Расходный кассовый ордер — документ, относящийся к категории первичных. Поэтому при его заполнении нужно четко следовать установленным правилам, нарушение которых может даже привести к штрафу. По какой форме нужно составлять РКО, как правильно его заполнить и где найти образец, узнайте из нашей статьи.
Расходно-кассовый ордер как юридическая категория
Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.
Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.
Бланк РКО вы можете бесплатно скачать по ссылке ниже:
Скачать бланк
Пошаговая инструкция по оформлению РКО от экспертов КонсультантПлюс:
Оформляйте РКО по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке …
Продолжение смотрите в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе. Это бесплатно.
Обязательно ли оформление расходного кассового ордера
В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.
Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.
В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.
Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.
Подробнее о кассовой дисциплине читайте здесь.
В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера
Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:
- в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
- в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.
В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:
- Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
- Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
- Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
- Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
- Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.
Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры
Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:
- если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
- нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
- в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
- дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
- сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
- в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
- аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».
Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.
Заполненный образец РКО-2 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец РКО
Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере
В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.
Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.
Итоги
Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП – при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.
О последних изменениях в порядке ведения кассовых операций читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году».
Добавить в «Нужное»
При оформлении выдачи денег из кассы организации применяется такой документ как расходный кассовый ордер. Поговорим о нем подробнее.
Когда применяется расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер – это документ, применяемый для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Он используется при выдаче из кассы организации наличных денег на следующие цели:
- для выдачи работникам зарплаты и иных выплат (в частности, материальной помощи);
- для выдачи денег под отчет работникам и иным физлицам;
- для выдачи денег обособленному подразделению организации для проведения кассовых операций;
- на иные разрешенные законом цели.
Расходный кассовый ордер (или сокращенно РКО) применяется при любых способах ведения бухучета (вручную на компьютере, в специальной программе, с использованием бумажных регистров).
Унифицированный бланк РКО (форма КО-2)
Какую форму расходного кассового ордера нужно использовать? Унифицированная форма расходного кассового ордера № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
С 2013 года многие унифицированные формы первичных учетных документов являются необязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Однако это не касается кассовых документов. По ним по-прежнему надо использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом (п. 4.1, п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть при составлении расходного кассового ордера всегда используйте унифицированную форму КО-2.
Расходный кассовый ордер: бланк скачать в Word
Как заполнить РКО
При выдаче наличных из кассы организации расходный кассовый ордер заполняют в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Как правило, процедура такая (п. 6.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
- расходный ордер составляет работник бухгалтерии (кассир, бухгалтер или главный бухгалтер) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Кто именно формирует РКО, должно быть прописано в правилах работы с кассовыми документами конкретной организации. В отсутствие кассира, бухгалтера и главного бухгалтера РКО может быть составлен руководителем организации;
- далее расходный ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером (а при их отсутствии – руководителем). То есть подпись руководителя на РКО обязательна, только если главный бухгалтер (бухгалтер) в организации отсутствует или руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы (п. 4.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Если в организации принят электронный документооборот, то РКО заверяется электронной подписью уполномоченного лица;
- кассир сверяет соответствие этой подписи образцу (для бумажного РКО), а также соответствие указанных в РКО сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
- если в расходном ордере перечислены какие-либо подтверждающие документы, то кассир проверяет их наличие. Кстати, если разрешительная надпись руководителя организации содержится на документах, прилагаемых к РКО (например, на заявлении, счете), то подпись руководителя на расходном кассовом ордере вовсе не является обязательной;
- далее кассир должен удостовериться в том, что выдача денег производится именно тому лицу, которое указано в РКО.
Выдача денег по расходному кассовому ордеру
Если РКО оформлен правильно, то кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче. Далее он передает получателю расходный кассовый ордер для проставления подписи. Если расходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то получатель может поставить электронную подпись.
Кассир пересчитывает наличные деньги на глазах у получателя и передает их ему.
После этого кассир подписывает расходный кассовый ордер (п. 6.2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Особенности выдачи денег по РКО в различных ситуациях мы приведем дальше.
Инструкция по заполнению расходного кассового ордера
По строке «Основание» РКО указывается содержание хозяйственной операции, например:
- «Аванс на командировку по приказу № 2 от 30.06.2023»;
- «Заработная плата за вторую половину июня 2023 г.»;
- «Материальная помощь работнику в связи с бракосочетанием».
А по строке «Приложение» РКО перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления.
Вносить какие-либо исправления в расходные кассовые ордера запрещено (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть если в РКО допущена ошибка, ордер надо уничтожить и выписать новый правильный расходный ордер.
Дальнейший учет РКО
Все расходные ордера регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной форме № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).
Также все РКО подлежат отражению в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – непосредственно руководителем, и подписываются лицом, проводившим такую сверку (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Образцы заполнения РКО в 2023 г.
Далее мы сделаем отсылку к образцам заполнения расходных кассовых ордеров в различных ситуациях.
Выдача денег при расчетах с поставщиками
Если представитель поставщика хочет получить за товар (работу, услугу) наличные деньги, то, в первую очередь, нужно попросить его предъявить доверенность на получение у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору. Эта доверенность потом прикладывается к РКО и ее реквизиты указываются по строке РКО «Приложение».
В РКО нужно указать ф.и.о. представителя поставщика и его паспортные данные. Неправильно указывать только наименование организации-поставщика.
По строке «Основание» лучше указать реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: Оплата по договору № 1 от 30.06.2023 за товары по накладной № 12 от 03.07.2023.
Образец правильного оформления расходного кассового ордера при выдаче денег представителю поставщика вы найдете в нашей статье.
И важно помнить об ограничениях на расчеты наличными между организациями и/или предпринимателями. Так, в рамках одного договора не может быть передано наличными более 100 000 руб. (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Выдача подотчетных денег по РКО
При выдаче наличных денег под отчет на расходы, связанные с деятельностью организации, есть следующая особенность. РКО должен оформляться только при наличии распорядительного документа руководителя либо при наличии письменного заявления подотчетного лица, на котором стоит виза руководителя. При этом распорядительный документ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.
Подробнее о составлении приказа о назначении подотчетных лиц читайте здесь.
Скачать образец заявления на выдачу подотчетных лиц можно здесь.
Выдача зарплаты по РКО
В общем случае выдача заработной платы наличными из кассы организации производится по расчетно-платежным ведомостям и по платежным ведомостям. В то же время, если зарплата выплачивается одному-двум работникам, то составление ведомости может быть нецелесообразно. И проще выдать наличную зарплату по расходным кассовым ордерам. Это допустимо (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Вместе с тем, если зарплата выдается работникам по платежной или расчетно-платежной ведомости, то РКО на полную сумму выданной зарплаты все равно составляется. Тогда в строке «Приложение» нужно указать номер и дату ведомости. А кого указать в РКО в качестве получателя денежных средств? На самом деле заполнять данные о получателе не требуется. И подписывать РКО за получателя никто не должен.
Подробнее об оформлении расходного кассового ордера при выдаче зарплаты наличными читайте нашу статью. Там же вы найдете образец РКО для рассмотренной ситуации.
Выдача денег для дальнейшей сдачи в банк
Если наличные деньги везет в банк один из работников, то самый правильный вариант – указать в РКО его ф.и.о. и должность. При этом передача наличных для сдачи денег в банк и зачисление на расчетный счет организации не является выдачей денег работнику под отчет. То есть работнику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет и отчитываться, куда он дел выданные ему наличные. У работника будет на руках квитанция к объявлению на взнос наличными, которую он передаст в бухгалтерию для отчета.
По строке «Основание» расходного кассового ордера в этом случае можно написать: Для зачисления на расчетный счет ООО «Ромашка» в ПАО «Сбербанк России».
Образец РКО на сдачу наличных в банк вы можете посмотреть здесь.
Сколько хранить расходные кассовые ордера
Расходные кассовые ордера нужно хранить не менее 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Но если по какому-либо кассовому документу возникли разногласия, то его надо хранить до принятия решения по делу, но не менее 5 лет.
Нужно ли распечатывать бланк РКО
Если расходный кассовый ордер был составлен в электронном виде, то можно продолжать хранить его в электронном виде. Но в любой момент по требованию госорганов может понадобиться его распечатать.
Деньги сотрудникам и поставщикам можно переводить на расчётный счёт и выдавать наличными из кассы. Во втором случае надо оформить расходный кассовый ордер (РКО) и сделать запись в журнале регистрации кассовых документов. Рассказываем, как правильно заполнить расходник в 2023 году.
Когда применяют расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер КО-2, или 0310002, заполняют, когда нужно выдать наличные деньги из кассы. Форма документа установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Бланк расходного кассового ордера КО-2
Например, расходные ордера используют при выдаче:
- заработной платы и стипендии работникам;
- компенсации расходов в командировке и суточных;
- денег под отчёт на хозяйственные нужды организации и представительские расходы;
- средств на личные нужды предпринимателя;
- суммы за возвращённые товары и неоказанные услуги;
- денег для зачисления на расчётный счёт организации.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Расходник обязателен только для организаций. Если ИП не ведёт бухгалтерский учёт, то может не оформлять РКО — п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но если предприниматель составляет расходники, то должен использовать только форму КО-2.
!
Наличные расчёты по договорам ограничены 100 000 ₽ — п. 4 Указания ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Если вы не укладываетесь в этот лимит, переводите средства по безналу.
Порядок оформления РКО
Чтобы выдать деньги из кассы, нужно основание. Например, если средства потребовались на хозяйственные нужды организации — купить бумагу в офис или новую оргтехнику — сначала выпустите приказ. В распоряжении пропишите, какую сумму выдать и на какие цели. Также укажите подотчётное лицо — сотрудника, который получит наличные из кассы и потом отчитается за их расход.
Другой вариант: работник пишет заявление, в котором указывает, сколько денег ему нужно и для чего. Директор ставит на заявлении визу — выдать эту сумму или нет. В этом случае выпускать приказ необязательно.
!
Одним приказом или визой на заявлении можно разрешить многократную выдачу денег из кассы.
Зарплату из кассы выдают по расчётно-платёжной или платёжной ведомости, на основании которой составляют РКО. Если нужно выдать деньги одному-двум работникам, ведомость можно и не использовать — оформить только расходник.
Порядок оформления расходного ордера:
- Бухгалтер или кассир составляет бланк РКО и распечатывает в одном экземпляре. У кого из работников в организации есть такие права, должно быть прописано в правилах работы с кассовыми документами.
- Ордер подписывает главный бухгалтер или руководитель организации. Если предприниматель сам выполняет функции кассира, документ подписывает только он — Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
- Кассир сверяет подписи и убеждается, что за деньгами пришёл тот человек, который указан в РКО.
- Кассир пересчитывает денежные средства так, чтобы получатель видел купюры, и выдаёт наличные. Работник или представитель поставщика сразу же считает деньги.
- Сначала получатель подписывает расходник, затем кассир. После этого уже нельзя предъявить претензию, что выдали не ту сумму.
Все расходники записывают в журнале регистрации кассовых документов КО-3 и присваивают каждому документу порядковый номер.
!
Если РКО оформляют на основании документа, где уже есть подпись директора, он может не подписывать расходник. Например, ИП Фёдоров А.С. получил от работника заявление с просьбой выдать 20 000 ₽ на новые стулья. Предприниматель поставил визу в заявлении, поэтому расходный ордер может подписать только кассир.
Как заполнить РКО
Кассовый ордер можно оформить в бумажном или электронном виде. Во втором случае кассир, главный бухгалтер, руководитель и получатель денег подписывают документ ЭЦП — п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
В расходнике указывают:
- название организации — например, ООО «Настурция»;
- структурное подразделение — если есть;
- код ОКПО — если его нет, поставьте прочерк;
- порядковый номер документа;
- дату выдачи денег;
- корреспондирующий счёт, субсчёт, например: 60 — расчёты с поставщиками и подрядчиками, 70 — с работниками по оплате труда, 71 — с подотчётными лицами;
- кредит — 50.1 «касса»;
- сумму цифрами с проставлением запятых — к примеру, «1045,25»;
- фамилию, имя, отчество получателя — например, «Петрову Семёну Андреевичу»;
- основание: например, «выдача под отчёт на приобретение канцелярских принадлежностей»;
- приложение: документы, связанные с расходом денег — например, «заявление подотчётного лица от 01.06.2023»;
- подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира с расшифровкой.
В строке «Получил» получатель пишет сумму, которую ему выдали: рубли — прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. В незаполненной строке должен стоять прочерк. Ниже ставит дату, подпись и указывает данные документа, удостоверяющего личность — например, серию и номер паспорта. Если это представитель поставщика, который получает деньги за товар, надо написать номер и дату выдачи доверенности.
Если ордер заполнили неправильно, исправлять его нельзя — п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нужно уничтожить старый документ и выписать новый.
Расходник остаётся в организации, которая его оформила. РКО хранят 5 лет после отчётного года — ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Курс по онлайн-кассам
Расставим кассы по полочкам за 8 уроков
Статья актуальна на
07.08.2023
Содержание
- Как заполнять расходный кассовый ордер: образец заполнения
- Заполнить онлайн
- Как заполнять РКО: сложные случаи
- Как правильно заполнять расходный кассовый ордер
- Как сделать или исправить РКО в 1С
- Что делать после оформления РКО?
- Когда применяется расходный кассовый ордер
- Пример заполнения расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, который оформляется для осуществления расходов финансовых средств из кассы организации. РКО является одним из основных документов бухгалтерии и используется для фиксации всех операций, связанных с денежными средствами.
Кто заполняет расходный кассовый ордер? Обычно этим занимается кассир или финансовый менеджер организации. Правила оформления РКО могут отличаться в зависимости от внутренних правил компании, однако общие принципы заполнения обязательно должны соблюдаться.
Основные поля, которые необходимо заполнить в расходно-кассовом ордере, включают: название организации, дату, номер ордера, получателя платежа, цель расхода, сумму и подпись. При заполнении РКО также необходимо указать счет, с которого производится расход, и счет, на который будет зачислена сумма расхода.
Когда следует делать расходный кассовый ордер? Ордер заполняется после осуществления расхода. То есть, сначала происходит оплата, а затем кассир или финансовый менеджер фиксируют эту операцию в РКО.
Что делать, если необходимо исправить или сделать новый РКО в программе 1С? В 1С можно просто открыть нужный документ и внести необходимые изменения. Но при этом следует быть внимательными и аккуратными, чтобы не допустить ошибок при исправлении или создании нового расходного кассового ордера.
Пример заполнения РКО можно найти на различных бухгалтерских сайтах или обратиться к специалистам, которые помогут разобраться в этом вопросе. Кроме того, существуют специальные программы бухгалтерии, которые автоматизируют процесс заполнения этих документов и обеспечивают их правильность.
Как заполнять расходный кассовый ордер: образец заполнения
Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который служит для оформления расходов организации из кассы. Необходимость в заполнении и выписке РКО может возникнуть в различных ситуациях, например, при оплате поставщиков, выплате зарплаты, осуществлении расходов на командировки и др. Когда, кому и кем выписывается РКО?
- Кто выписывает РКО?
- Обычно РКО заполняет и выписывает кассир организации. В случае, если в организации нет кассира, РКО может быть выписан руководителем или уполномоченным сотрудником.
- Когда заполняется РКО?
- РКО заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Однако, в некоторых случаях, РКО может быть заполнен заранее, если известна сумма и цель расхода.
Что важно знать о правилах заполнения РКО?
- Основные правила заполнения расходного кассового ордера следующие:
- Вверху ордера указываются данные об организации и кассира.
- В блоке информации о получателе указываются его ФИО и ИНН (для юридических лиц).
- В блоке «Основание» необходимо указать цель и основание расхода.
- Сумма расхода указывается цифрами и прописью в графе «Сумма». В графе «Очередность» указывается порядковый номер расхода.
- Ордер подписывается кассиром и руководителем организации.
После заполнения РКО образец оформления можно использовать для последующих подобных расходов. Важно придерживаться правил заполнения и хранить ордера в архиве для возможности проверки и контроля. Применяется ли заполнение РКО в программе 1С? Да, 1С предоставляет возможность заполнения и хранения расходных кассовых ордеров в электронном виде.
Заполнить онлайн
Онлайн-форма заполнения расходно-кассового ордера применяется, когда необходимо быстро и удобно оформить РКО. Такой способ заполнения ордера позволяет избежать ошибок и упрощает процесс оформления документа.
Что такое расходно-кассовый ордер? Это документ, который выписывает организация для фиксации факта выдачи денежных средств из кассы. РКО используется для учета расходов и контроля за денежными операциями.
Основные правила заполнения РКО онлайн:
- Указать дату выдачи денежных средств;
- Заполнить реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП);
- Указать получателя денежных средств (ФИО или наименование организации);
- Указать цель выдачи денежных средств;
- Указать сумму выдачи и способ оплаты;
- Подписать ордер и поставить печать организации.
Пример заполнения расходно-кассового ордера онлайн:
- В поле «Дата выдачи» указываем текущую дату.
- В поле «Организация» заполняем реквизиты нашей организации.
- В поле «Получатель» указываем ФИО или наименование организации, которой выдается денежная сумма.
- В поле «Цель выдачи» описываем, для чего выдается денежная сумма.
- В поле «Сумма» указываем сумму выдачи.
- В поле «Способ оплаты» выбираем подходящий вариант.
- Подписываем ордер и ставим печать организации.
Кто должен заполнять расходно-кассовый ордер? Это обязанность сотрудников бухгалтерии или финансового отдела организации. После заполнения ордер должен быть передан на просмотр и подпись руководителю или уполномоченному лицу.
После заполнения РКО онлайн необходимо сохранить документ в электронном виде и распечатать для архивного хранения. Убедитесь, что все реквизиты заполнены корректно, чтобы избежать возможных ошибок при проведении денежных операций.
Как заполнять РКО: сложные случаи
Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который используется для оформления расходов компании. Но что делать в сложных случаях и как правильно заполнить РКО?
Сложные случаи возникают, когда в РКО участвует несколько лиц. Например, когда несколько сотрудников одновременно выписывают расходы из кассы. В такой ситуации каждый сотрудник должен заполнить отдельный РКО, указав свое имя и должность. Также следует указать, что этот РКО является частью общего расхода.
- Пример заполнения РКО:
- Заполняем название организации и ее реквизиты в соответствующих полях.
- Указываем дату выписки РКО.
- В поле «Получатель» указываем ФИО сотрудника или название организации, если это внешний поставщик.
- В поле «Назначение платежа» указываем цель расхода, например, оплата за товар или услугу.
- В поле «Сумма» указываем сумму, которую необходимо выписать из кассы.
- Что следует знать при оформлении РКО?
- РКО выписывается после фактической оплаты или передачи товара или услуги.
- При заполнении РКО следует придерживаться установленных правил и требований, чтобы избежать ошибок.
- Когда применяется РКО?
- РКО применяется при любых расходах из кассы: оплата поставщикам, сотрудникам, налоговые платежи, штрафы и т.д.
- Также РКО используется для внутренних расходов, например, на покупку канцтоваров или оргтехники.
- Как заполнять ордер расходно-кассового ордера?
- Ордер расходно-кассового ордера заполняется только после заполнения РКО.
- В поле «Основание» указывается номер и дата РКО.
- В поле «Сумма» указывается общая сумма расходов.
- Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Важно следовать правилам заполнения РКО и ордера расходно-кассового ордера, чтобы избежать ошибок и упростить процесс финансового учета.
Как правильно заполнять расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (РКО) является основным документом оформления расходов денежных средств из кассы организации. Для его правильного заполнения необходимо следовать определенным правилам.
- Основное правило заполнения РКО – указать полную и правильную информацию о том, кто выписывает ордер и кому он адресован. Необходимо указать ФИО и должность лица, выписывающего РКО, а также ФИО и наименование организации получателя средств.
- После указания информации о лице, выписывающем РКО, и получателе средств необходимо указать дату выписки ордера. Важно помнить, что дата должна быть точной и соответствовать моменту фактического выписывания РКО.
- Далее, в РКО необходимо указать назначение расхода – для чего именно выделяются денежные средства. Эта информация помогает контролировать целевое использование средств.
- Важным элементом заполнения РКО является указание суммы, которая будет выделяться из кассы организации. Сумма должна быть указана цифрами и прописью.
Когда РКО уже выписан, следует указать информацию о том, кто будет осуществлять оплату – каким способом, например, наличными или безналичным путем.
После заполнения всех необходимых полей, РКО должен быть подписан лицом, выписывающим ордер, и должностным лицом ответственного за кассовые операции. Подписи должны быть расшифрованы и иметь печать организации.
Заполнение расходного кассового ордера является важной процедурой, и правила его оформления и применения должны быть строго соблюдены. Это гарантирует корректность финансовой документации организации и минимизирует ошибки в денежных операциях.
Как сделать или исправить РКО в 1С
Расходно-кассовый ордер (РКО) является важным документом в бухгалтерии, поэтому важно знать правила его заполнения. Когда необходимо выполнить расходный кассовый ордер?
- Когда предприятие осуществляет выплаты по обязательствам перед подотчетными лицами;
- Когда совершается расход по текущим операциям предприятия;
- Когда осуществляется выплата зарплаты;
- Когда происходит выплата предварительного платежа или задатка.
Основные правила заполнения расходного кассового ордера таковы:
- Вверху документа указываются данные о предприятии, его реквизиты и дату создания ордера;
- В разделе «Плательщик» указываются данные о компании, за счет средств которой будет производиться выплата;
- В разделе «Получатель» указывается информация о лице или организации, которые получают сумму по ордеру;
- В разделе «Реквизиты документа» следует указать номер, дату и вид документа, на основании которого выполняется РКО;
- В графе «Основание» нужно указать основание платежа, например, номер и дата договора;
- В разделе «Сумма» необходимо указать сумму платежа;
- В графе «Основания для совершения платежа» следует указать причину, по которой выполняется РКО;
- В графе «Примечание» можно добавить дополнительную информацию;
- Ответственное лицо после заполнения ордера должно подписать его, а также должна быть указана дата подписания;
- После того, как расходный кассовый ордер будет заполнен, его нужно проверить на наличие ошибок или несоответствий, и при необходимости внести исправления.
Пример заполнения расходного кассового ордера:
| Плательщик: | ООО «Пример» |
|---|---|
| Получатель: | ИП Иванов И.И. |
| Реквизиты документа: | № 1 от 01.01.2022, Договор поставки |
| Основание: | Договор № 123 от 01.01.2022 |
| Сумма: | 5000 рублей |
| Основания для совершения платежа: | Оплата поставленных товаров |
| Примечание: | Без НДС |
Что делать после оформления РКО?
После оформления расходно-кассового ордера следует выполнить несколько основных шагов. Во-первых, необходимо заполнить все необходимые поля ордера, следуя правилам и примерам заполнения. Важно указать кто выписывает ордер, что является его основанием и назначением.
После заполнения ордера необходимо его подписать и отправить на соответствующую службу или бухгалтерию для дальнейшего применения. Ордер может быть использован в различных сложных случаях, например, при проведении операций с наличными деньгами, при закрытии текущей кассы или при возврате денежных средств посредством безналичного расчета.
Основные правила заполнения РКО заключаются в указании всех необходимых данных, а также корректном оформлении ордера. Кроме того, при заполнении РКО в 1С необходимо соблюдать особые правила и шаблоны заполнения, указанные программой.
После оформления РКО важно помнить, что кассовый ордер применяется в организации для учета денежных операций. Поэтому после его использования следует проверить правильность проведенных операций и внести соответствующие исправления, если необходимо.
Когда применяется расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который оформляется при выполнении кассовых операций. Он выписывается для того, чтобы фиксировать расходы организации и учесть движение денежных средств.
Ордер содержит информацию о том, что конкретно было куплено или оплачено. Оформление расходного кассового ордера должно соответствовать определенным правилам и предусмотреть основные данные, такие как дата, сумма, цель расхода и получатель денежных средств.
Расходный кассовый ордер применяется в следующих случаях:
- При оплате товаров или услуг, в том числе аренды, коммунальных услуг, транспорта;
- При выплате заработной платы сотрудникам;
- При оплате налогов и других обязательных платежей;
- При осуществлении прочих финансовых операций.
Ордер должен быть заполнен в соответствии с требованиями документооборота организации и действующими нормативными актами. Ниже приведен пример заполнения расходного кассового ордера:
| Номер ордера | Дата | Получатель | Основание | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| 001 | 10.05.2022 | Иванов И. И. | Оплата аренды помещения | 5000 |
Теперь, зная основные правила заполнения расходного кассового ордера и пример его оформления, вы сможете самостоятельно делать и исправлять РКО в 1С или другой системе учета.
Пример заполнения расходного кассового ордера
РКО — что это? Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который выписывается для оформления и контроля всех расходов, совершаемых из кассы. Основными правилами для заполнения РКО являются следующие:
- Ордер выписывается после совершения расходно-кассового операции.
- В ордере указывается дата, номер, сумма и цель расхода.
- Ордер заполняется кассиром или ответственным сотрудником.
Пример заполнения РКО: Представим ситуацию, когда оформляется расходный кассовый ордер на оплату офисных расходов. В таком случае, в ордере указываются следующие данные:
| Дата | 10.05.2022 |
| Номер | РКО-001 |
| Сумма | 5000 рублей |
| Цель | Оплата офисных расходов |
Что делать, когда нужно оформить или исправить РКО? Для оформления или исправления РКО необходимо обратиться к ответственному сотруднику или кассиру, который займется заполнением документа. При оформлении необходимо следовать установленным правилам и указывать правильные данные.
Таким образом, пример заполнения РКО состоит из указания даты, номера, суммы и цели расхода. Правила заполнения нужно соблюдать для правильного оформления ордера. Обратитесь к ответственному сотруднику, если вам необходимо оформить или исправить РКО.
Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Вы можете на этой же странице заполнить его онлайн. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.
Расходный кассовый ордер: скачать бланк 2023 (word)
В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2023 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.
РКО: скачать бланк в Excel
Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.
РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:
- в банк для зачисления на расчетный счет,
- под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
- для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
- на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.
Пример заполнения РКО
РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2023 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.
Скачать образец РКО
Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.
Оформление РКО
Расходный кассовый ордер может оформить:
- главный бухгалтер,
- бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
- директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО составляется всегда в день выдачи денег.
Оформление РКО начните с заполнения:
- полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
- кода ОКПО,
- номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
- даты заполнения,
- кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
- номера субсчета, по которому учитываются наличные,
- кода аналитического учета (если требуется),
- кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
- суммы в рублях (цифрами).
Далее порядок заполнения РКО такой:
- нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
- отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
- указать сумму прописью,
- вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.
В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.
Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:
- Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
- Дату получения денег.
- Паспортные данные.
Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.
Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.
Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.
Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.
РКО: заполнить онлайн
Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.
В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.
Более 3 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Как заполнять РКО: сложные случаи
Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.
Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО
Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:
- При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.
Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.
- В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
- Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
- Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.
Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец
С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.
В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм — измените данные и используйте как шаблон.
Часто задаваемые вопросы
Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.
Какой срок действия расходного кассового ордера?
РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.
Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?
Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.
Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?
Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.
Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?
Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.
Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?
Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.
Где подшиваются ПКО и РКО?
Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.
Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?
Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.