От какого лица пишется инструкция

4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение.

4.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

4.3. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

4.4. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

4.5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии с Федеральный законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»…

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения.

4.6. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».

4.7. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Обязанности.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями.

Структура должностной инструкции состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Связи по должности.

4.8. В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и др.).

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

1. Создать рабочую группу в составе….

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по … «.

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка К.М. Сидорова.

4.9. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть составляется по схеме:

Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово «Присутствовали», фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали 47 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «Повестка дня» и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос «О чем?». Например:

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей — председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание». «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел,

3-й экземпляр — покупатель.

4.11. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения, например:

наименования сторон (полное и сокращенное названия);

наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.12. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

заверение подлинности подписи;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

4.13. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть — обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости.

Например: С уважением,…

4.14. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

4.15. Таблица — форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).

Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов — заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

4.16. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

4.17. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания.

или

Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с… по…

В соответствии с…

В целях…

Направляем (представляем, высылаем) Вам…

Считаем целесообразным….

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования…, а также в связи с недостаточной загруженностью… просим Вас решить вопрос о….

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он».

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:

СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

графические — г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. — годы, пп. — пункты и некоторые другие.

Констатирующая часть текста приказа

Если целью издания приказа является решение оперативных задач, стоящих перед организацией, то констатирующая часть может начинаться словосочетанием «В целях».

Словосочетание «В связи» в констатирующей части текста употребляется, если мы хотим указать в качестве причины издания приказа какие-то обстоятельства. Оно аналогично предлогам «ввиду» и «вследствие», которые пишутся слитно, если имеют причинно-следственное значение (и для проверки могут быть заменены предлогом «из-за»). Раздельно эти слова (существительные с предлогом – «в виду» и «в следствии») используются совсем в иных значениях. Однако слова «всвязи» не существует в принципе – данный сложный предлог является исключением и всегда должен быть написан раздельно.

Распорядительная часть текста приказа

Бывает, что поручение дается не конкретному исполнителю (Пример 9) или нескольким определенным лицам (Пример 10), а группе однородных исполнителей: руководителям структурных подразделений (Пример 11), подведомственных организаций (Пример 12) или даже разнородным исполнителям (Пример 13).

Срок действия приказа

Ключевая лексическая формула пункта приказа об отмене его действия звучит так: «Считать утратившим силу…» или «Признать утратившим силу…» (см. Пример 18).

Может возникнуть ситуация, когда необходимо внести изменения в уже изданный приказ (неправильно указаны фамилии исполнителей, даты и др.). Хотя единого нормативного документа общегосударственного масштаба о порядке внесения изменений в приказ не существует², необходимо помнить, что внесение любых, даже самых незначительных исправлений непосредственно в текст подписанного распорядительного документа не допускается. Это возможно сделать только путем издания нового распорядительного документа такого же вида (т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.), в котором необходимо указать вносимые изменения.

Организационно-распорядительный
документ
— вид письменного документа, в котором
фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности
органов власти, учреждений, предприятий
и организаций, их подразделений и
должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).

Организационные
документы- документы, определяющие
статус (организационно- правовую форму)
предприятия и порядок её работы.

Организационные
документы — это комплекс документов,
содержащих правила создания организации,
в том числе: выбор ее организационно-правовой
формы; компетенцию, структуру, штатную
численность, состав должностей
(руководителей, специалистов, технических
исполнителей); формирование совещательных
органов управления; установление режима
работы и системы охраны; организацию и
оценку труда; порядок реорганизации и
ликвидации.

Организационно-правовые
документы реализуют нормы административного
права и являются правовой основой
деятельности организации.

Организационные
документы содержат положения, обязательные
для исполнения.

К
организационно-правовым документам
относятся:

— устав
организации;

— положение
об организации;

— учредительный
договор;

— положения
о структурных подразделениях, коллегиальных
и совещательных органах;

— регламент;

— структура
и штатная численность;

— штатное
расписание;

— инструкции
по определенным направлениям деятельности;

— должностные
инструкции работников;

— правила
внутреннего трудового распорядка
(положение о персонале) и др.

Организационные
документы оформляются на общем бланке
организации или на стандартном листе
бумаги с нанесением всех необходимых
реквизитов.

Датой
организационных документов является
дата утверждения.

Организационные
документы утверждаются руководителем
организации или ее структурного
подразделения либо вышестоящей
организацией. Утверждение осуществляется
либо проставлением грифа утверждения
(реквизит 16) на самом документе, либо
изданием другого документа.

Заголовок
к тексту в организационных документах
должен согласовываться с наименованием
вида документа, например:

— положение
(о чем?) об отделе кадров;

— структура
и штатная численность (чего?) аппарата
Министерства;

— инструкция
(о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

— должностная
инструкция (кого?) референта.

Организационные
документы имеют сложную структуру
текста.

Констатирующей
частью текста организационных документов
является раздел «Общие положения», в
котором указываются основания разработки,
основное назначение организационного
документа, сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий.

Основной
текст организационных документов
делится на главы, пункты и подпункты.
Главы должны иметь названия. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация
пунктов и подпунктов производится
арабскими цифрами.

Организационные
документы проходят установленный в
организации порядок согласования.
Согласование осуществляется со всеми
заинтересованными подразделениями и
должностными лицами, с юридической
службой, проверяющей соответствие
данного организационного документа
действующему законодательству.

С
точки зрения срока действия
организационно-правовые документы
относятся к бессрочным и действуют до
их отмены или до замены новыми.

Особенностью
организационно-правовых документов
является возможность вносить в них
изменения и дополнения в тех случаях,
когда нет необходимости перерабатывать
весь документ.

К
первым и основным организационно-правовым
документам относятся учредительные
документы: устав или положение об
организации, учредительный договор.

Общие
положения, определяющие наименования
видов организационных документов и
порядок их оформления, приведены в
Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).

Организация,
являющаяся юридическим лицом, «действует
на основании устава, либо учредительного
договора и устава, либо только
учредительного договора. В случаях,
предусмотренных законом, юридическое
лицо, не являющееся коммерческой
организацией, может действовать на
основании общего положения об организациях
данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Устав
— правовой акт, определяющий статус
созданного юридического лица (учреждения,
организации, предприятия, порядок его
функционирования, реорганизации,
ликвидации.

Типовая
структура текста устава государственного
учреждения закреплена в «Унифицированной
системе организационно-распорядительной
документации».

Структура
текста устава негосударственной
организации отличается от структуры
текста устава государственного
учреждения. Устав негосударственного
предприятия содержит дополнительные
разделы, в которых отражается специфика
его организации и деятельности.

В
Гражданском кодексе РФ дан перечень
обязательных сведений, которые должны
быть отражены в уставе организаций с
различной организационно-правовой
формой.

Для
примера- возможные разделы устава.

1)
Общие положения.
В разделе указываются полное и сокращенное
официальные наименования организации;
ее статус, почтовый адрес; основания,
на которых создана организация; чем она
руководствуется в своей деятельности;
наличие филиалов, дочерних фирм,
представительств; предмет и цели
деятельности; наличие зарегистрированного
товарного знака, фирменного бланка,
печати.

2)Акционерный
капитал
(уставный капитал). В разделе определяются
размеры вкладов каждого учредителя
(участника), оговариваются условия
увеличения (уменьшения) уставного фонда,
регламентируются права участников на
отдельные объекты, входящие в состав
имущества организации.

3)Порядок
деятельности.
Раздел устанавливает цели, виды
деятельности, механизм отношений
организации с другими организациями в
вопросах финансово-хозяйственной
деятельности, а также определяет права,
которыми наделяются участники в процессе
финансово-хозяйственной деятельности.

4)Управление.
Раздел регламентирует состав органов
управления и их полномочия. Например,
в акционерном обществе с большим числом
акционеров это могут быть:

общее
собрание акционеров — высший орган
управления обществом (в разделе
устанавливается порядок созыва,
проведения общих собраний, правомочность
принятых решений);

совет
директоров — высший орган управления
обществом в промежутках между собраниями
акционеров, избираемый общим собранием
(в разделе устанавливается количество
директоров, срок, на который они
избираются, компетенция, порядок выбора
председателя и на какой срок);

исполнительные
органы — генеральный директор,
исполнительный дирек­тор, правление
(в разделе устанавливается, какие именно
исполнительные органы действуют, их
компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная
комиссия — орган, осуществляющий
проверки финансово-хозяйственной
деятельности (устанавливается порядок
формирования комиссии, сроки и частота
проведения проверок, порядок представления
отчетности).

5)Учет
и отчетность; распределение прибыли.
В разделе устанавливается порядок
ведения бухгалтерской и статистической
отчетности, порядок представления
сведений о деятельности общества в
налоговые и иные органы, порядок
подведения итогов о финансовой
деятельности общества, порядок
распределения прибыли.

6)Прочие
накопления.
В разделе устанавливаются дополнительные
фонды общества, кроме уставного
(страховой, резервный), если таковые
имеются.

7)Прекращение
деятельности.
Раздел устанавливает порядок ликвидации
общества, его реорганизации, а также
порядок рассмотрения споров общества
с физическими и юридическими лицами.

Отметка
о регистрации
проставляется на титульном листе устава.
Она состоит из:

—
наименования
органа, осуществляющего государственную
регистрацию создаваемых организаций;

—
даты
регистрации;

—
государственного
регистрационного номера;

—
подписи;

—
печати
регистрирующего органа.

Гриф
утверждения
также выносится на титульный лист и
заверяется печатью.

Устав
государственной организации утверждается
вышестоящим учреждением, а негосударственной
— его учредителями, общим собранием
акционеров.

Положение
об организации (структурном подразделении)

Положение
—
правовой
акт, устанавливающий системно связанные
между собой правила регламентирующего
характера по отдельным вопросам
деятельности организации, подразделений,
должностных лиц.

Положения
могут быть типовыми (примерными) и
конкретными (индивидуальными). При
наличии типового положения конкретные
положения разрабатываются на его основе.
Типовые положения разрабатываются для
однотипных организаций и структурных
подразделений.

Различают
положения об организациях и положения
о структурных подразделениях (службах).

Положение
об организации
— это документ, на основании которого
действуют государственные бюджетные
организации (органы государственной
власти и управления всех уровней).

Схема
положения о государственном учреждении
аналогична схеме устава государственного
учреждения.

Положение
об организации оформляется на общем
бланке. Обязательными реквизитами
положения об организации являются:
заголовок к тексту, текст, подпись, гриф
утверждения, печать.

Структура
текста положения так же, как и текста
устава, регламентирована УСОРД.

Положения
о структурных подразделениях
(службах) можно классифицировать на:

—
положения
о структурных подразделениях;

—
положения
о коллегиальных и совещательных органах,
как руководящих (совет директоров,
правление), так и специализированных
(ученый совет, педсовет, научно-технический
совет и др.);

—
положения
о временных органах (совещания, комиссии,
советы).

Положение
о структурном подразделении оформляется
на общем
бланке
организации. Обязательными реквизитами
данного вида документов являются:

— наименование
организации;

— наименование
структурного подразделения;

— дата;

— номер
документа;

— место
составления;

— заголовок
к тексту;

— текст;

— подпись;

— гриф
утверждения.

Положения
о подразделениях подписываются
руководителем подразделения и утверждаются
руководителем организации.

Текст
положений о структурных подразделениях
включает следующие разделы.

1)Общие
положения.
В разделе «Общие положения» указываются:
полное официальное наименование
подразделения, дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого
создано и действует подразделение, чем
руководствуется в своей деятельности,
кем возглавляется и кому подчиняется,
порядок назначения и освобождения от
должности руководителя подразделения,
наличие у подразделения печати.

2)Цели
и задачи.
В разделе «Цели и задачи» перечисляются
основные проблемы, решаемые подразделением
и определяющие характер и направления
деятельности подразделения.

3)Функции.
В разделе «Функции» указываются действия
или виды работ, которые должно выполнять
подразделение для осуществления
поставленных перед ним задач. Функции
должны полностью отражать специфику
деятельности подразделения.

4)Права
и обязанности.
В разделе «Права и обязанности»
перечисляются права, которыми наделяется
подразделение в лице его руководителя.
В этом же разделе устанавливаются виды
дисциплинарной, административной, а
при необходимости — и уголовной
ответственности, которую может нести
руководитель подразделения в случае
невыполнения подразделением своих
обязанностей.

5)Взаимоотношения.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются
информационные и документационные
потоки подразделения, основные документы,
создаваемые им, указывается, с какими
подразделениями и организациями
осуществляется взаимодействие, какую
информацию получает и представляет
подразделение, периодичность и сроки
представления; в каком порядке и кем
рассматриваются возникающие разногласия.

Изменения
в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя
организации.

Положения
о коллегиальных и совещательных органах,
как руководящих
(совет
директоров, правление), так и
специализированных
(ученый совет, педсовет, научно-технический
совет и др.), также носят нормативный
характер и определяют состав, порядок
формирования, компетенцию, порядок
работы, права и ответственность
коллегиальных и совещательных органов.

В
качестве примера можно привести структуру
текста положения о Совете директоров
акционерного общества.

1. Общие
   положения.

2. Компетенция
   Совета директоров.

3. Состав
   Совета директоров.

4. Выдвижение
   кандидатов в Совет директоров.

5. Избрание
   членов Совета директоров.

6. Регламент
   заседаний Совета директоров.

7. Взаимоотношения
   с другими подразделениями общества.

8. Ответственность
   членов Совета директоров.

9. Порядок
   утверждения положения о Совете директоров
   и порядок внесения в него изменений.

В
государственной организации внесение
изменений и дополнений в положе­ния
о коллегиальных и совещательных органах
и в положения о структурных подразделениях
осуществляется распорядительным
документом руководителя организации.

В
негосударственной организации изменения
и дополнения в положения о колле­гиальных
и совещательных органах принимаются
на общем собрании акционеров.

Положения
о временных органах (совещаниях,
комиссиях, советах)
создаются на период действия такого
органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в
компетенцию которого входит создание
временного органа.

Учредительный
договор

Договор-
соглашение двух или нескольких лиц об
установлении, изменении или прекращении
гражданских прав или обязанностей.

Договор
— юридическое понятие, с которым связано
возникновение различных обязательств
и отношения, регулирующие их.

В
учредительном договоре учредители
берут обязательство создать юридическое
лицо (дается наименование юридического
лица), определяется порядок совместной
деятельности по его созданию, условия
образования имущества и уставного
капитала.

Договором
определяется предмет
и цели
деятельности юридического лица, а также
условия и порядок управления деятельностью
юридического лица и условия распределения
между учредителями прибыли.

Местонахождение
юридического лица определяется местом
его государственной регистрации, если
в соответствии с законом в договоре не
установлено иное.

В
заключительной части договора указывается
количество экземпляров договора,
юридические адреса и банковские реквизиты
сторон.

На
договоре подписи заверяются печатями.
Если одна из сторон (или обе договаривающиеся
стороны) являются гражданами, то
указываются их фамилии, имена и отчества,
паспортные данные и место жительства.

Учредительный
договор подлежит государственной
регистрации в установленном порядке.

Учредительный
договор юридического лица заключается,
а устав утверждается
его учредителями (участниками).

Инструкция
—
правовой
акт, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности организаций, их подразделений,
должностных лиц и граждан.

В
инструкции излагается порядок
осуществления какой-либо деятельности
или порядок применения положений
законодательных и иных нормативных
актов.

Инструкции
оформляются на общем
бланке
организации с указанием вида
документа.
В заголовке
к инструкции обозначается объект или
круг вопросов, на которые распространяются
ее требования, например: «Инструкция
(о чем?) о ведении бухгалтерского учета
на предприятии».

Инструкцию
подписывает руководитель структурного
подразделения, разработавшего ее.

Инструкция
подлежит утверждению. Утверждаются
инструкции руководителем организации
и заверяются печатью.

Инструкции
визируются руководителями всех
заинтересованных подразделений,
юридической службой, заместителем
руководителя, курирующим то направление
деятельности, на которое распространяется
содержание инструкции.

Текст
инструкции состоит из разделов, имеющих
заголовки и разбиваемые на пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст
инструкции должен начинаться с раздела
«Общие положения», в котором излагаются
цели ее издания, область распространения
и другие сведения общего характера.

Текст
инструкции излагается от третьего лица
единственного или множественного числа.

В
тексте часто используются слова:
«должен», «следует», «необходимо», «не
допускается», «запрещается» и т. п.

Разновидностью
инструкции является должностная
инструкция.

Должностная
инструкция
— правовой акт, издаваемый организацией
в целях регламентации организационно-правового
положения работника, его обязанностей,
прав, ответственности и обеспечивающий
условия для его эффективной работы.

С
помощью должностной инструкции в любой
организации реализуется функ­ция
управления персоналом.

Должностные
инструкции бывают типовые (примерные)
и конкретные (индивидуальные).

Типовая
должностная инструкция разрабатывается
на должности, имеющие одинаковые
обязанности, права, ответственность,
независимо от того, к какой отрасли
относится организация. Например:
«Должностная инструкция секретаря».

При
большом объеме работы функциональные
обязанности по определенной должности
выполняют, как правило, несколько
человек.

Если
эти обязанности одинаковы, то
разрабатывается одна должностная
инструкция, которая в этом случае будет
типовой, например: «Должностная инструкция
бухгалтера».

Если
обязанности работников с одинаковым
названием должности различаются, то
для каждого из них разрабатывают
конкретную должностную инструкцию с
уточнением обязанностей работника в
заголовке к тексту. Например: «Должно­стная
инструкция бухгалтера по налогам».

Должностные
инструкции разрабатываются почти на
все должности, предусмотренные штатным
расписанием. Должностные инструкции
не составляются на категорию служащих
«руководители», так как их функции и
задачи, права, обязанности и ответственность
фиксируются в уставе организации или
в положении о структурном подразделении
в разделе «Руководство».

Должностная
инструкция входит в УСОРД и имеет
унифицированную форму.

Должностная
инструкция оформляется на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Обязательными реквизитами должностной
инструкции являются: наименование
организации, наименование структурного
подразделе­ния, дата, регистрационный
номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.

Должностная
инструкция подписывается руководителем
структурного подразделения и утверждается
заместителем руководителя организации
— куратором данного подразделения или
руководителем структурного подразделения,
если ему предоставлено это право.
Визируются должностные инструкции
руководителями заинтересованных
подразделений и юридической службой
(юристом), а также другими должностными
лицами, от действий которых может
зависеть ее выполнение. Датой должностной
инструкции является дата ее утверждения.
Текст должностной инструкции состоит
из следующих разделов.

1.
Общие положения.
В этом разделе указывают полное
наименование долж­ности с обозначением
структурного подразделения в соответствии
со штатным расписанием; кому непосредственно
подчиняется работник (дополнительно —
кому подчиняется на период отсутствия
вышестоящего лица); порядок назначения
на должность и освобождения от должности;
порядок замещения в случае временного
отсутствия работника; особенности
организации работы, если они есть
(ненормированный рабочий день, гибкий
график и др.), перечень нормативных,
методических и других документов,
которыми руководствуется работник на
данной должности; квалификационные
требования (уровень образования, стаж
работы, требования, предъявляемые к
работнику в отношении специальных
знаний).

2.
Функции.
В разделе приводится перечень основных
направлений деятельности работника в
соответствии с направлениями деятельности
структурно­го подразделения.

3.
Должностные
обязанности.
В этом разделе перечисляются: виды
работ, выполняемые работником на данной
должности; характер выполняемых действий:
«руководит», «подготавливает»,
«утверждает», «рассматривает»,
«выполняет», «обеспечивает» и т. п.
Должностные обязанности целесообразно
также объединять в однородные группы
в соответствии с функциями работника.
Для удобства представления должностных
обязанностей текст данного раздела
может быть разделен на две части: в
первой части перечисляются те виды
работ, которые сотрудник выполняет
самостоятельно, а во второй те, которые
выполняются совместно с другими.

4.
Права.
В разделе устанавливаются полномочия
работника, обеспечивающие выполнение
возложенных на него обязанностей:

— право
принимать определенные решения
(перечисление вопросов, которые он может
решать самостоятельно); » право давать
указания по конкретным вопросам;

—
право
самостоятельно подписывать документы
в рамках предоставленной ему компетенции;

— право
обращаться с предложениями к руководителю;

— право
представительствовать от имени
подразделения или организации в других
организациях и пределы такого
представительства;

— право
участвовать в совещаниях, на которых
рассматриваются вопросы, относящиеся
к его ведению;

— право
на получение необходимой для работы
информации (статистической, экономической
и др., в том числе и конфиденциальной);

— право
требовать выполнения определенных
действий от других работников.

В
тексте данного раздела необходимо
закрепить также:

— право
работника вносить предложения по
совершенствованию деятельности,
связанной с выполнением его непосредственных
должностных обязанностей;

— право
входить в состав рабочих групп по
подготовке и реализации конкретных
проектов и участвовать в разработке
коллегиальных решений, направленных
на достижение главной задачи структурного
подразделения или всей организации.

В
необходимых случаях в текст раздела
можно внести универсальные права, общие
для всех работников (а не только права
по должности):

— право
на все виды установленной компенсации
за свой трудовой вклад;

— право
на комфортные условия труда;

— право
на повышение квалификации;

— право
на максимальную реализацию своих
профессиональных потребностей.

5.
Ответственность.
В разделе определяются критерии оценки
работы и мера персональной ответственности
работника. Критериями оценки являются
объективные показатели, характеризующие
качество и своевременность выполнения
работы. Устанавливается ответственность
работника за нарушение действующего
законодательства и требований
организационно-правовых и распорядительных
документов. В необходимых случаях
фиксируется полная материальная
ответственность работника по должности,
которая должна быть оформлена
соответствующим дополнительно заключаемым
дого­вором. Предусматриваются и
конкретные формулировки об ответственности
за несоблюдение технологий, закрепленных
в нормативно-технических документах,
за нарушение сроков выполнения работ,
предусмотренных нормативами, за отказ
от применения передовых приемов работы
и имеющихся технических средств, за
отказ выполнять письменные и устные
распоряжения руководителя и др. При
формулировании пунктов об ответственности
не следует злоупотреблять словами с
отрицанием «не», так как они придают
негативный смысловой оттенок
соответствующему пункту текста в целом.
Количество пунктов этого раздела не
должно превышать количества пунктов в
предыдущем разделе «Права».

6.
Взаимоотношения.
В данном разделе указывается: от кого,
в какие сроки и какую информацию получает
работник; кому, какую и в какие сроки
предоставляет; с кем осуществляет
совместную подготовку документов и
прочие вопросы информационных взаимосвязей
работника с другими подразделениями,
лицами, организациями. Если взаимоотношения
и связи сотрудника хорошо отлажены на
уровне документов, то текст раздела
можно представить в форме одной или
нескольких таблиц с заголовками:
«Работник передает»; «Работник получает».

В
графах таблицы указывают: наименование
структурного подразделения, вид
документа, срок, периодичность. В текст
раздела целесообразно также включать
названия и формы журналов или картотек,
которые ведутся с целью учета, контроля
и лучшей организации работы, а также
названия баз данных, которые сотрудник
ведет на рабочем месте для упорядочивания
и систематизации справочно-информационного
фонда. В текст должностной инструкции
могут быть включены дополнительные
разделы.

Функции.
В этом разделе перечисляют основные
направления деятельности работника в
соответствии с направлениями деятельности
структурного подразделения. В формулировках
функций необходимо четко отразить вклад
сотрудника в достижение главной задачи,
перспективных и текущих задач структурного
подразделения; указать, какие функции
работник выполняет самостоятельно, а
в выполнении каких участвует.

Условия
оплаты труда.
В разделе указывается, какой работнику
устанавливается должностной оклад в
соответствии с контрактом или штатным
расписанием; какие он может получать
премии (в зависимости от конкретных
условий работы можно оговорить виды
премий и условия их получения); какие
он может получать надбавки и как ему
можно повышать зарплату (при каких
условиях и с какой периодичностью);
может ли работник совмещать профессии
(должности) и др.

Показатели
оценки работы.
Раздел, в котором могут быть закреплены
как общие показатели оценки деятельности,
так и конкретные, установленные
непосредственным и вышестоящими
руководителями, а также закрепленные
во внутренних нормативных и технологических
документах организации. К числу общих
показателей могут быть отнесены:

—
полнота
реализации закрепленных за работником
задач, должностных обязанностей и
предоставленных прав;

— качество
составления и оформления документов;

— отсутствие
ошибок и служебных нарушений;

—
отсутствие
жалоб, претензий и нареканий со стороны
руководителей;

— квалифицированное
применение требований инструкций и
других нормативных документов;

— своевременность
выполнения должностных обязанностей,
соблюдение сроков исполнения поручений
и указаний руководства. К документам
инструктивного характера также относятся
«Правила» и «Регламент».

Правила
внутреннего трудового распорядка

Правила
внутреннего трудового распорядка —
правовой акт, регламентирующий организацию
работы предприятия, взаимные обязательства
работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников,
внутриобъектный режим и другие вопросы.

Правила
оформляются на общем бланке организации
с указанием вида документа, подписываются
руководителем кадровой службы, принимаются
с учетом представительного органа
работников (ст. 190 Трудового кодекса
РФ).

Правила
внутреннего трудового распорядка
являются, как правило, приложением к
трудовому договору.

Текст
Правил составляется в соответствии с
Типовыми правилами внутреннего распорядка
для рабочих и служащих предприятий,
учреждений, организаций, утвержденными
Постановлением Госкомтруда СССР от 20
июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не
противоречит действующему в настоящее
время трудовому законодательству).

В
некоторых организациях наряду с Правилами
внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
которое отражает вопросы профессионального
и социального развития трудового
коллектива, взаимоотношения с
администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила
деловой этики и др. Положение о персонале
разрабатывается в некоторых организациях
наряду с Правилами внутреннего распорядка.

Оформляется
Положение о персонале на общем бланке
организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем службы
управления персоналом, согласовывается
на общем собрании персонала, но утверждать
Положение о персонале рекомендуется
на Совете директоров организации.

Регламент
— правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства
организации,
коллегиального или совещательного
органа.

Регламент
работы коллегиального или совещательного
органа определяет:

— статус
коллегиального или совещательного
органа;

— порядок
планирования работы;

— порядок
подготовки материалов для рассмотрения
на заседании;

— внесение
материалов на рассмотрение;

— порядок
рассмотрения материалов и принятия
решений на заседании;

— ведение
протокола заседания;

— оформление
решений коллегиального или совещательного
органа;

— порядок
доведения решений до исполнителей;

— материально-техническое
обеспечение заседаний.

Регламент
оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами регламента
являются: наименование организации,
наименование коллегиального или
совещательного органа, вид документа,
дата документа, номер документа, место
составления, гриф утверждения, текст,
подпись.

Регламенты
утверждаются руководителем организации
или руководителем коллегиального или
совещательного органа.

В
процессе подготовки регламенты проходят
стадию обсуждения на заседании членами
коллегиального или совещательного
органа.

Регламенты
согласовываются с заинтересованными
подразделениями и юридической службой.

Структура
и штатная численность
— правовой акт, устанавливающий структуру
организации, наименование структурных
подразделений и должностей, штатную
численность по каждой должности в
соответствии с
группой
по оплате труда.
Оформляется на общем бланке организации
с указанием вида документа, подписывается
руководителем кадровой службы, визируется
главным бухгалтером, заместителями
руководителя организации и утверждается
руководителем организации с проставлением
печати. Текст документа составляется
в форме таблицы, в которой приводятся
наименования структурных подразделений
организации, наименования должностей,
включенных в эти подразделения, а также
их количество в соответствии с уровнем
оплаты по соответствующим группам.
Указанный до­кумент входит в состав
УСОРД и имеет унифицированную форму.

Штатное
расписание
— правовой акт, закрепляющий структуру,
численность и должностной состав
работников организации с указанием
должностных окладов (в государственных
учреждениях — с указанием разряда по
Единой тарифной сетке).

Штатное
расписание имеет унифицированную форму
и оформляется на общем бланке либо на
стандартных листах бумаги формата А-4
альбомной ориентации с нанесением
реквизитов общего бланка: наименование
организации, наименование вида документа,
дата, номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.

В
заголовке к тексту указывается год, на
который составлено штатное расписание.

Текст
штатного расписания составляется в
табличной форме. Указываются коды и
наименования структурных подразделений
и должностей, количество единиц по
штату, должностной оклад, надбавки по
видам и месячный фонд зарплаты.

Ответственность
за подготовку штатного расписания лежит
на отделе кадров (службе персонала).

Проект
штатного расписания визируется
руководителями подразделений, главным
бухгалтером, юридической службой,
заместителями руководителя организации.

Штатное
расписание подписывается руководителем
отдела кадров и утверждается руководителем
организации с проставлением гербовой
печати (или печати организации) на грифе
утверждения. В негосударственных
организациях документ утверждает Совет
директоров.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2019.