УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.
III. Права помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность помощника руководителя
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Современные российские компании, предлагающие вакансии
претендентам на административные позиции, зачастую в наименовании вакансии
указывают совсем не ту позицию, которую описывают в части пояснения
обязанностей сотрудника и требований к кандидату.
Секретарь, офис-менеджер, референт, ассистент, помощник
руководителя – эти должности по своему содержанию очень похожи, однако не
только специалисты знают о существенных различиях между ними. Так, к примеру,
работа помощника руководителя предполагает ведение делопроизводства, но в
отличие от работы секретаря это главным образом поддержка деятельности
руководителя, а делопроизводство является лишь малой частью функциональных
обязанностей – документационной поддержкой деятельности руководителя. А вот
львиная доля рабочего времени секретаря направлена именно на организацию
системы документооборота в компании, контроль исполнения внутренних положений и
инструкций, принятых на предприятии, систематизацию хранения документов, их
передачу в архив и т. д.
Очень часто специалистам, которые
приходят на одну из вышеперечисленных позиций, приходится выполнять различные
дополнительные обязанности. Например, и секретарь, и помощник руководителя, и
офис-менеджер работают делопроизводителями, исполняют личные поручения
руководителей, а также вышестоящих должностных лиц (т. е. не только
руководителей, но и других сотрудников организации), обеспечивают
организационно-распорядительную деятельность руководителя, а также занимаются
оформлением приказов или распоряжений по инициативе практически любого
сотрудника организации. По большей части это связано с тем, что современные
компании предпочитают не «раздувать» штат и поручают все одному сотруднику, не
принимая во внимание тот факт, что подобная многозадачность может повлиять на
качество исполнения сотрудником его непосредственных обязанностей.
Из подобной ситуации могут быть как минимум два выхода:
первый – отказаться от работы в компании, второй – научиться работать в
условиях предлагаемой многозадачности.
Помощник руководителя и помощник руководителя проекта
Основная задача ассистента или помощника руководителя – обеспечение
деятельности руководителя. Проще говоря, помощь руководителю во всех вопросах,
которые касаются выполнения им его обязанностей. Не зря помощника руководителя
часто называют его доверенным лицом, его правой рукой, т.к. профессиональный
ассистент – это незаменимый или, скажем точнее, труднозаменяемый человек,
который находится в курсе многих – едва ли не всех – профессиональных задач
своего руководителя, а в некоторых случаях – и в курсе личных дел.
Специфика работы профессионального ассистента руководителя
строительного проекта исключительно отраслевая, т. е. необходимо иметь
представление о том, что такое инвестиционно-строительный проект, какова зона ответственности
руководителя строительного проекта, какие требования руководитель может
предъявлять к своему помощнику и как обеспечить качественную и профессиональную
поддержку деятельности такого руководителя.
Что такое инвестиционно-строительный проект?
Как правило, компании, которые ищут сотрудника на замещение
должности помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте, отдают
предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в строительном проекте или
строительной организации. Ваша осведомленность наверняка станет большим плюсом
при рассмотрении вашей кандидатуры. Если у вас нет требуемого опыта, то на
этапе прохождения собеседования вам будет полезно задать некоторые
профессиональные вопросы HR-специалисту или непосредственно будущему
руководителю о структуре строительного проекта и его особенностях.
К сведению
В широком смысле инвестиционный проект – это проект,
связанный с вложением финансовых средств юридического или физического лица,
реализация которого направлена на получение инвестором прибыли.
Инвестиционно-строительный проект от инвестиционного проекта отличает то, что инвестор
получает прибыль от вложения капитала в строительство каких-либо объектов (это
может быть строительство как жилого комплекса, так и завода по производству, к
примеру, строительных материалов).
Поскольку инвестиционно-строительный проект – это проект,
состоящий из комплекса неких действий и процессов, первое, что необходимо
уточнить у руководителя проекта, – кто является действующими лицами и
участниками процессов. Как правило, это непосредственно инициатор проекта, инвестор,
а также заказчик, проектировщик и подрядчик, но в зависимости от специфики
проекта список участников может быть расширен – например, к списку можно добавить
поставщика оборудования (см. схему). Стоит также отметить, что в качестве
участников проекта могут выступать как физические, так и юридические лица. К
примеру, в роли проектировщика – проектные организации и проектные институты, а
в качестве подрядчика – строительные организации и холдинги, выполняющие для заказчика
определенные виды работ. Руководитель проекта в большинстве случаев
представляет заказчика, фактически он возглавляет службу заказчика, например,
создаваемую в форме отдельного юридического лица. Иначе службу заказчика называют
техническим заказчиком, дирекцией заказчика.
Инициатор проекта – им может быть любой из участников
проекта – является автором идеи, готовит обоснование проекта, создает и
защищает бизнес-планы.
Инвестор – юридическое или физическое лицо, которое
вкладывает инвестиции в проект с целью получения прибыли. Инвестор контролирует
ход реализации проекта.
Заказчик – это главный участник, который отвечает за
реализацию проекта. Заинтересован в большей степени в достижении результата. Будущий
владелец реализованного проекта.
Руководитель проекта – юридическое или физическое лицо,
которое наделяется всеми полномочиями для реализации проекта. Руководитель
проекта составляет план реализации, контролирует исполнение и сроки,
координирует и контролирует выполнение работ со стороны всех участников проекта.
Генеральный подрядчик – юридическое лицо, которое выполняет
работы, согласованные в контракте с заказчиком, направленные на реализацию
проекта. Генподрядчик может привлекать для выполнения работ субподрядчиков.
Генеральный проектировщик – организация, которая выполняет
проектные, изыскательские работы для заказчика.
Руководитель проекта ведет переговоры с поставщиками,
управляет персоналом – инженерно-техническими работниками, следит за
исполнением интересов инвестора, а также совместно с подчиненной ему службой заказчика
осуществляет контроль реализации строительного проекта с момента утверждения
бизнес-плана до ввода готового объекта в эксплуатацию, проводит анализ хода
проекта, взаимодействует с подрядчиками. Для полного понимания содержания своей
деятельности и составления плана работы на период реализации строительного
проекта помощнику руководителя проекта необходимо знать все направления работы
своего руководителя. Круг обязанностей руководителя отдельно взятого проекта
является индивидуальным, однако в основном направления его работы соответствуют
этапам проектирования и строительства.
■ Предпроектный
этап. Это первый этап строительства, в процессе которого осуществляются сбор и
оформление исходно-разрешительной документации. Под исходно-разрешительной
документацией (ИРД) в общем смысле понимают полный комплект различных
документов, обязательных в соответствии с Градостроительным кодексом Российской
Федерации для получения разрешения на строительство. В состав ИРД входят в т.ч.:
технические условия на подключение к инженерным сетям (ТУ на водоснабжение, газ,
электроэнергию), постановления и распоряжения органов исполнительной власти,
различные согласования, материалы инженерных изысканий и заключения надзорных
служб, переписка по вопросам получения разрешений и согласований, различные
чертежи (к примеру, план земельного участка), документы о праве собственности
или аренды земельного участка под строительство и др.
■ Проектный
этап. На этом этапе заказчик выдает проектировщику техническое задание на
проектирование, согласно которому проектировщик выполняет непосредственно
проектирование. Здесь важно отметить, что проектирование имеет две стадии: «Проект»
(стадия «П») и «Рабочее проектирование» (стадия «РД»). Документация, подготовленная
на стадии «П», утверждается, проходит государственную экспертизу согласно законодательству
РФ, затем разрабатывается рабочая документация (РД), в соответствии с которой
выполняется строительство.
Помощнику руководителя не обязательно наизусть знать весь
перечень документов, входящих в состав исходно-разрешительной или проектной
документации, однако при поступлении документов от руководителя проекта или
сотрудников проекта необходимо дополнительно уточнять, как надлежит
классифицировать тот или иной документ.
Поскольку реализация проекта, проектирование, строительство
– процессы довольно длительные, помощнику руководителя проекта необходимо
создать оптимальную надежную систему учета, оформления, согласования, хранения
документации, а также обеспечить такую систему работы с документами, при
которой обмен документацией и необходимыми данными между всеми участниками
проекта будет максимально оперативным.
Делопроизводство и документооборот
Для организации делопроизводства и документооборота рекомендована
стандартная, вполне универсальная схема:
- Разработка, согласование и утверждение инструкции по ведению
делопроизводства в организации. - Разработка журналов регистрации входящей и исходящей документации.
- Разработка, согласование и утверждение бланков организации:
исходящего письма, протокола совещания, актов приема-передачи документов и др.
– по потребности. - Разработка, согласование и утверждение положения и порядка
согласования документов в организации. - Разработка, согласование и утверждение положения о печатях и
штампах, используемых в организации. - Разработка положения о праве подписи документов или
подготовка приказов о наделении правом подписи сотрудников организации
определенных видов документов.
Наш совет
Прежде чем начать работу по организации делопроизводства в
компании, необходимо приказом назначить ответственного за ведение
делопроизводства в компании. Приказ может быть составлен в произвольной форме
на бланке организации. В последующем возможно указывать лишь номер приказа и
дату его издания при оформлении документов от имени компании.
Рассмотрим некоторые особенности ведения делопроизводства в
инвестиционно-строительном проекте.
В инвестиционно-строительном проекте количество поступающих
и исходящих писем и документов очень велико, поэтому лучше всего вести
электронные журналы регистрации и учета, например, в формате Excel. Это
облегчит вам систематизацию, поиск документов, а также оперативный обмен со
всеми участниками проекта.
Для учета входящей и исходящей документации и
корреспонденции внутри отдельной книги Excel следует создать несколько листов
по количеству основных участников инвестиционно-строительного проекта, назвав
их, например: Инвестор, Генподрядчик, Генпроектировщик, Поставщик. Помните о
том, что при приеме документации обязательно должно быть сопроводительное
письмо, содержащее дату поступления документа, количество страниц приложения к
письму. Если документ получен по электронной почте, то вам необходимо
распечатать электронное письмо, в котором указаны дата и отправитель. Это нужно
прежде всего в том случае, если документ вы будете хранить отдельно, в
специальном томе, а сопроводительное письмо – в папке с входящими письмами.
К входящему номеру письма необходимо добавить индекс,
включающий аббревиатуру, обозначающую участника проекта, например:
ГП – генподрядчик;
Инв – инвестор;
ПР – генпроектировщик;
Пост – поставщик.
Таким образом, входящий номер письма от генподрядчика может иметь,
например, следующий вид: № 13/ГП от 14.11.2013.
После создания книги Excel у вас получится примерно
следующее:
Даже если участников проекта будет гораздо больше, отнюдь не
для всех потребуется создавать отдельную нумерацию, отдельный журнал и место
для хранения. Вы можете создать общий журнал регистрации и том для хранения входящей
корреспонденции.
Для регистрации исходящей корреспонденции лучше всего дополнительно
создать журнал, в котором нумерацию вы будете вести в соответствии с тем, кто был
исполнителем письма. Для создания такого журнала необходимо уточнить у руководителя
строительного проекта, кто именно из сотрудников имеет право подписывать
исходящие письма и кто из них вероятнее будет самым активным исполнителем – инициатором
подготовки писем. Как правило, инициаторами являются: генеральный или
исполнительный директор, руководитель проекта, главный инженер (или служба
главного инженера, в которую входят также главный энергетик, главный механик и
т.д.), финансовый директор или бухгалтер и помощник руководителя проекта.
Для регистрации исходящей корреспонденции рекомендуется
разработать индексы к номерам писем, состоящие из числительных, чтобы не путать
письма с теми, которые направляются участникам проекта и регистрируются в
журналах, описанных выше, например:
01 – генеральный директор;
02 – руководитель проекта;
03 – помощник руководителя;
04 – служба главного инженера;
05 – финансовый директор/бухгалтер.
Таким образом, исходящий номер письма,
инициатором-исполнителем которого является руководитель проекта, может иметь, например,
следующий вид: 34/02 от 15.09.2013.
Общий журнал регистрации исходящей корреспонденции будет
выглядеть так:
По желанию в общий журнал можно добавить также журнал
регистрации приказов и распоряжений.
Обратите внимание!
Если вы ведете электронные журналы регистрации,
рекомендуется раз в квартал/полугодие и по окончании календарного года распечатывать
журналы регистрации, прошивать в надлежащем порядке и заверять подписью
генерального директора и печатью организации.
В инвестиционно-строительном проекте крайне важно регулярно
создавать резервные электронные копии всех исходящих и входящих писем с целью
обеспечения сохранности оригиналов писем и документов, а также более
оперативного обмена документами.
Систематизация документов в соответствии с этапами
проектирования
В соответствии с требованиями руководителя проекта или по вашей
инициативе документы, касающиеся проектирования и строительства, могут быть
систематизированы по этапам проектирования и строительства.
К сведению
Оригиналы документов, имеющих важное значение в процессе
проектирования и строительства (например, разрешение на строительство, технические
условия, документы, подтверждающие право собственности на земельный участок, и
др.), желательно хранить в отдельном сейфе или закрывающемся на ключ шкафу, доступ
к которому имеет ограниченное число сотрудников организации.
Рекомендуется создать следующие тома для систематизации и
хранения документации:
- Исходно-разрешительная документация: согласования
государственных и муниципальных органов, постановления и распоряжения органов
местного самоуправления и др. - Технические условия: на подключение к электросетям, на газ,
водоснабжение, канализацию и др., в т.ч. копии переписки с различными
организациями по вопросам получения технических условий. - Документы на земельный участок: оригиналы или копии
свидетельств о праве собственности на земельный участок, кадастровые планы,
копия договора на аренду земельного участка и др. - Различные чертежи и схемы: ситуационный план участка,
генеральный план и др.
К сведению
Оригиналы чертежей и схем рекомендуется хранить в тубусе во
избежание повреждения. При этом на тубус можно наклеить табличку с номером дела
по номенклатуре дел.
- Технические задания: в случае если технические задания
оформляются в ограниченном количестве экземпляров, то они подшиваются к
договору с организацией, которая выполняет работы в соответствии с этим
заданием, и тогда в этом томе останутся только копии. Однако чаще всего техническое
задание оформляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у заказчика. - Учредительные документы: копии, поскольку оригиналы
учредительных документов, как правило, хранятся у бухгалтера или финансового директора. - Акты приема-передачи документов: в
инвестиционно-строительном проекте не рекомендуется выдавать документы из
архива без соответствующей резолюции руководителя проекта и оформленного в
надлежащем порядке акта приема-передачи документов (чертежей, томов проекта и др.).
Акты приема-передачи желательно хранить в отдельной папке с целью получения
оперативной информации о том, какие документы, в каком составе, для каких
целей, на какой срок были выданы из архива управления проектом.
К сведению
Рекомендуется создавать резервные копии всех
вышеперечисленных документов, т.к. в ходе реализации проекта многие из
перечисленных документов будут многократно запрашиваться у вас сотрудниками
команды проекта, участниками проекта и сторонними организациями. Наличие
электронной версии любого документа существенно облегчит вам в последующем
предоставление документов, оперативную отправку в электронном виде, поиск
документа. Для резервных копий необходимо создавать электронные папки,
соответствующие наименованиям дел/томов согласно существующей номенклатуре.
Проектная документация
Проектная документация, разработанная на стадии «П» и стадии
«РД», предоставляется заказчику в десятках томов (в зависимости от сложности
проекта), кроме того, в нескольких экземплярах. Не вся документация будет
постоянно храниться у заказчика, т.к. проектную документацию необходимо на
каком-то этапе предоставлять на прохождение экспертизы, однако первоначально она
должна быть получена заказчиком и зарегистрирована по описи в офисе заказчика у
делопроизводителя.
Заранее позаботьтесь о том, чтобы для хранения документации
было достаточно места в шкафах. Согласуйте с вашим руководителем требования к
хранению проектной документации и в случае необходимости организуйте покупку
дополнительного шкафа.
Как быть с адресом стройплощадки?
Зачастую стройплощадкам изначально присваивается временный
почтовый адрес, например: Промплощадка, д. 1. Почтовый адрес, как правило,
присваивают уже после строительства зданий, сооружений, объектов, а до
окончания строительства часто возникают сложности с получением почтовых
отправлений на строительной площадке.
Рекомендуется с самого начала организации системы
делопроизводства и документооборота в проекте позаботиться об аренде
абонентского ящика в почтовом отделении того населенного пункта, где находится
временный офис команды проекта. Своевременное получение корреспонденции почтой
имеет огромное значение в свете того, что множество писем и документов, в т.ч. необходимых
для проектирования согласований от госорганов и служб, отправляются заказчику
по указанному почтовому адресу. Потеря или неполучение оригинала такого
документа влечет за собой необходимость повторно запрашивать важный документ,
что напрямую влияет на сроки реализации проекта.
Полезный документ
МДС 12-37.2007 «Рекомендации по ведению документооборота в строительной
организации»
Протоколирование технических совещаний
Проведение и протоколирование именно технических совещаний
крайне важны в инвестиционно-строительном проекте. Технические совещания,
проводимые при участии заказчика и команды проекта, инвестора, генерального
подрядчика, генерального проектировщика, а также других участников, содержат
ключевую проектную информацию, т.к. зачастую – даже будучи посвящены процессам
– содержат массу технических деталей, имеющих решающее значение для развития
проекта.
Помощник руководителя проекта, ответственный за
делопроизводство, должен:
- заблаговременно сообщить участникам информацию о месте,
дате, времени и участниках технического совещания; - в повестке проводимого совещания перечислить всех участников
с указанием организаций, которые они представляют, Ф.И.О., должностей; - в случае если кто-то из участников не имеет возможности
присутствовать на совещании, своевременно сообщить об этом инициатору и председателю
совещания, которым, как правило, является руководитель проекта; - при оформлении протокола технического совещания точно
указать дату проведения и номер протокола, поэтому желательно вести регистр
нумерации протоколов технических совещаний заказчика; - максимально точно и полно указать содержание задач,
поручений, фамилию ответственного лица и срок исполнения им задачи; в случае
если задача не была выполнена ответственным лицом, обязательно укажите это в
протоколе с комментарием, по какой причине поручение не удалось выполнить;
К сведению
Если в процессе обсуждения вопросов во время технического
совещания какие-то вопросы, на ваш взгляд, недостаточно освещены, вы как
секретарь совещания вправе уточнить «для протокола», что следует отметить по
обсуждаемому вопросу. Если во время совещания уточнений оказалось недостаточно
для ясной и четкой формулировки при оформлении протокола, вы можете прояснить
неточные моменты у председателя совещания или непосредственно у того участника,
который докладывал по конкретному вопросу.
- после оформления предоставить протокол на подпись председателю
совещания, а также всем участникам. Особенно важно иметь подписи тех лиц,
которые являются ответственными по определенным задачам согласно протоколу.
Окончательно оформленный протокол технического совещания
(см. Пример) – оригинальный экземпляр – хранится у инициатора совещания, т.е. у
заказчика, а участникам совещания необходимо направить копии (это могут быть
электронные копии) протокола. Обязательно нужно получить подтверждение
получения документа – узнать входящий номер или должность и фамилию принявшего
документ должностного лица.
Стоит отметить, что зачастую в обязанности помощника
руководителя проекта входит также контроль исполнения поручений и задач,
поставленных в ходе совещания и зафиксированных в протоколе. В этом случае он
отслеживает сроки и ход исполнения поручений. Как правило, помощник
руководителя проекта по поручению и от имени руководителя проекта запрашивает у
участников совещания информацию о ходе выполнения задачи. Запрос может быть
сделан по электронной почте или по телефону с последующей систематизацией
полученной информации и докладом руководителю проекта.
Помощник руководителя строительного проекта должен быть
также готов к тому, что довольно часто некоторые поручения и задачи сотрудникам
проекта руководитель проекта будет отдавать через него. Рекомендуем вести
таблицу по текущим или оперативным вопросам, касающимся реализации проекта. В
этой таблице помощник руководителя проекта составляет собственный план работы и
делает заметки о ходе исполнения поручения.
Так, к примеру, в таблице может быть задача: Отправить
главному инженеру техническое задание и передать поручение руководителя проекта
о необходимости корректировки.
Помощник руководителя проекта отправляет документ, передает
поручение руководителя проекта и просит доложить о возможных сроках исполнения
поручения.
После этого помощник руководителя делает заметку в своей
таблице: Поручение будет выполнено главным инженером к 17.30 и докладывает
руководителю проекта. Помощник руководителя проекта должен также отследить
выполнение задачи и доложить руководителю проекта.
Описанная выше схема постановки задач сотрудникам команды
проекта и контроля исполнения поручений руководителя проекта будет в диковинку
тем помощникам руководителя, которые привыкли к соблюдению четкой иерархии в
организации, когда нижестоящий по должности сотрудник не имеет полномочий
отдавать поручения вышестоящим по должности сотрудникам. Однако стоит помнить о
том, что полномочия отдавать поручения от имени руководителя проекта его
помощник получает напрямую от него, и, как правило, в случае если руководителю
удобна подобная схема, то он ставит об этом в известность сотрудников проекта на
первых же оперативных совещаниях с участием всех членов команды.
При реализации такой схемы помощник руководителя проекта не
управляет другими сотрудниками, а является «диспетчером», т.е. передает задачу
сотруднику, а затем передает результат выполнения задачи руководителю проекта.
Руководителю удобнее осуществлять контроль через своего
помощника, поскольку количество одновременно текущих проектных процессов
требует оптимизации использования временного ресурса, т.к. в большинстве
случаев время необходимо для концентрации на ключевых вопросах, без постоянного
отвлечения на мелкие задачи. Не забывайте, что руководителю порой гораздо
удобнее узнать обо всех текущих вопросах и проблемах от своего помощника, чем
самостоятельно по каждому вопросу обращаться к разным сотрудникам и участникам
проекта для уточнения какой-то текущей информации.
Помощнику руководителя проекта, прежде чем приступить к
своим обязанностям, необходимо взвесить свои силы и возможности.
Инвестиционно-строительные проекты имеют строго определенные сроки, и зачастую
время для отпуска появляется только по завершении строительства. Кроме того,
работа помощника руководителя строительного проекта требует большой
внимательности, ответственности, преданности своему руководителю и
заинтересованности в оказании ему необходимой профессиональной поддержки. Если вы
готовы получить опыт работы помощником руководителя строительного проекта, то
можете быть уверены, что получите новые знания, умения, навыки, массу
интересных профессиональных уроков и задач, благодаря чему накопите неоценимый
опыт не только для последующей работы помощником руководителя, но также менеджером
проекта, а возможно, и руководителем собственного проекта в вашей
профессиональной области.
Строительная площадка Заказчика, г. Видное, Промзона, стр. 1
Председатель – руководитель проекта ООО «Строящийся завод» Петров
Л.В.
Секретарь – помощник руководителя проекта ООО «Строящийся
завод» Алексеева Н.А.
Генеральный директор – Слобода Н.В.
Руководитель проекта – Петров Л.В.
Главный инженер – Власенко М.Д.
Начальник производства – Лебедев Ю.С.
Генеральный директор – Дроздов А.А.
Руководитель строительства – Алексеев С.А.
Главный инженер – Ванеев Н.М.
Специалист по охране труда – Матвеев К.В.
Начальник ПТО – Михайлов П.Д.
Сметчик – Леонидов Т.М.
Председатель Петров Л.В. Петров
Слобода Н.В. Слобода
Петров Л.В. Петров
Власенко М.Д. Власенко
Лебедев Ю.С. Лебедев
Дроздов А.А. Дроздов
Алексеев С.А. Алексеев
Ванеев Н.М. Ванеев
Матвеев К.В. Матвеев
Михайлов П.Д. Михайлов
Леонидов Т.М. Леонидов
Должностная инструкция по специальности «Помощник директор»
Вы можете скачать должностную инструкцию помощника директора бесплатно. Должностные обязанности помощника директора
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДИРЕКТОРА ПО ПРОДАЖАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность и права помощника директора _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность помощника директора принимается лицо с высшим
профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)
или средним профессиональным образованием и стажем работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Помощник директора находится в подчинении у руководителя
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. В период отсутствия помощника директора (болезнь, отпуск и пр.)
его обязанности возлагаются на его заместителя, несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.
1.5. Помощник директора обязан знать:
— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— распоряжения, постановления и приказы, а также прочие руководящие
и нормативные документы и материалы, которые касаются
ведения делопроизводства и деятельности предприятия;
— методы обработки и правила оформления документации;
— машинопись;
— архивное дело;
— правила эксплуатации приемно-переговорных устройств;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— основы эстетики и этики;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— правила делового общения;
— правила пользования вычислительной техникой;
— основы управления и организации труда;
— трудовое законодательство и административное право;
— нормы и правила охраны труда;
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.6. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
— методическими материалами, которые касаются я соответствующих вопросов;
— уставом предприятия;
— нормативной документацией по вопросам выполняемой работы;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
-данной должностной инструкцией;
— распоряжениями и указами директора предприятия.
2. Функции
Помощник директора выполняет следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Помощник директора предприятия обязан:
3.1. Принимать корреспонденцию, которая поступает для рассмотрения директору предприятия, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям или структурным подразделениям для применения в
работе, или подготовки ответов.
3.2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.3. Вести делопроизводство.
3.4. Принимать личные заявления и документацию на подпись руководителю
предприятия.
3.5. выполнять разного рода операции с
использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.6. Подготавливать материалы и документацию, нужные руководителю для работы.
3.7. Контролировать своевременное рассмотрение и представление
конкретными исполнителями и структурными подразделениями документации,
поступившей на исполнение.
3.8. Вести проверку правильности оформления подготовленных проектов документов, которые передаются на подпись руководителю и обеспечивать качественное их редактирование.
3.9. Принимать и передавать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телексу, телефаксу и пр.), телефонограммы, вовремя доводить до его сведения информацию, которая приходит по каналам связи.
3.10. Организовывать телефонные переговоры для руководителя,
в его отсутствие вести запись получаемой информации и далее доводить до его
сведения ее содержание.
3.11. По поручению руководителя составлять запросы и письма, а также прочие документы, подготавливать ответные письма их авторам.
3.12. Вести подготовку совещаний и заседаний для проведения
руководителем (оповещение
участников о месте и времени проведения, сбор необходимых материалов, повестка дня, регистрация участников).
3.13. Оформлять и вести протоколы совещаний и заседаний.
3.14. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.15. Осуществлять контроль выполнения работниками предприятия
распоряжений и приказов руководства, а также за соблюдения сроков
выполнения поручений и указаний руководителя предприятия.
3.16. Обеспечивать рабочее место руководителя
канцелярскими принадлежностями, нужными средствами организационной техники.
3.17. Печатать служебные материалы, необходимые для работы руководителя.
3.18. Организовывать прием посетителей.
3.19. Обеспечивать условия для эффективной работы руководителя.
3.20. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.21. Содействовать оперативному рассмотрению предложений и просьб работников.
3.22. Формировать дела согласно утвержденной номенклатуре,
обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив.
4. Права
Помощник директора вправе:
4.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
усовершенствованию работ, связанных с его должностными обязанностями.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются его деятельности.
4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
4.4. Запрашивать от специалистов и руководителей структурных подразделений,
документацию и информацию, нужную для выполнения своих
обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.
5. Ответственность
Помощник директора ответственен:
5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2. За совершенные в процессе работы
правонарушения в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
5.3. За нанесение материального ущерба предприятию в определенных
трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.
Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.
Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
- Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
- обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
- работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
- обеспечение психологического комфорта начальства;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.
Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.
Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати;
- грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.
Требования к личным чертам ассистента
Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.
Прежде всего, это:
- стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.
Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.
Наиболее частые дополнительные обязанности, это:
- перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
- организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
- сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
- услуги бытового характера.
Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.
Режим работы личного ассистента
Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.
Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.
Что указать в резюме помощника руководителя
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:
- Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
- Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
- Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.
Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.
Обязанности помощника руководителя подразделения
Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.
Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:
- необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
- контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
- вести специфическую документацию подразделения.
Перспектива карьерного роста личного ассистента
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.
Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.
Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав
При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.
bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.
Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.
Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.
Основное назначение:
- помощь руководителю в его повседневной деятельности;
- максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
- в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
- отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
- позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
- позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
- позволяет оценивать деятельность каждого работника;
Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.
Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции
Она в основном выглядит следующим образом:
- действующее законодательство РФ;
Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.
Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.
- внутренние документы:
- устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.
Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.
Основные части должностной инструкции
Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.
Основные составные части инструкции:
- общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
- требования и его умения;
- служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
- полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
- ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
- связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.
Рассмотрим более подробно каждый раздел.
Общие положения
Основные положения:
- помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
- назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
- в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
- на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
- помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.
Предъявляемые требования
Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.
Занимающий эту должность на практике, может быть:
- фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
- личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.
Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.
Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.
Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:
- выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
- знать правила корпоративного этикета и делового общения;
- знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
- грамотно вести деловые переговоры;
- уметь оформлять важные документы;
- информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
- работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
- желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
- уметь составлять типовые соглашения.
Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.
Обязанности помощника руководителя
Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.
Основные обязанности следующие:
- выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
- планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
- сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
- вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
- обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
- подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
- вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
- координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
- доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
- вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
- готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
- обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
- осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
- получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
- готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
- организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
- получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
- общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.
Круг полномочий
Основные полномочия и права помощника:
- регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
- получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
- изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
- знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
- — составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
- запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
- знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
- участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
- подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
- направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
- организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.
С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.
Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.
Область ответственности помощника
Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.
Помощник руководителя несет ответственность за:
- ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
- нарушение сроков выполнения требуемой работы;
- нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
- действия не в пределах своей компетенции;
- не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
- нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
- предоставление недостоверной информации сотрудникам;
- недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
- разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.
Предусмотрены наказания за:
- не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
- правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
- причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).
Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.
Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.
Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.
Заключение
Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.
Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.
Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.
Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.
С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.
Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.
Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.
Образец должностной инструкции помощника руководителя (2021-2022)
Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя .doc
Образец должностной инструкции помощника руководителя
- Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
- Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.
Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:
- полное высшее образование;
- опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
- знание основ оргтехники и компьютерных программ;
- хорошее знание делового английского языка.
Помощник руководителя должен разбираться в:
- основных нормах делопроизводства;
- основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
- востребованных в офисе компьютерных программах;
- деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
- ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
- внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
- иерархии фирмы и её структуре;
- приемах стенографии;
- правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
- правилах пользования оргтехникой;
- стандартах делового этикета.
Помощник руководителя руководствуется:
- действующими законами РФ;
- внутренними документами фирмы;
- пунктами данной должностной инструкции.
2. Функции
Функции помощника руководителя:
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
3. Ответственность
Помощник руководителя несёт следующую ответственность:
- За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
- За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
- За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
- За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.
4. Права
Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:
- Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
- Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
- Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
- Визировать документы в границах своей компетенции.
- Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
- Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
- Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
- Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.
Зачем нужна должностная инструкция
Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.
Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.
И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.
Что нужно учитывать при написании ДИ
Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:
- Общие положения.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.
Основные положения
Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника.
Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка.
Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.
Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.
Функции
Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя.
Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем.
Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.
Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.
Ответственность
В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.
Права
Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.
После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников.
Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе.
На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.
Скачать документна сайте Ассистентус
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
К мысли о поиске персонального помощника каждый приходит по разным причинам: кто-то стал уходить с работы в ночи, кто-то начинает чувствовать, что тратит всё время на рутинные дела и «операционку», для кого-то секретарь — признак статуса и уровня должности.
1. Организационные.
Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.
«Если ваша компания достигает численности 20 человек или у руководители появляется более чем четыре направления внимания (маркетинг, работа с клиентами, контроль финансов, работа с поставщиками и т. д.), то пора задуматься о помощнике, который будет помогать отслеживать сроки, встречи и договоренности».Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»2. Личные.
Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.
3. Имиджевые.
Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.
Какой бы причиной ни руководствовались вы, плюсы от появления такого сотрудника вы оцените довольно быстро. Помощник, взяв на себя организационные и рутинные задачи, вернет вам возможность заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.
Однако даже при таких очевидных преимуществах многие руководители долго не решаются взять себе помощника.
Самая распространенная причина — некогда: трудно искать, долго обучать, неизвестно, подойдет ли новый человек, а ресурса (и материального, и морального) на всё это нужно немало.
Представляя эти дополнительные затраты, многие руководители откладывают принятие решения о помощнике на неопределенное время, продолжая каждый день на работе погребать себя под рутинными задачами.
Чтобы облегчить принятие решения, брать или нет помощника, директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова советует задать себе следующие вопросы:
— Какой процент времени в работе занимают организационные и операционные вопросы?
В них входит отправка документов, подтверждение встреч и платежей, бронирование машин, ресторанов, билетов, написание типовых писем, контроль плановых вопросов.
Для более точного ответа на этот вопрос попробуйте вести 3–4 дня дневник рабочего дня, в котором будете отмечать типы активности и время, потраченное на них.
Если процент таких задач более 40%, то вам точно пора задуматься о помощнике.
— Сколько времени вы тратите на значимые вопросы ведения и развития бизнеса?
Например, стратегия развития, отношения с ключевыми клиентами, поставщиками. Если подобная работа постоянно откладывается или занимает менее 40% вашего рабочего времени, то пора задуматься о помощнике.
— Позволяет ли бюджет вашей компании расширение штата?
Если в компании появится сотрудник с окладом 50 000 — 100 000 рублей, насколько расходы на его содержание будут критичными для бизнеса?
Если вы приняли решение о найме персонального помощника, то перед вами встает еще несколько вопросов:
- Где и как искать подходящего человека?
- Как оценить квалификацию кандидата?
- Какой уровень оклада ему предложить?
- Какие задачи делегировать?
По стратегии поиска существует несколько подходов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Итак, способы поиска помощника директора:
Опрос друзей и близких.
Спросите, нет ли у них знакомых с нужными навыками, которые ищут работу. В данном поиске есть свои преимущества: вы не тратите время на поиск и отбор, вы не платите знакомым, вам дают развернутые рекомендации на кандидата.
Но есть очень большие недостатки: вы берете не того человека, который подходит именно вам, а того, кого посоветовали. В некоторых случаях не очень удобно отказывать родственникам или знакомым, которые не просто предлагают кандидата, но и всячески его расхваливают или рекомендуют взять.
Отказывая в таком случае, вы как бы демонстрируете недоверие рекомендателю.
Самостоятельный поиск.
Вы можете выложить пост о поиске помощника на своих страницах в соцсетях и получить какое-то количество откликов от людей различного уровня профпригодности. Можете зарегистрироваться на hh.ru и поискать кандидата по размещенным там резюме. Или опубликовать вакансию и ждать откликов, а затем разбирать резюме и приглашать подходящих соискателей на собеседование.
«Проведя минимум 10 интервью, вы, вероятно, определитесь с потенциальным претендентом на роль помощника. Но вам еще предстоит мотивировать его прийти именно к вам, — говорит директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова. — Сейчас мы работаем в условиях рынка кандидатов, и большинство соискателей будут иметь на руках 1–2 конкурирующих предложения».
Нанять рекрутера или обратиться в рекрутинговую компанию.
Такой подход однозначно сэкономит вам время на первичном подборе. Опытные рекрутеры предоставят вам резюме нескольких кандидатов, подходящих по требованиям и с проверенными рекомендациями.
К минусам этого варианта найма можно отнести платность услуги, а также то, что хорошего рекрутера также еще надо найти, иначе можно получить не лучших и тщательно отобранных, а просто первых попавшихся кандидатов.
Поэтому рекомендуем искать исполнителя такой задачи на проверенных площадках, таких как HRspace.
Определившись с тактикой поиска, очень важно четко сформулировать требования к будущему сотруднику. Четкое понимание, кто вам нужен, позволит быстрее разбирать отклики на вакансию. Определитесь с функционалом помощника:
— задачи секретаря: ответы на телефонные звонки, работа с первичной документацией, контроль вашего расписания, приготовление чая или кофе вам и вашим посетителям;
— задачи бизнес-ассистента: самостоятельный анализ обозначенной проблемы и ее решение, отчет по запросу руководителя, поддержание рабочих отношений с клиентами и контрагентами, реализация отдельных шагов по продвижению в Сети — например, обновление информации на сайте, запуск рассылок и т. д.«В соответствии с уровнем опыта и квалификации различается и уровень заработной платы. Если работа помощника требует свободного знания иностранного языка, то ожидания кандидатов по зарплате увеличиваются на 20–30%. Конечно, вы можете взять человека с меньшими навыками, под обучение, и изначально платить ему небольшой оклад, но постепенно вводить в его функционал сложные задачи и поднимать оплату труда. Но в этом случае есть риск, что сотрудник будет медленно разбираться в теме, в процессе погружения допускать ошибки, возможно, критические, а после обучения уйдет к другому работодателю». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал» Если вы хотите разгрузить себя уже с первых недель совместной работы, то лучше брать опытного специалиста. Наиболее успешный метод определения уровня квалификации кандидатов — структурированное интервью по компетенциям. Точно зная, какие компетенции нужны в вашей компании, задавайте вопросы о том, что кандидат делал в схожих ситуациях. Таким образом вы оцениваете его действия, а не его самоописание как квалифицированного специалиста. Например, что делал человек при столкновении с агрессивным посетителем в приемной. Какие шаги предпринимал в условиях аврала, когда одновременно надо было сделать несколько задач. Как принимал ключевые решения в жизни — например, о выборе места учебы, о смене работы и т. д. Таким образом вы сможете оценить его подход к решению конфликтных ситуаций, умение расставлять приоритеты и реальные критерии принятия решения.Для оценки текущего уровня окладов в вашем регионе вы можете посмотреть вакансии других работодателей и их требования, а также уровень заработных плат, на которые претендуют кандидаты ожидаемого вами уровня квалификации. Если вы работаете с рекрутером, то он уже на первой встрече сделает вам расклад по соотношению уровня квалификации и заработной платы. Если вы хотите получить возможность выбора из нескольких сильных кандидатов, уровень предлагаемой зарплаты должен быть выше рынка.Также очень важно продумать не только материальное вознаграждение, но и другие характеристики рабочего места, такие как комфортные условия работы, возможность дистанционной занятости, стабильность рабочего места, интересные задачи и другое.«Всё же люди приходят на работу не только ради денег, но и для самореализации. И если это не учитывать, то компании грозит текучесть персонала, а это дополнительные силы, время и деньги».Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»
После того как вы нашли себе помощника, важно избежать нескольких наиболее часто встречающихся ошибок.
Отсутствие продуманного онбординга.
Кажется, что профессионал своего дела сам должен со всем разобраться на новом месте, но в этом случае период адаптации затянется и проходить будет, скорее всего, напряженно для обеих сторон.
Спланируйте погружение помощника в дела, определите критерии прохождения испытательного срока, создайте комфортную эмоциональную атмосферу, а не «дерите три шкуры» с ассистента в первую же неделю.
Избыточные ожидания от помощника.
Не стоит рассчитывать, что с первых же дней появления у вас персонального помощника ваша жизнь кардинально изменится.
Учитывайте период адаптации и погружения — никто не способен сразу же начать делать всё и идеально! Человеку просто необходимо время, чтобы понять, что и как у вас в компании устроено.
И на начальном этапе именно вы будете вкладывать силы в обучение нового специалиста, зато потом он снимет с вас огромное количество задач.
Излишняя опека в работе.
Другая крайность: желание оградить нового сотрудника от рабочих трудностей, пока он не разберется в деталях и не адаптируется. Излишнее ограждение от сложных задач не дает возможности профессионального роста и не разгружает руководителя. Если вы понимаете, что вам легче всё сделать самому, чем вновь и вновь объяснять помощнику, то вам явно надо его менять.
Делегирование своих ключевых задач.
Даже если вы наняли суперопытного бизнес-ассистента, ключевые решения по работе с подчиненными, с клиентами, контрагентами, должны оставаться за вами, как за руководителем. Высококлассный помощник может провести предварительный анализ, подготовить данные, уточнить ситуацию, но основные переговоры и решения — всегда ваша задача.
«Работа с помощником — это новый этап в работе руководителя, — говорит Марина Миронова. — Потребуется время на поиск и встраивание нового человека в бизнес-процессы вашей компании, но в случае успешного прохождения этих этапов у вас появится настоящая «правая рука», которая разгрузит вас и позволит заняться по-настоящему важными стратегическими задачами».
Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.
Опытом дистанционного сотрудничества с персональным ассистентом поделился генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. Он живет в США, а большинство его сотрудников — в странах СНГ, то есть он — удаленный руководитель.
Когда Александр на бизнес-конференциях, его помощник Руслан практически не работает. Но в обычном режиме он тратит на выполнение поручений от 10 до 20 часов в неделю, в зависимости от загрузки. Функция № 1: сбор информации.
«Я работаю, и внезапно возникает необходимость взглянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами, — приводит пример Александр Высоцкий
Обязанности личного помощника руководителя:
- организация рабочего времени директора, сопровождение его на мероприятиях;
- подготовка необходимых документов, контроль документооборота;
- выполнение различных поручений и др.
Кто такой помощник руководителя
Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:
- организация делопроизводства, контроль документооборота;
- работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.
Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.
Должностная инструкция помощника директора
В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.
Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:
- исполнительность, ответственность;
- грамотность, аккуратность;
- стрессоустойчивость, инициативность;
- обучаемость, трудолюбие;
- позитивность, дипломатичность;
- выносливость, усидчивость;
- коммуникабельность;
- честность, преданность;
- дисциплинированность, организованность.
Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:
- образование — среднее специальное;
- дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
- требования к опыту — не предъявляются;
- особые условия допуска к работе — не предъявляются.
Функции
Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:
- осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
- ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
- организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.
Обязанности
Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:
- к выполнению личных поручений и просьб начальника;
- ведению документации;
- сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
- координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
- организации звонков для руководителя;
- ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
- принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
- организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
- осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
- обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
- участию по необходимости в переговорах;
- организации презентации компании.
Права
Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:
- вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
- требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.
Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.
Ответственность
Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:
- за нанесение материального ущерба организации;
- халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
- занятие личными делами в рабочее время;
- невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
- грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
- действия вне своей компетенции.
Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.