Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.
Этап первый — заявление о приеме на работу
Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:
“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
Заявление
Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
Дата, подпись.
Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.
Этап второй — медицинский осмотр
Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.
Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.
Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:
- наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
- коды деятельности по ОКВЭД;
- наименование медучреждения, в которое направляется работник;
- ФИО работника и наименование должности;
- указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
- перечень вредных факторов.
По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.
Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Этап четвертый — заключение трудового договора
Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:
- размер оплаты труда;
- должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
- кому непосредственно подчиняется работник;
- испытательный срок, если он есть;
- должностные обязанности;
- прочие условия работы.
Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.
Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.
А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.
Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления
Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.
Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:
- Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
- Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
- Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.
В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.
После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.
Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.
Гражданско-правовой договор
Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.
Что делать, если работники нужны раз от разу?
Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.
Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Возможно вам также будет интересно:
Как придумать артикул для товара
28.08.2023
Артикул товаров помогает сотрудникам магазина или склада быстро и точно опознавать их. Такая система идентификации позволяет исключить путаницу при формировании…
Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.
Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу
Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.
Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)
Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.
Шаг 3. Проверка документов
Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:
- Паспорт.
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).
- Документ воинского учета (для военнообязанных).
- Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).
Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.
Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)
Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.
Шаг 5. Заключение трудового договора
А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.
Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)
Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.
Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу
На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.
Шаг 7. Оформление трудовой книжки
Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):
- Работник проработал менее 5 дней.
- Работник — совместитель.
- Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
- В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.
Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Шаг 8. Оформление личной карточки
ТК РФ прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сведения из трудовой книжки вносятся в личную карточку, поэтому ее придется заполнить.
Шаг 9. Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)
Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство о ее неразглашении. Легче будет уволить за разглашение, если таковое произойдет.
Шаг 10. Получение согласия работника на обработку персональных данных
В силу ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. И хотя в целях трудовых отношений оформление согласия на обработку персональных данных прямо не требуется, лучше получить это согласие во избежание недоразумений.
Шаг 11. Сообщение о бывшем госслужащем (если был госслужащим)
Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ч.3 ст. 64.1 ТК РФ) по его предыдущему месту работы. Обязательно сделайте это, потому что штрафы за нарушение этого правила доходят до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП РФ).
Шаг 12. Сообщение в военкомат о приеме работника (для военнообязанных)
При поступлении на работу граждан, подлежащих воинскому учету, работодатели в двухнедельный срок обязаны направлять в военкомат сведения о них по специальной форме.
Шаг 13. Проведение вводных инструктажей
Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов приеме работника на работу, но до начала работы. (Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Отсутствие такого инструктажа влечет штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Проведение инструктажа обязательно отразите в журнале регистрации инструктажей.
Шаг 14 Оформление личного дела работника (необязательно)
В результате приема кандидата на работу у работодателя появляется много документов касательно работника. Обычно эти документы формируются в личное дело. Но ведение личных дел не предусмотрено законодательством, поэтому это остается на усмотрение компании.
Смотрите также: Как оформить удаленного сотрудника
Уделяйте меньше внимания негативным новостям и развивайтесь. Делать это можно даже удаленно. В каталоге Русской Школы Управления есть более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте!
Содержание
- Оформление нового сотрудника
- Первый этап: прием на работу
- Второй этап: начинаем работать
- Третий этап: запись в трудовую книжку и медицинский осмотр
- Четвертый этап: не забываем платить налоги
- Пятый этап: что делать в разу?
- Шаг 1: Сбор необходимых документов
- Шаг 2: Заполнение документов работодателем
- Шаг 3: Подписание документов сторонами
- Шаг 4: Регистрация работника в социальных фондах
Для начала работы сотрудника на вашем предприятии нужно выполнить несколько обязательных этапов, чтобы все было сделано правильно. Если вы не хотите получать штрафы от государства или проблем со своими работниками, то эти шаги нужно выполнить сразу на приеме.
Первый этап – прием. На этом этапе вы сотруднику выдаете трудовую книжку и заполняете записи в ней, уведомляем работника о его статусе и заявлении на работу.
Второй этап – медицинский осмотр. Вы записываете сотрудника на осмотр и оплачиваете его. Если результаты осмотра находятся в рамках норм, то сотрудник готов к работе.
Третий этап – внесение записей в книжку. Вы делаете записи о результате медицинского осмотра и заполняете следующие страницы книжки.
Четвертый этап – отчисления. Вы начинаете платить отчисления государству и выплачивать зарплаты сотруднику.
Пятый этап – готово. Сотрудник готов к работе на вашей компании!
Если вы следуете этой схеме при оформлении нового сотрудника, то начало работы будет проходить без проблем.
Оформление нового сотрудника
Первый этап: прием на работу
Если вы принимаете нового работника, вам нужно составить заявление на его прием и внести его в трудовую книжку. При приеме сотрудника на работу необходимо собрать все необходимые документы: паспорт, медицинский осмотр и трудовую книжку. На этом этапе также нужно уведомить государство о новом работнике.
Второй этап: начинаем работать
После того, как сотрудник оформлен, вы можете начинать работать с ним. Один раз в месяц необходимо делать отчисления в ПФР. Также сотруднику нужно выдать статус на работе.
Третий этап: запись в трудовую книжку и медицинский осмотр
Трудовую книжку нужно вести в соответствии с законом и записывать в нее все изменения, связанные с работой сотрудника. На второй год работы необходимо пройти медицинский осмотр. Пятый год — пересмотр в кабинете врача.
Четвертый этап: не забываем платить налоги
Каждый месяц нужно платить налоги в соответствии с законодательством. Сотрудники должны быть ознакомлены с тем, что они могут получить от работодателя, и как этот процесс работает.
Пятый этап: что делать в разу?
Если вы обнаружили, что во время работы произошло что-то непредвиденное, то вам нужно немедленно уведомлять государство о нежелательном случае.
Шаг 1: Сбор необходимых документов
Первый шаг, который нужно сделать при приеме сотрудника на работу, — сбор необходимых документов. Статус работодателя обязывает внесение определенных отчислений в государственный бюджет, поэтому нужно иметь в распоряжении все необходимые документы.
В первую очередь нужно запросить у работника трудовую книжку с записью о предыдущих местах работы. При этом необходимо уведомить его о том, что наличие трудовой книжки обязательно для оформления на работу.
Также нужно запросить медицинский документ о том, что работник годен к выполнению определенной работы. Обычно это медицинская справка формы 086-У. Если работник еще не проходил этот осмотр, то нужно направить его на медицинскую комиссию.
Если это первый сотрудник в компании или компания начинает свою работу, то необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции и оформить заявление на открытие расчетного счета. Иначе нельзя будет платить налоги с заработной платы и выполнять другие финансовые операции.
Второй шаг — заполнение документов для оформления на работу. Нужно уточнить у работника, какая информация нужна для заполнения заявления на прием на работу, при этом не забывая указать, какие документы прикрепить к заявлению.
Не забудьте про государственные обязательные выплаты при приеме на работу. Нужно уточнить, когда и сколько нужно платить в ПФР и ФСС. Если это первый раз, нужно зарегистрироваться на портале Госуслуги и скачать соответствующие бланки на оплату.
Шаг 2: Заполнение документов работодателем
Когда работодатель нашел подходящего кандидата на работу и договорился о приеме, начинаем второй этап — оформление документов. Работодатель должен уведомить работника на каком статусе он будет и о том, что ему нужно предоставить на этапе оформления.
Первым делом работодатель делает запись в трудовую книжку. Если работник вступает в должность впервые или в разных структурах государства, работодатель должен внести нужные данные в электронную базу и выдать оригинал трудовой книжки. Если у работника есть медицинский осмотр, работодатель принимает на работу после его сдачи.
Далее работодатель делает заявление на внесение работника в социальные отчисления и начинает платить за работника в соответствии с законом. Работодатель также должен предоставить оригинал трудового договора и объяснить его содержание работнику.
Если работник не имеет гражданства Российской Федерации, работодатель обязан отчитаться об этом в соответствующих органах до взятия работника на работу. Наконец, работодатель проводит государственную регистрацию работника и выдает ему статус работника организации.
Пятый шаг — это уведомление о начале работы. Работодатель заполняет форму уведомления и отдает ее работнику официально на подписание. Работник подписывает форму и возвращает ее работодателю.
Шаг 3: Подписание документов сторонами
После того, как сотрудник успешно прошел второй этап приема на работу — медицинский осмотр, работодатель начинаем оформлять необходимые документы для внесения записей в трудовую книжку.
Первый документ, который нужен для оформления статуса работника — это заявление от сотрудника о принятии на работу.
Далее, если все в порядке после осмотра, мы производим зачисления из отчисления в пенсионный фонд и выдаем сотрудникам медицинский страховой полис.
Пятый этап — подписание трудового договора. На этом этапе мы подписываем все необходимые документы с работником и уведомляем о том, что он может начать работу на полную ставку.
Если работник не сможет прийти на работу сразу же после подписания документов, мы отмечаем это в книжке и уведомляем государство о статусе работника на приеме на работу.
Важно помнить, что весь данный процесс должен быть грамотно организован и учтены все нюансы, чтобы избежать непредвиденных ситуаций и конфликтов будущих работников с работодателем.
- Заявление о приеме на работу
- Медицинский полис
- Трудовой договор
- Реестр зачислений в пенсионный фонд
Шаг 4: Регистрация работника в социальных фондах
После того, как вы оформили трудовую книжку для нового работника и прошли с ним медицинский прием, наступает этап регистрации в социальных фондах. Это необходимо для того, чтобы работники были официально застрахованы и имели право на социальные выплаты.
В первый раз, когда вы оформляете нового работника, вам нужно подать заявление и внести его данные в социальные фонды в течение пяти дней с момента начала работы. На этом этапе вы должны определиться с тем, какой статус работник будет иметь в социальных фондах (самозанятый, наемный работник и т.д.) и начать платить отчисления в соответствующие фонды.
Если работник уже был зарегистрирован в социальных фондах от предыдущего работодателя, то вам нужно осуществить перерегистрацию его в новой должности. В этом случае вы должны сделать запись о новом месте работы работника в течение одного дня с момента начала работы. Также обязательно уведомляем работника о его статусе в социальных фондах и необходимости платить отчисления.
Помните, что это важный этап оформления работника на работу, и если вы что-то упустите, то можете быть оштрафованы государством. Так что будьте внимательны и следите за всеми процессами с максимальной ответственностью.