Специалист по архиву должностная инструкция

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Может пригодиться:

• как составить должностную инструкцию на основе профстандарта;
• что делать, если работник не выполняет обязанности по ДИ.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Актуальные версии этих документов есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Полная версия этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

У нас есть и другие должностные инструкции, вот несколько примеров:

• бухгалтера;
• делопроизводителя;
• секретаря.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

I. Общие положения

1. Должность федеральной государственной гражданской службы (далее – гражданская служба) главного специалиста-эксперта отдела комплектования и делопроизводства (далее – Отдел) Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования (далее – Управление) относится к старшей группе должностей гражданской службы категории «специалисты».

Регистрационный номер (код) должности 08-3-4-051.

2. Область профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта (далее – гражданский служащий): Управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

3. Вид профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта: Комплектование и документационное обеспечение управления.

4. Назначение на должность и освобождение от должности главного специалиста-эксперта осуществляется Руководителем Росархива либо лицом, его замещающим.

5. Главный специалист-эксперт непосредственно подчиняется заместителю начальника управления – начальнику отдела.

II. Квалификационные требования
для замещения должности гражданской службы

6. Для замещения должности главного специалиста-эксперта устанавливаются следующие требования.

6.1. Наличие высшего образования. Главный специалист-эксперт должен иметь высшее образование по направлению подготовки (специальности): «Документоведение и архивоведение», «История» или иные специальности и направления подготовки, содержащиеся в ранее применяемых перечнях специальностей и направлений подготовки, для которых законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие указанным специальностям и направлениям подготовки.

6.2. Для замещения должности главного специалиста-эксперта не установлено требований к стажу государственной гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки.

6.3. Наличие базовых знаний:

• государственного языка Российской Федерации (русского языка);

• основ Конституции Российской Федерации, законодательства о государственной гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции;

• в области информационно-коммуникационных технологий.

6.4. Наличие профессиональных знаний:

6.4.1. Главный специалист-эксперт должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации:

1) Трудовой кодекс Российской Федерации, часть 1, раздел 1, глава 14, ст. 86, 87.;

2) Гражданский кодекс Российской Федерации, часть 1, раздел 1, § 1-5 главы 4;

3) Закон Российской Федерации от 9 октября 1992 г. № 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре»;

4) «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», утверждены Верховным Советом Российской Федерации 11 февраля 1993 г. № 4462-1;

5) Закон Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. № 4804-I «О вывозе и ввозе культурных ценностей»;

6) Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

7) Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»;

9) Федеральный закон от 22 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»;

10) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

11) Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

12) Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

13) Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»;

14) Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»;

15) Указ Президента Российской Федерации от 15 мая 2018 г. № 215 «О структуре федеральных органов исполнительной власти»;

16) Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности»;

17) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

18) приказ Росархива и приказ Минюста России от 2 августа 1999 г. № 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»;

19) приказ Минкультуры Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

20) приказ Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

21) приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

22) приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

23) приказ Росархива от 1 сентября 2017 г. № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

6.4.2. Иные профессиональные знания включают знание:

• состава Архивного фонда Российской Федерации;

• организации хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов;

• теории и практики архивного дела и делопроизводства;

• нормативных и методических документов федеральных органов государственной власти, по вопросам деятельности архива;

• порядка систематизации и классификации архивных документов;

• основ документационного обеспечения управления;

• перечня документов с указанием сроков хранения федеральных органов государственной власти.

6.5. Наличие функциональных знаний:

• принципов организации деятельности, передового отечественного и зарубежного опыта в области государственного управления в установленной сфере деятельности;

• миссии и стратегии Росархива;

• целей, задач и функций Росархива;

• нормативных и методических документов, касающиеся деятельности архива;

• систем хранения и классификации архивных документов;

• видов справочно-поисковых средств архива;

• порядка работы со служебной информацией, служебной информацией ограниченного распространения, информацией с ограничительной пометкой «для служебного пользования» и сведениями, составляющими государственную тайну;

• мер по обеспечению безопасности информации при использовании общесистемного и прикладного программного обеспечения, требования к надежности паролей.

6.6. Наличие базовых умений:

• планирования рационального использования служебного времени и достижения результата;

• коммуникативные умения;

• управления изменениями.

6.7. Наличие профессиональных умений:

• владения методикой анализа состояния работы архивных учреждений и органов государственных власти, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию архивными документами и документационному обеспечению управления;

• организации и проведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также находящихся на депозитарном хранении в федеральных органах исполнительной власти и организациях;

• работы с данными статистической отчетности.

6.8. Наличие функциональных умений:

• реализации государственных и федеральных целевых программ;

• оказания методической и консультативной помощи в пределах своей компетенции;

• анализа и прогнозирования;

• работы с планово-отчетной документацией;

• подготовки докладов, выступлений, сообщений;

• владения компьютерной техникой и необходимыми программными продуктами;

• оперативного осуществления поиска необходимой информации, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

• работы со справочными нормативно-правовыми базами, а также государственной системой правовой информации «Официальный интернет-портал правовой информации» (pravo.gov.ru);

• создания, отправки и получения электронных сообщений с помощью служебной электронной почты или иных ведомственных систем обмена электронными сообщениями, включая работу с вложениями;

• работы с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, включая их создание, редактирование и форматирование, сохранение и печать; умение работать с общими сетевыми ресурсами (сетевыми дисками, папками);

• работы с общими сетевыми ресурсами (сетевыми дисками, папками).

III. Должностные обязанности, права и ответственность

7. Основные права и обязанности главного специалиста-эксперта, а также ограничения, запреты и требования, установлены статьями 14-18 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон).

8.1. В целях реализации задач и функций, возложенных на Отдел главный специалист-эксперт исполняет следующие обязанности:

1) принимает участие в рассмотрении Основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации, проектов планов работы федеральных архивных учреждений, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения;

2) анализирует состояние архивного дела по профильным Отделу направлениям, вносит предложения по его совершенствованию;

3) составляет сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) готовит и оперативно представляет информацию для официального Интернет-сайта Росархива по профильным Отделу направлениям;

5) осуществляет функцию секретаря Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве;

6) готовит предложения к плану работы ЦЭПК;

7) обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЦЭПК;

участвует в подготовке и работе конференций, совещаний, семинаров, проводимых Росархивом, а также архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

9) консультирует гражданских служащих Росархива, работников организаций, подведомственных Росархиву, по вопросам, связанным с работой ЦЭПК.

8.2. Выполняет поручения руководства Росархива, Управления и начальника Отдела в пределах своей компетенции.

8.3. Соблюдает служебный распорядок, правила противопожарной безопасности, правила и нормы охраны труда и техники безопасности, порядок действий в чрезвычайных ситуациях.

8.4. Обеспечивает ответственное и бережное отношение к своему служебному удостоверению и предпринимает меры по недопущению его утраты.

8.5. В соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» сообщает представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимает меры по предотвращению такого конфликта.

8.6. Несёт предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;

действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

9. В целях исполнения возложенных должностных обязанностей главный специалист-эксперт имеет право на:

1) обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

2) ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;

3) отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;

4) оплату труда и другие выплаты в соответствии с Федеральным законом, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и со служебным контрактом;

5) получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности Федерального архивного агентства;

6) доступ в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с использованием таких сведений;

7) доступ в установленном порядке в связи с исполнением должностных обязанностей в государственные органы, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации;

ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;

9) защиту сведений о гражданском служащем;

10) должностной рост на конкурсной основе;

11) профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном Федеральным законом и другими федеральными законами;

12) членство в профессиональном союзе;

13) рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с Федеральным законом о гражданской службе и другими федеральными законами;

14) проведение по его заявлению служебной проверки;

15) защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суде их нарушения;

16) медицинское страхование в соответствии с Федеральным законом и федеральным законом о медицинском страховании гражданских служащих Российской Федерации;

17) государственную защиту своих жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;

18) государственное пенсионное обеспечение в соответствии с федеральным законом;

19) выполнение иной оплачиваемой работы, с предварительным уведомлением представителя нанимателя, если это не повлечет за собой конфликт интересов.

10. Главный специалист-эксперт осуществляет иные права и исполняет иные обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Положением о Росархиве, приказами Росархива. Для выполнения возложенных на главного специалиста-эксперта обязанностей он также вправе получать в установленном порядке от структурных подразделений Росархива и организаций отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

11. Главный специалист-эксперт за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт
вправе или обязан самостоятельно принимать решения

12.1. При исполнении служебных обязанностей главный специалист-эксперт вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

1) проверки представляемых документов;

2) отказа в приеме документов, оформленных не в надлежащем порядке или представленных не уполномоченным лицом;

3) оказания помощи в доработке представленных документов;

4) запроса в устной форме недостающих документов.

12.2. При исполнении служебных обязанностей главный специалист-эксперт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

1) фиксирования факта подачи заявления (обращения, иных документов);

2) проверки в установленном порядке полномочий заявителя;

3) соответствия представленных документов требованиям законодательства, их достоверности и полноты сведений, указанных в документах;

4) обеспечения исполнения соответствующих документов;

5) визирования подготовленных документов;

6) уведомления заявителя об отказе в приеме документов.

V. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт
вправе или обязан участвовать при подготовке проектов
нормативных правовых актов и (или) проектов
управленческих и иных решений

13. Главный специалист-эксперт в пределах своей компетенции принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений в соответствии с задачами, возложенными на Отдел, и должностным регламентом.
 

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов
управленческих и иных решений, порядок согласования
и принятия данных решений

14. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения главным специалистом-экспертом проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия им решений определяются Инструкцией по делопроизводству в Росархиве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами и распоряжениями Росархива, а также указаниями непосредственных и вышестоящих руководителей.
 

VII. Порядок служебного взаимодействия

15. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста-эксперта с гражданскими служащими Росархива, государственными служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», и требований к служебному поведению гражданского служащего, установленных статьей 18 Федерального закона, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Росархива.

VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам
и организациям в соответствии с административным регламентом
Федерального архивного агентства

16. Главный специалист-эксперт не принимает участие в реализации Росархивом функции по оказанию государственных услуг.

IX. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности

17. Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта определяется результатами его служебной деятельности и учитывается при проведении аттестации, квалификационного экзамена, при присвоении классного чина и поощрении гражданского служащего.

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта оценивается по следующим показателям:

• выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях;

• своевременности и оперативности выполнения поручений;

• качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

• профессиональной компетентности (знанию законодательных и иных нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

• способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

• творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

• осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

• своевременному составлению и направлению отчетности, отсутствию в ней ошибок, искажений или иных недостоверных сведений;

• количеству возвратов документов для доработки и исправления ошибок;

• соблюдению установленных требований к служебному поведению (служебной дисциплине).