Сэд правительства хабаровского края инструкция

Аннотирование

Шаг аннотирования обращения может отсутствовать. Его наличие определяется настройкой места регистрации.
Аннотирование является первым шагом в процессе работы с обращением и предшествует регистрации обращения.

Создание карточки обращения

Настройка вынесения аннотирования обращения в отдельную задачу

Если в настройках места регистрации включена настройка «Обращения/Шаг аннотирования» (см. рис. 2), то первой задачей в процессе работы над обращением будет задача «Проаннотировать документ» (см. рис. 3), а уже за ней последует задача «Зарегистрировать документ». Шаг аннотирования выделяется в бизнес-процессе в отдельную задачу в том случае, если в организации имеется отдельный сотрудник, занимающийся аннотированием обращений. В противном случае первой сразу будет задача «Зарегистрировать документ».

Рис. 2

Ввод информации о заявителях обращения

На вкладке «РЕКВИЗИТЫ» в карточке задачи «Проаннотировать документ» первым делом система предлагает заполнить информацию о заявителях обращения (см. рис. 3)

Рис. 3

После заполнения формы с данными заявителя и нажатия кнопки «ДОБАВИТЬ» карточка с данными заявителя сворачивается в строку, и форма принимает следующий вид (см. рис. 4). При необходимости можно ввести информацию о нескольких заявителях.

Рис. 4. Данные заявителе в свернутом виде отображаются в виде одной строки

Тематические вопросы обращения

Одним из обязательных для заполнения реквизитов обращения, является список тематических вопросов, затрагиваемых данным обращением. Для добавления тематического вопроса нужно нажать «Добавить вопрос» (см. рис. 5) и заполнить поля с атрибутами вопроса в форме «Создать вопрос», как показано на рис. 6.

Рис. 5
Значения всех полей в форме «Создать вопрос» выбираются из справочника.

Рис. 6
После того, как вопрос добавлен в список вопросов обращения, нажатием на соответствующий значок можно вызвать форму для редактирования параметров вопроса.

Постановка обращения на контроль руководителю

Если решение по обращению должно быть принято в текущей организации, где оно регистрируется, то следующим обязательным шагом в бизнес-процессе должна стать постановка обращения на контроль одному из руководителей этой организации. В противном случае необходимо будет переслать обращение «без контроля» для исполнения в другую организацию.
Для того, чтобы обращение в дальнейшем могло быть направлено на контроль ответственному сотруднику, его необходимо указать в поле «Поставил на контроль (ведет личный прием)». Перечень сотрудников, уполномоченных брать на контроль обращения, задается в настройках для каждого места регистрации в модуле «Администрирование» (Администрирование / Места регистрации / <место_регистрации> / Роли / Кто ставит обращения на контроль). Соответственно выбор сотрудников в поле «Поставил на контроль (ведет личный прием)» будет ограничен данным списком.

Рис. 7

Если обращение переслано из другой организации
В случае, если обращение поступило не непосредственно от заявителя, а было перенаправлено для исполнения из другой организации с сопроводительным письмом, то необходимо указать реквизиты соответствующего сопроводительного письма и информацию о его авторе, как показано на рис. 8.

Рис. 8. Информация о сопроводительном письме, с которым поступило обращение

Прикрепление файлов обращения

Прикрепить файлы обращения можно на вкладке «ДОКУМЕНТ». Для загрузки файлов достаточно нажать кнопку «+» или надпись «СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТЫ» (рис. 9). Файлы могут быть загружены либо как «Документ», либо как «Приложение».

Рис. 9

Действия по процессу, доступные в задаче «Проаннотировать документ»

В задаче «Проаннотировать документ» доступны следующие действия по процессу:

1. «ПРОАННОТИРОВАТЬ». Переводит обращение на статус «ПРОАННОТИРОВАНО». Автоматически открывается карточка следующей задачи «Зарегистрировать документ».
2. «Удалить проект». Закрывает карточку задачи и удаляет черновик обращения.

Регистрация обращения

Направление обращения на контроль руководителю

После шага аннотирования у регистраторов обращений появится задача «Зарегистрировать документ» (см. рис. 10, 11).

Рис. 10

В данной задаче регистратору обращений доступны следующие действия:

• «ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ» — присваивает обращению регистрационный номер. У регистраторов обращений появится задача «Разослать документ».
• «ВЕРНУТЬ НА АННОТИРОВАНИЕ» — возвращает обращение на шаг назад в задачу «Проаннотировать документ» (Доступно только если для МР включена соответствующая настройка «Шаг аннотирования»).
• «Удалить проект» (доп. действие в «трёх точках») — закрывает задачу и удаляет черновик обращения.
• «Изменить место регистрации» (доп. действие в «трёх точках») — позволяет выбрать место регистрации обращения отличное от текущего, автоматически выбранного при его создании.

Рис. 12. Меню дополнительных действий по задаче «Зарегистрировать документ»

Если у пользователя есть роль регистратора обращений более чем в одном МР, то он может выбрать где именно будет зарегистрировано обращение.

Рис. 13. Выбор места регистрации.

Для регистрации обращения необходимо заполнить ряд обязательных атрибутов:

• Информация о заявителе обращения (или установить признак «Анонимное»);
• Поле «Содержание»;
• «От кого поступило обращение» (лично от граждан, или от иных органов);
• «Откуда поступило обращение». Административно-территориальное образование, из которого поступило обращение;
• «Вопросы». Должен быть указан хотя бы один вопрос для определения тематики обращения. Это требование является следствием требований федеральных органов власти ежемесячно предоставлять информацию обо всех поступающих обращениях граждан на портал ССТУ.РФ4 при Администрации Президента РФ.

После регистрации обращения задача «Зарегистрировать документ» считается выполненной и регистраторам обращений поступает следующая по процессу задача: «Разослать документ».

После того как редактирование завершено, можно переходить к следующему этапу, а именно, отправить документ на согласование или подписание, если согласование не требуется. Для этого в правом верхнем углу экрана есть кнопки «На согласование» (п.1, рис.1) и «На подписание» (п.2, рис.1). Справа от этих кнопок есть кнопка в виде трёх точек (п.3, рис.1). Данное меню содержит команду «На регистрацию» (п.4, рис.1), но на данном этапе сделать этого не получится, т.к. документ не подписан. Эта команда актуальна для тех видов документов, в которых подпись не является обязательной. Также меню содержит команду «Удалить проект» (п.4, рис.1), как следует из её названия, она нужна для удаления проекта. При этом следует иметь в виду, что проект удаляется безвозвратно, восстановить его будет невозможно.

Рис. 1

Т.к. наш документ нуждается в согласовании, нажимаем кнопку «На согласование».

Рис.2

Контроль согласования проекта документа и доработка.

Задача «Редактировать проект документа» у нас закроется, при этом, мы получим задачу «Контроль согласования проекта документа». Через эту задачу можно отслеживать ход согласования, а также прервать согласование и направить документ на доработку или на подписание.

В этой задаче главный интерес представляют вкладки «Лист согласования» (п.1, рис.3) и «В работе у» (п.2, рис.3).

700

Рис. 3

В листе согласования можно видеть статус согласования, а также можно добавить очереди согласования (п.3, рис.3).

На вкладке «В работе у» можно видеть информацию о том, получил ли согласующий проект в работу. Если всё в порядке, то мы увидим задачу «Согласовать проект документа» (п.1, рис. 4), а также ФИО и должность сотрудника, который получил документ в работу (п.2, рис.4).

Рис.4

В задаче контроля согласования нам доступны два действия: «Прервать. На подписание» (п.1, рис. 5) и «На доработку» (п.2, рис.5).

Рис. 5

Кнопка «Прервать. На подписание» закроет задачу согласования у всех согласующих и направит проект на подписание. Необходимость в таком действии может возникнуть, если, например, выяснилось, что согласование по данному проекту не требуется.

Кнопка «На доработку» тоже закроет задачу согласования у согласующих, но документ вернётся к исполнителю на редактирование. Предположим, что после направления документа на согласование, исполнитель обнаружил ошибку в проекте. Чтобы не ждать, когда согласующий отклонит проект, исполнитель может сам вернуть себе этот проект. Для этого он должен нажать кнопку «На доработку». Появится окно для ввода комментария, комментарий вводить необязательно (рис.6). В этом окне нужно подтвердить возврат проекта на доработку.

Рис.6

Задача контроля согласования будет закрыта (п.1, рис.7). Вместо неё появится задача «Редактировать проект документа (на доработке)» (п.2, рис.7).

Рис. 7

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края

Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края

Подборка наиболее важных документов по запросу Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Нормативные документы

В целях выполнения требований при работе в государственной информационной системе «Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края» (далее – ГИС «СЭД»), руководствуясь требованиями приказа Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации от 11.02.2013 № 17 «Об утверждении требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащийся в государственных информационных системах», постановления Правительства Хабаровского края от 17.02.2015 № 23-пр «О государственной информационной системе “Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края”», приказа министерства информационных технологий и связи Хабаровского края от 30.04.2015 № 15 «О требованиях по защите информации в государственной информационной системе “Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края”», постановления администрации Хабаровского муниципального района от 11.06.2015 № 1756 «О внедрении государственной информационной системе “Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края”», постановления администрации Хабаровского муниципального района от 25.08.2015 № 2030 «О назначении ответственных за работу в государственной информационной системе “Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края”»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Назначить ответственного за работу в ГИС «СЭД» специалиста администрации Мигалеву Оксану Валерьевну.
2.Контроль за исполнением данного распоряжения оставляю за собой.
3.Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
4.Настоящее распоряжение опубликовать в «Информационном бюллетене» и подлежит размещению на официальном сайте администрации Дружбинского сельского поселения в сети Интернет по адресу: http://drughbinskoe.ru/.

Глава сельского поселения Т.Л. Калинина