ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству
в государственных организациях
В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), п р и к а з ы в а ю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.
Руководитель Росархива А.Н. Артизов
Зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018. Регистрационный № 51922.
-
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
Опубликовано: 23.08.2018, последнее изменение: 23.08.2018
За последние годы законодатели утвердили много нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. В них легко запутаться и трудно выбрать тот, который необходим вам именно сейчас. Мы подготовили для вас список основных документов, актуальных на начало 2021 года, на которые нужно ориентироваться при выстраивании и ведении делопроизводственных процессов в организации.
Документы для каждого делопроизводственного процесса
В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.
Обязательно ли соблюдать положения всех этих документов?
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится.
Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
Что изучить об организации делопроизводства?
Документы этой категории следует изучать для того, чтобы грамотно регламентировать делопроизводственные процессы организации. Руководствуясь ими, в организациях создают положения о делопроизводстве и разделы «Термины и определения» локальных нормативных актов по делопроизводству.
Правила делопроизводства (нормативный документ для государственных органов, органов местного самоуправления)
Правила делопроизводства устанавливают основное: делопроизводством необходимо заниматься, причем делать это следует системно. В частности, Правила делопроизводства декларируют необходимость разработки инструкций по делопроизводству, созданию в организациях специальных структурных подразделений (служб делопроизводства), а в территориальных органах (филиалах, подразделениях, если речь идет об организациях) – ответственных за делопроизводство.
В Правилах делопроизводства перечислены документы, которые должны существовать в организации и сопровождать процессы документационного обеспечения управления. К ним относятся:
- инструкция по делопроизводству;
- положение о службе делопроизводства;
- должностные инструкции работников службы делопроизводства;
- при смене руководителя службы делопроизводства – акт приема-передачи документов и дел.
Также в Правилах делопроизводства установлено, что их требования также применимы к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами[5].
Это говорит о том, что делопроизводители могут и должны взаимодействовать с другими структурными подразделениями, а также требовать от них выполнения общих правил делопроизводства: учета и оборота документов, создания и соблюдения номенклатуры дел и т.д.
В Таблице 2 приведены основные тезисы разделов Правил делопроизводства. Обратите внимание: в этом документе говорится о том, что нужно делать, а о том, как именно это делать, написано в других документах. О них мы расскажем далее.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (носит рекомендательный характер)
Можно сказать, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – это скорее теоретический документ, так как в нем содержится информация о целях функционирования системы делопроизводства в любой организации. Здесь нет практических рекомендаций, которые помогали бы понять, что конкретно нужно делать. Зато документ содержит описание образцовой системы делопроизводства, к которой следует стремиться.
На основе положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 можно формулировать принципы делопроизводства и поместить их в Положение о делопроизводстве организации (Пример 1).
ГОСТ Р 7.0.8-2013 (носит рекомендательный характер)
ГОСТ Р 7.0.8-2013 представляет собой словарь делопроизводственных терминов. Он очень удобен для составления разделов «Термины и определения» к локальным нормативным актам по делопроизводству (Пример 2).
[1] ВНИИДАД, 2018.
[2] В ред. от 08.12.2020.
[3] В ред. от 28.04.2011.
[4] ВНИИДАД, 2016.
[5] См. п. 1.4 Правил делопроизводства.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2021.
Официальное опубликование правовых актов
ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44
«Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
(Зарегистрирован 17.08.2018 № 51922)
Номер опубликования: 0001201808200001
Дата опубликования:
20.08.2018
1
10
20
50
ВСЕ
1 2 3 4 … 99
Страница №1 из 99: |
1 2 3 4 … 99
Отправить документ
Введите символы
Подробнее