Порядок актуализации инструкции по делопроизводству

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны?
На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно?
Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Росархив разработал Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 1. Они были утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 и зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019.

При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.

Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.

Сфера применения

О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4. Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5:

  • федеральным государственным органам;
  • государственным органам субъектов РФ;
  • органам местного самоуправления.

Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.

Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.

А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.

Структура и содержание

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».

Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов

Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.

Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:

1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:

  • правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
  • классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
  • классификатором имен файлов электронных документов;
  • классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
  • порядком утверждения электронных шаблонов (электронных…

Источник

Новые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – МР по разработке ИД 2020) заменили Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2]. Обновленный документ уточняет существующие правила и стандарты по документационному обеспечению управления, особый акцент – на обращении с электронными документами и использовании СЭД[3]. В статье рассмотрим, как положения МР по разработке ИД 2020 совершенствуют такие важные процессы любой организации, как документирование, документооборот и архивное дело.

Зачем изучать МР по разработке ИД 2020? 

МР по разработке ИД 2020 предназначены для подразделений государственных органов, органов местного самоуправления, ответственных за организацию и ведение делопроизводства. Для всех остальных организаций они носят справочный характер. Это значит, что в любой организации могут изучить новые положения этого документа, дополнить ими локальную инструкцию по делопроизводству[4] и тем самым сделать их обязательными и «для себя».

МР по разработке ИД 2020 не противоречат действующим стандартам и правилам делопроизводства, а уточняют и дополняют их. Значительная часть новой информации – об обращении с электронными документами и использовании СЭД.

Структура и содержание МР по разработке ИД 2020 

МР по разработке ИД 2020 – это довольно объемный документ. Опишем его структуру[5].

В Разделе I «Общие положения» указаны цели разработки документа, его назначение, а также список из 28 законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами.

В Разделе II «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству» подробно описано, каким образом следует работать с инструкцией по делопроизводству в организации. Установлено, что инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее неработоспособности и порядок их выполнения.

Раздел III «Структура и содержание инструкции по делопроизводству» – самый объемный. Отобразим его рубрикацию с заголовками пунктов и подпунктов в Схеме 1.

Структура и содержание раздела 3 МР по разработке ИД 2020

Также МР по разработке ИД 2020 содержит 24 приложения:

  • Приложение № 1. Термины и определения.
  • Приложение № 2. Образцы бланков документов.
  • Приложение № 3. Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления.
  • Приложение № 4. Примерный перечень утверждаемых документов.
  • Приложение № 5. Примерный перечень документов, заверяемых печатью.
  • Приложение № 6. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.
  • Приложение № 7. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации.
  • Приложение № 8. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации.
  • Приложение № 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний).
  • Приложение № 10. Образец оформления служебного письма.
  • Приложение № 11. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов.
  • Приложение № 12. Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления.
  • Приложение № 13. Форма номенклатуры дел структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления.
  • Приложение № 14. Форма номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел).
  • Приложение № 15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.
  • Приложение № 16. Порядок формирования дел в государственном органе, органе местного самоуправления, учета и хранения дел.
  • Приложение № 17. Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу).
  • Приложение № 18. Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения.
  • Приложение № 19. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел.
  • Приложение № 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
  • Приложение № 21. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  • Приложение № 22. Форма обложки дела.
  • Приложение № 23. Форма листа-заверителя дела.
  • Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела.

Проанализировав содержание МР по разработке ИД 2020, можно сделать следующие выводы:

1. Документ поможет подготовить инструкцию по делопроизводству организации любой формы собственности, лишь несколько разделов и приложений предназначены для органов государственной власти (в которых, например, описаны подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации и некоторых других актов).

2. В документе актуализированы и уточнены существующие нормы, изложенные в:

  • Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[6];
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7].

[1] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[2] Утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росархива от 19.01.2021 № 7.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Янковая В.Ф. Разработать инструкцию по делопроизводству помогут новые Методические рекомендации Росархива // Секретарь-референт. 2021. № 2. С. 25–27.

[5] Янковая В.Ф. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству: обзор проекта нового документа // Секретарь-референт. 2020. № 8. С. 44–49.

[6] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[7] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2021.

Источник

    1. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

Инструкция по
делопроизводству
разрабатывается
Службой делопроизводства
на основании
приказа
федерального
органа исполнительной
власти, в
соответствии с
Правилами
делопроизводства
в федеральных
органах
исполнительной
власти, утвержденными
постановлением
Правительства
Российской
Федерации от 15
июня 2009
г. №
477, с
учетом
положений данных
Методических рекомендаций.

Проект Инструкции
по делопроизводству
согласовывается
с соответствующими
подразделениями
федерального
органа

исполнительной
власти и
с заместителем
руководителя
федерального органа
исполнительной
власти, курирующим
вопросы
информационного и документационного
обеспечения.

В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в

федеральных органах
исполнительной
власти федеральный
орган исполнительной
власти направляет
проект Инструкции
по делопроизводству
на согласование
в Федеральное
архивное агентство[2].

При наличии
у Федерального
архивного
агентства
замечаний
по проекту
Инструкции
по делопроизводству,
Служба
делопроизводства
федерального органа
исполнительной
власти дорабатывает
проект

Инструкции по
делопроизводству
и повторно
представляет
его на
согласование в Федеральное архивное
агентство.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются

разногласия,
проводятся согласительные процедуры (совещания)

между представителями
Федерального
архивного
агентства и
федерального органа
исполнительной
власти в
целях
выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству

оформляется письмом
Федерального
архивного
агентства, направляемым в адрес
федерального органа исполнительной
власти.

После согласования с Федеральным архивным агентством

Инструкция по
делопроизводству
утверждается приказом
федерального органа исполнительной
власти.

Утвержденная
Инструкция по
делопроизводству
доводится до
сведения структурных подразделений федерального органа

исполнительной власти.

Внесение изменений
в Инструкцию
по делопроизводству
осуществляется
приказом
федерального органа
исполнительной

власти после их согласования с Федеральным
архивным агентством.

Территориальные
органы федерального
органа
исполнительной
власти разрабатывают
инструкцию по
делопроизводству,
основываясь на
положениях
Инструкции
по делопроизводству
федерального
органа

исполнительной
власти, в
структуру
которого они
входят, и
руководствуясь настоящими Методическими
рекомендациями.

    1. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству

    1. Общие положения

В разделе
«Общие положения»
Инструкции по
делопроизводству определяется
назначение
инструкции,
область ее
применения, правовые основания
разработки инструкции.

В разделе
«Общие положения»
устанавливается,
что Инструкция
по делопроизводству
разрабатывается
в целях
установления
единых требований
к подготовке,
обработке,
хранению и
использованию образующихся
в деятельности
федерального
органа
исполнительной власти
документов,
совершенствования
делопроизводства федерального
органа
исполнительной
власти и
повышения его
эффективности.

Правовым основанием
для разработки
Инструкции по
делопроизводству
являются
законодательные
и иные
нормативные правовые
акты Российской
Федерации
в сфере
информации, документации
и архивного
дела, а
также положение
о федеральном
органе исполнительной
власти, регламент
федерального
органа
исполнительной
власти и
утвержденные
Федеральным
архивным агентством
Методические
рекомендации
по разработке
инструкций по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.

В разделе устанавливается, что:

положения Инструкции
по делопроизводству
распространяются
на организацию
работы с
документами
независимо от
вида
носителя, в
том числе
с электронными
документами,
включая подготовку,
обработку, хранение
и использование
документов,
осуществляемые
с

помощью информационных
технологий.
Системы
электронного документооборота
(системы
автоматизированной
обработки документов),
применяемые
в федеральном
органе
исполнительной власти,
должны обеспечивать
выполнение
требований
Инструкции по
делопроизводству;

положения Инструкции
по делопроизводству
не распространяются

на организацию
работы с
документами,
содержащими
сведения, составляющие государственную
тайну;

особенности работы сдокументами,содержащими

конфиденциальную
информацию
(служебную и
иную тайну,
персональные данные),
регулируются
специальными
нормативными
актами (инструкциями,
положениями,
правилами),
утверждаемыми
руководителем федерального органа
исполнительной власти;

требования Инструкции
по делопроизводству
к работе
с бухгалтерской,
научно-технической
и другой
специальной
документацией распространяются
лишь в
части общих
принципов работы
с документами,
а также
подготовки
документов к
передаче на архивное хранение;

организацию, ведение
и совершенствование
делопроизводства
на

основе единой
политики,
использование
современных
информационных технологий
в работе
с документами,
методическое
руководство и
контроль за
соблюдением
установленного
порядка работы
с документами
в структурных
подразделениях
осуществляет
Служба делопроизводства федерального
органа исполнительной власти;

функции, задачи, права и ответственность Службы

делопроизводства
регламентируются
положением о
ней, должностные
обязанности работников
Службы
делопроизводства
и работников,
отвечающих за
организацию
работы
с документами
в структурных
подразделениях федерального
органа
исполнительной
власти, устанавливаются должностными
регламентами;

непосредственное ведение делопроизводства в структурных

подразделениях
осуществляется
секретарем
подразделения
или работником,
назначенным
приказом
руководителя
федерального органа
исполнительной
власти и
совмещающим
выполнение делопроизводственных
обязанностей с
функциональными обязанностями.

В разделе
«Общие положения»
Инструкции по
делопроизводству

устанавливаются
действия
работников
структурных
подразделений федерального
органа
исполнительной
власти в
случае
прекращения служебного
контракта,
отпуска,
командировки,
болезни, а
также в
случае утраты служебных документов.

Инструкцией по делопроизводству
предусматривается, что:

содержание служебных
документов не
подлежит
разглашению,
передача служебных
документов, их
копий, проектов
сторонним организациям
допускается
только
с разрешения
руководителя федерального органа
исполнительной власти;

работники структурных подразделений федерального органа

исполнительной
власти несут
дисциплинарную
и иную
установленную законодательством
Российской
Федерации
ответственность
за не

соблюдение требований Инструкции по
делопроизводству;

при уходе
в отпуск,
выезде в
командировку,
на время
болезни или в случаеувольнения
и перемещения
по службе
работники обязаны
передать все
находящиеся у
них документы
работнику, ответственному
за
делопроизводство
структурного
подразделения, или
другому работнику
по указанию
руководителя
подразделения, при
увольнении или
переводе по
службе работника
передача документов и дел осуществляется
по акту.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Портфель для куклы своими руками выкройки и пошаговая инструкция
  • Портулак слабительное средство инструкция по применению
  • Портулак лекарство слабительное цена инструкция
  • Портулак инструкция по применению цена отзывы аналоги
  • Портрет в полный рост психологическая игра инструкция