Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (профстандарт)
Должностная инструкция
делопроизводителя в детском саду
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (детского сада) разработана в соответствии с Профстандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 333н от 15 июня 2020 года; с учетом Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012г №273-ФЗ с изменениями от 24 июля 2023 года, Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г №149-ФЗ, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция делопроизводителя ДОУ по профстандарту регламентирует основные трудовые функции, должностные обязанности делопроизводителя детского сада, права и ответственность, а также взаимоотношения и связи по должности при работе в дошкольном образовательном учреждении.
1.3. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается и освобождается от занимаемой должности заведующий дошкольным образовательным учреждением в порядке, установленном трудовым договором (контрактом) с работником, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо:
- имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих;
- соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
- не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. Делопроизводитель непосредственно подчиняется заместителю заведующего по административно-хозяйственной работе (завхозу).
1.6. Сотрудник осуществляет трудовую деятельность согласно должностной инструкции делопроизводителя в детском саду с учетом профстандарта, Конституции Российской Федерации, решениям органов управления образования всех уровней, касающимся организации делопроизводства в дошкольных образовательных учреждениях, Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации», трудовому договору и Уставу дошкольного образовательного учреждения.
1.7. Делопроизводитель в ДОУ руководствуется:
- Федеральным законом от 22.10.2004г №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- Федеральным Законом от 29.12.2012г №273 «Об образовании в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
- локальными нормативными актами детского сада, приказами и распоряжениями заведующего дошкольным образовательным учреждением.
- правилами орфографии и пунктуации;
- правилами работы на персональном компьютере, принтере, ксероксе и иной оргтехнике;
- правилами и нормами охраны труда, пожарной безопасности;
- инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ (детского сада);
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством;
- Правилами внутреннего трудового распорядка детского сада;
1.8. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции, иные материалы и документы по ведению делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении;
- делопроизводство и его ведение;
- современные информационные технологии работы с документами;
- порядок работы с документами;
- схемы документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
- типовые сроки исполнения документов;
- принципы работы со сроковой картотекой;
- назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила документационного обеспечения деятельности дошкольной образовательной организации;
- виды документов и их назначение;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в дошкольном образовательном учреждении;
- системы электронного документооборота;
- правила и сроки отправки исходящих документов;
- требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
- методические рекомендации по выполнению работы с документами в детском саду;
- порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
- структуру ДОУ и состав сотрудников;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
- порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
- правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
- порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
- порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
- правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
- правила передачи дел в архив дошкольного образовательного учреждения;
- правила использования телефона, факса, персонального компьютера, ксерокса, принтера, сканера и другой оргтехники;
- правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
- технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
- правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
- требования по сохранности служебной информации и защите персональных данных;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения.
1.9. Делопроизводитель должен уметь:
- работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов дошкольного образовательного учреждения;
- пользоваться справочно-правовыми системами;
- применять в ДОУ современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
- пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче заместителям заведующего детским садом документов текущего делопроизводства;
- использовать номенклатуру дел при изучении структуры дошкольного образовательного учреждения, составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
- правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дела;
- обеспечивать сохранность и защиту документов дошкольного образовательного учреждения;
- пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
- оформлять документы экспертной комиссии;
- оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов Российской Федерации;
- производить хронологически-структурную систематизацию дел;
- осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
- составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
1.10. Делопроизводитель в ДОУ должен строго соблюдать свою должностную инструкцию, разработанную на основе Профстандарта, Конвенцию ООН о правах ребенка, инструкцию по охране труда для делопроизводителя детского сада и инструкции по охране труда при эксплуатации компьютерной и оргтехники, соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в дошкольном образовательном учреждении.
1.11. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.
2. Трудовые функции
К основным трудовым функциям делопроизводителя относятся:
2.1. Документационное обеспечение деятельности дошкольного образовательного учреждения:
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.
3. Должностные обязанности делопроизводителя ДОУ
Делопроизводитель в ДОУ выполняет следующие обязанности:
3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:
- прием и первичная обработка входящих документов;
- предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;
- подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим дошкольным образовательным учреждением;
- регистрация входящих документов;
- организация доставки документов исполнителям;
- ведение базы данных документов дошкольного образовательного учреждения;
- ведение информационно-справочной работы;
- контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам;
- вместе с администрацией ДОУ готовит отчетные документы для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;
- осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
- осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- контролирует исполнение документов в дошкольном образовательном учреждении;
- формирует личные дела воспитанников, посещающих дошкольное образовательное учреждение;
- оформляет трудовые договора и личные дела, устраивающихся на работу сотрудников;
- ведет книгу движения воспитанников;
- осуществляет учет воспитанников льготных категорий;
- готовит проекты приказов по движению контингента детей;
- ведет книги приказов;
- печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников дошкольного образовательного учреждения с приказами под подпись в день их издания.
3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:
- разработка номенклатуры дел в детском саду;
- проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
- формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
- формирование дел;
- контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:
- обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив дошкольного образовательного учреждения;
- проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- составление внутренней описи дел в ДОУ для особо ценных документов;
- оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- передача дел в архив дошкольного образовательного учреждения.
3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
3.5. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.
3.6. Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет требуемую документацию для организации образовательной деятельности в дошкольном образовательном учреждении, выполнения годового плана.
3.7. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.8. Занимается подготовкой общих собраний работников детского сада, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.9. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.
3.10. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.
3.11. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).
3.12. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.
3.13. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.
3.14. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры и компьютерной мыши ежедневно дезинфицирует их в соответствии с рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе, содержащих не менее 70% спирта.
3.15. Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию с заведующим дошкольным образовательным учреждением.
3.16. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя ДОУ, разработанной на основе профстандарта, трудовую дисциплину и установленный в детском саду режим дня, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и требования охраны труда и пожарной безопасности.
3.17. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в дошкольном образовательном учреждении, в быту и общественных местах.
3.18. Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.
4. Права
Делопроизводитель имеет полное право:
4.1. На рабочее место, которое соответствует требованиям и нормам охраны труда и пожарной безопасности.
4.2. После передачи документов требовать от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
4.3. Запрашивать у администрации ДОУ, получать и применять информационные материалы, нормативные и правовые документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников дошкольного образовательного учреждения.
4.5. Запрашивать у заведующего детским садом разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям, получать от других работников информацию, документы, необходимые для исполнения поручений.
4.6. Знакомиться с проектами решений заведующего дошкольным образовательным учреждением, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения своих должностных обязанностей и трудовых функций.
4.7. На ознакомление с имеющимися материалами личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку труда делопроизводителя, предоставлять по ним пояснения.
4.8. Вносить конкретные предложения администрации по улучшению организации труда и условий работы делопроизводителя дошкольного образовательного учреждения.
4.9. Участвовать в работе органов самоуправления дошкольным образовательным учреждением, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых делопроизводителем ДОУ должностных обязанностей.
4.10. На защиту профессиональной чести и достоинства, неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи, предусмотренные законом. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.
4.11. Делопроизводитель имеет все права, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом ДОУ, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами дошкольного образовательного учреждения, а также право на социальные гарантии.
4.12. Повышать свою профессиональную квалификацию.
скачать: Положения для ДОУ
99 положений пакетом или поштучно. Обновление: 03.09.2023 г
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель ДОУ несет ответственность:
- за разглашение персональных данных воспитанников и их родителей (законных представителей), сотрудников дошкольного образовательного учреждения;
- за разглашение служебной и конфиденциальной информации;
- за грамотность составленных документов, оформление согласно норм и требований, своевременность предоставления (отправки адресату);
- не передачу или несвоевременную передачу информации или документов исполнителю по поручению администрации;
- за сохранность документов, находящихся в кабинете делопроизводителя, личных дел сотрудников или воспитанников дошкольного образовательного учреждения;
- за неоказание первой доврачебной помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от администрации дошкольного образовательного учреждения несчастного случая;
- за нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.
5.2. За невыполнение или нарушение без уважительных причин должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и иных локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение образовательной деятельности, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью ребенка, а также совершение иного аморального поступка делопроизводитель ДОУ может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Увольнение за данный поступок не является мерой дисциплинарной ответственности.
5.4. За умышленное причинение дошкольному образовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.5. За невыполнение требований охраны труда, несоблюдения правил пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм делопроизводитель несет ответственность в пределах определенных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей профессиональной деятельности делопроизводитель несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
Делопроизводитель ДОУ:
6.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному заведующим дошкольным образовательным учреждением.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями воспитанников (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Самостоятельно планирует свою работу на каждый день.
6.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.6. Систематически делится информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с сотрудниками и работниками дошкольного образовательного учреждения.
6.7. Передает информацию и документы, распоряжения администрации сотрудникам ДОУ, информирует работников о совещаниях, требует от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной работе (завхоза) обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя.
6.9. Информирует заведующего (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) – об аварийных ситуациях в работе систем электроснабжения и теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.
6.10. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление делопроизводителя ДОУ с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки.
«___»_____202__г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к:
Должностным инструкциям для ДОУ с учетом профстандартов
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Ведение делопроизводства в организации.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
3. Должностные обязанности
Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
Делопроизводитель выполняет служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок, принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения, передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Расскажем, как правильно составить или пересмотреть должностную инструкцию делопроизводителя. Скачайте образец и сверьте содержание документа в вашей компании с шаблоном от наших экспертов.
В статье:
- Как оформить должностную инструкцию делопроизводителя: образец
- Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту
- Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя
- Какие обязанности делопроизводителя прописать в инструкции
- Что прописать в других разделах должностной инструкции делопроизводителя
Как оформить должностную инструкцию делопроизводителя: образец
Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов. Как правило, это:
- общие положения;
- должностные обязанности делопроизводителя;
- права;
- ответственность;
- порядок пересмотра должностной инструкции.
Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия.
Должностная инструкция делопроизводителя: образец
Скачать полностью >>>
Больше образцов должностных инструкций для разных должностей и профессий найдёте в справочнике от журнала «Кадровое дело». Редакция постоянно обновляет справочник и добавляет в него новые должностные инструкции.
Найти инструкцию в справочнике >>>
Скачайте должностные инструкции делопроизводителя:
Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту
Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н
Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»
Скачать полностью
Обратите внимание! Для коммерческих предприятий требования профстандартов являются рекомендуемыми. Работодатель вправе сократить или дополнить их при разработке собственной должностной инструкции делопроизводителя.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Новые советы от Минтруда, как прописать должностные обязанности сотрудников >>>
Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя
Среди сведений, которые включают в раздел «Общие сведения», перечислите документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе. К ним относятся:
- правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя;
- Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации и т.п.;
- трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя.
Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих. В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.
Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»
В соответствии с должностной инструкцией делопроизводителя к числу общих обязанностей, которые должен выполнять специалист, относится:
- прием и обработку входящих документов;
- обработка и отправка исходящих документов;
- просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
- подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
- доставка документов исполнителям;
- ведение базы данных документов предприятия;
- организация текущего хранения документов;
- ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
- организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
- контроль движения и своевременного исполнения документов.
Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.
Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки. Укажите в инструкции, что он должен:
- иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
- уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
- уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля.
Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей.
Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.
Скачивайте подборки образцов, которые пригодятся кадровику любой компании
- Справочник инструкций по охране труда
Все инструкции обновлены с учётом приказа Минтруда №772н - Все документы по охране труда, которые нужны из-за новых правил с 1 сентября
От перечней сотрудников, которых можно освободить от инструктажей, до журнала учёта направлений на психосвидетельствование и ЛНА с условием выдачи молока за вредность - Документы по персданным, обновлённые под новые требования с 1 сентября
От нового согласия на обработку персональных данных до нового обязательного ЛНА по защите персданных - Образцы трудовых договоров на 2022 год
Варианты с минимумом и максимумом инфорамции. Все — с учётом требований ТК - 12 обязательных документов по охране труда: от микротравм до нарядов-допусков
Документы, которые нужны каждой компании из-за новых правил по охране труда, которые вступили в силу 1 марта 2022 года - Справочник должностных инструкций
Образцы для всех должностей: от гендира до уборщицы - 10 памяток по новым правилам обучения по охране труда
Новый порядок инструктажей и обучения по ОТ, который действует с 1 сентября - Образцы документов для оформления несчастных случаев
Подборка заполненных новых форм из приказа Минтруда №223н для расследования и учёта несчастных случаев
Что прописать в других разделах должностной инструкции делопроизводителя
В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:
- своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;
- выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
- информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
- обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
- запрашивать информацию и документы, необходимые для работы.
В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:
- об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;
- материальной ответственности, в случае, если по вине сотрудника предприятию будет нанесен имущественный или материальный ущерб.
В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.
Профессиональный стандарт делопроизводителя помогает определить круг задач работника, требуемые от него навыки и его уровни квалификации. По действующему законодательству он обязателен для госсектора, а компании из частной сферы применяют его для профилактики конфликтов с проверяющими инстанциями, а также для корректного формирования списка требований к претендентам на позиции.
ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта делопроизводителя .doc
Правовые основы профстандартов
Внедрение профстандартов в кадровое делопроизводство началось в 2015-м году, с принятием Федерального закона №122-ФЗ. На его основе были проведены следующие изменения:
- В Трудовой кодекс была внесена статья 195.3. В ней говорилось, что профстандарты обязательны для профессий, к которым в законах особо установлены квалификационные требования. Эти положения были подтверждены статьей 57 ТК РФ, которая установила их необходимость для позиций, имеющих законодательно оформленные льготы или ограничения.
- Правительством было принято Постановление №584, обязавшее использовать профстандарты организации, находящиеся под государственным контролем (бюджетный характер или доля государства свыше 50%).
Для разъяснения положений этих актов на практике Минтруд дополнительно издал Письмо №14-0/10/В-2253. На основе данных актов можно сказать, что профстандарты необходимы:
- Когда организация находится под полным или частичным контролем государства (доля в капитале больше 50%).
- Когда для позиции законодательно установлены особые требования – льготы, компенсации, квалификационные параметры.
В иных случаях они внедряются в практику на добровольной основе для получения некоторых плюсов:
- Корректировки имеющейся трудовой документации, что не только помогает навести порядок в документообороте, но и снижает вероятность конфликтов с контролерами (ФНС, трудовая инспекция и пр.).
- Закрепления квалификационных параметров для действующих сотрудников и кандидатов.
- Получения возможности корректно указывать сотрудникам на необходимость дополнительных мер по повышению квалификации.
- Проведения аттестации или переаттестации работников.
Внимание! Вместе с профстандартами сохраняют силу должностные классификаторы (ЕКС, ЕТКС). Работодатель вправе выбрать предпочтительный документ при решении кадровых вопросов.
Структура и содержание профстандарта делопроизводителя
В 2015-м году приказом Минтруда был принят стандарт 07.002 для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. В него входят четыре раздела, содержащие основные характеристики деятельности делопроизводителя.
Во вводной части содержится группа и вид деятельности по классификаторам ОКВЭД и ОКЗ.
Вторая часть дает перечень обобщенных функций, лежащих в основе профессии, а также их составляющих. Насчитывается 4 обобщенных функции и 24 их составляющих. Так, обобщенная функция по документационному обеспечению работы организации включает три составляющих:
- организация работы с документами;
- их хранение;
- обработка дел для дальнейшего хранения.
Для функций и их составляющих приведены коды и уровни (подуровни) квалификации, нужные специалисту для их выполнения.
Третий раздел состоит из перечня функций с их подробными характеристиками. Для каждой обобщенной профильной функции приведены следующие параметры:
- наименование и происхождение;
- требования к образованию и рабочему опыту специалиста;
- критерии для допуска специалиста к работе;
- прочие характеристики.
Так, делопроизводителю для выполнения обязанностей по обеспечению документационной деятельности нужно среднее профессиональное образование.
Для составляющих трудовых функций приведены следующие характеристики:
- трудовые действия;
- нужные специалисту для их выполнения знания и умения;
- прочие характеристики.
Например, для составляющей «Организация работы с документами» приведены:
- десять трудовых действий (прием и первичная обработка документации, её регистрация и пр.);
- пять умений в практической области (уметь пользоваться БД, СПС и т.д.);
- нужные от специалиста знания в девятнадцати областях (понимание структуры организации, порядка обработки документов и пр.).
В заключительную часть документа входит список его организаций-разработчиков.
Внимание! Часть должностных характеристик (полномочия, льготы и пр.) отсутствуют в документе. Для освещения этих аспектов дополнительно используется должностная инструкция.
Нюансы внедрения профстандартов
Корректное применение профстандартов обычно включает следующие стадии:
- Создание регламента, регулирующего процессы внедрения. В нем должны содержаться порядок этапов, их продолжительность, ответственные лица.
- Рассмотрение организации, её отраслевых особенностей, иерархической структуры, нагрузки сотрудников.
- Нахождение профстандартов, подходящих для профиля деятельности сотрудников.
- Изменение на их основе действующей трудовой документации.
- Документирование новых параметров квалификации сотрудников.
- Анализ, на основе новой документации, нагрузки работников, соответствия обязанностей их позициям и прочих кадровых аспектов.
- Проведение изменений в организационной структуре – освобождение сотрудников от непрофильных обязанностей, переименование позиций и т.д.
В итоге работодатель приобретет возможности корректно отказывать кандидатам, проводить переаттестацию действующих работников, требовать от них прохождения профильного обучения для повышения квалификации.
Внимание! Трудовой кодекс не предполагает возможности увольнения сотрудника за его несоответствие параметрам, установленным в профстандарте. В этом случае можно предложить ему переход на другую позицию по ст. 72.1 ТК.