных ситуациях.
За нарушение нормативно-правовых актов менеджер по маркетингу может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.
Приложение 6
Пример правил внутреннего распорядка
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом начальника
управления начального профессионального образования г. Красноярска
от 14.01.2007 № 6
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
УПРАВЛЕНИЯ НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
Правила внутреннего трудового распорядка управления начального профессионального образования (далее – Правила) имеют целью обеспечить условия для добросовестного и эффективного исполнения государственными служащими управления начального профессионального образования (далее – управление), работниками по техническому обеспечению деятельности управления должностных обязанностей, способствовать воспитанию у них сознательного отношения к труду, дальнейшему укреплению трудовой дисциплины, повышению доверия граждан к органам исполнительной власти.
Правила регламентируют в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об основах государственной службы в Российской Федерации», законами и другими нормативными актами Красноярского края порядок приема (назначения) и увольнения (освобождения) работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, принятые в администрации Красноярского края.
1. Порядок приема и увольнения работников управления
1.1. При поступлении на работу в управление гражданин предъявляет документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
1.2. При поступлении на государственную должность государственной службы гражданин обязан предъявить дополнительные документы, перечень которых определен п. 4 ст. 21 Федерального закона «Об основах государственной службы в Российской Федерации»:
– личное заявление;
– справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении;
– медицинское заключение о состоянии здоровья;
– другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.
1.3. Прием (назначение) на государственные должности государственной службы старшей, ведущей и главной групп должностей категории «В» производится по результатам конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы.
1.4. В целях проверки соответствия поручаемой работе для граждан, поступающих на государственную службу впервые, в том числе по итогам конкурса документов, а также для государственных служащих при переводе на государственную должность государственной службы иной группы и иной специализации в обязательном порядке устанавливается испытание на срок от 3 до 6 месяцев. Для работников по техническому обеспечению деятельности администрации области при заключении трудового договора соглашением сторон может быть установлено испытание продолжительностью не более 3 месяцев. В срок испытания не засчитывается период временной нетрудоспособности работника, а также другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.
1.5. Прием на работу оформляется приказом начальника управления, изданным на основании заключенного трудового договора.
Трудовые договоры могут заключаться:
– на неопределенный срок;
– на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.
1.6. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, подписывается гражданином, поступающим на работу, и начальником управления или исполняющим обязанности начальника управления, принимающим на работу, заверяется печатью управления. Один экземпляр передается работнику, а другой хранится в его личном деле.
1.7. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с должностной инструкцией и Правилами.
1.8. Приказ о приеме (назначении) на должность объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
1.9. При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества, паспорта, адреса проживания, семейного положения, образования и т. д.) работник обязан своевременно сообщить об этом в соответствующую кадровую службу.
1.10. Работник вправе расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя в письменной форме за 2 недели. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 77 Трудового кодекса РФ).
Увольнение (освобождение от замещаемой должности) по инициативе работника производится на основании его личного заявления. В тексте заявления, адресованного на имя руководителя, имеющего право приема и увольнения данного работника, указывается причина и дата увольнения. К заявлению могут прилагаться документы, подтверждающие причину увольнения (справка из учебного заведения о приеме на дневное отделение, копия свидетельства о рождении ребенка и др.). Заявление визируется у руководителя соответствующего структурного подразделения и передается на резолюцию руководителю, имеющему право приема и увольнения данного работника.
1.11. Трудовой договор также может быть расторгнут по инициативе работодателя или по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в соответствии с действующим законодательством.
1.12. При оформлении расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока (п. 2 ст. 77 Трудового кодекса РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за 3 дня до увольнения. Такой же порядок соблюдается при увольнении по ст. 71 Трудового кодекса РФ (по результатам испытания).
1.13. В случае увольнения работника в связи с ликвидацией органа государственной власти, сокращением численности или штата о предстоящем увольнении работники предупреждаются приказом работодателя под расписку не менее чем за 2 месяца до увольнения с работы.
При увольнении по вышеуказанному основанию в соответствии со ст. 180 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с работником с его письменного согласия без предупреждения об увольнении за 2 месяца с одновременной выплатой дополнительной компенсации в размере двухмесячного среднего заработка.
1.14. Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации государственного органа) в период его временной нетрудоспособности, пребывания работника в отпуске.
1.15. Увольнение (освобождение от должности) оформляется приказом об увольнении (освобождении от должности), который объявляется работнику под расписку.
1.16. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. В этот день ему выдается трудовая книжка под роспись и производится окончательный расчет.
2. Основные права и обязанности работника
2.1. Работник имеет право:
– на заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, установленных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
– на рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором;
– на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, с количеством и качеством выполненной работы;
– на отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;
– на полную достоверную информацию об условиях труда и о требованиях охраны труда на рабочем месте;
– на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– на объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;
– на ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении трудового договора, соглашений;
– на защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;
– на разрешение индивидуальных и коллективных споров в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– на возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– на обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Государственный служащий, кроме того, имеет право:
– на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе, а также на организационно-технические условия, необходимые для исполнения им должностных обязанностей;
– на получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
– на посещение в установленном порядке для исполнения Должностных обязанностей предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности;
– на принятие решений и участие в их подготовке в соответствии с Должностными обязанностями;
– на участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной Должности государственной службы;
– на продвижение по службе, увеличение денежного содержания с учетом результатов и стажа работы, уровня квалификации;
– на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений;
– на пенсионное обеспечение с учетом стажа государственной службы;
– на проведение по его требованию служебного расследования для опровержения сведений, порочащих его честь и достоинство;
– на внесение предложений по совершенствованию государственной службы в любые инстанции.
2.2. Работник обязан:
– добросовестно, на высоком профессиональном уровне исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инструкцией, в целях обеспечения эффективной работы управления;
– соблюдать Правила;
– соблюдать трудовую дисциплину;
– соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
– бережно относиться к имуществу управления и других работников;
– незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества управления.
Государственный служащий администрации области, кроме того, обязан:
– обеспечивать поддержку конституционного строя и соблюдение Конституции Российской Федерации, реализацию федеральных и областных законов в интересах населения Красноярского края, в том числе регулирующих сферу его полномочий:
– обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;
– исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных; в пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и принимать по ним решения в порядке, установленном федеральными законами;
– поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей;
– хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
– при исполнении должностных обязанностей руководствоваться общими принципами, утвержденными Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» от 12.08.2002 г., а именно:
– исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности органов государственной власти;
– осуществлять свою деятельность в рамках установленной законами и подзаконными нормативными правовыми актами компетенции администрации области;
– не оказывать предпочтения каким-либо профессиональным или социальным группам и организациям, быть независимым от влияния со стороны граждан, профессиональных или социальных групп и организаций;
– исключать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных (служебных) Обязанностей;
– соблюдать установленные законом ограничения для государственных служащих;
– соблюдать политическую нейтральность, исключающую возможность какого-либо влияния на свою служебную деятельность решений политических партий или иных общественных объединений;
– соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения;
– проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций;
– проявлять терпимость и уважение к обычаям и традициям народов России, учитывать культурные и иные особенности различных этнических, социальных групп и конфессий, способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию;
– воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении государственным служащим должностных обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету администрации области;
– при угрозе возникновения конфликта интересов – ситуации, когда личная заинтересованность влияет или может повлиять на объективное исполнение должностных (служебных) обязанностей, сообщать об этом непосредственному руководителю и выполнять его решение, направленное на предотвращение или урегулирование данного конфликта интересов;
– не использовать свое служебное положение для оказания влияния на деятельность государственных органов, организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан при решении вопросов, лично его касающихся;
– воздерживаться от публичных высказываний, суждений и оценок в отношении деятельности администрации области, ее руководителей, если это не входит в его должностные (служебные) обязанности;
– соблюдать установленные в администрации области правила публичных выступлений и предоставления служебной информации;
– уважительно относиться к деятельности представителей средств массовой информации по информированию общества о работе администрации области, а также оказывать им в установленных законами случаях и порядке содействие в получении достоверной информации.
3. Основные права и обязанности работодателя
3.1. Работодатель имеет право:
– заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, установленных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
– поощрять работников за добросовестный эффективный труд;
– требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу управления и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации;
– привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, определенном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
– принимать локальные нормативные акты.
3.2. Работодатель обязан:
– соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного и трудовых договоров и соглашений;
– предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;
– обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;
– обеспечивать работников оборудованием, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей;
– обеспечивать работникам оплату труда в соответствии с Положением об оплате труда в органах государственной власти области, утвержденным постановлением главы администрации области от 10.02.1997 г. № 78, выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату не позднее 5 и 20 числа каждого месяца, производить оплату отпуска не позднее, чем за 3 дня до его начала;
– вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ;
– своевременно выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
– рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;
– создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
– обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;
– осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;
– возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;
– исполнять иные обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и трудовыми договорами.
4. Рабочее время и время отдыха
4.1. Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым коллективным договором, Правилами обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности. Продолжительность рабочей недели – 40 часов.
4.2. Рабочий день начинается в 9 часов и заканчивается в 18 часов, в пятницу – в 17 часов. Перерыв для отдыха и питания предоставляется, как правило, через 4 часа после начала работы, продолжительностью 48 минут с 12.00 до 12.48 и в рабочее время не включается. Выходными днями являются суббота и воскресенье. Продолжительность работы накануне праздничных дней уменьшается на 1 час.
4.3. По согласованию между работником и начальником управления может устанавливаться неполное рабочее время. При этом оплата производится пропорционально отработанному времени.
4.4. Работник может по распоряжению начальника управления при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (ненормированный рабочий день). Работникам с ненормированным рабочим днем приказом начальника управления устанавливается надбавка к должностному окладу.
4.5. В отдельных случаях в связи с производственной необходимостью может быть установлен режим гибкого рабочего времени, при этом средняя продолжительность работы в неделю должна составлять 40 часов.
4.6. Отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин (в том числе и без оформления соответствующего заявления) является основанием для применения начальником управления дисциплинарных взысканий, предусмотренных Трудовых кодексом РФ, Федеральным законом «Об основах государственной службы в Российской Федерации», иными федеральными законами.
4.7. Государственным служащим администрации области предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней и дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет в соответствии с Законом Красноярского края «О государственной службе Красноярского края». Продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска для работников по техническому обеспечению деятельности администрации области – 28 календарных дней.
4.8. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым руководителем, имеющим право приема соответствующих работников, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
4.9. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
4.10. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Допускается замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией по письменному заявлению работника.
4.11. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:
– временной нетрудоспособности работника;
– исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
– в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
4.12. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
5. Поощрения за успехи в работе
5.1. В соответствии с действующим законодательством за многолетний добросовестный труд в деле обучения и воспитания молодых рабочих, за личный вклад в развитие системы начального профессионального образования государственным служащим могут быть представлены документы в наградные службы администрации Красноярского края, мэрии, Краевого Совета для награждения Почетными грамотами, Благодарностями, ценными подарками.
5.2. В соответствии с действующим законодательством за успешное и добросовестное исполнение государственным служащим должностных обязанностей, продолжительную и безупречную государственную службу, выполнение заданий особой важности и сложности могут быть применены следующие виды поощрений:
– награждение Почетной грамотой управления;
– объявление Благодарности управления;
– денежное поощрение;
– награждение ценным подарком;
– единовременное денежное вознаграждение в размере до 10 должностных окладов в связи с выходом на пенсию, за продолжительную безупречную службу в зависимости от стажа государственной службы.
Перечисленные выше виды поощрений, за исключением единовременного денежного вознаграждения в размере до 10 должностных окладов в связи с выходом на пенсию, могут быть применены к работникам по техническому обеспечению деятельности управления.
5.3. Решение о награждении Почетной грамотой управления, объявлении. Благодарности управления, о представлении к награждению государственными наградами (орденами и медалями РФ), присвоении почетных званий принимается начальником управления на основании представления начальника отдела или заместителя начальника управления.
5.4. Поощрения объявляют приказом и заносят в трудовую книжку работника.
6. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнением работником по его вине возложенных на него трудовым договором и должностной инструкцией обязанностей работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности. В соответствии с ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ за нарушение трудовой дисциплины могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
Согласно ст. 14 Федерального закона «Об основах государственной службы в Российской Федерации» на государственного служащего за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей могут налагаться, кроме указанных выше, следующие дисциплинарные взыскания:
– выговор;
– предупреждение о неполном служебном соответствии.
6.2. Решение о наложении дисциплинарного взыскания принимается начальником управления.
6.3. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.
Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее 2 лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
6.7. Приказ о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его применения объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания.
6.8. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию.
6.9. Дисциплинарное взыскание может быть снято работодателем до истечения года со дня применения по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству непосредственного руководителя или представительного органа работников. С правилами внутреннего трудового распорядка должны быть ознакомлены все работники управления, которые обязаны в своей повседневной работе соблюдать их.
1. Организационные документы
2. Распорядительные документы
3. Справочно-информационные документы
1. Организационные документы
Организационные документы
(иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того,
чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную
численность и состав работников по должностям, определить функции структурных
подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы,
осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками,
определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К
организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации;
положение об организации;
положения о структурных
подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы,
правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура
и штатная численность; штатное расписание;
инструкции
по определенным направлениям деятельности;
должностные
инструкции работников;
Любой организационный
документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически
организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой
основой деятельности организации.
Организационный документ
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.
Организационные документы
могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения
путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным
документом (или иным документом, например протоколом собрания).
Утверждение
организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей
организацией.
Организационные документы
имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и
подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты
(подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида
организационных документов разные. Например, в инструкции наименования
разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной
инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать
действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных
документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные
документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном
заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.
Для разработки конкретных
документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и
руководители структурных подразделений.
Организационные документы
действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных
документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том
случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения
изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности
организации, так и изменением действующего законодательства. В случае
реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы,
которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения
изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного
документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который
утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении —
вносятся приказом этого руководителя.
К основным
организационным документам относятся учредительные документы — учредительный
договор, устав или положение.
В тексте учредительных
документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее
указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих
организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях
других коммерческих организаций должны содержать указание на характер
деятельности юридического лица;
место нахождения
юридического лица, которое определяется местом его государственной
регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах
юридического лица не установлено иное;
предмет и цели
деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
порядок
управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные
законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительный
договор
заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо,
созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании
устава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договоре
учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной
деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в
его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между
участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода
учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия,
организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий,
учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако
структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций
и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет
отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения
(ССУЗа)
Устав негосударственного
предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет
отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в
зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и
другие сведения.
Особенностью оформления
устава является наличие отметки о регистрации устава.
Отметка о регистрации
устава, проставляемая на титульном листе, включает:
наименование органа,
осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;
государственный
регистрационный номер.
Отметка о регистрации
заверяется печатью регистрирующего органа.
Устав может также
регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу
железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и
др.
Положение — правовой акт, определяющий порядок
образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности
государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение об организации
— это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные
организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех
уровней и некоторые другие).
представления; в каком
порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение об организации
оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати
организации и утверждается, как правило, распорядительным документом
вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься
только приказом руководителя вышестоящей организации.
Положение
о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:
положение
о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных
органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
положения
о временных органах (совещания, комиссии, советы
Характеристика содержания
разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе
документационного обеспечения управления.
Отличия положения о
структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре
текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе)
нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и
положение об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия
деятельности».В структуру текста положения о структурном подразделении также
включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды
ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и
уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением
своих обязанностей.
Положение о структурном
подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида
документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается
руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положения о
структурном подразделении приведена в прил. 15.
Положения
о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет,
научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и
определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и
ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода
положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и
назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности
коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста
положений о коллегиальных и совещательных органах управления.
Положение
о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создастся в случае
необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание
временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.
Регламент
работы — правовой
акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно
четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок
планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение,
порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа,
доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются
руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила
внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы
организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании
трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму,
а текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего
трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций,
утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той
части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому
законодательству).
В негосударственных
организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития
трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их
подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции также
разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных
документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая
инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы
документационного обеспечения управления, государственных стандартов по
оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.
Инструкции оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко
определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются
требования инструкции.
Как правило, инструкция
подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого
входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции.
Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы
делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по
ведению бухгалтерского учета в организации — главный бухгалтер.
Инструкция визируется
руководителями всех заинтересованных структурных подразделений,
юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов,
которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и
чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется
порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Инструкция — документ
длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом
руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная
инструкция —
правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации
организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав,
ответственности.
Должностная инструкция
бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция
разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав,
ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная
организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция
кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет
необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие
должностные инструкции должны быть разработаны на все должности,
предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут
служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является
фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных
условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным
подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный
документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является
правовой основой для проведения аттестации работника, определения его
ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между
работником и администрацией.
Для главных специалистов
могут быть разработаны должностные положения.
Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то
же — регламентировать функции работника, его обязанности, права и
ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностная инструкция
как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция
работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию,
как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное
подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию
руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в
установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны
быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц,
связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.
При необходимости может
оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
материальной,
административной, уголовной — перечислить в должностной инструкции все случаи
возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В
дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ,
который будет более детально освещать данный аспект, например договор об
индивидуальной материальной ответственности.
Раздел
6«Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по
всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой
форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он
предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со
структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется
в табличной форме как наиболее наглядной.
Типовая
форма должностной инструкции приведена в прил. 18.
Памятка — документ,
регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности
организации.
Памятка не имеет
унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается
заместителем руководителя организации, курирующим данное направление,
утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно
представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному
направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны
предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению
управления отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с
грифом «Коммерческая тайна».
2.
Распорядительные документы
Распорядительные
документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью
которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед
организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее
организационно-правовой формы и других факторов.
С помощью
распорядительных документов совершенствуются организационная структура
организации, содержание, способы и средства осуществления основной
деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются
все возникающие проблемы и ситуации.
К распорядительным
документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные
документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной
власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные
подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются
юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых
отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы
относятся к правовым актам.
Правовой
акт — документ,
содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной
власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением
установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-
ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические
последствия.
С точки зрения принятия
решений распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относятся
документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием,
советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним
относятся постановления, решения.
В условиях коллегиальности
совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности
организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного
документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют
федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов
Российской Федерации и органов местного самоуправления, государственные
комиссии и комитеты, коллегии министерств и ведомств, высшие органы управления
акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе
коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по
достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции
другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Министров РФ издает
постановление, то Председатель Кабинета Министров РФ — распоряжение.
Ко второй группе
относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на
основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем
организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней —
заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений
организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение,
указание.
Сфера действия
распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на
правовые акты, действующие:
на федеральном уровне —
акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской
Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
на уровне субъектов
Российской Федерации — краев, областей, городов республиканского значения
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их
территориальных образований;
в пределах отрасли
(издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
в пределах отдельной
организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные
документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к
категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1)
акты,
затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2)
акты
межведомственного характера;
3)
акты,
регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с
подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данных
правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их
осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа
1997 г. № 1009.
Распорядительные
документы могут быть документами длительного действия и действовать до их
отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять
документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в
отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного
документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.
Любой распорядительный
документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием
конкретного вида (постановление, приказ и т. д.). Особенностью оформления
распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило,
состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием
для издания распорядительного документа может быть необходимость:
организации исполнения
принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений
вышестоящих органов;
осуществления собственной
деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.
В распорядительных
документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание,
распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица
единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
В распорядительных
документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения
текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от
распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».
В совместных
распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности, а также представительными и
коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами, и установления стабильных норм и правил.
Руководящие коллегиальные
органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.
Структура текста
постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две
части.
Вводная
часть текста
может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие
нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной
части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего
постанов- ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной,
например:
Распорядительная
часть текста
строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е.
по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван
исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы,
как правило организационные (инструкции, положения и др.).
Решение — правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий,
фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения
издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления
кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические
советы и др.
Решениями также
называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более
органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные
документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия
решения.
Решение, принимаемое
одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению
распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым
словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол
«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Образец
оформления решения приведен в прил. 20.
Совместные решения
(приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной
части этих документов указывается полное наименование всех организаций,
издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера,
присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например,
35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого
лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в
совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая
оформляется от нулевого положения табулятора, вторая — от 5-го положения,
причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной
форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других
распорядительных документах.
Образец оформления
совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.
Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия
решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций
и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения
подведомственных организаций, учреждений, предприятий.
Приказы по содержанию и
способам оформления бывают двух видов:
по
основной деятельности;
Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой
организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных
подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.
Номер и дата приказа
проставляются при регистрации после его подписания.
Система индексации
приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации
правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному
составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа, как
правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного
взыскания» — или же, если приказ сводный, — «По личному составу».
В тексте приказа по
личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных
взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа
начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие, например
«ПРИНЯТЬ», либо, в случае сводного приказа, с распорядительного слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие:
«ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. — и пункты нумеруются. Данные слова в приказах
пишутся прописными буквами и без кавычек.
Приказ подписывает
руководитель, а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа — проставляется
отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники
проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник
кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность
проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.
68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в
трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Руководитель подписывает
только первый экземпляр приказа, который и будет являться его подлинником.
Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником
кадровой службы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Копию
приказа по личному составу допускается заверять печатью кадровой службы.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый
единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в
целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный
срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают:
Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской
Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие
руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим
коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают
руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители
структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Текст распоряжения также
состоит из двух частей — вводной и распорядительной, причем вторая часть
отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну
подпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя
структурного подразделения.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления
преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других
актов данного органа и вышестоящих органов управления.
3.
Справочно-информационные документы
Справочно-информационные
документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую
информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как
распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия
управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах
распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и
обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого
процесса — необходимое условие функционирования этой системы. Существуют
различные источники информации, необходимой для принятия управленческих
решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую
роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо,
телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловую
переписку;
заявление,
предложение, жалобу;
сводку,
заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных
документов, относящихся к справочно-ин- формационной группе, не входят пока в
УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв,
представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся
управленческой практике.
Остальные виды этой
группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так,
служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка,
справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие
документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика,
предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы
этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В
большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов
(служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики
и др.).
Исключение составляют
такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера,
отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило,
справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением
протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное
письмо —
обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством
общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый
распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного
вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке
формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи
строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на
бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным,
кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
введение,
в котором объясняются причины составления письма;
основная часть, в которой
излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
заключение,
в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от
содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста,
применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может
отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается
от первого лица множественного числа, например:
Объем письма не должен
превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах,
оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое
составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен
реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа».
Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его
заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым
предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Имеется много
разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные,
претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др.
Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности
служебных писем имеют особенности в оформлении.
Телеграмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по
телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая
(по сравнению с почтой) доставка документа получате- лю, когда нет возможности
воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в
УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.
Правила
оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых
листах бумаги или на специальных бланках.
Телеграмма содержит
следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы,
телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание
телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и
наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись,
расшифровку подписи, печать, дату.
Скорость прохождения
телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная,
правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Отметка о виде телеграммы
указывает на особенности доставки телеграммы: с уведомлением о вручении, с
оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, и т. п.
Текст телеграммы
излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается
содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными
обозначениями знаков препинания:
точка —
ТЧК запятая — ЗПТ двоеточие — ДВТЧ кавычки — КВЧ скобки — СКБ номер — HP
Все цифровые данные в тексте
пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и
торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.
В конце текста
проставляется регистрационный номер телеграммы, затем указывается фамилия
должностного лица, подписавшего телеграмму (разрешается без указания должности
и без инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят
тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.
Телефонограмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста:
передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.
Обычно телефонограммы
используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера
(извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными
реквизитами телефонограммы являются: наименование организации — автора
телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника,
передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа —
телефонограмма; дата подписания телефонограммы;
регистрационный
номер отправляемой телефонограммы;
адресат, в
который входит наименование организации, куда передается телефонограмма
(включая при необходимости должность и фамилию того руководителя, кому
адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял
телефонограмму; время принятия.
В тексте телефонограммы
не должно быть более 50 слов. При этом следует избегать труднопроизносимых слов
и сложных оборотов.
Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или
ответственным исполнителем.
Если телефонограмма
передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по
которым телефонограмма должна быть передана.
Следует проверять
правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Принимаемая
телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или
записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и
отпечатана. Поступившая телефо- нограмма должна иметь те же реквизиты, что и
отправляемая, за исключением подписи.
Образец
оформления телефонограммы приведен в прил. 28.
Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
От таких протоколов
следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов,
органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора
пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа —
протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., — все эти виды
протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Протоколированию подлежат
заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии
министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических,
методических и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров,
заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).
Протоколы
могут быть трех видов:
краткие — записываются обсуждаемые вопросы,
фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные — содержат кроме вопросов и решений
краткую запись выступлений докладчиков и участников;
стенографические — весь ход заседания записывается подробно.
Протокол составляют на
основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных
во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями,
стенотрафистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.
Заголовком к тексту
протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые
должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания
совета директоров», «протокол совещания у директора завода».
Основная часть текста
состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются
и строятся по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются
от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится
двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию
докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в
форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.
В тех случаях, когда
текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».
Аналогично оформляются
разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0
интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это
необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца
каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо
документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений —
распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.
Если какой-либо из
вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть
зафиксировано в протоколе.
Протоколы всегда имеют
две подписи — председателя и секретаря.
Акт — документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий,
приема-передачи Дел, инвентаризации и т. д.).
Текст акта состоит из
вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для
составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт
может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей
организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста
предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора
техникума от 10.02.2000 № 15.
После слова «составлен»
указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц,
составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия
председателя, остальные — в алфавитном порядке.
Кроме членов комиссии при
составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления
членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном
порядке их должности, инициалы и фамилии.
В констатирующей части
акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы,
установленные факты, в отдельных случаях — выводы и предложения. Это — акты
проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т. д.
Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.
Акт подписывают все лица,
участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется
подпись председателя, далее — членов комиссии, фамилии которых перечисляются в
алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и
первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:
Лицо, имеющее замечание
по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает
свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф
утверждения.
Докладная
записка —
документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения,
руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка
создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или
письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка
может носить инициативный, информационный и отчетный характер.
Инициативная
докладная записка
— составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.
Информационная
докладная записка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер
которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются
регулярностью их представления.
Отчетная
докладная записка — должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе
выполнения указаний, планов и т.д.
Внешняя докладная записка
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Расположение и оформление реквизитов — по ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутреннюю докладную
записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату,
номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту может
включать дату или период времени, к которому относятся сообщаемые в докладной
записке сведения.
Текст
состоит из двух частей.
В первой части текста
излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части —
выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи
с изложенными фактами.
Внутренние докладные
записки подписывает составитель, внешние — руководитель учреждения.
Образец
оформления докладной записки приведен в прил. 31.
Справка — документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки бывают личного и
служебного характера. В справках личного характера
описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица.
В справках служебного характера приводится
информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Справка может быть
внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь
заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов,
оформляться в виде таблицы, иметь пояс- нения и ссылки. Подписывает служебную
справку руководитель структурного подразделения.
Образец оформления
такой справки приведен в прил. 32.
Для личных справок
используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать
указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому
выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана
настоящая», «действительно учится» и т. д. Не следует загромождать текст
указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели
необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, содержащая
сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть
подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она
заверяется печатью. Образец оформления такой справки приведен в прил. 13.
Заявление — это просьба о разрешении того или
иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину
прав: на труд, отдых и т. д.
Чаще всего заявления
содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу,
увольнении, предоставлении жилья и т. д.
Заявление подается и
тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в
работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не
касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.
Заявление оформляется на
чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно
соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в
Альбоме унифицированных форм.
Сводка — это документ, содержащий
обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержится
информация из различных источников по заранее установленным показателям
(параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и
т.п.).
Сводка не имеет
унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к
оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило,
приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее
направлении в другую организацию — руководителем или заместителями
руководителя.
Заключение,
отзыв —
документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по
какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв
составляют на проекты документов, научные работы и т. п.
Заключение не имеет
унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформлять следующим
образом.
1.
Заключение
составляется на чистом листе бумаги.
2.
Заголовок
должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено
заключение.
3.
Текст
состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса,
анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй —
излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам,
нумеруемым арабскими цифрами.
4.
Заключение
подписывает специалист (или группа специалистов) — составитель документа. Если
заключение отправляется за пределы организации, то к нему составляется
сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень,
список, номенклатура — документы, содержащие систематизированное перечисление предметов,
лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях
распространения на них определенных норм и требований.
Они могут оформляться на
общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок
согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов,
подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000
год».
Документы подписываются
руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей
организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к
которой относится содержание документа.
Текст этих документов,
как правило, приводится в табличной форме.
Порядок и форма
составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными
нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так,
порядок и форма номенклатуры дел — «систематизированного перечня заводимых в
организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном
по- рядке»[1] —
регламентируются Основными правилами работы архивов организаций[2].
Контрольные
вопросы
1.
Какие
виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2.
Почему
распорядительные документы относятся к правовым актам?
3.
Когда
распорядительные документы вступают в силу?
4.
Как
различаются по сфере действия распорядительные документы?
5.
Что
является основанием для издания распорядительного документа?
6.
Как
строится текст распорядительного документа?
7.
Как
оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?
8.
Какие
органы принимают постановление?
9.
Что
означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго¬ловочной части
бланка (реквизит 11)?
10.
В
какой форме издаются совместные распорядительные документы?
11.
Какие
бывают виды приказов?
12.
Чем
отличается оформление приказа по личному составу?
13.
Кто
имеет право подписи на приказах?
14.
Какой
реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку-ментов — указаниях
и распоряжениях?
15.
По
каким вопросам издаются распоряжение и указание?
16.
Какие
документы относятся к организационным?
17.
В
чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в органи¬зационных
документах?
18.
Когда
организационные документы приобретают юридическую силу?
19.
Как
строится текст в организационных документах?
20.
Как
долго действует организационный документ? Можно ли вносить из¬менения в текст
организационного документа?
21.
Какие
сведения должны содержаться в тексте учредительных до-кументов?
22.
С
какой целью создаются типовые и примерные организационные до-кументы?
23.
Какова
структура текста положения об организации?
24.
В
чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и
штатная численность?
25.
Почему
должностная инструкция не составляется для категории служа-щих «руководители»?
Что должно содержаться в тексте каждого раздела долж¬ностной инструкции?
26.
Как
строится структура текста служебного письма?
27.
Каковы
правила оформления телеграммы?
28.
В
чем особенность оформления телефонограммы?
29.
Какие
бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?
30.
Как
оформляется вводная часть протокола?
31.
Сколько
экземпляров акта составляется и сколько подписывается?
32.
Как
оформляется внешняя докладная записка?
33.
В
чем особенность оформления справки личного характера?
34.
Каковы
стандартные правила оформления заключения?
35.
Чем
регламентируется составление таких документов, как перечень, список,
номенклатура?
36.
Имеет
ли сводка унифицированную форму?
37.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида
документов?
38.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на чистом листе бумаги?
[1] ГОСТ Р
51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.,
1998.-С. 4, п. 75.
[2] Основные
правила работы архивов организаций. — М., 2002.