Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляют в одном образце для всех. Его должны подписать сотрудники после того, как прочли должностную инструкцию. Так они подтверждают, что согласны с ней. Тогда, если сотрудник нарушит инструкцию, его можно будет привлечь к ответственности
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 43 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Уважаемый/ая [имя адресата],
Сообщаем вам, что в связи с текущей ситуацией и требованиями предоставления необходимых документов, мы направляем вам следующие материалы:
1. Инструкции по заполнению заявочной формы.
2. Бланки заявочной формы «А».
3. Перечень приложений к заявочной форме.
Прошу вас ознакомиться с прилагаемыми документами и просим вас в срок до [дата] заполнить заявочную форму «А» и предоставить необходимые приложения по указанным требованиям.
В случае возникновения вопросов или необходимости дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами по следующим контактным данным:
Телефон: [номер телефона]
Электронная почта: [адрес электронной почты]
Благодарим вас за сотрудничество и надеемся на оперативное предоставление запрашиваемых документов.
С уважением,
[Ваше имя и должность]
Содержание
- Официальное оповещение адресата
- Перечисление документов в письме
- Подробное описание содержания документов
- Указание сроков предоставления документов
- Постановка вопроса о доставке и приеме документов
- Приведение оснований для направления документов
- Ожидаемые действия адресата
- Вопрос-ответ
- Какие документы можно направить с помощью служебного письма?
- Как правильно оформить служебное письмо?
- Какое электронное средство связи лучше всего использовать для отправки служебного письма?
- Какой должен быть размер служебного письма?
- Как узнать, что служебное письмо дошло до адресата?
Официальное оповещение адресата
Уважаемый адресат,
Сообщаем вам о том, что в связи с проведением текущей проверки документации компанией, вам необходимо предоставить следующие документы:
- Копия приказа о вашем назначении на должность.
- Копия табеля учета рабочего времени за последние три месяца.
- Копия трудового договора.
- Расчетный лист за последний месяц.
Просим вас предоставить указанные документы в течение 3 рабочих дней, начиная с даты получения данного письма.
В случае невозможности предоставить все необходимые документы, просим обратиться к руководству компании для урегулирования данной ситуации.
Просим вас отнестись к данной просьбе с пониманием и выполнить ее в установленные сроки.
С уважением,
Администрация компании
Перечисление документов в письме
В данном письме предоставляем вам информацию о направляемых документах:
-
Договор аренды
Предоставляет информацию о условиях аренды указанного объекта.
-
Акт приема-передачи
Засвидетельствует факт приема объекта аренды и состояние его на момент передачи ключей.
-
Счет на оплату
Предоставляет информацию о сумме арендной платы и сроках оплаты.
-
Протокол разногласий
Используется при возникновении спорных вопросов между сторонами аренды и служит для фиксации этих разногласий.
Просим вас ознакомиться с каждым документом и при необходимости просим обратиться к нам для получения дополнительной информации.
Подробное описание содержания документов
1. Отчет об исполнении задачи
Данный документ содержит информацию о выполнении задачи или проекта. В отчете обычно указывается описание задачи, ее результаты, использованные методы и инструменты, сроки выполнения, а также возникшие проблемы и способы их решения. Отчет об исполнении задачи позволяет оценить эффективность работы, сделать выводы и принять необходимые меры для улучшения процесса выполнения задач.
2. Протокол совещания
Протокол совещания является документом, который содержит информацию о проведенном совещании. В протоколе указываются дата и время совещания, список присутствующих, повестка дня, основные обсуждаемые вопросы, результаты обсуждения и принятые решения. Протокол совещания помогает установить ответственность за выполнение принятых решений и служит важным документом для отслеживания процесса реализации проектов и задач.
3. Служебная записка
Служебная записка – это документ, который предназначен для передачи информации или просьбы другому лицу или организации. В служебной записке указывается цель обращения, суть вопроса, запрос или предложение, а также необходимые действия со стороны адресата. Служебная записка может быть использована для официального обращения, уведомления или согласования.
4. Заявление
Заявление – документ, который подается в органы государственной власти, организации или учреждения для выражения своей воли или для оформления запроса. В заявлении указывается личная информация заявителя, суть проблемы или запроса, а также мотивация и основания для его подачи. Заявление может быть направлено с целью получения разрешения, привилегий, подачи жалобы или петиции.
5. Счет и сопроводительные материалы
Счет – это документ, который выставляется продавцом покупателю для оплаты товаров или услуг. В счете указывается количество и стоимость товаров или услуг, общая сумма к оплате, реквизиты продавца и покупателя. К счету могут прилагаться сопроводительные материалы, такие как накладные, акты выполненных работ или товаросопроводительные документы.
6. Договор
Договор – это документ, который заключается между двумя или более сторонами и регулирует их взаимоотношения. В договоре указываются условия сделки, права и обязанности сторон, сроки и порядок выполнения работ или оказания услуг. Договор может иметь различные формы и виды, в зависимости от характера сделки и сторон, которые его заключают.
7. Жалоба
Жалоба – это документ, который подается для выражения неудовлетворенности или недовольства качеством товаров, услуг или деятельностью организации или индивидуального предпринимателя. В жалобе указывается основание жалобы, требуемые меры по ее устранению, а также контактные данные заявителя. Жалоба может быть направлена в органы государственной власти, службы контроля качества или непосредственно к организации.
8. Приказ
Приказ – это документ, которым руководитель организации или учреждения устанавливает свои распоряжения или предписания. В приказе указывается цель, основание и суть распоряжения, а также сроки его исполнения. Приказ может касаться различных сфер деятельности организации и иметь различный статус – от общеустановленного до индивидуального.
9. Паспорт
Паспорт – это документ, который удостоверяет личность гражданина, его гражданство и право на перемещение. В паспорте указываются фамилия, имя и отчество гражданина, его дата и место рождения, фотография и подпись. Также паспорт может содержать информацию о визах, паспортном контроле и других важных данных.
Указание сроков предоставления документов
Уважаемый адресат!
В соответствии с нашим предыдущим письмом, мы просим Вас предоставить нам следующие документы:
- Паспорт: копия основных страниц и страницы с пропиской.
- Свидетельство о браке: копия (при предоставлении).
- Трудовая книжка: копия всех заполненных страниц.
- Выписка из банка: копия (при наличии).
Процесс обработки и анализа предоставленных документов займет некоторое время. Поэтому просим Вас предоставить указанные документы не позднее:
| Документ | Срок предоставления |
|---|---|
| Паспорт | до 15 апреля 2022 года |
| Свидетельство о браке | по желанию |
| Трудовая книжка | до 20 апреля 2022 года |
| Выписка из банка | по желанию |
Убедительно просим Вас соблюдать указанные сроки. В случае непредоставления или задержки предоставления документов, наше предложение может быть отменено или задержано.
Спасибо за понимание и сотрудничество!
Постановка вопроса о доставке и приеме документов
Уважаемый [ИМЯ],
Сообщаем Вам о том, что в рамках нашего корреспонденции важно обсудить вопросы доставки и приема документов. Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией ниже и предоставьте нам свои комментарии и предпочтения.
1. Способ доставки:
- Курьерская доставка
- Почтовая доставка
- Электронная почта
2. Адрес доставки:
[АДРЕС]
3. Прием и подписание документов:
- Подписание необходимо производить только лично
- Доверенное лицо может подписывать от Вашего имени
4. Время доставки:
[ВРЕМЕННОЙ ПЕРИОД]
5. Отчет о доставке:
- Требуется отчет о получении документов
- Отчет не требуется
Прошу Вас предоставить свои предпочтения в отношении способа доставки и приема, а также актуальную информацию по адресу доставки, чтобы мы могли продолжить работу и установить соответствующие договоренности.
Спасибо за сотрудничество и ожидание Ваших комментариев.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
Приведение оснований для направления документов
В данном разделе представлены основания, по которым необходимо направить указанные документы. Эти основания включают, но не ограничиваются следующими:
-
Законодательные требования:
Существует обязательность представления определенных документов в соответствии с действующим законодательством. Это могут быть документы, необходимые для подтверждения финансовой отчетности или правового статуса организации.
-
Внутренние положения:
В некоторых случаях, сама организация может установить свои внутренние правила и положения, требующие предоставления определенных документов. Это может включать документы, подтверждающие обучение, профессиональные навыки или опыт работников.
-
Финансовые требования:
При получении кредита или других финансовых услуг, банки и финансовые учреждения могут потребовать представления определенных финансовых документов, таких как бухгалтерские отчеты или налоговые декларации.
-
Условия контракта:
В случае заключения контракта или соглашения, могут быть установлены требования к предоставлению определенных документов в целях подтверждения или выполнения условий контракта. Это может включать документы о производственных мощностях, стандартах качества или страховом покрытии.
Приведенные выше основания не исчерпывают все возможные причины для направления документов. При формулировании официального письма необходимо конкретизировать основания с учетом конкретной ситуации и требований адресата.
Ожидаемые действия адресата
Просим вас ознакомиться с прикрепленными документами и принять необходимые действия в указанные сроки.
При обнаружении ошибок или несоответствия в представленных документах просим немедленно уведомить нас для внесения корректировок.
В случае необходимости подписания или оформления документов просим вас произвести это в установленные сроки.
Если вам необходимо предоставить какие-либо дополнительные документы или информацию, просим предоставить их в указанном формате и сроки не позднее указанной даты.
В случае возникновения вопросов или необходимости получить дополнительную информацию, вы можете обратиться к нам по указанным контактным данным.
Благодарим вас за внимание и сотрудничество!
Вопрос-ответ
Какие документы можно направить с помощью служебного письма?
Служебное письмо можно использовать для направления различных документов, таких как отчеты, договоры, справки, протоколы и другие документы, которые требуются для информирования адресата или выполнения определенных действий.
Как правильно оформить служебное письмо?
Для того чтобы оформить служебное письмо, необходимо указать адресата (фамилию, имя, должность и контактные данные), тему письма, дату направления, вступительное обращение, основной текст письма с информацией о направляемых документах, заключительное обращение и Вашу подпись.
Какое электронное средство связи лучше всего использовать для отправки служебного письма?
Для отправки служебного письма удобно использовать электронную почту. Она позволяет быстро отправить письмо и прикрепить необходимые документы в электронном виде. Кроме того, почта обеспечивает сохранность и конфиденциальность переписки.
Какой должен быть размер служебного письма?
Размер служебного письма может быть различным в зависимости от объема информации, которую необходимо передать. Однако, важно следить за тем, чтобы письмо было лаконичным и информативным, и его размер не превышал нескольких страниц.
Как узнать, что служебное письмо дошло до адресата?
Для того чтобы узнать, что служебное письмо дошло до адресата, можно попросить подтверждение о его получении. Также можно использовать электронный способ связи, который позволяет узнать о доставке письма и прочтении сообщения.
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.