Сдача дел в архив инструкция делопроизводителя - Все инструкции и руководства по применению

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1	1
Приказ от 13.01.2015 №2	2
Приказ от 13.01.2015 №3	3
Приказ от 16.01.2015 №4	4
Приказ от 19.01.2015 №5	5
…

По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50
[…]

Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Листразделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Листразделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

постоянного срока хранения;
временного (свыше 10 лет) срока хранения;
документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

общее количество листов;
пропущенные номера;
литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

[…]

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

о надорванных листах;
склеенных листах;
брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторонний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 1791472 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) листзаверитель.

Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления документов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2017.

Источник

Содержание

Зачем требуется процедура
Какие документы сдаются на хранение
Как подготовить документы к сдаче
Граничные сроки
Общий порядок передачи бумаг на хранение
Уничтожение дел
Оформление обложки при смене названия
Определение законченности сводной описи
Включение электронных баз данных
Организация архивного помещения на предприятии с нуля
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
Кому нужен архив документов организации
Основные правила архивов организаций
Хранение документов в архиве организации
Правила учета дел
Пошаговый алгоритм организации архива
Как создать электронный архив документов

Создание репозитория с нуля — мучительный проект. В процессе деятельности каждая компания накапливает множество документов, которые сложно идентифицировать без систематизации. К архивированию документов привлекаются сотрудники компаний, специализирующихся на архивировании, или обращаются к специализированным компаниям, предоставляющим такие услуги.

Хранилище может быть самостоятельным подразделением компании или частью отдела управления делами.

Для целей архивирования должен быть создан журнал регистрации. В него записываются все лица, имеющие доступ к архивной информации. Всегда записывается дата выдачи и дата возврата.

Файлы хранятся в соответствии с номенклатурой, в которой они были первоначально представлены. Например, если коносамент создан в электронном виде с цифровой подписью, его не нужно распечатывать и заново заверять для хранения. В следующем разделе описано, как правильно подшивать документы в бумажной или компьютерной организации.

Зачем требуется процедура

Архивирование — это способ решить проблему хранения публикаций, упорядочить их для удобства работы и быстро найти нужный бланк. Это не только юридическое обязательство, но и практическая необходимость. В процессе деятельности компании накапливается огромное количество различных публикаций, которые со временем становится трудно просматривать.

Системы управления документами похожи, хотя существует несколько типов функциональности хранения. Ведение файлов в классе — это интенсивность работы. Чтобы соответствовать требованиям законодательства и линиям управления файлами, необходимо знать все оттенки процесса.

Правильно применяемая система налаживает производительный труд во всех подразделениях компании и позволяет выстроить эффективную экономическую деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивному хранению, утвержден приказом Федеральной архивной службы № 236 от 20 декабря 2019 г. Этот приказ определяет допустимый срок хранения, в течение которого эти экземпляры должны быть уничтожены. Весь перечень можно условно разделить на три основные группы

Временные — документы, связанные с приказами и распоряжениями, нормативными актами, реорганизацией компании, общением с партнерами и контрагентами. Они хранятся до 10 лет.
Долгосрочные — кадровые, аккредитационные, документы о начале и прекращении профессиональной деятельности, архивы документов, защита и резервное копирование данных, технические и финансовые бюллетени. хранятся более 10 лет.
Постоянные — законодательство, учредительные документы, реестр, каталоги продукции, прайс-листы, акты об уничтожении, номенклатура, инвентаризация, отчеты и другие публикации. Они поддерживаются в актуальном состоянии на предприятии.

«Устаревшие» издания используются до тех пор, пока не будут заморожены. Срок их службы не превышает одного года.

Как подготовить документы к сдаче

По закону, перед передачей в архив содержание должно быть подготовлено. Под подготовкой понимается обработка в соответствии с правилами. Неправильная подготовка может привести к санкциям со стороны проверяющих органов. Подготовке подлежат электронные и печатные копии. Особенности процесса зависят от типа дела.

При работе с ценными бумагами, которые постоянно хранятся в течение длительного периода времени, необходимо соблюдать осторожность. Необходимо принять меры для того, чтобы копии сохранили свою целостность и безупречный внешний вид, а также избежать случайных повреждений или кражи. Это должно быть определено с самого начала, когда документы принимаются в организации.

В офисах компании, в
В электронных хранилищах, и
во внешние компании.

При офисном хранении карманы должны храниться в месте, соответствующем параметрам влажности и температуры. Они хранятся на полках в специальных коробках.В случае обслуживания Ou t-O f-Office подготовка практически не требуется. Большую часть работы по архивированию выполняет компания, предоставляющая эту услугу.

Подготовка файлов к цифровому архивированию заключается в оцифровке бланков в соответствии со структурой, основанной на определенных функциях, и размещении их в системе. Это позволяет быстро найти то, что вы ищете.

Граничные сроки

В соответствии с правилами архивирования документов в организации, до сдачи в архив они хранятся в запертых шкафах или отдельных офисных помещениях. Сотрудники несут ответственность за сохранность файлов. Передача дел осуществляется по АКТу; в 2020 году были внесены изменения в сроки хранения. В зависимости от типа документа сроки следующие

1 год — заявления сотрудников о предоставлении копий или информации; и
3 — консенсус по обработке персональных данных, предупреждения, уведомления работников, дисциплинарные взыскания
5 — о мерах по улучшению условий труда в соответствии с ключевыми документами, учетной политикой, счетами, передачей и поступлением имущества, реестром, справками, отчетами, отсрочками, реестром персонала, отчетами с участием реестра, архивными инструкциями.
10-Дефекты, кредитные и заемные договоры, мобильная недвижимость, аренда, ковенанты
15- Договоры о собственности, паспорта сделок, реестр
45- реестр и документация по авариям и событиям; и
50-75-годовые и квартальные взносы на страхование, взносы, справки 2-НДФЛ, если у работника нет лицевого счета, трудовое и гражданское право, спецоценка, трудовые соглашения, соглашения о расторжении и переводе.

Согласно правилам хранения архивных документов, срок хранения исчисляется с момента утраты силы или завершения публикации до замены расследования и решения по делу новым. Как правило, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось использование. Если для одного и того же экземпляра установлено много разных сроков, следует выбрать максимальное значение.

Из этого правила есть исключения. Некоторые формы бухгалтерского учета, например, амортизации, охраняются с даты выбытия объекта; помните, что издания от 1 января 2003 года хранятся 75 лет. Формы с более ранними датами хранятся в течение 50 лет.

В организации существуют категории, для которых установлены особые сроки хранения документов. Такие папки помечаются соответствующим образом. ‘Постоянно’, ‘Клиринг компании’, ‘EPC’ и т.д.

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Очень важно, чтобы перед сдачей в архив папки проверялись на правильность и соответствие номенклатуре. Недостатки устраняются сотрудником, ответственным за эти документы. Если обнаруживается, что данные отсутствуют, принимаются меры по их выявлению и восстановлению в соответствии с законодательными требованиями к архивному хранению документов.

Сдача архивариусу проводится в присутствии лица, ответственного за формирование и сохранность дел подразделения или лица, сдающего на охрану. По окончании описи на каждом экземпляре записывается номер и количество переданных копий, а также недостающие данные из номенклатуры. Процесс архивирования также является обязательным, если компания подлежит ликвидации.

За сдачу отвечает председатель ликвидационной комиссии.

Уничтожение дел

Уничтожение просроченных изданий осуществляется по специальной процедуре. Каждое подразделение составляет список объектов, подлежащих уничтожению, на основе оценки стоимости. Акт об изъятии и уничтожении включает соответствующие документы, срок действия которых истекает до 1 января текущего года.

Например, периоды преследования до января 2021 года не могут быть зарегистрированы в актах, созданных в 2021 году. Ответ на вопрос, как сдать документы в архив организации, должен быть отмечен в справке, если основные бухгалтерские и учетные документы действительно изъяты. Необходимо приложить контрольные проверки проверяющего органа по соблюдению налогового законодательства.

Публикации не могут быть изъяты только на основании номенклатуры или фондовых дел. Чтобы убедиться, что все сроки уничтожены, проверяется содержание файлов до страниц. Иногда в таких папках по неосторожности оказываются долговременные или постоянные документы.

Следует помнить, что мы несем административную ответственность за их преждевременное уничтожение. Листья уничтожаются с помощью уничтожителей, имеющих не менее трех категорий безопасности. Измельченный материал отправляется в соответствующую компанию по переработке.

Оформление обложки при смене названия

Формы в папках классифицируются в соответствии с номенклатурой. Порядок классификации документов для архивной работы соответствует определенной системе: хронологический, алфавитный, тематический, предметный или другой порядок, утвержденный компанией. После упорядочивания папок можно приступать к оформлению.

Обложка должна содержать следующую информацию

Название компании и структурная посылка
индекс папки, номер части или тома, если их много, и
Срок хранения: «может храниться бессрочно» и особые отметки — исключительные случаи.
Количество листов и срок годности тома.

Если предприятие изменило название, в скобках указывается старая версия, а ниже отмечается измененная версия. Могут быть введены внутренние приложения после последней даты. В таких случаях ниже этой строки приводится форма: «Папка содержит документы давней давности…». .

В варианте, состоящем из многих конвертов, на обложке под общим заголовком перечисляются все тома. Если вы комплектуете папки организации, а затем передаете содержимое на хранение за пределы предприятия, на обложке необходимо предусмотреть место для создания соответствующей записи. Если обложку необходимо заменить, новую обложку следует пришить к старой.

Определение законченности сводной описи

Для поддержания файла после оценки создается опись. Это отчет обо всех предметах, переданных в архивную коллекцию за 10 лет. На каждый вид дела составляется отдельная опись с последовательной нумерацией для упорядочения организации документов в деле. Она составляется ежегодно подразделением, в котором хранятся документы, по утвержденной форме.

После последней описательной записи указывается количество заголовков, их крайние номера и сведения о нумерации. К оглавлению может также прилагаться перечень сокращений и индексов. Если объем бланка небольшой, опись считается полной, если она содержит годовые модули за пять лет.

Каждый заполненный экземпляр нумеруется и имеет заключительную запись и заверение. В крупных хранилищах опись считается полной, если номер годового раздела превышает четыре цифры.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация и ведение в цифровом виде облегчает навигацию, помогает быстро найти то, что ищешь, и снижает нагрузку на документооборот. Такие базы данных являются вспомогательными и содержат лишь часть информации, изначально сформированной в цифровом формате.

Ранее мы уже обсуждали, как можно архивировать документы в печатном формате. Хранение оцифрованной версии происходит по той же процедуре.

Электронный файл должен быть преобразован в требуемый формат и сохранен в защищенном zip-файле со всеми необходимыми метаданными; названия документов сроком до 10 лет могут храниться в информационной системе компании. Данные с более длительным или постоянным сроком хранения должны быть переданы в частное хранилище. Если данные удалены с компьютера, они составляются.

Если срок хранения формы не истек, копия не может быть уничтожена.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Федеральный закон не требует, чтобы перед созданием хранилища с нуля. 22. 10.

2004, 125-ФЗ, определить, подходит ли оцифровка или бумага. Для печатных документов должны быть созданы подходящие условия влажности и температуры, чтобы защитить их от пыли и других негативных факторов, которые могут привести к износу. Процесс создания включает в себя следующие этапы

Создание соответствующих корпоративных команд, и
обучение номенклатуре, и
определение условий, в которых будут храниться документы, и
создание папок для каждого раздела в соответствии с архивным каталогом
информирование сотрудников о правилах архивирования, и
архивирование, и
проведение инструктажа по инвентаризации и номенклатуре, и
восстановление выявленных недостатков, и
обучение правилам использования дискового пространства, лицензиям и ограничениям доступа; и
упорядочивают файлы и переплеты файлов, присваивают важные категории.

Сотрудники хранилища ведут учет вновь заказанных файлов и не принимают самостоятельных решений об изъятии экземпляров в срок хранения для отбраковки. Решение об утилизации принимает комиссия, назначенная директором, и составляется акт об уничтожении. Передача файлов на внешнее хранение не входит в компетенцию.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

Сортировка документов по возрасту.
Проведите инвентаризацию всех имеющихся предметов.
Распределите бланки по папкам и установите обложки.
Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не должны сохраняться.
Заносить версии в папки.
Упорядочить файлы в соответствии с выбранными органами власти. Алфавитный порядок.
Издает приказ, определяющий, какие сотрудники имеют доступ к хранилищу.
Ведет досье на вновь заказанные объекты.

Кому нужен архив документов организации

Государственные органы, в том числе органы местного самоуправления, городские квартиры и губернии, обязаны создавать делопроизводство (статья 13 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). В то же время для всех организаций и предпринимателей, ведущих бизнес без регистрации юридического лица, создание досье является правом, а не обязанностью. Другими словами, для этих компаний и граждан нет необходимости иметь хранилище документов.

Однако все предприятия и частные предприниматели обязаны хранить важные документы в течение определенного периода (статья 17 Закона № 125 ФЗ). Поэтому организация архива организации напрямую связана с сохранением документов и является обязательной для всех бухгалтеров и сотрудников.

Следует отметить, что небрежное обращение с архивными документами является административным правонарушением для индивидуальных предпринимателей, работников и компаний (ст. 27 Закона № 125 ФЗ). Штраф составляет от 1 000 рублей для граждан, от 3 000 рублей для работников и от 5 000 рублей для организаций (раздел 13. 20 КОАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивные документы — это любые средства, содержащие информацию, представляющую ценность для человека, общества или государства. Другими словами, это специализированные документы, которые важны для сохранения в будущем. Они должны иметь конкретную информацию, которая их идентифицирует (статья 3 закона 125 фз).

Перед тем как организовать файл документов, важно ознакомиться с действующей нормативной базой.

Основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
Виды документов и сроки их хранения утверждены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года («Перечень»).
Указания по применению Перечня содержатся в распоряжении Росархива от 20 декабря 2019 г.237 (далее — распоряжение № 237).
Правила создания Архивного фонда утверждены приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила № 526).
Образец правил учета указан в приказе Росалхива № 42 от 11. 04. 2018 года.

Архив получает, регистрирует и хранит документы компании вместе с соответствующей информацией. Помимо этих обязанностей, сотрудники архива должны выдавать документы по письменному запросу сотрудника или инспектора. Однако во многих случаях архивисты предоставляют унифицированные выписки и справки.

Хранение документов в архиве организации

Одним из основных этапов подготовки к созданию архива является определение описи документов компании и сроков их хранения; в каталоге Росархива содержатся все типовые формы документов с указанными сроками хранения.

Обратите внимание: документы, хранящиеся более 10 лет (пункт 2. 3 Правил № 526), должны быть представлены. Если срок по номенклатуре небольшой, то они хранятся у специалистов структурного подразделения до истечения срока хранения. После этого они уничтожаются актом экспертной комиссии.

Директива № 237 строго определяет сроки хранения различных документов. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение о преждевременном уничтожении документации или сокращении срока хранения. В противном случае инспекторы могут наложить административное взыскание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 ЗоЗПП).

Решения о продлении срока хранения документов допускаются, но только специальным комитетом экспертов и руководителей. Некоторые документы в каталоге имеют знак ЭПК. Если они имеют важное значение для организации, эксперт может установить новый срок хранения.

Законы, нормативные акты, коллективные договоры, списки сотрудников, годовые отчеты, протоколы собраний сотрудников, документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией, и приказы о проведении работ хранятся постоянно. В документах ключевых сотрудников должны быть сделаны отдельные ссылки. Уволенные работники должны проработать 75 лет или 50 лет.

В первом случае речь идет о документах, оформленных до 1 января 2003 года, во втором — после этой даты (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Период хранения начинается ежегодно после года, в котором закрыты записи, или года, в котором завершены книги/регистры. По истечении определенного срока архивариус передает оригиналы документов на хранение в Национальный архив. Срок временного хранения таких документов в организации обычно определяется по договоренности с муниципальным (региональным) архивом.

Правила учета дел

Документы хранятся в архиве организации в строгом соответствии с правилами Министерства культуры. Документы делятся на три вида: документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу уволенных работников. Они регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.

В приложении к Постановлению № 526 содержится образец всех обязательных документов, используемых в деле. Это книги поступления и выбытия дел, учетные листы, опись и ее реестр, листы номенклатуры и разделов.

Каждой папке присвоен учетный номер для облегчения поиска и систематизации томов. При каждом перемещении документа архивариус делает запись в журнале учета. Раз в год данные необходимо обобщать и составлять отчет об управлении архивом. Ответственное лицо должно определить, были ли утеряны какие-либо файлы и каков их статус.

Пошаговый алгоритм организации архива

Составьте регламент, регулирующий правила архивирования в организации (в соответствии с приказом Росалкогольрегулирования № 42 от 11 апреля 2018 года). Убедитесь, что ответственные за архив и те, кто непосредственно участвует в его работе (например, сотрудники, отвечающие за подшивку документов), ознакомлены с местными нормативными актами.
Назначьте хранителя дел, который будет их упорядочивать. В небольших организациях эту функцию может выполнять секретарь или представитель отдела кадров. Скачать образец приказа можно здесь.
В крупных компаниях с большим штатом сотрудников целесообразно создавать отдельные организационные подразделения и должности архимандритов. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Скачать образец архимандритового трудового договора можно здесь.
Подготовьте должностную инструкцию для новой должности с подробным описанием ваших прав и обязанностей. Скачать образец должностной инструкции можно по этой ссылке.
Издайте приказ о создании экспертной комиссии для оценки документа. Затем ежегодно собирайте ОВОС. Скачать образец приказа можно здесь.
Комиссия проводит инвентаризацию и определяет ценность документа и срок его хранения, основываясь на информации из справочника Росархива.
Для создания файла документа создается организационная номенклатура на основании акта проверки.
Утвердите график передачи файлов в дела.

О правиле смены сотрудников при внесении новых представлений читайте в статье.

Важно: в перечне указаны общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и идентифицировать его по номенклатуре. Срок хранения упоминается в качестве введения к перечню справочника.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот уже давно используется для внутренних и внешних деловых коммуникаций. Однако оцифровка архивных фондов еще не получила широкого распространения.

Организационные электронные файлы формируются по тем же правилам, что и печатные файлы. Однако существуют некоторые оттенки, связанные с особенностями цифровых носителей.

Как и бланки, электронные файлы передаются по переписи. Однако вместо количества листов указывается размер файла в МБ.
Вся информация записывается на двух копиях: одна на основном диске, другая на рабочем. Рекомендуется хранить отдельные копии на разных типах носителей.
Архивисты ведут отдельную книгу для контроля поступления и обработки электронных файлов. В этой книге, помимо основных записей, заполняется колонка «Формы / типовые формы».
Организациям необходимо приобрести отдельную технологию для просмотра и копирования документов и выбрать соответствующую программу. Одним из таких продуктов является, в частности, продукт фирмы «1С» — «1С:Архив».

Внимание. Министерство цифровой экономики планирует выпустить единую платформу электронного хранения файлов (ЕЭХД) в конце 2022 года. Это позволит усовершенствовать процесс учета и передачи файлов и их хранения из сервиса в Госархив.Практика использования единой платформы ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса ЭДО «Дело».

Источник

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Источник

Сдача документов в архив организации

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В состав ЭК включают 35 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

описи дел постоянного хранения;
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
описи дел по личному составу;
акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек. При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

Уничтожение дел.jpg

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

подшивка или переплет дела;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист – заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа – заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела;
архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

создается на основании.jpg

Рис. 2

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу;
дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

передача дел в архив.jpg

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

* ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

** Формы всех документов, приведенные в данном разделе, установлены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Источник