Регистрация фискального накопителя в налоговой пошаговая инструкция

Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.

Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.

Причины замены и перерегистрации фискального накопителя

Итак, перечислим возможные причины замены ФН:

1. Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.

2. Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.

3. Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.

4. Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.

5. Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.

6. Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).

Как правило, главными причинами являются первые два пункта.

Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.

Действия перед заменой ФН

Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:

Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:

• в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,

• либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).

Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.

Замена ФН. Пошаговая инструкция

Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:

1. Покупка ФН.

2. Закрытие архива старого ФН.

3. Замена старого ФН на новый.

4. Активация нового ФН.

5. Перерегистрация ККТ в ФНС.

Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.

Далее опишем каждый шаг подробно.

Покупка ФН

При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.

Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.

О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.

Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.

Закрытие архива старого ФН

Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.

Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.

Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.

Замена старого ФН на новый

После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.

Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.

Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.

Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.

Активация нового ФН

Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.

В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.

Перерегистрация ККТ в ФНС

И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:

• подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,

• либо через ЛК на сайте ОФД.

В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.

Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:

Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:

1. Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».

2. Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).

3. В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».

Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.

При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.

Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.

Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:

1. Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».

2. Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».

3. Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.

Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.

Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?

Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:

• для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,

• для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.

При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.

Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,

• для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.

Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?

Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.

• Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.

• Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.

• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.

• В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.

• Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.

• Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.

• Круглосуточная техподдержка.

Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку

Дата публикации: 10.09.2021

Как зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой в 2022 году: пошаговая инструкция

Что должен знать владелец онлайн-кассы, чтобы без проблем зарегистрировать ее в налоговой инспекции? Какие сроки установлены для фискализации? Как выглядит отчет о регистрации ККТ, реквизиты которого надо передать в ФНС? Существует ли ограничение по количеству перерегистраций кассы без замены фискального накопителя? Ответы на эти вопросы и много другой не менее важной информации можно найти в нашей статье.

Кому необходимо регистрировать кассу в налоговой

Такая обязанность есть у всех, кто должен применять контрольно-кассовую технику. Это следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). В ней сказано: применение ККТ — это совокупность действий с использованием кассовой техники, включенной в специальный реестр и зарегистрированной в установленном законом порядке. Таким образом, использование кассы подразумевает ее регистрацию.

За применение онлайн-кассы, которая не поставлена на учет или зарегистрирована неправильно, полагается штраф. Он составляет:

• для ИП — от 1 500 руб. до 3 000 руб.;
• для организации — от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Инспекторы вправе вместо штрафа вынести предупреждение (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой: пошаговая инструкция

Самый простой способ поставить ККТ на учет — зарегистрировать ее онлайн через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого придется пройти несколько шагов.

Шаг 1: приобрести электронную подпись и заключить договор с ОФД

Договор с оператором фискальных данных (ОФД) нужен всем пользователям онлайн-касс. Исключение предусмотрено только для случая, когда торговля ведется на территориях, где нет интернета. Такие местности внесены в списки, утвержденные региональными властями (п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись тоже необходима. С ее помощью владелец кассы в процессе ее регистрации будет обмениваться сведениями с налоговиками.

Шаг 2: подать заявление в ФНС

Этот шаг можно условно разбить на несколько этапов.

Создание личного кабинета

Прежде всего, на сайте ФНС необходимо создать личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя. В кабинете найти раздел «Учет контрольно-кассовой техники», а в нем — вкладку «Зарегистрировать ККТ».

Указание общих параметров

Далее программа предложит вручную заполнить параметры заявления. Необходимо указать:

• адрес места установки кассы (нужно выбрать из справочника ФИАС);
• наименование места установки кассы (название торговой точки);
• модель ККТ.

Плюс к этому надо заполнить поле «Заводской номер ККТ». Этот номер можно скопировать из паспорта кассы. Еще одно поле для заполнения — «Заводской номер фискального накопителя».

Сразу запустится автоматический поиск в реестре ФНС, где указаны все номера и модели.  Программа определит, значится ли в реестре аппарат с таким номером, и если значится, то на кого записан.

Организация или ИП может заранее проверить сведения о кассе при помощи специального сервиса на сайте ФНС (https://www.nalog.ru/css/check_kiz/checkKKT.html).

Указание особых параметров применения онлайн-кассы

Следует поставить галочки напротив тех параметров, которые подходят для той или иной ситуации.

Приведем пример. Допустим, ККТ будет установлена на территории без интернета (из утвержденного регионального перечня). Тогда нужно поставить галочку в строке «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Выбор ОФД из перечня

Договор с оператором фискальных данных уже заключен. Поэтому на данном этапе достаточно выбрать нужного ОФД из списка, предложенного программой. Затем нажать «Подписать и отправить», и заявление уйдет на проверку.

Шаг 3: провести фискализацию

Она заключается в том, чтобы ввести в кассовый аппарат параметры регистрации, распечатать специальный отчет, и передать данные из отчета в налоговую инспекцию.

К параметрам, которые необходимо ввести в онлайн-кассу, относятся:

• регистрационный номер ККТ (он появляется в отдельном окошке после того, как проверка заявления успешно завершена);
• сведения об организации или ИП (в частности, ИНН);
• сведения об операторе фискальных данных.

Для ввода следует использовать утилиту фискализации, которая обычно входит в пакет программного обеспечения кассы.

Далее нужно, чтобы ККТ напечатала отчет о регистрации. В нем появятся параметры фискализации. Их следует ввести в окошко «Отчет о регистрации ККТ» в личном кабинете на сайте ФНС. Там же нужно указать номер и дату фискального документа, затем нажать «Подписать и отправить» (подробнее см. ниже).

Как узнать, что фискализация пройдена успешно? По наличию карточки регистрации, которая поступит в электронном виде в личный кабинет на сайте ФНС. Карточка должны быть подписана усиленной электронной подписью ФНС.

Шаг 4: ввести параметры регистрации на сайте ОФД

Осталось совершить последнее действие — зайти в личный кабинет, открытый на сайте оператора фискальных данных, и зарегистрировать свою ККТ. Для этого придется еще раз ввести данные из отчета о регистрации.

После этого кассу можно использовать в работе.

Отчет о регистрации ККТ

Чуть подробнее расскажем про отчет о регистрации ККТ. Это документ, который кассовый аппарат распечатывает в процессе фискализации — после того, как в кассу ввели регистрационный номер и прочие сведения.

Как выглядит отчет? Как обычный кассовый чек, где сверху выбито «ОТЧЕТ О РЕГИСТРАЦИИ». Отдельной строкой указаны параметры фискализации, которые представляют собой последовательность из 10 цифр. В чеке они обозначены как ПД или ФПД. Именно их нужно передать в налоговую, чтобы завершить фискализацию (см. табл.).

Где смотреть номер фискального документа

Номер фискального документа содержится в отчете о регистрации (в чеке). Это не что иное, как порядковый номер чека. При завершении фискализации его нужно указать в личном кабинете на сайте ФНС в окошке «Отчет о регистрации ККТ» (см. табл.).

Таблица

Как заполнить окошко «Отчет о регистрации ККТ» на сайте ФНС при завершении фискализации кассы

Перерегистрация кассового аппарата

Без замены ФН

В каком случае нужно перерегистрировать ККТ, оставив прежний фискальный накопитель? Если изменились данные, указанные в карточке регистрации, полученной от налоговиков после завершения фискализации. Например, поменялся ОФД, адрес владельца кассы и проч.

Суть перерегистрации — сделать так, чтобы в кассовом аппарате и в карточке, оформленной налоговиками, значилась одна и та же актуальная информация. При этом регистрационный номер кассы остается прежним.

Важная деталь: перерегистрировать (менять параметры) без замены фискального накопителя можно не более 12 раз. Об этом должно быть сказано в техническом паспорте ФН. Как правило, все кассы хранят информацию о количестве сделанных и оставшихся перерегистраций. Узнать цифры можно при помощи отчетов (у каждой модели ККТ они свои).

Для перерегистрации нужно направить заявление через личный кабинет на сайте ФНС. В нем указать измененные параметры и поставить электронную подпись. Затем дождаться, пока налоговики пришлют новую регистрационную карточку.

С заменой ФН

Перерегистрацию с заменой фискального накопителя проводят, если срок действия прежнего ФН уже истек (либо поменялся ИНН пользователя). Перед этим:

• печатают на кассовом аппарате отчет о закрытии фискального накопителя;
• снимают старый ФН и ставят новый;
• печатают на ККТ отчет об изменении параметров регистрации.

Далее надо пройти процедуру, которая напоминает первичную постановку кассы на учет. Сначала следует зайти в личный кабинет на сайте ФНС и открыть раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Затем — нажать на номер кассы, которую нужно перерегистрировать. Выбрать вкладку «перерегистрировать» и заполнить заявление. В качестве причины указать «…в связи с заменой фискального накопителя».

Также придется скопировать информацию из отчетов, сформированных ранее: о закрытии ФН и об изменении параметров регистрации. Выбрать модель фискального накопителя, а затем нажать «Подписать и отправить». Если все прошло без ошибок, то процедура будет успешно завершена.

Елена Маврицкая, ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»

Установка и регистрация фискального накопителя

Установить фискальный накопитель (ФН) в контрольно-кассовую технику (ККТ) можно как самостоятельно, так и с помощью специалиста. Перед установкой нужно убедиться, что данная модель ККТ совместима с моделью устанавливаемого ФН и применяемым форматом фискальных документов. В том случае, если технические характеристики не совпадают, может потребоваться обновление программного обеспечения ККТ.
Правила смены фискального накопителя содержатся в инструкции к ККТ. После установки фискального накопителя необходимо провести процедуру его регистрации. Фискальный накопитель активируется при регистрации или перерегистрации ККТ.
Зарегистрировать ККТ можно: 

• лично, подав заявление в налоговый орган; 
• через представителя с нотариально заверенной доверенностью;
• направив заявление по почте; через кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС;
• через оператора фискальных данных (ОФД). 

Для самостоятельной регистрации фискального накопителя в налоговой службе необходимо: 
      Шаг 1. Заключить договор с ОФД. 
Это нужно сделать до подачи заявления о регистрации КТТ. Договор с ОФД является обязательным, налогоплательщик не может самостоятельно передавать данные в налоговую службу. 
      Шаг 2. Заполнить заявление.
При подаче заявления лично, через представителя, или по почте необходимо скачать бланк заявления и заполнить его (можно от руки) в соответствии с установленными правилами заполнения. Если регистрация осуществляется через интернет, то необходимо получить квалифицированную электронную подпись и заполнить заявление на регистрацию ККТ (если она ранее не была зарегистрирована) или на её перерегистрацию (в случае замены ФН) в личном кабинете на официальном сайте ФНС России. Подать сведения о регистрации можно также через личный кабинет ОФД. 
      Шаг 3. Дождаться окончания проверки налоговой службой предоставленных данных. 
В случае отсутствия нарушений, налоговая служба выдаст регистрационный номер ККТ не позднее рабочего дня, следующего за днём подачи заявления. Если заявление направлялось в электронном виде, то номер ККТ можно будет посмотреть в личном кабинете налогоплательщика. Если заявление было подано лично, то номер можно получить в ФНС.
      Шаг 4. Провести фискализацию кассы. 
Для этого в интерфейсе драйвера ККТ или в специальной программе (зависит от модели ККТ и используемого программного обеспечения) нужно заполнить необходимые поля, включая полученный регистрационный номер ККТ. После этого ККТ напечатает отчёт о регистрации ККТ. Данный отчет нужно передать в налоговую службу лично/по почте, через личный кабинет на сайте ФНС России или через ОФД. Это нужно сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления. 
      Шаг 5. Дождаться проведения налоговой службой проверки работы ККТ и предоставленных сведений и получить карточку регистрации ККТ. 
Если заявление подавалось лично, то карточку регистрации ККТ можно получить в бумажном виде в территориальном подразделении ФНС. Этот процесс занимает до 10 дней. Датой регистрации ККТ считается дата формирования карточки регистрации ККТ. Если заявление направлялось в электронной форме, то карточку направят в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС России или через ОФД. При необходимости карточку можно получить в бумажном виде, подав заявление в налоговую службу. 
Фискальный накопитель регистрируется раз и навсегда на одно юридическое лицо или индивидуального предпринимателя и привязывается к конкретному экземпляру ККТ. Повторно записать на фискальный накопитель ИНН предприятия и регистрационный номер ККТ невозможно. Это означает, что зарегистрированный ФН нельзя продать, использовать в другой компании, или перенести на другую ККТ в случае поломки первой. 
В случае поломки ККТ нужно обратиться в сервисный центр (обычно указан в паспорте ККТ) для получения квалифицированной помощи и консультации по поводу возможности дальнейшего использования ФН. 
Для регистрации ККТ и ФН в первый раз лучше обратиться к специалистам. Возникновение технических проблем в ходе регистрации или введение ошибочных данных может привести к блокировке ФН и необходимости его замены на новый. 

См. также
1С:ИТС — об онлайн кассах
Поломка, блокировка и гарантийное обслуживание фискального накопителя
Замена фискального накопителя
Нормативно-правовая база
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» 
Приказ ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/483@ 
Дата: 10.06.2019