Правила заполнения трудовых книжек инструкция

Приложение N 1

к Постановлению Минтруда России

от 10 октября 2003 г. N 69

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения трудовых книжек), утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее — трудовые книжки).

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
• вносить записи в строго установленный срок;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

Для сведения: правила перехода на электронные трудовые книжки

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника теперь проставляется только на титульной странице.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

• титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений в трудовую книжку

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш в трудовую книжку

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

• неповрежденная обложка;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Для сведения: может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Подробнее: как правильно заверить копию трудовой.

Трудовая книжка для многих работников является важным документом, отражающим все изменения и события при работе на постоянной и временной работе, при переводе и смене работы, увольнении и при совместительстве. С чем связаны изменения в правилах оформления и внесения записей? Почему актуальность заполнения трудовых книжек остается высокой сегодня и после перехода на электронный ЭТК?

Согласно новым правилам, выданным в 2023 году, сотрудникам необходимо заполнять книжки аккуратно, точно и корректно. Фамилия, имя, отчество работника, данные о приеме на работу, переводе, изменения в должности и смене работы, длина срока трудоустройства, заработная плата, прописанные исправления и изменения – это только некоторые записи, которые должны быть оформлены со всей ответственностью.

Кто отвечает за правильное внесение записей в трудовую книжку? Прием на работу, переводе и увольнении работника должен внести необходимые записи в книжку и заверить их подписью. В случае смерти сотрудника, его трудовую книжку следует отправить в архив вместе с дубликатом листа увольнения.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Прием на работу – это первая запись, которую необходимо внести в трудовую книжку и заверить подписью работодателя. При переходе на постоянную работу необходимо внести в запись срок временного приема и изменения, связанные с переводом. Совместительство и изменения в должности также должны быть указаны в отдельных записях.

В связи с появлением ЭТК в 2023 году появилась возможность заполнения трудовых книжек электронно. Но бланки бумажной книжки по-прежнему актуальны и должны быть заполнены точно и без ошибок. Записи о работе на временной работе, смене работы и увольнении работника должны быть внесены в ручном режиме и заверены подписью.

Не менее важно грамотно оформить записи в трудовой книжке в соответствии с новыми правилами, которые охватывают все события, происходящие в связи с работой. Также новые правила учитывают все изменения, связанные с выдачей трудовых книжек и порядком их оформления, чтобы трудовая книжка была актуальной и надежной.

Вывод: чтобы правильно заполнить трудовую книжку в 2023 году, необходимо внести все изменения, связанные с приемом на работу, переводом, увольнением и совместительством. Бланки бумажной книжки по-прежнему актуальны, но заполнение электронной книжки также является важным. Внесение записей в книжку должно быть грамотным, аккуратным и точным, чтобы документ был надежным и актуальным для работника и работодателя.

Кто отвечает за правильное заполнение трудовой книжки? Новые правила заполнения трудовых книжек с 2023 года говорят о том, что за поддержание корректной информации отвечает работодатель. Связи и изменения, связанные с работой и увольнением, переходе с постоянной работы на временную и обратно, переводе и смене должности, совместительстве и приеме новых сотрудников, а также признание смертью работника — все эти моменты должны быть зафиксированы в соответствующих записях.

При заполнении трудовой книжки на бумажном носителе внесение записей следует производить четко и выразительно, при этом корректно указывая дату, фамилию работника, изменения, которые происходили с его работой, и срок, на который изменения действуют.

Как внести изменения в трудовую книжку? В порядке внесения изменений в трудовую книжку или ее дубликат, в случае утери, внесения исправлений и корректировок, а также выдачи копии трудовой книжки работодатель должен следовать указанным в законодательстве требованиям.

Для оформления внесения изменений, произошедших с работником, приема на работу, выхода из сотрудничества и других важных моментов, работодатель должен заполнять титульный лист книжки. То есть, вносить в него все необходимые данные, чтобы книжка соответствовала всем правилам.

• Почему актуальны правила заполнения трудовой книжки? Все потому, что книжка — это один из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Наличие лишних записей или ошибок могут привести к отказу в приеме на новую работу или другим неприятным последствиям.
• Что делать при совместительстве? Если работник работает на нескольких работах одновременно, то все эти места работы должны быть указаны в его трудовой книжке и нужно вносить записи по каждому месту работы отдельно.
• Как правильно заполнять трудовую книжку при выдаче дубликата? Если работник потерял свою трудовую книжку или она была украдена, то ему необходимо обратиться к своему работодателю для получения дубликата. В свою очередь, работодатель обязан выдать дубликат книжки при наличии заявления от работника и надлежаще заполненного титульного листа.

Официальные требования к заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка является официальным документом, который отражает все изменения, связанные с работой сотрудника, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением или смертью. Также книжка может быть выдана при переводе или переходе на другую работу.

Согласно новым правилам, заполнение трудовой книжки должно быть корректным и актуальным. Для внесения записей использовать бланки, которые соответствуют стандартам при трудоустройстве.

• При приеме на работу необходимо заполнить титульный лист книжки, который содержит персональные данные сотрудника, фамилию, имя, отчество, а также место работы. Трудовой договор, анкету и документ об образовании следует прикрепить к книжке.
• При увольнении сотрудника в книжку вносят запись о причинах увольнения и сроке работы.
• При смене работы запись о временном или постоянном сотрудничестве с другими организациями вносится отдельным листом.
• В случае ошибки, записи можно исправить только в соответствии с порядком, указанным в инструкции на обложке трудовой книжки. Внесенные изменения и исправления следует заверять подписью и датой.

Сотрудник, получивший новую трудовую книжку или дубликат при ее утере, должен внести в нее прежние записи о работе, все изменения и свидетельства признания трудового стажа. Также необходимо внести записи по каждой работе, которую он выполнял, указав даты приема и увольнения.

При внесении записей о совместительстве, постоянном или временном переводе на другую работу кто-то из документов должен содержать информацию о дополнительной работе или переводе. Трудовая книжка остается на ведомстве, где сотрудник работает постоянно, а в книжки по совместительству вносятся соответствующие записи.

Трудовые книжки должны выдаваться в срок до одного месяца после принятия на работу или внесения записи. Если выдача книжки задерживается, у сотрудника есть право получить копию записи со штампом организации, подтверждающей свою деятельность по выдаче трудовых книжек.

Несоблюдение правильного порядка заполнения трудовой книжки может привести к нежелательным последствиям и проблемам при трудоустройстве, поэтому важно придерживаться правил заполнения и своевременно вносить все необходимые изменения в книжку.

Изменения в заполнении трудовых книжек в 2023 году

С появлением новых правил в 2023 году, порядок заполнения трудовых книжек будет регулироваться более четко и строго. Теперь владельцам трудовых книжек необходимо знать о новых правилах и порядке оформления записей.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку будет осуществляться с соблюдением строгого порядка. Копию записи следует заверять работодателем, а при переходе на другую работу, книжку необходимо вносить в течение месяца.

В случае смерти сотрудника, его книжка должна быть внесена в дела о смерти. При переводе на другую работу, в трудовой книжке будут прописаны данные о совместительстве. Необходимо также заполнять листы временного увольнения и их копии.

В связи с переводом на электронный формат выдачи трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки трудовой книжки будут актуальны в 2023 году при заполнении титульного листа, а внесение записей будет осуществляться на страницах соответствующих разделов.

Владельцы трудовых книжек должны знать, кто отвечает за правильное заполнение трудовых книжек при приеме на работу и при изменениях в работе. Постоянные изменения в правилах признаны нормой, но необходимо внести их корректно в книжку.

• Изменения в заполнении трудовых книжек в 2023 году обязательны для всех работающих на территории России.
• В случае утери трудовой книжки, необходимо получить дубликат.
• При получении новой работы, необходимо внести соответствующую запись в книжку.

Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Трудовую книжку необходимо заполнять корректно и правильно, в соответствии с установленным порядком. В 2023 году актуальны новые правила внесения записей, касающихся работы сотрудника.

При смене работы, переводе на другую должность, совместительстве, увольнении, временном прописывании, признании титульных листов недействительными и в случае смерти сотрудника необходимо внести соответствующие записи.

В трудовую книжку необходимо вносить изменения только по установленному порядку, при этом запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации.

При заполнении трудовой книжки также следует учитывать, что дубликаты заполненных бланков не допускаются, однако, сделать копию заполненной страницы можно для личного пользования работником.

Внесение исправлений в трудовую книжку должно производиться с соблюдением порядка, утвержденного правилами. Исключениями могут быть незначительные ошибки, которые могут быть исправлены значком «i» и припиской причины.

В случае постоянного изменения фамилии работника необходимо внести соответствующие записи, которые заверяются подписью работодателя и печатью организации.

Внесение записей в трудовую книжку осуществляется на специальном титульном листе. При переходе на новую работу необходимо внести запись о приеме на работу на этом листе, а также указать дату начала работы, должность и наименование организации.

В случае перевода сотрудника на другую должность, при увольнении или временном прописывании также необходимо оформить запись на титульном листе о соответствующем событии.

Ответственность за корректное заполнение трудовой книжки несет работодатель, который должен обеспечить своих сотрудников необходимой информацией и поддержкой в этой сфере.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.

В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.

При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.

• В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
• В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
• При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.

При необходимости внесения изменений и исправлений в трудовую книжку необходимо своевременно уведомлять работодателя. В случае увольнения работодатель должен выдать трудовую книжку сотруднику не позднее трех дней после увольнения.

Корректное заполнение и ведение трудовых книжек является актуальным для всех работников. Несоблюдение правил заполнения может привести к проблемам при окончании трудовых отношений, переходе на новую работу и получении соответствующих документов.

Какие данные нужно внести в трудовую книжку

Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.

При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.

Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.

Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.

В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.

Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.

Трудовые книжки, заполненные до 2023 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.

Особенности заполнения трудовых книжек при работе за рубежом

В связи с переходом к новым правилам ведения трудовых книжек в 2023 году, особое внимание уделяется правильному заполнению при работе за рубежом.

При работе в другой стране на правах совместительства или временной работы, сотрудник должен иметь подтверждение приема на работу и сроки действия контракта. Эти записи должны быть внесены в трудовую книжку в порядке, установленном для бланков. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), эту информацию необходимо внести в соответствующие поля.

В случае перевода в другую компанию, необходимо оформить правильные записи об увольнении и переводе. Обязательно при этом указать дату увольнения и наименование предыдущей компании.

Существует возможность внесения исправлений в трудовую книжку в случае ошибок при заполнении. Исправления должны быть эстетически согласованны с текстом на странице и заверены руководством компании.

При получении копии или дубликата, необходимо убедиться, что все записи корректно внесены в новые правила заполнения. После выдачи и получения трудовой книжки необходимо ее обязательно прописать в месте постоянной регистрации.

Обращаем внимание, что правильное заполнение титульного листа является основным моментом для актуальности документа по настоящему времени. Заполнять его необходимо с указанием фамилии, имени и отчества. При смене фамилии необходимо внести соответствующие изменения.

Описание всех правил и порядка заполнения трудовой книжки при работе за рубежом актуальны. Это связано с тем, что текущие правила заполнения являются стандартом в РФ.

Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2019, N 51, ст. 7491) и подпунктом 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528), приказываю:

1. Утвердить:

• форму трудовой книжки согласно приложению N 1;
• порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2.

2. Признать утратившими силу:

• постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);
• постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);
• приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).

3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 года.

Министр А.О.Котяков