Закон 54-ФЗ и его подзаконные акты претерпевают регулярные изменения. И предприниматели должны их постоянно отслеживать, чтобы не нарушить законодательство и не получить штраф. Одной из непростых процедур для ИП является постановка ККТ на учет. Поэтому сегодня вы узнаете, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой быстро и без ошибок.
Подготовка к регистрации
Если вы решили зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно, то необходимо заранее выполнить следующие действия:
- Получить лично квалифицированную электронную подпись для возможности регистрации онлайн-кассы через сайт.
- Заключить через интернет договор с оператором фискальных данных, так как его реквизиты нужно будет вносить при регистрации ККТ.
- Включить кассовый аппарат, подключить его к компьютеру, смартфону или другому устройству в соответствии с инструкцией. Настройте программное обеспечение, чтобы впоследствии можно было быстро самому зарегистрировать онлайн-кассу.
- Если у вас есть интернет-магазин, предусмотрите его интеграцию с кассовым аппаратом. Например, онлайн-кассу ЕКАМ можно легко настроить на сайте, основанном на платформе InSales. Для этого существует бесплатный специальный модуль.
Платформа InSales легко интегрируется с кассовыми, бухгалтерскими и другими приложениями
Если вы не знаете, как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно, лучше обратиться к сторонней помощи. Так, компания ЕКАМ при продаже своей кассовой техники предлагает клиентам зарегистрировать и настроить технику «под ключ». Особенно удобна эта услуга для владельцев интернет-магазинов, не желающих заниматься настройкой самостоятельно.
Проверка кассового аппарата перед регистрацией
Перед тем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что техника соответствует всем требованиям кассового законодательства.
На сайте производителя АТОЛ всегда есть инструкции ко всей его кассовой технике
Как минимум, предприниматели должны проверить соответствие ККТ следующим условиям:
- онлайн-касса исправна;
- оборудование обеспечивается официальной технической поддержкой производителя, поставщика или ЦТО;
- имеется технический паспорт и эксплуатационная документация;
- на корпус нанесен идентификационный знак установленного ФНС образца;
- марки-пломбы не сорваны;
- на корпусе нанесен знак «Сервисное обслуживание».
Это лишь краткий перечень требований, которые под силу проверить предпринимателю самостоятельно.
Способы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
В 2021 году предприниматели могли зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС двумя путями:
- очное посещение налогового органа;
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
Конечно же, проще всего пройти регистрацию за полчаса через интернет. Но при отсутствии подключения в сети, особенно в сельских местностях, придется посещать орган ФНС лично.
Пошаговая инструкция регистрации ККТ на сайте налоговой
Давайте разберем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой пошагово.
Шаг 1. Регистрация ИП на сайте налоговой службы
Если вы никогда не заходили в личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.gov.ru, придется зарегистрироваться. Это делается тремя способами:
- Используя логин и пароль регистрационной карты. Её можно получить при физическом посещении территориального органа ФНС с документом, удостоверяющим личность.
- При помощи квалифицированной электронной подписи.
- Используя учетную запись Госуслуг. При этом войти в личный кабинет смогут только те, кто хотя бы единожды посещал центр Единой системы идентификации и аутентификации лично.
Памятка о видах ЭЦП
При отсутствии КЭП или учетки на госуслугах позаботиться о возможности зайти в ЛК ФНС следует заранее.
Шаг 2. Подача заявления на регистрацию в ФНС
Рассмотрим пошаговые действия в личном кабинете налогоплательщика, которые необходимы для первичной регистрации онлайн-кассы:
1. Выбираем пункт меню «Учет ККТ».
Платформа InSales легко интегрируется с кассовыми, бухгалтерскими и другими приложениями
Если вы не знаете, как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно, лучше обратиться к сторонней помощи. Так, компания ЕКАМ при продаже своей кассовой техники предлагает клиентам зарегистрировать и настроить технику «под ключ». Особенно удобна эта услуга для владельцев интернет-магазинов, не желающих заниматься настройкой самостоятельно.
Проверка кассового аппарата перед регистрацией
Перед тем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что техника соответствует всем требованиям кассового законодательства.
На сайте производителя АТОЛ всегда есть инструкции ко всей его кассовой технике
Как минимум, предприниматели должны проверить соответствие ККТ следующим условиям:
- онлайн-касса исправна;
- оборудование обеспечивается официальной технической поддержкой производителя, поставщика или ЦТО;
- имеется технический паспорт и эксплуатационная документация;
- на корпус нанесен идентификационный знак установленного ФНС образца;
- марки-пломбы не сорваны;
- на корпусе нанесен знак «Сервисное обслуживание».
Это лишь краткий перечень требований, которые под силу проверить предпринимателю самостоятельно.
Способы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
В 2021 году предприниматели могли зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС двумя путями:
- очное посещение налогового органа;
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
Конечно же, проще всего пройти регистрацию за полчаса через интернет. Но при отсутствии подключения в сети, особенно в сельских местностях, придется посещать орган ФНС лично.
Пошаговая инструкция регистрации ККТ на сайте налоговой
Давайте разберем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой пошагово.
Шаг 1. Регистрация ИП на сайте налоговой службы
Если вы никогда не заходили в личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.gov.ru, придется зарегистрироваться. Это делается тремя способами:
- Используя логин и пароль регистрационной карты. Её можно получить при физическом посещении территориального органа ФНС с документом, удостоверяющим личность.
- При помощи квалифицированной электронной подписи.
- Используя учетную запись Госуслуг. При этом войти в личный кабинет смогут только те, кто хотя бы единожды посещал центр Единой системы идентификации и аутентификации лично.
Памятка о видах ЭЦП
При отсутствии КЭП или учетки на госуслугах позаботиться о возможности зайти в ЛК ФНС следует заранее.
Шаг 2. Подача заявления на регистрацию в ФНС
Рассмотрим пошаговые действия в личном кабинете налогоплательщика, которые необходимы для первичной регистрации онлайн-кассы:
1. Выбираем пункт меню «Учет ККТ».
2. Нажимаем синюю кнопку «Зарегистрировать ККТ» и далее выбираем «Заполнить параметры заявления вручную».
3. Перед нами открывается страница с электронной формой заявления, поля которого необходимо внимательно заполнить.
Адрес установки ККТ выбирается из исчерпывающего перечня, поэтому он обязательно должен быть в реестре ФИАС и совпадать с местом ведения предпринимательской деятельности. Если адреса нет, выход только один – обратиться в местную администрацию, чтобы они внесли его в федеральную информационную адресную систему.
Также это поле может меняться, при выборе специфического вида деятельности ниже кнопки «Выбрать модель ККТ».
Наименование места установки указывается произвольно. Это может быть название ТРЦ, номер автомобиля (при оказании услуг такси), название вашего собственного магазина или что-то другое, позволяющие идентифицировать торговую точку.
Модель ККТ выбирается из исчерпывающего списка. Заметьте, что в перечень входят только разрешенные на момент регистрации кассовые аппараты из госреестра. Если вы купили ККТ год назад, а зарегистрировать решили только сейчас, то этой модели может и не быть в списке. Выход только один – купить новую онлайн-кассу.
Рядом с полем ввода наименования модели нужно ввести серийный номер аппарата. Он обычно указывается на корпусе техники и в документации.
После ввода названия ККТ появляется поле выбора фискального накопителя и его заводского (серийного) номера. Заполняем их.
Следует заметить, что все наименования и серийные номера кассовой техники и фискальных накопителей есть в базе налоговой и проверяются при вводе. Поэтому внимательно вводите данные, а в случае получения ошибки – перепроверяйте их.
Следующим действием при заполнении заявления является указание, занимается ли предприниматель каким-либо специфическим видом деятельности из указанного списка. Если да – ставим галочку напротив соответствующего пункта, если нет – ничего не делаем.
В поле «Оператор фискальных данных» выбираем компанию ОФД, с которой заранее подписали договор. Значение «ИНН ОФД» заполняется автоматом.
Заявление со всеми заполненными полями выглядит так.
После заполнения всех полей жмем «Подписать и отправить», подписываем заявление цифровой подписью и ожидаем от налоговой инспекции ответа. После обработки заявки зарегистрированная ККТ появится в списке.
В итоге онлайн-кассе будет присвоен регистрационный номер, который пригодится нам в последующем.
Шаг 3. Фискализация и настройка кассового аппарата
После получения регистрационного номера приступаем к фискализации и настройке кассового аппарата. Конечной целью это шага является предоставление ККТ возможности взаимодействовать с ОФД и ФНС от имени предпринимателя.
Процедура настройки онлайн-кассы отличается у разных производителей и даже моделей. Подробно алгоритмы описаны в соответствующих инструкциях к оборудованию. Мы же рассмотрим настройку ККТ на примере одного из наиболее популярных производителей – АТОЛ:
1. Подключаем онлайн-кассу к компьютеру с установленным ПО и запускаем программу установки. Обязательно нужен доступ к интернету. Аппарат должен определиться автоматически. Нажимаем «Далее», вводим время и выбираем «Зарегистрировать».
2. Заполняем в соответствующих окнах регистрационные данные об ИП или юрлице, операторе фискальных данных, кассовом аппарате, системе налогообложения.
Наименование юрлица или ИП указывается полностью в соответствии с единым реестром субъектов малого и среднего предпринимательства. При несовпадении возможны штрафы из-за неверно указанных данных в чеке.
Версию ФФД выбираем 1.2. Фискальные накопители с другими форматами продавать уже запрещено.
Особенно внимательно проверяйте свой номер налогоплательщика. Если он будет введен неправильно – придется потратить несколько тысяч рублей на новый фискальный накопитель.
3. Проверяем введенные данные и нажимаем «Выполнить». После этого онлайн-касса связывается с ОФД, проверяет правильность введенных данных и формирует «Отчет о регистрации». Его желательно распечатать и сохранить.
После этого кассовый аппарат готов к работе, но процесс регистрации ещё не окончен.
Шаг 4. Регистрация онлайн-кассы в ОФД
На этом этапе необходимо зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым подписан договор.
Затем находим в меню пункт о подключении ККТ и вводим необходимые данные из полученного ранее отчета о регистрации. Приведем пример регистрационной формы с сайта одного из популярных ОФД.
После завершения регистрации онлайн-кассы на сайте ОФД, данные чека смогут перенаправляться в ФНС.
Шаг 5. Завершение регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой
Процедура пошаговой регистрации онлайн-кассы в налоговой подходит к своему завершению.
На последнем этапе нужно выполнить следующие действия:
1. Повторно зайти в личный кабинет ФНС.
2. Перейти в раздел сайта «Учет ККТ».
3. Открыть карточку зарегистрированного кассового аппарата.
4. Нажать «Завершить регистрацию».
5. Ввести реквизиты отчета о регистрации ККТ.
6. Кликнуть «Подписать и отправить».
После обработки заявки в меню «Информация о направленных в налоговый орган документах» сформируется регистрационная карточка ККТ, которую следует сохранить в цифровом или распечатанном виде. До получения этого документа пробивать чеки на кассе запрещено.
Как зарегистрировать онлайн кассу в территориальном органе ФНС?
Законодательство разрешает регистрировать кассы не только онлайн, но и при личном посещении налогового органа. Причем можно обратиться в любое отделение ФНС, независимо от места жительства и адреса ведения деятельности.
Для регистрации понадобится взять бланк КНД-1110061 и заполнить его. После получения бумажного заявления налоговый орган зарегистрирует кассовый аппарат в течение 5 рабочих дней.
Узнать о завершении процедуры и получить регистрационную карточку онлайн-кассы можно или при посещении ФНС, или открыв соответствующий раздел личного кабинета налогоплательщика.
Перерегистрация онлайн-кассы
В каком случае может потребоваться перерегистрация кассового аппарата? Ответ довольно прост: при любом изменении данных, указанных в регистрационной карточке: адреса проживания ИП, номера фискального накопителя при его замене, места ведения деятельности, гарантийной замене ККТ и так далее.
Рассмотрим два принципиальных варианта перерегистрации онлайн-кассы: с заменой фискального накопителя и без.
С заменой фискального накопителя
Процедура перерегистрации кассовой техники с заменой ФН следующая:
1. Согласно инструкции к кассовому аппарату, формируем на нем «Отчет о закрытии фискального накопителя».
2. Заходим в раздел учета ККТ в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru.
3. Перед нами открывается страница с электронной формой заявления, поля которого необходимо внимательно заполнить.
Адрес установки ККТ выбирается из исчерпывающего перечня, поэтому он обязательно должен быть в реестре ФИАС и совпадать с местом ведения предпринимательской деятельности. Если адреса нет, выход только один – обратиться в местную администрацию, чтобы они внесли его в федеральную информационную адресную систему.
Также это поле может меняться, при выборе специфического вида деятельности ниже кнопки «Выбрать модель ККТ».
Наименование места установки указывается произвольно. Это может быть название ТРЦ, номер автомобиля (при оказании услуг такси), название вашего собственного магазина или что-то другое, позволяющие идентифицировать торговую точку.
Модель ККТ выбирается из исчерпывающего списка. Заметьте, что в перечень входят только разрешенные на момент регистрации кассовые аппараты из госреестра. Если вы купили ККТ год назад, а зарегистрировать решили только сейчас, то этой модели может и не быть в списке. Выход только один – купить новую онлайн-кассу.
Рядом с полем ввода наименования модели нужно ввести серийный номер аппарата. Он обычно указывается на корпусе техники и в документации.
После ввода названия ККТ появляется поле выбора фискального накопителя и его заводского (серийного) номера. Заполняем их.
Следует заметить, что все наименования и серийные номера кассовой техники и фискальных накопителей есть в базе налоговой и проверяются при вводе. Поэтому внимательно вводите данные, а в случае получения ошибки – перепроверяйте их.
Следующим действием при заполнении заявления является указание, занимается ли предприниматель каким-либо специфическим видом деятельности из указанного списка. Если да – ставим галочку напротив соответствующего пункта, если нет – ничего не делаем.
В поле «Оператор фискальных данных» выбираем компанию ОФД, с которой заранее подписали договор. Значение «ИНН ОФД» заполняется автоматом.
Заявление со всеми заполненными полями выглядит так.
После заполнения всех полей жмем «Подписать и отправить», подписываем заявление цифровой подписью и ожидаем от налоговой инспекции ответа. После обработки заявки зарегистрированная ККТ появится в списке.
В итоге онлайн-кассе будет присвоен регистрационный номер, который пригодится нам в последующем.
Шаг 3. Фискализация и настройка кассового аппарата
После получения регистрационного номера приступаем к фискализации и настройке кассового аппарата. Конечной целью это шага является предоставление ККТ возможности взаимодействовать с ОФД и ФНС от имени предпринимателя.
Процедура настройки онлайн-кассы отличается у разных производителей и даже моделей. Подробно алгоритмы описаны в соответствующих инструкциях к оборудованию. Мы же рассмотрим настройку ККТ на примере одного из наиболее популярных производителей – АТОЛ:
1. Подключаем онлайн-кассу к компьютеру с установленным ПО и запускаем программу установки. Обязательно нужен доступ к интернету. Аппарат должен определиться автоматически. Нажимаем «Далее», вводим время и выбираем «Зарегистрировать».
2. Заполняем в соответствующих окнах регистрационные данные об ИП или юрлице, операторе фискальных данных, кассовом аппарате, системе налогообложения.
Наименование юрлица или ИП указывается полностью в соответствии с единым реестром субъектов малого и среднего предпринимательства. При несовпадении возможны штрафы из-за неверно указанных данных в чеке.
Версию ФФД выбираем 1.2. Фискальные накопители с другими форматами продавать уже запрещено.
Особенно внимательно проверяйте свой номер налогоплательщика. Если он будет введен неправильно – придется потратить несколько тысяч рублей на новый фискальный накопитель.
3. Проверяем введенные данные и нажимаем «Выполнить». После этого онлайн-касса связывается с ОФД, проверяет правильность введенных данных и формирует «Отчет о регистрации». Его желательно распечатать и сохранить.
После этого кассовый аппарат готов к работе, но процесс регистрации ещё не окончен.
Шаг 4. Регистрация онлайн-кассы в ОФД
На этом этапе необходимо зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым подписан договор.
Затем находим в меню пункт о подключении ККТ и вводим необходимые данные из полученного ранее отчета о регистрации. Приведем пример регистрационной формы с сайта одного из популярных ОФД.
После завершения регистрации онлайн-кассы на сайте ОФД, данные чека смогут перенаправляться в ФНС.
Шаг 5. Завершение регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой
Процедура пошаговой регистрации онлайн-кассы в налоговой подходит к своему завершению.
На последнем этапе нужно выполнить следующие действия:
1. Повторно зайти в личный кабинет ФНС.
2. Перейти в раздел сайта «Учет ККТ».
3. Открыть карточку зарегистрированного кассового аппарата.
4. Нажать «Завершить регистрацию».
5. Ввести реквизиты отчета о регистрации ККТ.
6. Кликнуть «Подписать и отправить».
После обработки заявки в меню «Информация о направленных в налоговый орган документах» сформируется регистрационная карточка ККТ, которую следует сохранить в цифровом или распечатанном виде. До получения этого документа пробивать чеки на кассе запрещено.
Как зарегистрировать онлайн кассу в территориальном органе ФНС?
Законодательство разрешает регистрировать кассы не только онлайн, но и при личном посещении налогового органа. Причем можно обратиться в любое отделение ФНС, независимо от места жительства и адреса ведения деятельности.
Для регистрации понадобится взять бланк КНД-1110061 и заполнить его. После получения бумажного заявления налоговый орган зарегистрирует кассовый аппарат в течение 5 рабочих дней.
Узнать о завершении процедуры и получить регистрационную карточку онлайн-кассы можно или при посещении ФНС, или открыв соответствующий раздел личного кабинета налогоплательщика.
Перерегистрация онлайн-кассы
В каком случае может потребоваться перерегистрация кассового аппарата? Ответ довольно прост: при любом изменении данных, указанных в регистрационной карточке: адреса проживания ИП, номера фискального накопителя при его замене, места ведения деятельности, гарантийной замене ККТ и так далее.
Рассмотрим два принципиальных варианта перерегистрации онлайн-кассы: с заменой фискального накопителя и без.
С заменой фискального накопителя
Процедура перерегистрации кассовой техники с заменой ФН следующая:
1. Согласно инструкции к кассовому аппарату, формируем на нем «Отчет о закрытии фискального накопителя».
2. Заходим в раздел учета ККТ в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru.
3. Нажимаем на регистрационный номер онлайн-кассы и далее выбираем «Перерегистрировать». Откроется форма заявления на перерегистрацию.
4. Выбираем причину перерегистрации.
5. Указываем данные из сформированного отчета о закрытии ФН.
6. Меняем фискальный накопитель и формируем на кассовом аппарате «Отчет об изменении параметров регистрации ФН».
7. Вводим сведения из отчета об изменении параметров в форму на сайте ФНС. Затем указываем модель нового ФН и его серийный номер.
8. Кликаем «Подписать и отправить».
После обработки заявки статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована».
Без замены фискального накопителя
В зависимости от причины перерегистрации, необходимые действия на сайте ФНС могут незначительно отличаться. В качестве примера рассмотрим, что нужно сделать при смене ОФД.
Первые три шага соответствуют описанным выше при перерегистрации кассы со сменой ФН.
Последующие действия такие:
1. Формируем на кассовом аппарате «Отчет об изменении параметров регистрации ФН».
2. Выбираем причину перерегистрации – смена ОФД.
3. Выбираем новый ОФД.
4. Выбираем причину перерегистрации.
5. Указываем данные из сформированного отчета о закрытии ФН.
6. Меняем фискальный накопитель и формируем на кассовом аппарате «Отчет об изменении параметров регистрации ФН».
7. Вводим сведения из отчета об изменении параметров в форму на сайте ФНС. Затем указываем модель нового ФН и его серийный номер.
8. Кликаем «Подписать и отправить».
После обработки заявки статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована».
Без замены фискального накопителя
В зависимости от причины перерегистрации, необходимые действия на сайте ФНС могут незначительно отличаться. В качестве примера рассмотрим, что нужно сделать при смене ОФД.
Первые три шага соответствуют описанным выше при перерегистрации кассы со сменой ФН.
Последующие действия такие:
1. Формируем на кассовом аппарате «Отчет об изменении параметров регистрации ФН».
2. Выбираем причину перерегистрации – смена ОФД.
3. Выбираем новый ОФД.
4. Нажимаем «Подписать и отправить».
После обработки заявки статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована».
Важный момент: любой кассовый аппарат не позволит сделать более 12 перерегистраций подряд без смены ФН. Поэтому внимательно вводите данные, чтобы исключить ошибки. После 12 перерегистрации придется потратиться и заменить фискальный накопитель.
Что изменится в 2022 году?
Приказом от 19.07.2021 № ЕД-7-20/673@ налоговая служба утвердила новые регламентные процедуры предоставления бизнесом информации в электронной форме в ФНС через ЛК налогоплательщика. При этом у предпринимателей забрали возможность передавать сведения в бумажном виде. Приказ вступит в силу с 1 марта 2022 года.
В то же время, законом 54-ФЗ предусмотрено, что заявления о регистрации ККТ можно подавать на бумажном носителе. Поэтому стоит дождаться официальных разъяснений ФНС по этой законодательной коллизии.
При возникновении любых сложностей с регистрацией кассы, обращайтесь в компанию ЕКАМ, специалисты которой всегда готовы помочь и провести все процедуры вместо вас.
Если использование онлайн-кассы при ведении деятельности предусмотрено законодательством, то кассу перед работой необходимо зарегистрировать в налоговой. Это правило касается всех и закреплено в ст. 1.1 закона № 54-ФЗ. Без регистрации использование кассы невозможно.
Экосистема Такском — настрой свой бизнес, чтобы он работал! Необходимые сервисы в одном месте: документооборот, электронная отчетность и полный комплекс услуг при работе с онлайн-кассами.
Регистрация ККТ в ФНС возможна тремя способами:
- личный кабинет на сайте налоговой;
- самостоятельное посещение отделения налоговой инспекции;
- личный кабинет оператора фискальных данных.
Перед непосредственной регистрации нужно выполнить подготовительные действия — рассмотрим все этапы регистрации по порядку.
Приобретение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
КЭП необходима для электронной регистрации кассы. При подаче заявления на регистрацию ККТ в бумажном виде КЭП не нужна.
Если уже имеется подпись, например, с помощью которой сдавали отчетность в контролирующие органы — можно использовать ее. КЭП позволит обмениваться документами с налоговыми инспекторами во время процедуры регистрации и в процессе работы.
Заключение договора с оператором фискальных данных
Через оператора фискальных данных (ОФД) происходит передача информации в налоговую инспекцию, поэтому заключать договор необходимо всем. Исключением являются только предприятия, находящиеся в местах без доступа к сети интернет, т. е. кассовый аппарат в этом случае будет работать в автономном режиме. Для того чтобы работать автономно, место деятельности должно быть включено в список удаленных от сетей связи — его составляют региональные власти. Данное правило закреплено в п. 7 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Дарим 7 дополнительных дней к любому договору ОФД: пользуйтесь передачей данных на неделю больше на всех тарифах. Выбрать тариф в Такском.
Подача заявления в ФНС для регистрации кассы
Мы уже ранее отметили, что подать заявление в налоговую можно тремя способами, но у тех, кто внимательно следит за нововведениями в законодательстве, может возникнуть вопрос: «Сохранилась ли возможность подавать заявление на бумажном носителе?»
Этот вопрос возникает из-за приказа ФНС № ЕД-7-20/673@ от 19.07.2021, который вступил в силу 01.03.2022. В нем говорится только об электронном порядке подачи сведений в налоговую через кабинет ККТ. Про документооборот в бумажном виде ничего не сказано.
Возможность документооборота с налоговой на бумажных носителях при регистрации/перерегистрации онлайн-кассы закреплена в Федеральном законе № 54-ФЗ о порядке применения контрольно-кассовой техники. Это основной закон, поэтому можно следовать его пунктам, которые разрешают подачу заявления на бумаге.
Регистрация онлайн-кассы через личный визит в налоговую инспекцию
В этом случае оформление КЭП не требуется.
Для подачи заявления в налоговую на бумаге необходимо взять с собой в ФНС:
- паспорт ККТ;
- паспорт ФН;
- договор с ОФД.
После подачи заявления в бумажном виде, на точке расположения кассы необходимо провести фискализацию с формированием отчета о регистрации ККТ. Инструкцию по фискализации кассы можно найти в ее паспорте или на сайте производителя. Данный документ необходимо снова в бумажном виде отнести в отделение ФНС, а после получить карточку регистрации ККТ.
Теперь рассмотрим электронные способы подачи заявления на регистрацию.
Регистрация онлайн-кассы через сайт налоговой инспекции
Для регистрации онлайн-кассы через сайт ФНС необходимо пройти несколько шагов:
- Создать личный кабинет индивидуального предпринимателя или юридического лица (если ранее этого не было сделано).
- В личном кабинете найти раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и «Зарегистрировать ККТ».
- Внести параметры заявления. Нужно иметь под рукой следующую информацию:
- фактическое место установки кассы — делается выбор из предложенного списка Федеральной информационной адресной системы (ФИАС);
- наименование предприятия, где устанавливается онлайн-касса;
- модель аппарата;
- заводские номера ККТ и ФН (из паспортов устройств).
При указании номеров система автоматически проверяет, зарегистрирована ли онлайн-касса, на какую организацию и входит ли фискальный накопитель в реестр налоговой. При успешном прохождении проверки можно переходить к следующему шагу.
Эти действия можно произвести заранее на сайте ФНС:
- проверка ККТ по ссылке;
- проверка ФН в реестре на сайте nalog.ru.
Случаются ситуации, когда в списке адресов ФИАС нет нужного, поэтому следует проверить наличие адреса на сайте заранее. При наличии хотя бы нужной улицы препятствий для регистрации ККТ нет.
Если улицы нет на сайте ФИАС, то необходимо собрать пакет правоустанавливающих документов на точку, на которой будет производиться деятельность, и подать заявление о включение помещения в адресный справочник в администрацию района.
- Указать особые параметры, которые характеризуют ведение деятельности. Например, при работе в автономном режиме отмечается пункт «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».
- Внести данные ОФД — договор заключен ранее, поэтому на этом этапе только выбор из предложенного списка вашего оператора.
- Подписать заявление и отправить в налоговую.
Покупка онлайн-кассы и фискального накопителя, заключение договора ОФД, оформление ЭП — все услуги в одном месте. Такском экономит ваше время!
Проведение фискализации
На этом этапе вводятся данные регистрации онлайн-кассы, формируется отчет и передается в ФНС.
Данные, которые необходимо ввести в ККТ:
- регистрационный номер ККТ (появится в отдельном окошке личного кабинета после успешной проверки заявления на регистрацию);
- ИНН организации, на которую оформлена ККТ;
- сведения об ОФД.
На этом этапе нужно особенно внимательно проверять введенные номера, т. к. ошибка даже в одной цифре приводит к тому, что ФН становится недействительным. Скорректировать цифры нельзя, необходимо будет приобретать новый фискальный накопитель.
Далее с кассы распечатывается отчет о регистрации аппарата, в котором указаны параметры фискализации. Они вводятся на сайте ФНС в личном кабинете в окошко «Отчет о регистрации ККТ» вместе с номером и датой фискального документа. После снова отчет подписывается КЭП и отправляется.
Отчет о регистрации ККТ — это традиционный фискальный документ (чек), на котором сверху пробито название документа.
Для фискализации определены сроки:
- Провести фискализацию необходимо не позднее следующего рабочего дня после отправления заявления на регистрацию кассы.
- Отправить отчет о регистрации ККТ а налоговую нужно не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера кассы в личном кабинете ФНС.
При несоблюдении сроков пользоваться ФН нельзя. Иногда есть возможность обнулить его в сервисном центре и заново зарегистрировать.
Гарантией успешного прохождения фискализации является карточка регистрации ККТ в личном кабинете ФНС, которая подписана усиленной подписью ФНС.
Технически можно формировать чеки на онлайн-кассе еще до получения карточки регистрации, но не рекомендуем работать до полного завершения процедуры. Если регистрация кассой пройдена не будет, а на кассе появится фискальный документ, который не будет передан в ФНС (это невозможно сделать до регистрации), то через 30 календарных дней произойдет блокировка кассы.
Введение данных о регистрации в личном кабинете ОФД
Там снова указываются параметры из отчета о регистрации кассы. С этого момента работа на онлайн-кассе разрешена.
Регистрация онлайн-кассы через личный кабинет ОФД
Порядок действий в этом случае аналогичен шагам при регистрации ККТ через личный кабинет ФНС (особенности регистрации кассы и нужные разделы можно уточнить непосредственно у оператора фискальных данных).
Отличием регистрации является то, что отдельно не нужно заводить данные отчета о регистрации кассы в личный кабинет ОФД — они загрузятся автоматически. Это сокращает время на регистрацию и позволяет избежать дополнительных ошибок.
В качестве заключения еще раз напомним о том, что все данные, вводимые при регистрации, необходимо внимательно перепроверять, чтобы избежать ошибок при регистрации и возможных необратимых последствий (блокировка ФН, например).
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Федеральный закон № 54-ФЗ обязывает все организации и ИП использовать онлайн-кассу для расчётов с покупателями, кроме некоторых категорий:
- предприниматели на налоговом режиме НПД (самозанятые);
- предприниматели на патентной системе;
- кредитные организации;
- розничная торговля в киосках мороженым, розливом кваса или молока, сезонными овощами
и другие (полный список в п.2 статьи 2 закона № 54-ФЗ).
Для соблюдения законодательства предприниматели должны поставить всю ККТ (контрольно-кассовую технику) на учёт ФНС, чтобы контролирующий орган мог отслеживать проведение платёжных операций по каждой кассе в режиме реального времени. Если не зарегистрировать ККТ в налоговой, то деятельность будет считаться незаконной, предпринимателя привлекут к административной ответственности по части 4 статьи 14.5 Кодекса РФ. В статье подробно расскажем, как правильно и без ошибок зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
Подготовка к регистрации
Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный ФНС. Купить и установить в кассу фискальный накопитель (ФН) — чип, который хранит всю информацию по кассе, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Чеки, распечатанные без ФН, считаются недействительными. На сайте налоговой службы имеется реестр фискальных накопителей, которые можно использовать.
Подробнее о том, как выбрать кассовую технику, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс, сроках фискальных накопителей и на что нужно обратить внимание при покупке.
Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют по каждой модели, помогут с установкой.
После выбора и покупки кассовой техники нужно подключить кассовый аппарат к компьютеру, настроить программное обеспечение и подключение к интернету. Затем заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на передачу данных о платёжных операциях с кассы в налоговую службу через интернет. Это необходимо для отслеживания дохода организаций, чтобы контролировать проведение расчётов, пресекать проведение денежных средств мимо кассы.
ОФД — это компания-посредник между владельцем онлайн-кассы и ФНС, у которой имеется разрешение от налоговой на хранение и передачу фискальных данных (чеки, отчёты с касс). Список аккредитованных операторов размещён на сайте налоговой.
Узнать про ОФД, для чего нужен и преимущества работы с ним можно в нашей статье.
Все владельцы онлайн-касс обязаны заключить договор с ОФД на передачу данных, за исключением тех, что находятся в населённых пунктах, которые освободили от этой обязанности из-за проблем с подключением к интернету. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 постановил в таких случаях использовать ККТ автономно, без услуг оператора.
Для заключения договора с ОФД и регистрации касс онлайн в ФНС потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужна для заверения электронных документов и придания им юридической значимости. УКЭП является аналогом собственноручной подписи, подтверждает личность подписавшего. После подписания электронной подписью договор нельзя будет редактировать и что-то исправлять, она защищает документ от изменений после заверения.
Прочитать об УКЭП, её разновидностях, где используется и как сделать, можно в статье. С 1 января 2022 года изменились правила выдачи УКЭП. Теперь подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. А подпись физлица выдают в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Получить квалифицированную электронную подпись для возможности регистрации и заключения договоров онлайн можно в УЦ «Калуга Астрал». Мы поможем с выпуском УКЭП для юрлица и ИП с помощью услуги Получение КЭП в ФНС под ключ. Для выпуска подписи физлица рекомендуем воспользоваться сервисом Астрал-ЭТ или 1С-ЭТП, если работаете с программой 1С.
Регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция
Процесс регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой занимает немного времени, но требует внимательности. Если допустить ошибки, то они приведут к помехам при применении ККТ и могут даже вывести из строя фискальный накопитель.
Регистрацию проводят в личном кабинете на сайте ФНС , её можно разделить на 6 основных этапов:
- заполнение заявления, подписать его УКЭП;
- проверка данных в ФНС, используя ЕГРЮЛ/ЕГРИП и реестры ККТ и ФН;
- присвоение онлайн-кассе регистрационного номера;
- фискализация техники (ввод данных в ККТ);
- передача параметров фискализации в ФНС;
- проверка параметров и выдача карточки регистрации ККТ с подписью ФНС в электронном виде.
Разберём шаг за шагом, как правильно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
Шаг 1. Подача заявления на сайте ФНС
Для начала нужно зайти в личный кабинет на сайте www.nalog.ru, выбрать раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Откроется новая страница, где нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ», появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную» и вписать в строки недостающие данные. Указать модель кассы, адрес места расположения ККТ, наименование места использования (название торговой точки).
После этого заполнить сведения о ККТ (серия кассы, заводской номер ФН). Эти данные есть в базе ФНС, поэтому сразу после заполнения автоматически запускается проверка на наличие номера в базе, не зарегистрирован ли этот номер на другого пользователя.
Шаг 2. Введение особых параметров применения ККТ
Проверка проходит быстро, и при успешном прохождении сайт перенаправляет на следующий этап регистрации — появляется окошко, где нужно выбрать особые параметры применения ККТ.
Выбираются соответствующие пункты, например, если торговая точка располагается в отдалённой местности и имеются проблемы с интернет-подключением, ставится галочка напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».
Полный перечень таких территорий, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, указан в п.2 № 54-ФЗ. В таких случаях, данные о торговых операциях отправятся в налоговую только при замене фискального накопителя.
Важно! Если сразу не выбрать какой-либо подходящий пункт, то потом уже указать эти данные не получится. Нужно внимательно просматривать особые параметры.
Шаг 3. Выбор ОФД из списка
Далее необходимо выбрать ОФД из представленного списка, с кем уже заключили договор на предоставление услуг. После выбора нажимается кнопка «Подписать и отправить» и анкета отправляется на проверку ФНС. Если ещё не выбрали оператора, то найти его можно в реестре, куда входят аккредитованные ОФД с разрешением от ФНС на обработку данных.
В качестве оператора фискальных данных рекомендуем воспользоваться услугами АО «Калуга Астрал». Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» соответствует всем требованиям, предъявляемым к ОФД, имеет лицензии Роскомнадзора, ФСТЭК и ФСБ. Работает со всеми моделями касс и фискальных накопителей из официального реестра ФНС, использует надёжные серверы для безопасной передачи информации.
Подробнее о том, как заключить договор с «Калуга Астрал» — в статье.
Шаг 4. Введение регистрационного номера
После успешной проверки анкеты появится окошко с регистрационным номером ККТ, который вместе с ИНН вводится в кассовый аппарат. Для этого в настройках нужно зайти в режим администрирования или сервисный режим, в зависимости от модели ККТ. Регистрационный номер 16-значный, первые 10 символов — порядковый номер аппарата, последние 6 — проверочное контрольное число, которое позволяет убедиться, что номер не подделан.
Важно! При внесении цифр нужно быть особенно внимательными. Если допустить ошибку при введении регистрационного номера, то с фискальным накопителем можно попрощаться, так как он будет недействителен.
Шаг 5. Заполнение отчёта о регистрации ККТ
Как только будут введены цифровые параметры регистрации в кассовый аппарат, распечатывается чек, в котором указываются данные фискализации (ФП или ФПД) — фискальный признак документа, число из 10 цифр.
Эти цифры вводятся в окошко «Отчёт о регистрации ККТ…» на сайте ФНС, в строку «Фискальный признак». Далее в этом же окошке в строке «Дата, время получения фискального признака» пишется номер и дата из чека. После заполнения всех строк нажимается кнопка «Подписать и отправить».
Шаг 6. Получение карточки регистрации
При успешном прохождении фискализации пользователь получает карточку регистрации, подписанную УКЭП. Для работы с ККТ будет достаточно иметь эту карточку в электронном виде, чтобы в нужный момент зайти в личный кабинет на сайте ФНС и посмотреть данные.
Важно! До получения карточки нельзя пробивать чеки, потому как регистрация не пройдена, документы не будут переданы в ОФД и ФНС. И по истечении 30 дней касса будет заблокирована, а предпринимателю выпишут штраф.
Срок формирования карточки составляет 10 рабочих дней. Данные из карточки регистрации нужно ввести в личном кабинете сервиса ОФД, чтобы он мог передавать информацию с ККТ в налоговую. И можно начинать работать.
Пользователи «Астрал.ОФД» могут получить регистрационный номер от ФНС через Личный кабинет сервиса с использованием электронной подписи. Комплексный вариант «регистрация кассы в ФНС и ОФД» позволяет сразу зарегистрировать кассы в налоговой и поставить на учёт у оператора. А специалисты компании помогут с настройкой ККТ и ПО.
Для подключения к сервису заполните и мы свяжемся с вами для уточнения деталей.
Частые ошибки при регистрации онлайн-кассы
В основном ошибки случаются из-за невнимательности. Например, неправильно ввели регистрационный номер или ИНН, и начинаются проблемы: расходятся регистрационные данные, сбиваются настройки ККТ, фискальный накопитель становится непригодным для работы. Разберём частые ошибки при регистрации и как их можно исправить.
Расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы
Распространённая ошибка, которая возникает при неверном указании регистрационных данных на сайте ФНС или в самой кассе. Происходит расхождение в сведениях, налоговой будет предоставляться недостоверная информация и это повлечёт за собой нарушение порядка применения ККТ. Отследить расхождения можно по чекам, там могут быть указаны неверные данные (например, неверный адрес местонахождения).
Решение: нужно самостоятельно проверить регистрационные данные, указанные в личном кабинете на сайте налоговой инспекции. В случае несоответствия необходимо перерегистрировать данную кассу путём подачи заявления в налоговую. Сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днём изменения сведений, внесённых в журнал учёта и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверит достоверность вносимых сведений, пользователь получит новую карточку регистрации ККТ.
Неверный ввод регистрационного номера
Здесь ошибка серьёзная и её можно решить только заменой фискального накопителя, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя.
Неправильное указание ОФД
Ошибка нередко возникает, когда в налоговой неверно указан номер договора с ОФД. В этом случае касса будет работать, но порядок применения ККТ будет нарушен, потому как оператор не сможет предоставить данные из чеков. Отследить это можно в личном кабинете сервиса.
Решение: если, несмотря на допущенную ошибку, ККТ была зарегистрирована, то её необходимо перерегистрировать. Для этого нужно подать заявление в ФНС.
Регистрация онлайн-кассы – это один из обязательных пунктов соблюдения кассовой дисциплины для юрлиц и ИП, имеющих наличный денежный оборот. С помощью регистрации онлайн-касс налоговые органы получают возможность контролировать деятельность розничного бизнеса. Процедура имеет ряд особенностей, которым посвящена наша статья.
Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС
Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, регулирующего использование онлайн-касс. Такое устройство:
- подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
- имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
- дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
- обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрихкоде.
Многие современные модели онлайн-касс способны осуществлять расчеты с применением банковских карт — то есть, оснащены эквайринговым модулем. Но если нет, то практически к любой кассе из числа доступных на рынке можно подключить внешний эквайринговый терминал при необходимости.
ВАЖНО! В некоторых случаях ИП освобождены от применения онлайн-касс по закону № 54-ФЗ.
Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Также обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.
Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу, узнайте здесь.
О том, нужна ли ККМ «упрощенцу», читайте в статье «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2022 году?».
Как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно в налоговой пошагово
Для регистрации онлайн-кассы ее пользователь подает заявление либо на бумаге в любую ИФНС региона, либо электронно через кабинет контрольно-кассовой техники. В последнем случае дата подачи этого документа совпадает с датой его размещения в кабинете.
В заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники в т. ч. указываются (п. 2 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- полное название юрлица или Ф. И. О. ИП;
- адрес (для интернет-расчетов — адрес сайта) и то место, где будет использоваться ККТ;
- название модели ККТ и ее заводской номер;
- название модели фискального накопителя и его заводской номер;
- номер применяемого для расчетов автоматического устройства (если оно используется);
- информация о том, будет ли применяться ККТ в режиме, который не предусматривает электронную передачу данных в ИФНС;
- информация об использовании ККТ только для формирования БСО;
- информация о применении ККТ только для интернет-расчетов;
- информация о том, будет ли ККТ применяться для осуществления функций платежного агента или по приему ставок и выдаче выигрышей при ведении деятельности по организации азартных игр;
- сведения о том, применяется ли ККТ при расчетах за маркированные товары.
Полученные в процессе регистрации сведения ИФНС заносит в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Дата оформления карточки считается датой регистрации (п. 7 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Как заполнить бланк заявления о регистрации ККТ
Формы заявления о регистрации, книги учета и карточки регистрации утверждены приказом ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.
Бумажное заявление о регистрации ККТ содержит 10 страниц. Форма его (имеющая номер 1110061) используется не только для регистрации ККТ в налоговой, но и при перерегистрации кассовых устройств. Скачать бланк заявления бесплатно можно, кликнув на картинку ниже:
Бланк заявления о регистрации ККТ
Скачать
Заполнение бланка заявления будет проще, если у вас есть образец с комментариями от экспертов. Скачать такой можно в «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ к системе.
Кто выдает образец карточки на регистрацию контрольно-кассовой техники
До получения карточки регистрации ККТ вам необходимо:
- получить регистрационный номер ККТ. Его присваивает ИФНС и не позже одного рабочего дня, следующего за днем подачи заявления, передает пользователю;
- сформировать и направить в налоговую отчет о регистрации ККТ.
ВАЖНО! Рекомендации от «КонсультантПлюс»
После получения регистрационного номера вы обязаны сформировать отчет о регистрации ККТ. Сделать это необходимо не позднее чем на следующий день после его получения. Для формирования отчета запишите в фискальный накопитель следующие сведения…
Посмотреть порядок действий полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Карточка регистрации онлайн-кассы направляется пользователю ККТ налоговой инспекцией в течение 10 рабочих дней (пп. 7 и 11 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) со дня подачи заявления на регистрацию. Направляется она в электронном виде через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных и существует как электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. При необходимости пользователь, имеющий электронный вариант карточки, может получить ее в ИФНС на бумажном носителе (п. 12 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
ВАЖНО! ФНС может назначить проверку пользователя ККТ без предупреждения.
Внесение изменений в карточку регистрации ККТ осуществляется не только при изменении параметров, указанных при регистрации, но и при замене фискального накопителя.
Итоги
Для регистрации ККТ пользователь может подать в налоговую заявление по установленной форме на бумаге. Скачать бланк можно в нашей статье. Но удобнее пройти процедуру регистрации электронно через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС.