Порядок регистрации онлайн кассы пошаговая инструкция

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Давайте подробнее о каждом.

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

Плюсы и минусы:

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Рассказываем, что делать, если:

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Помимо онлайн-регистрации ККТ через личный кабинет на сайте ФНС вы можете лично обратиться в любую налоговую на территории страны и зарегистрировать ККТ на месте, а также зарегистрировать кассу из личного кабинета оператора фискальных данных. Но в этой статье мы рассмотрим именно регистрацию онлайн-кассы.

Прежде чем приступить к регистрации онлайн-кассы, убедитесь, что вы:

• выбрали ОФД и заключили с ним договор;
• приобрели квалифицированную электронную подпись (КЭП). 

Основные моменты перехода на онлайн-кассу

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн. 

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

• наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН;
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель ККТ;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

• при применении в составе автоматического устройства;
• при использовании платежным агентом;
• при проведении расчетов в интернете;
• при разносной, развозной продаже;
• при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

Форма заявления приведена в Приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (в ред. от 07.09.2018). 

И еще момент: до обращения в налоговый орган с заявлением о регистрации онлайн-кассы нужно определиться с ОФД, так как его данные также в него вносятся.

Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подается в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-ККМ можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учете сама организация.

Кроме заявления инспекция потребует предъявить оригиналы свидетельства о государственной регистрации юридического лица или предпринимателя (ОГРН или ОГРНИП), свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), документы на кассовую машину, печать (если организация не отказалась от ее использования), также не забудьте оформить доверенность на представителя организации, производящего процедуру регистрации.

Требования к кассе

Онлайн-касса должна обладать характеристиками:

• наличие на корпусе уникального серийного кода;
• возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
• наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.

Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.

Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.

Интернет-регистрация в налоговой

Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.

Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Стандартная подача заявления

Несмотря на то, что сегодня многие предпочитают подавать заявки по интернету, всегда можно составить заявление в письменной форме, указав основные данные об организации, сведения о накопителе и ККТ.

Можно отнести заявление в личном порядке или отправить по почте. Кроме того, разрешена регистрация ККТ от лица представителя.

Датой приема заявки считается не день отправки, а момент поступления письма с заявлением в налоговую инспекцию. Важно помнить, что использовать кассу на законных основаниях можно только после регистрации, а не после отправки заявления, которое еще не было рассмотрено налоговыми органами. Это квалифицируется как нарушение и предусматривает штрафы.

Если предприниматель по незнанию начал пользоваться кассовым аппаратом без регистрации, необходимо самостоятельно сообщить об этом факте в налоговые органы и исправить нарушение до того момента, как будет назначено наказание.

Отказываться от регистрации или нарушать порядок использования ККТ не рекомендуется, поскольку это привлечет внимание налоговых органов, а их работники могут совершать выездные проверки на торговые точки, не предупреждая об этом предпринимателя.

Подача заявки через 1-ОФД

На сайте OFD.ru необходимо зарегистрировать персональный кабинет и после этого найти «Заявки в ФНС». Далее можно посмотреть базовый список касс, подлежащих обязательному учету.

Рисунок 1: Проверка актуального оборудования

Здесь отображены аппараты, которые вписывает сам пользователь. Также имеется поле со статусом, где приводится состояние заявки. Можно подавать сразу несколько запросов на активацию оборудования и отслеживать их. Заявителю потребуется:

• информация о кассе: заводской номер;
• места расположения;
• цели применения;
• контакты предпринимателя.

После этого на кассе производят операцию «Отчет о регистрации», используя:

• ИНН ОФД: 7841465198;
• сервер: gate.ofd.ru;
• порт: 4000.

Для завершения регистрации указывают данные фискального документа, время получения, фискальный признак из выполненного отчета. В течение этого времени в поле к регистрируемым ККТ сохраняется надпись: «Касса не готова к работе». После оплаты услуг она будет доступна для использования. Для оплаты необходимо перейти во вкладку «Счета».

Обращение в ФНС по интернету

Можно зарегистрировать ККТ на сайте ФНС РФ. Важно помнить, что для этого требуется изготовить электронную подпись, обратившись в одно из отделений Минкомсвязи, имеющих аккредитацию на проведение подобной деятельности.

После прохождения регистрации по интернету у пользователя появляется личный кабинет. Там необходимо найти вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Рисунок 2: Создание заявления на регистрацию оборудования

Нажав «Зарегистрировать ККТ», можно увидеть меню из нескольких пунктов. Там находится опция под названием «Заполнить параметры заявления вручную».

После внесения данных ставят электронную подпись, указав номер регистратора, информацию о накопителе.

Рисунок 3: Отправка заявления

В общем списке появится поле, имеющее статус «Присвоен регистрационный номер ККТ». В это же время касса осуществит печать чека, в котором будет отображен отчет о регистрационной процедуре. Аналогичная информация появится у того ОФД, с которым ранее заключался договор.

Данные из отчета заносятся в Личный кабинет в раздел «Учет ККТ». Необходимо найти устройство, которое проходит регистрацию, нажать на его номер. Далее появится кнопка «Завершить регистрацию». Туда вписывают дату и время получения отчета, фискальный признак и номер документа. После этого нажатие «Подписать и отправить» перенаправит заявку в ФНС, а статус изменится на «Ожидается отчет о регистрации ФН».

После проверки налоговый орган присылает карточку как удостоверение о пройденной процедуре. Одновременно в личном кабинете поменяется статус – «ККТ зарегистрирована».

Сегодня процедура активации фискального регистратора занимает мало времени, а удобная система на ресурсах ФНС и ОФД позволяет практически любому предпринимателю без труда подать заявку и использовать кассу на законных основаниях.

Место регистрации ККТ: куда подавать заявление

Согласно п. 1 ст. 4.3 закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее — ККТ) может быть применена только после того, как будет зарегистрирована в ФНС РФ в надлежащем порядке.

Необходимо учесть следующее:

1. Заявление о регистрации (перерегистрации и снятии с учета ККТ) может быть подано в любой терорган ФНС РФ или через кабинет ККТ (п. 1 ст. 4.2 закона 54-ФЗ).
2. Регистрация названной техники производится по местонахождению юрлица или по месту жительства индивидуального предпринимателя — заявителя (п. 20 Регламента).
3. Регистрация ККТ производится по местонахождению обособленного подразделения (далее — ОП) юрлица-заявителя. Если ОП организации находятся в пределах одного муниципального образования, города федерального значения, но при этом относятся по подведомственности разным терорганам ФНС РФ, то зарегистрировать все ККТ нужно в одном тероргане по месту нахождения ОП, в котором хозсубъект-заявитель поставлен на учет (п. 21 Регламента).

Порядок регистрации регулируется следующими актами:

• законом 54-ФЗ;
• административным регламентом…, утв. приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н (далее — Регламент).

В каких случаях требуется перерегистрация

По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:

• смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
• переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
• передаче ККТ из одного филиала в другой.

Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.

Для перерегистрации потребуются:

• квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
• касса, подключенная к интернету.

Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.​

1. В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
2. В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
3. В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
4. Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.

На заметку!

Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.

1. Нажмите «Подписать и отправить».
2. Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».

Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

ККТ как основное средство

Если касса ставится на учет как ОС, то в затраты включаются все фактические расходы организации (без НДС) на приобретение аппарата:

• стоимость ККТ, ФН и кода активации ОФД;
• затраты на доставку и установку;
• стоимость услуг по вводу в эксплуатацию.

ККТ может быть отнесена к основным средствам при соблюдении следующих условий:

• не предназначена для дальнейшей перепродажи;
• использоваться будет не менее 12 месяцев;
• экономическая выгода (доход) от применения ККТ.
• стоимость расходов на все оборудование свыше 40 000 рублей.

ККТ, принятая к учету в качестве основных средств, отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывают в дебет счетов 01 «Основные средства». В этом случае стоимость техники погашается посредством начисления амортизации.

ККТ как материально-производственный запас

Кассовую технику, стоимостью до 40 000 рублей за единицу, можно отразить в составе МПЗ. В этом случае ККТ принимается к бухгалтерскому учету в сумме фактических затрат организации (без НДС). К расходам относятся все затраты, непосредственно связанные с приобретением онлайн-кассы.
ККТ учитывается на счете 10 «Материалы». При ее передаче в эксплуатацию стоимость относят в дебет счетов затрат (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). Причем в целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Это удобно осуществить посредством использования забалансового счета.

Как списать ККТ?

Хранить непригодный или старый кассовый аппарат нет необходимости (срок хранения 5 лет установлен лишь для фискальных накопителей). Выбросить ККТ в мусорку нельзя. Кассовая техника относится к отходам производства и потребления 4 класса опасности, и утилизировать ее необходимо в специализированной компании.
Списание ККТ происходит на основании решения комиссии. Генеральный директор создает комиссию, которая составляет акт с указанием причин списания и данных о передаче его на утилизацию. Если у онлайн-кассы есть остаточная стоимость, то ее можно учесть при расчете налога на прибыль на дату утверждения руководителем акта о списании ОС.

Упрощенный порядок ведения кассы для малого бизнеса

Упрощенный порядок кассовых операций установлен с 1 июня 2014. Согласно ему ИП могут отказаться от оформления приходного и расходного ордера, а также не вести кассовую книгу. В обязанности ИП вменяется лишь оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей при выплатах зарплаты физлицам или иных вознаграждений в наличной форме.

Кроме того, ИП и малые организации с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 400 млн рублей в год могут не соблюдать лимит остатка денег в кассе. Но если ИП и малым организациям удобно вести кассовые документы, они вправе это делать.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в 2020 году наказуемо. Нарушением признается неоприходование наличной выручки, несоблюдение кассового лимита, расчеты с контрагентами наличными деньгами сверх установленных норм, несоблюдение порядка хранения денежных средств. За такие правонарушения предусмотрен административный штраф по статье 15.1 КоАП РФ.

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

• для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Где регистрировать кассовый аппарат ИП, если некогда этим заниматься

Модулькасса предлагает услугу «Касса под ключ». Мы сами заключаем договор с ОФД, создаем электронную подпись и регистрируем аппарата в налоговой. Когда вы получите Модулькассу, ее достаточно включить, чтобы начать работу. Мы фискализируем аппарат и настраиваем его для работы.

Какую кассу выбрать

Мы предлагаем три модели Модулькассы:

Мобильная Модулькасса за 11 900 рублей помещается в рюкзак и работает без проводов. Заряда аккумулятора хватает на 48 часов активной работы, а в режиме ожидания она держит заряд месяц. Умеет считывать штрихкоды и кьюар-коды, интегрируется с системами учета и платежными системами.

Модулькасса с эквайрингом стоит 24 900 рублей. Выглядит как обычная Модулькасса и обладает теми же функциями, но умеет считывать банковские карты и принимать безналичную оплату.

Стационарная Модулькасса за 25 900 рублей — смарт-терминал с большим сенсорным экраном. Подходит для крупных магазинов и ресторанов. Имеет встроенный модуль УТМ ЕГАИС, поэтому через нее можно продавать крепкий алкоголь.

Мы постоянно улучшаем кассу, чтобы сделать ее быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на нашем сайте.

Заказать кассу

Регистрацию онлайн-кассы можно провести, посетив любое территориальное отделение ФНС – не обязательно то, где вы состоите на учете как ИП или юрлицо, либо обратиться в ЦТО «Такском-Касса», который зарегистрирует вашу кассу в налоговой инспекции.

Но можно выполнить все действия онлайн – в личном кабинете на сайте налоговой. Объясняем, как зарегистрировать ККТ на портале nalog.gov.ru.

Подготовка

Перед тем, как заняться регистрацией онлайн-кассы, вам следует:

• Подписать договор с выбранным оператором фискальных данных (ОФД);
• Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Подойдет КЭП с сертификатом, выданным ФНС на первое лицо компании (или ИП), либо КЭП физического лица, на имя которого выдана машиночитаемая доверенность (МЧД) с правом проводить регистрационные действия от имени юрлица (требование вступает в силу с 01.09.2023);
• Проверить, что онлайн-касса находится в исправном состоянии, снабжена марками-пломбами, на нее нанесены заводской номер и знаки установленного образца, имеется техпаспорт;
• Приобрести фискальный накопитель (ФН) и установить его внутрь кассы. Срок действия ФН может быть установлен 13, 15 или 36 месяцев. По прошествии этого времени накопитель нужно заменить на новый и провести перерегистрацию кассы;
• Удостовериться, что онлайн-касса и ФН включены в перечни допустимых для работы. Например, если вы приобрели ККТ год назад, то эта модель может быть уже исключена из списка – зарегистрировать ее сейчас не удастся;
• Зайти на сайт Федеральной информационной адресной системы (ФИАС) и проверить, есть ли в справочнике адрес места ведения коммерческой деятельности. Если такого адреса (или улицы) там нет, то пройти процедуру онлайн-регистрации не получится – сначала нужно добавить данные в справочник.

Порядок действий при регистрации кассы

Процедура регистрации кассового аппарата на сайте налоговой состоит из таких этапов:

1. Зайдя в личный кабинет на сайте ФНС, вам нужно составить заявление на регистрацию кассы, скрепить его КЭП и отправить.
2. После получения обращения ФНС сверяет сведения, указанные в заявке, с данными государственных реестров. Если проверка информации прошла удачно, то кассе будет присвоен регистрационный номер.
3. Далее выполняется фискализация ККТ. Для этого онлайн-кассу необходимо подключить к интернету, установить программное обеспечение и ввести необходимые данные. После окончания процедуры касса формирует и распечатывает чек, в котором будут приведены параметры фискализации – фискальный признак (ФП или ФПД), состоящий из 10 цифр.
4. Затем параметры фискализации нужно отправить на сайт налоговой инспекции. ФНС проведет проверку ФП, чтобы определить правильность работы ФН.
5. На завершающем этапе в личном кабинете отобразится карточка регистрации ККТ. Она формируется с помощью электронной цифровой подписи ФНС.

Рассмотрим процедуру регистрации контрольно-кассового аппарата пошагово.

Для вашего удобства и экономии времени зарегистрируем вашу кассу в ФНС удалённо или с выездом специалиста

Шаг 1. Отправка заявления на регистрацию ККТ

Чтобы зарегистрировать кассу, вам потребуется зайти в личный кабинет на сайте ФНС. Авторизоваться на сайте налоговой можно одним из следующих способов:

1. Получив при посещении территориального органа ФНС с документом, подтверждающим личность, регистрационную карту. В этом документе будут указаны логин и пароль для входа в личный кабинет.
2. С помощью КЭП.
3. Воспользовавшись учетной записью на портале Госуслуг. Попасть в личный кабинет таким способом получится только у тех, кто хотя бы раз посещал центр ЕСИА лично.

Затем в личном кабинете следует выбрать пункт «Учет ККТ». Далее вы попадаете на страницу, на которой представлена опция «Зарегистрировать ККТ». Выбрав ее, вы увидите варианты: «Заполнить вручную» и «Загрузить из файла». Выберите первый из них и перед вами откроется страница с формой электронного заявления.

Введение сведений о ККТ

Вам нужно внести информацию во все обязательные поля, выбрав название ККТ, введя наименование организации и адрес ее местонахождения.

Нужно указывать такое наименование места размещения кассы, которое позволит идентифицировать вашу организацию. Им может служить наименование ТРЦ, в котором находится пункт торговли, название магазина, номерной знак автомобиля (для услуг грузоперевозок, такси) и т. д.

Около поля для указания модели кассы требуется ввести ее серийный номер. Его можно найти на корпусе устройства или в техпаспорте.

После ввода модели ККТ отобразятся дополнительные поля для выбора ФН и введения его заводского (серийного) номера.

Заполнение особых параметров

Под обязательными для ввода данных полями вы увидите перечень вариантов использования ККТ. Специальные параметры можно выбрать, отметив галочками нужные чекбоксы.

Например, если ваша онлайн-касса будет использоваться при оплате услуг через курьера, применяться для продажи подакцизных товаров или для проведения расчетов онлайн, нужно выбрать эти варианты применения ККТ.

Если вы изначально не отметите нужный чекбокс, то вернуться к этому шагу уже не удастся. Указать требуемый параметр позднее можно только при перерегистрации кассы.

Выбор ОФД

Указав особые параметры, необходимо заполнить информацию об ОФД, выбрав его из списка.

После указания этой информации останется нажать кнопку «Подписать и отправить» для пересылки анкеты на проверку ФНС.

Оператор фискальных данных «Такском» – ОФД и даже больше

Шаг 2. Прохождение фискализации

Если проверка завершилась успешно, в личном кабинете появится запись с указанием номера регистрации (РНМ), присвоенного ККТ. С помощью специальной утилиты его нужно будет ввести в настройки самого кассового устройства. Для этого требуется подсоединить онлайн-кассу к компьютеру с установленным программным обеспечением и зайти в режим администрирования.

В зависимости от производителя и даже конкретной модели настройка онлайн-кассы может отличаться. Приводим пример действий на примере популярной ККТ марки «Атол»:

1. Подключите онлайн-кассу к компьютеру и запустите программу установки. Она должна автоматически обнаружить кассовый аппарат.
2. Введите в представленные поля дату и время, затем выберите опцию «Зарегистрировать».
3. Внесите в соответствующие окна информацию о предпринимательской деятельности, ККТ, ОФД, системе налогового учета, которую вы избрали.
4. Проверьте введенную информацию и нажмите кнопку «Выполнить». После этого онлайн-касса свяжется с ОФД, проверит корректность введенных сведений и сформирует файл с реквизитами регистрации. Он автоматически сохранится на компьютер и его можно будет распечатать.

При внесении номеров будьте предельно внимательны – допустив ошибку хотя бы в одной цифре, вы выведете ФН из строя.

Шаг 3. Отправка отчетности

После введения регистрационных параметров в ККТ, он напечатает фискальный документ – кассовый чек. В нем будут приведены параметры фискализации, обозначаемые аббревиатурой ФП или ФПД (фискальный признак).

Для завершения регистрации кассы на сайте ФНС необходимо отправить отчет. Уведомление об этом вы увидите, зайдя снова в личный кабинет.

В отчете требуется указать параметры фискализации – в виде 10 цифр. Также в нем требуется указать номер, дату и время выдачи кассового чека.

Заполнив все строки отчета, нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Сдавайте электронную отчётность в ФНС и другие госорганы через веб-сервис «Онлайн-Спринтер»

• Простой и удобный интерфейс
• Встроенная проверка на ошибки
• Умный календарь бухгалтера
• Бесплатная техподдержка 24/7
• ЭДО с контрагентами

Шаг 4. Получение регистрационной карточки

После успешного выполнения предыдущих шагов, в течение 5 дней вам будет направлена регистрационная карточка, заверенная ЭЦП налогового органа. Она будет отображена в личном кабинете на сайте ФНС.

Этот документ будет служить подтверждением регистрационного учета кассовой техники и того факта, что ККТ можно использовать в своей коммерческой деятельности.

Шаг 5. Передача данных в ОФД

Несмотря на то, что договор с ОФД вами уже подписан, в него не была внесена регистрационная информация. Кроме заключения общего договора на обработку фискальных данных, необходимо подключить к ОФД конкретную ККТ.

Поэтому, после получения карточки регистрации, нужно настроить передачу сведений в ОФД. Такое подключение, прежде всего, нужно в целях обеспечения биллинга – чтобы и пользователь, и ОФД понимали, с какого момента и за какую кассу начисляется оплата.

Для этого нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ОФД, найти в меню раздел о подключении ККТ, ввести требуемую информацию из карточки регистрации и сохранить изменения.

Какие ошибки могут быть допущены при регистрации ККТ

Регистрация кассового аппарата на портале налоговой инспекции занимает обычно не более получаса. Но есть риск совершить ошибки, которые приведут к нарушению порядка использования ККТ или даже выведут из строя ФН.

Несоответствие регистрационных сведений

Указанные на сайте налоговой сведения не синхронизируются с настройками кассы, поэтому вы должны самостоятельно сверить их соответствие. Иначе касса будет работать с нарушением порядка ее использования. За это законодательством предусмотрен штраф в размере до 10 000 руб.

Несовпадение сведений об ОФД

Ошибка может возникнуть при расхождении данных на сайте ФНС и в настройках кассы – например, когда вы сменили ОФД. Если на сайте ФНС вы указали нового оператора, а в настройках кассы – не изменили, то вы нарушаете порядок использования ККТ.

Некорректное введение регистрационного номера

На этом этапе ошибка неприемлема, так как она приведет к тому, что ФН заблокируется и его придется заменить.

Частая перерегистрация кассы

При любом изменении данных, указанных в регистрационной карточке, потребуется провести перерегистрацию кассы. Перерегистрировать кассовый аппарат, не меняя ФН, можно не более 12 раз. Затем придется приобрести новый накопитель.

Нарушение сроков

Провести фискализацию кассы и отправить в ФНС отчет о регистрации ККТ нужно не позднее одних суток после присвоения регистрационного номера. Если не выполнить фискализацию в установленный срок, придется получать на ККТ новый регистрационный номер. Если же вовремя не предоставить отчет в налоговую службу, фискальный накопитель будет признан недействительным.

Оставьте свой номер, если возникли вопросы.