Путевые листы в 1 с 8 3 пошаговая инструкция

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

• какую форму путевого листа применять;
• как правильно заполнить путевой лист;
• как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
• насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Скачать образец Путевого листа легкового автомобиля
Скачать бланк Путевого листа легкового автомобиля Excel
Скачать бланк Путевого листа грузового автомобиля Excel

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

• сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
• Ространснадзор осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Зачем нужен Путевой лист

Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:

• проконтролировать?
• подтвердить направленность на получение доходов?
• экономически обосновать?
• документально подтвердить?

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

Бланк путевого листа для легкового транспорта
Бланк путевого листа для грузового транспорта

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные (Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390):

Заполнение путевого листа и расчет расхода ГСМ

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390). Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак Р 888 МК 777 принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2024.

В путевом листе указаны:

• показания одометра (полные км пробега):
  • при выезде — 300 км;
  • при заезде в гараж — 600 км.

Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.

• Топливо — Бензин АИ-95:
  • при выезде — 20 л.

Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.

При заполнении путевого листа следует учитывать (II Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390):

• путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
• дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
• дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
• все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись.

Оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

• перед выездом;
• после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

• на основе Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р;
• по данным технического паспорта автомобиля;
• опытным путем с помощью контрольного замера.

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

• Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л.

Образец заполнения путевого листа по примеру

Как осуществляется учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы.

Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование-накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.

Подробнее Как списать топливо в 1С 8.3

Электронные путевые листы

С 11 марта 2023 года можно применять электронные путевые листы.

• Утвержден формат электронного путевого листа

Дорожная карта Автонет, https://autonet-nti.ru (Распоряжение Правительства от 24.10.2019 N 2519-р).

Автоматизация учета путевых листов в 1С

Что:

• приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, в 1С применяется «обычная» методика);
• расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
• оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
• печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

Для кого:

• для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Путевые листы в 1С – автоматизация с релиза 3.0.74.51

• Функциональность – Запасы – Путевые листы
• Справочник Транспортные средства;
• Документ Путевой лист (ПЛ) ;
• Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
• План счетов:
  • для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
  • для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.

Учет ГСМ без путевого листа

Документооборот в 1С без Путевого листа:

• Поступление (акт, накладная);
• Авансовый отчет;
• Перемещение товаров;
• Требование-накладная;
• …

Расходы на ГСМ – нормативная база

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

• запасы или расходы текущего периода, в зависимости от цели приобретения и положений УП (п. 2, пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019);

Учет ГСМ с 2021

• расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).

Расходы на приобретение топлива учитываются:

• НУ – прочие расходы, полностью при экономической обоснованности или по нормам (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, Письмо Минфина от 08.08.2019 N 03-03-06/1/59876);
• УСН – расходы на содержание служебного автомобиля, полностью после оплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
• ИП на ОСНО – прочие расходы, полностью или по нормам для профессионального вычета по НДФЛ (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Настройки путевого листа

Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы

Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя  – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении

Без этих данных путевой лист не проведется.

Создание путевого листа

Покупки – Путевые листы

Шапка документа

• Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
• Сотрудник – водитель;
• Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
• Счет затрат – счет затрат из Учетной политики на бумажном носителе — по умолчанию подставляется счет 26 и его можно поменять на другой в ручном режиме, статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.

Справочники – Транспортные средства

Карточка транспортного средства:

• Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
• Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.

Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе (карточка ОС – ссылка Поставить на учет), то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.

Все необходимые данные есть в регистре Регистрация транспортного средства, кроме расхода топлива:

• дозаполнить – топливо и норму расхода.

Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:

• собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
• арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства.

Статья затрат – предопределенная

Заполнение Путевого листа в 1С

Вкладка Топливо

Вкладка Топливо

• Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
• Количество, л – объем приобретенного топлива;
• Цена – цена топлива за л;
• Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).

Вкладка Маршрут

• Расстояние – 10 050-10 000 = 50, 10 100-10 050 = 50;
• Расход – 50 х 9,000 /100 = 9,15 авто расчет; если факт из ПЛ отличается от нормы, то расход вносим вручную.
• Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
• Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
• Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода  / 100».

Печатная форма Путевого листа

Бланк для печати:

• упрощенный – утвердить в Учетной политике (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Приказ Минтранса от 18.09.2008 N 152);
• унифицированный N 3 (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).

Кнопка Печать

• Путевой лист – упрощенная форма;
• Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
• Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Печатные формы

Счета учета

План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка:

• 10.03 Топливо:
  • 10.03.1 Топливо на складе
  • 10.03.2 Топливо в баке
    • Путевой лист – количественный учет
    • ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
    • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

План счетов – счета учета топлива

Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2

Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция

План счетов

Счета учета:

• 76.15 «Приобретение по топливным картам»:
  • Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
  • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

Способы оплаты ГСМ

Оплата:

• наличные (чек);
• топливная карта;
• топливные талоны.

Документы

Специальные документы:

• Путевой лист:
  • наличные (чек)
  • топливная карта

• Поступление (акт, накладная) – Вид операции Топливо (по конкретному автомобилю):
  • топливная карта

Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо

Как занести топливную карту в 1С

Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:

См. также:

• Путевых листов не всегда должно быть много
• Внимание — на порядок заполнения путевых листов!
• Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Списание материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• [26.11.2019 запись] Поддерживающий семинар БП за сентябрь-ноябрь
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция их создания описана в нашем обзоре. Как создать ПЛ в 1С? Как будет отражено списание ГСМ при этом? Рассматриваем порядок работы с ПЛ в 1С в нашем обзоре.

Новшества в порядке применения путевых листов

С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь. 

Напомним также, что с 01.03.2023 путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?

Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД: 

Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье.

Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.

На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.

Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов — 1С УАТ «Управление автотранспортом».

Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.

Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

ПЛ в программе «1С»

Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.

Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы». 

Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.

Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы. 

Кнопкой «Создать» вносим реквизиты водительского удостоверения физлица: 

Далее выбираем: Вид документа — Водительское удостоверение. 

Образец трудового договора с водителем вы найдете здесь.

Заполняем форму своими данными и нажимаем «Записать и закрыть»: 

Мы рассказали, как настроить функционал для работы с путевыми листами в 1С 8.3 Бухгалтерия. Далее покажем, где в 1С 8.3 путевые листы.

Об особенностях путевого листа ИП мы писали здесь.

Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С

Чтобы в 1С найти путевые листы, необходимо пройти путь: Покупки – Путевые листы. 

Нажав на кнопку «Создать» попадаем в форму создания путевых листов в 1С:Предприятие. 

Заполняем открывшуюся форму своими данными. При этом в карточке транспортного средства должны быть заполнены данные по топливу: его вид и плановый расход. 

В форме путевого листа легкового автомобиля в 1С заполняем сначала данные о топливе. Также в шапке не забываем указывать счет затрат: 

Во вкладке «Маршрут» заполняем точки отправления и прибытия, дату, время и показания одометра. Расчетные величины (расстояние и расход) можно внести вручную или оставить расчет программы. После заполнения нажимаем «Провести и закрыть»: 

В программе сформированы следующие проводки: 

Как видим по данной операции, программа сделала следующие проводки:

• отразила поступление ГСМ от подотчетного лица (Дт 10.03.2 Кт 71.1);
• списание потраченного бензина на расходы (Дт 20 Кт 10.03.2);
• начисление НДС (Дт 19.03 Кт 71.1);
• списание НДС на прочие расходы, так как отсутствует счет-фактура (Дт 91.2 Кт 19.03).

Для ведения учета ГСМ с учетом по путевым листам в 1С введен субсчет 10.03.2 «Топливо в баке».

Подробности учета ГСМ по путевым листам представлены в нашем материале. 

Также можно скачать из 1С путевой лист в печатном виде из реестра путевых листов. Доступны два варианта:

• упрощенная печатная форма;
• привычная печатная форма № 3. 

Упрощенный вид ПЛ: 

Форма № 3 представлена в следующем виде: 

Об ответственности за отсутствие путевого листа рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Итоги

В 1С можно создавать путевые листы и вести учет ГСМ. Для работы с электронными путевыми листами, введенными с 01.03.2023 создан модуль 1С-ЭПД.

«Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция» — довольно частый запрос в свете недавних нововведений в правила оформления путевых листов. Рассмотрим, где найти путевые листы в 1С, как их создать, а также изучим порядок отображения покупки топлива и распечатки созданного документа.

Путевые листы в 1С 8.3 бухгалтерия

Учет путевых листов в 1С доступен с версии 3.0.74. Процесс автоматизирован. Даная версия позволяет:

• создавать, распечатывать листы, вести их учет;
• отображать покупку топлива при помощи карты (банка, топливной), его учет и списание.

Последние привнесенные изменения касаются введения новых документов, операций, счетов, субсчетов, а также некоторых справочников. Данные по ним приведены далее в таблице.

Что введено
Документы	Операции	Счета	Субсчета	Справочник
«Путевой лист»	«Топливо» к док. «Поступление»	Сч. 76.15 «Покупка по топливным картам» (учета объема топлива без суммы)	К субсч. 10.3 ввели: Субсч. 10.03.1 «Топливо на складе» (допускает учет без путевых). Субсч. 10.03.2 (учет по путевым). Возможен по каждому авто через субконто «ТС»). Тогда начинают с отображения топливных остатков у каждого авто.	«Транспортные средства» (ТС) – новая справочная книга, где фиксируют сведения по всем авто, которые используются.

Напомним: путевой лист позволяет отслеживать движение (маршрут следования), подтверждать, экономически обосновывать сопутствующие расходы и затраты на оплату труда водителя. То есть он может служить первичным документом, удостоверяющим соответствующие расходы.

Госкомстат рекомендует использовать бланки, утвержденные Постановлением № 78 от 28.11.1997, предназначенные для следующих ТС:

• легкового автомобиля (№ 3);
• грузового автомобиля (повременную форму № 4-П и сдельную 4-С);
• спецавтомобиля (№ 3-спец);
• легкового такси (№ 4) и др.

Эти же формы можно брать за основу при разработке собственных банков.

Как оформить путевой лист в электронном виде

Согласно п. 9 ч. II Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, путевой лист оформлять в 2023 г. можно на бумаге и в электронном виде. Как правильно это делать, обязателен ли электронный путевой лист в 2023 г., будем разбираться далее.

Подробнее

Подключение функционала в 1С для формирования путевого листа и его автозаполнения

1. Для активации опции «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия нужно:

• выбрать сначала «Администрирование», далее – «Функциональность», затем – «Запасы»;

ВНИМАНИЕ! Работая с 1С:Бухгалтерией в упрощенном интерфейсе, функциональность нужно искать в настройках!

• выделить галочкой строчку «Путевые листы».

После этого документ (путевой лист) станет доступным для работы и использования в меню «Покупки» (разд. «Документы» упрощенного интерфейса).

2. Для указания данных о служебном авто (арендованном, личном), на котором будут ездить, нужно вручную:

• выбрать «ТС» в «Справочниках» (ОС и НМА);
• внести информацию о марке, VIN, госномере, собственнике (организация, контрагент), используемом топливе и его норме расхода.

Указанные здесь данные авто будут автоматически заполняться при формировании, заполнении путевого листа.

Проверить правильно ли вы заполнили путевой лист можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

3. Для указания данных водителя авто (его водительских прав) нужно:

• открыть карточку водителя (физлица);
• перейти по ссылке «Все документы»;
• добавить новый документ «Водительское удостоверение»;
• указать в сформированном документе инициалы водителя, серию и номер прав, где, кем, когда они выданы.

Указанные сведения будут использоваться при создании путевого документа.

Путевой лист и 1С 8.3: пошаговые действия при создании документа

Разберем пошагово, как работать с путевыми листами в 1С при командировках на легковом авто.

Шаг 1. Формирование документа

Найти разд. «Покупки», выбрать «Путевой лист», кликнуть «Создать».

Шаг 2. Заполнение сформированной формы: что указать

Необходимо отразить:

• название организации;
• когда создавался документ;
• данные об авто и сотруднике (водителе);
• норму расхода топлива по данным Минтранса либо документации (появляется автоматически при выборе авто, но, если данные указаны вручную, их можно сохранить для последующего использования);
• учет затрат – можно поменять на истраченное топливо (см. ссылку, счет затрат):
• по топливу – вариант покупки (кассовый чек, топливная карта), объем топлива, залитого в автомобильный бак, его цену, дату;
• по маршруту – пункт, дату и время отправки (назначения), показания одометра (на начало и конец маршрута), при этом расстояние и расход топлива рассчитывается и заполняется автоматом.

Шаг 3. Печать документа

Распечатать можно путевой для легкового авто (ф. № 3), его упрощенную версию и авансовый отчет (при оплате топлива наличными либо картой банка). Сквозная нумерация отчетов в этом случае меняется, поэтому требуется правка номера в печатной версии документа и последующего создаваемого «Авансового отчета».

Шаг 4. Проведение документа

Кликнув на «Провести и закрыть», далее можно просмотреть следующий результат проведения (проводки):

• Дт 10.03.2 – заправка топлива (объем, цена);
• Кт 10.03.2 – операция его списания на указанный ранее счет затрат (конкретное списанное количество);
• на момент закрытия месяца запись «Кт 10.03.2» реализуется через операцию «Корректировка стоимости номенклатуры».

Нюансы при оплате топливной картой

Формируя путевые листы в 1с 8.3, действуют так:

1. При формировании документа «Путевой лист» выбирают именно «Топливную карту», вносят данные о количестве топлива без указания суммы, цены. Далее – заполняют по аналогии, как указано выше. После проведения сформированного путевого листа, результат будет следующим:

• Дт 10.03.2 – заправка топлива (только объем, сколько залили, без цены).

2. Чтобы показать сумму, создают новый документ «Поступление (акт, накладная)» с видом «Топливо». Тогда по Дт 10.03.2 отобразится сумма без количества заправленного топлива.

Итоги

1. Работать с путевыми листами можно в 1С с версии 3.0.74. Для этого нужно активировать соответствующую опцию через функциональность программы.
2. Для автоматизации процесса заполнения заранее можно указать данные водителя (Ф. И. О., реквизиты прав) и служебного авто.
3. Путевой лист создают в разделе «Покупки», заполняя предложенную форму. В случае оплаты топливной картой формируют еще один документ – «Поступление (акт, накладная)».
4. Распечатать можно путевой лист легкового авто (ф. № 3), в т. ч. его упрощенный вариант и авансовый отчет.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Организации могут использовать легковые автомобили для служебных поездок. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 автоматизирован учет путевых листов (с релиза 3.0.74).

Вы сможете:

• Вести учет путевых листов.
• Печатать путевые листы.
• Отражать покупку ГСМ наличными, банковской картой или топливной картой.
• Списывать ГСМ.
• Вести учет ГСМ по транспортным средствам.

В инструкции рассмотрим, как использовать новый функционал.

Как включить функционал

Для включения функционала учета путевых листов нужно зайти в меню “Главное — Настройки — Функциональность”:

Здесь нужно включить полную функциональность, либо на закладке “Запасы” установить флажок “Путевые листы”.

Изменения в плане счетов

В программе внесены изменения в план счетов:

Транспортные средства

Для учета автомобилей используется справочник «Транспортные средства». Открыть его можно в разделе “Справочники — ОС и НМА”:

При создании нового автомобиля указываются:

• Государственный знак;
• VIN;
• Марка;
• Собственник автомобиля — организация или контрагент;
• Используемое топливо и его норма расхода.

Топливо создается в справочнике “Номенклатура”, вид номенклатуры должен быть “Топливо”.

Добавление водительского удостоверения

Для водителей нужно указать данные водительского удостоверения. Информация вводится в справочнике “Физические лица” по ссылке “Все документы”:

Добавляем новый документ. Вид документа указываем “Водительское удостоверение”, вводим фамилию и имя водителя, серию, номер удостоверения и другие данные:

Эта информация будет использоваться при печати путевых листов.

Учет путевых листов

Ввод остатков ГСМ

До появления функционала учета путевых листов топливо учитывалось на счете 10.03.1 на складе. Получается, что на этом счете могут быть остатки. Для учета по путевым листам нужно перенести остатки с помощью документа “Операция”. Создадим новый документ и введем проводку Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01:

То есть, переносим остатки ГСМ со склада в баки автомобилей.

Приобретение и списание ГСМ

Разберем, какие проводки будут формироваться при приобретении и списании ГСМ при учете путевых листов.

Оплачивать топливо можно наличными, банковской картой или топливной картой. От способа оплаты зависит, какие документы и проводки будут создаваться.

Оплата наличными или банковской картой

При оплате наличными или банковской картой создается документ “Путевой лист”. Создадим новый документ в разделе “Покупки”.

Указываем организацию, дату документа, транспортное средство, сотрудника (подотчетное лицо), проверяем счет затрат. При выборе автомобиля автоматически подставляется норма расхода:

На закладке “Топливо” вводим:

• Документ и его номер — это может быть кассовый чек или топливная карта. В данном случае “Кассовый чек”.
• Дату.
• Количество и стоимость ГСМ.

На закладке “Маршрут” вводим:

• Пункт и время отправления и назначения.
• Показания одометра в начале и конце пути.
• Автоматически рассчитается расстояние и расход.

Внизу документа отображается начальный остаток топлива, сколько заправили, сколько израсходовали на поездку, а также рассчитывается конечный остаток в баке.

После сохранения документа можно вывести на печать:

• Путевой лист.
• Путевой лист по форме №3.
• Авансовый отчет.

Проведем документ и посмотрим проводки:

• По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (количество и сумма).
• По Кт 10.03.2 отражается операция списания ГСМ. Обращаем внимание, что списывается только количество. Списание выполняется на указанный в документе счет затрат.
• Проводка по Кт 10.03.2 по списанию суммы израсходованного топлива будет выполнена при закрытии месяца операцией “Корректировка стоимости номенклатуры”:

Сумма рассчитывается по средней стоимости за месяц.

Оплата по топливной карте

При оплате по топливной карте создается два документа:

• Путевой лист.
• Поступление (акт, накладная) с видом операции “Топливо”.

При заполнении документа “Путевой лист” выбираем документ “Топливная карта” и указываем количество ГСМ, цену и сумму указывать не нужно:

Остальная информация заполняется аналогично.

Проведем документ и посмотрим проводки:

По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (только количество, без суммы).

Для отражения суммы создаем документ “Поступление (акт, накладная)”, операция “Топливо”:

По Дт 10.03.2 отражается сумма топлива. Здесь количества ГСМ нет, так как оно уже было отражено в путевом листе.

В конце месяца также выполняется операция “Корректировка стоимости номенклатуры”.

Путевой лист – это бланк отчетности, который организация обязана использовать для контроля работы водителей, учета и подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ) для включения их при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Показания такого листа можно использовать как обоснование для исчисления зарплаты водителям.

Организация может применять как типовую форму путевого листа по виду автомобиля и организационно-правовой формы предприятия, так и разработать собственный бланк, главным условием разработки которого является отражение набора всех обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. Бланк листка должен быть закреплен в учетной политике фирмы и храниться не менее пяти лет.

Такой лист оформляется от одного дня или на период не более одного календарного месяца с обязательной регистрацией методом сплошной нумерации в журнале по учету путевых листов. Заполнение бланка осуществляется непосредственно водителем с обязательными отметками механика – о пред- и послерейсовом осмотре с фиксацией показаний спидометра, медика – о проведении осмотра.

Важно! В случае длительной командировки водителя на служебном автотранспорте все контрольные проверки проводятся перед выездом, проставляются разовые отметки, которые имеют силу на протяжении всей поездки вне зависимости от длительности командировки.

Бухгалтерской службой организации, как правило, производится контроль заполнения бланка, расчет ГСМ по нормам расхода, исходя из указанного километража в документе, отражение в 1С поступления и списания ГСМ, а также, при необходимости, расчет заработной платы водителя по путевому листу.

Важно! Нормы расхода топлива устанавливаются внутри фирмы на базе расчета предельного размера, исходя из марки, технических характеристик и года выпуска автомобиля, а также примененных надбавок с учетом времени года, работы авто в городах с определенной плотностью, обкатки нового транспорта, закрепленных приказом руководителя.

Типовым функционалом не предусмотрена возможность оформления путевых листов в 1С. Программа позволяет внести доработки функционала в виде внешних документов и обработок программистами, однако, компания должна самостоятельно оценить целесообразность и экономический эффект от того, что будут автоматизированы заполнение и учет путевых листов и ГМС в 1С.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по отражению операций учета ГСМ в бухгалтерской программе 1С Бухгалтерия, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3. В таблице рассмотрен документооборот в зависимости от варианта приобретения организацией ГСМ:

Операция учета	Подотчет сотрудника	Приобретение талонов на ГСМ	Поступление ГСМ с распределением по топливным картам
Принятие к учету ГСМ	Выдача денежных средств подотчет Оформление авансового отчета	Поступление талонов на ГСМ Передача талонов сотруднику в подотчет Оформление авансового отчета	Покупка топливных карт Передача топливной карты сотруднику Поступление ГСМ от поставщика на общий склад Перемещение ГСМ на автотранспорт
Списание ГСМ на расходы	Требование-накладная

Разберем таблицу детально.

Подотчет сотруднику

1. Сотруднику перечислены денежные средства в подотчет на приобретение ГСМ.

Документом сформированы следующие проводки:

2. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Документом сформированы следующие движения:

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Приобретение талонов на ГСМ

1. Организация приобрела талоны на ГСМ.

Документом сформированы следующие проводки:

2. Кассир выдал талоны сотруднику для осуществления заправки автомобиля.

Документом сформированы движения:

3. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Документом сформированы движения:

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Поступление ГСМ с распределением по топливным картам

Когда организация заключила договор с АЗС на приобретение топливных карт и распределение ГСМ сотрудникам по установленным организацией лимитам, используем 3-й вариант документооборота в 1С.

1. Отражение в учете приобретения топливных карт.

В учете сформированы движения:

2. Топливные карты передали сотрудникам для использования.

В учете сформированы движения (топливная карта привязана к сотруднику).

Не запрещено отражать приобретение топливных карт через поступление услуг с использованием ручного учета карт на забалансовом счете 006 по субконто «Бланк строгой отчетности» и «Склад». Если в качестве склада отражать автомобиль, то топливная карта во втором варианте учета будет привязана к транспорту.

3. Получен документ на общий объем приобретенного ГСМ от поставщика.

В учете сформированы движения:

4. Созданы перемещения ГСМ с общего склада на автомобиль (склад) на основании путевых листов сотрудников.

В учете сформированы движения:

На складе отражено движение ГСМ.

Списание ГСМ со склада на расходы производится бухгалтерской службой идентично для всех способов поступления ГСМ на основании путевых листов и норм расхода ГСМ, установленными приказом организации.

Для примера проанализируем движение горючего в путевых листах.

Показатель	Тойота Ленд Крузер А111ОР	ФИАТ ДУКАТО Х412РВ
Выдано топлива, л	90	110
Остаток топлива при выезде, л	0	10
Остаток топлива при возвращении, л	20	40
Расход ГСМ по норме, л/100км	18,40	15,9
Расход ГСМ фактический, л/100км	19,44	15,0
Экономия ГСМ, л		0,9
Перерасход ГСМ, л	1,04
Пройдено, км	360	533,5

Для отражения списания ГСМ используется документ «Требование-накладная»

• Если фактический расход равен или менее установленной нормы:

• Движения в учете:

• Если фактический расход ГСМ больше установленной нормы (рассчитывается количество топлива по норме для списания на расходы):

Расчет количества топлива для списания

• ГСМ по путевому листу сверх норм списывается на непринимаемые расходы текущего периода:

Предоставление путевых листов производится в соответствии с установленным внутри фирмы графиком документооборота (раз в день, раз в неделю, раз в месяц). Списание ГСМ на расходы, как правило, производится один раз в месяц.