Приказ по школе об утверждении инструкции по делопроизводству

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
2. Подготовка текста.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
4. Утверждение.
5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Форма приказа

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

• полное и краткое наименование организации;
• название документа;
• регистрационный номер;
• дату издания;
• заголовок;
• текст;
• подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

АДМИНИСТРАЦИЯ ФУРМАНОВСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

МУ ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ

П Р И К А З   

от 17.06.2019                                                                             № 390

г. Фурманов

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области

         В соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», в целях совершенствования системы делопроизводства в МУ отделе образования,

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области (приложение 1).
2. Отменить приказ МУ отдела образования от 22.03.2013 № 166 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области».
3. Рекомендовать муниципальным учреждениям образования Фурмановского муниципального района, находящимся в ведении МУ отдела образования, руководствоваться настоящим приказом при разработке и утверждении соответствующего локального нормативного акта.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник МУ отдел образования                                                             И.Ю. Саломатина

Приложение № 1

к приказу МУ отдела образования

от 17.05.2019 № 390

И Н С Т Р У К Ц И Я

ПО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В  МУНИЦИПАЛЬНОМ  УЧРЕЖДЕНИИ ОТДЕЛЕ  ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ  ФУРМАНОВСКОГО  МУНИЦИПАЛЬНОГО  РАЙОНА ИВАНОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

            Настоящая Инструкция по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области (далее – МУ отдел образования) разработана в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами администрации Фурмановского муниципального района.

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

            1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в МУ отделе образования (далее именуется – инструкция) определяет порядок работы с документами в МУ отделе образования и разработана с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

            1.2.  Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

            1.3. Документы являются муниципальной собственностью, вопросы работы с ними регулируются законодательными и иными нормативными актами Президента Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, нормативно-методическими документами архивной службы России, администрации Фурмановского муниципального района.

            1.4. Ответственность за организацию правильного ведения делопроизводства в МУ отделе образования возлагается на сотрудника МУ отдела образования, ответственного за ведение архива.

            Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, установленного настоящей инструкцией, порядка работы с документами в подведомственных учреждениях возлагается на их руководителей.

            1.5. Сотрудник МУ отдела образования, ответственный за ведение архива, выполняет следующие функции:

            — регистрирует входящие документы и направляет их на рассмотрение начальнику МУ отдела образования;

            — после получения соответствующей резолюции направляет их исполнителю;

            — осуществляет   контроль    за    прохождением   документов   в МУ отделе образования;

            — проводит проверку наличия документов, находящихся на исполнении;

            — осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

— принимает и передает служебную информацию с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте;

— организует проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

            — разрабатывает номенклатуру дел МУ отдела образования;

            — комплектует, учитывает, хранит законченные делопроизводством дела и передает их на архивное хранение в архивный отдел;

            — организует проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, передаваемыми на архивное хранение.

            1.6. Функции, предусмотренные п.1.5 настоящей Инструкции, соответственно возлагаются и на руководителей муниципальных учреждений образования Фурмановского муниципального района, находящихся в ведении МУ отдела образования.

            1.7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, длительном отсутствии по иным причинам, сотрудники МУ отдела образования обязаны передать через ответственного за ведение архива находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию начальника МУ отдела образования.

            1.8. При увольнении сотрудник МУ отдела образования должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение архива МУ отдела образования.

            1.9. Об утрате документа немедленно докладывается начальнику МУ отдела образования.

            1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации (нормативных правовых актов) осуществляется с разрешения (по указанию, поручению) начальника МУ отдела образования.

            1.11. Сотрудники МУ отдела образования несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Реквизиты служебных документов

Служебные документы, создаваемые в МУ отделе образования, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами служебных документов, создаваемых в процессе деятельности МУ отдела образования, являются:

2.2.1. Герб Фурмановского муниципального района.

2.2.2. Наименование органа муниципальной власти Ивановской области.

2.2.3. Справочные данные о МУ отделе образования.

2.2.4. Дата служебного документа.

2.2.5. Регистрационный номер служебного документа.

2.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

2.2.7. Место составления служебного документа.

2.2.8. Адресат.

2.2.9. Гриф утверждения служебного документа.

2.2.10. Заголовок к тексту.

2.2.11. Текст служебного документа.

2.2.12. Отметка о приложении.

2.2.13. Гриф согласования служебного документа.

2.2.14. Виза.

2.2.15. Подпись.

2.2.16. Отметка об электронной подписи.

2.2.17. Печать.

2.2.18. Отметка об исполнителе.

2.2.19. Отметка о заверении копии.

2.2.20. Резолюция.

2.2.21. Отметка о контроле.

2.1.1. Герб Фурмановского муниципального района

Изображение герба Фурмановского муниципального района на бланках служебных документов располагается на расстоянии 10 мм от верхнего края листа на продольных бланках и угловых бланках.

2.1.2. Наименование органа муниципальной власти Ивановской области

Наименование Администрации Фурмановского муниципального района указывается в соответствии с Уставом Фурмановского муниципального района. Наименование МУ отдела образования указывается в соответствии с положением о МУ отделе образования.

2.1.3. Справочные данные о МУ отделе образования

Справочные данные о МУ отделе образования включают в себя почтовый адрес места нахождения, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.1.4. Дата служебного документа

2.1.4.1. Датой служебного документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, резолюции), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты), дата события, зафиксированного в служебном документе (протоколы).

2.1.4.2. Дата служебного документа проставляется при регистрации документа и на самом документе.

2.1.4.3. Служебные документы, подписанные совместно двумя или более должностными лицами МУ отдела образования, должны иметь одну дату.

Служебные документы, подписанные разными организациями, могут иметь разные даты подписания.

2.1.4.4. Дата служебного документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов, например:

или

2.1.4.5. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется в правом нижнем углу документа под регистрационным номером документа.

2.1.5. Регистрационный номер служебного документа

2.1.5.1. Регистрационный номер входящего служебного документа при регистрации формируется в ручном режиме.

Регистрационный номер входящего служебного документа состоит из порядкового номера (в пределах документов, включенных в номенклатурное дело.

2.1.5.2. Регистрационный номер исходящего служебного документа формируется в ручном режиме в соответствии с настоящим разделом.

2.1.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего служебного документа

2.1.6.1. Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том случае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себя регистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое должен быть дан ответ. Данный реквизит документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

2.1.6.2. Ссылка на регистрационный номер может быть указана в тексте ответа на запрос. В этом случае ссылка на регистрационный номер в бланке исходящего ответа не требуется.

2.1.7. Место составления служебного документа

Место составления служебного документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других информационно-справочных документов.

2.1.8. Адресат

2.1.8.1. Адресатами могут являться органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, организации, их структурные подразделения, должностные лица, общественные объединения и граждане.

2.1.8.2. Реквизит «Адресат» печатается шрифтом Times New Roman N 14 в верхней правой части служебного документа (для угловых бланков) или справа под реквизитами бланка (для продольных бланков). Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

2.1.8.3. При адресовании документа организации без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Министерство просвещения  Российской Федерации

2.1.8.4. При адресовании служебного документа должностному лицу организации наименование должности адресата указывается в дательном падеже. При этом фамилия отделяется от должности 1 межстрочным интервалом, например:

	Начальнику Департамента образования Ивановской области
Фамилия И.О.

2.1.8.5. При адресовании служебного документа в структурное подразделение организации наименование организации пишется в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения организации в именительном падеже, например:

	Департамент образования Ивановской области
Отдел лицензирования, аккредитации и подтверждения документов

2.1.8.6. При адресовании служебного документа нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям организаций они указываются обобщенно.

К такому служебному документу составляется лист рассылки, отметка о наличии листа рассылки располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизита «Адресат».

Образец оформления листа рассылки к служебному документу приведен в приложении 7 настоящей Инструкции, например:

	Главам городских округов и муниципальных районов Ивановской области
(согласно листу рассылки)

При рассылке служебного документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается («по списку»), например:

	Руководителям муниципальных учреждений образования
(по списку)

2.1.8.7. При адресовании служебного документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем — через 1 межстрочный интервал почтовый адрес, например:

	Петровой М.В.
Тимирязева ул., д. 12, кв. 32, Фурманов, 155520

2.1.8.8. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес (электронный адрес). Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Электронный адрес указывается через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов получателя или названия организации, например:

	Департамент социальной защиты населения Ивановской области
info@ivszn.ivanovoobl.ru

2.1.8.9. Письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, направляются лицу, давшему поручение, например:

	Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации
Фамилия И.О.

2.1.8.10. Служебный документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется лист рассылки к служебному документу согласно приложению 1 настоящей Инструкции.

2.1.9. Гриф утверждения служебного документа

2.1.9.1. Гриф утверждения служебного документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник МУ отдела образования (личная подпись) И.О. Фамилия Дата

Расстояние между словом «УТВЕРЖДАЮ», наименованием должности лица, утверждающего служебный документ, его подписью, инициалами, фамилией и датой утверждения составляет 1 межстрочный интервал.

2.1.9.2. При утверждении служебного документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕН»), наименования утверждающего служебного документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого служебного документа и печатается через 1 межстрочный интервал, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника МУ отдела образования от 01.11.2013 № 35

2.1.10. Заголовок к тексту

2.1.10.1. Заголовок составляется исполнителем ко всем служебным документам, за исключением поручений, телефонограмм, факсограмм и документов, имеющих текст небольшого размера (до 4 — 5 строк). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, быть кратким, точно передавать содержание служебного документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?», «о ком?» и формулироваться с предлогом «О» («Об»), например:

2.1.10.2. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка служебного документа слева, от границы левого поля письма и печатается шрифтом Times New Roman размером N 12. Выделение данного реквизита курсивом или полужирным шрифтом не допускается.

2.1.10.3. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строк в заголовке к тексту не должна превышать 35 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

2.1.11. Текст служебного документа

2.1.11.1. Служебные документы, создаваемые в МУ отделе образования и исполнительных органах власти, изготавливаются при помощи электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 межстрочного интервала.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

2.1.11.2. В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма (1 — 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят за пределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочного интервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

2.1.11.3. Текст служебного документа печатается на русском языке на стандартных бланках установленного образца формата А4, на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документе должно быть 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле — 2 см, правое поле — 1 см.

При подготовке служебного документа на бланке верхнее поле письма устанавливается границами бланка.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.1.11.4. При оформлении текста служебного документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля служебного документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со второй страницы документа арабскими цифрами, шрифтом Times New Roman размером N 12.

2.1.11.5. Текст служебного документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделов и подразделов текста печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

2.1.11.6. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

2.1.11.7. В служебных письмах используют следующие формы изложения:

2.1.11.7.1. От третьего лица единственного числа, например:

2.1.11.7.2. От первого лица множественного числа, например:

2.1.11.7.3. От первого лица единственного числа, например:

2.1.11.8. Текст письма состоит, как правило, из трех частей.

Во вступительной части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

В основной части, начинающейся с абзаца, помещается описание события, его анализ и приводимые доказательства. Употребление соединительного союза «также» в начале предложений не допускается.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим», «высылаем», «направляем», «представляем», «сообщаем», «информируем» и т.п.

2.1.11.9. Текст служебного документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.1.11.10. Если письмо содержит вступительное обращение к адресату, то оно печатается через 1 межстрочный интервал от заголовка к тексту письма шрифтом Times New Roman размером N 14 и выравнивается по центру. Выделение обращения курсивом или полужирным шрифтом не допускается. Текст письма отделяется от обращения 1 межстрочным интервалом, например:

2.1.11.11. В служебных документах запрещается употребление сокращенных слов.

Наименования органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их полным названием. В нетекстовых приложениях к письмам допускаются сокращения слов и наименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России, МВД России).

Не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

2.1.11.12. При неоднократном употреблении наименования органа, его подразделения, учреждения, организации, термина, должности в рамках одного документа их сокращенное наименование может употребляться только при наличии соответствующей оговорки по тексту после полного наименования органа, его подразделения, учреждения, организации, термина, должности, например: исполнительные органы государственной власти Ивановской области (далее — ИОГВ).

2.1.11.13. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии в тексте жестким пробелом, который не позволяет отрывать инициалы имени и отчества от фамилии и переносить их на другую строку или страницу (жесткий пробел — сочетание клавиш Ctrl + Shift + пробел).

2.1.11.14. В деловых письмах могут использоваться заключительная этикетная фраза: «С уважением,», которая печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 выше наименования должности подписывающего лица либо пишется от руки.

2.1.11.15. Объем служебного документа, создаваемого в МУ отделе образования, не должен превышать 3 страниц. При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному документу.

2.1.12. Отметка о приложении

2.1.12.1. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям.

2.1.12.2. Отметка о приложении в служебных документах оформляется под текстом на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и через 1,5 межстрочного интервала от последней строки реквизита «Текст документа». Слово «Приложение» печатается без кавычек, а после слова «Приложение» ставится двоеточие.

2.1.12.3. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов, например:

2.1.12.4. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они записываются в столбик шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал и нумеруются арабскими цифрами, например:

Приложения:

1. Справка о … на 3 л. в 2 экз. 2. Проект … на 8 л. в 3 экз.

2.1.12.5. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

2.1.12.6. Если к служебному документу прилагается другой служебный документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом, например:

Приложение:

письмо Росстандарта от 05.03.2018 N 03-2/196 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

2.1.12.7. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

2.1.12.8. Если текст приложения к письму содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук, например:

2.1.12.9. На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам (контрактам, соглашениям), письмам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу, например:

2.1.12.10. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа шрифтом Times New Roman N 12. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

2.1.13. Гриф согласования служебного документа

2.1.13.1. Согласование проекта служебного документа с исполнительными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

2.1.13.2. Гриф согласования документа может располагаться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования к документу.

2.1.13.3. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

2.1.13.4. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

2.1.13.5. Если согласование осуществляется письмом, указывается вид документа, автор документа, дата и номер письма, например:

2.1.13.6. Замечания, предложения к проекту служебного документа оформляются на отдельном листе формата А4, печатаются шрифтом «Times New Roman» N 14 и оформляются следующим образом:

Замечания к проекту служебного документа…
Текст замечаний
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

2.1.14. Виза

2.1.14.1. Согласование проекта служебного документа оформляется визой на визовом (втором) экземпляре документа. Виза свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта служебного документа.

2.1.14.2. Представляемые на подпись служебные документы визируются исполнителем, которым осуществлялась подготовка проекта служебного документа.

2.1.14.3. Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При визировании документа допускается проставлять только личную подпись и дату. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

2.1.14.4. Виза на служебных документах проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа визового экземпляра служебного документа под подписью.

2.1.14.5. Служебные документы печатаются в нескольких экземплярах, один экземпляр направляется адресату; визовый экземпляр подшивается в соответствующее дело по номенклатуре дело.

2.1.14.6. В МУ отделе образования допускается отсутствие визового экземпляра документа. В данном случае виза согласующего лица может проставляться в нижней части лицевой стороны последнего листа служебного документа, под подписью.

2.1.15. Подпись

2.1.15.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman N 14. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

Начальник МУ отдела образования

Личная подпись

И.О. Фамилия

2.1.15.2. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если служебный документ подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица, или его заместитель, то указывается должность и фамилия лица, фактически подписывающего служебный документ согласно приказу об исполнении обязанностей.

2.1.15.3. При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой (замещаемой) должности. Наименование должностей лиц, подписавших документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

Заместитель Председателя Правительства Ивановской области — руководитель аппарата Правительства Ивановской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Начальник управления материально-технического обеспечения Правительства Ивановской области	Личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании служебного документа несколькими должностными лицами, занимающими (замещающими) равнозначные должности, они записываются в алфавитном порядке по фамилии.

2.1.15.4. При подписании документа усиленной квалифицированной электронной подписью штамп подписи располагается на свободном месте между наименованием должности и инициалами подписывающего лица.

2.1.16. Отметка об электронной подписи

2.1.16.1. Отметка об усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — ЭЦП) используется для удостоверения факта подписания электронного служебного документа должностным лицом. ЭЦП приравнивается к личной подписи должностного лица.

2.1.16.2. Отметка об ЭЦП в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа.

2.1.16.3. Место размещения ЭЦП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи. Элементы отметки должны быть видимыми и читаемыми и не должны перекрывать друг друга, а также не должны накладываться на текст документа или реквизит «Подпись».

2.1.17. Печать

2.1.17.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

МУ отдел образования имеет печать с изображением Герба Фурмановского муниципального района, иные печати и штампы установленного образца. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

2.1.17.2. Печать проставляется на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Печать может проставляться на специально отведенном месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

2.1.18. Отметка об исполнителе

2.1.18.1. Отметка об исполнителе служебного документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа служебного документа.

В случае невозможности размещения отметки об исполнителе на лицевой стороне служебного документа допускается ее размещение на оборотной стороне подписного листа в левом нижнем углу.

2.1.18.2. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона с указанием кода города и адрес электронной почты, печатается шрифтом Times New Roman размером N 11 и оформляется следующим образом:

2.1.18.3. На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.

2.1.19. Отметка о заверении копии

2.1.19.1. Для свидетельствования верности копии подлиннику служебного документа на свободном месте листа копии под текстом ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Копии служебных документов, протоколов в МУ отделе образования заверяет начальник МУ отдела образования.

Копии документов по кадровым вопросам может заверять лицо, имеющее право подписи, отвечающее за кадровое делопроизводство в МУ отделе образования.

2.1.19.2. Заверение многостраничных копий служебных документов может осуществляться двумя способами: постранично и целостно.

При заверении копии служебного документа целостно листы документа нумеруются ручным способом и прошиваются. На обороте последнего листа копии служебного документа приклеивается следующий ярлык:

При заверении многостраничных копий полистно листы нумеруются ручным способом, на каждом листе копии проставляется отметка о заверении от руки или с помощью соответствующего штампа с указанием наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.

Для проставления отметки о заверении копии в МУ отделе образования может использоваться штамп с соответствующими реквизитами.

2.1.20. Резолюция

2.1.20.1. Резолюция содержит указание по исполнению служебного документа и оформляется непосредственно на нем или на бланке, который подготавливается с использованием электронного шаблона и оформляется на листе бумаги формата A4, A5, A6.

2.1.20.2. Резолюция по исполнению служебного документа включает: фамилии, инициалы исполнителей; поручение по документу; срок исполнения (при необходимости); подпись руководителя и дату; регистрационный номер и дату служебного документа, к которому относится резолюция по исполнению, а также фамилию и инициалы лица, подготовившего проект резолюции, например:

Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект письма в адрес Правительства Российской Федерации в срок до 05.10.2018
Подпись	Дата
Регистрационный N	дата документа
Исполнитель

2.1.21. Отметка о контроле

Отметка о контроле, свидетельствующая о постановке служебного документа на контроль, оформляется путем проставления штампа «Контроль» в верхнем поле служебного документа на бумажном носителе.

2.2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому Кодексу Российской Федерации и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности. Не менее важным являются требования к правильному оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

— подпись,

— дата документа,

— печать,

— гриф утверждения документа,

— регистрационный номер документа.

• ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Деятельность МУ отдела образования сопровождается составлением различных видов документов. Их можно разделить на следующие группы:

— организационные документы (организационно-правовые) – (положение, регламент, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) и т.п.

— распорядительные документы (устав, приказы по основной деятельности, решения),

— документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т – 2, трудовые книжки),

— финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, лицевые счета по зарплате) и др.

— информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

Документы основных видов управления не выносятся за пределы МУ отдела образования за исключением подлежащих рассылке.

2.4.1. Организационные документы

Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы МУ отдела образования на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права, обязанности, руководство и ответственность.

В комплексе организационных документов МУ отдела образования особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция – правовой акт, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность работников МУ отдела образования.

2.4.2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед МУ отделом образования.

Постановления, распоряжения по основной деятельности являются важнейшими документами администрации. Сотрудники МУ отдела образования готовят проекты постановлений, по исполнению полномочий органа управления образованием на территории Фурмановского муниципального района.

Постановление – это муниципальный акт по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий переданных органам местного самоуправления, федеральными законами, законами Ивановской области, нормативными, правовыми актами Фурмановского муниципального района.

Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В первой части постановления указываются причины, основание принятия данного документа, в котором может быть ссылка на документ, во исполнение которого принимается данное постановление. Констатирующая часть постановления администрации завершается словом    п о с т а н о в л я е т, которое печатается вразрядку, с новой строки от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Постановляющая часть постановления, как правило, состоит из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением постановления в целом. В случае необходимости в постановлении перечисляются ранее принятые постановления, которые данным постановлением утрачивают силу или снимаются с контроля.

Постановляющая часть должна соответствовать по смыслу и задачам констатирующей части. Постановляющая часть составляется с учётом задач, целей, недостатков, указанных в констатации.

В постановляющей части необходимо указывать сроки исполнения каждого поручения и исполнителей.

Констатирующую часть постановления упускают, если причина издания постановления очевидна и не нуждается в разъяснении.

Основанием принятия постановлений, распоряжений являются:

— Федеральные законы, Указы Президента РФ, постановления Правительства России, нормативные документы Правительства Ивановской области и правовые документы   Ивановской областной Думы, Департамента образования Ивановской области;

— производственная необходимость и т.п.

Если постановление вводит в действие какие-либо инструкции, правила, положения, планы, то они оформляются в виде приложения к постановлению на отдельном листе такого же формата. В правом верхнем углу ставится:

Приложение

к постановлению  администрации

Фурмановского муниципального района

от 10.01.2020  № 4

Образец оформления постановления в приложении № 1

Распоряжение – муниципальный правовой акт, издаваемый главой по вопросам организации работы администрации. Текст распоряжения оформляется аналогично приказу. Текст распоряжения состоит из вводной и распорядительной части. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределённой форме. Например:

1. Создать рабочую группу в составе…

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределённой форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

Начальнику МУ отдела образования И.Ю.Саломатиной подготовить проект «Инструкции об организации работы по …

Указание срока исполнения даётся отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.

Например:

 Срок представления: 15.07.2019

            В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации Фурмановского муниципального района С.А.Окунева.

Постановление и распоряжение (подлинники) подписываются главой Фурмановского муниципального района, а в его отсутствии лицом, его замещающим. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документ предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Образец оформления распоряжения в приложении № 2.

Приказ – правовой акт, издаваемый начальником МУ отдела образования в целях решения производственных задач.

Приказы делятся на две группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы оформляются на бланке приказа. Приказ должен иметь следующие реквизиты:

1. 1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа.
3. Дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. А номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например:

05.08.2013  

или

            05 августа 2013 года № 400

1. Заголовок к тексту. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например:

«Об откомандировании работников МУ отдела образования в…»  Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

1. Текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку. Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Последний пункт распорядительной части документа может содержать сведения о подразделении (должностном лице) организации, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…».

1. Визы. Включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
2. Подпись. Состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Образец оформления приказа в приложении № 3.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения наиболее важных вопросов.  Коллегиальными органами являются совет при Главе администрации и сходы граждан.

            Текст решения, как правило, состоит из двух частей: вводной – и распорядительной. Во вводной части излагается состояние вопроса, цели, задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то во вводной части указываются наименование, дата, номер и заголовок документа.

            Распорядительная часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которое печатается без разрядки заглавными буквами, отдельной строкой от границы левого поля. Распорядительная часть решения должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение к решению.

2.4.3. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.         

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет его на согласование работодателю (ст.80 Трудового кодекса Российской Федерации).

Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются представитель нанимателя (работодатель) и гражданин (работник). В соответствии со ст. 67 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма трудового договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем, и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора храниться в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Содержание трудового договора должно соответствовать ст. 57 ТК РФ,

Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

Примерная форма трудового договора с работником утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 № 2190-р «Об утверждении Программы поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 — 2018 годы».

Трудовые книжки

 Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

 Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

 С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

 Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

 В трудовую книжку по месту работы также вносится запись с указанием соответствующих документов:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом  администрацией;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка администрации, уставами и положениями о дисциплине.

 Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

 При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в МУ отделе образования, заверяются подписью начальника и печатью МУ отдела образования и подписью самого работника.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

Личные карточки

Основным документом по учёту персонала МУ отдела образования является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка на работника заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Личное дело

Личное дело работника, заводится при приеме на работу и представляет совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике.

При оформлении личных дел сотрудников МУ отдела образования необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002), в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данном учреждении, в том числе:

— опись

— согласие на обработку персональных данных;

— личный листок по учету кадров;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— трудовой договор (оригинал, единственный экземпляр работодателя), дополнительные соглашения к нему;

— договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

— выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности, изменении существенных условий трудового договора);

— должностная инструкция;

— копии (заверенные) документа об образовании;

— выписки из документов (по усмотрению работника);

— копии (заверенные) документа, удостоверяющего личность (паспорт), документы, подтверждающие изменение персональных данных работника.

2.4.4. Информационно-справочные документы учреждения

Протокол – документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее – протокольное мероприятие), включая принятые по итогам решения.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

— председатель или председательствующий;

— секретарь;

— присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

— повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Содержание докладов и вступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Наименование документа – П Р О Т О К О Л —  печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид протокольного мероприятия – совещание, заседание и т.п. – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру.

Место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифрами или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней сроки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступающих на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола в приложении № 4.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приемки работ по трудовому соглашению, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт на предмет обследования жилищно-бытовых и материальных условий семьи и т.п.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии, инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения).

Реквизиты акта:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись.

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, происшествиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера, на пишущей машинке или рукописным   способом. Докладная записка составляется на общем бланке.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий содержание. В первой части излагаются факты, события, происшествия, послужившие поводом для написания докладной. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Датой такой записки является дата её подписания.

Реквизиты докладной записки:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания;
• заголовок;
• адресат;
• текст;
• подпись.

Письма

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи учреждения с внешними организациями.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструктивные (директивные) исходят из исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления или из государственных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, предоставления жилья и т.п.

К информационным, условно, относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предполагаемых товаров.

В письмах-запросах учреждение просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает получателя дать письмо-ответ.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. Второй экземпляр (копия) исходящего письма может печататься не на бланке.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

В заголовочной части письма указываются следующие реквизиты:

Дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом), заголовок к тексту, изложенный одной фразой.  В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): название учреждения, его структурное подразделение, должность, инициалы и фамилия, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нём следует указать номер и дату ранее посланного письма.

ТЕКСТ письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Текс письма по объему, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

ТЕКСТ письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

В связи с необходимостью подготовки ответа в Департамент образования Ивановской области …

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия), например:

… прошу направить в срок до 01.03.2020 следующую информацию…

Начальник МУ отдела образования                                                         И.Ю. Саломатина

В письмах используются следующие формы изложения:

* от первого лица множественного числа (направляет на согласование, просим рассмотреть),

* от первого лица единственного числа (прошу рассмотреть, считаю необходимым),

* от третьего лица единственного числа (администрация не может согласиться с Вашим предложением).

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу …, направляю …, считаю необходимым ….

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправка документа:                                              Напоминание:

* Отправляем Вам                                                  * Напоминаем Вам, что

* Направляю Вам                                                   * По истечении … срока

* В соответствии с Вашей                                         предложение сельской

   просьбой направляем Вам                                      администрации теряет  силу

* Согласно  нашей  договоренности 

   отправляет Вам   

Подтверждение                                           Извещение

* Сельская администрация             * Сообщаем Вам, что

   подтверждает получение ….        * Ставлю Вас в известность, что …

                                                     * Извещаем Вас …, что …

                                                     * Считаем необходимым поставить Вас в известность

Просьба                                                                              Благодарность

* Мы будем благодарны, если Вы сможете                * Мы признательны Вам

                                                                               * Выражаем благодарность за

* Нам хотелось бы получить ….                                * С благодарностью подтверждаем….

* Мы очень заинтересованы в

   решении этого вопроса ….

* В соответствии с нашей договоренностью просим Вас ….

Письма могут заканчиваться фразами:

* Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …

* Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества …

* Мы надеемся на вашу заинтересованность в расширении связей …

* С уважением …  и т.п.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Образец оформления письма администрации Фурмановского муниципального района в приложении № 5. Образец оформления письма МУ отдела образования в приложении № 6.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до передачи его на архивное хранение или до его уничтожения).

      Начальник МУ отдела образования несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами в МУ отделе образования.

В документационном обеспечении МУ отдела образования можно выделить три группы документов: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы, и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами МУ отдела образования может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

Обозначение:

      3.1. ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка входящих документов в МУ отделе образования осуществляется сотрудником, ответственным за ведение архива в МУ отделе образования. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Регистрация поступающей корреспонденции ведется по журнальной системе (в электронном виде). Вся поступающая корреспонденция, кроме конвертов с надписью «лично», вскрывается и регистрируется в день поступления в журнале входящих документов.

Документы, адресованные начальнику МУ отдела образования, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются сотрудником, ответственным за ведение архива в МУ отделе образования, а затем направляются начальнику МУ отдела образования.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно сотрудникам МУ отдела образования.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Журнал ВХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ имеет следующие графы:

Дата поступления

Входящий номер (индекс)

Краткое содержание

Отправитель

Исполнитель

Письма, предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в специальном журнале (в электронном виде) с присвоением порядкового номера в соответствии с требованиями.

            Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются главе.

            Электронный документ – документ, передаваемый посредством электронной связи. Он должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, регистрационный номер, дату, заголовок, текст, фамилию и имя лица, подписавшего документ. При наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, для придания документу юридической силы может быть использована электронная цифровая подпись.

            Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

            В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т.д.

            Текст телеграммы печатают прописными буквами   на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

            Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

Словами пишут такие знаки: — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты)  и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

            Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя организации, предприятия, учреждения на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов.

            Обязательные реквизиты телефонограммы: исходящий и входящий регистрационные номера, указание должности, фамилии, имени, отчества отправителя, а также подпись лица, принявшего телеграмму.

            Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

            Факс – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

            По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как и деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

            В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получить сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости можно было предоставить клиенту. Срок хранения – от трех до пяти лет.

            Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности: во-первых, иначе оформляется адресная часть; во-вторых, номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отравления и количество страниц составляют единый блок; в-третьих, указывается вид документа – «Fax- message».

            Поступившие документы проходят следующие этапы:

— приём документов и первичное их рассмотрение предполагает проверку правильности доставки, целостности конвертов, наличие вложенных в них документов, приложений и т.п. Конверты поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или, когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения конверта. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

— регистрацию, т.е. проставление оттиска регистрационного штампа, (его размеры: 41х19); текст:          

на нём – регистрационный номер – порядковый номер по журналу регистрации и дата поступления документа. Запись на штампе производится арабскими цифрами: 15.03.2018 № 75, затем передается документ главе.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

— рассмотрение документов главой администрации, нанесение резолюции, подписание и возвращение их делопроизводителю; принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Глава администрации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки, а также необходимость в контроле исполнения данного документа;

— резолюция переносится в журнал регистрации;

— передача документов исполнителю под расписку в журнале входящей документации с указанием даты получения;

— контроль исполнения документов;

— исполнение документов – этот вид работы предполагает возвращение поступившего документа вместе с составленным ответным документом, указанием выполнения конкретного задания, действия. Делопроизводитель оформляет реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Запись должна быть следующей:

Дело № 8

Исх. № 15 от 10.04.2013

— подшивка документов в дела.

3.2. ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ (ИСХОДЯЩИХ)

Отправляемые МУ отделом образования документы называются исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа;

— согласование проекта документа;

— подписание документа начальником МУ отдела образования;

— регистрация документа в журнале исходящей документации.

Журнал регистрации ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата отправления

№ п/п

Адресат (кому)

Краткое содержание

Исполнитель

— отправка документа адресату предполагает перенос регистрации одного номера и даты из журнала на документ, на все экземпляры, далее идёт отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (или единственного экземпляра факса).

Исходящие документы, отправляемые за подписью главы администрации, оформляются в трех экземплярах, глава администрации подписывает один экземпляр, за исключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

3.3.  ПОРЯДОК   РАБОТЫ  С  ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в МУ отделе образования, не выходя за её пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

— составление проекта документа;

— согласование проекта документа;

— подписание документа начальником МУ отдела образования (в необходимых случаях – утверждение);

— регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

— передача документа исполнителю;

— контроль исполнения документа;

— исполнение документа;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивка документа в дело.

3.4.  ПОРЯДОК  РАБОТЫ С  ОБРАЩЕНИЯМИ  ГРАЖДАН

Работа с поступающими в МУ отдел образования устными и письменными обращениями граждан проводится в соответствии с Положением о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в МУ отделе образования.

3.5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ДЕПАРТАМЕНТЫ, КОМИТЕТЫ, УПРАВЛЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

3.5.1. Документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 межстрочного интервала.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма (1 — 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят за пределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочного интервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

3.5.2. Текст служебного документа печатается на русском языке на стандартных бланках установленного образца формата А4, на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документе должно быть 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле — 2 см, правое поле — 1 см.

3.5.3. Текст документа, как правило, печатается на 1 листе, при оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

3.5.4. Документы оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке, в том числе дату документа, являющейся датой его подписания или утверждения, регистрационный номер документа, состоящий из его порядкового номера, в документах, являющихся ответными – ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, заголовок к тексту, включающий краткое содержание документа.

3.5.5. Объем служебного документа не должен превышать 3 страниц. При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному документу.

3.6. СОСТАВЛЕНИЕ   НОМЕНКЛАТУРЫ  ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Составлением номенклатуры дел занимается ответственный за ведение архива в МУ отделе образования.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МУ отделе образования, с указанием сроков их хранения. В МУ отделе образования составляется сводная номенклатура дел организации. Номенклатура составляется не позднее 15 декабря текущего года, согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Ивановской области и подписывается руководителем.  По окончанию текущего календарного года в номенклатуре дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов дела, систематизации и учёта дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного хранения.

Номенклатура дел МУ отдела образования составляется лицом, ответственным за ведение архива, согласовывается с архивным отделом администрации Фурмановского муниципального района и затем отсылается на согласование ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

Номенклатура дел МУ отдела образования ежегодно, не позднее декабря месяца текущего года, уточняется с сотрудником МУ отдела образования, ответственным за ведение архива и с учетом изменений и вводится в действие с первого января нового календарного года.

Номенклатура дел МУ отдела образования разрабатывается на 5 лет, после чего согласовывается с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области. В случае изменения функций и структуры МУ отдела образования номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области. Номенклатура дел разрабатывается в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

3.7.  ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

ДЕЛОМ является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в отдельную обложку, оформленную по установленным правилам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документальном потоке администрации, обеспечивает сохранность документов. Устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре администрации.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

— в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа;

— документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело, например: переписка с другими организациями;

— в дело включается один экземпляр каждого документа;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

 — в дело формируются документы одного года, за исключением переходящих дел;

 — в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

 — документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху, при сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (в начале документы за январь, затем за февраль и т.д.);

— при необходимости с целью быстрого нахождения документов в деле составляется внутренняя опись документов (листы внутренней описи подшиваются в начале дела);

— Положения, уставы, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

— приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

Дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм.

С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района дела хранятся по месту формирования. Документы постоянного хранения до сдачи в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района должны храниться в металлических шкафах, сейфах или специально отведенном для этого помещении. МУ отдел образования обязан создать условия для текущего хранения архива. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление предусматривает:

— подшивку (документы подшиваются на четыре прокола прочными нитками в прочную обложку из картона, листы не должны выступать за края обложки, металлические скрепления (скрепки и булавки) удаляются);

— оформление реквизитов на обложке;

— нумерацию страниц (листы нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в правом верхнем углу, листы внутренней описи нумеруются отдельно);

— составление заверительной надписи;

На обложке дела указывают реквизиты:

— наименование организации;

— номер (индекс) дела;

— заголовок дела;

— дата дела;

— количество листов;

— срок хранения дела.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника МУ отдела образования, при смене ответственного за архив и делопроизводство, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника МУ отдела образования. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается сотрудник МУ отдела образования, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника МУ отдела образования.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника МУ отдела образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

        Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению по окончании делопроизводственного года (в течение января-февраля) и передаче их в течение марта текущего года сотруднику, ответственному за архив и делопроизводство в МУ отделе образования, а затем сдаются в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

3.8. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

3.8.1. Экспертиза ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МУ отделе образования создаётся постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого начальником МУ отдела образования.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работником, ответственным за ведение архива, совместно с экспертной комиссией МУ отдела образования под методическим руководством архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации Фурмановского муниципального района; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в МУ отделе образования, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МУ отдела образования.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

            По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела МУ отдела образования подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

3.8.2. Экспертная комиссия.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в МУ отделе образования создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом начальника МУ отдела образования и возглавляется начальником МУ отдела образования.

Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.

ЭК выполняет следующие задачи:

— рассматривает проекты номенклатуры дел;

— организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;

— не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводственного года, рассматривает описи дел по личному составу, дел постоянного срока хранения и выносит решение о представлении их на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области;

— рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению в МУ отделе образования.

Отбор документов к уничтожению оформляется актами. Акт рассматривается на заседании ЭК и утверждается начальником МУ отдела образования. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

3.9.   ПЕРЕДАЧА  ДЕЛ   НА  АРХИВНОЕ  ХРАНЕНИЕ

3.9.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год или по завершении года в делопроизводстве МУ отдела образования, обрабатываются и передаются ответственному за архив и делопроизводство.

3.9.2.  В архиве МУ отдела образования дела постоянного хранения остаются в течение 5 лет, после чего по описи передаются в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

Передача дел в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района осуществляется по графику, утвержденному приказом МУ отдела образования. Прием дел производится сотрудником архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района в присутствии лица, ответственного за архив в МУ отделе образования.

В случае ликвидации или реорганизации лицо, ответственное за ведение архива МУ отдела образования, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их в архив по описям и номенклатуре дел.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов  является одной из важных функций МУ отдела образования, который осуществляет проверку исполнения законодательных актов представительных и исполнительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативных, правовых актов Ивановской области, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области, Ивановской областной Думы, данные во исполнение Федеральных  законов, указов, распоряжений Президента Российской Федерации, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, решений Совета Фурмановского муниципального района, постановлений и поручений администрации Фурмановского муниципального района.

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ  КОНТРОЛЯ  ИСПОЛНЕНИЯ

4.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

4.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

4.1.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет сотрудник МУ отдела образования, ответственный за ведение делопроизводства и/или архива.

4.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются начальником МУ отдела образования, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения должна указываться в резолюции начальника МУ отдела образования.

4.1.5. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылается экземпляр регистрационной карточки. После исполнения карточка возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

4.1.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляется пометка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата и номер исходящего документа.

Снятый с контроля документ нельзя считать утратившим силу – он продолжает действовать. Для предотвращения его действия (при необходимости) издается приказ об утрате силы данного документа.

Дата создания: 22-07-2021
Дата последнего изменения: 22-07-2021

Главная
→
Документы УНО
→
Нормативно-правовая база
→
Приказ об утверждении примерной инструкции по делопроизводству, типовых форм приказов и договоров для муниципальных образовательных учреждений, подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района

---

Приказ об утверждении примерной инструкции по делопроизводству, типовых форм приказов и договоров для муниципальных образовательных учреждений, подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района

Документы УНО
→
Нормативно-правовая база

Утверждена

приказом Управления народного образования

Администрации Ханкайского муниципального  района

от  05.09.2013 №   104

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в муниципальных образовательных учреждениях подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в муниципальном образовательном учреждение (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности муниципальных образовательных учреждениях подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района документов (далее — учреждения), совершенствования делопроизводства в учреждениях и повышение его эффективности.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с применением информационных технологий.

1.3. Особенности работы с документами, содержащие конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем учреждения.

1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет секретарь учебной части и (или) ответственный за ведение делопроизводства (далее секретарь), который назначается приказом руководителя учреждения.

1.6. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя учреждения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.

1.7. Работники учреждения несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Учреждения издают следующие документы: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции.

2.2. Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, советов, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на них, фиксируются в протоколах.

2.3. Для осуществления оперативных связей с другими предприятиями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телеграммы, телефонограммы.

2.4. Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников, предоставления им отпусков оформляются трудовые  договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.

III. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Основные требования по оформлению документов

3.1.1. Проекты документов и документы должны, как правило, оформляться на бланках учреждения и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста.

Документы, создаваемые в учреждении, печатаются шрифтом Times New Roman  (Cyr) размером № 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервалов.

Для выделения  части текста документа,  заголовка, примечания  могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или  смещение  относительно границ основного текста.

3.1.2. Каждый  напечатанный лист документа, оформленный как  на бланке, так  и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое –3 см, правое – 1 см, верхнее – 2 см – для текста, 0,5 см – на бланке, нижнее – 2 см.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков на средствах множительной и вычислительной техники.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме протокола и акта.

3.1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и  последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

3.1.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Другие реквизиты документа отделяются друг от  друга 1-1,5 одинарными межстрочными интервалами.

3.2.Оформление реквизитов документов.

3.2.1. Наименование учреждения — автора документа.

Наименование учреждения указывается в точном соответствии с Уставом.

Справочные данные об учреждении указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению учреждения.

3.2.2. Название вида документа.

Название документа, составленного или изданного учреждением должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления или издания документа указывается на бланках документов учреждения, за исключением бланков писем.

3.2.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, — дата его утверждения. Дата документа проставляется работником, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.03.2013.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2013 года.

3.2.4. Подпись документа.

Документы, направляемые учреждением в организации, учреждения и предприятия, органы и управления, подписываются руководителем учреждения.

До подписания исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресовании, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок разъясняющих содержание подготовленных документов.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими работниками их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если работник, подпись которого указана в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

3.2.5.Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем учреждения.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ (организации, органа), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

3.2.6. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в учреждении.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.2.7. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу, а так же гражданам.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу (гражданину) — после фамилии.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Для отправки документов, не имеющих адресной строки, готовятся сопроводительные письма.

3.3.Содержание и структура документа.

3.3.1.Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида).

Текст документа должен  быть ясным,  кратким,  обоснованным,  обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

3.3.2.Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

3.3.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк

3.3.4.Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.

3.3.5.Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) — излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй — содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

3.3.6.В документах используется следующая форма изложения:

— от первого лица в единственном числе — текст приказов, распоряжений и т.п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

— от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение;

— от третьего лица множественного числа — локальные акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

3.3.7.В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД, Сбербанк.

3.3.8. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными правилами в учреждении правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и работниками лицами учреждения (внутренне согласование) возлагается на работников, которые готовят документ, — исполнителя документа.

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Приказы

4.1.1. Приказ — индивидуальный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учреждением.

Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности руководителем учреждения в случае его отсутствия.

4.1.2. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п.

4.1.3. Приказы должны оформляться на бланке учреждения. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя учреждения. Проекты приказов разрабатываются уполномоченным лицом по поручению руководства или по собственной инициативе.

4.1.4. Приказ  имеет следующие реквизиты: наименование учреждения; вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.

4.1.5. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем учреждения, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении…, О регистрации…, О создании…

4.1.6. Приказ оформляется на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части может делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Последнем пунктом распорядительной части приказа может указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

4.1.7. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

4.1.8. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

4.1.9. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения.

Положение устанавливает порядок образования, структуру, задачи и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы органа  исполнительной власти района.

Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, организация работы.

4.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.2.4. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция учителя).

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки; основное назначение, ответственность за нарушение.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Название главы печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Главы нумеруются римскими или арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами внутри каждой главы.

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

4.3.3. Протокол заседания коллегиального органа подписывается  председательствующим на заседании и секретарем.

4.3.4. Датой протокола является дата заседания.

4.3.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», которая печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала.

4.3.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 12-14.

4.3.7. Протокол имеет следующие реквизиты:

— наименование вида документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

— вид  заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и  выравнивается по центру;

— дата и номер протокола — дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля, а номер – после слова «протокол»;

— место проведения заседания указывается при оформлении протокола совещания в том случае, если оно происходило не в здании Администрации района, выравнивается по центру на одной линии с датой;

— текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

4.3.8. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего и секретаря заседания или совещания. После слова «Присутствовали» указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или работников, а  также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество.

4.3.9. Далее оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый вопрос повестки дня оформляется с красной строки, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» ( «Об»). Слова «Повестка дня» выравниваются по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия  и должность, докладчика.

4.3.10. Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным интервалом.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела, после слова СЛУШАЛИ  ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются инициалы и фамилия докладчика в родительном  падеже; после фамилии  ставится тире и с прописной  буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется «Доклад прилагается». Например:

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, через 1,5 интервала, с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления, например:

4.3.11. Вопросы к докладчику и ответы на них  оформляются по той же схеме (вместо слов «вопрос» и «ответ» пишут инициалы и фамилию).

В тексте выступления целесообразно  каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова  РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже, через 1,5 интервала, с красной строки приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется «Решение прилагается».

Решение заседания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если решением (постановлением) или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривается, это фиксируют в протоколе.

4.3.12. Содержание особого мнения записывается в  протоколе после соответствующего протокольного решения.

4.3.13. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись председателя включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).  Наименование должности печатается от левой границы текстового  поля через 1 межстрочный интервал.  Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма по своему содержанию могут быть инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-подтверждениями и т.д.

4.4.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 12-14.

Письмо имеет следующие реквизиты:

дата — оформляется цифровым способом;

исходящий номер;

адрес печатается в правой верхней части бланка письма и ограничивается правым полем.

В состав адреса входит наименование учреждения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу, — фамилия и инициалы, адрес получателя.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

Наименование организации или ее структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании служебного письма организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

При направлении служебного письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

4.4.3. При адресовании служебного письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Если служебное письмо адресуется  руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщению, например:

При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «копия»  не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается  только один адресат;

4.4.4. Заголовок печатается от левой границы текстового  поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1  межстрочный интервал.

Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его  допускается продлевать до  границы правого поля;

4.4.5. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается  по ширине текстового поля.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или  нескольких вопросов, если они  взаимосвязаны. Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

«Муниципальное дошкольное учреждение „Детский сад № 2“ с. Майское Ханкайского муниципального района Приморского края считает…», «Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение „Средняя общеобразовательная школа № 7“ с. Новокачалинск Ханкайского муниципального района рассмотрело…».

Если письмо  оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направлено…».

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом.

4.4.7. Приложение отделяется от текста 1,5-2 межстрочными  интервалами. Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение:  программа в 3 экз.

4.4.8. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами.

При  подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

4.5. Телефонограмма

4.5.1. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование учреждения, адрес, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

4.5.2. Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку адресатов и номеров телефонов.

4.6. Заявление

4.6.1. Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Оно содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу.

Заявление оформляется на стандартных листах бумаги формата A4.

4.6.2. Заявление включает: адресат, которому направляется заявление, фамилию, имя, отчество, должность автора заявления, наименование документа, точное изложение просьбы, предложения, опись прилагаемых к заявлению документов, дата, подпись.

4.6.3. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление публицистической лексики.

4.7. Записка

4.7.1.Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

4.7.2. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (работника), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

4.7.3. Записка составляется на бумажном носителе или в электронном виде.

Оформление записки зависит от адресата. При составлении докладной записки, адресованной руководителю учреждения в рамках учреждения, она считается внутренней и оформляется на стандартных листах бумаги формата A4. Если записка адресуется за пределы учреждения, то ее оформляют на бланке, и она называется внешней.

Внешняя записка должна содержать следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 — 5 строк, адресат (ы), текст, подпись руководителя учреждения.

Внутренняя записка должна содержать следующие реквизиты: вид документа, дата документа, название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 — 5 строк; адресат (ы), текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

4.7.4. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем или заместителем руководителя. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

4.8. Акт

4.8.1. Акт – документ, составленный и подписанный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема — передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

4.8.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman  (Cyr)  размером № 14 и имеет  следующие реквизиты.

Гриф утверждения включает слово «утверждаю», которое печатается прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Слово «утверждаю», наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа – акт. Наименование вида документа  отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается  по центру.

Номер оформляется арабскими цифрами и печатается  после слова акт, на той же строке.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события и  оформляется словесно-цифровым способом через 2 одинарных межстрочных интервала от заголовка.

Место издания указывается на одной линии с датой.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом, и  выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание активируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос: «О чем?» составлен акт, например: «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению».

Текст отделяется от даты и места  издания акта 3 межстрочными  интервалами и  печатается через 1,5 интервала.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и  констатирующей.

Вводная часть текста акта начинается словом  «Основание:» после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово «Составлен», ставится двоеточие, и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии.

Фамилии членов комиссии располагаются в  алфавитном порядке.

Констатирующая часть  текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются  цели,  задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются  сведения о количестве  напечатанных  экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направляются.

Количество экземпляров акта определяется  количеством заинтересованных сторон или  нормативными  правовыми документами, регламентирующими составление акта;

Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами.

Акт  подписывается председателем комиссии и всеми лицами,  принимавшими участие в его составлении.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Прием и обработка поступающих документов

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. В документообороте учреждения выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

5.1.3. При установлении требований к организации документооборота в учреждении следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.4. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется совместно с другими видами делопроизводства.

5.2. Прием и обработка поступающих документов

5.2.1. Доставка и отправка документов в учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

5.1.2. Документы, поступающие в учреждение, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

5.2.3. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем и (или) лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

5.2.4. Секретарь учебной и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, проводит: проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

5.2.5. Полученные конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений, либо отсутствия приложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, второй приобщается к поступившему документу.

5.2.6. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по  принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденции возвращается отправителю.

5.2.7. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются  к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа.

5.2.8. Специалистом не вскрываются конверты писем с надписью «лично». Они передаются по назначению.

5.3. Предварительное рассмотрение документов

5.3.1. Секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем учреждения.

5.3.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему работнику.

5.3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа руководителю учреждения или должностному лицу в соответствии с установленным в учреждении распределением обязанностей между руководителем и должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

5.4. Регистрация документов

5.4.1. Передача документов на регистрацию производится только после их предварительного рассмотрения.

5.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности учреждения и регистрируются независимо от способа их доставки.

5.4.3. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

5.4.4. Документы, подлежащие регистрации регистрируются в журнале регистрации входящих документов в день поступления — в случае поступления документа в рабочее время; на следующий рабочий день — в случае поступления документа в нерабочее время; незамедлительно — с отметками «Срочно», «Оперативно».

Документы, поступившие в учреждение, минуя приемную, после их рассмотрения в тот же день передаются в приемную главы для последующего оформления и передачи исполнителям.

5.4.5. На документах, поступающих в адрес учреждения, в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового регистрационного номера.

5.4.6. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) присваиваются самостоятельные регистрационные номера.

При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие  документы специалистом указываются регистрационные номера последних и затем письма передаются на рассмотрение.

5.5. Распределение поступающих документов

5.5.1. После регистрации документы, передаются на рассмотрение руководителю учреждения.

5.5.2. После рассмотрения руководителем учреждения документы возвращаются секретарю и (или) лицу, ответственному за ведение делопроизводства в учреждении, для перенесения указаний по исполнению документа в журнал регистрации входящих документов.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется работнику, являющемуся ответственным исполнителем, а соисполнителям направляются копии документов (если имеются), о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

5.5.3. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения.

5.6. Обработка и передача отправляемых документов

5.6.1. Регистрация  отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле учреждения.

5.6.2. Отправку исходящих документов производит секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении.

Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно секретарем и (или) лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

5.6.3. Секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются лицу, подготовившему документ.

5.6.4. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

5.6.5. На заказную корреспонденцию, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается секретарю учебной части и (или) лицу, ответственному за ведение делопроизводства в учреждении, с распиской работников почтового отделения связи или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

5.6.6. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

5.6.7. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

5.6.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой с  использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи.

5.7. Особенности работы с электронными документами

5.7.1. В учреждении создаются и используются:

— электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

— электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

5.7.2. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в учреждении.

5.7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота учреждения.

5.7.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.7.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

5.7.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота учреждения. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.7.7. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.7.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

5.8. Информационная безопасность

5.8.1. Информационные ресурсы учреждения по доступу (возможности использования) подразделяются на открытую (общедоступную) информацию, служебную информацию и информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных учреждения, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.

К категории служебной  информации относится информация, содержащаяся в  документах и базах данных учреждения, предназначенная для должностных лиц и работников учреждения, при выполнении ими своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и базах данных, включающая сведения конфиденциального характера.

Вся информация, содержащаяся в документах и базах данных учреждения, по умолчанию является открытой и общедоступной. Исключение составляет информация, отнесенная к категориям служебной и ограниченного распространения (доступа).

5.8.2. Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация ограниченного доступа снабжается грифом «Для  служебного пользования».

Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и наложения соответствующего грифа обладает автор документа по согласованию с руководителем учреждения.

Документированная информация, ограниченного распространения, без санкции должностного лица, установившего режим ограниченного распространения для данного документа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству.

5.8.3. Личные дела работников, личные карточки работников, трудовые книжки работников, приказы по личному составу должны храниться в сейфе или в металлическом шкафу.

Бланки трудовых книжек по мере необходимости выдаются ответственному лицу, или руководителю. Записи в трудовой книжке подписывает руководитель учреждения.

Учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности: дипломов, вкладышей к ним, свидетельств, удостоверений ведет заместитель директора или директор. Бланки хранятся в сейфе.

5.8.4. Установка и эксплуатация программного обеспечения, полученного из любых источников и выполняющего функции, не связанные непосредственно с выполнением работниками своих должностных обязанностей, категорически запрещена.

5.8.5. Вся представленная в электронном виде информация, поступающая в учреждение, в обязательном порядке подлежит проверке антивирусными средствами.

5.8.6. Электронная почта может использоваться пользователями только для обмена информацией, относящейся к категории открытой и служебной. Запрещено использовать электронную почту для передачи информации, относящейся к категории ограниченного распространения.

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль исполнения документов включает: учет, постановку на контроль, контроль  сроков исполнения, непосредственную проверку хода исполнения, проверку качества исполнения, анализ результатов исполнения.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «контроль».

6.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-х дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

6.4. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.5. Проверка хода исполнения контролируемых документов осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – еженедельно.

6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным организациям и лицам.

VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

7.1. Учреждение имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы, бланки со своим наименованием.

7.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель учреждения.

В случае служебной необходимости по решению руководителя учреждения допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

7.3. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом учреждения или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

7.4. Учет имеющихся в учреждении печатей и штампов ведет секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).

7.6. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей возлагается на руководителя учреждения.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения документов, регламентирующих деятельность учреждения и порядок его документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности учреждения.

8.1.3. Номенклатура дел учреждения составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства и архивное дело в учреждении, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, утверждается руководителем учреждения.

8.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы учреждения.

8.1.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

В течение срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для их продолжения.

8.1.6. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения (кода) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код, 05 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

8.1.7. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Основой для наименования (заголовка) дел являются вопросы, отражающие задачи и функции учреждения. Наименования дополняются указанием рода заводимого дела или разновидности документов (постановления, распоряжения, приказы, протоколы и т.д.).

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы по основной деятельности».

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки, а также вводные слова и сложные обороты.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.1.8. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.1.9. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными и сокращение их не допускается. Разрешается хранить документы свыше установленного срока, если в том есть практическая необходимость.

8.1.10. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения.

8.1.11. Если в течение года в учреждении возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы и т.д.

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В учреждении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и их формирование в дела.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период в календарный год и  систематизируется в  хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб  граждан по личным вопросам.

8.2.4. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными,  в документах.

8.2.5. Все документы по одному и тому же вопросу,  поступившие и  рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение № 6), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 7), подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.7. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; индекс дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование учреждение; индекс дела – предоставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с архивным отделом Администрации Ханкайского муниципального района; дата дела – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях закрепления сохранности и закрепление порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруется: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в результате деятельности учреждения, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.6. Для документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами пропись количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.7. Документы, составляющие дело подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текстов всех документов. При  подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела  не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив района дела хранятся по месту их оформления.

Работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

8.3.2. Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения руководителя учреждения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 8). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении приёме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

9.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в учреждении, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно силами структурных подразделений Администрации района, при методической помощи работников архивного отдела.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел проводится отбор дел и документов (до 10лет хранения) с истёкшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизий» и т.д.

9.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 9), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 10),. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.1.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

9.2. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

9.2.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.

9.2.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

9.2.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего учреждения.

9.2.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

9.2.5. После утверждения руководителем учреждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел учреждения проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… № …» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

9.3. Подготовка и передача документов в архив

9.3.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.3.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.

9.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел; заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения вносятся в опись полностью; для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номер дел содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года); графа описи «примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.

В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).

9.3.4. Описи дел подписывает ответственный за делопроизводство в учреждении и работник ведомственного архива, осуществляющий приём дел (с указанием даты приёма).

9.3.5. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения хранятся в учреждении и по истечении сроков хранения уничтожаются по акту установленной формы.

9.3.6. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет лицо, передающее документы).

9.3.7. При ликвидации или реорганизации учреждения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного учреждения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив учреждения, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Скачать электронную версию документа