Стать экспертом кадрового учета — легко! В структуре всех государственных учреждений имеются свои отделы, департаменты, то есть структурные подразделения. А у большинства из них есть обособленные подразделения — филиалы и представительства, в том числе в других городах. И иногда у работодателей возникает необходимость перевести сотрудников из одного отдела в другой, из головного офиса в филиал и т.д. В некоторых случаях, например при сокращении штата, работодатель обязан предложить работнику вакантную должность из тех, что имеются как непосредственно в организации, так и в филиале. В статье рассмотрим, как осуществлять перевод работника в другое структурное подразделение, в том числе обособленное и находящееся в другой местности. Для начала разберемся, что такое структурное подразделение организации. «Официального» определения ни трудовое, ни гражданское законодательство не дает. В общепринятом смысле структурное подразделение организации представляет собой ее официально выделенную часть, выполняющую те или иные задачи, установленные организацией. При этом есть термин «обособленное подразделение». К таким подразделениям ст. 55 ГК РФ относит филиалы и представительства. Представительство — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал — обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. В силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление ВС РФ № 2) филиалы и представительства относятся к структурным подразделениям организации. Таковыми являются и иные структуры организации — ее отделы, службы, цеха, участки и т. д. Каждое структурное подразделение имеет свое наименование и отражается в штатном расписании организации. Соответственно, в организации есть внутренние структурные подразделения (отделы, департаменты) и могут быть обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), которые могут находиться как в одной местности с работодателем, так и в другой. В Трудовом кодексе также упоминаются иные обособленные подразделения, которые не являются филиалами и представительствами. И здесь обратимся к налоговому законодательству. Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. Территориальная обособленность подразделения от организации определяется адресом, отличающимся от адреса этой организации. Говоря о структурных подразделениях, необходимо определиться с таким условием трудового договора, как место работы. В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в обязательном порядке указывается место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного подразделения и его местонахождения. Не конкретизируется, что понимается под термином «место работы». Поэтому кто-то указывает название организации, кто-то город или другой населенный пункт, а кто-то точный адрес. Президиум ВС РФ в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (утвержден 26.02.2014), в связи с этим разъяснял, что в теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях исходя из ч. 2 ст. 57 ТК РФ место работы работника уточняется применительно к этому подразделению. Если обратиться к п. 2 ст. 54 ГК РФ — место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования). А исходя из Письма Минтруда РФ от 17.11.2017 № 14 2/В-1012 в качестве условия о месте работы в трудовом договоре прописывается наименование организации-работодателя, содержащее указание на организационно-правовую форму. Можно сделать вывод, что включать в трудовой договор адрес, где находятся работники, нужно не в условие о месте работы, а в условие о рабочем месте, так как рабочее место — это место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Поскольку рабочее место является дополнительным условием трудового договора, оно может включаться в него, а может не включаться. В качестве места работы в трудовом договоре следует указывать наименование работодателя и указание его местонахождение (расположение в определенном населенном пункте). Например: «Местом работы Работника является Государственное бюджетное учреждение здравоохранения „Центральная районная больница № 1“ (ГБУЗ ЦРБ № 1), г. Кстово Нижегородской области». Напомним, что под переводом на другую работу признается: постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя; перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ). Такой перевод осуществляется только с согласия работника. Когда обособленное структурное подразделение располагается в той же местности, что и головная организация, указывать его в трудовом договоре в силу ст. 57 ТК РФ не обязательно. Поэтому и переводить работника из головной организации в такой филиал или иное обособленное подразделение не придется. В этом случае можно оформить перемещение. Это касается и случаев, когда работника нужно перевести, например, из одного отдела в другой. Перемещением работника считается его перемещение у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Согласие работника на перемещение не требуется (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Таким образом, перевод работника в обособленное структурное подразделение организации считается перемещением при наличии следующих условий: у работника не меняется трудовая функция; у работника не меняется место работы в трудовом договоре (остается тем же, например г. Кстово Нижегородской области); перемещение происходит в пределах административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 Постановления ВС РФ № 2). Перемещение работника оформляется путем издания приказа (распоряжения) работодателя, который доводится до сведения перемещаемого работника под подпись. Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Центральная районная больница № 1» (ГБУЗ ЦРБ № 1) Приказ о перемещении № 7 11.07.2019 г. Кстово В связи с изменением штатного расписания, с учетом отсутствия в трудовом договоре работника от 02.10.2015 № 02/10 указания на структурное подразделение как условия трудового договора, в соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Осуществить перемещение медицинской сестры Ивановой Татьяны Сергеевны из терапевтического отделения (корпус 1) в расположенное в той же местности гастроэнтерологическое отделение (корпус 2) с 20.07.2019 без изменения трудовой функции и иных условий трудового договора от 02.10.2015 № 02/10. 2. Специалисту отделу кадров ознакомить работника с настоящим приказом под подпись. 3. Отделу бухгалтерии учесть перемещение Ивановой Т. С. 4. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Васильеву М. Н. Главный врач Никишин А. В. Никишин С приказом ознакомлены: Медицинская сестра Иванова Т. С. Иванова 11.07.2019 Начальник отдела кадров Васильева М. Н. Васильева 11.07.2019 Но следует отметить, что даже если такие обособленные подразделения, как филиалы, располагаются в одной местности с головной организацией, они, как правило, указываются в трудовых договорах с работниками. В этих случаях оформляется перевод. Если работника изначально принимают в филиал организации, находящейся в другой местности, место работы и наименование филиала должно указываться в трудовом договоре. Например: «Местом работы работника является Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Волжский техникум железнодорожного транспорта» (ФГБОУ СПО «Волжский техникум железнодорожного транспорта» — филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Волгоградский государственный университет путей сообщения» (ФГБОУ ВО ВГУПС), находящийся в г. Волжский, Волгоградская область). Когда работнику предлагают переехать в филиал, находящийся в другой местности, а также при переводе из одного филиала в другой, находящийся в другой местности, нужно оформлять перевод. Обратите внимание Проводить перевод необходимо и тогда, когда в нарушение ст. 57 ТК РФ филиал, находящийся в другой местности, в трудовом договоре не указан. Не нужно путать перевод работника в филиал, находящийся в другой местности, с переводом, осуществляемым в связи с переездом работодателя в другую местность, когда переезжает сама организация. В этом случае работники могут отказаться от переезда вместе с работодателем и тогда подлежат увольнению по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При отказе же сотрудника от переезда в местность, где находится филиал, увольнение не предусмотрено. А вот возместить работникам расходы, связанные с переездом на работу в другую местность, работодателю придется, как и при переводе вместе с работодателем (ст. 165, 169 ТК РФ). Компенсируются расходы: на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет ему средства передвижения); на обустройство на новом месте жительства. Перевод работника должен быть документально оформлен. В противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Нарушение порядка перевода также может стать основанием для признания его судом незаконным. Порядок перевода одинаков для всех случаев: при переводе из одного структурного подразделения в другое, при переводе в обособленное структурное подразделение в другую местность и наоборот, при переводе из одного филиала в другой. Если перевод осуществляется по инициативе работодателя, он должен направить работнику предложение о переводе и переезде на новое место работы. Приведем образец. Федеральное государственное бюджетное (ФГБОУ ВО ВГУПС) г. Волгоград Преподавателю М. А. Хохлову Исх. от 11.07.2019 № 25 Предложение о переводе в филиал Уважаемый Михаил Александрович! В связи с производственной необходимостью предлагаем Вам перевод в филиал ФГБОУ ВО ВГУПС — Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Волжский техникум железнодорожного транспорта» (ФГБОУ СПО «Волжский техникум железнодорожного транспорта»), находящийся в г. Волжский, ул. Ленина, д. 5а. Предлагаем Вам занять должность заместителя директора по учебной работе с повышением оклада на 40 % с 01.09.2019. Уведомляем Вас о том, что в соответствии с ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ Вы можете согласиться с переводом на указанную вакантную должность либо отказаться от него. В случае Вашего согласия на перевод в филиал ФГБОУ ВО ВГУПС в соответствии со ст. 169 ТК РФ возместит Вам расходы на переезд, включая переезд членов семьи, перевозку имущества и обустройство на новом месте жительства, в размере, установленном в локальном положении о компенсации расходов работникам ФГБОУ ВО ВГУПС. О принятом решении просим письменно проинформировать начальника отдела кадров ФГБОУ ВО ВГУПС в срок до 30 июля 2019 г. Неполучение от Вас в установленный срок согласия на перевод будет расцениваться как отказ от перевода. Ректор Васильев В. П. Васильев С предложением ознакомлен, экземпляр получил. Преподаватель Хохлов М. А. Хохлов 11.07.2019 От работника работодатель должен получить согласие, которое может быть оформлено как отдельный документ или в виде отметки на самом предложении. Приведем образец согласия на перевод. Ректору ФГБОУ ВО ВГУПС Васильеву В. П. Заявление Уважаемый Владимир Петрович! В ответ на Ваше предложение от 11.07.2019 № 25 выражаю свое согласие на перевод в ФГБОУ СПО «Волжский техникум железнодорожного транспорта»), находящийся в г. Волжский. Преподаватель Хохлов М. А. Хохлов 22.07.2019 Далее изменение определенных сторонами условий трудового договора следует зафиксировать в дополнительном соглашении. В нем также можно отразить порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте и др. Приведем образец дополнительного соглашения ниже. Дополнительное соглашение № 3 к трудовому договору от 10.02.2014 № 15/02 г. Волгоград 23 июля 2019 г. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Волгоградский государственный университет путей сообщения», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице ректора Васильева Владимира Петровича, действующего на основании Приказа от 12.06.2015 № 17, с одной стороны, и преподаватель Хохлов Михаил Александрович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 10.02.2014 № 15/02 о нижеследующем: 1. Работник переводится на должность заместителя директора по учебной работе в филиал ФГБОУ ВО ВГУПС — Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Волжский техникум железнодорожного транспорта». 2. Местом работы Работника является филиал ФГБОУ ВО ВГУПС — Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Волжский техникум железнодорожного транспорта», находящийся в г. Волжский, ул. Ленина, д. 5а. 3. Оклад Работника устанавливается в размере 50 000 руб. в месяц. 4. Работнику предоставляется ежегодный удлиненный оплачиваемый отпуск в размере 56 календарных дней. 5. Работодатель возмещает Работнику следующие расходы по переезду в другую местность: расходы по переезду Работника, членов его семьи и провозу имущества — в размере 30 000 руб.; расходы по обустройству на новом месте жительства — в размере месячного оклада; суточные на время переезда — в размере 100 руб. на каждого члена семьи. 6. За дни сбора в дорогу и обустройства на новом месте жительства, но не более 5 дней, Работодатель выплачивает Работнику пособие за каждый день, исходя из среднего заработка. 7. Работнику предоставляется жилое помещение из расчета 18 кв. м на каждого члена семьи Работника. 8. Работник обязан прибыть к новому месту работы не позднее 31 августа 2019 года и приступить к работе 1 сентября 2019 года. 9. Работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в случае: если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины; если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока — до истечения одного года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации явились основанием прекращения трудовых отношений. Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества. 10. Остальные условия трудового договора от 10.02.2014 № 15/02 Работника остаются без изменений. 11. Настоящее Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 10.02.2014 № 15/02 и вступает в силу с момента его подписания Сторонами. 12. Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у Работодателя, а другой — у Работника. Работодатель Работник Васильев /Васильев В. П./ Хохлов /Хохлов М. А./ После подписания дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издает приказ о переводе работника в филиал, находящийся в другой местности, по унифицированной форме Т-5, в котором указывает, с какого числа работник переведен (в нашем случае — с 1 сентября 2019 года). На основании приказа запись о постоянном переводе вносится в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Приведем ее образец. № Записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 … … … … … … Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Волгоградский государственный университет путей сообщения» (ФГБОУ ВО ВГУПС) 05 10 02 2014 Принят на должность Приказ преподавателя. от 10.02.2014 № 15/к 06 01 09 2019 Переведен в филиал — Приказ Федеральное государственное от 25.08.2019 бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Волжский техникум железнодорожного транспорта» в г. Волжский на должность заместителя директора по учебной части. Сведения о переводе следует внести и в разд. III личной карточки работника, с которой он должен быть ознакомлен под подпись. * * * Мы рассмотрели, как осуществляется постоянный перевод в другое структурное подразделение. Не путайте его с временным — временный перевод производится в другом порядке. Главное, что нужно помнить, переводя работника в другое структурное подразделение: если это подразделение находится в другой местности (или в той же местности, но указано в трудовом договоре), следует руководствоваться ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ. У работника нужно получить согласие на перевод, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, издать приказ, внести записи в трудовую книжку и личную карточку. Если работника нужно перевести в другое подразделение, даже обособленное, но находящееся в одной местности с самой организацией, а в трудовом договоре место работы не конкретизировано, согласие работника можно не запрашивать и просто произвести перемещение. При этом ни в коем случае не должна меняться трудовая функция работника — иначе судебных споров не избежать.
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок и записатьсяПонятие структурного подразделения
Место работы в трудовом договоре
Перевод в структурное подразделение, находящееся в пределах той же местности
Перевод в филиал, находящийся в другой местности
Оформление перевода
образовательное учреждение высшего образования
«Волгоградский государственный университет путей сообщения»
«Я работаю инспектором отдела кадров в одном из филиалов крупной организации. Согласно Положению о филиале наш директор подбирает персонал, заключает трудовые договоры с новыми работниками, подписывает приказы по личному составу, увольняет сотрудников — в общем, решает все кадровые вопросы в филиале. Проблем с оформлением кадровых документов у меня никогда не возникало. А тут такая задача: одна наша сотрудница переезжает с семьей в другой регион, где у нашей организации тоже открыт филиал. Сейчас она просит перевести ее в этот филиал на вакантную должность. Директор нашего филиала не возражает. Но как все оформить? Уволить ее в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? И самое главное, кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудница просит ее перевести? Помогите, пожалуйста, разобраться». О том, как же оформить перевод работника из одного филиала в другой, мы спросили того, кто на 100% знает, как…
Прежде всего, давайте выясним, существуют ли какие-либо особенности ведения кадрового делопроизводства в организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений.
Делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями
Надо сказать, что в соответствии с п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ (далее — ГКРФ) филиалы и представительства — это обособленные подразделения, которые не являются юридическими лицами.
Филиалом называется обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений (п. 2 и 3 ст. 55 ГК РФ).
Руководитель обособленного подразделения назначается руководителем организации и действует на основании выданной ему доверенности. Учитывая, что в вашей организации руководители филиалов наделены полномочиями осуществлять прием и увольнение работников, а также решать иные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, без участия руководителя организации, можно говорить о том, что в организации предусмотрена децентрализованная форма ведения кадрового делопроизводства.
Даже если структурному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель обособленного подразделения правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения.
ПРИМЕР
Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.
НЕЛЬЗЯ!
Уволить работника в порядке перевода из одного филиала в другой по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Как видим, перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принять решение о переводе и оформить необходимые кадровые документы. Очевидно, что в нашей ситуации такими полномочиями обладает только руководитель организации.
Итак, мы выяснили, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом, однако имеет свою специфику по сравнению с другими структурными подразделениями. Чтобы сотрудница работала в другом филиале, ее необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом определенных особенностей. Давайте посмотрим, как в этом случае следует оформлять кадровые документы.
Оформление кадровых документов
Учитывая, что в рассматриваемой ситуации в организации кадровое делопроизводство децентрализовано, кадровые документы оформляются, судя по всему, в головной организации, куда документы работников поступают из одного филиала, а затем передаются для дальнейшего ведения и хранения в другой филиал.
Предлагаем следующую процедуру перевода работника на другую постоянную работу из одного филиала в другой.
Этап 1 Оформление заявления о переводе работника в другой филиал.
В нашей ситуации работник сам просит перевести его на другую работу в другой филиал. Желательно, чтобы такая просьба была оформлена письменно. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя (пример 2).
Наша справка
Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.
Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.
Форма 1. Централизованное делопроизводство — вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре — кадровой службе головной организации.
Форма 2. Децентрализованное делопроизводство — ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
Форма 3. «Смешанное» делопроизводство — предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (например, наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по различным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение.
НАШ СОВЕТ
Пропишите в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству, порядок оформления кадровых документов при переводе работника из одного обособленного подразделения в другое, а также процедуру передачи для дальнейшего ведения и хранения кадровых документов, порядок передачи трудовых книжек и т. п. (пример 1)
На практике оформленное заявление, скорее всего, будет передаваться в головную организацию через руководителя обособленного подразделения, который, в свою очередь, также решает вопрос о возможности осуществления перевода сотрудника из своего филиала. Заявление сотрудника филиала может быть направлено в головную организацию с сопроводительным письмом (пример 3).
Руководителю организации для того, чтобы принять решение по существу
просьбы, понадобится выяснить мнение руководителя того филиала, в который предполагается перевод. Возникает вопрос: зачем нужна такая трехсторонняя договоренность, если в любом случае решение о переводе будет принимать руководитель организации? Полагаем, что подобную процедуру следует соблюдать хотя бы для того, чтобы руководитель того филиала, куда желает перевестись работник, знал, что такой перевод будет осуществляться, и не принял на вакантную должность работника «с улицы». Для согласования перевода в филиал может быть направлено письмо (пример 4).
После всех необходимых согласований руководитель организации принимает решение об оформлении перевода (пример 5).
Этап 2 Передача документов работника из филиала в головную организацию.
Итак, руководитель организации принял решение об оформлении перевода, для этого документы работника передаются в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самым надежным, несомненно, будет личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом (пример 6).
В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…
…существует ошибочное мнение о том, что перевод работника из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (далее -ТК РФ). Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и работник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять работника в данном случае будет незаконно, так как оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую), который осуществляется с определенными особенностями, обусловленными территориальной обособленностью подразделений.
Этап 3 Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору работника.
Далее в головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении (пример 7).
Этап 4 Издание приказа о переводе на другую постоянную работу.
Перевод работника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — постановление № 1) (пример 
.
Этап 5 Передача документов работника из головной организации в филиал.
После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе документы работника передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).
Этап 6 Внесение записи о переводе на другую постоянную работу в трудовую книжку работника.
Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Полагаем, что такая запись может быть внесена в трудовую книжку работника в филиале, куда осуществлен перевод.
Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (пример 9).
Этап 7 Внесение записи о переводе в личную карточку работника.
В соответствии с п. 12 Правил с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки» (пример 10).
Этап 8 Проведение инструктажа по охране труда.
В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.
НЕ ЗАБЫТЬ!
Внести запись в трудовую книжку работника о переводе на другую постоянную работу
До начала работы с работником следует провести первичный инструктаж на новом рабочем месте. Обучение, как правило, проводится специалистом по охране труда или сотрудником, на которого возложены эти обязанности.
Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.
ПРИМЕР 1
Инструкция по кадровому делопроизводству (фрагмент)
ПРИМЕР 2
Заявление работника о переводе в другой филиал
ПРИМЕР 3
Письмо из филиала в головную организацию
ПРИМЕР 4
Письмо из головной организации в филиал
ПРИМЕР 5
Заявление работника о переводе в другой филиал
ПРИМЕР 6
Акт о передаче документов работника из филиала в головную организацию
ПРИМЕР 7
Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую постоянную работу из филиала в филиал
ПРИМЕР 8
Приказ о переводе работника на другую постоянную работу из филиала в филиал (форма № Т-5)
ПРИМЕР 9
Внесение записи в трудовую книжку работника о переводе на другую постоянную работу из филиала в филиал
ПРИМЕР 10
Личная карточка работника (форма № Т-2) (фрагмент)
Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 13.04.2012, Год: 2012, Номер: №5
Автор: Андреева Валентина Ивановна
ВОПРОС: Организация имеет филиалы. В процессе работы возникает необходимость направлять работников одного филиала для выполнения работы в другом филиале. Будет ли являться переводом работника направление его на работу в другой филиал нашей организации? Как это будет оформлено?
ОТВЕТ: В соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор, в частности, является следующее условие: место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Исходя из этого, в трудовом договоре следует указать местонахождение филиала.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
В свою очередь, ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 72.2 ТК РФ.
Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Следует отметить, что в п.16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 указано, что под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью — местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
Исходя из этого, перевод работника на работу из одного филиала в другой, в том числе и расположенный на другой территории субъекта Российской Федерации, допускается только с письменного согласия работника и оформляется дополнительным соглашением.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|
Подборка наиболее важных документов по запросу Перевод в другой филиал (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 19.12.2022, с изм. от 11.04.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023)Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.
Как следует из определения понятия «филиал», ответственность за его деятельность несет создавшая их головная организация. Кроме того, при создании филиала требуется внести изменения в учредительные документы (устав) и Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Регистрируются изменения в МИФНС России на основании решения, принятого общим собранием участников (либо единственным участником) общества.
Процесс постановки делопроизводства и обмена документацией между головным офисом и филиалом определяется Положением о филиале (пример 1), содержание которого утверждает генеральный директор головной организации.
С помощью Положения о филиале наделяем филиал правами. Но это только начало работы.
Организация делопроизводства в филиале имеет не меньшее значение, чем в головном офисе. Кроме того, чем крупнее филиал, тем больше документооборот, и упускать из виду этот процесс ни в коем случае нельзя.
Подготовительную работу перед открытием филиала в регионе выполняют, как правило, либо специалисты по персоналу головной организации, либо на месте так называемые «команды открытия», в обязанности которых входит организация начала работы филиала (в т. ч. набор персонала).
Поскольку на начальном этапе процесс кадрового делопроизводства филиала нуждается, во-первых, в правильной организации, во-вторых, в постоянном контроле и мониторинге со стороны головной организации, то таким образом налаженная работа может сэкономить ресурсы и время.
КТО ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ ЗА РАБОТУ ФИЛИАЛА?
Филиал не является юридическим лицом, руководитель организации назначает директора филиала, который действует на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).
Посредством издания приказа (см. пример 2) в штатное расписание организации необходимо внести изменения: дополнить его разделом «Филиал» и соответствующими должностями и профессиями. Это штатное расписание утверждает генеральный директор организации, и оно будет находиться в центральном офисе. В филиал будет передана заверенная выписка из него.
После того, как руководитель филиала будет назначен на должность, по общим правилам оформляется его прием на работу.
Полномочия руководителя филиала оформляются доверенностью.
Наделяева И. И., заместитель директора по управлению персоналом
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2017.
Штатное расписание для филиала
Как известно, фирма может создать филиал, который будет являться обособленным подразделением и осуществлять деятельность от имени головной организации.
Какие изменения при этом необходимо внести в кадровые документы (штатное расписание, приложение к трудовому договору и т. д.
), чтобы осуществить перевод группы сотрудников в филиал? В статье мы расскажем, как правильно оформить кадровую документацию.
Рассмотрим ситуацию, когда обособленное подразделение ведет деятельность от имени фирмы по месту нахождения самого филиала.
Филиал не является самостоятельным юридическим лицом. Поэтому вся кадровая документация непосредственно должна вестись самой организацией. Рассмотрим, какие изменения при этом необходимо внести в штатное расписание.
Кто должен подписывать кадровые документы?
Руководитель юридического лица может уполномочить (выдать доверенность) руководителю филиала подписывать ту кадровую документацию, которая относится непосредственно к филиалу.
Если филиал не имеет отдельного баланса и расчетного счета, то выплата зарплаты будет производиться через головную организацию. В этом случае оформление приказов о приеме, увольнении и т. д. производится также головной организацией. Так, наиболее целесообразным будет ведение кадровой документации головной организацией в лице генерального директора.
Штатное расписание требует изменений
В штатное расписание по организации необходимо внести изменения и дополнить его разделом «филиал». Заметим, что в этом случае штатное расписание является единым и должно находится в головной организации. Утверждать его будет руководитель головной организации.
Для внесения изменений в действующее штатное расписание необходимо издать приказ о внесении в него изменений, а также во все кадровые документы (положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка и т. д.).
Если фирма не будет принимать для работы в филиале новых сотрудников, а будет осуществляться перевод в него сотрудников головной организации, то необходимо издать приказ о переводе сотрудников в филиал.
Соответственно трудовые книжки будут храниться по месту нахождения головной организации, записи в них будут сделаны за подписью руководителя головной организации.
Не забудьте про трудовой договор!
Обращаем внимание, что статьей 72.1.
Трудового кодекса предусмотрено, что перевод сотрудников допускается только с их письменного согласия в случае постоянного или временного изменения трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает сотрудник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя.
- Более того, согласно статье 57 Трудового кодекса, в трудовом договоре должно быть обязательно указано место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
- То есть, необходимо подготовить изменения к трудовым договорам с сотрудниками в виде дополнительного соглашения с указанием нового места работы.
- Специалисты компании «BKR-Интерком-Аудит»
Получите «ФСБУ 2022» на свою почту
В сборнике важных комментариев — только актуальные стандарты бухучёта. А ещё будете получать рассылки с полезными статьями.
Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы
Для расширения географии ведения бизнеса и расширения рынка сбыта многие крупные организации открывают филиалы или представительства в различных уголках страны. Если представительство только представляет интересы юрлица, филиалы выполняют весь комплекс операций головной организации, включая представительские.
Централизованная и децентрализованная организация ведения учета кадров
При наличии филиалов, учет кадров может осуществляться компанией централизованно (составлением, ведением, хранением документов по сотрудникам выполняет головная компания), либо децентрализовано – с предоставлением соответствующих функций филиалу.
Если делопроизводство центральный офис осуществляет самостоятельно, в подразделения отправляются дубликаты распорядительной документации. Передача может осуществляться при помощи факса, электронной почты.
Если по ряду причин это невозможно, выполняется почтовая или курьерская доставка.
Если ведение учета проводится филиалами, на руководителя возлагаются полные или частичные полномочия. Частичные – предполагают внесение записей в трудовые книги, проведение ознакомительных бесед с кандидатами при приеме на работу, отдачу распоряжений. Полные – включают широкий круг функций, в том числе заключение трудовых соглашений, подписание приказов по перемещению кадров.
Выбор метода кадропроизводства зависит от финансовых возможностей головной компании и количества сотрудников, работающих на подразделениях.
Если речь идет об одном-двух небольших филиалах, целесообразно поручить ведение учета одному из работников с дальнейшей передачей документации в ЦО (центральный офис).
Если у компании разветвленная сеть дочерних предприятий по всей стране, обычно полномочия по части кадров передаются филиалам, в которых имеется специальный сотрудник или полноценный отдел.
Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в главном офисе и в филиалах
Каждый способ имеет преимущества и недостатки. Плюс централизованного учета – полный контроль над документацией и процессом ее формирования.
Недостаток – много расходуется денег и времени на организацию делопроизводства, командировки, связанные с передачей некоторых видов документов.
Также организация самостоятельного процесса управления подразумевает обеспечение сотрудникам возможности ознакомиться с оригиналами кадровых бумаг.
К плюсам децентрализации можно отнести своевременность издания документации и ознакомления с ней сотрудников под подпись.
Но данный способ целесообразен при наличии у филиала достаточного количества полномочий, позволяющих принимать отдельные решения по кадрам, делать аудит персонала, восстанавливать документы, прочее.
При выборе децентрализованного способа ведения отчетности важно, чтобы это не оказало негативного влияния на работу компании.
Какие необходимы документы при централизованном ведении учета персонала
Изданием документов, регулирующих ведение делопроизводства кадров, занимается центральный офис компании. Вся документация, сформированная ЦО, является обязательной для филиалов.
Что касается штатного расписания, оно также разрабатывается и утверждается главным офисом и содержит информацию по всем подразделениям.
Оригинал документа находится в ЦО, а на подразделения отправляется выписка, заверенная печатью и подписью руководителя.
Хорошо, если в компании имеется внутренний нормативный акт, детально описывающий нюансы ведения документации, ее передачи из подразделений в головной офис и наоборот, прочие особенности. Это позволяет грамотно организовать функционирование отделов кадров во всех филиалах, исключает допущение ошибок в процессе кадрового делопроизводства и отсутствие необходимых бумаг.
Если учет кадров осуществляется централизованно, документы, предоставляемые кандидатами при оформлении на службу или в процессе работы, передаются подразделением в головную компанию.
Это касается и других кадровых документов, которые формируются и ведутся в ЦО – бумаг, содержащих данные обо всех штатных единицах структуры в том числе подразделений, а также контролирующих перемещение сотрудников, их прием, увольнение, поощрение, прочее.
Наряду с локальными (внутренними) актами наличие которых вправе определять компания самостоятельно, имеются обязательные документы по кадрам, указанные в ФЗ №152:
- штатное расписание;
- трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные дела сотрудников (карточки);
- должностные приказы;
- отпускные распоряжения, график отпусков;
- приказы о прекращении трудовых отношений;
- карточка учета рабочего времени;
- правила распределения трудовых обязанностей (должностные инструкции);
- расчетные документы по зарплатам, премиям;
- акты по ОТ (охране труда).
Порядок их формирования, ведения, регламентирован Постановлением Правительства РФ №225.
При децентрализованном кадровом производстве передача полномочий руководителю подразделения осуществляется на основании доверенности. Она содержит полный перечень функций, которые может выполнять должностное лицо.
Распределением, наделением полномочий занимается гендиректор компании.
Только он вправе решать, насколько расширить функции управляющего филиалом, сможет ли он проводить подбор кадров, их прием, увольнение, подписывать соответствующую документацию, решать другие вопросы по сотрудникам.
- Рекомендуем прочитать:
- Аутсорсинг в управлении персоналом
- Оптимизация затрат на персонал
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.
Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.
Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Кто отвечает за кадровые документы организации
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.
Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.
Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.
Список обязательных кадровых документов
- Трудовые договоры с сотрудниками
- Личные карточки работников
- Трудовые книжки
- Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Правила внутреннего трудового распорядка
- График отпусков
- Положение о персональных данных
- Согласия на обработку персональных данных
- Положение об оплате труда
- Табель учета рабочего времени
- Расчетный листок и документ об утверждении его формы
- Приказы
Трудовые договоры
С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.
В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Важно!
С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.
Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.
Личные карточки работников
Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).
Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.
Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.
При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.
Важно!
Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей.
При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.
В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п.
36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии.
Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю.
Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.
ВАЖНО!
До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.
Штатное расписание
В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Важно!
На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.
Должностные инструкции
С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.
Важно!
Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.
Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы.
Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.
Правила внутреннего трудового распорядка
В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.
График отпусков
Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е.
за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
Положение о персональных данных
Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.
Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.
Согласия на обработку персональных данных
Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.
Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.
В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ).
Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
Табель учета рабочего времени
Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.
Приказы
Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.
Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.).
Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).
Делегируйте ведение кадрового производства 1C-WiseAdvice.
Доверьте кадровый учет нашей компании, чтобы не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.
Порядок ведения кадрового учета на предприятии
Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.
Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.
Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.
Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.
Важнейшая составляющая кадрового учета — кадровое делопроизводство. Ознакомьтесь с основными принципами его осуществления в экспертной статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите к ней бесплатный пробный доступ.
Документы кадрового учета
Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.
К необходимым документам кадрового учета относятся:
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
Об особенностях оформления трудовых книжек смотрите в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».
- личная карточка сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- график отпусков (Т-7);
- штатное расписание (Т-3);
- табель учета рабочего времени (Т-12);
- приказ об увольнении (Т-8).
Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили особенности ведения трудкнижек по новым правилам. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.
Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:
- коллективный договор;
- правила внутреннего распорядка;
- положения об оплате труда;
- положение о персональных данных сотрудников;
- положения об охране труда;
- положение о премировании;
О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда».
ВАЖНО! Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.
Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
- Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника.
- Ознакомьтесь с порядком издания должностных инструкций.
- То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.
- Узнайте о разработке положения об оплате труда.
Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности.
При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа.
Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.
Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета
Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):
- Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.
Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 5 000 до 10 000 руб.
- Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.
Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.
- Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, 145, 145.1, 146-147, ст. 215-217 УК РФ.
Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ.
Размер штрафа на основании данной статьи НК РФ зависит от типа информации, запрошенной проверяющим ведомством.
Итоги
Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Кадровое делопроизводство с нуля. Пошаговые инструкции
В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.
Как производится восстановление кадрового делопроизводства?
Этапы создания кадрового делопроизводства
Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.
Какие ошибки возникают в кадровом делопроизводстве?
Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве
Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:
- Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
- Методички, книги по делопроизводству.
- Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.
Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.
Изучение учредительной документации
ВАЖНО! Инструкция по кадровому делопроизводству от КонсультантПлюс доступна по ссылке
Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании.
Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:
- Порядок установления заработной платы.
- Срок заключения трудового договора.
В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.
Определение перечня документации
Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:
- Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
- Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
- Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
- Трудовые книжки.
- Трудовые договоры.
Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.
Трудоустройство директора
Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.
Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.
Составление основной документации
Потребуется составить ряд документов:
- штатное расписание;
- правила распорядка в фирме;
- прочие внутренние нормативные акты.
Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.
Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:
- Наименование должности.
- Число штатных единиц.
- Размер оклада.
- Надбавки сотруднику.
Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).
В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.
Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:
- Нумерация.
- Шнуровка страниц.
- Скрепление документа печатью.
Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой.
На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа.
На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.
Разработка типового бланка трудового соглашения
В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:
- Место работы.
- Рабочие часы.
- Заработная плата: размер и порядок выплат.
- Бонусы, предоставляемые работодателем.
Бланк также включает в себя следующие сведения:
- наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
- ФИО сотрудника;
- должность, на которую принимается сотрудник;
- срок, на который заключается соглашение;
- тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
- должностные обязанности.
ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.
Подготовка прочей документации
Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:
- книги учета;
- соглашения о материальной ответственности;
- бланки приказов и прочее.
Образцы документов также можно отыскать в интернете.
Решение о нюансах ведения трудовых книжек
В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.
Принятие на работу сотрудников
На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:
- трудовые соглашения;
- приказы о приеме на службу;
- трудовые книжки и книга учета их движения.
Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:
- Прием заявления у сотрудника.
- Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
- Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
- Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
- Заполняется личная карточка по форме Т-2.
- Оформление личного дела.
Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.