Почта россии эдо для юридических лиц инструкция

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 февраля 2020 г.

Содержание журнала № 4 за 2020 г.

ЭДО для чайников

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)п. 2 Инструкции, утв. Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49.

Электронный документ (ЭД) — это заверенный электронной подписью обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Обмен электронными документами проходит через систему оператора ЭДО.

Процесс передачи документов можно сравнить с электронной почтой. Оператор гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения документов электронной подписью, хранит архив документов. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Плюсы и минусы ЭДО

Достоинства. Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:

•упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;

•отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;

•работать с различными версиями документа — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;

•работать с документами удаленно в удобное время — при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.

Недостатки. Если ЭДО отсутствует у контрагентов, необходимо будет обеспечивать существование и электронной, и бумажной системы документооборота.

К недостаткам ЭДО также относятся:

•финансовые затраты на приобретение системы, которые зависят от количества пользователей;

•длительное время на установку, внедрение и отладку системы ЭДО;

•необходимость обучения пользователей, которые будут в ней задействованы;

•обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;

•наличие в штате администратора, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;

•необходимость выполнять резервное копирование базы с документами в целях сохранности информации.

Виды электронной подписи

Чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая присоединяется к подписываемому ЭД и используется для определения подписавшего его лицаст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). ЭП гарантирует, что это тот самый неизменный документ в том виде, в котором его отправили.

Существуют следующие виды ЭПст. 5 Закона № 63-ФЗ:

•простая;

•усиленная неквалифицированная;

•усиленная квалифицированная.

Для создания и проверки ЭП используется ключ ЭП (уникальная последовательность символов) и ключ проверки ЭП, предназначенный для проверки подлинности ЭП.

Какую ЭП выбрать

Усиленная квалифицированная ЭП — это самый защищенный вид электронной подписи. ЭД, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручноч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Поэтому квалифицированная подпись наиболее широко используется на практике.

Ее можно получить только в аккредитованном в Минкомсвязи удостоверяющем центре в виде документа — сертификата ключа проверки ЭП в электронном виде (его загрузят на вашу USB-флешку или выдадут специальную флешку — токен) либо на бумажном носителе.

Сертификат подтверждает принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу. У каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат ЭПподп. 1 ч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ.

Когда срок действия сертификата ключа истекает, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, остается действительным при условии, что на момент его подписания сертификат действовалст. 11 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые обеспечивают доступ к реестру, содержащему сроки действия сертификатовст. 15 Закона № 63-ФЗ. И если центр прекращает действие, то реестр передается в Минкомсвязич. 4 ст. 15 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированная ЭП необходима, чтобы:

•сдавать отчетность в контролирующие органып. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; пп. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ;

•участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгахч. 5.5 ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ;

•работать с государственными информационными системами. Например, подавать документы в службу судебных приставов (кроме случаев, когда допускается простая ЭП), в таможенные органы, в суды, в налоговую для регистрации компании (ИП) или онлайн-кассы и др.пп. 5.1, 7 ст. 23, статьи 78, 79 НК РФ; пп. 1, 2 Приказа ФССП от 30.12.2016 № 837; ч. 2 ст. 52 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ; п. 1 ст. 9 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 28.12.2016 № 252; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 27.12.2016 № 251; п. 10 Приказа ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/232@;

•получать государственные и муниципальные услуги (кроме случаев, когда допускается применение простой ЭП)Постановление Правительства от 25.06.2012 № 634;

•подписывать электронные счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ;

•обмениваться документами с дистанционными работникамист. 312.1 ТК РФ.

Простая ЭП содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а просто удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средствч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Простая ЭП, как правило, применяется:

•при банковских операциях через онлайн-банк. Например, при регистрации в системе интернет-банкинга формируются логин и пароль для входа в систему;

•для получения госуслуг. Например, в Росреестре можно подать заявление, записаться на прием, используя простую электронную подпись. А в центре госуслуг «Мои документы» представителю компании сначала нужно подтвердить свою личность, для того чтобы приравнять простую ЭП к собственноручной;

•для заверения документов внутрикорпоративного ЭДО. Например, согласующие документ сотрудники, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку «Согласовать», подтверждают свое согласие с текстом документа. Руководитель, просмотрев карточку документа и убедившись, что все согласующие видели его и согласны с содержанием, может также подписать документ, придавая ему юридическую силу.

Простую ЭП нельзя применять, если:

•ЭД содержит сведения, которые являются государственной тайнойч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ;

•законодательно или соглашением с контрагентами предусмотрено использование другого вида ЭП либо документ должен быть подписан собственноручноч. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ; ст. 4 Закона от 11.03.97 № 48-ФЗ.

Усиленная неквалифицированная ЭП не только идентифицирует отправителя, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Подпись содержит криптографические алгоритмы, но не обязательно подтверждается сертификатом удостоверяющего центрач. 3, 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Применение неквалифицированных ЭП предусматривают, например, банки в системе «Клиент-Банк» для оформления клиентами электронных платежных поручений.

Усиленную неквалифицированную ЭП сложнее получить, чем простую. Ее можно заказать в удостоверяющих центрах за плату или создать с помощью собственного IT-отдела (опытного программиста) бесплатно.

При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная ЭП, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

В отличие от сведений о квалифицированных сертификатах сведения о неквалифицированных сертификатах при закрытии неаккредитованного удостоверяющего центра просто аннулируютсяч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ. И тогда могут возникнуть проблемы с подтверждением подписи.

Неквалифицированную ЭП нельзя использовать, если законом или соглашением с контрагентом требуется подписывать электронный документ собственноручно, простой ЭП или квалифицированной ЭП.

Как подписать электронную первичку

Какая ЭП будет использоваться при оформлении первичных документов — простая, усиленная квалифицированная или неквалифицированная, решают сами участники ЭДОп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письма Минфина от 22.02.2019 № 07-01-09/11672; ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372.

Квалифицированную ЭП удобно использовать при обмене электронными документами с контрагентами. В частности, для подписания таких документов, как:

•письма (требующие юридической значимости);

•договоры;

•счета;

•товарные и транспортные документы;

•акты выполненных работ и оказанных услуг;

•акты сверки взаиморасчетов.

Неквалифицированную ЭП удобно применять при ведении внутреннего корпоративного ЭДО, например можно подписывать и пересылать работникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры.

При отправке документов (контрактов, писем, счетов, первичных документов) партнерам (например, по электронной почте) можно использовать простую и неквалифицированную ЭПч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ; Письма Минфина от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456; ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904. Но сначала потребуется заключить с контрагентами предварительный договор об использовании ЭДО, лично подписав его.

При использовании простой ЭП в соглашении должны быть прописаныст. 9 Закона № 63-ФЗ:

•правила определения лица, подписавшего документ, по его простой ЭП;

•обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Тогда документы, подтвержденные простой и (или) усиленной неквалифицированной ЭП, и бумажные документы с собственноручной подписью будут считаться равноценнымич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Если же электронная первичка будет подписана квалифицированной подписью, то предварительных соглашений не требуется.

Как отразить опоздавшие ЭД

Электронные документы, как и бумажные, могут поступать в организацию с опозданием. Например, дата создания ЭД, время его подписания электронной подписью сторонами сделки, дата передачи файла ЭД оператору электронного документооборота и день направления файла оператором электронного документооборота могут быть разными. А это влияет на отражение хозяйственных операций в учете.

Бухучет. Если документ получен с небольшим опозданием (например, задержка документа произошла всего на несколько дней после закрытия периода), то в бухучете надо отразить операцию в периоде ее совершенияп. 12 ПБУ 9/99; п. 16 ПБУ 10/99.

Если же документ подписан и поступил в организацию существенно позже даты операции (например, по окончании года, когда финансовая отчетность уже сдана), то при подготовке отчетности нужно отразить операцию в периоде ее совершения на основании внутреннего документа, который будет аналогом запоздавшего внешнегоРекомендации Фонда НРБУ БМЦ от 22.05.2015 № Р-62/2015-КпР; от 25.02.2011 № Р-18/2011 КпР.

Например, если товар уже поступил от поставщика, а накладной еще нет, примите его к учету по бухгалтерской справке-расчету, составленной на основании договора с поставщиком, счета или заявки.

НДС. Принять к вычету НДС можно в том периоде, в котором имели место фактическое получение товара, выполнение работ, оказание услуг, если счет-фактура получен до окончания срока подачи налоговой декларации за этот периодп. 1.1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 14.03.2019 № 03-07-11/16556, от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429.

Если счет-фактура получен после истечения срока подачи декларации, принять НДС к вычету можно в любом квартале начиная с того, в котором получен счет-фактура, в течение 3 лет после принятия товаров (работ, услуг) к учету.

Налог на прибыль. В налоговых расходах отразить опоздавший документ можно в периоде совершения хозяйственной операции, если он получен до даты представления налоговой декларации. И в следующем — при получении документа после даты представления налоговой декларациип. 1 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 27.07.2015 № 03-03-05/42971; ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272.

Хранение и передача ЭД

Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Сроки хранения для ЭД те же, что и для бумажных документовп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Например, пятилетний срок предусмотрен для хранения договоров возмездного оказания услуг (консультационных и информационных), первичных учетных документов и регистров бухучета. Документы по личному составу должны храниться до 75 лет. Для налоговых документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения ограничен 4 годами. Специальные сроки хранения документации установлены для подтверждения убытка, амортизационных отчислений и расходов на обучение работникап. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

По запросу налоговой можно представлять электронные документы по каналам ТКСп. 2 ст. 93 НК РФ. Но только те из них, форматы передачи которых по каналам ТКС утверждены ФНСПисьмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@. Например, договор (соглашение, контракт, дополнения, изменения), акт приемки-сдачи работ (услуг), товарно-транспортную накладную, товарную накладную (ТОРГ-12), счет-фактуру и др. Если же электронный формат документа не утвержден ФНС, то он представляется на бумажном носителе в виде заверенной копииПисьмо ФНС от 29.02.2016 № СД-3-3/808. Заверять печатью и подписью электронный документ, направленный по ТКС, не требуется, поскольку он подписан электронной подписьюПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421.

* * *

Если у вас еще нет электронного документооборота, но вы готовы начать его вести, то:

•во-первых, проверьте, кто из ваших контрагентов уже имеет опыт обмена электронными документами;

•во-вторых, приобретите необходимый программный пакет (платформу ЭДО), а также оборудование для его функционирования (сетевое оборудование, сервер и др.);

•в-третьих, заключите договор с оператором ЭДО;

•в-четвертых, купите сертификат ЭП, если это необходимо.