С какой буквы пишется слово инструкция

Прописная или строчная буква: инструкция для кадровика

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2018, N 12

Кадровикам ежедневно приходится составлять и заполнять ворох документов. И практически во всех из них встречаются слова, которые не всегда понятно, с какой буквы писать — с маленькой или большой. Например, нужно ли писать должность в приказе со строчной буквы или, как настаивает руководство, с прописной? А что с названием отдела в локальных нормативных актах? Встречаются и другие заковыристые вопросы, например когда у работника иностранные фамилия и имя. Да и нерабочие праздничные дни порой вызывают вопросы. Нужно ли писать слово «улица» с прописной буквы в «шапке» письма? Давайте разбираться, каковы правила использования прописных букв в русском деловом языке.

У прописной буквы две роли:

1. Служит для выделения определенных отрезков текста. Она ставится в начале текста и после знаков препинания, заканчивающих предложение. После точки, многоточия, вопросительного или восклицательного знаков. Это правило обычно затруднений не вызывает. Хотя возможна и строчная буква после знаков «!» или «?». Но в деловой речи это практически не случается.
2. Позволяет различить имена собственные от имен нарицательных. И это правило очень востребовано в деловой речи.

К сведению. Ранее на Руси писали все сплошным текстом, даже без пробелов между словами. Только самое начало текста отмечали красивой буквой, разукрашивая ее, чтобы была более приметной. Такая буква была больше других, называлась буквицей или прописной (значит, прописанной, расписанной).

Когда появились знаки препинания, понадобилось обозначать начало предложения — тут снова пригодилась прописная буква. Правда, на каждое предложение художественных изысков не напасешься. И прописная утратила красоту, сохранив имя и размер, больший, чем у других букв в строке — строчных.

В некоторых языках широко применяется использование прописных букв, например отмечая почти все существительные по тексту. Почитатели английского языка стремятся и в русском насаждать те же правила. Но не нужно в свой монастырь бездумно перенимать чужие правила.

Прописная и строчная буквы в любых документах

Имена собственные делятся на две группы. Первая — собственные в узком смысле. Сюда относятся:

• имена и прозвища людей;
• клички животных;
• географические и астрономические названия.

Все это в полном смысле имена, принадлежащие кому-то или чему-то.

Вторая группа — наименования. Это названия органов власти, других учреждений и иных организаций, объединений, исторических эпох, массовых мероприятий, газет, журналов, книг, наград, промышленных изделий и еще многого.

Написание имен собственных регламентируется правилами русского языка. И хотя среди них немало трудных, все же запомнить их и руководствоваться ими вполне по силам грамотному человеку. Общее правило гласит: в именах собственных (в узком смысле) все слова пишутся с прописной буквы. Например: «Николай Васильевич Гоголь (имя, отчество и фамилия человека), Дед Мороз (имя сказочного персонажа), Каштанка (прозвище животного), Сириус (имя звезды), Большая Медведица (астрономическое название), Камчатка (географическое название), Кривой Рог (название города)».

В речи обычно именам собственным сопутствуют слова, обозначающие родовую принадлежность. Например: во дворе играли собака Жучка и кошка Мурка. Жучка и Мурка — это имена собственные, а собака и кошка — указание на родовую принадлежность: Мурка принадлежит к роду кошек, а Жучка — к роду собак. Так вот эти слова, обозначающие родовое понятие (родовой термин), не относятся к именам собственным, они нарицательные и пишутся со строчной (маленькой) буквы. Запомним это правило.

Имена людей

Имя, отчество и фамилия всегда пишутся с прописной. Двойные фамилии пишутся через дефис и обе с прописной. Например, Сухотина-Толстая, Римский-Корсаков.

Со строчной пишутся включаемые в имена собственные служебные слова (предлоги, артикли). В русских именах их нет. А в иностранных — не редкость слова, обозначающие социальное положение, родственные отношения и тому подобное. Их можно считать родовыми терминами. В восточных именах употребляются такие слова: ага, ад, ал, аль, ар, аш, бей, бек, бен, заде, ибн, кызы, оглы, паша, хан, эд, эль. Согласно общему правилу они все пишутся со строчной — Керим-ага, Омар аш-Шариф, Башар Хафез аль-Асад.

Но возможна и прописная буква. Например, если частица ибн предшествует имени: Ибн Сина. А также в ряде имен, написание которых определяется традицией. Обычно предлоги, артикли и т.п. служебные слова (ван, да, дас, де, делла, дер, ди, дос, дю, ла, ле, фон и др.) пишутся со строчной (Леонардо да Винчи, Ханс фон Бюлов, Оноре де Бальзак).

Но возможно и написание с прописной, как в языке-источнике: Шарль Де Костер, Дос Пассос, Леонардо Ди Каприо.

Ну Ди Каприо, может, и не будет устраиваться на работу в российскую компанию. А вот написание корейских, вьетнамских и пр., а также китайских имен лучше знать. Эти имена состоят из двух и более частей, и каждая (даже из одной буквы) пишется с прописной буквы. Например: Дэн Сяопин, Пак Су Ен, Ле Тхань Нги.

В японских именах мы встречаем частицу сан, которая пишется через дефис и со строчной (Чио-Чио-сан).

С прописной и через дефис пишется Тер- в армянских фамилиях: Тер-Петросян, Тер-Акопов.

Географические названия и административно-территориальные наименования

Если компания имеет широкую географию продаж или большую филиальную сеть, то кадровикам приходится в документах то и дело упоминать разные географические наименования. Давайте напомним правила их написания.

В географических названиях, то есть названиях материков, водоемов, гор, стран, населенных пунктов, улиц и т.п., с прописной буквы пишутся все слова. Со строчной пишутся служебные слова и слова «имени, лет, года», если они входят в название: улица имени Зверева, Ростов-на-Дону. И по общему правилу родовые термины, будучи нарицательными именами, пишутся со строчной. Например: Северное полушарие, Краснодарский край, префектура Хоккайдо, Тверская улица, Большой Каменный мост.

Тут есть нюанс относительно иноязычных имен собственных. Если родовое название в русском языке не используется, то оно пишется с прописной — Йошкар-Ола (ола — город), Иссык-Куль (куль — озеро), Рио-Колорадо (рио — река).

Но многие подобные слова вошли в русский язык, и они пишутся со строчной: Уолл-стрит, Пятая авеню, Гайд-парк.

Еще одно важное исключение из правил. Нередко нарицательное существительное в названии употреблено не в своем значении. Самый знаменитый пример: Елисейские Поля, которые вовсе и не поля, засеянные злаками, а улица Парижа. Чешский Лес совсем и не лес, а горы, Пушкинские Горы — поселок, а не горы, и Кузнецкий Мост совсем не мост, а улица. В таких случаях пишется прописная буква: Золотой Рог, Белая Церковь, Серебряный Бор, Марьина Роща.

Титулы, звания, профессии, должности и т.п., а также слово «святой» в составе географических названий пишутся с прописной буквы (остров Принца Уэльского, улица Зодчего Росси, остров Святой Елены, улица Маршала Жукова).

Запомним также, что если географическое название пишется через дефис, то с прописной начинаются оба слова — Восточно-Китайское море, Волго-Донской канал, земля Баден-Вюртемберг, Усть-Илимск, Санкт-Петербург, Садово-Сухаревская улица.

Есть названия, которые пишутся даже через тире: Северный Рейн — Вестфалия, Северная Осетия — Алания.

Впрочем, последнее название, строго говоря, не имя собственное в узком смысле, а наименование.

Наименования субъектов Российской Федерации

При написании наименований мы руководствуемся не только правилами русского языка, но и официальными документами, регламентирующими таковые написания. В частности, Справочником по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденным ГПУ Президента РФ (далее — Справочник). Недавно также принята Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 (далее — Примерная инструкция). В этих документах конкретизируются написания некоторых наименований. Иногда они не согласуются с общими правилами русского языка. Например, согласно правилу прописная буква используется только в первом слове: Государственная дума, а нормативные документы рекомендуют написание Государственная Дума. Желательно придерживаться в своих документах какого-либо одного подхода и зафиксировать это в локальных нормативных актах по оформлению документов в вашей организации.

В названиях республик Российской Федерации все слова пишутся с прописной — Республика Башкортостан, Республика Саха (Якутия), Карачаево-Черкесская Республика. А в названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной пишутся только слова, составляющие индивидуальное название, а родовые понятия — со строчной (Алтайский край, Вологодская область, Еврейская автономная область, Ямало-Ненецкий автономный округ).

Названия аэропортов, вокзалов, улиц, станций метро и остановок транспорта

Сотрудники часто ездят в командировки? Тогда упоминания наименований вокзалов, аэропортов, станций метро, остановок транспорта не избежать. Согласно правилам русского языка названия железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов пишутся с прописной буквы и без кавычек. Родовое обозначение, соответственно, со строчной: Москва-Пассажирская, Казанский вокзал, аэропорт Шереметьево.

С названиями станций метро и остановок наземного транспорта немного сложнее. На картах и схемах они пишутся без кавычек, а в тексте — в кавычках. Прописные здесь, во-первых, в начале названия, а во-вторых, там, где прописные в имени собственном, лежащем в основании названия остановки. Объясним на примерах.

Пример 1. В Москве есть местность Октябрьское Поле, оба слова пишутся с прописной: Октябрьское — потому что это первое слово в названии, а Поле — потому что это не поле вовсе. Станция метро в своем названии сохраняет эти прописные и именуется: станция «Октябрьское Поле». То же с проспектом Мира — станция «Проспект Мира». А вот Александровский сад — это сад в прямом смысле, слово «сад» здесь нарицательное, и в название станции метро оно вошло со строчной: станция «Александровский сад».

Есть остановки, названные по какому-то важному для жителей города объекту, скажем «Детская поликлиника», первое слово с прописной, остальные нет. А вот если остановка названа по улице, то будет так: остановка «Улица Лесная», «Улица Восьмого марта».

Праздники и памятные даты

Приказы с упоминанием праздничных дней — не редкость в организациях. Согласно правилам русского языка в названиях исторических эпох и событий, календарных периодов и праздников с прописной пишется первое слово и имена собственные, входящие в название, — Крестовые походы, эпоха Возрождения, Новый год, Первое мая.

В некоторых случаях с прописной пишется не только первое слово, обычно это касается важных для нашего народа событий и понятий: День Победы, Великая Отечественная война, День защитника Отечества.

Если полное название праздника заменяется числом и месяцем, то название месяца после цифры пишется с прописной (1 Мая, 23 Февраля, 8 Марта).

Если же число записано буквами, то с прописной — только первое слово: Девятое мая.

В соответствии со ст. 112 ТК РФ, с 1 по 6, а также 8 января длятся Новогодние каникулы, и это название стало именем собственным, пишется в документах с прописной. Там же отмечены и такие названия праздников: Праздник Весны и Труда, День России. А вот в празднике — День народного единства (4 ноября) — с прописной пишется только первое слово, все остальные — со строчной.

Названия мероприятий

Общему правилу подчиняется и написание названий мероприятий, имеющих общегосударственное или международное значение. У регулярно проходящих мероприятий в название входит порядковый номер, который может обозначаться цифрой (арабской либо римской) или словом. Вне зависимости от написания номера слова «Международный», «Всемирный», «Всероссийский» и подобные им пишутся с прописной после номера (I Международный конкурс имени П.И. Чайковского, Второй Всероссийский съезд археологов, 6-й Всемирный фестиваль молодежи и студентов). Сюда же можно отнести конференции и форумы, которые время от времени посещают сотрудники организаций.

Названия не столь значимых регулярных мероприятий пишутся со строчной: субботник, день открытых дверей, день встречи выпускников.

Все, что мы обсудили выше, будет нелишним в нашей работе. Но есть в деловой речи и более животрепещущие вопросы.

Названия органов власти, других учреждений, партий, обществ, коммерческих организаций

В названиях органов власти лучше руководствоваться нормативными актами. Кроме Справочника и Примерной инструкции существуют и другие документы. Например, распоряжение Администрации Президента РФ N 943, Аппарата Правительства РФ N 788 от 16.07.2008 «О перечне полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти».

Согласно указанным документам, в названиях высших органов власти с прописной пишутся все слова:

• Федеральное Собрание Российской Федерации;
• Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Конституционный Суд Российской Федерации;
• Правительство Российской Федерации;
• Государственная Дума и т.д.

Таких наименований немного, и все они, повторимся, относятся к высшим и только к высшим органам власти.

Если эти наименования входят в состав других, то написание прописных сохраняется. Например, Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности — первое слово с прописной, далее название высшего органа власти и потом со строчной остальные слова в названии комиссии.

Что же касается других учреждений и иных организаций, которые не принадлежат к числу высших органов власти, то согласно правилам русского языка с прописной буквы пишется первое слово в названиях организаций единичного типа. Ключевые слова здесь — единичного типа. Такая организация одна в своем роде, она уникальна, и ее наименование — это имя собственное (Российская академия наук, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Московский государственный университет, Федеральная служба по труду и занятости).

С прописной пишутся названия министерств. Это единичные организации — Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации — Минтруд России, Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации — Минкомсвязь России. Как видим, с прописной буквы пишутся и полное официальное название министерства, и сокращенное.

Немного сложнее правило написания названий, состоящих из родового термина и непосредственно наименования, заключенного в кавычки: гостиница «Космос», выставка «Золото скифов», кондитерская фабрика «Красный Октябрь», акционерное общество «Российская товарно-сырьевая биржа».

Первое слово в кавычках пишется с прописной. А родовое наименование, как всегда, со строчной. В том числе и наименование организационно-правовой формы: общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество, публичное акционерное общество и так далее: публичное акционерное общество «Газпром».

Однако важно помнить, что если название организационно-правовой формы включает слова «Государственный», «Российский», то они пишутся с большой буквы: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления».

А также «Всероссийский», «Центральный», «Международный», стоящие в начале наименования перед родовым понятием. Например, Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива».

Если название начинается с порядкового числительного, то оно тоже пишется с прописной: Шестой государственный подшипниковый завод.

Пока не устоялось правило написания слова «федеральный» в таких наименованиях, поэтому лучше сверяться со Справочником.

Если в официальное название входит географическое определение, оно пишется с прописной: Московская коллегия адвокатов. Если же такое определение просто указывает на местонахождение организации, а в официальное название не входит, то — со строчной: московский завод «Компрессор».

Подведем итоги. С прописной буквы пишутся названия важных, единичных учреждений. Особо важных для всего мира и нашей страны — все слова наименования с большой буквы. Если учреждение не входит в топ важнейших и подобные ему есть еще, это учреждение не единичное, то название его пишется с прописной, если начинается словами «Государственный», «Международный», «Всероссийский», «Российский» и др., географическим определением. Например, Государственная инспекция труда в городе Москве.

Ну а названия организаций неединичного характера: школ, поликлиник, корпораций, коллегий, бюро и так далее — пишутся с маленькой буквы: корпорация «Дальстрой», адвокатская коллегия «Усин и сыновья», школа N 27.

Есть учреждения единичного характера, название которых начинается с родового слова «Отдел», «Комитет», «Департамент» и т.п. Это, по сути, самостоятельные отдельные учреждения, и их название пишется с прописной — Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.

Те же слова, входящие в состав названия структурных подразделений организации (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова «президиум», «ученый совет», «экспертный совет» и подобные пишутся со строчной буквы. Например, «подать заявление в отдел кадров».

Названия официальных должностей

По общему правилу названия должностей, званий, титулов пишутся со строчной буквы. Только в официальных документах и только названия высших государственных должностей и титулов пишутся с прописной буквы. Перечислим их. Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Председатель Совета Безопасности Российской Федерации, Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по правам ребенка.

Еще некоторые должности пишутся с прописной, вы их найдете в Справочнике. Таких должностей немного, и все они связаны с высшими органами власти.

Названия официальных документов

С прописной буквы пишется первое слово названия документа государственного и международного значения. Обычно это название заключено в кавычки и предшествует ему родовое название. Родовое название пишется со строчной, кроме указов президента:

• письмо Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ «О добровольном внутреннем контроле (самоконтроле) работодателями соблюдения требований трудового законодательства»;
• Указ Президента РФ «О мерах по оздоровлению государственных финансов».

Иногда первым словом названия документа становится родовое наименование:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Но это твердое правило относится только к единичным документам широкого применения. Теперь поговорим о названиях тех документов, которые составляются и ведутся в компаниях.

Прописная и строчная буква в документах компании

Правила употребления прописных и строчных букв в деловой речи достаточно сложные, а порой и противоречивые. Однозначно одно: с прописной буквы пишутся названия очень важных единственных в своем роде подразделений, должностей и документов.

Каких-то отдельных правил употребления прописной буквы в названиях должностей и документов ни в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016), ни в Справочнике не сформулировано. В проекте Примерной инструкции было приложение 6, регламентирующее правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Но в окончательный документ это приложение не вошло. Хотя его можно найти в Интернете и ознакомиться <1>.

<1> http://regulation.gov.ru/projects#npa=78882.

Названия локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов

Итак, с какой буквы начинать названия документов, которые для организации являются единичными, при этом родовое понятие входит в название документа? Вспомним еще раз общее правило: в составных названиях важнейших документов и сборников документов, государственных законов с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена. Например: Конституция Российской Федерации, Устав ООН, Всеобщая декларация прав человека, Уголовный кодекс Российской Федерации (§ 194 Правил русской орфографии и пунктуации <2>).

<2> Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В.В. Лопатина. М.: АСТ-ПРЕСС КНИГА, 2016. С. 162.

Как видим, это правило снова о написании важнейших документов; о тех, с которыми мы работаем каждый день, в академическом справочнике ни слова.

В «Справочнике издателя и автора» Аркадия Мильчина есть пункт «Названия документов без предшествующего стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция)» <3>, в нем нет оговорки о важности документа, а писать рекомендуется с прописной.

<3> Мильчин А., Чельцова Л. Справочник издателя и автора. М., 2014. С. 98.

В приложении N 6 к проекту Примерной инструкции в п. 4.2 было указано, что с прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу. Так гораздо понятнее, не правда ли? И приводятся примеры: «Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова, Программа развития малого предпринимательства, Инструкция по делопроизводству». Но, напомним, проект этот принят не был, и ссылаться на него официально нельзя, хотя и можно взять за основу.

Изучив примеры ГОСТ Р 7.0.97-2016, можно сделать вывод, что единого жесткого правила в отношении документов нет. Но все же будем придерживаться норм русского языка и написание с прописной буквы оставим для документов единичных:

1. журнал учета входящих документов, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, приказ о предоставлении очередного отпуска, штатное расписание, трудовой договор;
2. Правила внутреннего трудового распорядка, Устав акционерного общества «Золотой орел», Программа первичного противопожарного инструктажа.

Согласно общепринятой практике в тексте при первом упоминании о документе указывается его полное название и тут же в скобках вводится его условное наименование, которое используется далее в тексте, вместо того чтобы повторять длинное полное наименование. Вот это условное наименование пишется с прописной буквы.

Так же поступают, составляя текст договоров. При первом упоминании приводятся полные наименования сторон договора, в скобках указываем: (далее — Стороны) — и пишем по всему договору «Стороны» с большой буквы. Такие обозначения мы можем ввести для всех часто повторяющихся в документе наименований.

Пример 2. Полное наименование и введение условного наименования в фрагменте дополнительного соглашения к трудовому договору.

Общество с ограниченной ответственностью «Тибериус», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шанцева Вячеслава Аркадьевича, действующего на основании устава, с одной стороны и Савельева Анастасия Викторовна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение (далее — «Соглашение») к трудовому договору от 01.02.2018 N 7/2018 о нижеследующем…

Пример 3. Полное наименование и введение условного наименования в кадровых документах (фрагмент Правил внутреннего трудового распорядка).

1.1. Непосредственный руководитель знакомит принятого на работу в ООО «Харизма» (далее — Общество) работника…

Приложение

Обратимся к п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, где даны примеры оформления приложений. Какие выводы можно сделать из этих примеров? Слово «Приложение» стоит в начале текста и согласно правилам пишется с прописной, в тексте же оно пишется со строчной буквы. Названия документов: отчет, письмо, приказ — пишутся со строчной буквы <4>.

<4> Обратите внимание: в справочно-правовых базах в нормативно-правовых актах практически везде стоит латинская буква «N» вместо используемого в русских текстах знака номера , возможно, это связано с особенностями электронной версии. Однако правильно использовать в русском тексте именно знак .

Пример 4. Образцы оформления отметки о приложении из ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

Приложение 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 112

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 67

Кстати, в рассмотренных примерах мы видим и наименования организаций: сокращенное наименование Федерального архивного агентства — Росархив, а также название АО «Профиль». Написания эти соответствуют правилам, которые мы изложили выше.

Пример 5. Оформление отметки о приложении по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Приложение: 1. Положение о защите персональных данных работников на 6 л.
                в 1 экз.
                2. Перечень допущенных к обработке персональных данных лиц и
                степени их допуска на 2 л. в 1 экз.

Согласования, визирования

В примерах из п. 5.21 — 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 речь идет о грифе согласования, визировании документа и подписях.

Пример 6. Образцы оформления грифа согласования, визы и подписи из ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    1. СОГЛАСОВАНО
       Директор ВНИИДАД
       (подпись) И.О. Фамилия
       Дата
    2. Руководитель юридического отдела
       Подпись   И.О. Фамилия
       Дата
    3. И.о. генерального директора    Подпись    И.О. Фамилия
       или:
       Исполняющий обязанности
       генерального директора    Подпись    И.О. Фамилия

В предыдущих примерах мы уже видели, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 некоторые элементы документа пишутся прописными буквами. В частности, слова «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДЕНО» и другие. Эти слова пишутся в документе без кавычек и без знаков препинания. За ними следует отдельный самостоятельный элемент документа — реквизит «подпись», который начинается с прописной буквы.

Наименование должности

Давайте снова взглянем на Пример 6. Названия должности в п. 1 и п. 2 Примера 6 написаны с прописной буквы потому, что они открывают новый текст. И п. 3 подтверждает, что должности неединичного характера пишутся со строчной буквы: исполняющий обязанности генерального директора, а не Генерального, как мы любим писать из уважения к своему шефу.

Интересно, что Примерная инструкция в п. 2.43 рекомендует в официальных письмах при обращении по должности писать название должности с прописной: «Уважаемый господин Председатель!» Следовательно, и «Уважаемый господин Генеральный директор!» Правило это совсем не укладывается в рамки обычного написания, время покажет, насколько оно жизнеспособно. К тому же рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 отличаются — названия должностей не в начале текста и не после точки пишутся всегда со строчной буквы. Рекомендуем и вам придерживаться данного правила.

Подпись

В реквизите «Подпись» наименование должности начинает новый элемент документа и потому пишется с прописной буквы. Если же подпись внутри текста, например в письме после слов «С уважением», то следует писать со строчной (Пример 7).

Пример 7. Оформление реквизита «подпись».

    С уважением,
    генеральный директор                Маньков                 Т.С. Маньков

Почтовый адрес

Теперь поговорим про бланки писем и прописные и строчные буквы в них. С тех пор как в нашей стране изменились правила написания почтового адреса, начались дискуссии на тему прописной/строчной в сокращенном слове «улица» и ему подобным. Раньше адрес начинался с индекса, потом шло название страны, потом области, города и т.д. Все через запятую, и сокращение «ул.» писалось со строчной естественным образом. А теперь адрес начинается с улицы, в начале текста нужно бы написать прописную, но не принято начинать предложение с сокращения.

Авторы ГОСТ Р 7.0.97-2016 в примере образца углового бланка письма организации использовали в адресе название-прилагательное, в котором вполне естественно выглядит, что название предшествует родовому слову: «Профсоюзная ул.». Таким образом они предлагают не мучиться вопросом, как писать: «Ул. Маршала Жукова» или «ул. Маршала Жукова». А написать: «Маршала Жукова ул., д. 14 оф. 126».

Строкой ниже в примере бланка в ГОСТ Р 7.0.97-2016 сокращение «Тел.» написано с прописной. Хотя предыдущий фрагмент текста точкой не заканчивался. Отсюда делаем вывод, что это начало нового текста. А вот e-mail снова со строчной. Логика достаточно сложная. Остается либо придерживаться рекомендаций ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо сделать единообразно, учитывая правила русского языка.

Обращение на «Вы»

Раз уж мы заговорили о письмах, вспомним еще об одном правиле, которое пригодится любому работнику отдела кадров, поскольку ему приходится по работе не только писать письма, но и составлять уведомления об увольнении по сокращению численности и/или штата, изменении условий трудового договора, требования о представлении письменного объяснения и прочие кадровые документы. Итак, § 202 Правил русской орфографии и пунктуации <5> гласит: с прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш как форма выражения вежливости при обращении к одному конкретному лицу в письмах, официальных документах и т.п. Например: Поздравляем Вас… Сообщаем Вам… В ответ на Ваш запрос… Так же пишутся слова «Вы» и «Ваш» в текстах, предназначенных для многократного использования, типа анкет, рекламы, листовок.

<5> Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В.В. Лопатина. М.: АСТ-ПРЕСС КНИГА, 2016. С. 166.

Названия структурных подразделений организации

Примерная инструкция содержит немало примеров оформления документов. Мы тщательно изучили их: названия отделов, управлений и пр. пишутся и с прописной, и со строчной. То же и в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пример 8. Образцы оформления различных реквизитов с указанием отделов и управлений из ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Из п. 5.30:
    В дело  01-18 за 2016 г.
    Зав. отделом корпоративных проектов
    Подпись Дата
    Из п. 5.19:
    Приложение: 1. Положение  об Управлении  регионального  кредитования  на
                5 л. в 1 экз.
                2. Справка  о  кадровом  составе   Управления  регионального
                кредитования на 2 л. в 1 экз.

В п. 5.30 мы видим, что название отдела написано согласно правилам русского языка со строчной буквы: отдел корпоративных проектов.

А в п. 5.19 название управления написано с прописной буквы.

Итак, мы убедились, что правила употребления прописной буквы в наименованиях должностей, документов, подразделений пока не установлены, есть ряд противоречащих друг другу документов. Живой язык всегда опережает нормативные установления. Будем помнить об этом. Если же говорить о практическом применении, то рекомендуем придерживаться правил русского языка, хотя и с возможными допущениями, которые можно прописать в локальном нормативном акте компании, посвященном вопросам делопроизводства.

Л. Казимирова

Редактор

ИНИОН РАН,

корректор издательства

«Бизнес-Арсенал»