Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…
Должностная инструкция: что это за документ и как его оформить
Должностная инструкция — важный, хотя и не обязательный кадровый документ. Расскажем, зачем он может понадобиться, как его правильно оформить и скорректировать. Также перечислим положения, которые надо включить в должностную инструкцию.
Что такое должностная инструкция
Это кадровый документ, который содержит требования, предъявляемые к занимаемой должности. Также в нем устанавливается конкретный перечень должностных обязанностей работника, его права и пределы ответственности (письма Роструда от 31.10.07 № 4412-6 и от 30.11.09 № 3520-6-1). Несмотря на то, что на практике этот документ получил широкое распространение, в Трудовом кодексе термин «должностная инструкция» не упоминается.
Возможность издания должностных инструкций (ДИ) вытекает из части 2 статьи 57 ТК РФ. В ней сказано, что трудовой договор должен содержать сведения о трудовой функции: работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, и (или) конкретный вид поручаемой работы. Выполнить это требование можно напрямую, включив все необходимые положения непосредственно в трудовой договор.
А можно выполнить требование опосредованно — издать отдельный документ (должностную инструкцию) и дать на него ссылку в тексте договора. Также см. «Роструд сообщил, обязательно ли составлять должностную инструкцию».
Виды должностных инструкций
Итак, должностная инструкция может существовать как в виде самостоятельного документа, так и в виде приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.22 № ПГ/13204-6-1; см. «В Роструде рассказали, как правильно составлять должностные инструкции».
При этом нужно учитывать следующее: утвержденная работодателем ДИ сама по себе не считается соглашением сторон трудового договора. Поэтому, если она является самостоятельным документом, то на нее должна быть ссылка в договоре. Также в этом случае нужно составить отдельный документ, подтверждающий согласие сотрудника с текстом инструкции. Лучше всего, если это будет специальный лист ознакомления, являющийся неотъемлемой частью ДИ. Такой вариант позволит избежать спора о том, с какой именно редакцией инструкции согласен работник.
Если же инструкция является приложением к трудовому договору, то ее нужно включить в каждый из двух экземпляров договора, так как она составляет с ним единый документ (Апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 12.02.20 № 33-1410/2020).
Не исключен и третий вариант: обязанности работника указываются как в трудовом договоре, так и в отдельной должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись. В этом случае нужно помнить: ДИ может лишь конкретизировать указанную в договоре трудовую функцию, но не расширять ее.
Для каких целей используется
Основная цель составления ДИ — оптимизация работы компании. Наличие этого документа позволяет не перечислять обязанности сотрудников в трудовых договорах, а значит, экономит время при оформлении персонала на работу. Одновременно ДИ позволяет избежать ошибок или неточностей при изложении должностных обязанностей в текстах договоров, а, следовательно, споров с работниками.
Еще один важный момент. Должностная инструкция содержит квалификационные и иные требования к сотрудникам (уровень образования, стаж, навыки). Это дает возможность обоснованно отказывать в трудоустройстве неподходящим кандидатам.
Также она может пригодиться в случае привлечения работников к дисциплинарной ответственности, включая увольнение. Ведь основанием для этого является неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. А они исчерпывающим образом перечислены в инструкции к должности.
Важно
Составить ДИ можно как на должность, так и на работника. Поэтому для одной и той же должности можно разработать несколько инструкций для разных сотрудников. Это подтверждают эксперты Роструда.
При помощи должностной инструкции можно сэкономить не только время, но и деньги. Во-первых, грамотно составленные инструкции помогают устранить дублирование функций работников, а значит, более рационально использовать их труд и фонд оплаты.
Во-вторых, если в инструкции указано, что в период отсутствия человека на рабочем месте другой сотрудник со схожей трудовой функцией исполняет его обязанности, то работодатель не должен доплачивать за совмещение. Ведь при такой формулировке дополнительная работа по исполнению обязанностей временно отсутствующего работника будет выполняться строго в рамках трудового договора (письмо Минтруда от 06.04.18 № 14-2/ООГ-2682).
Наконец, при помощи должностной инструкции можно обосновать разный уровень зарплат сотрудников на одинаковой должности. Такое возможно, если их права и обязанности различаются (см. «Роструд уточнил, в каком случае для одинаковых должностей можно установить разные оклады»). Также отличия в оплате труда сотрудников, занятых на одинаковых должностях, может вытекать из разных требований к квалификации, закрепленных в ДИ.
Обязательна ли должностная инструкция
Как было сказано выше, этот документ не обязательный. Если в трудовом договоре определены все функции (обязанности) работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.
Соответственно, ее отсутствие не является нарушением трудового законодательства и никакой ответственности не влечет.
Кто разрабатывает должностные инструкции
Этим занимается работодатель. Как правило, за основу берутся требования к должностям, указанные в утвержденных Минтрудом квалификационных справочниках или в различных профессиональных стандартах.
Но работодатель не связан указанными документами. Он вправе включить в ДИ те или иные обязанности по своему усмотрению. В том числе, разграничивая таким образом сотрудников, занятых на разных участках, подразделениях, машинах и т.п. Такой подход к определению должностных обязанностей не является нарушением (апелляционное определение Московского городского суда от 04.03.15 по делу № 33-6840/2015).
Содержание должностной инструкции
Обычно в нее включаются следующие сведения:
- должностные обязанности;
- права работника при выполнении трудовой функции;
- порядок взаимодействия с другими работниками и структурными подразделениями работодателя;
- ответственность, к которой может быть привлечен работник за нарушения в процессе трудовой деятельности;
- квалификационные требования, предъявляемые к должности.
При необходимости, инструкцию можно дополнить разделом, в котором указывается порядок приема человека на должность и увольнения с нее. Помимо этого, можно включить информация о подчиненности по должности (кому подчиняется работник и кто подчиняется ему), а также порядок горизонтального взаимодействия сотрудника внутри компании. Допустимо также указать основные правовые и локальные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник во время работы. Не лишним будет зафиксировать и порядок внесения изменений в текст инструкции.
Как оформить инструкцию в соответствии с ГОСТом
Какой-либо унифицированной формы ДИ не существует. Если работодатель принял решение оформить ее как отдельный документ (а не в качестве приложения к трудовому договору), то можно ориентироваться на общие требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В частности, рекомендуется указать: наименование организации в точном соответствии с уставом; наименование документа (должностная инструкция); дату и место ее составления, а также регистрационный номер (если в компании введен такой порядок). Если документ состоит из двух и более листов, то их необходимо нумеровать. Номера проставляются начиная со второй страницы посередине верхнего поля листа.
Внимание!
Наименование должности, по которой издается инструкция, должно полностью соответствовать соответствующему наименованию в штатном расписании и трудовых договорах тех работников, на которых она будет распространяться.
Должностная инструкция утверждается руководителем организации или другим уполномоченным должностным лицом. Соответствующий гриф ставится в правом верхнем углу первого листа. Он состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Справка
Работодатель самостоятельно определяет сроки действия должностных инструкций. Утвержденные документы хранятся в организации. Срок хранения — 50 лет для индивидуальных ДИ и 3 года для типовых (ст. 442 и 443 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236).
Добавим, что инструкция будет действовать даже в том случае, если она составлена с нарушением ГОСТа. Ответственность за несоблюдение требований стандартов при разработке ДИ не установлена.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то, как уже упоминалось, потребуется оформить два экземпляра. При этом договор и инструкция составляют единый документ. Это значит, что все листы должны иметь сквозную нумерацию.
Порядок утверждения и подписания инструкции
Законодательно он не установлен. Работодатель самостоятельно определяет порядок утверждения и введения в действие инструкций для той или иной должности.
Как правило, они утверждаются руководителем компании по представлению заинтересованных лиц (кадровой службы, линейных руководителей и т.п.). Что касается ДИ самого директора организации, то возможны варианты. Он может утвердить ее сам, либо это может сделать другой орган — совет директоров, общее собрание, единственный участник.
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений зависит от вида инструкции: отдельный документ или приложение к трудовому договору. В первом случае корректировки оформляются работодателем в одностороннем порядке — путем утверждения изменений или новой редакции документа. А во втором — потребуется составить и подписать дополнительное соглашение к договору.
Важно
Изменение трудовой функции путем изменения должностной инструкции невозможно.
Но сказанное не означает, что если ДИ оформлена в виде отдельного документа, то работник должен будет исполнять любые прихоти работодателя, стоит лишь ему изменить ее текст. Если корректировка инструкции приводит к изменению трудовой функции, добавлению обязанностей, или затрагивает другие условия трудового договора, то работодателю придется заблаговременно письменно уведомить об этом работника. Обновленная инструкция начнет действовать только после того, как сотрудник согласится на продолжение трудовых отношений на новых условиях (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6).
Внимание!
Уведомить работника о существенных изменениях в должностной инструкции необходимо за два месяца. Если он откажется трудиться в новых условиях, то нужно письменно предложить ему другую имеющуюся работу (в т.ч. нижеоплачиваемую или по нижестоящей должности). При отсутствии подходящей работы или в случае отказа работника от предложения его можно уволить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Если же изменения носят технический характер, то согласие сотрудника не требуется — достаточно ознакомить его с новым текстом документа. К примеру, так могут вноситься правки, которые уточняют порядок выполнения работы или детализируют круг трудовых обязанностей, не расширяя его.
Алексей Крайнев, юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям
Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»
Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.
А может, не надо?
Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.
Составление и корректировка
Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.
В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).
В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.
Формальные признаки
Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.
Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:
- наименование организации — разработчика документа;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
- место составления или издания документа;
- гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
- визы согласования документа;
- отметка о заверении копии документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.
Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.