Новая страница 1
Форма организации
делопроизводства
Существует три формы
организации делопроизводства:
—
централизованная;
—
децентрализованная;
—
смешанная.
При централизованной форме
организации делопроизводства все технические операции по обработке документов
сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая
работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К
преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится
возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и
создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска
документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.
Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в
том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную
структуру.
Децентрализованная форма
организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы
делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно
использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях
территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма
организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
Выбор наименования службы ДОУ
В
настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы
методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе
наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе
самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом
следует учитывать несколько факторов:
—
характер
деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность
аппарата управления и общую численность работающих);
—
объем
документооборота организации;
—
наличие
подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений,
представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом
управления.
На практике используются различные названия
делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел,
отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба
документационного обеспечения управления, управление по работе с документами,
отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение,
имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы,
сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию
документов, контроль за исполнением документов, работу с документами
коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование
документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел
совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных
организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной
исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных
компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными
функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства
подведомственных организаций.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий
отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать
как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название
службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в
употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с
«канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными
сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем
понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь
все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел
делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя
из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение
следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства
употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел
документационного обеспечения» и т.п.
Организационная структура
службы ДОУ
На крупных предприятиях
в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником
закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить
секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро
жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное
бюро, архив.
На средних предприятиях
функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях
служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является
самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной
службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы
с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не
имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба
ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей
организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой
штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно
руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему
вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что
служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения
документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по
заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного
состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного
состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других
служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ
используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование
труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности
осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.
2. Нормативы времени на работы
по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств,
ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на работы по
автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов
управления. М., 1993.
4. Нормы времени на работы по
документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов
исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не
входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и
заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие
расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные
документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих
документов на практике.
Разработка положения о службе
ДОУ и должностных инструкций работников
Важная задача в организации службы ДОУ – это
разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта
задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением
квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции
ее работников составляют комплект организационно-правовой документации,
разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
Положение о подразделении –
документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в
структуре учреждения.
Государственная система
документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе
ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех
изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в
современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в
соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1.
Общие положения.
2.
Цели и задачи
службы ДОУ.
3.
Функции службы
ДОУ.
4.
Права и
ответственность службы ДОУ.
5.
Взаимоотношения
службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Рекомендательный характер ГСДОУ
предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В
частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно
разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это
совершенно разные понятия.
Организационный этап создания
службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций.
Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций,
поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в
виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и
если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие
их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных
обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление
за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться
в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и
регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю
исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с
обращениями граждан и т.п.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2005.
Основы документационного обеспечения
ПЛАН
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Требования к организации документооборота.
Введение
-
Понятие о службе ДОУ и управлении делами.
-
Понятие о службе ДОУ
-
Инструкция по делопроизводству.
Заключение
Практическое задание: составить должностную инструкцию службы ДОУ
Список литературы.
ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип — однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз
1.Понятие о службе ДОУ и управлении делами
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол-легии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюрпечати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ — канцелярии, общем от-
деле и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
-
Общие положения.
-
Цели и задачи.
-
Функции.
-
Права и обязанности.
-
Руководство.
-
Взаимоотношения.
-
Организация работы.
2.Состав службы ДОУ
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации без документного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» — старший инспектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств — 12 -15 %, для промышленных предприятий — 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение
делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141—98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом».
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие — в экспедиции), а также их создания (внутренние документы — по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень
загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы — положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам — не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
3.Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству — основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со- стоит из следующих разделов:
-
Общие положения.
-
Прием, регистрация, доставка документов.
-
Служебные документы.
-
Корреспонденция депутатов.
-
Работа с обращениями граждан.
-
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
-
Подготовка и оформление служебных документов.
-
Общие требования.
-
Распорядительные документы.
-
Документы заседаний и совещаний.
-
Служебные письма.
-
Служебные телеграммы.
-
Исходящие служебные документы.
-
Контроль исполнения документов и поручений.
-
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений аппарата.
-
Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
-
Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
-
Обеспечение типографскими изданиями.
-
Обеспечение нормативными материалами.
9. Использование бланков, печатей, штампов.
-
Машинописные работы.
-
Копировально-множительные работы.
-
Запись заседаний.
-
Формирование дел и хранение документов.
-
Составление номенклатуры дел.
-
Формирование дел.
-
Экспертиза ценности документов.
-
Оформление дел.
-
Составление и оформление описей дел.
-
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контролвной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.
Регистрация документов — один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать
структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник – 3-е изд. Испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2.Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2001.
3.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М.: ВНИИДАД, 2003.
4.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2006.
5.Справочник секретаря и офис-менеджера № 7,8,10 2006г.
Положение о службе ДОУ
В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации.
Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
-
документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);
-
организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов — обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
-
организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и не использование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и не использование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности,
например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы — управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа — инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
1.1. Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях <*> осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
———————————
<*> В дальнейшем именуются «организации».
1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) — правлением;
в акционерных обществах — учредительной конференцией;
в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР <*>.
———————————
<*> Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в Приложении 1.
1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.
1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в Приложении 2.
1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.