Программа кипер для общепита инструкция по работе

Данное руководство адресовано менеджерам и системным администраторам ресторанов, работающих с комплексом программ r_keeper 7

Руководство описывает работу в приложении для менеджера — менеджерской станции и на кассовой станции.

Менеджерская станция позволяет настраивать серверы, модули, их взаимодействие, создавать меню и редактировать различные макеты и формы — чеки, пречеки, планы залов.

Времена, когда официант из зала выкрикивал заказ поварам или прикреплял рукописный текст, давно закончились. Теперь все происходит автоматически, что существенно облегчает процесс обмена информацией между цехами, а также формирование счетов и выдачу чеков, подсчет разных позиций в меню и даже ведение статистики. Все это стало возможно делать в несколько кликов благодаря программе для кафе и ресторанов R-keeper, а о том, что это за такая система, расскажем в нашей статье.

Описание программного обеспечения

Это софт, разработанный специально для нужд точек общественного питания. У приложения достаточно много возможностей, функционал — обширный, включает в себя решение многочисленных проблем, в которые входит учет продукции (позиции меню), контроль продаж и подведение статистических сводок, управление персоналом и многое другое. Все это позволяет упростить задачи организации производственных процессов, сплотить коллектив, а также увеличить лояльность посетителей за счет четкой и понятной системы отчетности. Кроме возрастания уровня сервиса в целом, все предприниматели, перешедшие на R-keeper, отметили, что увеличилась эффективность работы в целом, поскольку уменьшились временные затраты на передачу заказа и прочие действия, снизился процент ошибок из-за человеческого фактора.

Таким образом, программный продукт увеличивает автоматизацию процессов на предприятии и выступает просто необходимым помощником для каждого звена персонала общепита — от официанта до директора.

История создания программы Эр-кипер для ресторана

Российская компания UCS создала специализированное ПО для точек общественного питания в 1992 году. Уже почти 30 лет софт сохраняет свою актуальность. Появляются все более совершенные и продвинутые версии, увеличивается функциональность аппаратуры, возможности подгоняются под требования этой сферы бизнеса. В России и на постсоветском пространстве подобные системы стали безусловной, фактически безальтернативной новинкой, поэтому их повсеместно устанавливали в каждом ресторане и кафе. А само слово «Эркипер» или просто «Кипер» стало нарицательным для всех программ, обеспечивающих деятельность общепита, как «Памперс» для одноразовых подгузников или «Ксерокс» для копировальных машин.

Сфера распространения программного обеспечения новой версии не ограничивается отечественными торговыми марками и заведениями. Им активно пользуются в Европе и на Западе, во всем мире. Так, ПО было включено в работу таких крупных сетевых точек быстрого питания как Burger King, Subway, KFC, Шоколадница. Не менее востребована система и для розничных, единичных проектов, поскольку каждый предприниматель имеет возможность заказать только то количество модулей и надстроек, которые ему необходимы.

Интерфейс ПО настолько доступен для быстрого освоения любым сотрудником, а также привычен и интуитивно понятен, что не возникает вопросов, какое ПО устанавливать в новом пункте питания. Зачастую при собеседовании спрашивают о навыках работе на «Кипере», но даже если их нет, обучение обычно занимает не более одного дня.

Особенности программы R-Keeper и принцип ее работы

Представим характерные отличительные черты последней версии ПО от предыдущих вариаций, а также от аналогов. Сперва отметим, что софт идеально подходит и для розничной, и для сетевой торговли любого типа ресторанного бизнеса. То есть он позволяет управлять баром, кафе, столовой, точкой фастфуда, рестораном, ночным клубом, зоной фуд-корта в отеле или спортивном центре. Особенность — ведение полного цикла обслуживания клиента — от предложений блюд и внесения заказа до подведения итога, проведения скидок и закрытия оплаты. Также стоит отметить:

• Расширяемость. Если для ваших целей не хватает встроенного функционала программного продукта, всегда можно его увеличить, добавить плагины и надстройк, прописать новые задачи и алгоритмы.
• Универсальность. Это определяет то, что фактически каждый вопрос решается посредством возможностей «Кипера». При этом можно устанавливать программу на любое устройство — компьютеры (в том числе комбинированные с кассой), «чекометы» для барменов и поваров, планшеты или смартфоны для официантов и пр.
• Возможность настроить интерфейс и вынести наиболее часто востребованные функции. Можно менять и экранные, и печатные нормы на официантской станции или на контрольном менеджерском пункте.
• Безопасное хранение данных за счет шифрования внутри системы.

Это неполный перечень особенностей. Более подробно вы о них узнаете из следующего раздела.

Как работает программа «Эркипер» для общепита и что она может

Рассматриваемое ПО обладает гибкостью при внедрении управленческих решений, расширяемостью и универсальностью. Большинство рестораторов особенно подчеркивают модульность, то есть то, что не нужно переплачивать за функции, которыми вы не пользуетесь, когда можно установить только необходимые дополнительные пакеты или применять стандартные, начальные. Отметим основные функции и возможности программного обеспечения:

• Переносные станции для дистанционного формирования заказа. Теперь официант сможет записывать пожелания клиента и моментально отправлять их на кухню непосредственно у обслуживаемого столика. Это значительно сокращает время.
• Система электронных меню для гостей — многие рестораны и сети быстрого питания перешли на полную или частичную программу самообслуживания, когда посетитель может самостоятельно сформировать свой заказ.
• Автоматизация кассы, ее сведения после закрытия заведения.
• Внесение предварительного заказа на определенное время и бронирование столиков.
• Встроенное видеонаблюдение за зоной кассы.
• Учет складских позиций, проведение полуавтоматической ревизии.
• Автоматическая настройка системы доставки.
• Визуализация заказов на кухне и в баре.
• Контроль за работой бильярда, боулинга и других развлекательных аппаратов на территории предприятия.
• Учет трудовых ресурсов — расписание, рабочее время сотрудников, перерывы.
• Возможность интеграции и работы в комплексе с другими программными разработками.

Более подробно расскажем, как работает «Р-кипер» в разных сферах одной единой команды, поскольку для каждого сотрудника (звена) есть отдельный модуль, который имеет ограниченное количество функций. Это очень удобно, ведь не все предприятия содержат полный трудовой состав. К примеру, это может быть самообслуживание, тогда первый раздел вам не нужен, и пр. Также отметим, что доступ к определенному набору задач открыт не всем. Так потребуется авторизация с помощью проведения персональной магнитной ленты или введения цифрового кода. Этим обеспечивается защита и разграничение задач. Перейдем к конкретным модулям.

Функционал для официанта

Надстройка устанавливается на стационарный терминал или мобильные устройства, в зависимости от того, как налажена система составления заказов. Что может сделать сотрудник, подав команду в программе:

• внесение позиций из меню с указанием комментариев и первичности подачи;
• моментальная передача сформированного заказа на кухню — повара видят, помимо блюд, номер стола и имя официанта;
• распечатка пречека, который выносится гостям для последующей оплаты;
• отмена позиций — обычно либо согласовывается с менеджером, либо производится самостоятельно, зависит от порядков в заведении.

Весь цикл обслуживания гостя составлен таким образом, что любые махинации недопустимы, как и минимизированы возможные ошибки. Для того чтобы перейти к следующему шагу, нужно закрыть предыдущий. Система индивидуальной активизации предполагает, что один сотрудник имеет доступ исключительно к своим столам.

Функционал для кассира

Предприятию необязательно иметь отдельную трудовую позицию, иногда у кассы работает бармен или задачи выполняет менеджер. Но в любом случае модуль необходим везде, где имеется безналичный и наличный расчет. Функции:

• регистрация прихода сотрудников на рабочие места, внесение времени прибытия и ухода;
• оплата счета по одной из систем, выдача чека и сдачи, если таковая имеется;
• закрытие смены — возможно только в том случае, когда нет открытых заказов;
• формирование сметы продуктов для списания, согласно количеству пробитых блюд и пр.

Функционал для бармена

Еще один сотрудник, без которого невозможно представить общепит. Однако в некоторых закусочных, особенно там, где нет алкогольной продукции, рестораторы довольствуются тем, что сами официанты наливают чай и кофе, заведуют баром. Но обычно функции выполняет бармен с помощью возможностей программного обеспечения R-keeper:

• создание заказа;
• выдача пречека;
• отмена позиций;
• закрытие счета.

Фактически это совмещенные возможности официанта и кассира с некоторым усечением действий последнего. К примеру, нет доступа к столам других членов персонала, только к своим.

Функционал для менеджера

Так как полномочий у управленца больше, то и задач, которые выполняются с помощью ПО, прибавляется. Количество полномочий можно регулировать (этим занимается управляющий), в зависимости от того, какие рабочие обязанности есть у сотрудника (работает ли он в зале, офисе, совмещает эти сферы и пр.). Среди прочих выделяется администратор, поскольку он имеет полный «пакет» возможностей. С этого аккаунта можно регулировать количество функций у других менеджеров. Вот приблизительный набор задач:

• закрытие рабочего дня (сверка кассы «Р-кипера»);
• внесение новых позиций в меню и удаление (постоянное или временное) товаров из «Кипера», что актуально, например, когда блюдо в стоп-листе, то есть у поваров нет достаточного количества продуктов;
• создание списка персонала, учет часов их работы;
• выполнение отказа на блюдо или напиток из уже составленного счета;
• сведение отчетной документации, формирование разных видов отчетов.

Кроме того, менеджер, как правило, имеет тот же набор возможностей, как и любой официант, кассир или бармен.

Система отчетности — что это такое в программе «Эркипер» для кафе

Это комплекс действий, которые позволяют собирать и систематизировать информацию. Затем она будет сформирована в отчетах. Это наиболее удобная форма для ведения бухгалтерии, для анализа руководителями эффективности работы всего заведения и его отдельных сфер, для создания стратегии по управлению персоналом.

Какие данные можно увидеть в отчетной документации:

1. выручка за указанный период или по конкретному столу, официанту, блюду;
2. сводка всех отказов;
3. отслеживание использованных бонусных и скидочных акций.

Дополнительно возможна установка плагина «Монитор», который позволяет следить за действиями, происходящими в ресторане, удаленно.

Описание преимуществ программы «Р-кипер»

Кратко о плюсах и возможностях:

• автоматизация работы барменов и кассиров;
• планирование рабочего времени персонала;
• ведение складского учета;
• управление доставкой;
• дистанционный доступ к сети;
• работа с удобными магнитными карточками и многое другое.

Особенно хочется выделить три положительных черты.

Надежность R-Keeper

Многоступенчатая система защиты с помощью шифрования делает все ПО очень безопасным для хранения сведений о заведении. Также разработчики уделили особенное внимание проблеме «виснущего» программного обеспечения. Так может происходить из-за ошибок пользователей и из-за перегруженности. Но с «Кипером» таких проблем не случается, он бесперебойно работает даже при большой нагрузке, благодаря повышенной устойчивости к сбоям.

Полная автоматизация ресторана

Практически весь цикл обслуживания может быть интегрирован в программу. Это минимизирует время, затраченное персоналом, а значит, делает работу сотрудников более эффективной и менее энергозатратной.

Предотвращение воровства

ПО помогает предотвратить случаи злоупотреблений своими полномочиями. За долгие годы совершенствования софта разработчики учли множество нюансов, которые способствуют сдерживанию таких негативных факторов. Это обуславливается наличием определенных схем и последовательностей, обойти которые невозможно. Но даже если что-то незаконное будет совершено, всегда можно свериться с отчетами, которые хранятся в полном объеме за заданный период.

Установка программы R-кипер: что это такое

ПО отличается легкостью во внедрении и в изучении. Возможно оснастить все оборудование ресторана программным обеспечением за один день, поскольку настройки выставляются полуавтоматически, очень легко и быстро. Также просто провести оптимизацию системы, если происходит расширение площади кафе (установка летней веранды). Стоит отметить хорошую совместимость с другими ПО. Часто требуется софт для учета складских позиций, для продажи алкогольной продукции. Его можно заказать в компании «Клеверенс», которая более 10 лет работает на рынке автоматизации бизнес-процессов.

Цена

Стоимость зависит от комплектации. Так, самый небольшой пакет для маленьких заведений обойдется ресторатору в 77 тысяч рублей, а самый крупный для ресторанов с большим количеством залов — в 180 000. В комплект входит несколько станций для официантов и менеджеров, рабочее место для бухгалтера, обучающий диск и техническая поддержка клиентов в режиме 24/7.

Есть ли достойная альтернатива R-Keeper

Существуют другие варианты автоматизации бизнеса, например, система iiko. Ее особенности:

• приятный и понятный на интуитивном уровне интерфейс;
• высокая функциональность;
• повышенная надежность и безопасность хранения данных;
• хорошая скорость обработки команд;
• стремление компании к постоянному развитию и совершенствованию.

Современные ресторанные технологии

Многие рестораторы активно внедряют в свои проекты:

• мобильные точки ввода заказа для официантов на iPod Touch;
• электронные меню;
• формат автораздачи с помощью Drive Thru;
• виртуальные панели для поваров — альтернатива сервис-печати.

Все это можно осуществить с «Кипером».

Основные функциональные модули

Полный пакет состоит из систем:

• складского учета;
• определения рабочего времени сотрудников;
• управления лояльностью посетителей;
• резерв столиков;
• передвижения наличных денег внутри заведения;
• розлива пива на месте;
• видеоконтроля за кассой;
• доставки.

Отзывы работников

Практически все сотрудники общепита знают про программу «Р-кипер» для кафе и ресторанов, понимают, что это за такая система и как с ней работать. Все отмечают, что она очень удобная для быстрого введения заказов и понятная, проста для обучения.

В качестве заключения посмотрим видеоролик:

Количество показов: 41991

ПО r_keeper — представляет собой систему, предназначенную для оптимизации работы в заведениях общепита. Применяются собственниками ресторанов, кафе, баров и фастфудов. По сути, ПО r_keeper представляет собой связующее звено между оборудованием, установленным в заведении, позволяет управлять как небольшим или средним заведением, так и крупной сетью ресторанов.

Время, когда официанты при получении заказа, фиксировали его в блокнот, уже давно ушло, теперь для этого есть планшеты. Больше не требуется кричать заказ, для его подтверждения достаточно пары касаний по экрану, расположенному на кухне.    

ПО r_keeper даёт пользователю все нужные для управления инструменты. Основной особенностью софта является полноценный цикл обслуживания клиентов, начиная от подачи меню и заканчивая получением оплаты.   

Разработчик r_keeper предлагает следующие решения:

• Lite — мобильное облачное ПО, предназначенное для мелких заведений. Работа при этом ведется в общем интерфейсе.

• Cloud — представляет собой решение, предназначенное для заведений общественного питания среднего размера.

• One — это модульное решение, которое подходит для заведений любого формата.  

Главные программные модули:

• Кассовая станция: r_k CashDesk. Представляет собой модуль, основным предназначением которого являются качественное обслуживание клиентов и индивидуальный подход для каждого. Обеспечивает возможность контроля деятельности персонала. Применяется для оптимизации основных бизнес-процессов в ресторане. Имеется возможность применения различных типов оплат, а также создания лояльной системы скидок.     

• Доставка: r_k Delivery. Нужна для заведений, обслуживающих посетителей не только в зале, но и оказывающих услуги по доставке готовой еды и полуфабрикатов. Обеспечивает возможность оптимизации затрат, а также отслеживания деятельности на каждом этапе.

• Складской учет: r_k StoreHouse. Данный модуль предназначен для ведения закупа, отслеживания деятельности персонала и управления наценками. Позволяет в автоматическом режиме формировать накладные, осуществляет поддержку систем «Меркурий» и ЕГАИС в едином интерфейсе.

• Документооборот: r_k FoodFactory. Отвечает за работу в системе ЭДО. Документация может регистрироваться в месте ведения деятельности, к примеру, на складе. Доступ к ним открывается непосредственно после создания.

• Интерфейс менеджера: r_k Manager. Обеспечивает возможность быстрой настройки кассового оборудования, предназначенного для обслуживания клиентов, а также открывает сотрудникам доступ к конкретному функционалу.

• Лояльность: r_k Loyalty. Имеется возможность запуска акций, скидок, рекламных рассылок, а также изучения аналитических данных.

• Отчетность: r_k Report. Обеспечивает возможность анализа текущей деятельности по всем основным показателям, позволяя принимать важные решения. Предусмотрена поддержка неограниченного количества пользователей.     

ПО функционирует на базе ОС Windows. Высокая производительность обеспечивается благодаря процессору Intel, а также наличию 256 Мб оперативной памяти. При этом обновление ПО и драйверов производится в автоматическом режиме. Пользовательская информация кодируется, поступает на SQL-сервер и хранится «в облаке».

Переносной терминал и другие доп. модули r_keeper

В соответствии с поставленными задачами, разработчиками предусмотрены следующие дополнительные программные модули:

• Агент доставки: r_k DeliveryAgent. Представляет собой мобильное приложение, предназначенное для оптимизации работы курьеров. Функционал предусматривает возможность получения заказов и прокладывания маршрутов. Контроль выполнения работы обеспечивается в онлайн режиме. Есть возможность выпуска чеков.    

• Мобильный официант: r_k MobileWaiter. Данный модуль позволяет повысить качество и скорость обслуживания посетителей за счёт возможности автоматической передачи заказов на кухню.  

• ТСД склада: r_keeper SH5 TSD. Облегчает процесс ведения складского учёта и формирования первичной документации.  

• Киоск самообслуживания: r_k Kiosk.

ПО r_keeper можно инсталлировать на любое устройство: ПК, смартфон, планшет и т. д. Также предусмотрена возможность настройки под индивидуальные потребности заведения.

Программа r_keeper: как пользоваться

Все действия в программе производятся через ЛК. В первую очередь, администратор регистрирует кандидатов в сотрудники и разграничивает их права доступа. Во время авторизации, сотрудник вносит персональный код или проводит ключ-картой. Ниже мы разобрали функционал, доступный для разных сотрудников, в соответствии с занимаемой должностью.

Функционал официанта:

• Добавление позиций из меню с обозначением очерёдности подачи.

• Пересылка полученного заказа на кухонный терминал – сотрудники кухни при этом видят название блюда, номер столика и имя официанта.

• Выпуск пречека.

• Отмена блюд, в случае отказа.

Функционал кассира:

• Регистрация прихода сотрудника на рабочее место.

• Финансовые операции, выпуск чека.

• Закрытие смены.

• Создание списка продуктов на списание.

Функционал бармена:

• Формирование заказа.

• Выпуск пречека.

• Отмена позиций.

• Закрытие счёта.

По факту функционал бармена объединяет в себе возможности кассира и официанта.  

Функционал управляющего:

• Закрытие смены.

• Добавление и удаление позиций.

• Контроль прихода и ухода сотрудников.

• Формирование списка работников.

• Формирование отчётности.

• Удаление позиций из сформированного счёта.

Также администратор имеет возможность корректировки функционала менеджера, а менеджер имеет аналогичные полномочия в отношении официанта, кассира и бармена.

Личный кабинет r_keeper lite: вход

Для получения доступа к полному функционалу ПО r_keeper пользователю потребуется покупка лицензии. Пробная версия доступна только на протяжении 30 дней.  

Разберем процедуру регистрации в системе на примере ПО r_keeper Lite:

• Откройте официальный сайт r_keeper, войдите в раздел продукты и выберите r_k Lite.

• Кликните на ссылку «Зарегистрироваться».

• Внесите учётные данные.

• На указанный номер телефона поступит тестовый звонок, в строку подтверждения внесите последние 4 цифры номера.

На e-mail поступит письмо с доступом. Через 30 дней тестовый период закончится, но собранные за это время данные будут сохранены. Для дальнейшей работы пользователю необходимо будет приобрести лицензию.   

Интеграция r_keeper с другим программным обеспечением

В ПО r_keeper предусмотрена возможность взаимодействия с популярными товароучетными и кассовыми программами, а также государственными информационными системами:

• «1С:Предприятие», «1С:Бухгалтерия предприятия».

• «Меркурий.

• MixCart.

• ЕГАИС.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Работа с кассой r_keeper

В начале смены кассир проверяет правильность установок на своей кассе – дату, время, фамилию и имя:

После регистрации кассира, терминал готов к проведению заказов гостей. 

Ввод заказа начинается с указания Типа заказа. Уточняем у гостя, как собрать заказ: «В зале» или «В пакете». Нажимаем на выбранный гостем тип заказа.

Справа в окне чека можно увидеть, какой сейчас тип заказа установлен.

Рассмотрим ввод заказа на примере «Боксмастер Спешл ОРИГ».
В верхней части экрана нажмите клавишу с нужной категорией — «Лепешки»:

Выберите нужные блюда: «Боксмастер Спешл ОРИГ». Цена и название блюда появляются в чеке (в правом окне). Чтобы пробить несколько порций блюда, повторите последнее действие. Например, нажмите клавишу «Боксмастер Спешл ОРИГ» дважды или трижды:

После пробития блюда может открыться выбор модификаторов, если необходимо, то нажимаем на нужный модификатор. Если модификаторы не нужны, нажимаем кнопку «Закрыть»:

Отмена блюд до момента оплаты

Любое уменьшение количества блюд в открытом чеке разрешено производить только менеджеру. При попытке кассира удалить блюдо самостоятельно, на экран кассы выйдет окно подтверждения менеджера:

Кассир обращается к менеджеру и сообщает ему причину удаления. Менеджер проводит на терминале картой менеджера, нажимает «Да» во всплывающем окне. Блюдо удаляется из окна заказа.

Оплата заказа

Убедитесь, что все блюда были пробиты правильно. Попросите Гостя подтвердить, что заказ на экране правильный и озвучьте итоговую сумму заказа. 

Оплата заказа может осуществляться двумя способами: 
• Наличными деньгами; 
• Банковской картой.

В некоторых случаях (акции, питание персонала, программы лояльности и др.) менеджер может закрыть чек на статью «Неплательщики», т.е. за счет компании. 

Внимание! Использование комбинированных оплат при закрытии чеков на кассах категорически запрещено. 
Чеки могут быть закрыты только 
• на наличные 
• на одну кредитную карту 
• маркетинговую акцию 
Любые комбинации этих оплат проводить запрещено. 

Процедура расчета

Сообщите гостю стоимость заказа из поля «Сумма к оплате». Нажмите ОПЛАТИТЬ.

Появится экран для выбора типа оплаты. Выбираем нужный тип оплаты:

Возврат денежных средств гостю

Если возникла необходимость произвести какую-либо операцию с оплаченным заказом, кассир обращается к менеджеру, который выполняет все последующие действия. 
Оформление возвратной операции гостю возможно только в день покупки. 

С помощью карты менеджера заходим в главное меню и нажимаем «Закрытые чеки»:

В открывшемся списке менеджер находит закрытый чек, и нажимает на него, затем нажимает «Удалить»:

В окне со списком чеков менеджер нажимает клавишу «Удалить»:

Затем выбирает одну из причин удаления:

• Отказ без списания блюд

• Отказ со списанием блюд

Чек, который удалили, будет отмечен крестиком:

Выходим из меню «Закрытые чеки» нажатием на кнопку  .

Закрытие дня на кассах

Менеджер производит процедуру закрытия на каждом кассовом терминале. Важно проводить закрытие касс последовательно – одну за другой, чтобы избежать «зависания» кассовых терминалов. 
Если касса не работала в течение дня, на ней также выполняется процедура закрытия. 

Менеджер проводит через считыватель терминала менеджерской картой с правами на закрытие дня. В появившемся окне нажимает клавишу «Закрытие Общей Смены»:

Далее нажимает кнопку ОК.

Затем кассовый терминал переходит в режим отключения.