Руководитель административной службы должностная инструкция

Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.

Прочитав эту статью, вы узнаете подробнее про должность административный директор — должностные обязанности этого сотрудника.

Директор по административным вопросам  является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.

Общие сведения

Вводная

Обычно этот человек является заместителем директора по административно-хозяйственной работе. Но довольно часто к его сфере действия относятся и следующее:

— секретариат;

— канцелярия;

— IT-подразделение;

— архивы и так далее.

Область работы административного директора

В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:

— корпорационная этика;

— техника безопасности;

— вопросы дисциплины труда.

Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.

ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.

Подробности составления документа

С чего начать?

План должностной инструкции

Строго определенного образца должностной инструкции просто не существует. Но, как и все другие, должностная инструкция административного директора в обязательном порядке должна включать в себя такие разделы, как:

— общие положения;

— основные рабочие задачи;

— функциональные обязанности сотрудника;

— права работника;

— ответственность должностного лица.

Общие положения

Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:

— полное название должности, то есть административный директор;

— описание должности и определение подчинённости. Административный директор подчиняется генеральному, а в подчинении у него могут быть более мелкие отделы и их начальники;

— условия приема и увольнения сотрудника, соответствующие действующему законодательству. Обычно прием и увольнение административного директора совершаются согласно приказу генерального директора предприятия;

— указание лица, замещающего административного директора во время его отсутствия на рабочем месте.

Обзор скиллов

Требования к соискателю на данную должность

Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.

Необходимые знания и умения должностного лица

Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:

1. Список знаний, которыми нужно обладать назначенному лицу. Сюда относят ТК РФ, порядок ведения отчётности и так далее.
2. Список нормативных актов для того, чтобы административный директор руководствовался ими в своей работе. Сюда относят российские законы, локальные акты и распоряжения руководства компании, правила внутреннего распорядка и так далее.

Основные функции административного директора

Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:

1. Осуществление контроля за работой структурных подразделений компаний, подчиняющихся ему.
2. Работа с административной и хозяйственной документацией разнообразного характера.
3. Осуществление поиска производственных и служебных помещений для работы предприятия.
4. Обеспечение работников компании нужными им канцелярскими предметами, мебелью, канцелярией и так далее.
5. Осуществление подбора персонала на вакантные должности в отделы, подведомственные ему.
6. Принятие решений по поощрению или наказанию отличившихся сотрудников.

Функциональные обязанности административного директора — первая версия

Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.

СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.

Первый вариант:

1. Ведение графика отпусков.
2. Ведение табельного учёта.
3. Осуществление контроля за рабочей дисциплиной на предприятии.
4. Доведение до сведения рядовых сотрудников всех распоряжений руководящего состава компании.
5. Осуществление контроля за своевременным исполнением сотрудниками распоряжений руководства.
6. Налаживание общения с контрагентами, партнёрами, госструктурами. Требование у них документов, принятие участия в обсуждении, решение различных вопросов, которые не требуют присутствия вышестоящих руководителей.
7. Организация корпоративов.
8. Обеспечение контроля за сохранением собственности компании.
9. Приведение в действие мер, которые способствуют недопущению и устранению конфликтов между сотрудниками.
10. Организация уборки производственных, служебных помещений, близлежащей территории.
11. Обеспечение работников компании нужными им для работы офисными принадлежностями, оборудованием, производственными принадлежностями, техникой и так далее.
12. Осуществление первичного инструктажа по технике безопасности, охране труда, противопожарным предписаниям с вновь принятыми сотрудниками.
13. Контроль за вкладом сотрудников в развитие компании, оценка их деятельности и принятие решений об их поощрении.
    14. Принятие участия в решении вопросов нарушения трудовой дисциплины, предложения о дисциплинарном взыскании, озвученными перед вышестоящим руководством.

Вторая версия

1. Осуществлять общее управление работой компании с административной стороны.
2. Ведение деятельности по документационному обеспечению предприятия, то есть постановка документооборота.
3. Формирование административного бюджета.
4. Осуществление контроля за деятельностью АХО — секретариатом, канцелярией.
5. Принятие участие в подборе сотрудников для работы в административном подразделении.
6. Осуществление контроля за соблюдением сотрудниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарным правилам.
7. Контроль за работой внутренних структур общения — правил коммуникаций между отделениями, работниками, структурными единицами.
8. Постановка и совершенствование бизнес-процессов.
9. Принятие участия в разработке служебных стандартов, регламентов, осуществление контроля за их выполнением.
10. Управление закупками, а именно оборудованием, офисной мебели, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами.
11. Сотрудничество с компаниями, партнёрами, которые обеспечивают работу вашего предприятия, проведение тендеров.

Третья версия

1. Осуществление контроля за своевременным и полным выполнением своих обязанностей управляющих компаний, арендодателей служебных помещений.
2. Руководство, планирование и мониторинг работы сотрудников АХО и фирм-подрядчиков, оказывающих услуги предприятию, например, снабжение электричеством, водой, клининг и так далее.
3. Обеспечение безостановочной работы предприятия.
4. Организация рабочих мест для новых сотрудников.
5. Организации перестройки, ремонта помещений предприятия. Взаимодействие м управляющими компаниями, арендодателем и так далее.
6. Обеспечение предприятия новым оборудованием, техникой, мебелью, расходными материалами.
7. Поиск и ведение тендеров.
8. Сопровождение договоров с поставщиками и подрядчиками.
9. Финансирование административных проектов, оплата счетов.
10. Документооборот с партнёрами, подрядчиками, арендодателем.
11. Организация доставки документов, перевозки сотрудников.
12. Организация рабочих мест.

Права административного директора

В должностной инструкции специалиста должна быть гарантия исполнения его служебных полномочий. Обычно к правам этого специалиста относят:

— принятие нужных действий для недопущения или устранения конфликтов;

— написание распоряжений для подчиняемых ему сотрудников;

— предлагать руководству принимать новых работников, накладывать на сотрудников дисциплинарные взыскания, освобождать их от рабочих обязанностей;

— заключение договоров с контрагентами и партнёрами на закупку необходимых материалов и оборудования, проведение для этого банковских операций;

— ведение переговоров в рамках своих полномочий от лица всей фирмы.

СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.

Ответственность административного директора

Этот раздел должностной инструкции описывает привлечение директора к административной ответственности должностного лица, а также уголовной и дисциплинарной. Чаще всего в этом разделе приводится следующая информация:

• — дисциплинарная ответственность за неисполнение приказов начальства, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение обязанностей, приведенных в должностной инструкции;
• — ответственность за совершение действий (бездействий) согласно КоАП, УК РФ;
• — ответственность за нанесение материального ущерба предприятию и его сотрудникам согласно ГК РФ.

Как и все остальные сотрудники, административный директор должен следовать своей должностной инструкции. Перед тем, как начать исполнять свои рабочие обязанности, сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с содержанием этого документа и заверить его своей подписью.