Программа hotel 3 для гостиниц инструкция по применению

Эффективно управлять объектом размещения возможно!

Достаточно научиться рационально распределять задачи, анализировать учетные данные и оперативно реагировать. В помощь предлагаем – автоматизированную систему управления «Отель 3». Это уникальный коммерческий комплекс, который просто настроить под отели любого уровня и категорий, их особенности и условия работы.

Преимущества программы «Отель 3»:

• Легкая и простая установка;
• Обилие настроек;
• Интуитивно-понятный интерфейс;
• Возможность работать с программой без специального обучения;
• Управление всем функционалом с одного компьютера;
• Приемлемая цена.

Возможности программы «Отель 3»:

• Анализ состояния и управление номерным фондом;
• Ведение базы постоянных клиентов;
• Управление взаимоотношениями гостей;
• Автоматизация процесса бронирования, размещения и выезда клиентов;
• Контроль работы персонала;
• Формирование актуальной информации о работе объекта размещения;
• Планирование, анализ движения денежных средств;
• Повышение уровня и скорости обслуживания.

Систему легко перенастроить в ходе работы! Полная конфигурация программы «Отель 3» позволяет автоматизировать процессы, связанные с управлением объектом размещения. Получить больше информации о возможностях и преимуществах системы управления «Отель 3» Вы можете, обратившись к менеджерам «Интеротель Менеджмент».

Базовая конфигурация. Набор модулей

Дополнительные модули

Начальная страница

После запуска 1С: Отель пользователь увидит на экране окно, в котором можно условно выделить следующие области:

1 – начальная страница

2 – главное меню

Начальная страница

Примечание: Внимание! Чтобы вернуться на начальную страницу из любого окна программы, нажмите на закладку Начальная страница.

На данной странице отображается учетная дата отеля.

Также на начальной странице расположена ссылка Изменить отель. Обратите внимание, что изменить отель может только пользователь с правами на данное действие. Если соответствующих прав нет, то программа выдаст предупреждение.

В блоке Загрузка отображается уровень загрузки отеля.

Если нажать на ссылку …% в данном блоке, то открывается форма сводных показателей отеля. В данной форме отображаются различные статистические данные.

С помощью ссылок Заезд номеров, Занято номеров и Выезд номеров организован быстрый переход в журнал размещений
(Фронт-офис) на соответствующие вкладки Заезд, Занято и Выезд номеров.

Обратите внимание, что под каждой из ссылок: Заезд номеров, Занято номеров и Выезд номеров, отражается соответственно количество номеров на заезд, количество занятых номеров и количество номеров на выезде.

Примечание: Подробнее про журнал Фронт-офис читайте в соответствующем уроке.

В блоке Состояние номеров отображается состояние номеров в отеле на текущий момент, а именно — количество номеров по каждому используемому статусу номера.

При нажатии на любой из статусов или на количество номеров в итоге Всего открывается форма со списком номеров с включенными соответствующими отборами. Например, при нажатии на Чистый откроется список всех номеров, находящихся в статусе Чистый.

Главное меню

Набор пунктов меню, которые доступны в главном меню, зависит от настроек пользователя. Так для сотрудников службы приема и размещения как правило доступны пункты Главное и Фронт-офис.

В Главное обычно доступны отчеты, обработки, конвертер валют и сервис Попросить помощь. 

Пункт меню Фронт-офис содержит все основные инструменты, которые необходимы для работы сотрудника ресепшен. В последующих уроках данного курса мы познакомимся с большинством этих инструментов.

Наличие свободных номеров

Чтобы узнать количество свободных номеров в гостинице, можно воспользоваться формой Справка о наличии свободных номеров.

Обратите внимание, что с помощью данной формы можно:

• узнать наличие свободных номеров на даты
• узнать стоимость проживания в номерах
• создать бронь на даты

Чтобы открыть форму Справка о наличии свободных номеров нажмите на Фронт-офис и выберите пункт Что свободно?

Данная форма содержит таблицу, в которой отображается количество свободных номеров на конкретную дату по каждой категории номеров. Обратите внимание, что возле каждой категории номера в скобках указано количество номеров по данной категории в гостинице.

В таблице отображается информация о количестве свободных номеров только на определенное количество дней, которое задано в поле Дней.

Выбрать дату, с которой начинается отображение количества свободных номеров, можно на панели  месяцев. Кроме возможности начать отображение с первого дня любого месяца года, также можно начать отображение с текущей даты – переключатель Сегодня.

Если включен флажок Показ. предв., то в таблице кроме количества свободных номеров через косую черту отображается количество предварительно забронированных номеров.

Как посмотреть наличие номеров с ценой?

Чтобы просмотреть наличие свободных номеров и стоимость откройте форму Справка о наличии свободных номеров.

В открывшейся форме переведите переключатель в режим Цены и наличие.

В поле Тариф выберите тариф, по которому хотите просмотреть цены.

Внимание! Если поле Тариф пустое, то цены не отображаются.

Если нужно просмотреть цены для определенного типа клиента, то выберите его в поле Тип клиента.

Чтобы просмотреть цены с учетом определенной скидки, выберите тип скидки в поле Скидка.

Бронирование

В данной главе Вы узнаете как работать с журналом брони. Научитесь создавать бронь и находить ранее созданные брони.

Журнал брони

Чтобы открыть Журнал брони нажмите в главном меню «Фронт-офис». Затем выберите пункт «Журнал брони».

В открывшемся журнале брони можно выделить следующие области:

1 – панель фильтров

2 – командная панель

3 – область отображения

4 – панель данных группы

В область отображения выводится список всех броней. Кнопки для работы с бронями расположены в командной панели. Информация по выделенной брони отображается в панели данных группы. Для отображения броней определенного статуса используется вкладки статусов. Панель фильтров используется для отбора и отображения броней, которые удовлетворяют определенным условиям.

Панель фильтров

Панель фильтров содержит основные параметры отбора, дополнительные параметры отбора, вкладки статусов броней и переключатель режима отображения списка броней.

Обратите внимание! По умолчанию в журнале отображается список броней с датой заезда на текущую дату.

Переключатель По номерам| По гостям используется для переключения режима отображения списка броней.

Если переключатель стоит в положении По номерам, то в списке броней отображаются только брони основных гостей номеров.

Если переключатель стоит в положении По гостям, то в списке броней отображаются брони всех гостей номеров.

Командная панель

Ниже приведен список основных кнопок и их краткое описание.

	Открывает окно для создания новой брони
	Открывает окно для создания новой брони как копии выделенной в списке брони
	Обновляет список броней
	Открывает список лицевых счетов выделенной в списке брони
	Открывает окно для создания размещения на основании выделенной брони
	Открывает окно для автораспознавания паспортов. Используется при подключенном и настроенном устройстве для распознавания паспортов
	Изменяет статус выделенной брони на выбранный из выпадающего списка
	Позволяет открыть для выделенной брони: — историю изменений по брони — список счетов на оплату — список размещений по брони
	Открывает список доступных печатных форм для выделенной брони
	Открывает список доступных действий для выделенной брони

Панель данных группы

В панели данных группы отображается информация по группе гостей выделенной в списке брони.

Среди отображаемых параметров: номер группы, дата создания группы, дата ожидания оплаты по группе, менеджер группы, заказчик группы, количество забронированных номеров в группе, количество занятых номеров в группе, общий баланс по группе. Кроме основных параметров группы, на панели отображается список всех счетов на оплату выставленных по данной группе. Чтобы открыть нужный счет на оплату дважды щелкните по данному счету в списке.

Создание брони (из журнала брони)

Ситуация: Нужно создать бронь на одноместный номер на гостя Федорову Надежду Ивановну на период с 15.12 по 18.12 по корпоративному тарифу.

Чтобы создать бронь на один номер из журнала брони проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал брони.
2. В журнале брони нажмите кнопку «Новая бронь».



3. В открывшемся окне заполните как минимум основные параметры брони:

   

   • Заезд — дата заезда гостя по брони. Введите вручную или выберите в календаре;
   • Выезд — дата выезда гостя по брони. Введите вручную или выберите в календаре;
   • Тип — тип номера, в который будет размещен гость;
   • Взрослые — количество взрослых в брони;
   • Дети — количество детей в брони;
   • Гость — выберите гостя следуя алгоритму ввода гостя;
   • Вид размещения — вид размещения, по которому будет размещен гость при заезде. Автоматически подбирается программой при изменении количества гостей в брони;
   • Тариф — тариф, по которому рассчитывается стоимость проживания гостя. Выберите из доступных тарифов. Автоматически подставляется тариф по умолчанию.
4. Чтобы сохранить бронь нажмите кнопку «Записать и закрыть» .

После успешного создания брони программа может предложить распечатать подтверждение брони. Обратите внимание, что номер подтверждения бронирования совпадает с номером группы гостей.

Алгоритм ввода гостя

При создании брони необходимо указать гостя, на имя которого данная бронь оформляется. При этом велика вероятность того, что для данного гостя уже заведена личная карточка. Следовательно, прежде чем добавлять нового гостя нужно проверить нет ли гостя в базе, чтобы не создавать повторяющихся гостей. Такая проверка делается программой налету при вводе ФИО гостя в бронь, если следовать алгоритму описанному ниже. 

Алгоритм

1. Начните вводить фамилию в поле Гость №… — программа предложит список подходящих гостей.

Примечание: Если список подходящих гостей слишком велик, то можно ввести имя и/или отчество для уточнения результата.

2. Далее возможны три ситуации:

а. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, и по дате рождения и/или по паспортным данным Вы видите, что это тот человек, то выберите гостя из списка щелчком мыши либо нажатием клавиши «Enter».

б. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, но по дате рождения и/или по паспортным данным Вы понимаете, что это не тот человек, тогда полностью введите ФИО гостя, нажмите клавишу «Esc» на клавиатуре, и только после этого подтвердите ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter».

в. Если в списке нет гостя с указанными ФИО, тогда вы полностью вводите ФИО клиента и подтверждаете ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter».

Обратите внимание, что новый гость автоматически будет добавлен в список клиентов при сохранении брони.

Особенности заполнения основных параметров брони

В данном уроке рассмотрим особенности заполнения основных параметров брони. Ради удобства выделим в брони следующие блоки:

1 — период проживания

2 – номер

3 – гости

4 – детали взаиморасчетов

5 – тариф

Внимание! При создании брони удобнее заполнять основные параметры брони в порядке расположения выделенных блоков в брони.

Период проживания

В блоке период проживания обязательно укажите дату заезда в поле Заезд и дату выезда в поле Выезд, тогда продолжительность проживания рассчитывается автоматически в поле ночей. В полях, которые расположены под датами заезда и выезда дополнительно можно ввести время заезда и выезда соответственно.

Примечание: Можно ввести дату заезда и задать продолжительность проживания, тогда дата выезда рассчитается автоматически. Также можно ввести дату выезда и продолжительность проживания, тогда дата заезда рассчитается автоматически.

Номер

В блоке номер обязательно укажите категорию номера в поле Тип. Дополнительно можно указать номер комнаты в поле Номер. Но обычно конкретный номер подбирается уже при поселении гостя.

Примечание: Категория номера выбирается через форму Что свободно. Номер для размещения подбирается через форму Подбор номеров.

Гости

В блоке гости обязательно укажите количество взрослых и количество детей данной брони в полях Взрослые и Дети соответственно.

Примечание: Количество строк с данными гостей равно общему количеству взрослых и детей по брони. Соответственно, при изменении количества гостей изменяется количество строк с данными гостей.

После добавлении в бронь первого ребенка в блоке гости отображается поле Возраст
для ввода возраста ребенка. Поле для ввода возраста подсвечено красным цветом и программа ожидает, что пользователь укажет возраст ребенка. А при каждом следующем увеличении количества детей отображается дополнительное поле для ввода возраста.

Возраст можно ввести вручную или рассчитать его в автоматическом режиме. Для этого в соответствующем поле Гость №… укажите нужного гостя, и при подстановке гостя программа рассчитает его возраст на момент заезда и подставит в поле Возраст.

Внимание! Чтобы возраст детей рассчитывался в автоматическом режиме, заполняйте дату рождения в личных карточках соответствующих гостей.

Также после каждого изменения количества гостей программа пытается автоматически подобрать шаблон размещения гостей. Если шаблон найден, то в блоке данных гостей автоматически заполняются виды размещений для каждого гостя номера.

Если программа не может подобрать на указанное количество гостей шаблон размещения, то отображается соответствующее сообщение.

Внимание! Если программа не подобрала шаблон размещения и не заполнила виды размещения гостей, то программа не даст сохранить такую бронь, пока не будут заполнены виды размещения.

В блоке гости в полях Гость №… обязательно укажите всех гостей брони. При выборе гостя придерживайтесь алгоритма описанного в уроке Алгоритм ввода гостя — это позволит избежать появления в базе гостей-дублей, когда для одного и того же гостя в базе заведено несколько личных карточек.

Обратите внимание, что в блоке гости находится флажок Раздельные счета, который используется при подборе шаблона размещения. Так если нужно создать бронь на весь номер, то выключите флажок Раздельные счета.

Если же нужно забронировать только одно место в номере, а не весь номер целиком, то включите флажок Раздельные счета. 

Детали взаиморасчетов

В блоке детали взаиморасчетов укажите от кого ожидается получение оплаты по брони и предполагаемый способ оплаты в полях Платит и Способ оплаты соответственно.

Если бронь от частного лица, то укажите в поле Платит значение Гость и соответствующий способ оплаты.

Если бронь от контрагента, то укажите в поле Платит значение Заказчик. Далее в открывшемся справочнике выберите контрагента. Выбранный контрагент подставляется в поле Заказчик, а способ оплаты, указанный в карточке выбранного контрагента, подставляется в поле Способ оплаты.

Примечание: Если в карточке выбранного контрагента указано контактное лицо, то оно подставится в соответствующее поле.

Тариф

В блоке тариф выберите тариф, по которому рассчитывается стоимость проживания за номер.

Примечание: По умолчанию подставляется тариф из настроек гостиницы.

Обратите внимание, что цена за сутки отображается в блоке тариф справа от поля Цена. Стоимость за весь срок проживания отображается справа от блока период проживания.

Поиск брони

Чтобы найти ранее созданные брони откройте журнал брони и воспользуйтесь фильтрами.

Дополнительные фильтры

По умолчанию дополнительные фильтры свернуты. Чтобы развернуть дополнительные параметры отбора нажмите на Поиск.

Примечание: Если свернуть панель дополнительных фильтров с установленными значениями параметров отбора, то список установленных отборов отобразится в заголовке.

На панели фильтров доступны следующие параметры:

Клиент – отбор броней по гостю

Тип номера – отбор броней по категории номера

Заказчик – отбор броней по заказчику (справочник Контрагенты)

Агент – отбор броней по агенту (справочник Контрагенты)

Автор – отбор по автору брони (справочник Сотрудники)

Вкладка переключения статусов

Для отбора броней по статусу используются вкладки статусов броней. Названия вкладок соответствуют используемым в программе статусам брони.

Примечание: На вкладке статусов броней некоторые вкладки доступны всегда. Так на вкладке Все отображаются все брони не зависимо от их статуса. На вкладке Действующие отображаются только действующие брони, т.е. брони по которым ожидается заезд. А на вкладке Не проведенные отображаются сохраненные, но не проведенные брони.

Основные фильтры

В основных фильтрах доступны следующие параметры:

Дата заезда – отбор по дате заезда.

Флажок в периоде используется совместно с отбором по дате. Если флажок выключен, то отбираются брони дата заезда которых приходится на указанную в параметре дату. 

Если флажок в периоде включен, то отображается дополнительное поле для ввода даты по. Тогда первое поле для ввода даты – это дата начала периода, а второе поле — это дата конца периода. В таком случае отбираются брони дата заезда которых попадает в указанный период. 

Обратите внимание! В режиме отбора по дате в периоде нужно обязательно заполнить и начало, и конец периода.

Группа – отбор по группе гостей

Номер – отбор но номеру комнаты в брони

Поле Поиск – поиск по всем колонкам списка броней

Редактирование брони

В прошлом уроке Вы освоили поиск броней через журнал бронирований. Найденную бронь можно открыть для просмотра и/или редактирования.

Чтобы открыть бронь можно воспользоваться одним из способов:

1.  Выделить бронь и нажать клавишу «Enter» на клавиатуре.

2.  Навести курсор мыши на бронь и дважды щелкнуть левую кнопку мыши.

3.  Навести курсор на бронь, щелкнуть правую кнопку мыши и нажать «Изменить» в контекстном меню.

Просматривать брони могут все пользователи. А вот редактировать
брони могут только пользователи с определенными правами. При этом набор прав определяет степень доступности брони для редактирования и условия, при которых редактирование возможно.

Например, может быть разрешено редактировать бронь, но запрещено изменять контрагента.

Или же разрешено редактировать действующую бронь, но запрещено редактировать не действующую бронь.

Изменение статуса брони

Статус брони можно изменить одним из представленных ниже способов. Первый способ позволяет изменить статус только одной брони на номер, а второй способ – сразу у нескольких броней на номер. 

Изменение статуса брони из документа брони

1.  Найдите в журнале брони нужную бронь.

2.  Откройте бронь для редактирования.

3.  В открывшемся документе в поле Статус выберите статус, который нужно установить.

4.  Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

В результате статус брони изменяется на указанный.

Изменение статуса брони из журнала брони

1.  Найдите в журнале брони одну или несколько броней и выделите их.

2.  Нажмите кнопку «Изм. статус» в командной панели и выберите статус, который нужно установить выделенным броням. 

 

Обратите внимание, что кнопка «Изм. статус» доступна так же из контекстного меню.

 

В результате статус броней изменяется на выбранный.

Контрольные вопросы: Бронирование

Прежде чем переходить к изучению следующего раздела Размещение попробуйте ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Как открыть журнал бронирования?
2. Зачем нужен переключатель По номерам| По гостям в журнале броней?
3. Перечислите типы дат, по которым можно проводить отбор в журнале брони.
4. Как используется флажок в периоде в журнале брони?
5. Как создать новую бронь из журнала брони?
6. Какие поля нужно обязательно заполнить при создании брони?
7. Как правильно выбрать гостя в брони, чтобы избежать создания дублей гостей?
8. Чему равен номер подтверждения брони?
9. Что программа создает по умолчанию после проведения брони?
10. Какими фильтрами можно воспользоваться для поиска ранее созданной брони?
11. Какими способами можно изменить статус брони?

Размещение

В данной главе Вы научитесь работать с журналом Фронт-офис: проводить поселение гостей в номер, переселять гостей из одного номера в другой, выселять гостей.

Поселение гостя в программе можно провести двумя способами:

• размещение по брони
• поселение с улицы

Размещение по брони проводится в том случае, когда гость заранее забронировал номер. Тогда при поселении данные брони (личные данные гостя, контактны, лицевые счета) автоматически наследуются размещением, а сотруднику ресепшен остается только проверить данные и ввести недостающие.

Если же гость приехал без предварительного бронирования, то проводится поселение с улицы. В таком случае создается новое размещение, которое вручную заполняется всеми нужными данными.

Журнал Фронт-офис

Журнал Фронт-офис является основным инструментом для работы с размещениями гостей.

Чтобы открыть журнал Фронт-офис нажмите в главном меню «Фронт-офис». Затем выберите пункт «Фронт-офис».

В открывшемся журнале Фронт-офис можно выделить следующие области:

1 – панель фильтров

2 – набор вкладок

3 – панель данных группы

4 – командная панель

5 – область отображения

В область отображения выводится список размещений созданных в отеле. Кнопки для работы с размещениями расположены в командной панели. Информация по выделенному размещению отображается в панели данных группы. Панель фильтров используется для отбора размещений, которые удовлетворяют определенным условиям.

Внимание! В панели фильтров журнала Фронт-офис расположен набор вкладок. Обратите внимание, что на вкладке Заезд отображаются брони, а на остальных вкладках: Выезд, Занято и Архив — отображаются размещения в соответствующих статусах. Поэтому состав командной панели может меняться при переключении вкладок. 

Примечание:  При изложении материала в данном уроке мы не будем каждый раз акцентировать внимание на том, что в области отображения на вкладке Заезд отображаются брони, а не размещения. 

Панель фильтров

Панель фильтров журнала Фронт-офис содержит основные параметры отбора, дополнительные параметры отбора, набор вкладок и переключатель режима отображения списка размещений.

На панели фильтров расположен набор вкладок. Обратите внимание, что в отличии от журнала броней их состав постоянный. Обратите внимание, что на вкладках Заезд, Выезд и Занято отображается количество номером и гостей ожидаемых к заезду, выезжающих и проживающих соответственно.

• Вкладка Заезд — на данной вкладке отображаются все действующие брони с датой заезда до текущей даты включительно, т.е. брони по которым ожидается заезд гостей. При этом просроченные брони (дата заезда приходится на вчера или ранее) выделяются курсивом.
• Вкладка Выезд — на данной вкладке отображаются размещения с датой выезда до текущей даты включительно, т.е. размещения по которым ожидается выезд гостей.  
• Вкладка Занято — на данной вкладке отображаются размещения проживающих в номерах гостей.
• Вкладка Архив — на данной вкладке отображаются все размещения созданные в гостинице не зависимо от их статуса, дат заезда и выезда.

Переключатель По номерам| По гостям используется для переключения режима отображения списка размещений следующим образом: если переключатель стоит в положении По номерам, то в списке отображаются только размещения основных гостей номеров; если переключатель стоит в положении По гостям, то в списке отображаются размещения всех гостей номера. Отметим, что особенности использования аналогичного переключателя в журнале брони описаны в уроке Журнал брони.

Командная панель

Ниже приведен список основных кнопок и их краткое описание для ознакомления. Обратите внимание, что если не уточняется, то кнопка доступна и работает одинаково на всех вкладках журнала Фронт-офис.

	Открывает окно для создания новой брони (доступна только на вкладке Заезд)
	Открывает окно для создания размещения. Обратите внимание, что со вкладки Заезд данная кнопка позволяет поселить на основании выделенной брони, а с вкладок Занято и Архив — позволяет провести поселение от стойки без привязки к выделенному размещению
	Обновляет список размещений (броней)
	Открывает список лицевых счетов выделенного в списке размещения (брони)
	Проводит выселение гостей выделенного размещения (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд)
	Открывает окно для создания записи в журнал регистрации иностранного гражданина выделенного в списке размещения (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд)
	Открывает окно для кодирования ключей привязанного к выделенному размещению (брони) электронных замков. Используется при подключенной и настроенной системе электронных замков
	Открывает окно для автораспознавания паспорта гостя выделенного размещения (брони). Используется при подключенном и настроенном устройстве для распознавания паспортов
	Позволяет открыть для выделенного размещения (брони): — историю изменений — список счетов на оплату — акты (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд) — список броней по группе выделенного размещения (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд) — список размещений по группе выделенной брони (доступна только на вкладке Заезд)
	Открывает список доступных печатных форм для выделенного размещения (брони)
	Открывает список доступных действий для выделенного размещения (брони)

Панель данных группы

В панели данных группы отображается информация по группе гостей выделенной в списке брони.

Среди отображаемых параметров по выделенной группе: номер группы, контрагент, количество номеров, количество гостей, сумма начислений, сумма оплачено и общий баланс. 

Поселение по брони

Ситуация: В гостиницу приехали гости, для которых заранее забронирован номер. Нужно разместить гостей в номере.

Чтобы поселить гостей по брони из Фронт-офис проделайте следующие шаги:

1. Откройте Фронт-офис и перейдите на вкладку Заезд. Напомним, что на данной вкладке отображаются брони, по которым ожидается заезд, и просроченные брони. Просроченные брони выделены курсивом. 
2. Найдите бронь по ФИО, дате заезда, названию организации, группе гостей (номер подтверждения бронирования) или другим параметрам.
3. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку «Поселить».

   

Обратите внимание:

Провести размещение по брони можно и из журнала брони:

1. Откройте журнал брони.
2. Найдите бронь по ФИО, дате заезда, названию организации, группе гостей (номер подтверждения бронирования) или другим параметрам.
3. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку «Поселить».

   

Примечание:

Иногда перед поселением нужно открыть бронь и уточнить некоторые данные. Поэтому в командной панели документа Бронь также доступна кнопка «Поселить», которая работает аналогичным образом.



4. После нажатия на кнопку «Поселить» открывается окно для создания размещения.



Внимание! Основные параметры размещения заполняются по умолчанию данными из брони, на основании которой создается размещение.

5. Обязательно подберите номер для проживания гостей.

   

6. Если нужно заполните дополнительные параметры размещения и/или данные гостя. Заполнение гостя проводите по алгоритму описанному в уроке Алгоритм ввода гостя.
7. Нажмите кнопку «Записать и закрыть», чтобы провести размещение.



Примечание: Обратите внимание, что некоторые поля документа Размещение являются обязательными для заполнения, если у пользователя выключены соответствующие права в наборе прав.

Поля, которые могут быть обязательными для заполнения

Если какие-то обязательные поля не заполнены, то программа не проведет размещение и выдаст сообщение об ошибке следующего вида:

После успешного поселения открывается окно с лицевыми счетами гостей. Так же может сформироваться печатная форма гостя.

После сохранения размещения

В предыдущих уроках Вы научились выполнять поселение гостей в номер. В данном уроке Вы узнаете что происходит после успешного создания размещения.

• После проведения размещения всегда открываются лицевые счета с начисленными услугами по тарифу.

  

  Предполагается, что после поселения гостей в номер сотрудник должен принять оплату за проживание. Работа с лицевыми счетами рассмотрена в соответствующем уроке.

• В зависимости от настроек печатных форм по умолчанию может быть сформирована анкета гостя следующего вида:

  

  Анкету гостя можно распечатать или сохранить на компьютер.

• После успешного проведения размещения бронь, по основании которой создано размещение, переводится в статус Заезд. Такая бронь называется документом-основанием для созданного размещения.

  

Дополнительные параметры размещения

Как уже отмечалось документ Размещение по своей структуре аналогичен документу Бронь. Поэтому почти все параметры размещения уже описаны в уроках Особенности заполнения основных параметров брони и Дополнительные параметры брони. Но имеется ряд специфических параметров доступных только в размещении, которые мы и рассмотрим в данном уроке.

• Флажок Строго по брони — при выключенном флажке на лицевой счет гостя будут начислены услуги только за реальный период проживания, а при включенном флажке начисляются услуги за период, который формируется с учетом периода проживания указанного в брони-основании.

  Например:

  Пусть есть бронь с 12.10 по 16.10. Если гость заехал 13.10, то при включенном флажке датой заезда считается 12.10, а при выключенном – 13.10, дата выезда в обоих случаях — 16.10.

  Обычно флажок используется, если в карточке указано, что платит заказчик. Тогда при размещении по брони с включенным флажком на лицевой счет контрагента будут начислены услуги за тот период, который указан в брони. В случае раннего заезда или задержки выезда, услуги рассчитанные и относящиеся к периоду, не входящему в период брони, будут рассчитаны по базовому тарифу и начислены на лицевой счет гостя для оплаты за наличный расчет.

  Например:

  Пусть имеется бронь с 01 сентября 12:00 по 2 сентября 12:00 по корпоративному тарифу. Проживание по этой брони будет оплачено по «безналу» контрагентом. Гость хочет задержаться на несколько часов, например до 18:00, и желает доплатить за эту задержку наличными. Тогда при включенном флажке Строго по брони стоимость проживания с 1-го 12:00 по 2-е 12:00 начисляется на счет контрагента и закрывается безналичной оплатой, а на лицевой счет гостя начисляется доплата за задержку выезда по базовому тарифу.

• Флажок У гостя есть доверенность на получение счета-фактуры

• Флажок Минибар открыт

Поселение «с улицы»

В данном уроке Вы узнаете как провести поселение гостей «с улицы» используя журнал Фронт-офис.  

Примечание: Гость «с улицы» — это гость, который приехал в гостиницу без предварительного бронирования. Размещение гостя без брони также называют поселением «от стойки».

Ситуация: В гостинице на ресепшн подошла семья с целью поселиться в двухместный номер на три дня без предварительного бронирования.

Чтобы разместить гостей «от стойки» проделайте следующие шаги:

1. Откройте Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.
2. Нажмите кнопку Поселить. 

   

3. В открывшемся окне для создания нового размещения заполните как минимум обязательный набор полей размещения:

   

   • Заезд — дата поселения гостя. Обычно это текущая дата, которая недоступна для изменения.
   • Выезд — планируемая дата выселения гостя.
   • Тип — категория номера, в которую размещается гость.
   • Номер — номер комнаты, в которую размещается гость. Для подбора используется форма Подбор номеров.
   • Взрослых — количество взрослых в размещении.
   • Детей — количество детей в размещении.
   • Гость №… — ФИО гостя.
   • Вид размещения — вид размещения гостя в номере. Заполняется программой автоматически.
   • Тариф — тариф, по которому рассчитывается стоимость проживания гостя.
4. Чтобы сохранить размещение нажмите кнопку Записать и закрыть.

   

После успешного проведения размещения открываются лицевые счета гостя с начисленными услугами по тарифу. 

Живая инструкция (нажмите плюсик):

Поиск размещения

Чтобы найти ранее созданные размещения откройте журнал Фронт-офис и воспользуйтесь фильтрами.

Примечание: Как уже отмечалось ранее, на вкладке Заезд отображается список броней, по которым ожидается заезд, а на остальных вкладках — список размещений. В данном уроке описано, как проводить поиск размещений, но аналогичным образом проводится и поиск броней на вкладке Заезд.  

Основные фильтры

В основных фильтрах доступны следующие параметры:

Дата заезда – отбор размещений по дате заезда.

Дата выезда – отбор размещений по дате выезда.

Группа – отбор по группе гостей.

Номер – отбор но номеру комнаты в размещении.

Поле Поиск – поиск по всем колонкам списка размещений. 

Примечание: Поиск размещения по телефону или электронной почте гостя через поле Поиск не возможен. Это объясняется тем, что поиск отрабатывает только по тем полям, которые отображены в списке, а поля с контактными данными гостя не отображаются.

Дополнительные фильтры

По умолчанию дополнительные фильтры свернуты. Чтобы развернуть дополнительные параметры отбора нажмите на ссылку Поиск.

На панели дополнительных фильтров доступны следующие параметры:

Клиент – отбор размещений по гостю

Тип номера – отбор размещений по категории номера

Заказчик – отбор размещений по заказчику (справочник Контрагенты)

Агент – отбор размещений по агенту (справочник Контрагенты)

Продление срока проживания

Ситуация: У гостя, проживающего в гостинице, изменились планы – он хочет остаться в номере еще на три дня.

Чтобы продлить срок проживания гостя, проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

   

2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

   

3. Откройте размещение и измените дату выезда в поле Выезд.

   

   Примечание: Дату выезда можно выбрать из календаря или увеличить / уменьшить нажав на стрелочку «вверх» / «вниз».

   

   Обратите внимание, что при изменении периода проживания, а также других параметров размещения влияющих на стоимость, общая стоимость размещения «скрывается» за ссылкой <Пересчитать>. Соответственно, чтобы увидеть новую стоимость размещения нажмите на ссылку <Пересчитать>.

4.  Нажмите кнопку Записать и закрыть, чтобы провести изменения. 

   

5. В открывшемся окне лицевых счетов отражается сумма доплаты по размещению. Обратите внимание, что можно сразу оплатить доначисленные услуги по тарифу.

   

В результате получаем размещение с продленным сроком проживания.

Переселение в другой номер

Не редкость ситуации, когда нужно провести переселение гостей из одного номера в другой. Причины переселения могут быть разными, например, неудобства для гостей, возникшие по вине гостиницы. Тогда в самом простом случае нужно переселить всех гостей одного номера текущей датой в другой номер. 

Если нужно переселить не всех гостей номера и/ или запланировать переселение на определенную дату, то удобно воспользоваться мастером переселения.

Переселение всех гостей номера текущим временем

Чтобы переселить всех гостей номера текущей датой в другой номер, проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

   

2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

   

   Обратите внимание, что до проведения переселения План изменений брони пустой.

   

   Не забудьте посмотреть План изменений после переселения гостей в другой номер.

3. Откройте размещение и выберите номер, в который нужно переселить гостей текущим временем.

   Примечание: Если при переселении гостей не изменяется категория номера, то нужно выбрать только номер в поле Номер.

   

   Если же при переселении изменяется и категория номера, то сначала нужно выбрать категорию номера в поле Тип, а потом уже номер в поле Номер.

   

4. Нажмите кнопку Записать и закрыть, чтобы подтвердить переселение гостей в другой номер.

   

   Обратите внимание, что после проведения переселения в Плане изменений отобразятся строки с информацией об изменении номера.

   

В результате после успешного переселения гостей в размещении отображается последовательность номеров, в которых гость проживал.

Переселение гостей с использованием «Мастера переселения»

В прошлом уроке Вы узнали, как переселить всех гостей номера текущим временем. Но возможны ситуации, когда Вам нужно переселить не всех гостей номера или запланировать переселение гостей через несколько дней. В таком случае удобно использовать Мастер переселения.

Принцип работы с Мастером переселения очень простой. В окне мастера отображается список гостей номера. Нужно отметить галочками тех гостей, с которыми необходимо выполнить одно из действий: 

• переселить в другой номер;
• выселить из номера;
• отметить, что гости проживают вне отеля;
• продлить проживание в номере.

Затем выбрать действие для выполнения, заполнить параметры действия и нажать кнопку Выполнить, чтобы применить действие. 

Чтобы запланировать переселение гостей на определенную дату с помощью Мастера переселения, проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

   

2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

   

3. Откройте размещение, нажмите Действия и выберите пункт Мастер переселения.

   

4. В открывшемся окне Изменение условий проживания в списке гостей отметьте тех гостей, которых планируете переселить, и нажмите кнопку Переселить.

   

5. Заполните параметры переселения и нажмите кнопку Выполнить.

   

   Начиная с — дата и время переселения, отмеченных галочкой гостей;

   В номер — номер комнаты, в которую переселяются отмеченные галочкой гости.

В результате в размещениях гостей, выбранных для переселения, отобразится запланированное переселение.

Дату и время переселения можно посмотреть в размещении в таблице План изменений, если открыть размещение в личном режиме. 

Выселение гостей

Чтобы выселить гостей из номера, проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Выезд.

   

2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.
3. Выделите размещение и нажмите кнопку Выселить.

   

   Примечание: Иногда перед выселением нужно открыть размещение или лицевые счета, например, чтобы погасить долг клиента. Поэтому и в командной панели документа Размещения, и в панели итогов лицевых счетов доступна кнопка Выселить, которая работает аналогичным образом.
   

   

4. Откроется окно Время выселения для выбора даты и/ или времени выселения гостей. Укажите дату и/ или время выселения.

   

   Примечание: Возможность указывать дату и/ или время выселения регулируется правами пользователя.

5. Нажмите кнопку OK, чтобы выселить гостей. Если нажать кнопку Закрыть, то процедура выселения будет отменена.

   

Далее возможны варианты в зависимости от баланса на лицевых счетах выселяемого гостя.

Вариант №2. Если баланс выселяемого гостя равен нулю, то программа проведет выселение.

В результате после успешного выселения гостя у размещения изменяется статус на Выезд.Соответственно, в журнале размещений на вкладке Выезд размещение больше не отображается.

Подбор номеров

Форма Подбор номеров используется для подбора номеров при размещении гостей. Также используется при бронировании в конкретный номер, а не в категорию номера.

Данная форма открывается из брони или размещения, когда пользователь для размещения гостей выбирает номер из списка, а не вводит его вручную: 

• ввод номера вручную

  

• выбор номера из списка

  

В форме Подбор номеров можно условно выделить следующие области:

1 – Список номеров

2 – Панель фильтров

3 – Панель статусов номеров

В списке номеров отображаются номера для размещения гостей. По умолчанию в списке номеров отображаются только номера с категорией указанной в размещении (брони), и в которые можно поселить гостей на период, указанный в размещении (брони). 

Кнопка Показать занятые номера нужна, чтобы отобразить в списке еще и те номера, в которые нельзя поселить гостей на период, указанный в размещении (брони).

Панель статусов номеров позволяет отобрать из списка всех доступных номеров гостиницы только номера с определенным статусом. По умолчанию в списке номеров (при подборе номера во время поселения) устанавливается статус соответствующий свободному и чистому номеру (вкладка Чистый). Если нужно увидеть все номера, доступные для размещения гостей на указанном периоде, независимо от их статуса, то переключитесь на вкладку Любой.

Панель фильтров позволяет изменить условия отбора номеров не закрывая форму Подбор номеров.

Особенности отображения списка номеров 

Каждая строка списка номеров содержит информацию, которая позволяет подобрать номер наиболее подходящий для размещения гостей.

• Номер – номер комнаты.
• Статус номера – отображает текущий статус номера. Обычно большинство статусов выставляется автоматически программой. Например, статус грязного, но свободного номера выставляется при выезде гостя, а статус грязного и занятого номера – при заезде гостей в номер. Но есть статусы, которые могут выставляться вручную — статус чистого номера, статус чистого, но занятого номера.

  Вообще говоря статус номера используется как основной индикатор состояния номера — занят или свободен. Но статус номера меняется только при размещении в номер гостя, а при бронировании в конкретный номер статус номера не изменится, хотя на период бронирования такой номер будет считаться занятым. Поэтому в форме Подбор номеров строки списка соответствующие занятым номерам отмечается красным маркером, а соответствующие свободным номерам – зеленым маркером.

  На рисунке ниже все номера являются свободными на выбранном периоде, не смотря на их статусы.

  

• Тип номера – отображается категория номера.
• Свободен с – дата освобождения номера. Выводится, если дата освобождения попадает в проверяемый период истории, иначе колонка не заполняется. Проверяемый период определяется параметром «Глубина просмотра истории» в настройках гостиницы. Соответственно, отображается только для доступных для размещения (бронирования) номеров.
• Свободен по – дата, по которую номер свободен. Выводится, если она попадает в проверяемый период истории, иначе колонка не заполняется. Проверяемый период в данном случае всегда одинаковый – 7 дней. Отображается только для доступных для размещения (бронирования) номеров.
• Гости – краткая характеристика всех гостей, проживающих в номере в указанный период. Отображается только для занятых или частично занятых номеров.

Для записи таких характеристик используются следующий шаблон:

[<резервирование>]<количество><пол><гражданство> 

• <резервирование> – если номер забронирован, то в шаблон подставляется символ «р». Если в номере размещены гости, то в шаблон ничего не подставляется;
• <количество> — количество гостей, которые описываются данным шаблоном;
• <пол> — пол гостей, которые описываются данным шаблоном. Символ «М» — мужской, «Ж» — женский. Если пол не определен — гость не указан в брони (размещении) или пол не указан в карточке гостя – то в шаблон подставляется символ «?»;
• <гражданство> — гражданство гостей, которые описываются данным шаблоном. Гражданство отображается в круглых скобках соответствующим кодом из справочника Страны. Например, Россия – (RU). Если гражданство не определено — гость не указан в брони (размещении) или гражданство не указано в карточке гостя – то в шаблон подставляется символ «?».

Например: Расшифруем характеристики гостей для следующего примера:



• номер 26 – размещение на двоих гостей (женщины, гражданство Россия — RU);
• номер 27 – бронь на одного гостя (пол не известен, гражданство не известно).
• Коды свойств номера – отображаются свойства номера, если такие заданы.
• Фирма – юридическая организация (фирма), к которой относится номер.
• Сообщения – отображаются все примечания и незакрытые задачи номера.
• Свободно номеров – количество свободных номеров.
• Свободно мест – количество свободных мест в номере.

Панель статусов номеров

Панель статусов используется для отбора номеров по их статусу. В панели отображаются закладки для всех статусов номеров из справочника Статусы номеров плюс вкладка «Любой», на которой отображаются все свободные на выбранном периоде номера гостиницы независимо от их статуса.

Панель фильтров

Панель фильтров используется чтобы уточнить условия отбора номеров.

• Период с, по – дата заезда и выезда гостя. По умолчанию подставляется период из размещения (брони), для которого подбирается номер.
• Тип номера – категория номера. По умолчанию подставляется тип номера из размещения (брони), для которого подбирается номер
• Фирма – фирма, чей собственностью является номер. Используется если номерной фонд разделен между несколькими фирмами и нужно отобрать номера конкретной фирмы.
• Квота – квота номеров. Используется если заданы квоты по номерам и нужно отобрать номера, которые входят в состав определенной квоты номеров.

Контрольные вопросы: Размещение

Прежде чем переходить к изучению следующего раздела попробуйте ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Как открыть журнал Фронт-офис?
2. Какие вкладки доступны в журнале Фронт-офис?
3. На какой вкладке отображается список всех проживающих в гостинице гостей?
4. Как поселить гостя «от стойки» из журнала Фронт-офис?
5. Как поселить гостя по брони из журнала Фронт-офис?
6. Какие поля нужно обязательно заполнить при создании размещения?
7. Что программа создает по умолчанию после проведения размещения?
8. Какими фильтрами можно воспользоваться для поиска ранее созданного размещения?
9. Как продлить период проживания в размещении?
10. Как переселить всех гостей из одного номера в другой?
11. Как переселить часть гостей из одного номера в другой?
12. Как выселить гостей из номера?

Взаиморасчеты

Данная глава познакомит Вас с лицевыми счетами (фолио), на основании которых программа ведет баланс взаиморасчетов с клиентами и контрагентами.

Внимание! В рамках программы 1С:Отель и данного кура термины фолио и лицевой счет являются синонимами.

Гостиница оказывает клиенту услуги, которые начисляются на лицевые счета клиента или контрагента.

Создание фолио проводится различными способами:

• автоматически при создании:
  • брони
  • размещения
• вручную:
  • гостю
  • стороннему посетителю
  • контрагенту
  • группе гостей

Вообще говоря, лицевой счет – это нумерованный бланк, у которого в шапке записывается, какому клиенту он принадлежит, от какого контрагента и в каком номере проживает гость, указан полный период его проживания и другая информация. В таблицу транзакций лицевого счета вносятся все начисленные услуги и все платежи клиента. 

У одного клиента может быть несколько лицевых счетов. Например, в один лицевой счет можно вносить услуги проживания в гостинице, а в другой различные дополнительные услуги, такие как телефонные разговоры, бар, ресторан, прачечная и т.д. Наличие у клиента нескольких лицевых счетов позволяет разделять оказанные клиенту услуги и печатать различные бланки счетов с разным составом услуг. Кроме того, разные лицевые счета могут быть в различных валютах, что позволяет прайс-лист гостиницы указывать в различных валютах для различных услуг.

Внимание! В рамках одного лицевого счета все начисления выполняются в одной валюте этого лицевого счета. 

Открытие списка лицевых счетов

Внимание! В программе нет журнала лицевых счетов. Доступ к лицевым счетам осуществляется через конкретный объект — бронь, размещение, клиента, контрагента или группу гостей.

Поэтому чтобы открыть список лицевых счетов нужного объекта, сначала нужно найти этот объект в базе. Далее рассмотрим основные пути перехода к лицевым счетам конкретного объекта:

• лицевые счета брони
• лицевые счета размещения
• лицевые счета гостя
• лицевые счета контрагента
• лицевые счета группы гостей

Открытие списка лицевых счетов брони

Чтобы открыть список лицевых счетов брони, проделайте следующее:

1. Откройте журнал брони.
2. Включите режим По гостям и найдите нужную бронь.
3. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку Лиц. счета.

   

Примечание:

Иногда перед тем как перейти к лицевым счетам, нужно открыть бронь и уточнить некоторые данные. Поэтому в командной панели документа Бронь также доступна кнопка «Лиц. счета», которая работает аналогичным образом.

В результате откроется окно лицевых счетов гостей выделенной брони.

Обратите внимание, что в списке лицевых счетов отобразятся счета не только гостя из выделенной брони, но и  проживающих с ним гостей, т.е. лицевые счета всех гостей одного номера.

Открытие лицевых счетов размещения

Чтобы открыть список лицевых счетов размещения, проделайте следующее:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.
2. Включите режим По гостям и найдите нужное размещение.
3. Выделите нужное размещение и нажмите кнопку Лиц. счета.

   

Примечание:

Иногда перед тем как перейти к лицевым счетам, нужно открыть размещение и уточнить некоторые данные. Поэтому в командной панели документа Размещение также доступна кнопка Лиц. счета, которая работает аналогичным образом.

В результате откроется окно лицевых счетов гостей выделенного размещения.

Про особенности работы с лицевыми счетами смотрите в следующем уроке.

Открытие списка лицевых счетов гостя

В предыдущих уроках Вы узнали как открыть список лицевых счетов брони и размещения. Но иногда нужно продать услуги гостю, который не проживает в отеле (т.е. в программе нет ни брони, ни размещения на этого гостя). В данном уроке Вы узнаете как открыть список счетов гостя.

Чтобы открыть список лицевых счетов гостя, проделайте следующие шаги:

1. Откройте справочник Клиенты (гости) – выберите в главном меню пункт Фронт-офис, выберите пункт Клиенты (гости).

   

2. В открывшемся окне Клиенты (гости) найдите карточку гостя введя фамилию, имя и отчество в соответствующие поля.

   

3. Далее возможны два варианта в зависимости от того нашлась карточка клиента или нет.

   Вариант №1. Если нашли карточку гостя, то откройте карточку гостя двойным щелчком мыши и нажмите кнопку Лиц. счета.

   

   Откроется окно лицевых счетов гостя.

   Вариант №2. Если не нашли карточку гостя, то создайте новую карточку гостя.

   1. Для этого нажмите кнопку Создать.

   

   2. В открывшемся окне Клиенты (гости) заполните как минимум поля Фамилия, Имя и Отчество. Если нужно укажите Дату рождения и Пол. Нажмите кнопку Записать.

   

   3. В открытой карточке гостя нажмите кнопку Лиц. счета.

   

   Откроется окно лицевых счетов гостя.

4. Далее опять возможны два варианта в зависимости от того есть у гостя лицевые счета или нет.

   Вариант №1. У гостя нет ни одного лицевого счета.

   

   1. Тогда в окне лицевых счетов нажмите кнопку +Добавить фолио.

   

   2. В открывшемся окне Лицевой счет: Фолио №… в поле Описание напишите, например «Доп. услуги», и нажмите кнопку Записать и закрыть.

   

   3. В окне лицевых счетов отобразится новый лицевой счет.

   

   Вариант №2. У гостя уже есть лицевой счет, с которым можно продолжать работу.

В итоге имеем открытое окно лицевых счетов гостя, в котором можно работать с лицевыми счетами.

Окно лицевых счетов

В предыдущем уроке Вы узнали как открыть список лицевых счетов гостей брони. В данном уроке Вы узнаете про основы работы со списком лицевых счетов.

В окне лицевых счетов можно условно выделить следующие области:

1 – Панель лицевых счетов

2 – Рабочая область

3 – Панель итогов

В панели лицевых счетов отображаются все счета главного гостя и остальных гостей, проживающих совместно с ним в одном номере. Выбранное в списке лицевых счетов фолио является текущим. В рабочей области отображается номер, баланс и список всех операций по текущему лицевому счету: начисления, сторно, платежи, возвраты и др. Баланс по всем лицевым счетам гостей номера отображается в панели итогов.

Панель лицевых счетов

На панели лицевых счетов расположен переключатель Два окна. По умолчанию данный переключатель находится в положении «выключен» и доступна только одна рабочая область с текущим лицевым счетом.

В однооконном режиме текущий лицевой счет выделен голубым цветом на панели счетов, а остальные счета серого цвета.

Чтобы перейти в режим двух окон переведите переключатель оконного режима в положение «включен». В двухоконном режиме отображается две рабочие области, в которых отображаются разные лицевые счета. Поэтому двухоконный режим удобен, если нужно выполнить операции переноса депозита или переноса услуги из одного счета в другой счет.

В двухоконном режиме есть два текущих лицевых счета, которые выделены голубым и зеленым цветом, остальные лицевые счета – серого цвета. Причем цвет счета в панели счетов и цвет шапки соответствующего лицевого счета в рабочей области совпадают.

Кроме того в панели счетов находится кнопка Добавить фолио, с помощью которой можно добавить новый лицевой счет на главного гостя номера .

Рабочая область

Рабочая область представляет собой представление лицевого счета, которое состоит из шапки счета, командной панели и таблицы транзакций счета.

В шапке счета в левом углу отображается номер счета, ФИО гостя и баланс лицевого счет.

В командной панели лицевого счета расположены кнопки, которые позволяют выполнять следующие основные операции:

• оплата услуг
• возврат оплаты
• начисление услуг
• сторнирование начислений
• корректировка начислений
• выбор печатной формы
• преавторизация
• перенос услуг/ депозита

С особенностями проведения перечисленных операций Вы познакомитесь в следующих уроках.

Функциональность кнопок командной панели кратко описана ниже в таблице:

Каждая строка таблицы транзакций счета соответствует определенной операции, например начислению услуги, а двойной щелчок мыши по ней открывает соответствующий операции документ.

Панель итогов

В левом углу панели итогов отображается общий баланс по всем лицевым счетам отображенным в панели лицевых счетов. Обратите внимание, что баланс рассчитывается отдельно по счетам контрагента — «к оплате организацией», и по счетам гостя — «к оплате клиентом».

В правом углу панели итогов счета отображается ссылка на документ-основание лицевых счетов отображенных в панели счетов. 

Кроме того на панели доступны кнопки Обновить и Выселить.

Кнопка	Действие
	Обновляет транзакции текущих лицевых счетов
	Выселяет всех гостей отображенных в панели лицевых счетов

Начисление услуг

В данном уроке Вы узнаете, как начислить дополнительные услуги на лицевой счет гостя.

Внимание! Услуги по тарифу начисляются на лицевой счет гостя автоматически программой! Не нужно начислять услуги за проживание вручную!

Чтобы начислить дополнительные услуги на лицевой счет гостя, проделайте следующие шаги:

1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:
   • Если услуга продается при бронировании, то откройте список лиц. счетов брони.
   • Если услуга продается проживающему гостю, то откройте список лиц. счетов размещения.
   • Если услуга продается стороннему клиенту, то откройте список лиц. счетов гостя.
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, на которое проводится начисление услуги.

   

   Примечание: Обычно дополнительные услуги начисляются вручную на личный счет гостя, который обозначен пиктограммой «человечек» . Услуги по тарифу начисляются автоматически программой на лицевой счет контрагента, который обозначен пиктограммой «портфель» .

   Примечание к примечанию: Если в размещении в поле Платит выбрано «Заказчик», а в поле Заказчик указан контрагент (организация или главный гость), то на каждого гостя создается по два лицевых счета – личный счет гостя (с пиктограммой «человечек») и счет контрагента (с пиктограммой «портфель»).

   

   Если в поле Платит выбрано «Гость», а в поле Заказчик пусто, то создается по одному личному лицевому счету на каждого гостя брони.

   

3. Нажмите кнопку Начислить.

   

   Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Начислить в той рабочей области, где открыт нужный лицевой счет.

   

4. В открывшемся окне Подбор услуг двойным щелчком выберите начисляемую услугу.



Примечание: Для поиска услуги введите название услуги в поле поиска.



5. В открывшемся окне Начисление проверьте, и если нужно задайте, значения полей Услугу, Цену и Количество.

   

   Обратите внимание, что если изменить один из параметров – Цену, Количество услуги или Сумму, то остальные параметры пересчитываются автоматически.

6. В окне Начисление нажмите кнопку Провести и закрыть.

В результате на лицевом счете отображается начисленная услуга. При этом изменяется баланс лицевого счета.

Сторнирование услуг

В прошлом уроке Вы узнали как начислить услугу на лицевой счет гостя. Но возможна ситуация, когда Вы ошибочно начислили услугу на лицевой счет гостю, или гость по какой-то причине отказался от начисленной услуги. В таком случае необходимо сторнировать данную услугу.

Чтобы сторнировать начисленную услугу, проделайте следующие шаги:

1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:
   • Если услуга продается при бронировании, то откройте список лиц. счетов брони.
   • Если услуга продается проживающему гостю, то откройте список лиц. счетов размещения.
   • Если услуга продается стороннему клиенту, то откройте список лиц. счетов гостя.
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, на который ошибочно начислена услуга.

   

3. Выделите в таблице транзакций лицевого счета услугу, которую нужно сторнировать, и нажмите кнопку Сторно.

   

4. В открывшемся окне выберите тип сторно – «Отказ клиента» или «Ошибка сотрудника», и нажмите кнопку ОК.

   

   Примечание: Если нужно оставить комментарий, то введите его в поле Примечание.

В результате на лицевом счете отображается строка сторно. При этом изменяется баланс лицевого счета.

Перенос услуг

Возможна ситуация, когда Вы случайно начислили дополнительную услугу или на лицевой счет не того гостя, или не на тот лицевой счет нужного гостя. В таком случае можно перенести услугу с одного лицевого счета на другой.

Чтобы перенести услугу с одного лицевого счета на другой, проделайте следующие шаги:

1. Откройте список лицевых счетов того объекта, к которому привязан счет-отправитель, т.е. счет с которого нужно перенести услугу на счет-получатель:
   • Список лиц. счетов брони 
   • Список лиц. счетов размещения 
   • Список лиц. счетов гостя 
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите счет-отправитель.

   

3. Выделите строку с услугой, которую нужно перенести на другой счет, и нажмите кнопку Перенести.

   

   Будьте внимательны! Если в лицевом счете выделить платеж, а не услугу, то соответственно на другой лицевой счет будет перенесен депозит, а не услуга. Поэтому обращайте внимание на сообщение, которое появляется после нажатия на кнопку Перенести, в панели итогов:

   

   

4. Далее нужно выбрать счет-получатель. Возможны варианты в зависимости от того, где располагается лицевой счет-получатель:

   Вариант №1.

   Лицевой счет-получатель доступен в текущем списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят услугу, размещаются в одном номере. Или же услугу переносят между счетами одного гостя.

   4.1.  В текущем списке лицевых счетов просто выберите счет-получатель.

   

   Примечание: Для удобства можно переключиться в двухоконный режим.

   

   Вариант №2.

   Лицевой счет, на который переносится услуга, не доступен в открытом списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят услугу, размещаются в разных номерах или же вообще из разных групп гостей.

   4.2.1. Откройте список лицевых счетов того объекта, который содержит счет-получатель — это второй список счетов. Первый список счетов – это тот, который содержит счет-отправитель.

   4.2.2. Во втором списке счетов выберите счет-получатель.

5. В окне, где открыт счет-получатель, нажмите кнопку Вставить.

    

В результате на лицевом счете-получателе отображается перенесенная услуга, а на лицевом счете-отправителе — услуги больше нет. При этом изменяется баланс обоих лицевых счетов — отправителя и получателя.

Оплата

В данном уроке Вы узнаете, как принять оплату за начисленные на лицевой счет гостя услуги.

Примечание: Обычно в лицевых счетах брони еще нет начисленных услуг – услуги начисляются при заезде гостя в лицевые счета размещения. Поэтому если гость еще не поселился, то предоплату по брони можно внести авансом.

Чтобы оплатить услуги, начисленные на лицевой счет гостя, проделайте следующее:

1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:
   • Если проводится оплата услуг проживающего гостя, то откройте список лиц. счетов размещения.
   • Если проводится оплата услуг стороннего клиента, то откройте список лиц. счетов гостя.
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, по которому проводится оплата услуг.

   

3. Нажмите кнопку Оплатить.

   

   Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Оплатить в той рабочей области, где открыт лицевой счет, по которому проводится оплата.

   

4. В открывшемся окне Платеж выберите Способ оплаты,проверьте Сумму платежа, и нажмите кнопку Провести и закрыть.

   

В результате в зависимости от выбранного способа оплаты возможны следующие варианты: 

Вариант №2 (Оплата картой). Если выбрали способ оплаты Кредитная карта, то после проведения платежа (после нажатия кнопки Провести и закрыть) на экране появляется окно с предложением вставить карту в терминал. Гость вставляет карту, вводит пин-код на устройстве, и только после этого из кассы «вылезает» чек на оплату. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному платежу, и изменяется баланс по лицевым счетам.

Возврат

В прошлом уроке Вы узнали как оплатить начисленные на лицевой счет услуги. Но возможна ситуация, когда необходимо провести возврат оплаты.

Чтобы оформить возврат, проделайте следующие шаги:

1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:
   • Если проводится возврат оплаты проживающего гостя, то откройте список лиц. счетов размещения.
   • Если проводится возврат оплаты стороннего клиента, то откройте список лиц. счетов гостя.
   • Если проводится возврат авансового платежа, то откройте список лиц. счетов брони.
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио с платежом, по которому необходимо провести возврат.

   

3. Выделите платеж, по которому нужно провести возврат, и нажмите кнопку Возврат.

   

   Примечание: Если не выделен ни один платеж, то по умолчанию возврат формируется на сумму «свободных» платежей по текущему лицевому счету.

   Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Возврат в той рабочей области, где выделен платеж, по которому проводится возврат.

   

4. В открывшемся окне Возврат проверьте Сумму возврата, Способ оплаты и нажмите кнопку Печать заявления и возврат чека.

   

   Примечание: Если в поле Примечание указать причину возврата, то она будет отражена в заявлении на возврат.

   

В результате в зависимости от выбранного способа оплаты возможны следующие варианты:

Вариант №2 (Возврат по карте). Если возврат по платежу кредитной картой, то после проведения возврата (после нажатия кнопки Печать заявления и возврат чека) появляется окно с предложением вставить карту. Гость вставляет карту, вводит пин-код на устройстве, и только после этого из кассы «вылезает» чек на возврат, а в лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному возврату, и изменяется баланс по лицевым счетам.

Также можно распечатать заявление на оформление возврата, которое открывается в отдельном окне после проведения возврата.

Внесение аванса

Чтобы внести аванс по брони, проделайте следующие шаги:

1. Откройте список лиц. счетов брони.
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, на которое нужно внести аванс.

   

3. Нажмите кнопку Оплатить.

   

   Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Оплатить в той рабочей области, где открыт лицевой счет, на который вносится аванс.

4. В открывшемся окне Платеж выберите Способ оплаты, а в таблице Состав платежа в пустой строке выберите услугу, за которую берете предоплату, введите сумму аванса — цена и количество услуги подставятся автоматически, и нажмите клавишу Enter.

   

5. Проверьте сумму платежа и нажмите кнопку Провести и закрыть.

   

В результате в зависимости от выбранного способа оплаты возможны следующие варианты:

Вариант №2 (Оплата картой). Если выбрали способ оплаты Кредитная карта, то после проведения платежа на экране появляется окно с предложением вставить карту в терминал. Гость вставляет карту, вводит пин-код на устройстве, и только после этого из кассы «вылезает» чек на оплату. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному авансовому платежу, и изменяется баланс по лицевым счетам.

Перенос депозита

Предположим, что по каким-то причинам на лицевом счете гостя появились «свободные» деньги. Или Вы внесли оплату за услуги не на тот лицевой счет, куда эти услуги начислены. В таком случае можно перенести эти «свободные» денежные средства (депозит) с одного лицевого счета на другой.

Чтобы перенести депозит с одного лицевого счета на другой, проделайте следующие шаги:

1. Откройте список лицевых счетов того объекта, к которому привязан счет-отправитель:
   • Список лиц. счетов брони 
   • Список лиц. счетов размещения 
   • Список лиц. счетов гостя 
2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите счет-отправитель.

   

3. Выделите строку со «свободным» платежом и нажмите кнопку Перенести.

   

   Будьте внимательны! Если в лицевом счете выделить услугу, а не платеж, то соответственно на другой лицевой счет будет перенесена услуга, а не депозит. Поэтому обращайте внимание на сообщение, которое появляется после нажатия на кнопку Перенести, в панели итогов:

   

   

4. Далее нужно выбрать счет-получатель. Возможны варианты в зависимости от того, где располагается лицевой счет-получатель:

   Вариант №1.

   Лицевой счет-получатель доступен в текущем списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят депозит, размещаются в одном номере. Или же депозит переносят между счетами одного гостя.

   4.1.  В текущем списке лицевых счетов просто выберите счет-получатель.

   

   Примечание: Для удобства можно переключиться в двухоконный режим.

   

   Вариант №2.

   Лицевой счет, на который переносится депозит, не доступен в открытом списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят депозит, размещаются в разных номерах или вообще из разных групп гостей.

   4.2.1. Откройте список лицевых счетов того объекта, который содержит счет-получатель — это второй список счетов. Первый список счетов – это тот, который содержит счет-отправитель.

   4.2.2. Во втором списке счетов выберите счет-получатель.

   

   Обратите внимание, что перенос депозита между лицевыми счетами гостей из разных групп гостей разрешен только пользователям, у которых есть право «на перемещение депозитов между лицевыми счетами разных групп гостей». Переносить депозит между лицевыми счетами разных гостей одной группы гостей могут только пользователи с правом «на перемещение депозитов между лицевыми счетами гостей из одной группы гостей». Перенос депозита между лицевыми счетами одного гостя разрешен всегда.

5. В окне, где открыт счет-получатель, нажмите кнопку Вставить.

   

6. В открывшемся окне Перемещение депозита проверьте сумму переносимого депозита. Если нужно, то откорректируйте сумму, и нажмите кнопку Провести и закрыть.

   

В результате на лицевом счете-получателе отображается перенос депозита со знаком «-», а на лицевом счете-отправителе — перенос депозита со знаком «+». При этом изменяется баланс обоих лицевых счетов — отправителя и получателя. 

Иностранцы

После поселения иностранного гражданина его нужно зарегистрировать по месту прибытия. Для этого в программе создается документ Запись в журнал регистрации иностранных граждан. В данном документе указываются данные гостя, документ, подтверждающий право на пребывание в РФ, и данные миграционной карты.

Внимание! Регистрация иностранных граждан по месту прибытия проводится в течении одних рабочих суток. Регистрировать нужно всех иностранных граждан независимо от их возраста. 

Из журнала регистрации иностранцев миграционные данные гостей можно передать в электронном виде в Управление по вопросам миграции, а также распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания».

Регистрация иностранных граждан

Чтобы зарегистрировать иностранного гостя по месту прибытия, проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

   

2. Найдите размещение гостя по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.
3. Выделите размещение и нажмите кнопку Рег. иностранцев.

   

   Примечание: Иногда перед регистрацией нужно открыть размещение и проверить данные, поэтому в документе Размещение под фамилией каждого гостя-иностранца доступна ссылка Зарегистрировать, которая работает аналогичным образом. Кроме того рядом со ссылкой для быстрой регистрации отображается код гражданства гостя.

   

   Обратите внимание, что если иностранец уже зарегистрирован в программе, то под его фамилией в размещении отображается ссылка на запись в журнале регистрации.

   

4. В открывшемся окне для создания записи в журнал регистрации иностранных граждан заполните поля, необходимые для формирования уведомления.

   

   Внимание! Если для гостя еще нет записи о регистрации, то в заголовке окна отображается Запись в журнал регистрации иностранных граждан, а если гость уже зарегистрирован в журнале, то заголовок имеет вид: Уведомление <ФИО гостя> с <дата> <№>.

5. Нажмите кнопку Провести и закрыть, чтобы сохранить запись о регистрации иностранца.

   

В результате получаем запись в журнале регистрации иностранных гостей, по которой можно распечатать уведомление о прибытии, а также передать данные в электронном виде в Управление по вопросам миграции.

Особенности заполнения записи о регистрации иностранца

В данном уроке рассматриваются особенности заполнения полей в документе Запись в журнал регистрации иностранных граждан, который создается при регистрации иностранца на основании его размещения.

В документе на различных вкладках указываются все данные, которые необходимы для постановки гостя на миграционный учет и печати бланка Уведомление о прибытии иностранного гражданина.

1. Пол – пол гостя.
2. Дата рождения – дата рождения гостя.
3. Гражданство – страна, в гражданстве которой состоит гость.
4. Флажок У гостя уже есть уведомление о регистрации – включите, если у гостя уже есть уведомление, оформленное, например в другой гостинице. Тогда гость регистрируется и делается пометка, чтобы другие смены не печатали ему уведомление. Гость с включенным флажком не попадает в выгрузку данных иностранных гостей в Управление по вопросам миграции.

Обратите внимание, что в силу того, что документ Запись в журнал регистрации создается на основании размещения, часть полей в нем заполнены данными из размещения гостя.

Вкладка Основные данные



5. Фамилия, Имя, Отчество – ФИО гостя на русском языке. 
6. Вид документа удостоверяющего личность, Серия, Номер, Дата выдачи, Действителен до, Кем выдан – паспортные данные гостя. 
7. Fan ID – паспорт болельщика, который используется во время проведения чемпионатов по футболу. 
8. Место рождения – место рождения гостя по документу удостоверяющему личность. 

Вкладка Данные миграционной карты и визы

На данной вкладке указываются данные миграционной карты и документа, подтверждающего право иностранного гражданина на пребывание (проживание) в Российской Федерации.



9. Страна или город откуда прибыл — заполняется автоматически из личной карточки гостя.
10. Флажок Из-за границы – поставьте, если гость прибыл из-за границы.
11. Флажок Это первый визит
12. Дата пересечения границы – заполняется автоматически по размещению гостя.
13. КПП — введите значение по штампу на миграционной карте.
14. Номер миграционной карты – введите серию и номер миграционной карты через пробел.
15. Срок пребывания с, по – сроки пребывания гостя, указанные в миграционной карте. Заполняется автоматически из размещения гостя.
16. Цель поездки – цель визита из миграционной карты.
17. Участник гос. программы 
18. Принимающая организация — принимающая сторона из миграционной карты.
19. Маршрут 
20. Профессия или должность 
21. Стаж работы 
22. Переключатели для выбора документа, подтверждающего право на пребывание в стране:
    • Без визы – если гость из безвизовой страны, то ему не нужно заполнять дополнительные поля.
    • Виза – если гость из визовой страны, то необходимо заполнить поля согласно его визы.

      

    • Вид на жительство – если у гостя есть вид на жительство, то нужно заполнить поля согласно его виду на жительство.

      

    • Разрешение на временное проживание — если у гостя есть разрешение на временное проживание, то нужно заполнить поля согласно этому документу.

      

Вкладка Сведения о законном представителе



На данной вкладке вводятся данные законного представителя, например несовершеннолетнего иностранного гражданина.

23. Законный представитель – выберите из справочника гостей законного представителя гостя (ФИО может быть и не на русском языке).
24. Фамилия, Имя, Отчество законного представителя – ФИО законного представителя на русском языке. 

Печать уведомления о прибытии иностранного гражданина

В прошлом уроке Вы узнали как зарегистрировать иностранного гостя в программе.

Чтобы распечатать уведомление о прибытии иностранного гражданина проделайте следующие шаги:

1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.
2. Найдите размещение гостя по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам и откройте размещение
3. В открывшемся размещении нажмите ссылку Регистрация №… под фамилией гостя, для которого нужно распечатать уведомление.

   

   Примечание: Если под фамилией гостя отображается ссылка Зарегистрировать, то проведите регистрацию иностранца.

4. В открывшемся окне Уведомление … нажмите кнопку Печать и выберите пункт Распечатать уведомление о регистрации иностранца.

   

5. В открывшемся окне печатной формы нажмите кнопку Печать, если принтер поддерживает двустороннюю печать. Или воспользуйтесь кнопками Печать стр.1 и Печать стр.2 в противном случае.

   

В результате Вы получаете распечатанное уведомление о прибытии иностранного гражданина по утвержденной форме.

Касса

В данной главе Вы узнаете как проводить основные кассовые операции.

Закрытие кассовой смены обычно совпадает с окончанием рабочего дня. Но так как гостиницы работают круглосуточно, то в программе временем начала смены считается время закрытия предыдущей смены. При закрытии кассовой смены программа формирует и распечатывает Z-отчет. В любое время для сверки можно снять кассовый Х-отчет.

Закрытие кассовой смены

Сотрудник в конце каждого рабочего дня (или рабочей смены) должен провести закрытие кассовой смены.

Внимание! Открывать вручную кассовую смену не нужно! Новая кассовая смена откроется автоматически первым платежом, совершенным после закрытия кассовой смены.

Чтобы закрыть кассовую смену проделайте следующие шаги:

1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

   

2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Закрыть кассовую смену.

   

3. В открывшемся окне Закрытие кассовой смены нажмите кнопку Закрыть кассовую смену и распечатать Z-отчет.

   

   Примечание: При закрытии кассовой смены можно выбрать нужный тип Z-отчета.

   

В результате из кассы «вылезает» чек закрытия кассовой смены и создается документ Закрытие кассовой смены, который отображается в журнале закрытия кассовых смен.

Также программой формируется кассовый Z-отчет, который можно распечатать и приложить к чеку закрытия кассовой смены.

Печать кассового Z-отчета

В прошлом уроке Вы узнали, как провести закрытие кассовой смены и распечатать кассовый Z-отчет. Но возможна ситуация, когда Вы закрыли Z-отчет не успев его распечатать или сохранить. В данном уроке вы узнаете как повторно распечатать Z-отчет. 

Чтобы повторно распечатать Z-отчет по закрытой кассовой смене, проделайте следующие шаги:

1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

   

2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен найдите документ закрытия кассовых смен на нужную дату и откройте его.

   

3. В открывшемся окне Закрытие кассовой смены … нажмите кнопку Печать Z-отчета.

   

   Примечание: Только пользователи с правами на изменения или удаление проведенных документов закрытия кассовых смен могут повторно распечатать Z-отчет.

В результате сформируется кассовый Z-отчет, который можно повторно распечатать или сохранить.

Печать кассового Х-отчета

В прошлых уроках Вы узнали как сформировать и распечатать Z-отчет.

Иногда для проверки кроме Z-отчета, формируемого при закрытии кассовой смены, может понадобиться X-отчет. В X-отчете отображается текущие состояние наличности в кассе. В отличии от Z-отчета, X-отчет можно сформировать в любое время в течении рабочей смены.

Печать X-отчета программы

Чтобы распечатать X-отчет программы, проделайте следующие шаги:

1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

   

2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Печать X-отчета программы.

   

В результате сформируется X-отчет по платежам зафиксированным в программе, который можно распечатать или сохранить.

Печать X-отчета по ФР

Чтобы распечатать X-отчет непосредственно по фискальному регистратору, проделайте следующие шаги:

1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

   

2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать X-отчета по ФР.

   

   Примечание: Если выбрать в действиях пункт Печать почасового X-отчета по ФР. То можно получить детальный срез операций по фискальному регистратору.

В результате из кассы «вылезет» X-отчет снятый непосредственно с фискального регистратора.

Сверка итогов по терминалу

Если на рабочем месте подключен эквайринговый терминал, то сотрудник в конце рабочего дня должен провести сверку итогов по платежной системе (терминалу). Эта операция является в некотором роде аналогом закрытия кассовой смены.

Внимание! Кассовую смену можно закрыть только один раз в день (сутки). А сверку итогов по терминалу можно проводить неограниченное количество раз.

Чтобы провести сверку итогов по терминалу проделайте следующие шаги:

1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

   

2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Действия и выберите пункт Открыть меню сервисных функций платежной системы (терминала).

   

В результате при успешной сверке итогов из кассового аппарата «вылезет» чек.

Внимание! Если Вы проводите возврат по платежу кредитной картой, после которого еще не проводилась сверка итогов по терминалу, то у гостя возврат пройдет как отмена операции – деньги сразу вернуться на карту. Если же после платежа была проведена сверка итогов по терминалу, то у гостя возврат пройдет как реальный возврат – деньги вернуться на карту через время, например через 3-5 дней (зависит от банка гостя).

Закрытие дня

Проведение закрытия дня

Чтобы провести закрытие дня вручную, проделайте следующие шаги:

1. Откройте форму Закрытие дня – для этого нажмите Фронт-офис и выберите Выполнить закрытие дня.

   

2. В открывшемся окне Закрытие дня нажмите кнопку Выполнить проверки. Особенности поведения проверок описаны в следующем уроке.

   

   Обратите внимание, что форму Закрытие дня можно настроить по-разному, соответственно она будет иметь разный вид и функциональность в зависимости от выбранных настроек. Ниже для примера представлена данная форма в нескольких вариантах.

   — Проводится закрытие дня без дополнительных проверок:

   

   — Перед закрытием дня проводятся некоторые проверки:

   

3. Нажмите кнопку Закрыть день.

   

   Примечание: Закрытие периода можно провести только, если успешно пройдены проверки.

   Если все дополнительные проверки пройдены успешно, то возле каждого пункта набора проверок отображается зеленая галочка и кнопка Закрыть день становится активной.

   

   Если какие-то проверки не пройдены, то возле соответствующего проверке пункта отображается красный восклицательный знак и отчет, с помощью которого можно выявить недочеты. Кнопка Закрыть день остается неактивной. В таком случае нужно исправить недочеты, которые мешают поведению закрытия дня, и снова нажать на кнопку Выполнить проверки.

   

   Если какие-то проверки не пройдены, но их можно проигнорировать при закрытии дня, то возле соответствующего проверке пункта отображается синяя буква «i» и отчет, с помощью которого можно выявить недочеты. На активность кнопки Закрыть деньтакие проверки не влияют.

   

В результате успешного закрытия дня создается документ Закрытие периода

и Дата отеля переводится на одни сутки вперед.

Особенности проверок, выполняемых перед закрытием дня

В данном уроке рассмотрим особенности каждого пункта из набора дополнительных проверок, выполняемых программой перед закрытием дня.

Ниже приведена форма Закрытие периода с полным набором дополнительных проверок.

Обратите внимание, Обратите внимание, что все проверки выполняются на текущую дату отеля. В таком случае, если закрытие дня проводят каждое утро, то все проверки выполняются на предыдущую календарную дату относительно текущей даты. Например, закрытие дня проводят утром 11-го февраля, тогда дата отеля до закрытия дня 10-е февраля, и проверки соответственно проводятся на 10-е февраля.

• Проверка долгов по выехавшим гостям – проверяется наличие долгов по размещениям, дата выезда которых равна дате отеля. Чтобы пройти проверку необходимо принять решение по долгам таких должников. Обычно по ссылке показать отчет открывается отчет 131 – Должники.

  

• Проверка незаехавших бронирований – проверяется наличие действующих броней, по которым не заехали гости. Чтобы пройти проверку нужно либо заселить гостей по данным броням, в случае если это забыли сделать или гости опоздали, либо аннулировать данные брони. Обычно по ссылке показать отчет открывается отчет 110 – Планируемый заезд.

  

• Проверка невыехавших гостей – проверяется наличие размещений, гости которых не выехали. Чтобы пройти проверку необходимо либо выселить не выехавших во время гостей, либо продлить период проживания гостей, которые решили задержаться в гостинице. Обычно по ссылке показать отчет открывается отчет 120 – Планируемый выезд.

  

• Проверка закрытия смен по ККМ – проверяется выполнение закрытия предыдущей кассовой смены. Чтобы пройти проверку нужно закрыть кассовую смену.
• Печать отчетов закрытия дня – можно указать папку с отчетами, которые нужно просмотреть и/ или распечатать при каждом закрытии дня. Например, это могут быть какие-то статистические отчеты. Указанные отчеты по умолчанию открываются при выполнении проверки, вручную их можно открыв нажав на Печать отчетов закрытия дня.
• Проверка начислений – обычно открывается отчет 150 – Журнал транзакций по умолчанию, вручную отчет можно открыть нажав на Проверка начислений. Данный отчет используется для проверки правильности транзакций созданных за прошедший день.

  

Киоск

В гостиницах на стойке ресепшн может быть организована продажа дополнительных услуг или товаров, например сувениров. Обычно эти услуги и товары приобретают не только проживающие гости, но и сторонние клиенты, которые не проживают в гостинице и у которых нет открытых лицевых счетов. В таком случае удобно использовать Киоск — инструмент для быстрой продажи дополнительных услуг с пробитием чека.

Чтобы открыть Киоск нажмите в главном меню кнопку Фронт-офис и выберите пункт Киоск.

На форме киоска можно выделить следующие области:

1 – параметры заказа

2 – заказ

3 – список групп услуг

4 – строка поиска

5 – список услуг

Общая схема использования киоска простая:

1. Откройте новый заказ
2. Добавьте услуги в заказ
3. Выберите способ оплаты и проведите заказ

В параметрах заказа выбирается лицевой счет для начисления услуг заказа. Услуга добавляется в заказ двойным щелчком в списке услуг. Для быстрого поиска можно выбрать группу услуг или найти услугу по наименованию используя строку поиска.

Подробно схема продажи дополнительных услуг через кисок описана в следующем уроке. 

Продажа доп. услуг через киоск

Чтобы продать дополнительные услуги через киоск, проделайте следующие шаги:

1. Откройте форму киоска.
2. Определитесь на какой счет будут начислены пробитые по чеку услуги. Возможны варианты в зависимости от того проживает гость в гостинице или нет.

   Вариант №1. Если гость не проживает в гостинице или проживает, но не хочет, чтобы пробитые по чеку услуги были начислены на его персональный лицевой счет, то для начисления услуг нужно использовать лицевой счет киоска, номер которого отображается в поле Лиц. счет.

   

   Обратите внимание, что каждый раз при открытии киоска по умолчанию создается новый лицевой счет киоска и подставляется в поле Лиц. счет.

   Чтобы создать новый лицевой счет киоска вручную нажмите на кнопку Новый заказ.
   

   Вариант №2. Если гость проживает в гостинице, то для начисления услуг можно использовать лицевой счет номера, привязанный к этому гостю.

   Чтобы использовать лицевой счет номера, нужно в поле Комната выбрать номер комнаты, в которой проживает гость, и тогда в поле Клиент подтянется список гостей указанного номера.

   

   Далее из списка выберите гостя, на счет которого в итоге будут начислены услуги. Если в списке нет нужного гостя, то можно воспользоваться лицевым счетом киоска. Если в выбранном номере уже никто не проживает, то список останется пустым, и тогда тоже можно воспользоваться лицевым счетом киоска.

3. Добавьте в заказ услуги.

   

   Обратите внимание, что добавленные в заказ услуги начисляются на выбранный лицевой счет только после пробития чека. Т.е. пока вы не нажали на кнопку Записать можно удалить добавленные в чек услуги. Для этого нужно выделить услугу и нажать кнопку Удалить.
   
   Так же можно закрыть текущий заказ нажав на кнопку Новый заказ. Открыть новый заказ удобно, если, например, гость передумал покупать выбранные услуги, и вам нужно обслужить следующего гостя.

   Добавить услугу в чек можно двумя способами:

   — В строке поиска ввести название услуги и двойным щелчком добавить услугу в чек.

   

   Примечание: Поиск услуги ограничивается выделенной группой с вложенными в нее группами в окне выбора папки.

   — В списке папок выбрать группу услуг, а в списке услуг двойным щелчком выбрать услугу из папки.

   

   Обратите внимание, что каждый двойной щелчок мышью увеличивает количество выбранной услуги.
   

   Кроме того количество услуги и ее цену можно откорректировать вручную в таблице услуг.

   

4. Убедитесь, что включен переключатель Начисление, выберите способ оплаты – Наличные или Кредитная карта и нажмите кнопку Записать.

   

5. В открывшемся окне нажмите Да, чтобы провести заказ, или Нет, чтобы вернуться в заказ.

   

   Внимание! Для успешного проведения заказа и пробития чека нужно: или чтобы было заполнено поле Лиц. счет (начисление услуг будет на счет киоска),

   

   или чтобы были заполнены поля Комната и Клиент (начисление услуг будет на счет проживающего в номере гостя).

   

   Если не указан Клиент и не указан Лиц. счет, то программа не может определить лицевой счет для начисления услуг по чеку и выдает ошибку.

   

В результате после удачного проведения заказа на выбранный лицевой счет начисляются услуги из заказа и соответствующий им платеж, из кассы «вылезает» чек на оплату, окно заказа очищается (киоск готов к формированию следующего заказа) и на экране не на долго отображается сообщение об успешном выполнении заказа.

Чтобы просмотреть транзакции на лицевом счете нажмите кнопку Показать транзакции.

Часто задаваемые вопросы

Как изменить статус номера?

Ситуация: В конкретном номере нужно изменить текущий статус номера на Чистый. Пусть это, например, номер «32», расположенный на третьем этаже отеля.

В программе для сотрудников службы эксплуатации номеров, а также стойки ресепшн, для работы с номерным фондом предназначена форма Список номеров.

Чтобы изменить статус номера, проделайте следующие шаги:

1. В главном меню нажмите Фронт-офис и выберите пункт Список номеров.

   

2. В открывшемся списке номеров выделите номер, в котором нужно изменить статус.

   

   Примечание: Воспользуйтесь фильтрами, чтобы ускорить поиск нужного номера.

   

   Группа – выберите корпус и/ или этаж.

   Тип номера – выберите категорию номера.

3. В колонке Статус номера дважды щелкните на статусе выбранного номера и в выпадающем списке выберите статус, который нужно установить в номере.

   

   Примечание: Если в выпадающем списке отображается только текущий статус номера, то или из данного статуса запрещены переходы в другие статусы, или у вас нет прав на установку других статусов номеров.

   

В результате изменяется статус номера, а в окошке слева от списка номеров изменяется количественный состав номеров по статусам.

Живая инструкция (нажмите плюсик):

Почему на начальной странице программы отображается количество номеров на заезде, которое не равно реальному заезду?

Первым делом нажмите на начальной странице на ссылку ЗАЕЗД номеров, чтобы перейти на вкладку Заезд журнала Фронт-офис.

По умолчанию, когда в поле Звезд пусто, на данной вкладке отображаются действующие брони двух типов:

• брони, по которым сегодня ожидается заезд гостей, т.е. дата заезда равна текущей дате

  

  Обратите внимание, что брони, по которым ожидается заезд, отображаются полужирным или обычным шрифтом.
  Чтобы отобрать только не просроченные брони в поле Заезд укажите текущую дату.

  

• просроченные брони, по которым гости должны были заехать вчера или ранее, т.е. дата заезда меньше чем текущая дата

  

  Обратите внимание, что просроченные брони отображаются курсивом.

Таким образом, количество номеров на заезде, которое отображается на начальной странице программы, является суммой количества номеров, по которым сегодня действительно ожидается заезд, и количества номеров, заезд по которым уже просрочен.

Примечание: Случай, когда реального заезда нет, а на начальной странице отображается какое-то количество номеров на заезд, означает, что все брони отображаемые на вкладке Заезд в журнале Фронт-офис, являются просроченными бронями.

Поэтому, для того чтобы отображаемое на начальной странице количество номеров на заезде равнялось количеству реальных номеров на заезде, нужно следить за просроченными бронями – например, вовремя аннулировать их.

Зачем нужна кнопка «Обновить»?

Ситуация: Вы открыли журнал брони, поработали с ним, а потом отошли от компьютера и вернулись к работе с журналом через некоторое время. Так как работа с программой ведется в многопользовательском режиме, то нет никакой гарантии, что отображаемые в журнале данные актуальны на текущий момент. Как получить актуальные данные из базы?

На заметку: Обычно работа с программой 1С-Отель ведется в многопользовательском режиме. Это означает, что с базой данных работает несколько пользователей, которые вносят новые данные, изменяют или удаляют старые.

Самое простое решение – закрыть журнал брони, а потом открыть его снова. Но в таком случае вы потратите время на закрытие-открытие журнала и на настройку сбросившихся фильтров в журнале. Чтобы быстро получить актуальные данные из базы нажмите на кнопку Обновить.

Кнопка Обновить есть во всех журналах,

в основных справочниках

и даже на начальной странице программы.

Почему в журнале размещений не у всех гостей отображается номер комнаты?

Напомним, что на вкладке Занято журнала Фронт-офис отображаются размещения. В размещении обязательно указывается не только категория номера, но и номер комнаты, в которой проживает гость. В журнале Фронт-офис номер комнаты не отображается только у тех гостей, в размещении которых не заполнен шаблон размещения. Такие гости проживают совместно с гостем, размещенным в номере (вид размещения «Номер»), и у них задан вид размещения «Подселение». Но если вы откроете такое размещение «без номера комнаты», то увидите, что в самом размещении номер комнаты задан.

Таким образом, если вы видите на вкладке Занято гостей без номера комнаты, то это означает, что в журнале Фронт-офис включен переключатель По гостям. В режиме По гостям отображаются как размещения, в которых задан шаблон размещения, так и размещения, в которых не задан шаблон размещения.

Если вы переключитесь в режим По номерам, то в списке у всех гостей будет отображаться номер комнаты. В режиме По номерам отображаются только размещения, в которых задан шаблон размещения. У таких гостей вид размещения — «Номер» или «Место, и всегда отображается номер комнаты.

Примечание: Все написанное выше про вкладку Занято верно также для вкладок Выезд и Архив.

Примечание: Обратите внимание, что в режиме По номерам в списке отображается колонка Чел., в которой выводится название шаблона размещения. В режиме По гостям вместо этой колонки отображается колонка Вид размещения с названием вида размещения.

На вкладке Заезд журнала Фронт-офис отбражаются брони. А в бронях в отличии от размещений может быть указана только категория номера. Таким образом, если на вкладке Заезд в журнале Фронт-офис в режиме По номерам у некоторых гостей не отображается номер комнаты, то это означает, что номер комнаты не выбран в брони.

Кроме того для броней верно все, что было изложено выше касательно отображения размещений в режиме По гостям.

Почему в журнале «Фронт-офис» гости в списках начертаны разными шрифтами: обычным, курсивом и жирным?

Курсивом выделяются «просроченные» брони независимо от того, какой вид размещения у гостей.

«Просроченной» называется бронь, по которой гость не заехал в срок.

Для начертания «не просроченных» броней используется обычный или жирный шрифт в зависимости от вида размещения гостя. 

Жирным шрифтом выделяются те гости, у которых вид размещения — «номер».

Соответственно, обычным шрифтом начертаны те гости, у которых вид размещения — «место» или «совместно».

Обратите внимание, что брони, в которых у гостя вид размещения «совместно», отображаются в списке только при включенном переключателе По гостям.

Какие данные можно вводить в поле «Поиск» для поиска броней (размещений)?

Поиск брони (размещения) в списке соответствующих журналов осуществляется только по данным тех полей, которые отображены в списке – Гость, Страна, № брони и т.д.

Чтобы увидеть весь перечень полей доступных для поиска, нажмите кнопку Поиск и в открывшемся окне в поле Где искать нажмите на стрелочку.

Как видите, в списке доступных для поиска полей (и в журнале брони, и в журнале Фронт-офис) нет телефона гостя, поэтому найти бронь (размещение) гостя по указанному телефону нельзя. Также нельзя найти бронь (размещение) по эл. почте гостя. А вот найти бронь по ФИО — Гость, контрагенту — Зазчик, номеру группы – Группа, дате заезда – Заезд, автору брони – Автор и т.д. можно.

Доступные для поиска поля в журнале брони

Доступные для поиска поля в журнале Фронт-офис

Как распечатать список гостей на завтрак?

Ситуация: Нужно сформировать список гостей на завтрак на определенную дату, например, на следующий день.

Чтобы сформировать список гостей на завтрак, проделайте следующие шаги:

1. В главном меню откройте список отчетов – для этого нажмите Главное и выберите Отчеты.

   

2. В открывшемся окне Отчеты в строке поиска введите название отчета «список гостей на завтрак» и нажмите на кнопку Поиск (или клавишу «Enter»). Откройте отчет нажав на Список гостей на завтрак.

   

3. В открывшемся отчете нажмите на Отбор и в параметрах выберите период, за который нужно сформировать отчет. Нажмите кнопку Сформировать.

   

   Примечание: Проверьте, если нужно, что в поле Набор услуг указан набор услуг, включающий в себя завтраки.

   

В результате сформируется список гостей на завтрак на указанный период. Список гостей можно распечатать или сохранить на компьютер.

Живая инструкция (нажмите плюсик):

Чем отличаются статусы «Занят» и «Занят грязный»?

Если ответить на вопрос кратко, то статус Занят – это статус номера, который выставляется программой автоматически после размещения гостей в номере, а статус Занят грязный – это статус номера, который выставляется специальной регламентной процедурой автоматически каждое утро в занятых номерах. Обычно в номерах со статусом Занят грязный горничные проводят текущую уборку. После такой уборки статус номера опять изменяется на Занят. 

Как скрыть неиспользуемые пункты меню на вкладке Фронт-офис?

Ситуация: Некоторым пользователям программы вкладка Фронт-офис может показаться перегруженной «лишними» пунктами меню, которые они не используют и использовать не будут, например, по причине отсутствия определенного оборудования. Поэтому и возникает вопрос – как убрать эти «лишние» пункты из меню?

Пусть, например, нужно скрыть подчеркнутые пункты меню на вкладке Фронт-офис.

Чтобы скрыть «лишние» пункты меню, проделайте следующие шаги:

1. В главном меню нажмите Фронт-офис, нажмите на кнопку Настройки и выберите пункт Настройка навигации.

   

2. В открывшемся окне Настройка панели навигации в списке Выбранные команды выделите тот пункт, который нужно убрать со вкладки Фронт-офис, и нажмите кнопку <Удалить.

   

3. Описанным в п.2 способом удалите из списка Выбранные команды все «лишние» пункты меню.
4. Нажмите на кнопку ОК, чтобы сохранить изменения в меню.

   

В результате удаленные пункты меню больше не отображаются на вкладке Фронт-офис.

Живая инструкция (нажмите плюсик):

Гостиничный бизнес всегда идет параллельно с туристическим. Безусловно, автоматизация в этой области может оказать существенное влияние на конкурентоспособность компании, занятой в этой сфере услуг. В этом обзоре будет рассмотрена программа «Отель», автоматизирующая работу администратора гостиницы. Программа в визуальной форме показывает план заселения номеров, рассчитывает сумму предоставленных услуг и формирует отчеты по занятости номеров и оплате.

Интерфейс программы

Главным окном программы, в котором осуществляется основная работа, является окно «План размещения». Оно представляет собой таблицу, заданную двумя измерениями: по горизонтали — даты календаря, а по вертикали — номера гостиницы, сгруппированные по корпусам. Бронируя или заселяя номер, необходимо просто выделить диапазон ячеек для выбранного номера за определенный период. Заданный диапазон закрасится цветом, а пользователю будет предложено заполнить параметры заселения: список гостей, состав услуг, период занятости номера и тому подобное. Таким образом, программа наглядно показывает наличие свободных номеров, даты заселения и освобождения; не может произойти ошибочного заселения номера разными гостями.

Интерфейс программы

На панели инструментов этого окна можно задать фильтр по корпусу или категории номеров, указать интервал просмотра плана заселения, найти гостя или поставить номер на ремонт (выделенный диапазон ячеек закрасится серым цветом).

Когда выбран период пребывания гостя, пользователь должен заполнить карточку номера. Главным параметром карточки является ее идентификатор, который будет отображаться на плане размещения. В качестве идентификатора можно задать имя въезжающего гостя, интервал дат или просто любое число.

Карточка номера

Окно карточки разбито на четыре вкладки. На первой вкладке задаются даты заезда и выезда, количество проживающих гостей и одно из действий: бронирование, поселение или выселение. В зависимости от этого действия интервал ячеек в плане размещения будет закрашен своим цветом: бронирование — зеленым, поселение — синим, выселение — розовым.

На второй вкладке задается список проживающих гостей. А на третьей можно указать список предоставляемых услуг (проживание, питание, бронирование, состав дополнительных услуг), рассчитать их сумму, при необходимости напечатать счет-фактуру.

Расчет услуг

На последней вкладке карточки заносится информация о каждом факте оплаты за предоставленные услуги. Здесь можно увидеть неоплаченный остаток, если оплата была осуществлена частично.

Отплата за номер

По всем введенным данным программа позволяет построить несколько отчетов: список заезжающих, список выезжающих, список проживающих, кассовый отчет, отчет по оплате. В программу встроен дизайнер отчетов, и при желании можно изменить внешний вид любого из формируемых программой отчетов. Однако создавать новые отчеты у программы возможности нет.

Диалог отчета Список проживающих

Всю справочную информацию можно просмотреть и отредактировать в окне «Справочники». Окно разделено на две области: первая — список справочников, вторая — список элементов выбранного справочника.

Окно справочников

Цены на номера являются периодическими реквизитами, то есть могут хранить значение на определенную дату. Историю изменения цен можно просмотреть и отредактировать в справочнике «Категории номеров».

Окно истории цен

В настройках программы кроме прочих параметров (таких как размещение базы данных, денежная единица, реквизитры компании) можно задать параметры расчета услуг. Здесь можно задать:

• способ оплаты номера (за человека в сутки или за номер в сутки);
• способ оплаты брони (фиксированной суммой или процентом от цены номера);
• сумму рекреационного сбора с человека;
• процент НДС.

Параметры рассчета

Замечания

Нет таких понятий, как расчетный час, время заезда и выезда. Ограниченный набор отчетов и отсутствие возможности разрабатывать новые. Владельцу гостиницы наверняка не помешают аналитические отчеты: «Динамика заселения», «Динамика прибыли», «История изменения цен» и тому подобные. Расширив функциональность программы в сторону анализа, можно выработать систему по оптимизации заселения номеров и получению максимальной прибыли за счет сезонного изменения цен.

Резюме

Заезд — Checkin

Day use/проживание менее суток

Day use используется в случаях, когда гостю нет необходимости оставаться на срок более суток. Для этого в размещении гостя указывается фактическое время выезда, а продолжительность проживания будет составлять “0” ночей. Оплата при этом взымается за целые сутки.

Просмотр заезда на выбранную дату

Для просмотра гостей на заезд на выбранную дату можно воспользоваться двумя способами:

1 способ

1. Зайти во Фронт-офис, раздел Размещение, вкладка Планируемый заезд.

2. При необходимости изменить дату в поле Заезд (По умолчанию программа показывает гостей на текущую дату).

Важно! Для отображения аналитических данных в верхней части данной формы можно воспользоваться кнопкой  («Показать итоги»), которая показывает количество номеров/гостей на заезд, выезд и количество проживающих гостей.

Для отображения гостей, заселенных за текущий день, необходимо перейти на вкладку Занято, указать текущую дату в поле Заезд, после чего в табличной части будут отображены гости, которые были заселены сегодня.

2 способ

1. Зайти во Фронт-офис, раздел Бронирование, вкладка Журнал брони.

    2. В верхней табличной части нажимаем на статус Действующие, в поле Заезд выбираем нужную дату заезда.

Примечание: информацию по планируемому/фактическому заезду можно посмотреть в отчетах. Для этого заходим в основное меню, переходим в подсистему Главное, Отчеты, в списке слева выбираем папку СПиР, раздел Заезд/Выезд, отчеты «Фактический заезд по номерам» и «Планируемый заезд».

Отмена заселения гостя

Если Вы по ошибке заселили гостя, процедура отмены заселения гостя будет проходить следующим образом:

1. Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Создать», переходим в Размещение.

2. В правой табличной части во вкладке «Статус» меняем статус «Заезд» на «Аннулирование».

    3. Нажимаем кнопку .

После Аннулирования размещение вернется на заезд со статусом «Бронь».

Поселение без брони

При необходимости поселить гостя без предварительного бронирования можно пойти двумя способами.

1  способ:

     1) Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Создать», переходим в Размещение.

     2) Заполняем необходимые данные для создания бронирования. Нажимаем записать и закрыть. 

2 способ:

     1) Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости.

     2) Нажимаем на кнопку , открывается документ создания размещения. Заполняем необходимые данные и нажимаем кнопку .

Отмена заселения

Если Вы по ошибке заселили гостя, процедура отмены заселения гостя будет проходить следующим образом:

1. Заходим в подсистему Фронт — офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости. 

     2. Заходим в размещение гостя из таблицы. 

     3. В правой табличной части во вкладке «Статус» меняем со статуса «Заезд» на «Аннулирование». 

     4. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

После этого данное размещение вернется на заезд со статусом «Бронь».

Печать регистрационных карт для группы

Распечатать регистрационные карты можно из размещения гостей, а также из их бронирования. Для печати нужно:

1. Найти бронь/размещение (Через «Журнал брони» или «Проживающие гости»).

2. Нажать на кнопку “Печать” либо из журнала, либо из самого документа.

3. Выбрать печатную форму 112.

4. Поставить флаг “Печатать для всех гостей номера”.

5. Отправить файл на печать.

Предварительный расчёт гостя

В случаях, когда гостю нужно заранее подготовить отчетные документы, используется предварительный расчёт. При этом выполняется Зачёт аванса и печатается счёт. Чтобы сделать предварительный отчет гостю, следуйте инстрикции:

     1. Найдите размещение гостя. (Для этого в боковом меню выберете подсистему Фронт-офис — раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Проживающие гости.)

     2. Проверьте баланс лиц. счета гостя.

        Если необходимо, внесите платежи.

     3. Выполните Зачёт аванса (одноимённая кнопка на форме лиц. счета).

     4. Сделайте печать счёт.

     5. Передайте документы гостю.

Корректировка проживания

Если в проживании гостя происходят изменения, то их нужно так же внести в систему. При этом нужно учитывать, что в закрытой дате (после процедуры “Закрытие дня”) изменения не отразятся в лиц. счете гостя, но при этом они произойдут в текущей и будущих датах.

Для того, чтобы внести изменения в текущую или будущие даты, необходимо:

      1. Найти размещение/бронь гостя. (Через боковое меню зайдите в подсистему Фронт-Офис — раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони.)

     2. Перейти в лиц. счет гостя.

   

     3. Произвести корректировки.

     4. Проверить и сохранить изменения.

Выезд (Check out)

Быстрое выселение гостя с нулевым балансом

Для быстрого выселения гостя без перехода в карточку размещения необходимо, чтобы были выполнены следующие условия:

1. У гостя не должно быть долгов по лицевым счетам.

2. Должен быть выполнен зачет аванса.

Если данные условия соблюдены, вы можете выселить гостя(ей), перейдя в подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение», Планируемый выезд. 

Выделите гостей через кнопку Shift или Ctrl и нажмите Выселить в верхней панели. 

Выезд гостя раньше намеченной даты

В ситуации, когда гость выезжает раньше намеченной даты, необходимо:

1. В боковом меню выбрать подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости. Зайти в карточку размещения гостя.

2. Изменить дату выезда.

3. Зайти в лицевые счета и проверить начисления и оплату. При переплате сделать возврат за те сутки, которые гость не прожил. Чтобы оформить возврат, на странице
лицевого счёта гостя нажмите кнопку .

4. Сделать зачет аванса при необходимости и нажать кнопку .

Операции с кассой

Киоск

Начисление услуг гостю, не проживающему в отеле.

Функционал киоска предназначен для продажи товара или услуги стороннему гостю. 
Форма киоска располагается в подсистеме «Фронт-офис», во вкладке «Размещение».

Для продажи дополнительных услуг стороннему гостю заходим в форму Киоск, в правой табличной части выбираем услугу (при большом количестве услуг поиск осуществляется по наименованию).

Начисление услуги выполняется двойным кликом по услуге, после чего она появится в окне заказа. Для оплаты заказа необходимо выбрать способ оплаты и нажать кнопку «Записать», после чего перечисленные в заказе позиции будут очищены. 

Оплаченные услуги и платёж будут отправлены в лицевой счёт киоска. Нажав на кнопку , Вы перейдете в лицевой счет, в котором будут отражены начисленные услуги и проведенная оплата.

Возврат депозита

Для проведения процедуры возврата депозита необходимо:

1. Перейти в лицевой счет гостя (Подсистема Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости, .

2. Выделить платеж, по которому вам нужно провести возврат и нажать . Программа предложит сумму к возврату на основании платежа, при необходимости вы можете ввести необходимую сумму вручную.

Важно: если вы хотите, чтобы в документах на возврат автоматически заполнилось поле «Причина возврата», введите в форму документа Примечание и нажмите кнопку .

   

4. Автоматически программа выведет на экран формы на возврат, при необходимости можете внести данные по гостю или заполнить поля с недостающей информацией. Далее нажать Печать. 

Закрытие кассовой смены

Перед закрытием кассовой смены рекомендуется проверить правильность проведенных платежей по кассе и терминалу с помощью промежуточных отчетов (Х-отчет). Для этого необходимо:

1. Перейти в главное меню, раздел Фронт-офис, подраздел Касса, Закрытие кассовых смен.

2. В открывшейся форме в верхней панели выбрать Печать X-отчета программы (печатная форма промежуточного отчета).

3. Для печати X-отчета программы по кассовому аппарату выбрать в верхней панели Действие, Печать X-отчета по ФР; по терминалу — Открыть меню сервисных функций платежной системы (терминала), далее выбрать X-отчет.

4. После сверки промежуточных отчетов можно приступать к закрытию кассовой смены и печати Z-отчета.  Для этого необходимо: В левой части верхней панели нажать на кнопку .

5. В открывшейся форме нажать на кнопку . В момент нажатия данной кнопки из кассового аппарата распечатается Z-отчет (кассовый отчет с гашением) и откроется печатная форма закрытия кассовой смены, который можно распечатать при необходимости (кнопка Печать в левом верхнем углу).

Перенос депозита

Процедуру депозита можно осуществлять двумя способами:

1. Между лицевыми счетами гостя

2. Перенос на постоянный лицевой счет гостя или контрагента

Между лицевыми счетами гостя

В первом случае необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя через подсистему Фронт-офис, раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони

2. Двойным кликом выделите бронь, в которой необходимо перенести оплату и нажмите кнопку .

 2. Выделить оплату в том лицевом счете, из которого вы должны ее перенести, нажав на кнопку  и выбрав пункт «Перенести».

3. Перейти в лицевой счет, в который нужно перенести оплату. В верхней табличной части нажать кнопку  и выбрать пункт «Вставить».

и ввести необходимую сумму для переноса. 

Важно: для удобства переноса можно использовать функционал «Два окна», расположенный в верхней части списка лицевых счетов. Удерживая оплату переносим ее в другой лицевой счет

Перенос депозита на лицевой счет контрагента

1. Для переноса депозита на счет контрагента необходимо создать постоянный лицевой счет. Можно пойти двумя способами:
 Создать постоянный лицевой счет через форму Лицевые счета (Фронт-офис, раздел Касса, Лицевые счета, Создать)

5

 Создать постоянный лицевой счет через карточку контрагента.

2. Заходим в лицевой счет гостя, выделяем оплату, нажимаем Перенести (по аналогии с первым способом переноса). Заходим в лицевой счет контрагента через карточку и нажимаем Вставить.

Начисления

Перенос начислений на другого гостя или комнату

Для переноса начислений на лицевой счет другого гостя необходимо:

     1. Зайти в лицевой счет гостя, начисления которого мы хотим перенести (Подсистема Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости или раздел «Бронирование » — Журнал брони. 

 2. Выделить начисление(ия), в правой верхней части нажать кнопку  и из выпадающего списка выбрать функцию переноса начислений «Перенести».

     3. Возвращаемся в подсистему «Фронт-офис», «Проживающие гости», в поиске находим гостя или номер комнаты, в лицевой счет которого необходимо перенести начисления, нажимаем кнопку . По аналогии с пунктом 2 нажимаем кнопку , выбираем функцию «Вставить». 

Корректировка начисления (отмена)

При неверном начислении можно провести корректировки двумя способами:

1. Отмена начисления.

2. Корректировка услуги.

Для отмены начисления необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя, двойным кликом выделить начисление, которое нужно отменить.

     2. В верхней табличной части нажать на кнопку отменить. Отмененное начисление будет отображаться красным цветом.

     3. Указать причину отмены начисления, записать и нажать кнопку .

       Для корректировки начисления необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя, выделить начисление, которое нужно скорректировать.
2. Нажать на кнопку Корректировка в верхней табличной части и указать, каким образом будете проводить корректировку (суммой или процентом). 

  3. Указать необходимую сумму и нажать .

Перенаправление начислений (Billing instructions)

В ситуации, когда один гость оплачивает проживание другого гостя, необходимо:

1. Зайти в карточку размещения/брони того гостя , начисления которого вы хотите перенаправить. Для этого из боковом меню перейдите в подсистему Фронт-офис — Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони.

     2. Перейти в Правила начисления, нажать кнопку Добавить. В открывшейся окне в верхней табличной части в форме поиска заполняем номер и/или фолио гостя, на которого перенаправляем начисления.

    3. Дважды щелкнуть на нужном фолио. В правой форме этого фолио вы можете отметить Правило, Период действия перенаправления. Нажать сохранить.

     4. Программа вернет вас на Правила начисления в карточке размещения/брони. Фолио, которое задано по умолчанию рекомендуется удалить из табличной части.

Задачи и действия

Постановка задач, всплывающих в брони

В конфигурации 1С:Отель есть возможность постановки задачи/примечания, которое будет всплывать при открытии брони.

Для постановки такой задачи необходимо:

1. Зайти в бронирование гостя.

2. Перейти в задачи, которые расположены в правом нижнем углу и создать новую задачу. 

     3. В нижнем левом углу окна поставить галочку «Всплывающее сообщение» и нажать кнопку «Провести и закрыть».

При повторном открытии данного бронирования всплывет окно с текстом задачи, который вы внесете при её постановке.

Постановка/выполнение задачи

В конфигурации 1С:Отель предусмотрена постановка задач пользователям на определенную дату либо во временном интервале.
 Для постановки задач необходимо:

1. Зайти в Главное, Действия и задачи.

Откроется справочник задач с разбивкой по датам и с выводом основной информации в табличной части.

     2. Для создания новой задачи нажимаем кнопку  в левом верхнем углу справочника. 

     3. После этого откроется форма создания нового документа: выбираем тип, заполняем основные данные — отдел и/или сотрудника, для которого вы ставите эту задачу, срок исполнения. Прописываем текст сообщения.

Важно! Если вам нужно, чтобы данная задача выходила напоминанием ответственным пользователям, то поставьте галочку «Всплывающее сообщение».

Бронирование

Принятие депозита на будущую бронь

Для того, чтобы принять депозит по будущей брони, которая уже создана в системе, следуйте инструкции:

1. Найдите бронирование гостя, по которому будет вноситься предоплата любым удобным способом.

2. Зайти в форму “Лиц. Счета” (либо из самой брони, либо через «Журнал бронирования»).

     

     3. Выберете основной лиц. счет для услуг проживания гостя.

     4. Нажмите кнопку “Оплатить”, выберете способ оплаты и укажите сумму оплаты.

     5. Проверьте внесенные данные и нажмите “Провести и закрыть”.

Если даты проживания гостя ещё неизвестны, то депозит нужно внести на постоянный лиц. счет гостя/заказчика. Для этого нужно:

1. Зайти в гостя/заказчика.

2. Перейти в форму лиц. Счетов.

3. Создать новое фолио и поставить флаг “Мастер счет”.

     4. Перейти на вкладку “Постоянные счета” и выбрать созданный нами лиц. счет.

     5. Внести платеж, указав верный способ оплаты и сумму.

Дублирование брони

При бронировании можно использовать дублирование уже существующей брони, если гости будут иметь совпадающие или похожие параметры бронирования. Чтобы дублировать существующую бронь, следуйте инструкции:

1. Зайдите в подсистему Фронт-офис, в разделы “Журнал брони” или “Планируемый заезд”.

2. Найдите бронь, с которой будет осуществляться копирование.

3. Нажмите в правом верхнем углу брони  и выберете «Копировать бронь».

4. В диалоговом окне выберете, необходимо ли очистить гостя в скопированной брони.

5. Измените все необходимые параметры ( гости, категорию и т.д.).

Групповая бронь

Как оформить групповую бронь

Чтобы забронировать набор номеров, не указывая данные гостей и/или состав этого набора, и провести детализацию групповой брони при поступлении дополнительной информации от клиента, следуйте инструкции:  

1. Для бронирования нескольких номеров зайдите в подсистему Фронт-офис, раздел Бронирование — Журнал брони.

2. В открывшемся Журнале брони нажмите кнопку  (клавиша «Insert»).

3. В новом окне «Бронь» (создание) укажите дату заезда, дату выезда, выберите тип номера и вид размещения (можно указать фамилию клиента в поле Гость №1, контрагента в поле Заказчик и другие параметры).

4. Далее нажмите кнопку Записать. Система создаст бронь, но оставит Вас в прежнем окне. Факт создания брони подтверждает смена заголовка окна.

6. Нажмите на кнопку «Открыть»:, которая открывает настройки для группы гостей с указанным номером.

7. Чтобы подобрать номера для гостей из группы, необходимо указать ФИО гостей, отредактировать даты заезда и выезда, необходимо перейти на вкладку Номера группы.

8. В открывшейся вкладке Номера группы доступны следующие возможности:

•     Добавление новой брони в группу

Нажмите кнопку Новая бронь . Выберите тип номера. Укажите, сколько гостей будет жить в одном номере (поля «Взрослые», «Дети»), и сколько таких номеров нужно добавить (поле «Кол-во номеров»). Чтобы сохранить бронь нажмите кнопку .

НАПРИМЕР:

Если нужно добавить три номера с одноместным проживанием и два номера с двухместным, необходимо нажать Новая бронь, указать количество номеров = 3, а количество взрослых = 1. Добавить эти номера в группу. Затем указать количество номеров = 2, количество взрослых = 2 и добавить номера в группу.

• Просмотр существующей брони с возможностью её редактирования

Выделите нужную бронь и нажмите кнопку  или дважды кликните на нужной брони. Откроется окно с параметрами брони. Укажите ФИО, контакты гостя (или гостей), информацию о заказчике, тариф, скидку и другие параметры. Для сохранения изменений нажмите кнопку OK (клавиши «Ctrl+Enter»).

• Изменение параметра одной или нескольких броней

Данная опция позволяет вносить изменения по конкретному параметру (цена номера, цена на гостя, тариф, пакет услуг, скидка, статус брони, период проживания) для выбранных одной или нескольких броней. Используя клавиши «Shift» и «Ctrl» выделите нужные брони, нажмите кнопку  и выберите параметр из выпадающего списка. Задайте новое значение параметра.

Постановка запрета на печать тарифа в регистрационной карте гостя

При необходимости скрыть тариф в печатной форме регистрационной карты гостя в 1С:Отель есть возможность поставить запрет на вывод деталей тарифа.

Для постановки запрета необходимо:

1. Зайти в подсистему Фронт-офис, выбрать раздел «Размещение» — Проживающие гости или Бронирование — Журнал брони.

2. Зайти в карточку гостя.

3. Справа в табличной части во вкладке Детали тарифа ставим галочку Не печатать тариф.

Распечатка подтверждения бронирования

Для распечатки подтверждения бронирования необходимо:

1. Зайти в карточку бронирования (Подсистема Фронт-офис, раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони).

     2. В верхней части формы выбрать Печать, Распечатать подтверждение брони на группу

Важно: бывают случаи, когда гостю необходимо распечатать подтверждение брони после заселения. В этом случае из карточки размещения перейдите в карточку брони и распечатайте подтверждение бронирования.

Фильтр в отчетах по корпусу/отелю

В каждом отчете есть возможность отфильтровать данные по определенному отелю или корпусу. Для этого следуйте инструкции:

1. В боковом меню выберете Главное — Отчеты.

 2. В разделе «Отчеты» выберете необходимый отчет.

 3. В отчете в верхнем левом углу развернуть ссылку на отбор.

4. В отборе можно выбрать сортировку по гостинице или по типу номера.

План загрузки комнат в системе

План загрузки комнат удобно просматривать с помощью графической карты. Открыть её можно:

1. Открыть подсистему “Фронт-офис”, раздел Номера и выбрать пункт “Карта номерного фонда”.

     2. Указав категорию, этаж, корпус номера для просмотра.

Просмотр вакантных комнат по этажам (Схема)

Для просмотра вакантных комнат можно использовать схему плана этажей/блоков, которая графически отражает готовые для заезда номера. Чтобы воспользоваться планом этажей нужно:

1. Зайти в подсистему “Фронт-офис”, раздел Номера и перейти в пункт “Планы этажей”.

Выбрать нужный этаж/блок в списке справой стороны.

     2. В левой части будет графическое отображение плана.

     3. Цвета, которым соответствует каждый из статусов номера, указаны сверху.

Просмотр загрузки

Загрузку гостиницы возможно узнать несколькими способами:

1. Путем открытия формы “Что свободно?”.

2. С помощью отчетов.

Для просмотра загрузки через форму “Что свободно?» необходимо зайти в подсистему “Фронт-офис”, раздел «Бронирование» и выбрать пункт “Что свободно?”.

При этом формирование по умолчанию будет происходить от текущей даты на ранее указанный период.

Для просмотра с помощью отчетов необходимо:

1) Зайти в раздел “Главное” — “Отчеты”;

 2) Выбрать отчет “Прогноз загрузки” (либо другой отчет отражающий загрузку, например “Доходность и загрузка”).

Дублирование брони

При бронировании можно использовать дублирование уже существующей брони, если гости будут иметь совпадающие или похожие параметры бронирования. Для этого нужно:

1. Зайти в раздел Бронирование — “Журнал брони” или раздел Размещение — “Планируемый заезд”.

2. Найти бронь, с которой будет осуществляться копирование.

3. Нажать на кнопку  в броне и выбрать пункт «Копировать бронь».

4. Выбрать в диалоговом окне, нужно ли очистить гостя в скопированной брони.

5. Изменить все необходимые параметры (изменить гостя, категорию и т.д.).

Профиль гостя

Объединение дублирующихся профайлов гостя

Для объединения дублирующихся профайлов гостя необходимо:
1. Зайдите в подсистему Фронт-офис, разрел «Бронирование» — Клиенты (гости).

 2. Находим профайлы гостя.

3. Выделяем профайл, переходим в Еще в правом верхнем углу, нажимаем Заменить одну карточку клиента другой.

4. Выбираем профайлы, которые нужно объединить.
Вся история по гостю и статистика заездов будет отображаться в объединенном профайле.

Просмотр количества ночей и остановок гостя в профайле

Узнать количество прожитых ночей и предыдущих визитов гостя можно в профайле самого гостя. Для этого следуйте инструкции:

1. В боковом меню выберете подсистему Фронт-Офис, раздел Бронирование — Клиенты(гости).

2. Выберете клиента. (Для удобства воспользуйтесь фильтрацией клиентов по параметрам).

Информация о количестве прожитых ночей и предыдущих визитов находится на вкладке “Статистика”. Так же там можно получить историю размещений/бронирований гостя.

Статусы номеров

Изменение статуса номера

Для изменения статуса номера необходимо:

1. Перейти в список номеров ( Фронт-офис, список номеров).

2. В открывшейся форме найти номер, статус которого нужно поменять. Два раза кликаем на статус, из выпадающего списка выбираем нужный статус.

Важно: если необходимо поменять статус нескольким номерам одновременно, следуйте инструкции:

1. Двойным кликом копируем статус номера.

2. Выделяем номера кнопками “Ctrl” или “Shift”.

3. Нажимаем Вставить. Программа заполнит нужный статус во все выделенные номера.

Постановка номера на ремонт

Для постановки номера на ремонт необходимо:
1. Зайти в список номеров (Фронт-офис — Список номеров)

2. В открывшемся справочнике выбрать нужный номер, нажать кнопку  и выбрать пункт «Блокировка».

 3. Выбрать вид блокировки и период действия. Нажать кнопку .

Настройки пользователя

Смена пароля

Для смены пароля пользователя необходимо зайти в Главное, раздел «Сервис» — Настройки пользователя.

Введите пароль и его подтверждение, а затем нажмите кнопку .

Гостиничное дело – очень интересная и выгодная сфера бизнеса. Владелец может заниматься управлением самостоятельно, но организовать работу так, чтобы заведение приносило хорошую прибыль, сможет далеко не каждый. В таком случае лучше прибегнуть к услугам профессионала.

Менеджмент отеля – управление заведением, целью которого является оказание услуг по выгодной цене и получение большей прибыли.

Независимо от того, кто управляет недвижимостью, в большинстве гостиниц и отелей предпочитают пользоваться специальной программой. Она позволяет грамотно распланировать совершение всех операций в заведении и обеспечивает удобное хранение информации о клиентах.

АСУ – сочетание аппаратных (механические и электронные части устройства), программных (системы для эксплуатации компьютера) средств, а также работников предприятия для систематизации и управления различными процессами.

Система управления отелем и гостиницей – вид АСУ. Применяется для ведения текущей документации учреждения, хранения сведений о проживающих, фонде номеров и учета финансов. Помогает грамотно организовать работу заведения.

Еще такую программу называют облачной системой управления отелем (гостиницей) или PMS (property management system – система управления недвижимостью). Она также позволяет оптимизировать повседневные операции и тем самым ускорить их проведение.

Систему устанавливают на компьютер и мобильные телефоны персонала отеля. Таким образом, каждый служащий может получать необходимые сведения и указания в течение рабочего дня.

Цели и требования

Интерфейс таким программ чаще всего простой и понятный для обычных пользователей.

Цели использования системы управления отелем:

• автоматизация работы персонала;
• синхронизация с системами бронирования;
• ведение бухгалтерии;
• оформление документов для постояльцев;
• расчет различных статистических показателей: в какое время года больше гостей, какие номера чаще бронируют.

Основные требования:

• ведение отчетности в соответствии с законодательством страны, в которой расположена недвижимость;
• размещение постояльцев по номерам и по отдельным кроватям;
• оплата при поселении или выезде.

Выбирая автоматизированную систему управления отелем, в первую очередь ориентируйтесь на специфику вашего заведения. Для больших комплексов лучше выбирать качественные программы с богатым функционалом и инструментарием. Для хостела и мини-гостиниц можно выбрать несложную систему, которая сможет удовлетворить все потребности. Такой подход позволит сэкономить средства, которых у небольшого бизнеса может просто и не быть.

Что входит?

Облачная система управления отелем имеет несколько составляющих.

1. Шахматка.

Это обязательный элемент любой программы. Практичный и простой в использовании инструмент. Представляет собой форму с данными о любой текущей брони, размещении и клиентской базе.

Оформляется в виде таблицы. Она учитывает конкретный период и сортирует данные по номерному фонду. Отлично подходит для ведения документации любого типа заведения: гостиница, хостел, отель, база отдыха.

2. Автоматическое оповещение постояльцев.

3. Формы для ведения статистики.

4. Оформление текущей документации.

5. Хранение информации о клиентах.

Эти элементы могут варьироваться в зависимости от конкретной системы.

В настоящее время существует несколько десятков систем управления отелем. Отличие иностранных программ от российских в том, что они дают наибольшую свободу действий персоналу отеля. В то время как системы, которые эксплуатируются на постсоветском пространстве, максимально ограничивают деятельность служащих.

А теперь расскажем о самых распространенных программах для управления отелем и их основных функциях.

Opera

Полное название — система управления отелем Opera Enterprise Solution. Лидер по установкам, используется в 100 странах мира. Достоинства, которые подтверждают отзывы:

• универсальна, то есть может применяться в различных видах заведений гостиничного бизнеса;
• настраивается в зависимости от размера и объемов активности ведения бизнеса;
• соответствует самым требовательным запросам;
• гарантирует достоверный и оперативный обмен данными о недвижимости в режиме реального времени;
• имеет богатый функционал.

Система управления отелем Opera может работать вместе с такими программами, как:

• тарификация звонков;
• автоматические мини бары;
• авторизация кредитных карт;
• бухгалтерские программы;
• система управления ресторанами.

Данная система состоит из модулей, которые при необходимости могут быть настроены и изменены в соответствии с потребностями управляющего отеля. От этого зависит и стоимость разработки. Она включает в себя:

1. Бронирование.

Система управления бронированием отеля включает в себя подтверждение, аннуляцию, листы ожидания, управление депозитами.

2. Управление номерным фондом.

Автоматическое распределение заданий для горничных. Контроль наличия свободных номеров, их оснащения, уборки и своевременности ремонта.

3. Карта гостя.

Личные данные каждого постояльца: адрес, номер телефона, предпочтения по проживанию в гостинице, посещение ресторана, бассейна и другой инфраструктуры отеля.

4. Отчеты.

Возможность индивидуальной настройки с помощью встроенного генератора. Также можно воспользоваться стандартными отчетами (более 300 форм).

5. Управление тарифами.

Установка квот, анализ и управление доходами, настройка тарифов и многое другое.

6. Служба приема, размещения.

Размещение гостей по одному и группами, с бронированием и без него. Ведение служебных заметок и управление гостевыми сообщениями.

Система управления отелем Opera PMS затрагивает большинство деловых процессов заведения, осуществляет взаимодействие с различными интерфейсами: телефоны, телевидение, электронные замки, планшеты.

Fidelio

Система управления отелем Fidelio – продукт немецкого производства. Все заведения с этой разработкой автоматически вносятся в глобальные электронные списки бронирования.

В России Fidelio представляет компания Hotel and Restaurant systems (HRS). Она занимается реализацией и настройкой продуктов данной фирмы, помогает клиентам в освоении системы, оказывает техническую поддержку и проводит периодическое обновление.

Система управления гостиницей Fidelio не требует особых аппаратных характеристик компьютера и тоже очень популярна.

Особенности:

• цена зависит от количества номеров и от набора модулей, который вы выберите;
• в стоимость входит установка, настройка, обучение клиентов, поддержка при неполадках;
• не всегда хорошо взаимодействует со струйными и лазерными принтерами.

Fidelio производит:

1. Начисление средств за проживание.
2. Бронирование и заселение.
3. Выставление счетов для клиентов.
4. Получение статистических отчетов.
5. Объединение данных о неоплаченных счетах постояльцев с различных точек продаж.

Эта программа содержит много модулей, один из самых важных – модуль кассира. Он ответственен за:

• ведение главной кассы;
• переселение постояльцев;
• операции обменного пункта;
• промежуточные счета;
• прием оплат;
• исправление брони;
• начисления вручную.

Судя по отзывам, большим плюсом этой системы является возможность взаимодействия с другими внешними устройствами и системами.

Hospitality Management System (HMS)

Компания «Либра» занимается разработкой программ для гостиничной индустрии с 1998 года.

Система управления отелем («Либра» является создателем и разработчиком данной программы) Logus HMS имеет более 500 внедрений по всему миру. Она отличается от других программ, так как представляет собой приложение, которое устанавливается на сервер отеля. У такой системы есть преимущества перед обычным облаком:

• может выполнять работу в автономном режиме (то есть без доступа к интернету и независимо от его скорости);
• более скоростная обработка данных;
• легко взаимодействует с любой удаленной системой;
• прекрасно подходит для продажи как комнат, так и койкомест в отеле;
• весь функционал направлен на управление продажами для получения прибыли;
• прогнозирование начисления и оказания услуг;
• детализация всех транзакций;
• интерфейсы интегрированы в систему CRM (это программное обеспечение, предназначенное для работы с клиентами), что обеспечивает эффективную организацию рабочего процесса;
• простота навигации;
• гибкость тарифов;
• универсальность;
• возможность разделения счетов постояльцев, даже если они проживают в одном номере и имеют разные пакеты услуг (особенно это актуально для санаториев и домов отдыха, где предусмотрены лечебные процедуры).

Это удобная программа, адаптированная для российского гостиничного бизнеса. Может применяться во всех видах заведений.

Позволяет значительно ускорить выполнение многих повседневных задач, автоматизируя их. К примеру:

• Импорт и экспорт информации из бухгалтерской программы.
• Внесение сведений паспортных данных гостей при помощи сканирования.

Также система управления «Либра» имеет компонент для оказания услуг на более высоком уровне и увеличения продаж.

Фирма разработала специальный модуль поощрения гостей, в котором можно настроить любую программу лояльности.

Стандартный пакет включает 4 приложения:

1. Инженерная служба.
2. Работа горничных.
3. Приложение для хостес (контроль доступа постояльцев в пункты питания).
4. Консоль для руководителя.

Судя по отзывам, в целом хороший вариант для заведения любого размера. Другой вопрос, что для небольшого хостела или отеля может выйти дороговато.

«Эдельвейс»

Это программа разработана в России и находится на рынке с 2000 года. Насчитывает более 400 установок за все время обслуживания.

Основные характеристики системы управления отелем «Эдельвейс»:

• Проста в освоении и удобна в эксплуатации.
• Богатый набор готовых интерфейсов.
• Импортирует данные в бухгалтерию и УФМС.
• Сокращает время обслуживания клиентов.
• Предусматривает возможность использования дисконтных карт и бонусов в работе с посетителями.
• Гарантирует контроль продажи номерного фонда через интернет.
• Организует единое платежное пространство (при разных способах оплаты).
• Ведет учет аренды конференц-зала, организации мероприятий и других услуг гостиницы.

По отзывам, система управления отелем «Эдельвейс» обладает мощной и интуитивно понятной шахматкой с четкой визуализацией и дополнительным контролем ранних выездов и поздних заездов.

OtelMS

Профессиональная программа управления отелем. Как и другие системы, в первую очередь направлена на автоматизацию всех бизнес-процессов в отеле или гостинице с целью оптимизации всей деятельности и, соответственно, большего получения прибыли.

Состоит из 3 модулей:

1. OtelMS HMS.

Выполняет следующие функции:

• хранение историй клиентов;
• бронирование;
• управление тарифами;
• составление документации;
• портье;
• организация работы с номерным фондом.

2. Модуль бронирования.

Он подойдет для любого вида сайта и социальной сети. Позволит взаимодействовать с самыми раскрученными системами бронирования. Достоинства:

• без комиссии;
• простая установка;
• работа на любом устройстве;
• постоянное обновление.

3. Channel manager OtelMS.

Поможет эффективно организовать работу по бронированию на сайтах и через туристические агентства. Гарантирует:

• Увеличение продаж на 20 % в течение полугода.
• Все свободные номера всегда в продаже.
• Оперативность и легкость в работе.
• Синхронизация с ведущими каналами продаж.

Эта система управления имеет свои плюсы:

• уменьшает себестоимость предоставления услуг (так как они становятся автоматизированными);
• гибкий инструментарий для составления отчетности;
• полноценное формирование базы постояльцев;
• обновление и поддержка системы входят в стоимость;
• модуль бронирования подойдет для любого сайта.

Отзывы о системе управления отелем OtelMS чаще всего положительные. Например:

1. Отличное соотношение цены и качества.
2. Редкие зависания.
3. Оперативная работа службы поддержки.
4. Удобная подготовка документов.
5. Наглядная шахматка.

Из минусов называют:

1. Абонентскую плату.
2. Не подходит для материального учета торгового оборота гостиницы.
3. Мало каналов продвижения.
4. Отсутствие некоторых инструментов маркетинговой аналитики.

Статистика

Данные об использовании систем управления отелем:

1. Opera – самая популярная программа, имеет более 13 тысяч установок.
2. «Эдельвейс» – применяется в 80 странах, более 400 установок.
3. «Либра Hospitality Management System» известна по всему миру, более 500 покупок.
4. Fidelio тоже очень популярна, но имеет высокую стоимость. Хотя это зависит от количества выбранных модулей.
5. Channel manager OtelMS. Не особо популярна, но имеет богатый функционал, состоит из 3 модулей.

Для выбора системы владелец или управляющий должен оценить целый ряд факторов:

• интерфейсы и гибкость расширения;
• качество функционирования;
• разнообразие возможностей;
• уровень сопровождения проекта;
• надежность;
• стоимость программы.
• хорошая работа компании-интегратора (это фирма, которая занимается созданием программ доступа и центров обработки данных: в нашем случае систем управления отелем).

Майнинг отель

А теперь немного поговорим о совершенно новом направлении в гостиничном деле — майнинг отелях.

В последнее время происходит быстрое распространение майнинга, это связано с резким скачком криптовалюты. Поэтому предприниматели стали открывать заведения нового типа. Попробуем разобраться, как работает этот бизнес.

Майнинг (с англ. «добыча полезных ископаемых») – получение криптовалюты. Он осуществляется при помощи математических расчетов. Происходит это на компьютере или специализированном оборудовании ASIC. Это особые интегральные схемы. Имеют корпус с системой охлаждения и модуль для подключения к сети. Направлены решать единственную задачу — добывать биткоины.

Всего несколько лет назад такое оборудование было совсем не распространено. Любители занимались майнингом дома на обычных компьютерах с хорошей видеокартой.

Со временем мощности домашних и офисных компьютеров стало не хватать, к ним стали добавлять дополнительные комплектующие: видеокарты (4-8 штук), материнские платы, блоки питания. Так появились майнинговые фермы.

Теперь математические решения в сети сильно усложнились, поэтому затраты на электроэнергию постоянно увеличиваются. Кроме того, проводка в многоэтажных домах не справляется с нагрузкой, компьютеры в невентилируемых помещениях перегреваются и отключаются.

Криптофермеры стали объединяться в группы, потому что в одиночку справиться с такими задачами трудно, потеря времени означает меньшую прибыль. Соответственно, нужно место также и для всех участников процесса.

Специализированное оборудование потребляет гораздо меньше энергии, к тому же имеет большую мощность. Но оно занимает много места, дома или в гараже его в большом количестве разместить трудно. А это, естественно, ограничивает получение прибыли. Поэтому майнить в домашних условиях стало просто невыгодно.

Это повлекло за собой создание инфраструктуры для майнеров, переросших квартирные фермы, но не имеющих пока средств на самостоятельную аренду помещения.

Так появилась система управление майнерами — ЦОД (майнинг отель).

Такие заведения представляют собой площадку с необходимым оборудованием: производственные кондиционеры, которые помогут избежать перегревания, стеллажи для хранения майнинг ферм, доступ в интернет. Владельцы таких отелей берут плату за «койкоместо» и электроэнергию. Пока таких заведений немного, есть несколько отелей в Москве, Подмосковье и Татарстане. Но перспективы развития этой сферы бизнеса огромны.

PMS — основа организации гостиничного бизнеса

Стоимость системы управления отелем достаточно высока, но несмотря на это, имеет большое преимущество перед рукописным учетом. Система обеспечивает безопасность, прозрачность и оптимизацию всех текущих процессов, исключает ошибки в расчетах.

Выбирая программу, оцените размеры гостиничного бизнеса, чтобы не платить лишние деньги за функционал, который не пригодится.

Одним из главных критериев выбора является интеграция (способность к взаимодействию) с другими решениями и продуктами от различных производителей.

Таким образом, правильно подобранная система управления поможет организовать работу отеля и гостиницы качественно и эффективно. Такая программа – основа всей деятельности отеля, поэтому к ее выбору нужно подойти серьезно и взвешенно.

Заезд — Checkin

Day use/проживание менее суток

Day use используется в случаях, когда гостю нет необходимости оставаться на срок более суток. Для этого в размещении гостя указывается фактическое время выезда, а продолжительность проживания будет составлять “0” ночей. Оплата при этом взымается за целые сутки.

Просмотр заезда на выбранную дату

Для просмотра гостей на заезд на выбранную дату можно воспользоваться двумя способами:

1 способ

1. Зайти во Фронт-офис, раздел Размещение, вкладка Планируемый заезд.

2. При необходимости изменить дату в поле Заезд (По умолчанию программа показывает гостей на текущую дату).

Важно! Для отображения аналитических данных в верхней части данной формы можно воспользоваться кнопкой  («Показать итоги»), которая показывает количество номеров/гостей на заезд, выезд и количество проживающих гостей.

Для отображения гостей, заселенных за текущий день, необходимо перейти на вкладку Занято, указать текущую дату в поле Заезд, после чего в табличной части будут отображены гости, которые были заселены сегодня.

2 способ

1. Зайти во Фронт-офис, раздел Бронирование, вкладка Журнал брони.

    2. В верхней табличной части нажимаем на статус Действующие, в поле Заезд выбираем нужную дату заезда.

Примечание: информацию по планируемому/фактическому заезду можно посмотреть в отчетах. Для этого заходим в основное меню, переходим в подсистему Главное, Отчеты, в списке слева выбираем папку СПиР, раздел Заезд/Выезд, отчеты «Фактический заезд по номерам» и «Планируемый заезд».

Отмена заселения гостя

Если Вы по ошибке заселили гостя, процедура отмены заселения гостя будет проходить следующим образом:

1. Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Создать», переходим в Размещение.

2. В правой табличной части во вкладке «Статус» меняем статус «Заезд» на «Аннулирование».

    3. Нажимаем кнопку .

После Аннулирования размещение вернется на заезд со статусом «Бронь».

Поселение без брони

При необходимости поселить гостя без предварительного бронирования можно пойти двумя способами.

1  способ:

     1) Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Создать», переходим в Размещение.

     2) Заполняем необходимые данные для создания бронирования. Нажимаем записать и закрыть. 

2 способ:

     1) Заходим в подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости.

     2) Нажимаем на кнопку , открывается документ создания размещения. Заполняем необходимые данные и нажимаем кнопку .

Отмена заселения

Если Вы по ошибке заселили гостя, процедура отмены заселения гостя будет проходить следующим образом:

1. Заходим в подсистему Фронт — офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости. 

     2. Заходим в размещение гостя из таблицы. 

     3. В правой табличной части во вкладке «Статус» меняем со статуса «Заезд» на «Аннулирование». 

     4. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

После этого данное размещение вернется на заезд со статусом «Бронь».

Печать регистрационных карт для группы

Распечатать регистрационные карты можно из размещения гостей, а также из их бронирования. Для печати нужно:

1. Найти бронь/размещение (Через «Журнал брони» или «Проживающие гости»).

2. Нажать на кнопку “Печать” либо из журнала, либо из самого документа.

3. Выбрать печатную форму 112.

4. Поставить флаг “Печатать для всех гостей номера”.

5. Отправить файл на печать.

Предварительный расчёт гостя

В случаях, когда гостю нужно заранее подготовить отчетные документы, используется предварительный расчёт. При этом выполняется Зачёт аванса и печатается счёт. Чтобы сделать предварительный отчет гостю, следуйте инстрикции:

     1. Найдите размещение гостя. (Для этого в боковом меню выберете подсистему Фронт-офис — раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Проживающие гости.)

     2. Проверьте баланс лиц. счета гостя.

        Если необходимо, внесите платежи.

     3. Выполните Зачёт аванса (одноимённая кнопка на форме лиц. счета).

     4. Сделайте печать счёт.

     5. Передайте документы гостю.

Корректировка проживания

Если в проживании гостя происходят изменения, то их нужно так же внести в систему. При этом нужно учитывать, что в закрытой дате (после процедуры “Закрытие дня”) изменения не отразятся в лиц. счете гостя, но при этом они произойдут в текущей и будущих датах.

Для того, чтобы внести изменения в текущую или будущие даты, необходимо:

      1. Найти размещение/бронь гостя. (Через боковое меню зайдите в подсистему Фронт-Офис — раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони.)

     2. Перейти в лиц. счет гостя.

     3. Произвести корректировки.

     4. Проверить и сохранить изменения.

Выезд (Check out)

Быстрое выселение гостя с нулевым балансом

Для быстрого выселения гостя без перехода в карточку размещения необходимо, чтобы были выполнены следующие условия:

1. У гостя не должно быть долгов по лицевым счетам.

2. Должен быть выполнен зачет аванса.

Если данные условия соблюдены, вы можете выселить гостя(ей), перейдя в подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение», Планируемый выезд. 

Выделите гостей через кнопку Shift или Ctrl и нажмите Выселить в верхней панели. 

Выезд гостя раньше намеченной даты

В ситуации, когда гость выезжает раньше намеченной даты, необходимо:

1. В боковом меню выбрать подсистему Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости. Зайти в карточку размещения гостя.

2. Изменить дату выезда.

3. Зайти в лицевые счета и проверить начисления и оплату. При переплате сделать возврат за те сутки, которые гость не прожил. Чтобы оформить возврат, на странице
лицевого счёта гостя нажмите кнопку .

4. Сделать зачет аванса при необходимости и нажать кнопку .

Операции с кассой

Киоск

Начисление услуг гостю, не проживающему в отеле.

Функционал киоска предназначен для продажи товара или услуги стороннему гостю. 
Форма киоска располагается в подсистеме «Фронт-офис», во вкладке «Размещение».

Для продажи дополнительных услуг стороннему гостю заходим в форму Киоск, в правой табличной части выбираем услугу (при большом количестве услуг поиск осуществляется по наименованию).

Начисление услуги выполняется двойным кликом по услуге, после чего она появится в окне заказа. Для оплаты заказа необходимо выбрать способ оплаты и нажать кнопку «Записать», после чего перечисленные в заказе позиции будут очищены. 

Оплаченные услуги и платёж будут отправлены в лицевой счёт киоска. Нажав на кнопку , Вы перейдете в лицевой счет, в котором будут отражены начисленные услуги и проведенная оплата.

Возврат депозита

Для проведения процедуры возврата депозита необходимо:

1. Перейти в лицевой счет гостя (Подсистема Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости, .

2. Выделить платеж, по которому вам нужно провести возврат и нажать . Программа предложит сумму к возврату на основании платежа, при необходимости вы можете ввести необходимую сумму вручную.

Важно: если вы хотите, чтобы в документах на возврат автоматически заполнилось поле «Причина возврата», введите в форму документа Примечание и нажмите кнопку .

   

4. Автоматически программа выведет на экран формы на возврат, при необходимости можете внести данные по гостю или заполнить поля с недостающей информацией. Далее нажать Печать. 

Закрытие кассовой смены

Перед закрытием кассовой смены рекомендуется проверить правильность проведенных платежей по кассе и терминалу с помощью промежуточных отчетов (Х-отчет). Для этого необходимо:

1. Перейти в главное меню, раздел Фронт-офис, подраздел Касса, Закрытие кассовых смен.

2. В открывшейся форме в верхней панели выбрать Печать X-отчета программы (печатная форма промежуточного отчета).

3. Для печати X-отчета программы по кассовому аппарату выбрать в верхней панели Действие, Печать X-отчета по ФР; по терминалу — Открыть меню сервисных функций платежной системы (терминала), далее выбрать X-отчет.

4. После сверки промежуточных отчетов можно приступать к закрытию кассовой смены и печати Z-отчета.  Для этого необходимо: В левой части верхней панели нажать на кнопку .

5. В открывшейся форме нажать на кнопку . В момент нажатия данной кнопки из кассового аппарата распечатается Z-отчет (кассовый отчет с гашением) и откроется печатная форма закрытия кассовой смены, который можно распечатать при необходимости (кнопка Печать в левом верхнем углу).

Перенос депозита

Процедуру депозита можно осуществлять двумя способами:

1. Между лицевыми счетами гостя

2. Перенос на постоянный лицевой счет гостя или контрагента

Между лицевыми счетами гостя

В первом случае необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя через подсистему Фронт-офис, раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони

2. Двойным кликом выделите бронь, в которой необходимо перенести оплату и нажмите кнопку .

 2. Выделить оплату в том лицевом счете, из которого вы должны ее перенести, нажав на кнопку  и выбрав пункт «Перенести».

3. Перейти в лицевой счет, в который нужно перенести оплату. В верхней табличной части нажать кнопку  и выбрать пункт «Вставить».

и ввести необходимую сумму для переноса. 

Важно: для удобства переноса можно использовать функционал «Два окна», расположенный в верхней части списка лицевых счетов. Удерживая оплату переносим ее в другой лицевой счет

Перенос депозита на лицевой счет контрагента

1. Для переноса депозита на счет контрагента необходимо создать постоянный лицевой счет. Можно пойти двумя способами:
 Создать постоянный лицевой счет через форму Лицевые счета (Фронт-офис, раздел Касса, Лицевые счета, Создать)

5

 Создать постоянный лицевой счет через карточку контрагента.

2. Заходим в лицевой счет гостя, выделяем оплату, нажимаем Перенести (по аналогии с первым способом переноса). Заходим в лицевой счет контрагента через карточку и нажимаем Вставить.

Начисления

Перенос начислений на другого гостя или комнату

Для переноса начислений на лицевой счет другого гостя необходимо:

     1. Зайти в лицевой счет гостя, начисления которого мы хотим перенести (Подсистема Фронт-офис, раздел «Размещение» — Проживающие гости или раздел «Бронирование » — Журнал брони. 

 2. Выделить начисление(ия), в правой верхней части нажать кнопку  и из выпадающего списка выбрать функцию переноса начислений «Перенести».

     3. Возвращаемся в подсистему «Фронт-офис», «Проживающие гости», в поиске находим гостя или номер комнаты, в лицевой счет которого необходимо перенести начисления, нажимаем кнопку . По аналогии с пунктом 2 нажимаем кнопку , выбираем функцию «Вставить». 

Корректировка начисления (отмена)

При неверном начислении можно провести корректировки двумя способами:

1. Отмена начисления.

2. Корректировка услуги.

Для отмены начисления необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя, двойным кликом выделить начисление, которое нужно отменить.

     2. В верхней табличной части нажать на кнопку отменить. Отмененное начисление будет отображаться красным цветом.

     3. Указать причину отмены начисления, записать и нажать кнопку .

       Для корректировки начисления необходимо:

1. Зайти в лицевой счет гостя, выделить начисление, которое нужно скорректировать.
2. Нажать на кнопку Корректировка в верхней табличной части и указать, каким образом будете проводить корректировку (суммой или процентом). 

  3. Указать необходимую сумму и нажать .

Перенаправление начислений (Billing instructions)

В ситуации, когда один гость оплачивает проживание другого гостя, необходимо:

1. Зайти в карточку размещения/брони того гостя , начисления которого вы хотите перенаправить. Для этого из боковом меню перейдите в подсистему Фронт-офис — Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони.

     2. Перейти в Правила начисления, нажать кнопку Добавить. В открывшейся окне в верхней табличной части в форме поиска заполняем номер и/или фолио гостя, на которого перенаправляем начисления.

    3. Дважды щелкнуть на нужном фолио. В правой форме этого фолио вы можете отметить Правило, Период действия перенаправления. Нажать сохранить.

     4. Программа вернет вас на Правила начисления в карточке размещения/брони. Фолио, которое задано по умолчанию рекомендуется удалить из табличной части.

Задачи и действия

Постановка задач, всплывающих в брони

В конфигурации 1С:Отель есть возможность постановки задачи/примечания, которое будет всплывать при открытии брони.

Для постановки такой задачи необходимо:

1. Зайти в бронирование гостя.

2. Перейти в задачи, которые расположены в правом нижнем углу и создать новую задачу. 

     3. В нижнем левом углу окна поставить галочку «Всплывающее сообщение» и нажать кнопку «Провести и закрыть».

При повторном открытии данного бронирования всплывет окно с текстом задачи, который вы внесете при её постановке.

Постановка/выполнение задачи

В конфигурации 1С:Отель предусмотрена постановка задач пользователям на определенную дату либо во временном интервале.
 Для постановки задач необходимо:

1. Зайти в Главное, Действия и задачи.

Откроется справочник задач с разбивкой по датам и с выводом основной информации в табличной части.

     2. Для создания новой задачи нажимаем кнопку  в левом верхнем углу справочника. 

     3. После этого откроется форма создания нового документа: выбираем тип, заполняем основные данные — отдел и/или сотрудника, для которого вы ставите эту задачу, срок исполнения. Прописываем текст сообщения.

Важно! Если вам нужно, чтобы данная задача выходила напоминанием ответственным пользователям, то поставьте галочку «Всплывающее сообщение».

Бронирование

Принятие депозита на будущую бронь

Для того, чтобы принять депозит по будущей брони, которая уже создана в системе, следуйте инструкции:

1. Найдите бронирование гостя, по которому будет вноситься предоплата любым удобным способом.

2. Зайти в форму “Лиц. Счета” (либо из самой брони, либо через «Журнал бронирования»).

     3. Выберете основной лиц. счет для услуг проживания гостя.

     4. Нажмите кнопку “Оплатить”, выберете способ оплаты и укажите сумму оплаты.

     5. Проверьте внесенные данные и нажмите “Провести и закрыть”.

Если даты проживания гостя ещё неизвестны, то депозит нужно внести на постоянный лиц. счет гостя/заказчика. Для этого нужно:

1. Зайти в гостя/заказчика.

2. Перейти в форму лиц. Счетов.

3. Создать новое фолио и поставить флаг “Мастер счет”.

     4. Перейти на вкладку “Постоянные счета” и выбрать созданный нами лиц. счет.

     5. Внести платеж, указав верный способ оплаты и сумму.

Дублирование брони

При бронировании можно использовать дублирование уже существующей брони, если гости будут иметь совпадающие или похожие параметры бронирования. Чтобы дублировать существующую бронь, следуйте инструкции:

1. Зайдите в подсистему Фронт-офис, в разделы “Журнал брони” или “Планируемый заезд”.

2. Найдите бронь, с которой будет осуществляться копирование.

3. Нажмите в правом верхнем углу брони  и выберете «Копировать бронь».

4. В диалоговом окне выберете, необходимо ли очистить гостя в скопированной брони.

5. Измените все необходимые параметры ( гости, категорию и т.д.).

Групповая бронь

Как оформить групповую бронь

Чтобы забронировать набор номеров, не указывая данные гостей и/или состав этого набора, и провести детализацию групповой брони при поступлении дополнительной информации от клиента, следуйте инструкции:  

1. Для бронирования нескольких номеров зайдите в подсистему Фронт-офис, раздел Бронирование — Журнал брони.

2. В открывшемся Журнале брони нажмите кнопку  (клавиша «Insert»).

3. В новом окне «Бронь» (создание) укажите дату заезда, дату выезда, выберите тип номера и вид размещения (можно указать фамилию клиента в поле Гость №1, контрагента в поле Заказчик и другие параметры).

4. Далее нажмите кнопку Записать. Система создаст бронь, но оставит Вас в прежнем окне. Факт создания брони подтверждает смена заголовка окна.

6. Нажмите на кнопку «Открыть»:, которая открывает настройки для группы гостей с указанным номером.

7. Чтобы подобрать номера для гостей из группы, необходимо указать ФИО гостей, отредактировать даты заезда и выезда, необходимо перейти на вкладку Номера группы.

8. В открывшейся вкладке Номера группы доступны следующие возможности:

•     Добавление новой брони в группу

Нажмите кнопку Новая бронь . Выберите тип номера. Укажите, сколько гостей будет жить в одном номере (поля «Взрослые», «Дети»), и сколько таких номеров нужно добавить (поле «Кол-во номеров»). Чтобы сохранить бронь нажмите кнопку .

НАПРИМЕР:

Если нужно добавить три номера с одноместным проживанием и два номера с двухместным, необходимо нажать Новая бронь, указать количество номеров = 3, а количество взрослых = 1. Добавить эти номера в группу. Затем указать количество номеров = 2, количество взрослых = 2 и добавить номера в группу.

• Просмотр существующей брони с возможностью её редактирования

Выделите нужную бронь и нажмите кнопку  или дважды кликните на нужной брони. Откроется окно с параметрами брони. Укажите ФИО, контакты гостя (или гостей), информацию о заказчике, тариф, скидку и другие параметры. Для сохранения изменений нажмите кнопку OK (клавиши «Ctrl+Enter»).

• Изменение параметра одной или нескольких броней

Данная опция позволяет вносить изменения по конкретному параметру (цена номера, цена на гостя, тариф, пакет услуг, скидка, статус брони, период проживания) для выбранных одной или нескольких броней. Используя клавиши «Shift» и «Ctrl» выделите нужные брони, нажмите кнопку  и выберите параметр из выпадающего списка. Задайте новое значение параметра.

Постановка запрета на печать тарифа в регистрационной карте гостя

При необходимости скрыть тариф в печатной форме регистрационной карты гостя в 1С:Отель есть возможность поставить запрет на вывод деталей тарифа.

Для постановки запрета необходимо:

1. Зайти в подсистему Фронт-офис, выбрать раздел «Размещение» — Проживающие гости или Бронирование — Журнал брони.

2. Зайти в карточку гостя.

3. Справа в табличной части во вкладке Детали тарифа ставим галочку Не печатать тариф.

Распечатка подтверждения бронирования

Для распечатки подтверждения бронирования необходимо:

1. Зайти в карточку бронирования (Подсистема Фронт-офис, раздел Размещение — Проживающие гости или раздел Бронирование — Журнал брони).

     2. В верхней части формы выбрать Печать, Распечатать подтверждение брони на группу

Важно: бывают случаи, когда гостю необходимо распечатать подтверждение брони после заселения. В этом случае из карточки размещения перейдите в карточку брони и распечатайте подтверждение бронирования.

Фильтр в отчетах по корпусу/отелю

В каждом отчете есть возможность отфильтровать данные по определенному отелю или корпусу. Для этого следуйте инструкции:

1. В боковом меню выберете Главное — Отчеты.

 2. В разделе «Отчеты» выберете необходимый отчет.

 3. В отчете в верхнем левом углу развернуть ссылку на отбор.

4. В отборе можно выбрать сортировку по гостинице или по типу номера.

План загрузки комнат в системе

План загрузки комнат удобно просматривать с помощью графической карты. Открыть её можно:

1. Открыть подсистему “Фронт-офис”, раздел Номера и выбрать пункт “Карта номерного фонда”.

     2. Указав категорию, этаж, корпус номера для просмотра.

Просмотр вакантных комнат по этажам (Схема)

Для просмотра вакантных комнат можно использовать схему плана этажей/блоков, которая графически отражает готовые для заезда номера. Чтобы воспользоваться планом этажей нужно:

1. Зайти в подсистему “Фронт-офис”, раздел Номера и перейти в пункт “Планы этажей”.

Выбрать нужный этаж/блок в списке справой стороны.

     2. В левой части будет графическое отображение плана.

     3. Цвета, которым соответствует каждый из статусов номера, указаны сверху.

Просмотр загрузки

Загрузку гостиницы возможно узнать несколькими способами:

1. Путем открытия формы “Что свободно?”.

2. С помощью отчетов.

Для просмотра загрузки через форму “Что свободно?» необходимо зайти в подсистему “Фронт-офис”, раздел «Бронирование» и выбрать пункт “Что свободно?”.

При этом формирование по умолчанию будет происходить от текущей даты на ранее указанный период.

Для просмотра с помощью отчетов необходимо:

1) Зайти в раздел “Главное” — “Отчеты”;

 2) Выбрать отчет “Прогноз загрузки” (либо другой отчет отражающий загрузку, например “Доходность и загрузка”).

Дублирование брони

При бронировании можно использовать дублирование уже существующей брони, если гости будут иметь совпадающие или похожие параметры бронирования. Для этого нужно:

1. Зайти в раздел Бронирование — “Журнал брони” или раздел Размещение — “Планируемый заезд”.

2. Найти бронь, с которой будет осуществляться копирование.

3. Нажать на кнопку  в броне и выбрать пункт «Копировать бронь».

4. Выбрать в диалоговом окне, нужно ли очистить гостя в скопированной брони.

5. Изменить все необходимые параметры (изменить гостя, категорию и т.д.).

Профиль гостя

Объединение дублирующихся профайлов гостя

Для объединения дублирующихся профайлов гостя необходимо:
1. Зайдите в подсистему Фронт-офис, разрел «Бронирование» — Клиенты (гости).

 2. Находим профайлы гостя.

3. Выделяем профайл, переходим в Еще в правом верхнем углу, нажимаем Заменить одну карточку клиента другой.

4. Выбираем профайлы, которые нужно объединить.
Вся история по гостю и статистика заездов будет отображаться в объединенном профайле.

Просмотр количества ночей и остановок гостя в профайле

Узнать количество прожитых ночей и предыдущих визитов гостя можно в профайле самого гостя. Для этого следуйте инструкции:

1. В боковом меню выберете подсистему Фронт-Офис, раздел Бронирование — Клиенты(гости).

2. Выберете клиента. (Для удобства воспользуйтесь фильтрацией клиентов по параметрам).

Информация о количестве прожитых ночей и предыдущих визитов находится на вкладке “Статистика”. Так же там можно получить историю размещений/бронирований гостя.

Статусы номеров

Изменение статуса номера

Для изменения статуса номера необходимо:

1. Перейти в список номеров ( Фронт-офис, список номеров).

2. В открывшейся форме найти номер, статус которого нужно поменять. Два раза кликаем на статус, из выпадающего списка выбираем нужный статус.

Важно: если необходимо поменять статус нескольким номерам одновременно, следуйте инструкции:

1. Двойным кликом копируем статус номера.

2. Выделяем номера кнопками “Ctrl” или “Shift”.

3. Нажимаем Вставить. Программа заполнит нужный статус во все выделенные номера.

Постановка номера на ремонт

Для постановки номера на ремонт необходимо:
1. Зайти в список номеров (Фронт-офис — Список номеров)

2. В открывшемся справочнике выбрать нужный номер, нажать кнопку  и выбрать пункт «Блокировка».

 3. Выбрать вид блокировки и период действия. Нажать кнопку .

Настройки пользователя

Смена пароля

Для смены пароля пользователя необходимо зайти в Главное, раздел «Сервис» — Настройки пользователя.

Введите пароль и его подтверждение, а затем нажмите кнопку .

Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.

Что такое система автоматизации гостиниц

Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.

Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля. Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.

Заселение гостя в отель

Управляйте продажами на 35 площадках бронирования в одном окне Оставить заявку

Преимущества автоматизации

• обеспечить четкую и слаженную работу всего персонала;
• собирать всю информацию о деятельности отеля в одном месте;
• бронировать и оплачивать номера любым удобным для гостей способом;
• вносить изменения в стоимость номера как на сайте отеля, так и на всех интегрированных с PMS площадках бронирования;
• ускорять процесс заселения гостей;
• оптимизировать управление номерным фондом;
• формировать уведомления о постановке гостей на миграционный учет.

Функции систем автоматизации

Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:

• «Портье». С его помощью происходят регистрация и размещение постояльцев. Информация отображается на интерактивном плане номерного фонда (шахматке).
• «Бронирование». Здесь можно проверить наличие свободных номеров на требуемый период и предварительно забронировать их.
• «Горничная». В этом модуле планируется график дежурств/уборки номеров и формируется список работ (сменить полотенца и постельное белье, положить в ванную новые наборы туалетной косметики, пополнить мини-бар и т.д.)
• «Администрирование». Здесь можно настроить программный продукт, внести изменения в прайс, курс валют.
• «Бухгалтерия». Данный модуль собирает и передает информацию в бухгалтерскую программу.

Взаимодействие с внешними системами

Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.

«Кинт: Отель» — программа для гостиниц, отелей, хостелов

К внешним системам относятся:

• онлайн-бронирование — гости могут самостоятельно выбрать и заказать номер;
• энергосбережение — оборудование предназначено для хранения ключа-карты, включения электроэнергии и климат-контроля в номерах;
• контроль доступа на территорию — электронные замки офлайнового и онлайнового типов;
• фискальные регистраторы — необходимы для проведения любых финансовых операций кредитными и дебетовыми картами или наличными деньгами;
• платное телевидение — услуга позволяет гостям смотреть ТВ-программы без рекламы;
• автоматизация работы баров и отелей — отвечает за прием и передачу заказов, учет запасов и контроль за товарами, обеспечивая защиту от недобропорядочных работников.

Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля

Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:

1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер.

2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.

3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку.

4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.

Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:

• бронировать почасовые объекты — конференц-залы, беседки, велосипеды и т.д.;
• подключить систему быстрых платежей;
• рассчитывать курортный сбор;
• собирать информацию для отчета 1-КСР в Росстат;
• управлять электронными замками OZlocks и отслеживать статистику по загрузке номерного фонда;
• вести расчеты с гостями и передавать информацию о платежах на кассу.

Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.

Повысить заполняемость отеля за счет интеграции с 35 площадками и легким управлением тарифами

Источник: kontur.ru

Вы здесь: Главная / База знаний / База знаний / Интеграция Wi-Fi с системой управления «Отель 3 (2.3)».

Интеграция Wi-Fi и системы управления отелем PMS «Отель 3»

Система управления гостиницей «Отель 3» разработана компанией Inter отель. Система автоматизирует процесс бронирования, размещения и выезда клиентов гостиницы.

Зачем это нужно гостиницам и что дает

По Российскому законодательству запрещен анонимный доступ в интернет. Поэтому при наличии на территории заведения (ресторана, гостиницы, базы отдыха, парка и т.п.) гостевой сети Wi-Fi доступ к ней должен быть либо по номеру телефона (по СМС или звонку), либо по паспортным данным (по ваучерам или интеграция с PMS). Это требование относится и к гражданам РФ, и к иностранным гостям. За невыполнение – штрафы до 300 000 рублей.

Для постояльцев гостиниц авторизация по номеру телефона и ваучерам не всегда удобна. Роуминг, отсутствие телефона, трудности перевода, плохая связь и т.д. При большом потоке гостей администратор на ресепшн не успевает всем выдать много ваучеров. Гости жалуются, оставляют отзывы плохие, но не нарушать же закон теперь? Выходом служит интеграция Wi-Fi с системой управления отелем.

Преимущества интеграции гостевого Wi-Fi с системой управления отелем HRS

1. Выполняет требования Федерального закона об идентификации пользователей публичных сетей Wi-Fi (97-ФЗ, ПП 758, ПП 801) на территории РФ.
2. Удобна и понятна для постояльцев гостиницы. Не вызывает подозрений.
3. Экономит время на создание ваучеров при заселении гостей.
4. Пароль автоматически приходит по SMS при регистрации гостя.
5. Исключает частые трудности при авторизации по номеру телефона (роуминг, отсутствие телефона, недоставка смс, плохая связь, трудности перевода).

Типы и схема интеграции

Есть 2 способа. Оба показаны на схеме сверху. Визуально для конечного пользователя разницы нет. Скриншоты вы можете увидеть ниже. Принципиальная разница есть в скорости работы и количестве действий.

Рассмотрим особенности каждого.

Способ №1. Интеграция с помощью API системы управления гостиницей (Out) «Отель 3»

Официальное API системы управления отелем (Out). Проверка данных происходит в облаке после создания ваучера. Создание ваучера производится автоматически или вручную при заселении гостя (зависит от системы управления отелем).

Для доступа в интернет гость также указывает логин пароль. Логин — это номер телефона гостя, а пароль система генерирует автоматически при регистрации гостя и присылает по SMS.

Настройка производится техподдержкой системы управления отелем. С нашей стороны использование API — бесплатно при использовании любого тарифа с ваучерами.

Способ №2. Интеграция с помощью коннектора Global Hotspot (In) (в т.ч. FIAS-совместимое API)

С помощью нашего коннектора (In) проверка данных происходит напрямую в PMS. Коннектор, который мы создали, подходит к любой системе управления отелем, которая установлена в гостинице. Для этого нужен доступ на чтение данных из БД. Способ самый быстрый и гибкий. Использование коннектора исключает ошибки человеческого фактора («забыла нажать кнопочку», «я новенькая, объясните еще раз», «это не я, оно само» и т.д.).

Для доступа в интернет гость также указывает логин и пароль. В качестве логина и пароля могут выступать любые данные из карточки гостя. На примере ниже логин — это номер телефона гостя, а пароль система генерирует автоматически при регистрации гостя и присылает по SMS.

Т.к. в гостинице есть ресторан, в который ходят не только постояльцы, решено было оставить регистрацию по номеру телефона.

Облачный коннектор устанавливается нашими специалистами техподдержки на любой компьютер. Установка бесплатно, ежемесячная стоимость 1600 рублей/месяц в дополнение к любому тарифу с ваучерами. Дополнительно оплачиваются SMS — расчеты ведете напрямую с компанией, которая рассылает SMS, в личном кабинете нашей системы только указывается ваша учетная запись у SMS-агрегатора.

Как подключиться и протестировать бесплатно

Если у вас остались вопросы, напишите нам в чат или позвоните на бесплатную линию. Интеграцию можно попробовать бесплатно 10 дней. Для этого пройдите регистрацию. Специалисты техподдержки помогут вам с настройкой.

Источник: global-hotspot.ru

Что такое автоматизированные системы отелей

Использование системы автоматизации гостиницы обеспечивает четкость обслуживания клиентов, налаживает контроль над действиями обслуживающего персонала и сокращает затраты. Управление пансионатом, отелем или мини-отелем на основе инновационных технологий и особого программного обеспечения — выход на новый уровень оказания услуг и залог процветания вашего бизнеса.

Специфика деятельности персонала пансионатов и гостиниц значительно отличается от других отраслей предоставления разного рода услуг, поскольку в гостиничном бизнесе приходиться постоянно взаимодействовать с большими объемами информации, касающимися брони номеров, числа дней проживания, времени выселения и пр., предоставлять соответствующую отчётность, а также следить за высоким уровнем сервиса. Поэтому автоматизированные системы гостиниц характеризуются широким уровнем распространения и внедрения.

Главные преимущества автоматизации отелей

Автоматизация гостиницы способна:

• объединить информацию о деятельности всех отделов в единую информационную систему;
• производить бронирование и оплату любым удобным способом;
• выполнять учет движения, расходования ресурсов отеля;
• повысить скорость управления номерным фондом;
• минимизировать время при заселении постояльцев;
• вводить необходимую учетную информацию в единую систему;
• организовать логику работы портье, горничных, персонала общепита;
• сформировать учетный прайс оказываемых услуг, вести учет прибыли;
• ограничить зоны доступа для персонала;
• повысить безопасность работы за счет использования видеонаблюдения и прочих систем.

Автоматизация гостиницы, программы для которой доступны для использования каждому пользователю, позволяет реализовывать комплекс задач. Их выполнение обеспечивает высокий уровень работы и качественное обслуживание. Другими словами, автоматизация отеля позволяет модернизировать весь комплекс предоставления гостиничных услуг, повысить скорость обработки информации и уровень согласования действий персонала, при этом автоматизация ручного труда снижает вероятность возникновения ошибок, что отражается на качестве ведения отчетности. А для руководства имеется богатый пласт материала для проведения анализа бизнес-процессов.

ПО для управления гостиницами: основные возможности

Программные продукты для гостиничной автоматизации относят к группе специальных программных систем, именуемых Property Management Systems — системы для управления элементами недвижимости. Помимо непосредственно HMS, к ним относят программные продукты для управления другими объектами (тренажерных залов, ресторанов, баров), а также программами для управления складскими комплексами, супермаркетами, госучреждениями.

Все предлагаемые HMS имеют похожую структуру, состоящую из нескольких основных модулей:

• блока регистрации и обслуживания постояльцев;
• службы контроля и управления;
• интерфейсов к внешним системам.

Любая автоматизированная гостиница имеет свой комплект исполнительных блоков, но стандартный набор функций следующий:

1. Портье – важный модуль, отвечающий за регистрацию и поселение гостя в номер, и, соответственно, расчет и выселение. Интерфейс этой службы выполнен в виде интерактивного плана поселения номерного фонда («шахматка»), выполняющего все задачи, связанные с поселением и обслуживанием клиентов.
2. Бронирование – служба, позволяющая определять доступность или занятость номеров на определенный период, а также выполнять создание и отмену предварительного бронирования.
3. Модуль для горничных – служит для планирования графика дежурств персонала, уборки номеров, формирования перечня выполняемых работ (уборка, смена полотенец, исполнение туалетной косметики и т. д.). Обычно модуль выполняет подсчет количества баллов, получаемых персоналом при выполнении работ, и также он контролирует обеспеченность мини-баров.
4. Администрирование – служба предназначена для настройки работы непосредственно программного продукта, изменение расценок, курса валют и др.
5. Бухгалтерия – служит для передачи информации для последующей обработки в бухгалтерские программы (как правило, это «1с»). Но существуют некоторые гостиничный программные продукты с возможностями «1с».

Взаимодействие с внешними системами

Автоматизированное управление гостиницей используется в комплекте с множеством внешних систем, управляющих функционированием оборудования в отеле и обеспечивающих оказания постояльцам спектра разнообразных услуг.

К оборудованию, используемого при ведении гостиничного бизнеса, относятся:

• Фискальные регистраторы для проведения любых финансовых операций с платежными и кредитными картами и наличными средствами, которыми могут рассчитываться постояльцы.
• Системы контроля доступа – широко распространены электронные замки «офлайнового» и «онлайнового» типов. Последние в основную программу отправляют сведения о доступе персонала, попытках несанкционированного доступа.
• Энергосбережение – одно из приложений системы доступа — так называемый энергосберегающий карман, предназначенный для хранения ключа-карты, включения электроэнергии в номере. Определенные автоматизированные системы могут устанавливать температурный режим в номере исходя из присутствия/отсутствия жильцов и пр.
• Специальные системы с платным ТВ, которые позволяют предложить гостям просмотр телеканалов, без рекламы либо «видео по требованию». Такую демонстрацию обеспечивают поставщики контента и транслируются только по сети гостиницы.
• Возможность онлайн-бронирования — служба, с помощью которого гость может выбрать и заказать номер самостоятельно. Это повышает уровень доверия к отелю, увеличивает приток клиентов.
• Системы автоматизации баров и ресторанов — организует автоматизацию заказа и передачи к исполнению, учет запасов и контроль перемещения товаров, защиту от недобросовестных работников.

Важно! Организовать обслуживания гостей так, чтобы счета за продукты оплачивались при выезде. Для чего система запрашивает информацию о постояльце, его состоянии счета, передавая сведения об используемых услугах.

Программы для гостиниц на Российском рынке

• SmartHotel – мощнейшее программное обеспечение для управления гостиницей, функционирующее на платформе 1с. Эта программа выполняет любые требуемые функции для автоматизации отелей, включая главный офис гостинцы и управление рестораном.
• Фиделио – это программное обеспечение, которое уже более 30 лет используется в российском гостиничном бизнесе. Стоимость установки определяется в индивидуальном порядке и в основном зависит от размеров гостиницы, комплектации гостиницы. А также следует заметить, что один из наиболее дорогих программных комплексов.
• Эдельвейс – это российская разработка, стоимость которой определяется от числа рабочих мест.
• 1C Отель – наиболее недорогое и простое решение, цена зависит от количества рабочих мест.

Подводя итоги

Безусловно, автоматизация гостиницы — это обязательный шаг для роста и развития собственного бизнеса. Но перед тем как приступить к автоматизации бизнес-процессов вашей гостиницы рекомендуется сформулировать основные требования и задачи к такой системе. Обычно, выбор подает в пользу той системы, которая в большей степени соответствует возможностям, актуальными для отеля или гостиницы на текущем этапе развития.

Источники

• Автоматизация мини-отелей, программа для хостела – http://www.ccrs.ru/solutions/avtomatizatsiya-mini-oteley/

Источник: arprime.ru

Программа отель 3 для гостиниц что это такое

В программе можно изменить внешний вид таблиц и карточных форм, добавить новые колонки, справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д.

Если Вам необходимо автоматизировать управление гостиницей или мини отель, то Вы на верном пути! Программа подходит и для хостела. В каждой гостинице или отеле важно как можно детальнее вести учет номерного фонда и здесь не обойтись без CRM для гостиницы.

Управление гостиницей на основе нашей платформы позволит составить актуальный список номеров и инвентаря закреплённого за каждым номером. По каждому номеру можно указать его параметры, такие как на какое количество гостей он рассчитан и сколько дополнительных мест. Платформа позволяет добавлять свои параметры — например можно добавить галку «вид на море» и т.д.

Программа для гостиницы позволяет все номера распределять по корпусам и этажам. В главной форме размещения/бронирования программы отеля указывается дата заезда и отъезда и программа рассчитывает количество дней и часов.

Программа для бронирования содержит единую базу клиентов и при бронировании клиент выбирается из общей базы или оперативно заносится в эту базу если его не нашла программа для гостиницы в системе. Учет гостиницы позволяет заносить любые необходимые данные и сведения о госте: его фамилию, имя, отчество, паспортные данные и контактную информацию. Управление отелем позволяет учитывать источники из которых клиент узнал об отеле — это значительно оптимизирует расходы на рекламу. Учет в гостинице умеет прикреплять изображения и файлы. Это может быть, например, скан паспорта постояльца.

Управление персоналом в гостинице так же реализован в достаточной степени. Например для сотрудников можно вести отдельный график работы по сменам. Программа для отеля позволяет для номеров указывать состояние уборки: «Убран», «Проверка», «Уборка». Приложение для отеля будет показывать ответственному сотруднику список номеров, которым требуется произвести уборку.

Контроль в гостинице ведется и по движению финансовых средств. Все гостиничные программы должны обеспечить контроль поступлений и расходов финансов. В самую первую очередь автоматизация гостиницы поможет вести учет всех оплат и задолженностей по клиентам. В специальную таблицу платежей можно заносить как положительные платежи (доходы) так и отрицательные (расходы).

Менеджер сможет понимать при ведении гостиницы какие сделаны предоплаты и какой долг остается за гостем. Система управления отелем позволит взять под контроль все расходы компании: арендная плата, выплаты сотрудникам, ремонт номеров, текущие расходы. Система позволяет добавлять статьи расходов и проводить по ним отрицательные платежи.

При таком подходе автоматизированная система гостиницы предоставляет возможность посредством встроенных отчетов показать, на что в основном тратятся деньги и где можно оптимизировать бюджет гостиницы. Программа отель позволит повысить уровень сервиса и качества предоставляемых услуг, что в свою очередь обязательно привлечёт новых клиентов а в месте с ними и прибыль. Если у вас небольшой мини отель программа полностью закроет вопросы учёта всех объектов и операций.

Система управления гостиницей это универсальная платформа где наши специалисты могут добавить недостающие поля, отчеты, печатные формы и другие модули. Программа учета постояльцев в гостинице и полная автоматизация гостиниц уже не будет казаться неподъемным делом если использовать правильный инструмент в виде универсальной учетной системы для гостиницы.

Основная форма программы для отеля или гостиницы. Расписание размещений постояльцев в номерах по суткам. Гостиничные программы. Управление отелем. программа отель.

Уникальная система подбора свободных номеров на определённый период. Достаточно указать дату и время начала и конца диапазона и система сама рассчитает какие номера будут свободны в этот период.

Расписание размещений в номерах по часам. CRM для отеля.

Карточка размещения. К размещению можно прикреплять гостей, услуги, платежи и т.д. На карточке брони программы отеля необходимо указать даты на которые бронируется выбранный номер. При этом клиент выбирается из общей базы клиентов. Если клиент еще не занесён в базу, программа для гостиницы позволяет его добавить на этой же форме не закрывая её.

В карточку размещения можно прикреплять изображения и файлы.

Справочник тарифов и прайс-листов. Тарифы позволяют гибко управлять ценообразованием. Для каждого номера необходимо указать тариф. Каждый тариф может содержать несколько прайс-листов для гибкого регулирования стоимости размещения. В списке прайс-листов можно указать прайс-лист который будет автоматически выбираться по умолчанию при создании нового размещения.

Для этого необходимо только у одного прайс-листа поставить галку «По умолчанию».

Карточка клиента, гостя. Клиент может быть как физическим лицом так и юридическим

Карточка номера. Для номера можно вести учёт инвентаря

Контроль уборки номеров

Количество завтраков, обедов и ужинов для проживающих в отеле клиентов

Ведение журнала платежей. Положительные платежи это доходы, отрицательные — расходы.

Сводный отчёт по прибыли

Визуализация данных статистики в виде графиков и диаграмм.

Доходы по месяцам

Средняя цена за номер (ADR) / Доход на номер (RevPAR)

Сумма размещений по номерам

Количество размещений по категориям номеров

Универсальная печатная форма ‘Счёт клиента’

Классический счёт на оплату. Есть два варианта счёта: счёт с указанием параметров проживания и списка услуг и счёт где указывается только проживание.

Печатная форма ‘Приходный кассовый ордер’ или ПКО.

Печатная форма ‘Анкета 1-Г’

Первые 60 запусков программа работает в демо режиме без каких-либо ограничений. После 60 запусков программа перейдёт в режим бесплатной версии. Бесплатной версией можно пользоваться без ограничений по времени.

Для приобретения программы, Вам необходимо выбрать тип лицензии.

Лицензии делятся на несколько типов в зависимости от ограничения на максимальное количество записей в справочнике номеров — т.е. количества номеров в справочнике «Номера». Так же ограничивается Количество пользователей.

Лицензия	Ограничения	Цена
Free	5 номеров в справочнике «Номера». 1 запись в справочнике «Пользователи» и «Сотрудники». Нельзя создавать новые колонки в таблицах и переименовывать существующие.	бесплатно
Simple	10 номеров в справочнике «Номера». 3 записи в справочнике «Пользователи» и «Сотрудники».	8 000 р.
Extended	20 номеров в справочнике «Номера». 6 записей в справочнике «Пользователи» и «Сотрудники».	12 000 р.
Professional	30 номеров в справочнике «Номера». 9 записей в справочнике «Пользователи» и «Сотрудники».	16 000 р.
Premium	40 номеров в справочнике «Номера». 12 записей в справочнике «Пользователи» и «Сотрудники».	20 000 р.
Unlimited	без ограничений.	30 000 р.

Лицензия оплачивается только один раз. Лицензия не привязывается к конкретному компьютеру. Срок действия лицензии не ограничен.

Стоимость онлайн интернет базы 8000р в год. Онлайн база создаётся на основе вашей текущей локальной базы с переносом всей информации.

Для перехода с одного типа лицензии на другой, необходимо доплатить разницу в стоимости между текущей и требуемой лицензиями плюс 25%.

учет клиентов

Источник: yukosoft.ru

Шахматка для гостиницы – обзор программных решений на российском рынке

Но даже без статистических исследований можно с уверенностью сказать, что устойчивое развитие гостиничного бизнеса в России возможно только при полноценной автоматизации всех рабочих процессов. Все больше объектов размещения переходят на программные системы управления бронированиями и продажами, и самое простое, что можно внедрить в работу уже сегодня — это так называемая шахматка для гостиницы.

Как работает шахматка для гостиницы или система управления?

PMS система управления гостиницей (с англ. Property Management System) позволяет собственнику бизнеса и его сотрудникам эффективно управлять всеми финансово-хозяйственными операциями отеля, номерным фондом, контролировать бронирования и загрузку.

Главным рабочим полем в системе управления является цифровой интерактивный календарь заездов и выездов гостей, текущих и новых бронирований — та самая шахматка. Кроме этого, продвинутые PMS системы обладают инструментами ценообразования, аналитики и прогнозирования доходности. Самое главное преимущество современных систем управления отелем — это автоматическая обработка всех входящих онлайн-бронирований, которые гости совершают через агрегаторы (Ostrovok.ru, 101Hotels.com, «Яндекс.Путешествия»). Очевидно, что гостиница или сеть апартаментов, работающие на PMS системе, многократно повышают свою прибыльность и уровень сервиса для клиентов.

Шахматка для гостиницы Bnovo

ТОП-10 популярных систем управления отелем

1. облачные (не требующие бумажной лицензии или ключа, для их работы нужен только доступ в интернет)
2. коробочные (доступ предоставляется посредством физического ключа, кода или лицензии с эксклюзивным номером)

Самые востребованные системы автоматизации 2022 на российском рынке:

1. Bnovo
2. Контур.Отель
3. OtelMS
4. Shelter
5. TravelLine
6. Lite PMS
7. 1C:Предприятие.Отель
8. Frontdesk24
9. MaxiBooking
10. Booking Lite

Обзор функционала PMS системы управления гостиницей

Программа для управления современным отелем должна включать комплексные инструменты автоматизации и контроля онлайн-продаж, а также гибкие настройки интерфейса. Рассмотрим на примере программного решения Bnovo, какие задачи бизнеса отельер сможет переложить на it-технологии.

Для справки, Bnovo PMS является первой в России облачной системой управления гостиничным бизнесом: контроль всех бронирований, тарифы, продажи и аналитика собраны в едином интерфейсе. Инновация появилась на рынке в 2014 году и позволяет автоматизировать объекты размещения любого типа: крупные и средние отели, гостиницы, хостелы, апартаменты, квартиры, базы отдыха, санатории, загородные дома и пансионаты. Сервис получил массовое распространение среди российских отельеров и стал по-настоящему востребованным. Помимо привычного десктоп-управления, система имеет адаптивную мобильную версию, а также мобильное приложение для Android и iOS.

1. интерактивная шахматка всех бронирований
2. календарь заездов и выездов
3. учет номерного фонда
4. регистрация гостей в МВД
5. управление тарифами и ценами
6. контроль онлайн-платежей
7. финансовые и управленческие отчеты
8. распределение задач персонала
9. контроль уборки номеров
10. интеграция с CRM и IP-телефонией
11. контроль электронных замков
12. интеграции со сторонними сервисами
13. виртуальный помощник
14. открытый api для дополнительных стыковок

В 2022 году компания Bnovo расширила функционал своей системы передовыми инструментами по управлению доходом (Revenue): динамическим ценообразованием и прогнозированием будущей загрузки и доходности объекта.

Как правильно подбирается шахматка для гостиницы?

Выбор программного продукта для управления гостиничным бизнесом зависит от потребностей конкретного объекта размещения и специфики его деятельности. Поэтому все ведущие разработчики ПО предоставляют бесплатный тестовый период (обычно, демо-доступ составляет 15-30 дней), чтобы вы на реальном опыте могли убедиться в удобстве, функциональности и эффективности ПО. Как правило, любую систему управления со встроенной шахматкой можно приобрести по ежемесячной подписке, что является удобным способом распределения финансового бюджета.

Источник: spark.ru