При изменении должностной инструкции надо ли предупреждать работника - Все инструкции и руководства по применению

Как менять должностную инструкцию

Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Часто работодатель не может изменить инструкцию без согласования с работником. Но не всегда.

Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.

Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.

Должностная инструкция — это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок и записаться

Когда должностная инструкция не обязательна

Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.

Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.

Как изменить должностную инструкцию

Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач — все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.

Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:

утверждено новое штатное расписание;
изменились полномочия и обязанности работников;
перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
внедрили новые технологии;
увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.

Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции

Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца. Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя. Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:

в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни;
в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам;
при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.

Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:

типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ;
статуса работника: до принятия на работу или после;
сути изменений — меняется трудовая функция работника или нет.

Как оформляется изменение должностной инструкции

Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя. Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.

Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:

утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него);
внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции;
изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.

Если инструкция оформлена как отдельный документ

Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него). Внести изменения отдельным приказом.

Если инструкция — часть трудового договора

В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции, согласие работника обязательно.

Если вводится новая трудовая функция

Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.

Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.

Изменение должностной инструкции по соглашению сторон

Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.

Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон

Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения.
В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.

Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника. В соответствии со статьей 74 ТК, руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.

Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.

Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника

Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
Подготовить проект новой должностной инструкции.
Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
Если работник не согласен, письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
Если иной работы нет или работник откажется от работы, оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.

Источник

Должностная инструкция – это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.

Когда должностная инструкция не обязательна?

Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.

Как изменить должностную инструкцию

Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач – все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.

Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:

утверждено новое штатное расписание;
изменились полномочия и обязанности работников;
перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
внедрили новые технологии;
увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру;
другое.

Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции

Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца.

Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя.

Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:

В случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни.
В случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам, при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.

Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:

Типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ.
Статуса работника: до принятия на работу или после.
Сути изменений. Меняются трудовая функция работника или нет.

Как оформляется изменение должностной инструкции

Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя.

Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.

Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:

Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него).
Внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции.
Изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.

Если инструкция оформлена как отдельный документ

Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов.

Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него).
Внести изменения отдельным приказом.

Если инструкция – часть трудового договора

Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции согласие работника обязательно.

Если вводится новая трудовая функция

Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ.

Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.

Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.

Больше по теме:

Изменение должностной инструкции по соглашению сторон

Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон

Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника.

В соответствии со статьей 74 ТК руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.

Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника

Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
Подготовить проект новой должностной инструкции.
Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
Если работник не согласен письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
Если иной работы нет или работник откажется от работы оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.

Источник

Главная
Правовые ресурсы
Подборки материалов
Нужно ли предупреждать работника об изменении должностной инструкции

Нужно ли предупреждать работника об изменении должностной инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Нужно ли предупреждать работника об изменении должностной инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»
(утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37)
(ред. от 27.03.2018)Должностные обязанности. Обеспечивает проведение исследований в области организации труда и управления производством, направленных на создание организационной структуры управления предприятием, способной к внедрению инноваций и оперативной адаптации к изменениям внешней среды (конъюнктуре рынка), и повышение эффективности труда. Организует участие лаборатории (бюро) в разработке и реализации программ по совершенствованию организации труда и управления производством. Руководит проведением исследований по изучению условий труда, его организации, социологических и психофизиологических аспектов труда, их влияния на производительность и качество труда, разработкой рекомендаций по совершенствованию форм разделения и кооперации труда, рациональному использованию рабочего времени, распространению прогрессивных приемов и методов труда, специальной оценки условий труда и рационализации рабочих мест, сокращению применения тяжелого физического труда, созданию благоприятных в психофизиологическом и санитарно-гигиеническом отношении условий труда, внедрению наиболее рациональных режимов труда и отдыха, повышению культуры производства. Организует изучение существующей структуры управления предприятием, проведение анализа ее эффективности применительно к рыночным условиям хозяйствования, на основе ее сравнения со структурой передовых предприятий, выпускающих аналогичную продукцию. Обеспечивает разработку предложений по рационализации структуры управления в соответствии с целями и стратегией предприятия, действующих систем, форм и методов управления производством, совершенствованию организационно-распорядительной документации и организации документооборота, внедрению технических средств обработки информации, персональных компьютеров и сетей, автоматизированных рабочих мест. Принимает участие в разработке организационных мер, предупреждающих необоснованное сокращение численности занятых на предприятии в случае изменения объемов производства (регулирование рабочего времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей недели и т.д.). Осуществляет методическое руководство и координацию работ по регламентации труда персонала, разработке положений о структурных подразделениях предприятия и должностных инструкций работникам. Организует работу по изучению и обобщению достижений отечественной и зарубежной практики в области организации труда и управления производством, адаптации типовых решений, межотраслевых нормативных материалов к условиям предприятия, разработке рекомендаций по их применению, обеспечивает внедрение нормативных разработок после утверждения. Руководит проведением учета, анализа и определения эффективности мероприятий по совершенствованию организации труда, а также составлением установленной отчетности. Руководит работниками лаборатории (бюро).

«РД-03112178-1083-01. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих предприятий городского электрического транспорта»
(утв. Минтрансом России 21.12.2001)Должностные обязанности. Обеспечивает организацию процессов труда и управления на предприятии городского электрического транспорта в соответствии с его целями и стратегией, направленными на наиболее полное удовлетворение населения в транспортных услугах на основе рационального использования трудового потенциала каждого работника, применения эффективных форм и методов мотивации труда и научно обоснованных трудовых нормативов с целью повышения производительности труда и качества выполнения работ. Возглавляет разработку проектов планов по труду и системы трудовых показателей, базирующейся на анализе прогрессивных показателей, достигнутых аналогичными организациями, с учетом ситуации на рынке труда, внешних и внутренних факторов. Обеспечивает доведение утвержденных планов до структурных подразделений предприятия. Организует работу по нормированию труда, расчету норм, анализу их качества и своевременному пересмотру, внедрению технически обоснованных нормативов по труду, расширению сферы нормирования труда рабочих-повременщиков и служащих, совершенствованию нормирования на основе применения межотраслевых и отраслевых нормативов по труду, методов микроэлементного нормирования. Обеспечивает внедрение прогрессивных технологий создания трудовых нормативов на качественно новом уровне, широкое использование персональных компьютеров, автоматизированных рабочих мест нормировщиков, разработку новых форм представления нормативов в виде математических зависимостей затрат труда от переменных факторов. Руководит проведением работ по изучению и анализу трудовых процессов, организационных структур управления, условий труда на предприятии и выявлению резервов роста производительности труда, а также разработкой мероприятий по развитию коллективных форм организации и оплаты труда, улучшению использования рабочего времени, повышению квалификации и мобильности кадров, совершенствованию организации и обслуживания рабочих мест, приемов и методов труда, сокращению применения тяжелого физического труда, созданию благоприятных условий труда и другим направлениям совершенствования организации труда, а также работ по определению экономической эффективности внедрения мероприятий по организации труда. Анализирует эффективность применения действующих форм и систем оплаты труда, материального и морального стимулирования, обеспечивает разработку предложений по внедрению прогрессивных форм оплаты и стимулирования труда, а также разработку положений о премировании работников предприятия применительно к конкретным условиям их деятельности, осуществляет контроль за правильностью применения этих положений. Руководит формированием фондов оплаты труда структурных подразделений в зависимости от условий работы и структуры заработной платы, запланированного роста объемов транспортной работы, заданий по снижению трудоемкости. Обеспечивает контроль за расходованием фондов оплаты труда и материального стимулирования, правильностью применения форм и систем заработной платы, тарифных ставок и расценок, установления разрядов оплаты труда и окладов. Проводит работу по совершенствованию организационных структур управления, разработке положений о структурных подразделениях предприятия и должностных инструкций работникам, внедрению современных технических средств коммуникации и связи, вычислительной техники и передовых технологий обработки информации. Обеспечивает контроль за расходованием средств на социальные выплаты и льготы, выплаты по различным видам социального страхования, на обучение и повышение квалификации персонала. Руководит разработкой организационных мер, предупреждающих необоснованное сокращение численности занятых на предприятии в случае изменения объемов транспортной работы (регулирование рабочего времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей недели, раннего выхода на пенсию и др.). Участвует в рассмотрении проектов расширения и реконструкции предприятия по вопросам обеспечения организации труда и управления производством. Осуществляет совместно с соответствующими подразделениями предприятия и профсоюзной организацией разработку проектов коллективных договоров и обеспечивает проверку их исполнения. Организует проведение семинаров, лекций и консультаций по вопросам организации и оплаты труда для рабочих, специалистов и служащих предприятия, участвует в разработке условий конкурсов профессионального мастерства и мероприятий по развитию творческой активности работающих, распространению передового производственного опыта. Организует контроль за соблюдением на предприятии трудового законодательства, постановлений, распоряжений правительства и других нормативных актов по вопросам организации оплаты труда, управления производством. Обеспечивает ведение учета показателей по труду и составление установленной отчетности. Руководит работниками отдела, координирует деятельность научных подразделений, осуществляет методическое руководство структурными подразделениями предприятия по вопросам организации труда и управления производством.

Источник

Уведомление об изменении должностных обязанностей — официальный документ, которым работодатель предупреждает сотрудника о грядущих переменах в выполняемой им работе.

Как уведомить работника об изменении должностных обязанностей

Прежде чем вникать, зачем оформлять уведомление работника о введении дополнительных обязанностей, важно понять, что такое должностные обязанности, — это определенная работа, которую прописывают в должностной инструкции и за которую работодатель планирует платить зарплату. Документ не обязательный, в ТК его нет. Тем не менее, опытный руководитель никогда от него не откажется:

во-первых, это инструмент воздействия: тыкнешь носом нерадивого сотрудника в инструкцию и — вуаля — работнику некуда деться, начнет работать — он же сам при трудоустройстве расписался, что ознакомлен со своим функционалом, который он обязан выполнять;
во-вторых, вас будут «иметь» и в хвост, и в гриву в случае проверки инспектирующих организаций, если не предоставите такой документ. Доказывать свою правоту будете позже в суде, если на то у вас есть желание и время.

Поэтому документ важный во всех отношениях. И он — внутренний локальный акт, с которым мы знакомим кандидата при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Сам по себе документ вроде как не обязательный, а вот внесение в него правок — регламентированная законодательством процедура. Это она является источником необходимости написания письма об изменении должностных обязанностей и получения одобрения работника.

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10 2007 № 4412-6, в п. 5, прописано, что наша святая обязанность — заранее и письменно уведомить сотрудника о том, что его должностные обязанности работодатель планирует изменить, получить от него согласие, и только после этого вносить что-то новое.

Отметим, что ТК РФ об уведомлении о смене обязанностей молчит, но в ст. 72 указывает, что любые правки и дополнения в трудовом договоре — только при письменном согласии работника. А в ст. 74 обязывает работодателя о таких новшествах предупреждать сотрудника за два месяца.

Следовательно, как ни крути, а уведомление о новых должностных обязанностях придется печатать в двух экземплярах, подписывать у директора и торжественно вручать под подпись человеку за два месяца до начала действия изменений. Потом проводить с ним беседу о необходимости таких поправок, вразумлять, увещевать, уговаривать, упрашивать и т. д — кому как повезет. И получать подпись сотрудника о том, что он, ладно уж, согласен. Только после этого делать правки в документе. Один из подписанных экземпляров не забываем оставить у себя.

Работник заартачился и наотрез отказывается соглашаться на новые условия, применяем крайние меры — ищем ему замену. Это нежелательно, это плохо, это не по-человечески, но другого варианта ввести новые условия в трудовые обязанности у нас нет.

Как правильно составить уведомление

Документ составляется по определенным правилам:

используем бланк организации;
ставим дату составления документа;
указываем адресата (кому предназначен документ);
пишем название документа, при необходимости присваиваем ему номер;
указываем суть вносимых поправок и дату вступления их в силу;
указываем наши действия при несогласии работника работать по новым правилам: предлагаем вакантную подходящую должность, если такой нет — нижестоящую или нижеоплачиваемую, а при их отсутствии или отказе от них — увольнение в связи с отказом работать в новых условиях. Тема скользкая, но это уже вопрос другой статьи;
последним пунктом просим выразить письменно согласие или отказ, указываем срок на раздумья и варианты извещения о принятом решении работодателя.

Вот как выглядит пример уведомления об изменении должностных обязанностей работника, один из вариантов:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1
тел/факс (812)7121212, e-mail: info@clubtk.ru, http://www.clubtk.ru

ИНН / КПП 1213141516 / 111111111; ОГРН / ОКПО 1234567891011 / 12345678

_____________________________________________________________________________________

С-Петербург Секретарю

27.11.2021 Петровой И.П.

УВЕДОМЛЕНИЕ

о внесении изменений в должностную инструкцию

Уважаемая Ирина Петровна, сообщаем Вам, что с 01.02.2022 в должностную инструкцию секретаря вносятся следующие изменения: п. 4.12 «Два раза в неделю — во вторник и четверг — с 14:00 до 16:00 — посещает почтовое отделение для приема и отправки корреспонденции».

При несогласии работать в новых условиях Вам предложат другую вакантную должность, соответствующую Вашей квалификации, а при ее отсутствии — нижестоящую или нижеоплачиваемую, подходящую Вам по состоянию здоровья. При отсутствии указанной должности или в случае отказа от предложенной должности трудовой договор с Вами расторгнут в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации — «в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора».

Просим Вас письменно выразить свое согласие (несогласие) на внесение указанных изменений. О принятом решении просим сообщить в Отдел персонала до 01.02.2022.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru»

Воронов

/Воронов А.А./

С уведомлением

ознакомлен

ноября

г.

Петрова

/Петрова И.П./

На внесение изменений в должностную инструкцию

согласна

ноября

г.

Петрова

/Петрова И.П./

Или так:

Образец уведомления 2

Как передать уведомление

В коридоре, второпях, вручать письмо-уведомление о должностных обязанностях, конечно, не стоит. Вызовите сотрудника в отдел персонала или отдел кадров, вручите извещение под подпись и человеческим языком объясните содержание документа — некоторые люди не воспринимают официозный стиль общения и ничего не понимают в официальных бумагах. Таким разъясните и растолкуйте, чего от них хотите. Уведомление вручайте в присутствии свидетелей. Не забудьте акцентировать, где и в какие сроки вы ждете сотрудника с письменным ответом.

Источник