Порядок заполнения табеля учета рабочего времени пошаговая инструкция

Рассмотрим одну из операций, постоянно проводимых кадровиками и бухгалтерией. Разберемся, как правильно вести, заполнять и оформлять табель учета рабочего времени вручную. А также определим, для чего это требуется, какие бланки подойдут, что за реквизиты при этом потребуются, что за отметки проставлять и тому подобное.

Что это за документ и зачем он нужен

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

В него вписывается информация о том, сколько часов фактически протрудился каждый конкретный человек из всего персонала и какое количество неявок он совершил за отчетный период. Его наличие обязательно, согласно постановлению № 1 Госкомстата, принятому 05 января 2004 года.

Он полезен, так как помогает:

• объективно отражать степень занятости персонала;
• регистрировать опоздания, отгулы и прогулы и таким образом реагировать на нарушения и чутко контролировать процесс производства;
• получать точную статистику и на ее основании осуществлять аналитику.

Бухгалтер должен знать, как делать табель учета рабочего времени на зарплату, чтобы правильно начислять сотрудникам организации оклады, премии, компенсации. Кадровику это необходимо для отслеживания явок и обоснования наложенных штрафов, взысканий или других санкций.

Данный документ выдается сразу после увольнения (по запросу бывшего подчиненного), а также может быть затребован налоговой службой в процессе проверки.

Кто его заполняет

Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.

В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.

В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.

Как правильно составить и вести табель учета рабочего времени за месяц

Действующее законодательство гласит, что делать это можно по одному из следующих методов:

• сплошной – регистрируются не только явки или прогулы, но и все изменения привычного графика;
• по отклонениям – фиксируются лишь отступы от стандартного режима труда, например, командировки.

Гораздо более применимым на практике является первый вариант, потому что здесь все автоматизировано почти полностью. Плюс, он позволяет корректнее суммировать потраченные часы из разных смен и видеть при этом потенциальные сверхурочные, что помогает более гибко корректировать дальнейший график персонала.

Существует ли какая-то унифицированная форма

Да, Госкомстат утвердил два вида табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Хотя строго придерживаться именно их необязательно – если нужно, фирма вправе придумать и использовать свои, просто типовые удобнее, так как они хорошо знакомы и другим организациям.

Более востребованной является Т-13, потому что она представлена не только в бумажной, но и в электронной версии, поэтому ее можно интегрировать в карточно-пропускную систему и вносить данные о прогулах и опозданиях автоматически. Главное – отладить ПО, чтобы не возникало ошибок.

Т-12 интереснее бухгалтерам, так как позволяет отразить оклады, премии и прочие отчисления, но провести ее через ПК пока нельзя, и в этом ее сравнительный минус.

Чем еще отличаются формы

Сферами применения: как уже ясно из вышеописанного, Т-13 актуальна на предприятиях, где важно строго контролировать опоздания. А Т-12 подходит в тех случаях, когда нужно подробно описывать характер денежных расчетов с сотрудниками: для этого в ней даже предусмотрен специальный раздел под номером 2, который остается пустым отдельным отражением зарплат.

Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени на бланке Т-13

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

Сразу важное уточнение: в качестве метода выбираем сплошной – в данном случае он удобнее и нагляднее.

Шаг первый: Наименование организации и ее структурной единицы

В самом верху следует указать название компании и то ее подразделение, специалист которого создавал документ, допустим, производственный цех или отдел маркетинга.

Шаг второй: ввод кода по ОКПО

Под данной аббревиатурой скрывается информация из Общероссийского классификатора компаний всех ОПФ, хранящаяся в базе Росстата. Внимание, вписывать ее необходимо строго в специальную шапку в правом верхнем углу как:

• 8 цифр – для официально зарегистрированных юрлиц;
• 10 – для ИП (индивидуальных предпринимателей).

Шаг третий: внесение номера и даты

Решая, как оформить табель учета рабочего времени, непременно учитывайте следующий момент: № ему присваивается строго по соблюдаемому на предприятии порядку, по состоянию на последний день текущего месяца, что обязательно и письменно отражается в предназначенных для этого полях – так, как показано ниже:

Шаг четвертый: выбор отчетного периода

Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета (рассматриваемый нами документ является регулярным). В случае с нашим примером – с 01 по 30 июня.

Шаг пятый: ввод данных о сотруднике

Каждому вносимому в документ человеку присваивается отдельная строка. Он также получает индивидуальный номер, который впоследствии проходит через всю внутреннюю документацию, сохраняется в течение срока службы и не передается кому-то еще вплоть до увольнения (и даже в течение определенного срока после него).

Шаг шестой: информация о часах и явках

Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:

• Я – явка (если прогула нет, то в ячейке снизу необходимо указать то время, в ч, которое человек фактически трудился за смену);
• К – командировка;
• В – выходной, положенный согласно законодательству;
• ОТ – предусмотренный (очередной) отпуск.

Шаг седьмой: вычисление конечного количества дней/часов

Наиболее верная и точная калькуляция осуществляется в 2 этапа:

• сначала в пятой графе – за каждые полмесяца;
• после – в шестой, итог за отчетный период.

Шаг восьмой: внесение сведений, позволяющих определить суммы выплат

Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:

• 2000 – трудозатраты;
• 2012 – отпускные.

Эти средства списываются на корреспондирующий (специальный бухгалтерский) счет. Он может быть разным – отдельно для оклада, командировочных, отпускных – или общим, сразу для всего.

Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.

Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.

Шаг девятый: сведения о поводах и продолжительности неявок

Во взятом нами примере составления и оформления табеля учета рабочего времени сотрудник на протяжении 13 суток не являлся на предприятие, но 3 из них был в служебной поездке, а 10 – отдыхал. Информацию об этом следует внести в 10-12й столбцы – причем обязательно буквенным сокращением, объясняющим причину, и цифрой, говорящей о сроке пропуска, в днях или часах:

Шаг десятый: подписи каждого ответственного лица

Необходимо проставить их в конце календарного месяца. Если брать наш случай, это обязанность менеджера (как уполномоченного подчиненного), начальника отдела и специалиста по кадрам. При отсутствии реквизитов хотя бы кого-то из них документ не может считаться действительным.

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

1. Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № пп бланка и дату его составления.
2. Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
3. В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
4. В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
5. В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
6. В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
7. В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

Отметки об отпуске

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый
ОД	Дополнительный
У	Учебный (зарплата сохраняется)
УД	Учебный (зарплата не сохраняется)
УВ	Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
ДО	Административный
Р	Беременность, роды
ОЖ	Уход за младенцем до 3 лет
ДВ	Доп. (не оплачивается)
ОЗ	В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)

Прочие обозначения

Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:

Присутствие
РВ	Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
ВМ	Вахтовые
С	Сверхурочные
Командировки, профессиональные курсы
К	Служебная поездка
ПК	Обучение без отрыва от производства
ПМ	Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
ПР	Прогул
Б	Больничный
Т	Неоплачиваемый больничный
ПВ	Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
НС	Режим неполной смены
ЛЧ	Сокр. день
Г	Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
В	Выходные или праздники
НН	Причина не выяснена
ОВ	Доп. выходной (оплачивается)
НВ	Доп. выходной (не оплачивается)
РП	Простой, спровоцированный начальством
ВП	Простой, спровоцированный сотрудником
НП	Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
ЗБ	Забастовка
НО	Отстранение с сохранением ЗП
НБ	Неоплачиваемое отстранение
НЗ	Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
2000	Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
2010	Деньги, предусмотренные ГПД
2300	Выплаты по больничному особие в связи с больничным

Как правильно составлять табель учета рабочего времени на зарплату: образец заполнения Т-13 в 2021 году

Бланк обладает следующими реквизитами:

Вносить информацию необходимо строго по порядку, по описанной выше схеме.

Как правильно заполнять и считать табель рабочего времени: образец Т-12 в текущем году

По сравнению с предыдущей эта форма обладает сразу несколькими отличиями:

Это обуславливает немного другой алгоритм внесения отметок в соответствующие графы, но он тоже был весьма подробно рассмотрен выше.

Дата, подписи

Ответственный за создание документа сотрудник обязан указать, какую должность он занимает, а также расписаться, причем с расшифровкой, после чего передать деловую бумагу на рассмотрение начальнику своего структурного подразделения или, если его нет, непосредственно директору компании. Последний должен рассмотреть ее и при отсутствии ошибок утвердить, проставив аналогичные, но уже свои реквизиты.

Что делать после

Разберемся, как работать с табелем учета рабочего времени. Его следует распечатать, провести по всем заверяющим лицам, а потом начислить на его основании оклад или премию. Затем, когда документ будет уже не нужен, его необходимо сдать в архив и бережно хранить в течение 5 лет, чтобы была возможность предъявить его налоговой или увольняющемуся сотруднику.

Как устранить ошибки

Форма Т-13 удобна тем, что создается автоматически, из уже существующих в базе данных, поэтому при нормально настроенном ПО вся информация должна подставляться верно. Хотя для руководителя структурного подразделения это не повод расслабляться – перед подписью все равно лучше проверить.

Но даже если вы точно знаете, как делается и оформляется табель учета рабочего времени по форме Т-12, при заполнении вручную вы не застрахованы от описок и неточностей, допущенных по невнимательности. Если вы их обнаружили еще до визирования, это вообще не проблема – распечатку можно просто переделать. Если позже, придется создавать корректирующий документ, указывать в нем правильные данные и присваивать ему номер, следующий за неверным первичным. В качестве приложения к нему требуется служебная записка с подробным изложением причины внесения изменений и уточняющие бумаги, допустим, копия больничного листа, если исправляется прогул.

В противном случае любой недочет, обнаруженный в ходе налоговой проверки, грозит повлечь за собой штраф в размере 30-50 тысяч рублей (для юрлиц), а если ситуация повторится, то наложат еще более строгие санкции.

Мы подробно рассмотрели, как оформлять и заполнять табель учета рабочего времени для ИП и организаций, вручную внося соответствующие отметки. А программы, необходимые для автоматизации бизнес-процессов, а также ведения бухгалтерии, вы легко найдете в каталоге «Клеверенс»– обращайтесь для выгодного заказа надежного, функционального, удобного в освоении ПО.

Количество показов: 44694

Табель учета рабочего времени — это специальная таблица, с помощью которой работодатели контролируют отработанные сотрудниками часы и дни. Вести его разрешено по нескольким разным формам.

Какую форму табеля выбрать

Из имеющихся форм наниматели вправе воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, или разработать собственную.

Бланк графика учета по форме Т-12:

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно):

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно):

Существует отдельная форма табеля учета рабочего времени 2023 для бюджетных учреждений с номером по ОКУД 0504421, которая обязательна для:

• органов государственной власти и местного самоуправления;
• внебюджетных фондов;
• государственных и муниципальных учреждений.

Выглядит она следующим образом:

В законодательстве не указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, а кто занимается фактическим контролем отработанных часов. Руководитель вправе назначить ответственным за эту работу любого подчиненного, но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель учета рабочего времени в 2023 году позволяет определить:

• сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
• соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное ведение табеля учета рабочего времени работников по форме 0504421, Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Требования к оформлению форм

Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть отдельные обозначения.

В законодательстве не указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, а кто занимается фактическим контролем отработанных часов. Руководитель вправе назначить ответственным за эту работу любого подчиненного, но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель учета рабочего времени в 2023 году позволяет определить:

• сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
• соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное ведение табеля учета рабочего времени работников по форме 0504421, Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Требования к оформлению форм

Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть отдельные обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

• явку или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
• указывают только «отклонения» — опоздания, неявку, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Пошаговая инструкция по заполнению Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как правильно заполнить табель рабочего времени вручную по унифицированной форме Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу, которая содержит сведения общего характера об организации и отчетном периоде, буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически эта страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит, почему отсутствовал. В график придется внести изменения, код «НН» заменить на другой — в зависимости от причины отсутствия.

Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:

• в верхней указывают буквенный или цифровой код;
• в нижней вписывают продолжительность отработанных часов.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца. Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Примерный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 выглядит так:

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но заполняются они по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобятся всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода	Наименование дохода
2000	Зарплата
2012	Отпускные
2300	Пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Вот пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13:

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически эта страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит, почему отсутствовал. В график придется внести изменения, код «НН» заменить на другой — в зависимости от причины отсутствия.

Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:

• в верхней указывают буквенный или цифровой код;
• в нижней вписывают продолжительность отработанных часов.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца. Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Примерный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 выглядит так:

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но заполняются они по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобятся всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода	Наименование дохода
2000	Зарплата
2012	Отпускные
2300	Пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Вот пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13:

На примере видно, что для каждого работника допустимо указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его указывают только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой это не посчитают.

Как вести учет отработанного периода госпредприятиям

Табель учета рабочего времени по Приказу Минфина 52н (форма 0504421) внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом.

Чиновники разработали собственный перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Они представлены ниже.

Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

• отчетный период;
• наименование учреждения;
• вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
• дату формирования сведений;
• код ОКПО;
• номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а дальше по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть разрешается вести двумя способами, указывая:

• случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
• фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. Нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки тоже записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Такой табель выглядит следующим образом:

Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

• отчетный период;
• наименование учреждения;
• вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
• дату формирования сведений;
• код ОКПО;
• номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а дальше по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть разрешается вести двумя способами, указывая:

• случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
• фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. Нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки тоже записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Такой табель выглядит следующим образом:

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Рассмотрим, где найти, как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП 3.1, когда и как им необходимо пользоваться. Разберемся, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени, а в каком не обойтись без документа Табель.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

В начале статьи сразу хотим обратить ваше внимание на то, что в 1С 8.3 ЗУП есть два объекта под названием Табель. Один из них – это отчет Табель учета рабочего времени (Т-13), который можно найти в разделе Зарплата – Отчеты по зарплате, а другой – это документ Табель, расположенный в разделе Зарплата – Табели.

Рассмотрим, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени, а в каком не обойтись без документа Табель.

Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3

Способы учета отработанного времени в 1С ЗУП 3

Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3 можно вести двумя способами:

• Методом «отклонений» – когда отклонения от графика работы сотрудника регистрируются соответствующим документом-отклонением: Больничный лист, Отпуск, Работа сверхурочно и т.д.
• Методом «сплошной регистрации» – когда наряду с регистрацией отклонений ведется учет фактически отработанного времени.

Ведение учета отработанного времени методом «отклонений» является более приоритетным из-за того, что он создает меньше нагрузки на систему.

Общие шаги по учету отработанного времени

При использовании любого из методов учета отработанного времени первые шаги выглядят следующим образом:

• В начале года заполняется Производственный календарь (Настройка – Производственные календари) и на его основе заполняются Графики работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников).
• В случае необходимости для изменения нормы времени на определенный месяц или другой период вводится документ Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики).
• Вводятся документы, регистрирующие отклонения от нормы работы сотрудника (например, Больничный лист, Отпуск, Работа в выходные и праздники и т.д.)

Учет отработанного времени методом «отклонения»

Если используется учет отработанного времени метод «отклонений», то на основании введенных данных в 1С ЗУП можно сформировать отчет Табель учета рабочего времени (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13)). При этом ввод документа Табель (Зарплата – Табели) будет излишним.

Например, в декабре 2018 г. сотрудник Орхидеев К.С. с 3 по 16 декабря был в ежегодном отпуске, а с 17 декабря взял на 4 дня отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам.

При использовании метода «отклонений» для получения Табеля учета рабочего времени по форме Т-13 необходимо:

1. Создать документ Отпуск с 3 по 16 декабря 2018 г.:
2. Создать документ Отпуск без сохранения оплаты (Зарплата – Отпуска — Отпуск без сохранения оплаты) с 17 по 20 декабря 2018 г.:
3. Сформировать отчет Табель учета рабочего времени (Т-13), где дни ежегодного отпуска будут проходить под кодом ОТ, а дни отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам – ДО.

Учет отработанного времени методом «сплошной регистрации»

Метод «сплошной регистрации» применяется, когда фактически отработанное время нельзя учесть, зарегистрировав только документы-отклонения. Это может происходить, если в организации нет возможности составить график, или по итогам месяца получается, что график не соблюдается, т.к. сотрудники часто замещают друг друга. В этом случае такие отклонения от графика в 1С ЗУП можно зафиксировать только с помощью документа Табель.

Например, сотрудница Ландышева Л.С. работает по графику 2 дня через 2 дня по 12 часов. Ей назначена Оплата по окладу (по часам) в размере 30 000 руб. за полностью отработанный месяц. В январе 2019 г. норма часов по графику работы сотрудницы составляет 196 час. Однако 16 и 19 января 2019 г. ей пришлось выйти на работу не в свою смену, заменив заболевшего сотрудника. При этом 17 января 2019 г. ей предоставили выходной.

В этом случае отклонения от графика работы сотрудницы можно зафиксировать в 1С ЗУП только путем ввода документа Табель. При этом 16 и 19 января, проходящие согласно графику работы сотрудницы под кодом В, следует заменить на код Я и указать количество отработанных часов – 12, а 17 января обозначить как выходной под кодом В:

Чтобы при наличии таких зарегистрированных отклонений можно было провести документ Табель в 1С ЗУП, необходимо в разделе Настройка – Расчет зарплаты снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому:

После проведения документа Табель количество фактически отработанных за январь 2019 г. часов по сотруднице получится 204 часа:

Оплата по окладу (по часам) за январь 2019 г. составит:

• 30 000 (оклад) / 192 (норма часов за месяц) * 204 (кол-во фактически отработанный часов за месяц) = 31 875 руб.

• Лайфхаки по учету рабочего времени (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция

Документ Табель можно заполнять следующим образом:

• Если требуется подобрать только определенных сотрудников, то следует воспользоваться кнопкой Подбор:

Например, требуется заполнить документ Табель только на одну сотрудницу – Ландышеву Л.С.

В этом случае необходимо в Табеле нажать кнопку Подбор. В открывшейся форме выделить строку с сотрудницей Ландышевой Л.С. Для подтверждения своего выбора в форме подбора сотрудников следует нажать кнопку Выбрать:

• Если стоит задача заполнить документ всеми сотрудниками организации, то необходимо нажать кнопку Заполнить:
• Если требуется заполнить документ только сотрудниками определенного подразделения, то вначале в поле Подразделение выбирается подразделение, а затем нажимается кнопка Заполнить.

Например, необходимо заполнить отдельный документ Табель на подразделение Отдел сбыта готовой продукции.

Для этого в документе Табель в поле Подразделение вначале следует указать подразделение Отдел сбыта готовой продукции, а далее нажать кнопку Заполнить:

Документ будет заполнен только сотрудниками, работающими в подразделении Отдел сбыта готовой продукции.

Распечатать Табель по форме Т-13 можно из документа Табель, нажав кнопку Т-13:

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «обособленных территорий»

Механизм «обособленных территорий» используется в 1С ЗУП, когда требуется, чтобы, например, учитывалась работа сотрудника на разных территориях, при этом по кадровому учету сотрудник продолжает числиться в исходном подразделении. Данный механизм используется и для решения других задач.

• Справочники оргструктуры: Организации, Подразделения, Территории
• Использование справочника «Территории»

Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «обособленных территорий», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать обособленные территории, то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать обособленные территории.

После этого подключается механизм «обособленных территорий». В этом случае становится доступным справочник Территории (Настройка – Территории), а документ Табель меняет свой вид и выглядит следующим образом:

В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника как на одной территории в течение дня, так и на разных территориях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и территориям.

10 января 2019 г. сотрудник Геранькин Г.Г. всего отработал согласно своему графику 7 часов. При этом 2 часа он трудился в подразделении, в которое он принят – Производственный отдел. Остальные 5 часов – работал на территории ПС (Платформа «Северная»).

Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить. Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Геранькину Г.Г. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась на разных территориях:

Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника на разных территориях следующим образом:

При этом информация в Табеле будет представлена в следующем виде:

В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда, в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по какой территории:

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «особых условий труда»

Механизм «особых условий труда» используется в 1С ЗУП, когда требуется учитывать разные условия труда, которые вносятся в справочник Условия труда (Настройка — Условия труда).

• Использование механизма учета особых условий труда

В элементах данного справочника указываются условия, которые будут учитываться при расчете зарплаты сотрудникам. В этом случае можно указать результаты спец. оценки, процент надбавки за вредность, количество дополнительных дней отпуска, код особых условий труда и т.д.:

Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «особых условий труда», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать особые условия труда, то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В информационной базе учет ведется с использованием особых условия труда. Для этого в учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать особые условия труда:

В этом случае документ Табель в 1С меняет свой вид и выглядит следующим образом:

В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника в особых условиях труда (например, обычных и вредных) как целый день, так и несколько часов в разных условиях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и условиям труда.

10 января 2019 г. сотрудник Орхидеев К.С. всего отработал согласно своему графику 8 часов. При этом 2 часа он трудился в своих обычных условиях, а остальные 6 часов – работал в горячем цехе.

Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить. Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Орхидееву К.С. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях:

Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника в разных условиях труда (обычных и в Горячем цехе) следующим образом:

После этого информация в Табеле выглядит так:

В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда, в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по каким условиям труда:

Мы успешно разобрали где найти и как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП.

См. также:

• Учет рабочего времени, табелирование

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно