Приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству образец

Инструкция по делопроизводству обязательна для бюджетных организаций и желательна для остальных. Она должна отражать последовательность работы с документами, характерную для сферы деятельности компании. Для введения такого локального нормативного акта руководство должно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении инструкции по делопроизводству .docСкачать образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству .doc

Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству

Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.

Создание документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
  2. Написание текста инструкции.
  3. Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
  4. Утверждение документа приказом руководства.
  5. Введение его в работу.

После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.

Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.

Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

Что нужно указать в приказе:

  1. Полное и краткое название компании.
  2. Наименование документа (приказ).
  3. Номер приказа.
  4. Место и дату составления приказа.
  5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
  6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
  7. Подписи упомянутых в приказе работников.

К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

Приказ № 45

г. Ижевск

«12» августа 2020 года

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

  1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
  2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

Источник

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Форма приказа

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Абрамсон София

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Источник

Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству поможет организации оптимизировать работу с документами. Она не является обязательным документом для всех субъектов хозяйствования (за исключением государственных органов и учреждений), но большинство организаций оформляют ее. Документ вступает в действие после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству

Данная инструкция определяет правила работы с документацией внутри организации в соответствии с требованиями действующего законодательства и определяет ответственность сотрудников при работе с документами.

С содержанием инструкции необходимо ознакомить не только сотрудников службы делопроизводства, но и весь персонал, который работает с документами. Также с инструкцией обязательно нужно ознакомить под роспись новых сотрудников, зачисленных в штат организации.

Процесс разработки инструкции по делопроизводству состоит из следующих этапов:

  • сбор и анализ информации;
  • подготовка проекта и согласование с заинтересованными сотрудниками;
  • издание приказа об утверждении и вводе инструкции в действие.

Читайте также: График документооборота: образец

Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об инструкции по делопроизводству не имеет унифицированного образца, поэтому его можно составить в свободной форме. Приказ может иметь следующую структуру:

  • В верхней части листа необходимо указать наименование организации, затем – название документа («Приказ») и присвоенный регистрационный номер.
  • Далее нужно прописать дату и место составления распорядительного документа.
  • Затем указывают основание для составления приказа. К примеру «В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности». После этой фразы прописывают слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Выбранная формулировка должна четко обосновывать необходимость издания приказа и его назначение.
  • Далее идет текстовая часть, в которой нужно расписать четкие поручения для ответственных должностных лиц и персонала.
  • Документ должен подписать руководитель и перечисленные в нем ответственные лица.

К распорядительному документу нужно приложить текст самой инструкции, оба документа следует хранить вместе. После утверждения приказа генеральным директором он проходит процедуру регистрации. Затем с его текстом знакомят работников под роспись. Если работников много – они расписываются в специальном журнале или листе ознакомления.

В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:

  • указание о введении инструкции по делопроизводству;
  • сроки введения документа в действие;
  • необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
  • назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).

Читайте также: Как составить номенклатуру дел

Надо ли ежегодно утверждать инструкцию

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству нет необходимости издавать ежегодно. Обычно инструкция принимается на несколько лет. Но если в течение года изменилась структура самой организации или порядок документооборота в ней, в текст инструкции по делопроизводству также нужно внести корректировки. В таком случае потребуется издание нового приказа, в текст которого надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей инструкции.

Введение в действие новой инструкции по делопроизводству в организации сопровождается комплексом мероприятий:

  • подготовка новых бланков документов, настройка программно-аппаратного обеспечения;
  • обучение персонала новым правилам работы;
  • внесение необходимых изменений в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.

Источник

Образец оформления приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)

ПРИКАЗ

_____________________ N _____________________

Москва

/

│

24 пт. │

/

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования

Российской Федерации

2 — 3 инт.

В целях установления единого порядка работы с документами в

Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве

науки и высшего образования Российской Федерации.

2. (Текст полностью не приводится)

3 инт.

Министр И.О. Фамилия

2. Совместные приказы Минобрнауки России и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — «ПРИКАЗ» располагается по центру;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления совместного приказа:

Источник
  • Главная
  • —
  • Документы
  • —
  • Нормативные правовые акты

Принявший орган: Органы исполнительной власти РД (ОИВ)

Размещено:
2021-09-14 17:50:49
Изменено: Никогда

Количество просмотров: 647 Cегодня: 1

Bc37dc7f5d63c050709733dcd70fa7107.jpg

  • Реестр государственного имущества Республики Дагестан

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Реестр имущества

  • Министерство

    • Противодействие коррупции
    • Деятельность
    • Руководство
    • Подведомственные организации
    • Направления деятельности
    • Государственная служба
    • Кадровая политика
    • Обращения граждан
    • Оспаривание решений
    • Информационные системы
    • Антитеррор
    • Персональные данные

  • Пресс-центр

    • Доклады и выступления
    • Новости
    • Бессмертный полк l Минимущество РД

  • Документы

    • Нормативные правовые акты
    • Реквизиты
    • Положение о Министерстве по земельным и имущественным отношениям Республики Дагестан
    • Проекты правовых актов
    • Административные регламенты, стандарты государственных услуг
    • Формы и образцы документов
    • Порядок обжалования нормативных правовых актов
    • Судебные решения
    • Открытые данные
    • Распоряжения
    • Постановления Правительства Республики Дагестан
    • Социальная поддержка граждан, попавших в трудную жизненную ситуацию

  • Органы исполнительной власти

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения

  • Государственные учреждения

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения
    • Реестр государственных учреждений
    • Перечни недвижимого имущества
    • ОЦДИ
    • Планы-графики оформления прав

  • Деятельность

    • Реестр государственного имущества Республики Дагестан
    • Органы исполнительной власти
    • Государственные учреждения
    • Структура
    • Направления деятельности
    • Планы и отчеты о деятельности
    • Программы
    • Государственные предприятия
    • Статистика и отчеты
    • Акционерные общества
    • Государственная кадастровая оценка
    • Состоянии защиты населения и территорий от ЧС
    • Общества с ограниченной ответственностью общества
    • Имущество в казне
    • Задолженность по арендной плате
    • Приватизация
    • Практика субъектов Российской Федерации по управлению государственным имуществом
    • Комиссии Министерства
    • Имущественная поддержка МСП
    • Совет управляющих в сфере земельно-имущественных отношений
    • Публичная декларация целей и задач
    • Налог на имущество
    • Регламенты
    • Принципы открытости
    • Государственные закупки
    • Общественный совет — 2019
    • Общественный совет — 2022-2025 гг.

  • Государственные предприятия

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения
    • Реестр государственных предприятий
    • Планы графики оформления прав
    • Планирование деятельности
    • Правительственная комиссия

  • Акционерные общества

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Реестр акционерных обществ
    • Методические разъяснения

  • Обращения граждан

    • Личный прием граждан
    • Обзор обращений
    • Отправить обращение
    • Правовая база
    • Мои обращения
    • Меры социальной поддержки граждан

  • Контакты

    • Телефоны и адреса подразделений
    • Контакты для СМИ
    • Контакты для сообщений о фактах коррупции
    • Главный редактор сетевого издания

  • Общества с ограниченной ответственностью общества

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения
    • Реестр ООО

  • Имущество в казне

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения
    • Реестр

  • Приватизация

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения
    • Программа приватизации
    • Отчёт о выполнении программы
    • Приватизация государственных унитарных предприятий Республики Дагестан

  • Практика субъектов Российской Федерации по управлению государственным имуществом

  • Комиссии Министерства

    • Комиссия по рассмотрению вопросов о списании имущества
    • Комиссия по рассмотрению вопросов распоряжения имуществом
    • Комиссия по рассмотрению вопросов финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений

  • Имущественная поддержка МСП

    • Нормативные акты
    • Формы документов
    • Методические разъяснения
    • Государственное имущество для бизнеса
    • Информация о проведении торгов
    • Коллегиальный орган
    • Материалы Корпорации МСП
    • Справочная информация

  • Совет управляющих в сфере земельно-имущественных отношений

  • Регламенты

    • Регламент по передаче в безвозмездное пользование имущества, закрепленного за учреждениями
    • Регламент по передаче в аренду имущества казны казны
    • Регламент по передаче в безвозмездное пользование
    • Регламент по передаче в безвозмездное пользование имущества казны
    • Регламент по передаче в безвозмездное пользование имущества, закрепленного за органами власти
    • Регламент по передаче в безвозмездное пользование имущества, закрепленного за учреждениями
    • Регламент по передаче в доверительное управление
    • Регламент по передаче денежных средств НКО
    • Регламент по передаче имущества казны в безвозмезное пользование

  • Публичная декларация целей и задач

    • Принципы открытости

  • Принципы открытости

  • Государственные закупки

    • План-график размещения заказов
    • Информация о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг

  • Общественный совет — 2019

  • Общественный совет — 2022-2025 гг.


Последние изменения: 05.09.2023 09:39


Последнее добавление материалов: 06.09.2023 14:43

Карта сайта

+7 (8722) 67-20-87

367000, Республика Дагестан, г.Махачкала, ул.Буйнакского, 5

© 2016-2017.Министерство по земельным, имущественным отношениям вопросам торговли  РД. Все права на материалы, находящиеся на сайте, охраняются в соответствии с законодательством РФ.

При полном или частичном использовании материалов ссылка на сайт обязательна.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Приказ о введении в действие должностных инструкций в новой редакции
  • Приказ мчс россии должностные инструкции
  • Приказ минюста об утверждении инструкции по организации исполнения наказаний
  • Приказ минюста 142 об утверждении инструкции об организации
  • Приказ о введении в действие должностной инструкции образец