Расчет отпускных в 1 с 8 3 зуп пошаговая инструкция

Рассмотрим пошагово как сделать расчет отпускных в программе 1С 8.3 ЗУП, в том числе изучим как сделать начисление переходящего отпуска в программе.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Для регистрации в 1С ЗУП 3.1 периода нахождения сотрудника в оплачиваемом ежегодном отпуске может использоваться либо только документ Отпуск, либо документ Отпуск сотрудников, на основании которого вводятся документы Отпуск. Второй вариант используется, если отпуск оформляется сразу группе сотрудников.

Однако стоит учитывать, что расчет самого отпуска происходит именно в документе Отпуск, и он должен быть обязательно введен по всем сотрудникам, которые перечислены в документе Отпуск сотрудников.

Рассмотрим более подробно использование документа Отпуск сотрудников и выполнение расчета в документе Отпуск.

Использование документа «Отпуск сотрудников»

Документ Отпуск сотрудников в 1С 8.3 ЗУП используется для оформления отпуска сразу для группы сотрудников. Он позволяет ввести перечень сотрудников, период их отпусков, выполнить печать приказа по форме Т-6а, но фактическая регистрация и расчет отпуска здесь не выполняется. По сути это необязательный документ и необходим только если требуется печать приказа по форме Т-6а.

Для выполнения фактической регистрации и расчета отпуска в 1С требуется ввести документы Отпуск по каждому из сотрудников, которые присутствуют в документе Отпуск сотрудников. Это можно сделать по ссылке Оформить отпуск напротив каждого сотрудника, либо по ссылке Оформить отпуска сразу по всем сотрудникам:

Регистрация периода ежегодного отпуска документом «Отпуск»

Документ «Отпуск»

Период ежегодного оплачиваемого отпуска в программе 1С ЗУП 3.1 регистрируется с помощью документа Отпуск (Кадры – Все отсутствия сотрудников):

Ввод данных в документе «Отпуск»

Месяц и дата документа

В документе Отпуск, следует корректно заполнить реквизиты Месяц и Дата. Дата – это дата регистрации отпуска в программе, а Месяц – месяц начисления, в котором сотруднику будет начислен отпуск.

При этом стоит учитывать, если происходит начисление переходящего отпуска, то в 1С 8.3 ЗУП вводится один документ на весь период отпуска, а не отдельные документы на каждый из месяцев.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. Расчет отпуска выполняется за три дня до начала отпуска – 21.02. В качестве Даты документа указывается дата регистрации отпуска, т.е. 21.02. В этом случае отпуск будет начислен сотруднику в февральскую зарплату, поэтому в реквизите Месяц следует указать месяц Февраль.

См. также Определение даты выплаты отпускных (ЗУП 3.1.5.272 / 3.1.7.87)

Период отпуска

Если документом Отпуск предоставляется отпуск, а не просто выплачивается компенсация, то на вкладке Основной отпуск устанавливается флажок около надписи Отпуск и указывается период отпуска. Также необходимо учитывать, что для отпусков, предоставляемых в календарных днях, из периода исключаются праздничные дни. В программе это происходит автоматически, однако для этого должен быть корректно заполнен производственный календарь со всеми праздничными днями.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. В этом периоде 15 календарных дней, однако после ввода периода в документе Отпуск отражается 14 календарных дней, поскольку он приходится на 1 праздничный день (08.­03) и он выпадает из количества оплаченных календарных дней отпуска.

• Как автоматом заполнить производственный календарь в ЗУП 3?
• Можно ли в ЗУП 3 вести учет по нескольким производственным календарям?

Компенсация отпуска

Флажок Компенсация отпуска устанавливается, если сотруднику выполняется полная или частичная денежная компенсация накопленного права на отпуск вместо предоставления этих дней в виде фактического отпуска. В этом случае также необходимо указать количество дней, которое компенсируется.

Освободить ставку на период отсутствия

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если требуется освободить ставку, занимаемую этим сотрудником на период отпуска.

Расчет зарплаты в документе «Отпуск»

Если вместе с отпуском требуется выплатить сотруднику зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить флажок Рассчитать зарплаты за… В этом случае на вкладке Начислено (подробно) произойдет не только расчет отпуска, но и плановых начислений сотрудника за месяц, в котором происходит начисление отпуска.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02 по 11.03. Вместе с отпуском необходимо рассчитать и выплатить зарплату сотрудника за февраль. Для этого устанавливается флажок Рассчитать зарплату за Февраль и на вкладке Начислено (подробно) происходит расчет оклада сотрудника за период до начала отпуска.

Период работы, за который предоставляется отпуск

Рабочий год (или годы), за который предоставляется отпуск сотруднику, заполняется программой автоматически на основании данных о накопившемся остатке отпуска по сотруднику на дату начала отпуска. Эти сведения в 1С ЗУП 3.1 учитываются в разрезе рабочих лет сотрудника, поэтому для корректного заполнения рабочего года (или рабочих лет) важно, чтобы в информационной базе были достоверные сведения об остатке отпусков сотрудника в разрезе рабочих лет.

Как рассчитать отпускные в 1С 8.3 ЗУП рассмотрим на примере.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. К дате начала отпуска сотрудник не израсходовал отпуск за рабочий год 14.­01.18 – 13.01.19 (остаток за этот период 28 дней), также к 25.02.19 накопилось 2,33 дня за рабочий год 14.­01.19 – 13.01.20. Это можно увидеть по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? непосредственно из документа Отпуск.

Поскольку сотрудник в этом отпуске использует 14 дней и все эти 14 дней могут быть списаны из рабочего года 14.­01.18 – 13.01.19, заполняется именно этот период в рассматриваемом реквизите.

• Расчет остатков и планирование отпусков

Расчет среднего заработка в документе «Отпуск»

Расчет среднего заработка в документе Отпуск выполняется в 1С ЗУП 3.1 автоматически на основании данных о заработке и отработанном времени сотрудника, которые учтены в информационной базе. По кнопке в виде «зеленого карандаша» можно открыть калькулятор расчета среднего заработка, в нем просмотреть сведения, из которых рассчитан средний, при необходимости поправить их вручную или задать другой расчетный период (по умолчанию это 12 календарных месяцев до месяца, в котором начинается отпуск):

Если расчетный период отличается от периода по умолчанию (12 календарных месяцев), то его можно установить на вкладке Основное непосредственно в виде начисления, по которому рассчитывается отпуск. Чтобы не править каждый раз в документе Отпуск.

Рассмотрим на примере расчет среднего заработка в 1С 8.3 ЗУП.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. Расчетный период отпуска Февраль 2018 – Январь 2019. За этот период сотрудник заработал 575 000 руб. и отработал в каждом из 12 месяцев все дни (таким образом в каждом из месяцев учтено 29.3 дня, всего за 12 месяцев учтено:

• 29,3 (учтено дней за каждый месяц) * 12 (месяцев) = 351,6 дня

Расчет среднего по отпуску получится следующим:

• 575 000 руб. (сумма дохода для расчета отпуска) / 351,6 дней = 1 635,38 руб.

Подробности этого расчета можно увидеть в печатной форме Приказ о предоставлении отпуска Т-6 документа Отпуск.

• Расчет среднего заработка для отпусков и командировок

Начисление отпуска

Начисление отпуска в документе выполняется автоматически на основании введенных сведений о периоде отпуска и на основании рассчитанного среднего заработка. Детали расчета можно посмотреть на вкладке Начислено (подробно). При этом в случае переходящего отпуска в 1С 8.3 ЗУП в документе Отпуск на этой вкладке происходит разбиение расчета по каждому из месяцев, на которые приходится отпуск.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. На февраль приходится 4 календарных дня отпуска, на март 10 оплачиваемых календарных дня отпуска. Среднедневной заработок сотрудника 1 635,38 руб. Выполняется следующий расчет:

• За февраль: 1 635,38 * 4 = 6 541,5­2 руб.
• За март: 1 635,38 * 10 = 16 353,80 руб.

Этот расчет представлен на вкладке Начислено (подробно):

Для более детального представления расчета отпускных в 1С 8.3 ЗУП рекомендуется активировать кнопку Показать подробности расчета:

При этом стоит учитывать, что весь расчет отпускных будет учтен в месяце начисления, который указан в реквизите Месяц. В рассматриваемом случае и февральский, и мартовский период будет учтен в месяце начисления февраль. Это можно увидеть, сформировав по сотруднику Расчетный листок:

Расчет НДФЛ в документе «Отпуск»

В документе Отпуск выполняется исчисление НДФЛ. НДФЛ исчисляется со всех начислений, рассчитанных в документе (вместе с отпуском может начисляться и зарплата). Исчисленный НДФЛ выводится на вкладке Основное и по кнопке с «зеленым карандашом» можно посмотреть расшифровку исчисленного НДФЛ:

Исчисленный НДФЛ с отпускных при этом учитывается на дату получения дохода, которая равна дате, указанной в реквизите Дата выплаты. Однако даже если реальная выплата произойдет в другой день, то непосредственно в документе Ведомость… дата получения дохода будет уточнена в соответствии с реальной датой выплаты. Рассмотрим на примере.

Отпуск сотруднику Геранькину в 1С 8.3 ЗУП регистрировался 20.02 и предполагалось, что выплата произойдет на следующий день – 21.02. В документе Отпуск установлена Дата выплаты 21.02. На эту дату зарегистрировался исчисленный НДФЛ:

Однако выплату произвели в тот же день – 20.02. Введен документ Ведомость… датой 20.02 и на эту дату была уточнена дата получения дохода у НДФЛ с отпускных:

Выплата отпуска

Регистрация выплаты документом «Ведомость…»

Если в 1С 8.3 ЗУП выплачивается отпуск только по одному сотруднику, то ведомость проще всего зарегистрировать непосредственно из документа Отпуск, используя команду Выплатить (эта команда доступна только если установлен вариант выплаты В межрасчетный период). Откроется окно, в котором необходимо указать дату выплаты и выполнить проведение.

В результате будет создана Ведомость… на выплату сумм, рассчитанных в документе Отпуск по этому сотруднику.

Также ведомость можно создать вручную непосредственно из журнала документов Ведомости… Это может потребоваться, если в одной ведомости выплачивается расчет за отпуск сразу по двум и более сотрудникам. В этом случае в Ведомости… необходимо указать вариант выплаты Отпуска и выбрать перечень документов, по которым будет выполняться выплата:

Отличие варианта выплаты «Отпуска» от «Отпуска (под расчет)»

В документе Ведомость… присутствует возможность выбрать два похожих варианта выплаты Отпуска и Отпуска (под расчет). При выборе первого варианта в ведомость заполняется полностью вся сумма, которая начислена в выбранных для заполнения отпусках.

Вариант выплаты Отпуска (под расчет) используется, если вместе с отпуском выплачивается зарплата и к этому моменту уже был выплачен аванс, который требуется учесть. Выбирается данный вариант выплаты и в ведомость заполняется сумма, рассчитанная в выбранных документах за вычетом аванса. Рассмотрим на примере.

Сотруднику Кирсанову был выплачен аванс за февраль 20.02 в размере 5 000 руб.:

Далее начислен отпуск за период с 04.03 по 18.03. Выплата отпуска должна быть произведена за три дня до начала, т.е. в данном случае 28.02. Поэтому отпуск относится к месяцу начисления Февраль. Также в этом документе устанавливается флажок для расчета февральской зарплаты, которая должна войти в расчетный период отпуска (поскольку отпуск начинается 04.03).

При выплате отпуска также выплачивается зарплата и за февраль. При заполнении такой ведомости необходимо учесть ранее выплаченный аванс, поэтому в документе Ведомость… указывается вариант выплаты Отпуска (под расчет):

Влияние даты документа «Отпуск» на заполнение ведомости

Также очень важно, чтобы дата документа Ведомость… (реальная дата выплаты) оказалась не меньше, чем дата, указанная в документе Отпуск, иначе в документе Ведомость… не произойдет автоматической загрузки НДФЛ к удержанию, который исчислен в документе Отпуск. Рассмотрим на примере.

При регистрации документа Отпуск сотруднику Геранькину предполагалось, что выплата будет произведена 21.02. На эту дату и был исчислен НДФЛ с отпускных:

Однако выплата выполняется 20.02. Создается документ Ведомость… на выплату отпускных за февраль с датой 20.02 и заполняется. При этом произойдет автоматическое заполнение суммы к выплате, но НДФЛ в документ не загрузится, поскольку дата ведомости (20.02) раньше, чем дата документа Отпуск (21.02):

Потребуется поправить дату документа Отпуск (установить 20.02) и вновь перезаполнить Ведомость…

Мы успешно разобрали как рассчитать отпускные, как провести отпуск в 1С 8.3 ЗУП.

См. также:

• Остатки отпусков в 1C ЗУП 3.1
• Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1
• Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП 8.3
• Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
• Расчет остатков и планирование отпусков
• Основной и дополнительные отпуска
• Расчет среднего заработка для отпусков и командировок

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:

• Назначение права на отпуск сотруднику;
• Реализация расчета и начисления отпускных;
• Осуществление оценки среднего заработка для отпускных;
• Формирование справки по остаткам отпусков сотрудника;
• Регистрация графика отпусков в программе;
• Начисление денежной компенсации взамен предоставления отпуска.

Также добавим, что помимо работы с отпусками, внедрение программы ЗУП дает возможность кадровым специалистам и расчетчикам использовать в работе многофункциональный инструмент, снижая трудозатраты и исключая ошибки.

Виды отпусков

Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать любые виды отпусков: плановый, дополнительный, северный, пострадавшим на ЧАЭС и т.д.

В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.

Таблица «Виды отпусков»

*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:

*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:

Назначение права на отпуск сотруднику

В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.

Регистрация права на отпуск сотрудника и указание количества дней ежегодного отпуска реализуется кадровыми документами «Прием на работу» или «Кадровый перевод». По умолчанию количество дней ежегодного отпуска будет равно заданному значению в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания. Значение из Позиции штатного расписания будет приоритетным, если данная позиция указана в поле «Должность» кадрового документа сотрудника. Заданное по умолчанию значение можно отредактировать на форме «Право на отпуск», которая вызывается по ссылке «Редактировать» на закладке «Главное» в кадровом документе. Таким образом, мы задаем количество дней ежегодного отпуска для сотрудника.

Чтобы назначить сотруднику право на Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».

Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.

Если настройка 1С:ЗУП вызывает сложности, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению

Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.

2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».

Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.

3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:

• Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
• Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.

4. На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» будут рассчитаны суммы отпускных для зарегистрированных отпусков на закладках «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска».

Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».

Типовые возможности ЗУП можно доработать под вас, подробнее уточняйте у наших специалистов

5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».

6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».

7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.

Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.

9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».

Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.

Расчет среднего заработка для целей начисления отпускных

Чтобы увидеть расчет среднедневного заработка для отпускных в 1С:ЗУП следует в документе «Отпуск» нажать на кнопку «Печать – Расчет среднего заработка».

Также добавим, что помимо работы с отпусками, внедрение программы ЗУП дает возможность кадровым специалистам и расчетчикам использовать в работе многофункциональный инструмент, снижая трудозатраты и исключая ошибки.

Расчет остатка отпусков

Увидеть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.0 можно по ссылке «Отсутствия» в Карточке сотрудника.

В разделе «Отсутствия» мы видим остаток отпуска на текущий момент и можем сформировать справку по остаткам отпусков по ссылке «Справка по отпускам сотрудника».

Сформировать справку по остаткам отпусков сотрудника можно также по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе «Отпуск».

Справка по отпускам сотрудника содержит информацию о праве на отпуск, количество накопленных дней отпуска за указанный период, количество использованных дней отпуска и текущий остаток на момент формирования справки.

Сервисы для работы с отпусками

График отпусков

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, его заполнению может предшествовать подготовительная работа, в результате которой будет составлена ведомость отпусков, отображающая планы и пожелания работника относительно периода отпуска. После анализа полученных сведений, можно приступать к составлению графика отпусков. Для составления графика отпусков в программе предназначен документ «График отпусков», который расположен в разделе «Кадры – Графики, переносы отпусков». На основании графика отпусков по ссылке «Оформить отпуск» могут быть оформлены фактические отпуска сотрудников. По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» видны отклонения запланированных отпусков от учетных данных по остаткам отпусков.

С помощью документа «Перенос отпуска» можно оформить перенос отпуска относительно запланированного отпуска в документе «График отпусков». Документ «Перенос отпуска» может быть создан из документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос».

Компенсация отпуска

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления основного отпуска нужно установить флажок «Компенсация отпуска» и указать количество дней компенсации на закладке «Основной отпуск» документа «Отпуск».

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления дополнительного отпуска нужно указать количество дней компенсации отпуска на закладке «Дополнительные отпуска» документа «Отпуск».

На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» отображается сумма начисленной компенсации.

Отпуск за свой счет

Провести оформление отпуска в 1С за свой счет посредством документа «Отпуск без сохранения оплаты» можно, создав его в разделе «Кадры» или «Зарплата».

Чтобы воспользоваться документом «Отпуск без сохранения оплаты» нужно предварительно установить флажок «Отпуска без оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». Флажок «В том числе внутрисменные» активирует возможность регистрации отсутствия в течение части смены.

В «Отпуск без сохранения оплаты» появится возможность указать часы отсутствия в течение части смены в поле «Часы отсутствия», после установки галки «Отсутствие в течение части смены».

Доступность флажка «В том числе внутрисменные» зависит от того, установлен ли флажок «Применение почасовой оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата».

Мы рассмотрели ключевые функции 1С:ЗУП для расчета отпусков. Помимо основных документов, существуют дополнительные настройки и возможности, которые реализованы в программе. По всем этим вопросам вы можете получить регулярную поддержку, для этого достаточно обратиться за сопровождением 1С:ЗУП по телефону, или оставив заявку на нашем сайте. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.

Порядок расчета и выплаты отпускных, исчисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов, учета расходов на оплату отпуска отличается от порядка, установленного для заработной платы. На расчет отпускных влияет, например, болезнь сотрудника, отмена отпуска в связи с производственной необходимостью, индексация заработка или выплаченная работнику премия. Эксперты 1С рассматривают особенности бухгалтерского и налогового учета отпускных и отражения в отчете 6-НДФЛ и в расчете по страховым взносам на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Отпуск: бухгалтерский и налоговый учет

На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок в соответствии со статьей 114 ТК РФ. Правила расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Вид оплаты — сохраняемый средний заработок на период отпуска или, иначе говоря, оплата отпуска, отпускные — имеет много особенностей:

1. Оплата отпуска отличается от заработной платы тем, что фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Соответственно, дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется по НК РФ не последним днем месяца (как для оплаты труда), а как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п.1 ст. 223 НК РФ).
2. Определение срока перечисления НДФЛ с суммы отпускных отличается от общего правила перечисления налога — не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). По доходам в виде оплаты отпуска обязанность по перечислению удержанного налога должна быть исполнена не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты.
3. При исчислении страховых взносов сумма отпускных включается в облагаемую базу в том месяце, в котором отпускные начисляются вне зависимости от периода отпуска и даты выплаты (п. 1 ст. 421 НК РФ).
4. Выплата сумм отпускных производится до фактического наступления отпуска. Отпускные нужно выплачивать не позднее 3 дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого требования влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
5. Расходы на оплату отпуска относятся непосредственно к периоду отпуска. В бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их начисления и фактической выплаты.
6. Аналогично и в налоговом учете согласно пункту 1 статьи 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Среди прочих особенностей отпускных следует учитывать, что их начисление может производиться до расчета зарплаты, за месяц, когда еще неизвестен полный доход сотрудника, входящий в расчетную базу среднего заработка. Не ясно, будет ли месяц отработан сотрудником полностью и сохранится ли у него право на налоговые вычеты по окончании месяца.

Вдобавок отпуск, будучи уже оплаченным, может не состояться (например, в связи с производственной необходимостью). На сроки уже наступившего отпуска может повлиять болезнь, а индексация заработка или начисленные премии приводят к перерасчету суммы отпускных.

Эти отличия обуславливают особенности отражения оплаты отпуска в отчетности.

Отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Рассмотрим на примерах некоторые особенности отражения сумм начисленных отпускных, НДФЛ и страховых взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример 1

В документе Отпуск начислена оплата отпускных по среднему в размере 9 556,40 руб. и НДФЛ 1 242 руб. При этом сумма начислений за март еще не учтена, и известно, что отпуск в дальнейшем подлежит перерасчету. При выплате отпускных 26.03.2019 НДФЛ удержан, срок его перечисления — 31.03.2019. Календарная особенность I квартала 2019 года состоит в том, что 31 марта приходится на воскресенье, следовательно, днем окончания срока перечисления налога считается ближайший следующий за ним рабочий день — 01.04.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Это означает, что в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за I квартал 2019 года сумма начисленных отпускных и НДФЛ не попадут, а отразятся в отчете за полугодие 2019 года. В базу расчета страховых взносов отпускные включатся при расчете зарплаты за март 2019 года в документе Начисление зарплаты и взносов.

Отпускные и начисленные страховые взносы отражаются в отчете Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) за I квартал 2019 года.

Для соблюдения законодательных норм отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в марте учесть отпускные и взносы с них, исчисленные в составе расходов будущих периодов. Для этого в документе Отпуск, на закладке Дополнительно для отпускных предусмотрена возможность указания способа отражения в поле Счет, субконто (рис. 1).

Рис. 1. Способ отражения в учете оплаты отпуска

Указанный в документе способ отражения отпускных отображается в документе Отражение зарплаты в бухучете за март 2019 года (рис. 2).

Рис. 2. Отражение отпускных в бухучете

При этом Период принятия расходов для сумм Ежегодного отпуска и страховых взносов, начисленных на него, устанавливается 01.04.2019. Вид начисления для налогового учета (п. 7 ст. 255 НК РФ) устанавливается в соответствии с указанным в настройке вида начисления Отпуск основной на закладке Налоги, взносы, бухучет.

В результате синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 суммы отпускных и исчисленных взносов будут отражены соответствующими проводками в дебет счета 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов».

Пример 2

Так как выплата отпускных уже произведена, то редактировать и отменять проведение документа Отпуск нельзя. Для отмены отпуска предназначена команда Сторнировать в документе, начислившем отпуск (рис. 3).

Рис. 3. Отмена начисленного отпуска

В результате проведения документа Сторно в Регистре налогового учета по НДФЛ код дохода устанавливается «2012», и начисленная в марте сумма 9 556,40 руб. по этому коду отражается в апреле со знаком «минус» (рис. 4).

Рис. 4. Регистр налогового учета по НДФЛ

При начислении зарплаты оплата по окладу за апрель будет начислена в полном объеме, и в справке 2-НДФЛ не отразится факт начисления и отмены отпуска. Дохода с кодом «2012» в справке 2-НДФЛ не будет зарегистрировано ни в марте — с плюсом, ни в апреле — с минусом.

Однако совершенный факт выплаты отпускных уже нельзя отменить. А значит, блок, отражающий 26.03.2019 эту выплату в сумме 9 558,40 руб., удержание налога в сумме 1 242 руб. и срок его перечисления 01.04.2019 останутся неизменными в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.

Пример 3

Для пересчета отпускных предназначена команда Исправить в документе, начислившем отпуск. В новом исправляющем документе Отпуск, проводимом в апреле, сторнируется ранее начисленная сумма отпускных 9 558,40 руб., выплаченная 26.03.2019, и рассчитывается вновь с учетом всех начислений за март — 15 927,24 руб. НДФЛ в размере 829 руб. просто доначисляется и удерживается при выплате сотруднику начисленной разницы отпускных. В форме 2-НДФЛ за 2019 год в марте отражается доход с кодом «2012» в размере 9 558,40 руб. и в апреле — доход с кодом «2012» в размере 6 368,84 руб. (15 927,24 руб. — 9 558,40 руб.). Доплата производится после ее начисления — 05.04.2019. Если работодатель производит доплату, то датой получения дохода в целях уплаты НДФЛ будет дата фактической выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Срок перечисления НДФЛ в бюджет — 30.04.2019 (п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).

В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2019 года начисленные и доначисленные отпускные будут представлены в Разделе 2 двумя блоками по строкам (см. таблицы 1, 2):

Таблица 1. Блок 1 Раздела 2 формы 6-НДФЛ

Строка	Наименование	Показатель
100	Дата фактического получения дохода	26.03.2019
110	Дата удержания налога	26.03.2019
120	Срок перечисления налога	01.04.2019
130	Сумма фактического полученного дохода	9 558,40 руб.
140	Сумма удержанного налога	1 242 руб.

Таблица 2. Блок 2 Раздела 2 формы 6-НДФЛ

Строка	Наименование	Показатель
100	Дата фактического получения дохода	05.04.2019
110	Дата удержания налога	05.04.2019
120	Срок перечисления налога	30.04.2019
130	Сумма фактического полученного дохода	6 368,84 руб.
140	Сумма удержанного налога	829 руб.

Если в результате пересчета среднего заработка разница будет отрицательной, то эту сумму работодатель не вправе удержать из зарплаты работника по собственной инициативе (ст. 137 ТК РФ).

Поэтому работник может либо вернуть сумму самостоятельно (в добровольном порядке), либо написать заявление об удержании этой суммы при следующей выплате заработной платы.

Если отпускные излишне выплачены и эта сумма подлежит удержанию, необходимо подать в ИФНС уточненный расчет 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором выплачены отпускные.

В письме УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940 даны рекомендации по формированию уточненного расчета в таком случае: в Разделе 1 уточненного расчета следует отразить суммы с учетом уменьшения суммы отпускных, а Раздел 2 не корректируется, то есть в нем отражаются первоначальные данные по отпускным. 

Опубликовано 27.10.2016 11:11

Автор: Administrator

Просмотров: 160049

Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась. 

Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».

Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.

Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.

Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.

После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.

В том случае, если заработная плата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, в документе появляется ссылка «Исправить» и предупреждающая надпись о том, что вносить изменения в существующий документ не рекомендуется. А вот команда «Исправить» как раз подойдет для нашей цели. При нажатии на ссылку создается новый документ, в котором осуществляется перерасчет суммы отпускных, при этом предыдущая сумма сторнируется и начисляется новая, с учетом последнего расчета заработной платы.

В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов