Составление справочно информационных документов по образцу рекомендации инструкции и т д

Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения

вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол содержит следующие реквизиты:

—      
наименование
организации-автора;

—      
наименование
вида документа (протокол);

—      
дата
(заседания);

—      
регистрационный
номер;

—      
место
(заседания);

—      
гриф
утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

—      
заголовок
к тексту;

—      
текст;

—      
подписи.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего,
секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Веселкова С.Л.

Присутствовали: Громов П.С., Иванов Л.М., Краснов А.Г.

Приглашенные: заместитель директора
Книжной палаты Ткаченко В.В.,

                  начальник
отдела методики стандартизации Сухарев В.И.

Повестка
дня:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора… (Ф.,И.,О.)

2. Об итогах социологического опроса рабочих.

    Доклад руководителя социологической службы… (Ф.,И.,О.)

Разделы нумеруются и строятся по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ
(ПОСТАНОВИЛИ):

Например:

СЛУШАЛИ: 

Соколова А.В.- текст
выступления прилагается.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иконников И.И. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

2.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное
внедрению компьютерной техники, в течение первого семестра.

2.2. Организовать в помещении информационного центра выставку
современных средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2018
г.

Председатель                 
               подпись                                                   В.П.
Каштанов

Секретарь        
                              подпись                                              
    К.Р. Редькин

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Выпускная квалификационная работа

Инструкция как способ оптимизации процессов подготовки и оформления справочно-информационных документов в АО «Совхоз Сухоложский»

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Исполнитель:

Малков К.И.,

студент 3 ^ДОУА группы

Руководитель:

Касьянова А.В.,

преподаватель

Камышлов, 2019

Оглавление

Пояснительная записка

Теоретико-методологическое обоснование процесса подготовки и оформления справочно-информационных документов

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям-референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом, фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении [6].

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку, организацию телефонных разговоров и т.д.

Большинство документов, создаваемых организациями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Актуальность данного проекта обусловлена тем, что в информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией подготовки и оформления информационно-справочных документов становится действительно важным.

Особую актуальность работе придает тот факт, что в настоящее время справочно-информационные документы составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [13].

На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

На основе всего вышеизложенного вытекает следующая проблема выпускной квалификационной работы: отсутствие нормативно-правого акта, регламентирующего процесс подготовки и оформления справочно-информационных документов.

Объектом выпускной квалификационной работы является процесс подготовки и оформления справочно-информационных документов.

Форма проектирования – инструкция по подготовке и оформлению справочно-информационных документов.

Цель выпускной квалификационной работы – теоретически обосновать, разработать и осуществить оценку результативности инструкции как способа оптимизации процессов подготовки и оформления справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский».

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

раскрыть сущность понятия справочно-информационные документы и определить требования к подготовке и оформлению отдельных видов справочно-информационных документов;

проанализировать состояние процесса подготовки и оформления справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»;

разработать инструкцию по подготовке и оформлению справочно-информационных в АО «Совхоз Сухоложский»;

проанализировать результаты внедрения инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский».

Выпускная квалификационная работа написана на основе анализа НПА, ГОСТа Р 7.0.97—2016, теоретико-методологических работ Басакова М.И., Мандрициной В.М. и др.

Новизна исследования заключается в том, что данная инструкция регулируется современными правилами по подготовке и оформлению справочно-информационных документов.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в возможности использования подобранного материала специалистами по документационному обеспечению управления в качестве методического пособия, а также окажет помощь студентам при прохождении практики.

Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования:

теоретические: анализ, синтез, обобщение НПА, научной и методической литературы по подготовке и оформлению справочно-информационных документов;

практические: изучение, описание и анализ деятельности специалиста по подготовке и оформлению справочно-информационных документов, хронометраж, анкетирование и метод экспертной оценки.

Справочно-информационные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов [35].

Данная разновидность документов используется как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В составе справочно-информационной документации выделяют:

1) справочную документацию (имеет индивидуальный характер, выдаётся по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) – это протокол, докладная и объяснительная записки предложение, заявление, представление, служебное письмо, телефонограмма;

2) отчетно-справочную (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3) справочно-аналитическую (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) – это акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень) [29].

В справочно-информационных документах наибольший объем составляют служебные письма – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Правильность их оформления напрямую влияет на формирование делового имиджа, поэтому им нужно уделять особое внимание.

Из всех разновидностей писем стоит отметить служебное письмо, которое является обобщенным названием различных документов, служащих средством обмена информацией между организациями почтовой пересылкой или по электронной почте, и деловое письмо, которое служит средством обмена информацией между сотрудниками одной организации [7].

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации, откуда формируется их содержательное разнообразие.

Выделяют следующие виды писем: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-требование, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д. [30]. Рассмотрим их более подробно.

Сопроводительное письмо – это поясняющее, дополняющее, служебное письмо, предлагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо, начинающееся словами «Посылаем…», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и имеющее отметку о наличии приложения.

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу о предоставлении какой-либо информации [14].

Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний [6].

Письмо-извещение по стилю близко к письму-приглашению и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем…», «Сообщаем…», «Ставим Вас в известность» и т.д. [8].

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ [22].

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать [14].

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (ответ должен быть обоснован, «В связи с…»; «В соответствии с…»). В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает [32].

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо мероприятии или факте. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо предприятий, выпускаемую продукцию или литературу. В информационных и рекламных письмах реквизит «Адресат» приводится в обобщенном виде [8].

Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителям, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции [28].

Таким образом, каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к подготовке и оформлению.

Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

подготовка и написание проекта текста;

согласование проекта и необходимое редактирование;

подписание руководителем;

регистрация исходящего письма;

отправка.

Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Убедиться, что он указал: название организации и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

Деловое письмо отражает имидж организации, поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 7.0.97—2016 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5 [3].

Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласноГОСТР 7.0.97—2016 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения [19].

Обращение – это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки [34].

В водной части в начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

И в заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

Реквизиты письма: наименование организации; справочные данные об организации; герб или эмблема; документ; дата; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту; текст; приложение; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; гриф ограничения; отметка о поступлении документа в организации; ссылка на индекс и дату входящего документа; подпись [8].

Докладная записка – это способ вертикальной связи в организации, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению [17].

Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.

В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования. Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию, так и по инициативе самих работников. С помощью этого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные, отчетные.

Инициативная составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на внешние и внутренние [11].

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретной организации, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресата, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ Р7.0.97—2016 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

К объяснительным реквизитам внутренней докладной записки относятся: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дата, регистрационный (исходящий номер), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если есть), адресат, подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Объяснительная записка – это документ, который поясняет некоторые пункты проекта, отчёта, а также информирующий о причинах сложившихся ситуаций и произошедших событий [25].

Объяснительные документы делят на две группы. В первой группе имеются сопроводительные бумаги к основному пакету документов или проекту, которые должны разъяснять некоторые положения. Они подписываются обязательно руководителем. Ко второй группе относят записки, которые поясняют причины неположенного поведения сотрудника, нарушения технологии производства, неисполнения поставленных задач.

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные: сведения о предприятии, информация о руководителе и провинившемся сотруднике, дата проступка, пояснения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора [26].

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили) – по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом слушали ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После выступили с красной строки пишут инициалы и фамилии, выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом постановили. Она строится по схеме: действие — исполнитель – срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания [22].

Формуляр протокола состоит из реквизитов: наименование организации или ведомства (если есть), название организации – крупно, наименование структурного подразделения (если есть), наименование вида документа – протокол, дата заседания, номер (в течение календарного года), место составления (город), заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа), текст вводной и основной части, подписи, гриф утверждения, согласования (если нужно) [10].

Акт – информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей [1].

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства, название организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место издания, заголовок, текст, приложения, подписи (членов комиссии), гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами [12].

Таким образом, можно сделать вывод, что правильная подготовка и оформление информационно-справочных документов является важной составляющей процесса делопроизводства, поскольку юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления.

Анализ процессов подготовки и оформления справочно-информационных документов в АО «Совхоз Сухоложский»

«Совхоз «Сухоложский» специализируется на производстве мясной и молочной продукции, а также выращивании зерновых культур. На протяжении многих лет «Совхоз «Сухоложский» является одним из передовых хозяйств агропромышленного комплекса Свердловской области.

В АО «Совхоз «Сухоложский» подготовкой и оформлением справочно-информационных документов занимается секретарь-референт, а при ее отсутствии специалист отдела кадров. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также Постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, скаченных из интернета.

В ходе производственной преддипломной практики был проведен анализ процесса подготовки и оформления справочно-информационных документов, который показал, что в АО «Совхоз «Сухоложский» чаще всего возникают трудности с оформлением реквизитов и выбором НПА.

При составлении документов АО «Совхоз «Сухоложский» руководствуется следующими требованиями:

— составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, и иных материалов справочного характера;

— документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам;

— документ должен быть написан служебно-деловым стилем;

— изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

— применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации;

— документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

— документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах;

— документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;

— в документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации в организации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации [27].

Для улучшения работы делопроизводителя и организации в целом мы разработали инструкцию, в которой излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Общая характеристика компонентов инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз Сухоложский»

Инструкцияв управленческой деятельности – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан [32].

В инструкции излагается порядок осуществления процесса по подготовке и оформлению справочно-информационных документов деятельности и порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов [24].

Нами была разработана инструкция по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский». Данная инструкция разработана в целях оптимизации процессов подготовки и оформления справочно-информационных документов.

Инструкция состоит из трех частей и приложений:

общие положения;

порядок оформления и заполнения справочно-информационных документов;

список литературы;

приложения.

Общие положения включают в себя нормативно правовые акты лежащие в основе разработки данной инструкции; требования к оформлению документов. Также описаны виды бланков документов, используемых организацией, ее структурным подразделением или должностным лицом. Правила и требования, а также определенный порядок действий при подготовке и оформлении справочно-информационной документации, содержащиеся в настоящей инструкции, помогут специалистам, работающим в сфере документационного обеспечения управления и архивоведения быстро и качественно решить данную проблему за короткий срок.

Во второй части содержатся требования к оформлению различных видов документов: акта, протокола, докладной записки, объяснительной записки, служебной записки, заявления, писем. В конце каждого пункта имеется ссылка на приложение, в котором содержится макет документа [15].

В приложениях представлены макеты оформления документов, разработанные в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [13].

Обоснование способов оценки инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз Сухоложский» как способа оптимизации данных процессов

Оценка разработанного нами продукта осуществлялась на основе таких методов, как: экспертная оценка, хронометраж и анкетирование.

При помощи анкетирования можно с наименьшими затратами получить высокий уровень массовости исследования.

Анкетирование – это письменный вид опроса, при котором контакт между исследователем и опрашиваемым (респондентом) осуществляется при помощи анкеты.

Анкета – это документ, в котором вопросы, адресованные определенному множеству людей: она предполагает, что каждый человек входящий в эту совокупность, даст на них ответы. Поэтому анкетой нельзя называть любую совокупность вопросов [7].

Данный метод обладает следующими достоинствами:

— высокой оперативностью получения информации;

— возможностью организации массовых обследований;

— сравнительно малой трудоемкостью процедур подготовки и проведения исследований, обработки их результатов;

— отсутствием влияния личности и поведения, опрашивающего на работу респондентов;

При разработке анкеты формулируются утверждения, которые необходимо подтвердить или опровергнуть с помощью анкеты.

Главным компонентом анкеты является не вопрос, как таковой, а серия вопросов, отвечающая общему смыслу исследования. Анкета состоит из двух частей: вводная часть и основная часть.

Во вводной части указываются данные организации или лица, проводящего опрос; цель и задачи исследования; значимость роли респондента; гарантия конфиденциальности информации (если анкета не анонимная); инструкция по заполнению анкеты; выражение благодарности респонденту за участие в исследовании.

Следующая часть – основная. Её цель – сбор информации. Логика построения вопросов основной части заключается в том, что первыми идут вопросы, позволяющие узнать стаж и занимаемую должность специалиста. После идут основные вопросы. Ответы на них дают основную информацию по интересующей исследователя проблеме.

На основе полученной информации делаются выводы о разработанном продукте. Для того чтобы оценить нашу разработку, было составлено две формы анкеты. Первичное анкетирование будет проводиться до использования продукта, а вторичное уже после.

Метод анкетирование поможет выявить проблемы с оформлением документов и узнать, какой была деятельность специалиста до использования продукта, какой после и чем наша разработка помогла при подготовке и оформлении справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский».

Формы анкет представлены в Приложении 1 и Приложении 2

Основным способом оценки качества является метод экспертной оценки.

Экспертная оценка – это оценка параметров процессов или предметов, которые невозможно непосредственно измерить, либо применить любые точные науки, поэтому оценка проводится на основании профессионального опыта специалиста [16].

Обычно обращение к экспертным оценкам обусловлено сложностью изучения исследуемого объекта другими методами, отсутствием необходимой для исследования информации и надежных экономико-математических моделей.

Экспертная оценка применяется для прогнозирования, если недостаточно статистических данных. Кроме того, она используются для количественного измерения текущих событий, если невозможны другие методы, например, при оценке важности целей и предпочтительности различных вариантов маркетинговых стратегий или инструментов.

Экспертная оценка применяются на любом этапе исследования: в определении цели и задачи самого исследования, в построении и проверке гипотез, при выявлении проблемных ситуаций, в ходе интерпретации каких-либо процессов, событий или фактов, для обоснования адекватности используемого инструментария, в процессе выработки рекомендаций и т.д. Экспертные методы оценки применяют в ситуациях, когда выбор, обоснование и оценка решений не могут быть выполнены на основе точных расчетов.

Перед тем как начать экспертное исследование, важно четко определить его цель (или проблему) и сформулировать соответствующий вопрос для экспертов.

При подборе экспертов необходимо учитывать их компетентность в данных вопросах, а также обладание определенным опытом в областях, соответствующих решаемым задачам [23].

Эксперты перед вынесением суждения должны тщательно и с разных сторон рассмотреть представленную проблему.

Саму процедуру проводит независимый модератор процедуры, который обязательно контролирует соблюдение регламента, раздает необходимые материалы и анкеты, но сам своё мнение не высказывает.

Экспертная оценка проводится с помощью листа экспертной оценки, форма которой представлена в Приложение 3.

В этой форме прописаны необходимые критерии оценки степени проявления показателей в баллах, а также дана шкала перевода из средних баллов в уровень

В листе экспертной оценки представлены следующие основные показатели для оценивания:

— структурированность;

— комплексность;

— оформление документа;

— направленность на решение проблем;

— убедительная обоснованность в общих сведениях;

— соответствие нормативно-правовым актам;

— соответствие тематике;

— ориентированность разделов инструкции;

— удобство использования [21].

После проставления баллов по всем показателям подводиться итог по результату и в случае недочетов даются рекомендации для внесения исправлений в продукт.

Данный метод поможет выявить дополнительные перспективы развития исследуемого объекта, а также оценку продукта о том, на сколько он будет эффективен в использовании.

Следующим методом для оценки разработанного продукта стал хронометраж.

Хронометраж – это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения отдельных повторяющихся элементов операции [19].

При хронометраже объектом изучения является производственная операция или ее элементы, выполняемые рабочим или их группой на определенном рабочем месте.

Цели проведения хронометража:

1) установление норм времени и получение данных для разработки нормативов по труду;

2) проверка качества действующих норм;

3) совершенствование организации трудового процесса на рабочем месте.

При непрерывном хронометраже все элементы работы исследуются в порядке их выполнения.

Хронометраж выполняется в три этапа:

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение наблюдения;

3) обработка результатов и анализ результатов наблюдения [5].

По специальным технологическим таблицам определяется число необходимых замеров в зависимости от требуемой точности и нормативного коэффициента устойчивости хроноряда.

Составляется хронометражная карта, в которой записываются элементы операций, точки замеров, которые определяют моменты начала и окончания каждого элемента операции, продолжительность выполнения элементов, количество наблюдений и другие. Каждый элемент подвергается многократным замерам, которые образуют хронометражные ряды. Форма хронометражной кары представлена в Приложение 4.

Благодаря этому методу, мы сможем установить эффективность продукта, за счет замеров времени на подготовку и оформление документов в процессе исполнения запросов, до внедрения разработанного продукта и после и на основе полученных данных подвести итоги.

Таким образом, данные способы оценки качества оргпроектных разработок позволят наиболее полно оценить инструкцию по подготовке и оформлению справочно-информационных документов и помогут более точно представить информацию об эффективности и качестве порядка подготовки и оформления справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский».

Анализ результатов пробации инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз Сухоложский»

Базой внедрения разработанной инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов, является АО «Совхоз «Сухоложский».

Время внедрения разработанного продукта проходило во время производственной преддипломной практики – с 6 мая по 1 июня 2019 года.

В результате исследования был разработан план внедрения инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский».

Этапы внедрения инструкции предоставлены в виде плана деятельности. (см. Таблицу 1).

Таблица 1 – План внедрения инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»

План внедрения состоит из 3 этапов:

подготовительный;

основной;

заключительный.

В ходе производственной преддипломной практики в АО «Совхоз «Сухоложский» на первом этапе была проведена анкета для того, чтобы выявить проблемы, возникающие при подготовке и оформлении справочно-информационных документов. Проанализировав результаты, мы пришли к выводам, что чаще всего в организации создаются такие виды информационно-справочных документов как: акты и письма. У специалистов, занимающимися ведением делопроизводства, чаще всего возникают трудности с оформлением нужных реквизитов и выбором НПА.

Первичный хронометраж показал, что специалист по ДОУ в организации тратит на подготовку больше времени, чем предусмотрено в нормативных документах: постановление министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», чем на разработку справочно-информационных документов [20].

Таким образом организация нуждается в документе способствующем оптимизации процесса подготовки и оформления справочно-информационных документов.

На втором этапе осуществлялось внедрение продукта: специалисту при подготовке и оформлению справочно-информационных документов было предложено воспользоваться инструкцией для оперативной разработки документов. На этом же этапе было проведено повторное анкетирование и хронометраж.

По результатам анализа анкеты было выявлено следующее:

внедрение инструкции позволит оптимизировать работу специалиста, ответственного за процесс подготовки и оформления справочно-информационных документов;

настоящая инструкция является эффективным способом рационализации процесса исполнения справочно-информационных документов, т.к. она сокращает время, затраченное на подготовку и оформление документов, а также устраняет проблему, связанную с неправильным оформлением реквизитов в документе;

инструкция позволит точно и логично разработать, и оформить документ в соответствии с ГОСТ [2].

Повторный хронометраж затрат времени на подготовку и оформление справочно-информационных документов с использованием инструкции показал, что инструкция значительно помогла сократить время, затраченное на подготовку и оформление справочно-информационных документов. Это подтверждается меньшими временными затратами по всем наблюдаемым параметрам в сравнении с использованием инструкции:

— ускорился процесс времени на определение перечня реквизитов на 3 мин.;

— сократилось время на проверку правильности оформления на 1,5 мин.;

— уменьшилось время на внесение исправлений в документе на 1 мин.

Сравнительная диаграмма первичного и вторичного хронометража временных затрат на подготовку справочно-информационных документов (См. Рисунок 1)

Рисунок 1 – Время, потраченное на подготовку и оформление документов (мин)

После сравнения результатов замеров времени, можно сделать вывод, что разработанная инструкция позволила сократить времяна подготовку и оформление справочно-информационных документовна 5,5 минут, тем самым сэкономила рабочее время специалиста.

Во время внедрения в АО «Совхоз «Сухоложский» в продукт были внесены коррективы, а именно вместо готовых примеров документов появились макеты для заполнения справочно-информационных документов.

Таким образом, в целях рациональной разработки документов необходимо создать и внедрить в АО «Совхоз «Сухоложский» инструкцию по подготовке и оформлению справочно-информационных документов для того, чтобы увеличить эффективность работы специалистов в организации.

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Инструкция по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»

Исполнитель:

Малков К.И.,

студент 3 ^ДОУА группы

Руководитель:

Касьянова А.В.,

преподаватель

Камышлов, 2019

Содержание

1.1. Общие положения

В настоящей инструкции излагается порядок осуществления процесса подготовки и оформления справочно-информационных документов и порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Данная инструкция разработана в целях оптимизации процессов подготовки и оформления справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский» и установления единой систематизации, порядка подготовки и оформления таких документов как: протокол, акт, докладная, служебная и объяснительная записки, заявление и письмо.

Инструкция составлена на основе законодательных и иных нормативных правовых актах: ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Постановление Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» [1].

Для документов, изготовляемых на бланках, устанавливается два стандартных формата бланков документов – А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое поле;

10 мм — правое поле;

20 мм — верхнее поле;

20 мм — нижнее поле.

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк. Используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа;

бланк письма. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии;

бланк конкретного вида документа. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Правила и требования, а также определенный порядок действия при подготовке и оформлении информационно-справочной документации, содержащиеся в настоящей инструкции, помогут специалистам, работающим в сфере документационного обеспечения управления и архивоведения быстро и качественно решить данную проблему за короткий срок [7].

2. Порядок оформления и заполнения справочно-информационных документов

2.1. Акт

2.1.1. Акт должен составляться группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

2.1.2. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

2.1.3. Акт может иметь гриф согласования.

2.1.4. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лица, составляющих акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может выть составлен в форме таблицы.

2.1.5. При наличии приложений отметка об их присутствии делается после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

2.1.6. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (должности не указываются).

2.1.7. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (с актом ознакомлены: подпись, дата).

2.1.8. При наличии замечаний визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

2.1.9. Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5 – 3 интервалами [2].

Форму акта см. Приложение 1.

2.2. Протокол

2.2.1. Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

2.2.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-ого положения табулятора (29-е деление на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинаю запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступали – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)пишут прописными буквами, от начала (левого) поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

После лова «ВЫСТУПИЛИ» красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе «ВЫСТУПИЛИ». Слова – вопрос и ответ не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ» (от 0-го положения табулятора – левого поля).

2.2.3. Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

2.2.4. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

2.2.5. Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – «Заседание… стенографируется». Стенограмма прилагается.

2.2.6. Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

2.2.7. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончание заседания.

2.2.8. Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года [Error: Reference source not found].

Форму протокола см. Приложение 2

2.3. Докладной записка

2.3.1. Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор составитель.

2.3.2. Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

2.3.3. Датой документа считается дата его подписания.

2.3.4. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки в ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

2.3.5. Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица [4].

Форму докладной записки см. Приложение 3.

2.4. Объяснительная записка

2.4.1. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

2.4.2. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

2.4.3. Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

— первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

— вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

2.4.4. Объяснительную записку подписывает ее составитель.

2.4.5. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания [3].

Форму объяснительной записки см. Приложение 4.

2.5. Служебная записка

2.5.1. Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ею составлении:

— «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

— наименование документа – Служебная записка;

— дата составления и номер;

— заголовок к тексту документа – говорит о предмете служебной записки;

— текст документа – сначала идёт описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;

— должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора [5].

Форму служебной записки см. Приложение 5.

2.6. Заявление

2.6.1. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

2.6.2. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

2.6.3. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести…», «прошу предоставить отпуск…» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

2.6.4. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

2.6.5. Заявление подписывается составителем [2].

Форму заявления см. Приложение 6.

2.7. Письма

2.7.1. Письма необходимо оформлять на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

2.7.2. Применение бланков с продольным расположение реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

2.7.3. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

2.7.4. Реквизит «Адресат» оформляют с 4-ого положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

2.7.5. При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, наименование должности, ФИО – в дательном.

2.7.6. Если письмо адресовано руководителю организации, то после наименования должности указывают наименование организации.

В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

2.7.7. При отправлении письма частному лицу в начале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

2.7.8. Элементы реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

2.7.9. Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список ссылки, на каждом экземпляре указывают одного адресата, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

2.7.10. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

2.7.11. Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документами (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

2.7.12. Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишь документ юридической силы.

2.7.13. Текст письма состоит из вводной и основной части.

В вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например, просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

2.7.14. Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

2.7.15. Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа. От первого лица единственного лица – «Прошу», от первого лица множественного числа – «Просим».

2.7.16. Письмо оформляют в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй – направляют в дело.

2.7.17. К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1, 5 – 2 интервал) пишут слово «Приложение» (от начала левого поля, с большой буквы).

2.7.18. Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

2.7.19. Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит из следующих элементов: наименование должности (от левого поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами.

2.7.20. На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

2.7.21. Отметка о поступлении документов в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

2.7.22. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

2.7.23. Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, ФИО.

2.7.24. При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью [6].

Форму письма см. Приложение 7.

Список литературы

ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).

Делопроизводство. Образцы документов. Т.О. Айман. Третье издание Москва РИСР 2008г.

Документационное обеспечение управления: Составление и оформление информационно-справочной документации https://lms2.sseu.ru/mod/page/view.php?id=64835.

Оформление информационно-справочных документов / Сайт для бухгалтеров бюджетных уставов https://buhgalter.com.ua/articles/details/4337/.

Составление и оформление справочно-информационных документов – Студопедия https://studopedia.ru/9_66794_sostavlenie-i-oformlenie-spravochno-informatsionnih-dokumentov.html.

Составление и оформление справочно-информационных документов https://lektsii.org/16-6838.html.

Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ.

Приложение 1

АКТ

с. Курьи

Заголовок

Основание:

Текст

Составлен в двух экземплярах:

1-й — кому (куда);

2-й — кому (куда).

Приложение:

Приложение 2

Акционерное общество «Совхоз «Сухоложский»

(АО «Совхоз «Сухоложский»)

ПРОТОКОЛ

Заголовок

Председатель –

Секретарь –

Присутствовали:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПАЛИ:

РЕШИЛИ:

Приложение 3

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Заголовок к тексту

Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст

Приложение 4

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Заголовок к тексту

Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст

Приложение 5

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст

Приложение 6

ЗАЯВЛЕНИЕ

Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст

Приложение 7

Обращение

Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст Текст

Список литературы

Акт. URL: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/akt.html (дата обращения:01.01.2019).

Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: Кнорус, 2015. – 256 с.

Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве / В.И. Андреева // Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО Бизнес–школа Интел–Синтез. – 2005. – 144 с.

Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 2007. – №1. – С 34–39.

Байкова И. Ю. Настольная книга секретаря-референта; Эксмо – Москва, 2010. — 304 c.

Басаков М.И. Делопроизводство // Документационное обеспечение управления: учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования. – М.: Издательско-книготорговый центр Маркетинг, 2002. – С. 336.

Басаков М.М. Современное делопроизводство. Ростов – на – Дону, Феникс, 2007 г.

Баскаков М.И. Документационное обеспечение управления Е.Н. Басовская, / М.И. Баскаков. – Изд. 2-е испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2016. – 350 с. 

Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота //Делопроизводство. – 1998. — № 2. — с.52-55.

Виды протоколов, особенности оформления URL: https://studfiles.net/preview/5759615/ (дата обращения 02.11.18).

Внешняя и внутренняя докладная записка URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5137 (дата обращения 17.10.18).

Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова / Секретарское дело. – 2006. – №2. – С. 16–20.

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).

Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, О.А. Мухамметшина – М.: Юнити – Дана, 2012 – 391 с.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. – М.: Проспект, 2004. – 456 с.

Демин, Ю.М. Секретарское дело: универсальный справочник. / Ю.М. Демин. — М.: Бератор-Пресс,2003. — 120с.

Докладная запискаURL: https://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/ (дата обращения: 21.10.18).

Докладная записка. Виды URL: https://www.profiz.ru/sr/4_2014/vse_zapiski/ (дата обращения: 17.10.18).

Документационное обеспечение URL: http://center-yf.ru/data/Buhgalteru/dokumentacionnoe-obespechenie.php (дата обращения11.10.18).

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» Н. Храмцовская 2006.

Козлов В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. – 2015. — №3. – c. 3-12.

Крюкова Н.П.: Документирование управленческой деятельности. — М.: ИНФРА-М, 2010.

Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. — М.: Современник — БИС, 2014. – 400 с.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009. № 76 URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=96081 (дата обращения: 12.03.19).

Объяснительная записка URL: https://biznes-prost.ru/zapiska-obyasnitelnaya.html (дата обращения 21.10.18).

Протокол. URL: https://www.syl.ru/article/250849/new_protokol-eto-sostavlenie-protokola (дата обращения 02.11.18).

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во Юридический колледж МГУ, 2014, 85 с.

Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный. – М.: ИНФРА – М, 2015. – 304 с.

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления /Л.А. Румынина. – М.: Академия, 2008. -224 с.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации URL: https://businessman.ru/new-sluzhebnoe-pismo-pravila-oformleniya-i-rekomendacii-po-sostavleniyu.html (дата обращения: 07.11.18).

Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря — М.: АСТ, 2016. — 110 с.

Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. – 2-е изд. –М.: Форум, 2009. – 176с.

Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. — М.: Интел-синтез, 2011. – 411 с.

Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): ПИТЕР, 2007. – 80с.

Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы // Справочник секретаря и офис менеджера. 2014.

Приложение 1

Анкета

Подготовка и оформление справочно-информационных документов

Уважаемый респондент!

Просим Вас ответить на вопросы анкеты с целью оценки качества подготовки и оформления справочно-информационных документов в организации.

Анонимность гарантируется

Инструкция: в вопросах содержащих варианты ответов, необходимо отметить галочкой, выбранный Вами ответ (ответов может быть несколько), в вопросах, не имеющих вариантов ответа, необходимо высказать свое мнение.

Какую должность Вы сейчас занимаете?

_____________________________________________________________.

Ваш стаж работы?

менее 1 года;

1 год;

5 лет;

более 10 лет;

укажите свой вариант ответа: ______________________________.

Укажите, какие разновидности информационно-справочных документов создаются в организации чаще всего:

акт;

протокол;

докладная записка;

служебная записка;

объяснительная записка;

заявление;

письма.

Укажите, какими нормативно-правовыми актами Ваша организация руководствуется при подготовке и оформлению информационно-справочных документов:

Конституция РФ;

Декреты и Указы Президента;

Законы и кодексы;

Постановления правительства;

Нормативные акты министерств и ведомств;

Нормативные акты, принимаемые местными органами государственной власти;

Локальные нормативные акты;

Укажите свой вариант ответа: ______________________________

_____________________________________________________________.

Сколько времени Вы тратите на подготовку и оформление справочно-информационных документов?

до 5 минут;

до 10 минут;

10-20 минут;

20-30 минут;

более 30 минут.

Возникают ли у Вас проблемы в АО «Совхоз «Сухоложский» при подготовке и оформлении справочно-информационных документов?

нет;

да, а именно:

Как Вы считаете, необходимо ли создание какого-либо нормативного документа по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»?

да;

нет.

Ваши пожелания

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Благодарим за участие в анкетировании!

Приложение 2

Анкета

Оценки результатов внедрения инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов

Какую должность Вы сейчас занимаете?

_____________________________________________________________.

Ваш стаж работы?

менее 1 года;

1 год;

5 лет;

более 10 лет;

укажите свой вариант ответа: ______________________________.

Пользовались ли Вы при разработке документов данной инструкцией?

да;

нет.

Помогла ли Вам при составлении документов данная инструкция?

да;

нет.

Возникли ли трудности при работе с инструкцией и есть ли необходимость в совершенствовании, если да, то укажите какие?

Нет;

Да;

____________________________________________________________________________________________________________________________________.

Планируете ли Вы в дальнейшем пользоваться данной инструкцией в своей деятельности?

да;

нет.

Какие виды документов на Ваш взгляд необходимо доработать в инструкции?

Ваши рекомендации к инструкции:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Спасибо, что ответили на наши вопросы!

Приложение 3

Карта экспертной оценки результатов внедрения

Инструкции по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»

Ф.И.О. эксперта:

Должность:

Стаж:

Критерии оценки: 0 — признак не проявляется,1 — признак проявляется частично, 2 — признак проявляется в полной мере

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 — высокий уровень; 1 — 1,6 — средний уровень; 0,5 — 0,9 — низкий уровень; 0 — 0,4 — недопустимый уровень.

Общие выводы, рекомендации: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

СВОДНЫЙ ЛИСТ ЭКСПЕРТНОЙ ОЦЕНКИ

Инструкция по подготовке и оформлению справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»

Критерии оценки: 0 — признак не проявляется, 1 — признак проявляется частично, 2 — признак проявляется в полной мере.

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 — высокий уровень; 1 — 1,6 — средний уровень; 0,5 — 0,9 — низкий уровень; 0 — 0,4 — недопустимый уровень.

Приложение 4

Карта хронометража

Наблюдательный лист хронометража затрат времени

на подготовку и оформление справочно-информационных документов в АО «Совхоз «Сухоложский»

О важности работы с информацией

Об этом говорят все. Многие думают, что умеют работать с информацией. Но на практике алгоритм преобразования текстов первичных документов во вторичные (те самые информационно-аналитические материалы, которые должен уметь составлять секретарь) мало кому знаком. Часто, выполняя эту работу, специалисты действуют интуитивно, а ведь этому нужно учиться. Эта деятельность называется аналитико-синтетической обработкой текстов. Рекомендуем изучить такие ее виды, как аннотирование и реферирование – используемые в них технологические приемы применимы во всех формах работы с документами.

2. Неумение представить информацию в нужном формате. Получив задание по поиску информации, секретари часто теряются: как оформить результаты поиска? Несмотря на внешнюю простоту задачи, форма представления управленческой информации часто вызывает затруднения. Тот документ, который представит секретарь по факту выполнения поручения начальника, во многом говорит о его подготовке. Согласно Профстандарту № 447, секретари и помощники должны уметь:

[1] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

[2] СЭД – система электронного документооборота.