На чтение 5 мин Просмотров 4.6к. Опубликовано 06.09.2021
Стандартизация деятельности компании или подразделения требует принятия множества документов, каждый из которых отличается определенными особенностями. Чтобы получить требуемый результат, важно учесть все нюансы. Потому многих руководителей и сотрудников фирм интересует, чем конкретно отличается регламент от инструкции. Эти документы имеют много нюансов и особенностей, которые касаются структуры, целей, оформления.
Определение
Чтобы разобраться в особенностях каждого из нормативных документов, рекомендуется проанализировать терминологию.
Регламент
Самое распространенное определение гласит, что регламент – это особый нормативно-правовой акт внутреннего использования, который устанавливает определенный порядок деятельности и описывает внутреннюю организацию.
К примеру, в Российской Федерации есть регламенты для Государственной думы, Генеральной прокуратуры, Совета Федерации и других органов. Так, регламент Госдумы устанавливает порядок ее работы, наличие комитетов, особенности их формирования и упразднения, а также много других вопросов.
Мнение эксперта
Карнаух Екатерина Владимировна
Закончила Национальный университет кораблестроения, специальность «Экономика предприятия»
Еще одно значение регламента затрагивает обозначение порядка проведения некоторых коллективных мероприятий. Это касается конференций, съездов, заседаний, собраний. Такие регламенты принимают внутри организаций. Они действуют постоянно или временно. В частности, одноразовые документы часто используются для однократного проведения мероприятий. Они устанавливают особенности поведения и взаимодействия участников.
Съезды партий, которые проводятся каждый год, как правило, утверждают постоянный регламент. При этом его положения используются при наступлении определенных событий.
Изредка такой термин применяют для обозначения свода определенных правил, которые используются в узкой сфере деятельности. В этом значении регламент не считается нормативно-правовым актом, но тоже применяется для регулирования поведения граждан. Например, зачастую принимают регламенты проведения спортивных состязаний. Их действие касается исключительно участников таких мероприятий. Причем они отличаются ограниченным периодом действия.
Еще одним редким обозначением регламента считается наименование нормативно-правового акта, который обладает неограниченным распространением и выражает властные полномочия органов управления государством. При этом в РФ таких регламентов нет.
Инструкция
Под этим термином понимают правовой акт, который издается государственным управляющим органом с целью установления определенных правил. Они регулируют разные сферы деятельности – организационные, финансовые, технологические или научно-технические. Инструкции издают различные предприятия, учреждения, организации. Также это могут делать должностные лица и граждане.
Положение
Этим словом называют внутренний нормативный документ, который отличается обобщенным характером и определяет структуру, функции и полномочия одного или сразу нескольких подразделений. Также документ регулирует порядок создания и роспуска временных исполнительных органов и сочетание организационно-трудовых отношений. Положение затрагивает сразу много сотрудников и отличается императивным характером.
В основе положения присутствуют следующие языковые черты:
- применение специальных терминов и слов, которые относятся к канцелярской речи;
- трафаретное изложение текста;
- использование рубрицирования.
Мнение эксперта
Карнаух Екатерина Владимировна
Закончила Национальный университет кораблестроения, специальность «Экономика предприятия»
Текст документа делят на главы, пункты и подпункты. При этом главам присваивают определенные названия и номера. В этом случае применяются римские цифры. Для обозначения пунктов и подпунктов используют арабские цифры.
Порядок
Под этим термином понимают документ третьего уровня. Он определяет последовательность выполнения действий в структуре одного процесса.
Чем отличается
Отличие регламента от инструкции затрагивает много моментов. Это касается структуры документов, целей их применения и других нюансов.
Цели использования на предприятии
Регламентации часто подлежит следующее:
- процессы, которые требуется регламентировать по законодательству;
- типовые процессы;
- процессы, в которых участвует много людей и объектов;
- дорогостоящие процессы;
- процессы, которые важны для клиентов;
- процессы, которые нуждаются в повышении прозрачности.
Для кого
С правовой точки зрения, регламенты и инструкции регулируют горизонтальные взаимодействия подразделений и работников организации. Это значительно упрощает процесс управления. При этом действие регламента может распространяться и на государственные управленческие органы.
По содержанию
Организации часто регламентируют следующие процессы:
- обслуживание клиентов и развитие отношений с ними;
- обеспечение организации требуемыми ресурсами – к ним относят управление платежами, договорами, персоналом;
- обеспечение работы самого предприятия – это касается безопасности и документооборота, функционирования управленческих и контролирующих органов.
Мнение эксперта
Карнаух Екатерина Владимировна
Закончила Национальный университет кораблестроения, специальность «Экономика предприятия»
Инструкции часто затрагивают профессиональные обязанности сотрудников компании или порядок выполнения определенных производственных процессов.
Кто разрабатывает и утверждает в организации
Разработкой документации занимаются соответствующие подразделения компании. Так, должностные инструкции составляет отдел кадров, а регламенты – узкоспециализированные отделы. В любом случае, утверждением таких документов занимается руководство компании.
Сроки хранения
Длительность хранения документации зависит от ее разновидности. К примеру, должностные инструкции хранятся в течение 75 лет или постоянно. При внесении изменений старый документ требуется утилизировать спустя 3 года. Регламенты хранят, пока они остаются актуальными.
Сравнительная таблица
Чтобы разобраться, в чем именно разница между документами, стоит обратить внимание на таблицу:
Инструкция | Регламент |
Представляет собой документ, который устанавливает определенную последовательность действий или операций. Они направлены на выполнение конкретного вида работ. | Представляет собой документ, который определяет, какие именно работы требуется выполнять. |
Носит прикладной характер. | Отличается еще большей детализацией. |
Касается сотрудников предприятия или работы организации. | Часто затрагивает работу предприятия или определяет порядок проведения конкретных мероприятий. |
Выводы
Регламент и инструкция представляют собой важные документы предприятия, которые определяют особенности его работы. Они касаются особенностей работы компании и помогают проводить ее деятельность. Несмотря на целый ряд общих характеристик, такие бумаги характеризуются и существенными отличиями, которые затрагивают цели использования, структуру, порядок составления и оформления.
В современном бизнесе на каждом предприятии существует определенный порядок действий, который помогает упорядочить работу и снизить вероятность ошибок. Данный порядок может проявляться в виде регламента или инструкции. Часто встречаемые и похожие по своей природе понятия, они имеют свои различия и рекомендуется использовать каждый вовремя и в верном контексте.
Регламент – это описание процедур и правил, которые регулируют работу организации, отдела или конкретного работника. Регламент содержит детализированные инструкции для каждого вида работы, определяет конкретные шаги и последовательность действий, ответственность, сроки и другие важные аспекты. Основная задача регламента – упорядочить работу и создать единый стандарт, по которому будут действовать все сотрудники.
Инструкция – это набор правил, рекомендаций, советов или указаний, которые содержатся в документе и предназначены для конкретной ситуации. Она содержит описания действий и шагов, которые должен выполнить работник для достижения определенной цели. Инструкции устанавливают порядок действия, определяют способы решения проблем и помогают снизить вероятность ошибок, которые могут возникнуть при выполнении работы.
Таким образом, регламент и инструкция – это два разных документа, каждый со своей спецификой и задачами. Регламент устанавливает основные правила работы в организации и его цель – обеспечить единый стандарт в работе всех сотрудников. Инструкция же является индивидуальной руководством и направлена на достижение конкретных результатов. Грамотно составленные регламент и инструкции являются одними из важнейших инструментов управления бизнесом и позволяют повысить эффективность работы предприятия.
Содержание
- Что такое регламент
- Виды регламента
- Преимущества регламента
- Зачем нужна инструкция
- Определение инструкции
- Зачем нужна инструкция
- Как должна быть составлена инструкция
- Отличия регламента и инструкции
- Регламент
- Инструкция
- Как выбрать между регламентом и инструкцией
- Регламент vs инструкция
- Выбор между регламентом и инструкцией
- Заключение
- Вопрос-ответ:
- В чем заключается основная разница между регламентом и инструкцией?
- Какие основные элементы должны быть присутствуют в регламенте?
- Какая функция у инструкции?
- Что такое процедурный регламент?
- Почему важен регламент для организации?
- В каких сферах применяются регламенты?
- Может ли один регламент охватывать несколько процессов?
- Как довести до сотрудников информацию о регламенте?
- Можно ли использовать устаревший регламент?
- Какая ответственность несет руководитель организации за несоблюдение регламента?
- Какую информацию следует указывать в инструкции?
- Какие преимущества дает использование регламентов и инструкций?
- Что следует делать, если требуется внести изменения в регламент или инструкцию?
- Может ли регламент быть изменен без согласования с сотрудниками организации?
- Как оценить эффективность использования регламентов и инструкций?
Что такое регламент
Регламент – это правила, порядок и ограничения, определяющие ход исполнительных процессов и деятельности организации. Регламент составляется с учетом целей и задач, организационной структуры и управленческих принципов компании.
Виды регламента
Существуют различные виды регламента, которые устанавливаются в организации для совершенствования ее работы. К ним относятся:
- Внутренний регламент – устанавливает порядок деятельности компании и детально описывает правила работы с персоналом;
- Управленческий регламент – определяет процедуры управления проектами, взаимодействие между отделами и др.
- Технологический регламент – определяет порядок технологического процесса и детально описывает процедуры работ со станками, оборудованием и т.д;
- Бухгалтерский регламент – устанавливает порядок проведения бухгалтерских операций и правила ведения учета.
Преимущества регламента
Регламент имеет множество преимуществ:
- Повышает эффективность работы за счет установления порядка и правил деятельности;
- Позволяет быстро организовать работу новым сотрудникам и быстро адаптироваться в новых условиях;
- Снижает ошибки и риски, связанные с производственными процессами, бухгалтерскими операциями и др.;
- Дает возможность контролировать процессы и сроки выполнения задач;
- Облегчает работу персонала и позволяет быстрее реагировать на изменения внутри компании и внешней среды.
Зачем нужна инструкция
Определение инструкции
Инструкция – это сложенный документ, созданный для того чтобы помочь пользователям понять, как должен быть использован конкретный продукт или устройство. Инструкция включает в себя информацию по установке, использованию и уходу за продуктом, а также предупреждения о возможных опасностях.
Зачем нужна инструкция
Инструкция помогает пользователям быстро освоиться с новым продуктом и научиться использовать его правильно. Она дает необходимые рекомендации и предотвращает возникновение проблем, связанных с неправильным использованием устройства.
Инструкция также является неотъемлемой частью процесса управления качеством и безопасностью продукта. Она определяет инструкции и процедуры по обработке, хранению, транспортировке и переработке продукта, что уменьшает количество отказов в эксплуатации и повышает безопасность.
Как должна быть составлена инструкция
Инструкция должна быть понятной и доступной для всех пользователей. Она должна содержать четкие и конкретные инструкции по использованию продукта, которые будут полезны как для опытных пользователей, так и для новичков.
Инструкция должна предоставлять информацию по безопасности, предостережения и инструкции по обращению с продуктом. Это поможет избежать неправильного использования и повысит безопасность пользователя.
Отличия регламента и инструкции
Регламент
Регламент – это документ, который определяет последовательность и правила выполнения определенных действий в рамках выполнения работы или процесса. Он может содержать информацию о сроках, исполнителях, обязанностях и контроле, а также может включать в себя ряд ограничений, которых необходимо соблюдать при выполнении работы. Регламент может быть как внутренним документом организации, так и документом государственных структур.
- Определяет последовательность и правила выполнения определенных действий
- Содержит информацию о сроках, исполнителях, обязанностях и контроле
- Может включать в себя ряд ограничений
- Может быть внутренним документом или документом государственных структур
Инструкция
Инструкция – это документ, который содержит пошаговые указания по выполнению конкретной работы, операции или процедуры. Она может включать в себя информацию о том, какие материалы и инструменты нужны, на каких этапах необходимо контролировать качество выполнения работы, и какие меры нужно принять в случае несоответствия результата требованиям.
- Содержит пошаговые указания
- Может включать в себя информацию о необходимых материалах и инструментах
- Содержит информацию о контроле качества выполнения работы
- Может содержать информацию о мерах, необходимых в случае несоответствия результатов требованиям
Таким образом, основное отличие регламента от инструкции заключается в том, что регламент определяет порядок выполнения работы, а инструкция – пошаговые указания по ее выполнению. Оба документа могут быть необходимы при проведении работы или процедуры и помогают организовать ее выполнение с максимальной эффективностью.
Как выбрать между регламентом и инструкцией
Регламент vs инструкция
Регламент и инструкция – это два разных документа, которые выполняют разные задачи. Регламент описывает процедуры и правила, которые должны быть соблюдены при выполнении конкретной деятельности. Инструкция, с другой стороны, обычно содержит шаг за шагом инструкции о том, как выполнить конкретную задачу.
Выбор между регламентом и инструкцией
Как выбрать между регламентом и инструкцией? Во-первых, определите, какую задачу вы хотите выполнить. Если вам нужно описать процедуры и правила, которые должны быть соблюдены, то вам нужен регламент. Если же вы хотите, чтобы человек мог выполнить конкретную задачу на основе определенных инструкций, то вам нужна инструкция.
Кроме того, вы можете рассмотреть способ представления информации. Регламенты обычно написаны с использованием пунктов, тогда как инструкции часто описываются в виде шагов. Некоторые задачи лучше всего выполнять с помощью пунктов, а другие – с помощью шагов.
Наконец, убедитесь, что вы определили аудиторию своего документа. Регламенты, как правило, предназначены для широкой аудитории, в то время как инструкции могут быть специализированными или ориентированными на конкретные профессии.
Заключение
При выборе между регламентом и инструкцией важно определить свою цель и аудиторию, а также рассмотреть способ представления информации. Независимо от того, какой документ вы выберете, обеспечьте его ясность и понятность.
Вопрос-ответ:
В чем заключается основная разница между регламентом и инструкцией?
Регламент – это нормативный документ, устанавливающий правила и порядок выполнения определенных действий, процессов или процедур. Инструкция – это документ, содержащий конкретные указания (инструкции) о том, как выполнить определенные действия или процессы.
Какие основные элементы должны быть присутствуют в регламенте?
Основными элементами регламента должны быть: цель и задачи, область применения, основные понятия и определения, порядок выполнения действий, ответственность за неисполнение, контроль и ревизия.
Какая функция у инструкции?
Основной функцией инструкции является предоставление информации и конкретных рекомендаций по выполнению какого-либо процесса или действия.
Что такое процедурный регламент?
Процедурный регламент – это стандарт или нормативный документ, регулирующий процедуру решения определенных вопросов, например, процедуру подачи жалобы или обращения в орган власти.
Почему важен регламент для организации?
Регламент важен для организации, так как он обеспечивает единый порядок выполнения процессов и действий, уменьшение риска ошибок и несанкционированного доступа, повышение эффективности и предсказуемости трудовой деятельности сотрудников.
В каких сферах применяются регламенты?
Регламенты применяются во многих сферах, в том числе в медицине, образовании, научных исследованиях, производстве, государственной службе.
Может ли один регламент охватывать несколько процессов?
Да, один регламент может охватывать несколько процессов, но каждый процесс должен иметь свою отдельную процедуру и инструкцию.
Как довести до сотрудников информацию о регламенте?
Для доведения информации о регламенте до сотрудников применяются различные методы, например, шпаргалки, инструктажи, тренинги, документация.
Можно ли использовать устаревший регламент?
Нельзя использовать устаревший регламент, так как он может содержать ошибки и не соответствовать действительности, что повлечет за собой нарушение процессов и процедур.
Какая ответственность несет руководитель организации за несоблюдение регламента?
Руководитель организации несет ответственность за несоблюдение регламента, так как он обязан обеспечить правильное выполнение действий и процессов сотрудниками организации.
Какую информацию следует указывать в инструкции?
В инструкции следует указывать все необходимые детали по выполнению конкретного процесса или действия, а именно, шаги, необходимое оборудование, контрольные точки, инструкции по использованию, конкретные рекомендации и т.д.
Какие преимущества дает использование регламентов и инструкций?
Использование регламентов и инструкций обеспечивает более эффективное и эффективное выполнение процессов и действий, минимизирует ошибки и риски, предоставляет более ясную и понятную информацию, улучшает качество выполняемой работы, повышает уровень безопасности и т.д.
Что следует делать, если требуется внести изменения в регламент или инструкцию?
Если требуется внести изменения в регламент или инструкцию, необходимо произвести соответствующую запись в журнале изменений и уведомить всех заинтересованных лиц о внесенных изменениях.
Может ли регламент быть изменен без согласования с сотрудниками организации?
Не рекомендуется вносить изменения в регламент без согласования с сотрудниками организации, так как это может привести к несоблюдению регламента и нарушению процедур выполнения действий.
Как оценить эффективность использования регламентов и инструкций?
Оценить эффективность использования регламентов и инструкций можно по результатам выполнения процессов и действий, уровню ошибок, степени соблюдения процедур и правил, анализу отзывов от сотрудников и клиентов, статистическим данным и т.д.

Вопрос
На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»
Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.
Будем признательны за помощь!
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.
В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:
- организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
- распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
- справочно-информационные документы;
- документы по личному составу;
- договорная документация.
Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.
На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.
В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
- «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
- «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):
- «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
- «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».
В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.
Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.
Пример
В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).
Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.
Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.
Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.
Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.
Деятельность предприятия и организации регламентирована большим количеством документов, чьи правила распространяются на ограниченный круг лиц. Многообразие таких актов порождает путаницу в головах исполнителей, ведь разобраться во всех тонкостях нормотворчества непросто. Особенно часто путают положения и инструкции, так как они во многом схожи. Тем не менее, есть несколько важных отличий, о которых следует знать делопроизводителю и кадровику.
Содержание статьи
- Определение
- Сравнение
- Выводы TheDifference.ru
Определение
Положение – внутренний нормативный документ, имеющий обобщённый характер и определяющий функции, полномочия и структуру одного или нескольких подразделений организации, порядок создания и роспуска временных исполнительных органов, совокупность организационно-трудовых отношений. Он распространяется на большое количество работников и носит императивный характер.
Инструкция – нормативно-управленческий акт, определяющий совокупность норм и правил, регламентирующий конкретное направление деятельности, порядок проведения работ, способы реализации задач, стоящих перед должностным лицом, ответственность за их несоблюдение. Важнейшая задача инструкции – конкретизировать обобщённые нормы, разъяснить работнику правила поведения в штатной и внештатной ситуации.
к содержанию ↑
Сравнение
Таким образом, данные документы отличаются между собой как предназначением, так и структурой, иерархичностью. Положения носят приоритетный характер, именно на их основе разрабатываются должностные инструкции. Первый вид нормативных актов в значительной степени обобщён, так как его задача – организовать работу. В состав инструкции входят такие элементы, как общие вопросы, права и обязанности должностного лица, ответственность за нарушение установленных правил. В объём положения входят следующие элементы: функции и задачи органа, права его членов, а также порядок создания (организации).
к содержанию ↑
Выводы TheDifference.ru
- Круг затрагиваемых вопросов. Положение носит общий характер, а инструкция – более прикладной.
- Иерархия. Инструкции разрабатываются в соответствии с требованиями положений и не должны им противоречить.
- Структура. Инструкция определяет должностные обязанности лица, его права и ответственность, положение – основные задачи органа, функции, права должностных лиц и порядок организации их работы.
Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) утверждается с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов общества с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество).
Информационный блок «Область применения» повествует о том, когда и при каких обстоятельствах пригодится этот ЛНА. Он может состоять из одного-двух предложений или даже сливаться с предыдущей информацией о целях разработки ЛНА.
Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.
Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.
Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.
Термины, определения, сокращения
Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.
Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.
Например:
Основной текст
Предугадать содержание каждого документа, конечно, невозможно. Поэтому и мы в статье, и автор «ЛНА об ЛНА» дают только универсальные рекомендации, подходящие для каждого регламентирующего документа, независимо от его вида.
Объем ЛНА
Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).
Структура текста
Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:
- делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
- создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:
1. Заголовок главы;
1.1. Заголовок раздела;
1.1.1. Заголовок подраздела;
1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.
Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.
Приложения
Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.
Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.
Например:
Мы привели минимальный набор разделов ЛНА. Некоторые организации могут расширить его. Например, существует практика создания раздела «Документация», в который вносятся все документы, образующиеся в процессе выполнения регламентированных работ, с указанием ответственного подразделения и даже срока хранения. Безусловно, такая практика очень помогает в составлении номенклатуры дел и в целом в процессе хранения документов.
Оформление ЛНА
Титульный лист
При желании организация может оформлять свои ЛНА с титульным листом (Пример 1). Главное, чтобы было принято окончательное решение относительно его использования: или на всех ЛНА без исключения, или вовсе без него. Без титульного листа вполне можно обойтись, оформляя ЛНА на общих фирменных бланках для документов.
Форма титульного листа приведена в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Пункты и списки
Если неукоснительно следовать правилам оформления нормативных документов, то маркированные списки придется исключить из своих ЛНА и тоже пронумеровать. Государственным организациям приходится так и делать. Что касается коммерческих организаций, то они могут позволить себе немного отступить от строгих правил в пользу комфортного восприятия текста: списки воспринимаются намного проще (Таблица).
Впрочем, злоупотреблять списками в тексте документа тоже не стоит. Их использование можно разрешить со словом «допускается».
Заголовки, гиперссылки, формат
Большинство ЛНА сегодня используются в электронном виде. Это нужно учитывать при их разработке и оформлении. Цель разработчика нормативного документа – сделать свое детище максимально удобным в использовании. Его должно быть не просто комфортно читать, но и находить в нем информацию, перемещаться между разделами, прямо из текста пункта переходить в упомянутое в нем приложение и обратно.
Это достигается, в первую очередь, структурированием текста. Заголовки разделов и подразделов не просто выделяются жирным шрифтом, а отмечаются как заголовки разного уровня через функционал текстового редактора. Это отправная точка структурирования. Во-первых, заголовки позволят создать оглавление (тоже не вручную, а с помощью программы), во-вторых, помогут перейти на нужную структурную единицу из любой точки текста.
Быстрое перемещение между структурными единицами документа достигается путем системы гиперссылок. Это очень полезно, например, если к пункту ЛНА имеется приложение. Из текста пункта ставится гиперссылка на приложение, а из приложения – обратно на пункт (Пример 2). Также ставятся быстрые переходы в любые точки текста.
Но все эти полезные элементы структуры текста легко потеряются, если неправильно сохранить готовый ЛНА. Однозначно это должен быть неизменяемый формат (лучше всего PDF). Но достичь этого формата можно по-разному:
Работа над ЛНА
Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.
Подготовка проекта
Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.
Согласование
Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования. Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству).
И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).
Утверждение
Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.
Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.
Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.
Регистрация
Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.
Ознакомление
Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.
Внесение изменений
За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.
Отмена
Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.
Хранение
Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.
Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).
Резюме
1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.
2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.
3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.