- Общий порядок учета
- Учет продуктов питания в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, редакция 2
- Заполнение сведений о продуктах питания и готовых блюдах
- Продукты питания
- Готовые блюда
- Заполнение сведений о порядке организации питания
- Заполнение справочника “Приемы пищи”
- Заполнение справочника “Варианты меню”
- Заполнение справочника “Категории довольствующихся”
- Ведение учета
- Списание продуктов питания
- Варианты использования нескольких меню-требований в день
- Возврат продуктов питания
- Порядок работы в форме для ручного заполнения документа “Меню требование”
- Списание продуктов питания
- Регламентированные регистры и аналитические отчеты
- Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037)
- Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038)
- Отчет по стоимости питания
- Отчет о расходах продуктов питания по категориям довольствующихся
- Расчет недостающих продуктов
Общий порядок учета
В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н, для учета продуктов питания используются счета:
- 105 22 “Продукты питания – особо ценное движимое имущество учреждения”;
- 105 32 “Продукты питания – иное движимое имущество учреждения”.
Аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения.
Аналитический учет продуктов питания ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а также в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038). Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активамподсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.
Учет операций по выбытию и перемещению продуктов питания, учитываемых на балансовых счетах, ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
Учет операций по поступлению продуктов питания ведется в соответствии с содержанием факта хозяйственной жизни:
- в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету продуктов питания по сформированной фактической стоимости (в сумме фактических вложений);
- в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо Журнале операций расчетов с подотчетными лицами – в части операций поступления продуктов питания по фактической стоимости их приобретения;
- в Журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления продуктов питания.
Учет продуктов питания в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, редакция 2
Согласно Инструкции № 157н для учета продуктов питания используются счета:
- 105.22 “Продукты питания – особо ценное движимое имущество учреждения”;
- 105.32 “Продукты питания – иное движимое имущество учреждения”.
Для счетов задан номер журнала операций – “7”.
По счетам 105.22 и 105.32 ведется аналитический учет по продуктам питания (субконто Номенклатура типа справочник “Номенклатура”), центрам материальной ответственности (субконто Центры материальной ответственности типа справочник “Центры материальной ответственности”) и партиям (субконто Партии). Субконто Партии используется только при применении УСН с объектом налогообложения “Доходы, уменьшенные на величину расходов“.
При ведении учета по счетам групп 105.22 и 105.32 используются значения КЭК (КОСГУ) 340 “Увеличение стоимости продуктов питания” и 440 “Уменьшение стоимости продуктов питания”.
Счета Рабочего плана счетов включают КФО, КПС. Таким образом, обеспечивается ведение учета по источникам финансирования.
Согласно Инструкции № 157н на счетах 105.22 и 105.32 учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.
В программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, редакция 2, наряду с учетом движения материальных запасов реализован учет питания организованных коллективов.
Учет движения продуктов питания как материальных запасов ведется в подсистеме “Материальные запасы” (раздел “Материальные запасы”).
Для ведения учета питания организованных коллективов в государственных, муниципальных учреждениях в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, ред. 2 предназначена подсистема “Учет продуктов питания” (раздел “Услуги, работы, производство”).
Подсистема “Учет продуктов питания” позволяет автоматизировать расчет количества и состава списываемых продуктов для организации питания довольствующихся, вычислять стоимость питания по каждой категории довольствующихся, а также отражать списание продуктов питания в бухгалтерском учете.
В состав подсистемы Учет продуктов питания включены справочники:
- Номенклатура;
- Категории довольствующихся;
- Варианты меню;
- Приемы пищи.
Информация о продуктах питания, а также о готовых блюдах, изготовленных из них, хранится в справочнике “Номенклатура” (раздел “Услуги, работы, производство”, команда панели навигации “
Список номенклатуры”).
Для ведения списка категорий питающихся предназначен справочник “Категории довольствующихся”.
Справочник “Варианты меню” применяется для ведения списка вариантов меню, используемых в учреждении.
Для ведения списка приемов пищи, например, “Первый завтрак”, “Второй завтрак”, “Обед”, “Полдник” и т. д., предназначен справочник “Приемы пищи”.
Обратиться к справочникам можно в разделе “Услуги, работы, производство”.
Для ввода остатков на счетах учета продуктов питания в начале учета применяется документ “Ввод начальных остатков материалов” (раздел “Администрирование”, команда панели навигации “Помощник ввода начальных остатков”).
Для отражения операций поступления продуктов питания в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, ред. 2, используются стандартные документы поступления материальных запасов “Поступление МЗ”, “Акт о приемке материалов” и т д.
Для проведения инвентаризации продуктов питания используется документ “Инвентаризация МЗ”, в котором следует выбрать счет 105.32.
Списание недостач продуктов питания по всем причинам оформляется документом “Акт списания материалов”.
Возврат тары и недоброкачественных продуктов оформляется документом “Накладная на отпуск материалов на сторону”.
Для эффективного ежедневного учета продуктов питания предварительно следует ввести в программу необходимые данные:
1) Заполнить сведения о продуктах и готовых блюдах.
На данном этапе в справочник “Номенклатура” вводятся наименования продуктов, которые будут использоваться для изготовления готовых блюд.
Затем в справочник “Номенклатура” вводятся наименования готовых блюд. Для каждого готового блюда составляется спецификация, в которой указываются нормы расхода продуктов на изготовление блюда в соответствии со сборником рецептур (типовой сборник не поставляется в программе).
2) Далее следует указать сведения о порядке организации питания в учреждении.
На данном этапе в программу вводится информация о приемах пищи – завтрак, обед, ужин и т. д. Данные сведения указываются в справочнике “Приемы пищи”.
Заполняются утвержденные варианты меню на каждый день цикла питания (неделю, две недели, месяц) в справочнике “Варианты меню”.
Вводятся сведения о категориях довольствующихся в справочник “Категории довольствующихся” с указанием вариантов меню по категориям, приемов пищи, источников средств и количестве довольствующихся.
После ввода указанной информации можно приступать к ежедневному учету продуктов питания в программе.
Для планирования потребности в продуктах питания, ежедневном контроле необходимого количества продуктов на складе перед выдачей на изготовление блюд и списания выданных продуктов питания используется документ “Меню-требование”.
Для раскрытия информации о продуктах питания предусмотрены регламентированные регистры и аналитические отчеты по учету продуктов питания.
Заполнение сведений о продуктах питания и готовых блюдах
Продукты питания
Список продуктов питания, используемых для приготовления блюд, ведется в справочнике “Номенклатура”.
В карточке номенклатуры следует указать:
Тип номенклатуры – следует выбрать “Продукты питания”.
Наименование – указывается краткое наименование продукта.
Реквизит “Наименование полное” автоматически заполняется значением реквизита “Наименование”. При необходимости значение реквизита “Наименование полное” можно изменить.
При выборе типа номенклатуры автоматически заполняется реквизит “Счет учета”, в данном случае указывается счет 105.32 “Продукты питания”.
Ед. измерения– указывается учетная единица измерения (килограмм, литр, штука).
Элементы справочника “Номенклатура” можно объединить в группы.
Готовые блюда
Список готовых блюд ведется так же в справочнике “Номенклатура”.
Для каждого блюда в карточке номенклатуры следует указать:
Тип номенклатуры – следует выбрать “Готовое блюдо”.
Наименование – указывается краткое наименование готового блюда.
Реквизит “Наименование полное” автоматически заполняется значением реквизита “Наименование”. При необходимости значение реквизита “Наименование полное” можно изменить.
При выборе типа номенклатуры автоматически заполняется реквизит “Счет учета”, в данном случае указывается счет 105.02 “Продукты питания”.
Ед. измерения – указывается учетная единица измерения блюда (килограмм, литр, штука, порция). В данной единице измерения будет производиться расчет продуктов, затраченных на приготовление блюда.
Примечание. Например, если для блюда указать единицу измерения “порция” (ее следует добавить вручную в справочник “Классификатор единиц измерения”), то в спецификации блюда будет указан расход продуктов на заданное в спецификации количество порций. При списании продуктов будет производиться расчет для одной единицы измерения блюда (т.е. для одной порции) по формуле “количество довольствующихсяхколичество продуктов по спецификации /количество ед.измерения в спецификации (порций)”.
После записи карточки номенклатуры становится доступной кнопка “Спецификации”.
Под спецификацией готового блюда в данном случае подразумевается состав продуктов питания, используемых для приготовления блюда, с указанием количества расхода.
Для ввода спецификации готового блюда следует в карточке номенклатуры нажать на кнопку “Спецификация” и в открывшейся форме ввести новую строку.
При вводе новой строки откроется карточка спецификации, в которой следует указать:
Номенклатура – готовое блюдо, для которого вводится спецификация. При вводе спецификации из карточки номенклатуры реквизит заполняется автоматически.
Наименование – указывается наименование спецификации.
Количество – количество блюда, для которого задается спецификация. Значение данного реквизита задается в единицах измерения, указанных в карточке номенклатуры (блюда).
Примечание: если в карточке блюда указана единица измерения “порция“, то в реквизите “Количество” следует указать количество порций, для которых составляется спецификация.
Номер спецификации – номер рецепта (состава и пр.).
В таблице “Состав” указывается состав и количество продуктов питания, которые идут на изготовление готового блюда.
На рисунке выше представлена “Стандартная (250 гр)” спецификация блюда “Каша манная”.
В реквизите “Количество” указано количество блюда – 1 порция и, соответственно, в таблице “Состав” – количество продуктов питания, требуемых для приготовления одной порции блюда весом 250 гр.
Готовое блюдо может иметь несколько спецификаций в зависимости от используемых продуктов питания. Например, “Стандартная” спецификация и “Диетическая”. В “Стандартной” для приготовления блюда используется сахар, а в “Диетической” – заменитель – сахарин или фруктоза.
Спецификация готового блюда не всегда точно соответствует рецепту и при вводе в программу имеет следующие особенности:
- Расход продуктов в спецификации следует указывать в тех единицах измерения, в которых ведется учет продуктов питания.
Например, в рецепте расход указан в граммах (100 гр.), а учет продуктов питания ведется в килограммах. В спецификации следует указать расход в килограммах – 0,100 кг.
- Расход продуктов следует указывать с учетом отходов.
Например, если в рецептурном сборнике или кулинарной книге, указан расход картофеля в очищенном виде, то при заполнении спецификации в данном случае следует указывать расход неочищенного картофеля, то есть количество расхода будет больше чем в рецепте.
- Если для приготовления готового блюда согласно рецепту требуется использовать блюда-компоненты (полуфабрикаты), то в спецификации следует указать все продукты и количество расхода, требуемые для изготовления блюда-компонента (полуфабриката).
Например, для приготовления одной порции готового блюда “Щи” весом 300 гр. требуется 0,050 кг бланшированного лука.
Для приготовления бланшированного лука требуется 0,080 кг лука репчатого и 0,020 л масла растительного.
Следовательно, в спецификации к готовому блюду “Щи” следует указать расход лука репчатого и растительного масла в объемах, требуемых для приготовления блюда-компонента (полуфабриката).
Заполнение сведений о порядке организации питания
Заполнение справочника “Приемы пищи”
Справочник “Приемы пищи” предназначен для ведения списка приемов пищи, например “Завтрак”, “Обед”, “Ужин” и т.д.
Справочник вызывается в разделе “Услуги, работы, производство” командой панели навигации “Приемы пищи”.
Справочник заполняется вводом строки текста с названием приема пищи.
Заполнение справочника “Варианты меню”
Справочник “Варианты меню” используется для ведения списка различных дневных меню, используемых в учреждении. Это могут быть меню для разных столов, групп питающихся и пр.
Классификация меню в справочнике произвольная. Вариант меню представляет собой пронумерованный набор типовых меню в пределах цикла питания.
Цикл питания – это период времени, в течение которого меню не повторяется.
Например, если в учреждении цикл питания – неделя, то это означает, что в течение недели меню не повторяются, но, начиная со следующей недели, цикл меню начнется заново.
Цикл питания задается значением “Текущий порядок” – целое число, определяющее номер типового дневного меню. Может принимать значения в диапазоне от 1 до числа, равного максимальному количеству дневных меню, предусмотренных для данного варианта меню. Значение “1” будет соответствует меню для “первого дня”. В то же время значение реквизита можно изменить на любое другое допустимое значение, то есть на такое, которое находится в диапазоне от “1” до максимального значения. Максимальное значение может быть равно, например, “7”, для “семидневного меню”, или “10”, для “десятидневного” и т.д.
Справочник вызывается в разделе “Услуги, работы, производств” командой панели навигации “Варианты меню”.
При вводе нового варианта следует указать его наименование.
В реквизите “Текущий порядок” следует указать соответствующее значение, определяющее номер типового дневного меню.
Например, если цикл питания – неделя, то для каждого дня недели необходимо добавить порядок в диапазоне от 1 до 7. И для каждого порядка ввести типовое меню, соответствующее дню недели.
В нижней таблице “Типовое меню” указывается состав готовых блюд для текущего варианта меню:
Прием пищи – определяет время приема пищи (завтрак, обед, ужин и т.д.);
Блюдо – готовое блюдо, входящее в меню;
Спецификация – вариант спецификации указанного блюда. Для каждого блюда в конфигурации может храниться несколько вариантов рецепта;
Выход – вес готового блюда (порции).
Варианты меню могут различаться составом блюд для конкретного приема пищи, спецификацией готового блюда и весом порции.
Например, в учреждении предусмотрено 3 варианта меню: “Основное”, “Диетическое” и “Детское”.
“Диетическое” меню отличается от “Основного” составом блюд на завтрак (“Кофейный напиток” вместо “Кофе с молоком”) и спецификацией блюд на завтрак – “Диетическая” спецификация блюда “Каша манная”.
“Детское” меню отличается от “Основного” размером порций: в графе “Выход” для детского меню вес порции указан меньше.
Заполнение справочника “Категории довольствующихся”
Справочник “Категории довольствующихся” предназначен для ведения списка категорий питающихся.
Справочник вызывается в разделе “Услуги, работы, производство” командой панели навигации “Категории довольствующихся”.
Элемент справочника – карточка категории довольствующихся заполняется в следующем порядке:
Для каждой категории питающихся следует указать “Наименование” и выбрать “Вариант меню”, в соответствии с которым категория будет получать питание.
Например, в учреждении предусмотрена организация питания студентов по двум вариантам меню: “Основное” и “Диетическое”. Соответственно в справочнике “Категории довольствующихся” следует ввести 2 элемента, указав различные варианты меню.
Если категория питающихся относится к персоналу, то следует включить флажок “Персонал”.
В табличной части “Приемы пищи” задаются приемы пищи, которые данная категория питающихся будет посещать согласно выбранному варианту меню. Те приемы пищи, которые категория будет посещать, следует отметить, включив соответствующий флажок в строке.
Например, в учреждении предусмотрено питание детей только завтраками, следовательно, в табличной части “Приемы пищи” карточки категории довольствующихся указывается только время приема пищи “Завтрак”.
В табличной части “Источники средств” на закладке “Приемы пищи / источники средств” следует указать источники средств, за счет которых категория может получать питание. Под источником средств понимается сочетание ИФО (если в программе ведется учет по ИФО – в Настройках параметров учета включена функциональная опция “Учет по ИФО”) и КФО. Также следует указать КПС и счет затрат с аналитикой счета по каждому источнику средств. Иными словами здесь указывается, продукты, купленные за счет каких средств, могут быть списаны на обеспечение питания данной категории.
Для одной категории могут быть заданы несколько источников средств. Это означает, что для обеспечения питания категории в соответствии с выбранным вариантом меню продукты могут быть списаны с любого из этих источников.
Например, в учреждении предусмотрено списание продуктов на организацию питания студентов как за счет субсидии на выполнение гос. задания (КФО – 4), так и по приносящей доход деятельности (КФО – 2).
На закладке “Плановая стоимость / количество довольствующихся” в таблице “Плановая стоимость” можно указать плановую стоимость питания.
Информация о плановой стоимости питания используется только для формирования отчетов и не влияет на ведение учета.
Указанная стоимость питания начинает действовать с даты, указанной в реквизите “Действует с”.
В таблице “Количество довольствующихся” можно указать предполагаемую численность питающихся по данной категории и указать дату, начиная с которой указанная численность будет применяться.
Информация о количестве довольствующихся используется для автоматического заполнения в документе “Меню-требование”.
Ведение учета
Согласно пункту 117 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. № 157н продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д. учитываются на счете 105 32 “Продукты питания – иное движимое имущество учреждения”, далее – Инструкция № 157н.
Пунктом 119 Инструкция № 157н установлено, что аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения, с учетом положений, предусмотренных отраслевыми особенностями.
Аналитический учет материальных запасов, продуктов питания ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.
В программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, ред.2 для организации питания, а именно для расчета потребности в продуктах, контроля количества и списания продуктов предназначен документ “Меню-требование”. Документ вводится в разделе “Услуги, работы, производство” командой панели навигации “Меню-требования”.
Для корректного ведения учета необходимо контролировать остатки продуктов на складе с целью исключения ситуаций, когда каких-либо продуктов не хватает по определенному источнику средств.
Документ “Меню-требование” можно также использовать в качестве механизма планирования. Документ “Меню-требование” позволяет ввести в программу данные, на основании которых можно рассчитать потребность в продуктах для организации питания в учреждении на длительный срок (более 1 дня). Также документ позволяет рассчитать потребность в продуктах для организации питания в учреждении на конкретный день и составить калькуляцию стоимости питания.
Рассмотрим работу с данным документом подробнее.
Документ “Меню-требование” заполняется в следующем порядке:
В реквизите “Дата” указывается дата, на которую производится планирование и списание продуктов по меню-требованию.
Документ создается на каждое материально – ответственное лицо, с которого производится списание продуктов питания, – указывается в шапке документа в реквизите “МОЛ / Место хранения”.
В реквизите “Вариант операции” следует установить тумблер в положение “Списание продуктов” или “Возврат продуктов”.
- Тумблер, установленный в положение “Списание продуктов”, означает, что документом будет произведено списание продуктов по меню.
- Тумблер, установленный в положение “Возврат продуктов”, означает, что документом будет произведен возврат излишне выданных продуктов на склад (материально-ответственному лицу).
Заполнить документ можно как вручную, так и автоматически.
В документе “Меню-требование” можно вручную изменить все параметры раскладки блюд на конкретный день. Например, можно изменить состав блюд, выход готовых блюд, рецепты блюд и пр.
В табличной части “Категории довольствующихся” следует указать категорию довольствующихся, вариант меню данной категории, количество довольствующихся и порядковый номер типового дневного меню, в соответствии с которым будет получать питание соответствующая категория на дату документа.
Значение реквизита “Порядок” изменяется циклически. При заполнении документа в первый раз значение реквизита “Порядок” для категории питающихся будет равно “1”, что соответствует меню для “первого дня”. В то же время значение реквизита можно изменить на любое другое допустимое значение, то есть на такое, которое находится в диапазоне от “1” до максимального значения. Максимальное значение может быть равно, например, “7”, для “семидневного меню”, или “10”, для “десятидневного” и т.д. При заполнении документа в последующие дни значение реквизита будет увеличиваться на единицу каждый день, и это будет происходить до тех пор, пока не будет достигнуто максимальное значение для данной категории. После этого цикл начнется сначала, со значения реквизита, равного “1”.
Примечание. Например, если цикл питания составляет неделю, то на каждый день недели будет новое дневное меню. Начиная со следующей недели, цикл меню начнется заново. Дневные меню на каждый день цикла ведутся в справочнике “Варианты меню”.
По кнопке “Заполнить документ – Заполнить категории довольствующихся” на командной панели документа можно заполнить табличную часть “Категории довольствующихся” всеми категориями довольствующихся, у которых задана численность на дату документа.
После ввода данных в табличную часть “Категории довольствующихся” для автоматического заполнения табличной части “Меню-раскладка” следует нажать на кнопку “Заполнить документ – Заполнить меню-раскладу по всем категориям”, расположенную на командной панели документа “Меню-раскладка”.
Чтобы заполнить меню-раскладку только по одной категории довольствующихся, можно воспользоваться кнопкой “Заполнить по текущей категории”, расположенной на командной панели табличной части “Меню-раскладка”.
Табличная часть “Меню-раскладка” содержит следующие графы:
Прием пищи – указывается время приема пищи (завтрак, обед, ужин и т.д.);
Блюдо – блюдо, подаваемое к столу;
Количество – количество порций указанного блюда.
Спецификация – указывается состав продуктов, в соответствии с которым будет приготовлено блюдо. При выборе блюда спецификация блюда будет заполнена автоматически значением по умолчанию;
Выход – вес готово блюда (порции).
Для заполнения табличной части “Состав блюда” следует нажать на кнопку “Заполнить документ – Заполнить состав блюд по меню-раскладке”.
После заполнения любые данные могут быть изменены вручную.
Табличная часть “Состав блюда” содержит следующие графы:
Номенклатура – продукт питания, входящий в состав блюда;
Количество – количество продукта питания.
Табличная часть “Состав блюда” может быть свернута. Когда группа “Состав блюда” свернута, на форме отображается только заголовок “Показать состав блюд”. При нажатии на заголовок группа разворачивается, и заголовок изменяется на “Состав блюда”. Чтобы свернуть группу, нужно нажать на заголовок “Состав блюда”.
После заполнения документ можно либо записать (кнопка 
), либо провести и закрыть (кнопка 
).
При проведении документа проводки не формируются, т.к. списание продуктов еще не производилось. Признак проведения можно использовать как показатель того, что работа с документом закончена, и уже можно производить списание продукт
Из документа можно распечатать расширенную форму Меню-требования (ф. 0504202).
Дополнительные возможности
Перед списанием продуктов по кнопке “Вывести остатки” (командной панели закладки “Списание продуктов”) можно сформировать справку-расчет о недостающих продуктах питания и их количестве для реализации планируемого меню-требования на дату документа.
В справке приводится информация о недостающих продуктах питания и их количестве для списания по данному документу, в разрезе источников средств (КФО, ИФО).
Для одного продукта может быть указано несколько источников средств. Это означает, что недостающий продукт следует приобрести по каждому из указанных источников.
Списание продуктов питания
После заполнения раскладки продуктов в документе “Меню-требование” их можно списать, списание продуктов производится на одноименной закладке “Списание продуктов”. Для автоматического заполнения табличной части “Списание продуктов” следует нажать на кнопку “Заполнить документ – Заполнить продукты к списанию по составу блюд”, расположенную на командной панели документа “Меню-раскладка”.
При заполнении табличной части списания продуктов документа “Меню-требование” программа пытается автоматически распределить продукты питания, подлежащие списанию, по счетам учета с учетом наличия остатков на счетах. Также при распределении по счетам принимаются во внимание источники средств (КФО + ИФО), в рамках которых можно списать продукты для каждой категории довольствующихся.
Примечание. Источники средств, в рамках которых можно списывать продукты для категории питающихся, задаются в карточке категории довольствующихся (справочник “Категории довольствующихся”).
После автоматического заполнения документа для тех продуктов, которые удалось распределить по счетам, будут заполнены все колонки табличной части, в том числе счета списания, КФО, КПС и ИФО (при условии что учет по ИФО ведется). Для тех продуктов, распределить которые не удалось (из-за отсутствия необходимых остатков на счетах), счет списания, КФО, КПС и ИФО будут пустые, а соответствующие строки будут подчеркнуты красной линией.
В строках, выделенных красным цветом, счета списания следует указать вручную.
Примечание. Если необходимо списать один и тот же продукт с разных счетов, то это можно сделать путем копирования соответствующей строки. Затем в исходной и скопированной строках надо указать требуемые количество и счет списания.
При ручном заполнении реквизиты документа указываются в следующем порядке.
В табличной части закладки “Списание продуктов” вводится информация о списываемых продуктах, их количестве и бухгалтерских счетах, с которых будет произведено списание:
ИФО – источник финансового обеспечения (баланс), в рамках которого производится списание. Реквизит доступен в документе, если в программе ведется учет по ИФО – в Настройках параметров учета включена функциональная опция “Учет по ИФО”;
Номенклатура — списываемый продукт;
КФО – код вида деятельности, в рамках которого производится списание;
КПС, Счет учета – определяют полный счет списания;
Количество – количество списываемого продукта.
На закладке “Подписи” можно указать ответственных лиц, подписывающих меню-требование.
После окончательного заполнения документа “Меню-требование” на закладке “Бухгалтерская операция” следует выбрать типовую операцию “Меню-требование” и провести документ. Документ сформирует проводки по списанию продуктов питания.
Из документа можно распечатать форму Меню-требования (ф. 0504202) и Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).
Варианты использования нескольких меню-требований в день
Как правило, в день выписывают один документ “Меню-требование“, который содержит все продукты питания, предназначенные к списанию, для приготовления блюд дневного рациона. Но могут быть случаи, когда возникает необходимость выписки двух и более меню-требований. Таких случаев два:
- Продукты для списания находятся на разных складах (кладовых);
- В течение дня появляются новые довольствующиеся, которых нужно накормить.
Для правильного отражения данных документу необходимо сообщить, какой случай имеет место. Для этого служат два тумблера вида меню-требования “Первичное” и “Дополнительное“, а также флажок “Добавить к основному контингенту”. Флажок “Добавить к основному контингенту” будет активен только с установленным положением тумблера “Дополнительное“.
Если за текущий день уже есть меню-требование, а оформляемый документ является вторичным меню-требованием, то тумблер следует установить в положение “Дополнительное” как для первого, так и для второго случая.
Если это списание продуктов с другого склада, то флажок “Добавить к основному контингенту” должен быть отключен.
В этом случае таблицы “Категории довольствующихся” в обоих документах должны быть одинаковы, т.к. выдаются продукты одним и тем же довольствующимся, только с разных складов. В отчеты по питанию из всех меню-требований за день будет взято максимальное количество довольствующихся по каждой категории.
Если имеет место второй случай, когда в течение дня появляются новые довольствующиеся, то для вторичного меню-требования следует установить тумблер в положение “Дополнительное” и включить флажок “Добавить к основному контингенту“.
В этом случае количество довольствующихся, указанное в этом документе, будет суммироваться к довольствующимся из первичного документа в отчетах по питанию.
Возврат продуктов питания
Для возврата продуктов питания материально-ответственному лицу, например, в случае когда по меню было списано больше положенного, следует воспользоваться документом “Меню-требование” с установленным положением тумблера “Возврат продуктов”.
В этом случае на закладке “Списание продуктов” становится видимым реквизит Сумма. Этот реквизит обязателен для заполнения при оформлении возврата. Именно на эту сумму продукты будут возвращены.
Примечание: при оформлении возврата на закладке “Списание продуктов” в реквизитах Количество и Сумма следует указывать отрицательные значения.
Порядок работы в форме для ручного заполнения документа “Меню требование”
Заполнять и вносить изменения в состав списываемых продуктов вручную не очень удобно, т.к. информация в табличной части “Списание продуктов” приводится для конкретной категории довольствующихся, являющейся текущей в левой таблице “Категории довольствующихся”. В результате не видно общего количества списываемого продукта.
Для более удобного ручного заполнения или корректировки можно открыть форму “Ручное заполнение” (при помощи кнопки “Ручное заполнении” на командной панели закладки “Списание продуктов”), в которой информация о списываемых продуктах отображается для всех категорий довольствующихся.
В форме информация о списываемых продуктах приведена для всех категорий довольствующихся, и в графе “Всего” показывается общее количество списываемого продукта по всем категориям.
Табличное поле, содержащее информацию о продуктах, может представлять собой двухуровневое дерево. На втором уровне дерева можно ввести информацию о продуктах, которые будут списаны вместо недостающих.
Также на втором уровне можно отразить распределение списания продукта по разным счетам учета.
Например, если какого-либо продукта не хватает на одном счете, но есть остаток на другом, то на второй уровень для данного продукта следует ввести две строки, в которых будет указан тот же продукт, но разные счета и количество.
Таким образом, информацию в форме заполнения можно не удалять, а всю необходимую детализацию списания продуктов отражать на втором уровне соответствующих строк.
Для добавления информации на второй уровень нужно установить курсор на соответствующем продукте и нажать на кнопку “Добавить подчиненный”.
Для облегчения поиска продуктов по остаткам на счетах можно посмотреть список продуктов с остатками (гиперссылка “Показать/скрыть остатки материалов”).
Строки, которые заполнены не до конца, выделяются красным цветом. Красным цветом также выделяются строки, если количество списываемых продуктов на втором уровне не соответствует количеству, указанному на первом уровне.
После окончания работы в форме следует нажать на кнопку “Перенести в документ”. При этом вся информация будет перенесена в документ.
Регламентированные регистры и аналитические отчеты
В программе предусмотрено формирование регламентированных регистров по учету продуктов питания:
- Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037);
- Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038).
Аналитическую информацию по движению продуктов питания можно получить в отчетах:
- Отчет по стоимости питания;
- Отчет “Расход продуктов по категориям довольствующихся”;
- Расчет недостающих продуктов.
Также по счету 105.02 “Продукты питания” можно формировать любые стандартные отчеты и отчеты по материалам.
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037)
Записи в Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) производятся на основании товарных накладных с указанием количества и стоимости.
Ведомость предназначена для учета поступления продуктов питания в течение месяца.
В программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, ред. 2 Накопительная ведомость по приходу продуктов питания формируется при помощи одноименного отчета в разделе “Услуги, работы, производство – Отчеты по услугам, работам, производству – Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037)“.
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038)
Записи в Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038) производятся ежедневно на основании Меню-требований на выдачу продуктов питания (ф. 0504202).
Накопительная ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу в разрезе наименований продуктов питания.
В программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″, ред. 2 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания формируется при помощи одноименного отчета, вызываемого в разделе “Услуги, работы, производство – Отчеты по услугам, работам, производству – Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038)“.
Отчет по стоимости питания
Отчет содержит информацию о фактической и плановой стоимости питания в разрезе дат и категорий довольствующихся.
Отчет можно вызвать в разделе “Услуги, работы, производство – Отчеты по услугам, работам, производству – Отчет по стоимости питания“.
Отчет может быть сформирован в двух вариантах:
- Отчет по стоимости питания (списком);
- Отчет по стоимости питания (таблица);
Отчеты двух видов выведены в список отчетов раздела “Услуги, работы, производство”.
Отчет о расходах продуктов питания по категориям довольствующихся
Отчет содержит информацию о расходе по каждому из продуктов питания в разрезе категорий довольствующихся.
Данные отчета представлены как в количественном, так и в стоимостном выражении.
Отчет можно вызвать в разделе “Услуги, работы, производство – Отчеты по услугам, работам, производству – Расход продуктов”.
Расчет недостающих продуктов
Отчет предназначен для получения информации о недостающих продуктах на заданную дату по указанному материально-ответственному лицу. С помощью данного отчета формируется Справка-расчет о недостающих продуктах.
Отчет можно вызвать в разделе “Услуги, работы, производство – Отчеты по услугам, работам, производству – Расчет недостающих продуктов”.
Отчет также может быть сформирован для получения информации о недостающих продуктах по определенному документу “Меню – требование” с помощью кнопки “Вывести остатки” командной панели формы документа.
Позвонить менеджеру: +7(863) 303-37-95
Вопрос
В детском саду в 11 часов отключили свет. Были выданы продукты на обед. Обед в половинной готовности, дети не накормлены, продукты испорчены. Как централизованной бухгалтерии списать продукты? На основании каких документов?
Ответ
Если порча продуктов произошла в результате форс-мажорных обстоятельств, то решение о списании продуктов рекомендуется принимать комиссионно и подкрепить его справками от соответствующих служб.
Испорченные продукты в соответствии с п. 113 Инструкции N 157н* списываются на чрезвычайные расходы по фактической стоимости единицы или по средней стоимости (в зависимости от метода, установленного учетной политикой) на основании распоряжения (приказа) руководителя учреждения.
Списание испорченных продуктов питания оформляется актом о списании материальных запасов (ф. 0504230) (п. 108 Инструкции N 157н*).
В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к акту о списании.
Обоснование
Если порча продуктов произошла в результате форс-мажорных обстоятельств, то решение о списании продуктов рекомендуется принимать комиссионно и подкрепить его справками от соответствующих служб.
Выбытие продуктов питания и готовой продукции, пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий, иных бедствий, природного явления, катастрофы согласно принятому решению о списании и акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) отражается так (п. 43 Инструкции N 174н**):
Дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»
Кредит счета 0 105 32 440 «Продукты питания — иное движимое имущество учреждения»
или
Кредит счета 0 105 37 440 «Уменьшение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения».
Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)*** (далее — акт о списании, ф. 0504230) применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов.
В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к акту о списании (ф. 0504230).
Акт о списании (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения. Форма акта и образец заполнения акта о списании (ф. 0504230) высланы отдельным файлом.
Некоторые специалисты придерживаются мнения, что дополнительно рекомендуется составлять акт об утилизации испорченных продуктов (уничтожении). Образца такого акта, к сожалению, нет.
* Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
**Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.
***Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
 |
На вопрос отвечала: О.Я. Решетова, консультант ИПЦ «Консультант+Аскон» |
Материальные запасы в бюджетных учреждениях — что это и как формируется счет 105
С 01.01.2020 бухгалтерский учет материальных запасов в БУ регулируется новым НПА — федеральным стандартом «Запасы», который утвержден приказом Минфина от 07.12.2018 № 256н.
Об учете запасов в коммерческой фирме можно прочитать в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель.
Также, как и раньше, в 2022-2023 годах нужно использовать бюджетные планы счетов: единый (утв. приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н) и частные (в т.ч. приказ Минфина России от 16.12.2010 № 174н).
Подробнее о нормативных документах, регулирующих бухгалтерский учет в бюджетных структурах, читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».
Итак, согласно новому стандарту сейчас запасы разделяются на две группы:
1. Собственно материальные запасы:
- материалы;
- готовая продукция и биологическая продукция;
- товары;
- иные матценности.
2. Незавершенное производство — затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг, приходящихся на не прошедшую всех стадий технологического процесса продукцию, а также на изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и техническую приемку, и (или) на объем не завершенных выполнением работ (этапов работ), услуг. Учет НЗП в составе запасов — новация рассматриваемого ФСБУ.
Правила, установенные стандартом «Запасы», не распространяются на:
- библиотечные фонды;
- живые организмы, являющиеся источником биологической продукции, рост и восстановление которых управляются и контролируются субъектом учета;
- активы, составляющие культурное наследие;
- финансовые инструменты;
- незавершенное производство, если сформировавшее его учреждение выступает в роли подрядчика.
Для них есть свои ФСБУ.
Планом счетов (приказ № 157н) для учета запасов предусмотрен синтетический счет 010500000 (105) «Материальные запасы». Сам номер счета 105, где отражаются материальные запасы в бюджетном учреждении, состоит из 26 разрядов, но только разряды 18–26 используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида материальных запасов и сути их движения в номере счета меняется код в разрядах 22–26.
Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).
|
Номер разряда счета |
||||
|
18 |
19–21 |
22 |
23 |
24–26 |
|
Финансовое обеспечение |
Объект учета |
Группа объекта учета |
Вид объекта учета |
Вид поступлений, выбытий объекта учета |
|
Пример, счет 110532340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения» |
||||
|
1 |
105 |
3 |
2 |
340 |
|
1 — за счет средств бюджета |
105 — материальные запасы |
3 — иное движимое имущество |
2 — продукты питания |
340 — увеличение стоимости |
Для учета НЗП используется счет 109. Незавершенку в данной статье мы рассмативать не будем. Нюансы отражения операций с готовой продукцией и товарами в статье также не рассматриваются.
О том, как бюджетное учреждение учитывает основные средства, читайте в этом материале.
Формы первичных документов, в т. ч. по учету материалов, а также учетных регистров и отчетности для бюджетников вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в справочник.
Учет поступления материалов
Источниками поступления материалов согласно стандарту являются:
- приобретение;
- получение от иных организаций;
- создание для использования в собственной деятельности;
- изготовление для отчуждения (реализации).
Единицу учета МПЗ учреждение выбирает самостоятельно. Это могут быть (п. 8 ФСБУ «Запасы»):
- номенклатурные (реестровые) единицы;
- партии, однородные (реестровые) группы запасов. В этом случае должен обеспечиваться аналитический учет запасов, порядок ведения которого прописывается в учетной политике.
Если к учету принимаются запасы, которые могут быть использованы более 12 месяцев, учреждение (специальная комиссия) должно определить срок их полезного использования.
Материалы приходуются учреждениями на основании первичных документов по первоначальной стоимости (до вступления в силу нового ФСБУ оценку предписывалось производить по фактической стоимости). Порядок расчета первоначальной стоимости зависит от способа поступления активов и подробно описан в пп. 19-26 ФСБУ «Запасы».
Также учреждениям предписано производить последующую переоценку запасов с созданием резерва. Правила прописаны в пп. 29-33 ФСБУ «Запасы». В некоторых случаях возможно делать реклассификацию запасов, т. е. их перенос в другую группу запасов или даже в иную категорию активов (например, в ОС). Порядок и условия закреплены в п. 27 ФСБУ.
Для отражения поступлений в плане счетов выделены отдельные аналитические счета «Материальные запасы», в разрядах 24–26 которых используется код 340 для каждого вида материалов: 010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340 (см. приказ № 174н).
Основные проводки по поступлению материалов смотрите в таблице ниже, другие транзакции можно найти в п. 34 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).
|
Проводка |
Описание проводки |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов», 020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» |
Покупка материалов |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» |
Передача материалов от вышестоящего учреждения |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010624340, 010634340) |
Самостоятельное производство материалов, покупка по ряду договоров (стоимость материалов, транспортные затраты, консультационные услуги и т. д.) |
Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания
Списание запасов происходит:
- при их их потреблении (использовании) в деятельности учреждения (в том числе при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции);
- принятии решения о списании государственного (муниципального) имущества;
- принятии решения больше не использовать объект в качестве запасов и прекращении получения от него экономических выгод;
- передаче другой организации госсектора;
- продаже (дарении), обмене, распространении.
- по иным предусмотренным законом основаниям.
Списание стоимости материальных запасов может происходить двумя способами:
- по стоимости каждой единицы;
- средней стоимости.
Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года.
Прядок выбытия материалов детально прописан в пп. 34-41, а правила их оценки при выбытии — в пп. 42-43 ФСБУ «Запасы».
Опишем на примере, как списать материальные запасы в бюджетном учреждении.
Пример
На складе школы находится 5 метров рулонного ватмана по цене 150 руб. за метр, 7 метров ватмана по цене 177 руб. за метр. Дополнительно в начале месяца было закуплено еще 10 метров ватмана по цене 168 руб. за метр. За месяц использовано 15 метров ватмана. Определим среднюю фактическую стоимость 1 использованного метра ватмана и общую сумму затрат.
Средняя фактическая стоимость 1 метра равна:
(5 × 150 + 7 × 177 + 10 × 168) / (5 + 7 + 10) = 166,8 руб.
Общая сумма затрат на использованный ватман равна:
166,8 × 15 = 2 502 руб.
Для отражения транзакций выбытия также используются отдельные счета аналитического учета счета «Материальные запасы», заканчивающиеся на 440 и обозначающие уменьшение стоимости соответствующих материалов.
|
Проводка |
Описание проводки |
|
Дт 040120272 «Расходование материальных запасов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960272, 010970272, 010980272, 010990272) Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440) |
Использование материалов в текущей деятельности или при производстве |
|
Дт 040110172 «Доходы от операций с активами» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440) |
Продажа материалов (кроме готовой продукции и товаров), а также списание из-за непригодности, при недостаче |
|
Дт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440) |
Передача материалов от головного учреждения подведомственному |
О том, как ведется учет материалов в коммерческих организациях, читайте в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».
Информация о запасах в отчетности, первое применение ФСБУ «Запасы»
В своей отчетности в части запасов учреждение должно раскрывать информацию (п. 44 ФСБУ «Запасы»):
- об учетной политике, принятой для оценки запасов, включая методы расчета себестоимости;
- общей балансовой стоимости запасов в разрезе групп запасов с разделением на учитываемые по первоначальной, нормативно-плановой и справедливой стоимости;
- сумме запасов, признанных в расходах в отчетном периоде;
- сумме, на которую начислен и уменьшен резерв под снижение стоимости матзапасов;
- балансовой стоимости запасов, заложенных в качестве обеспечения исполнения обязательств.
Применять ФСБУ «Запасы» учреждения должны с 2020 года. При этом (пп. 45-47 ФСБУ «Запасы»):
- Объекты учета, ранее не считавшиеся запасами или числящиеся за балансом, но соответствующие критериям признания таким активом на 01.01.2020, нужно отразить на балансовых счетах по первоначальной стоимости. При необходимости производится реклассификация или переоценка запасов, учтенных до первого применения ФСБУ.
- Финансовый результат, полученный в результате этих операций, отражается на начало отчетного периода в качестве корректировки финансового результата прошлых лет. Результаты такой корректировки раскрываются в пояснениях к бухгалтерской (финансовой) отчетности обособленно.
- Информация по поступлениям и выбытиям запасов за годы, предшествующие первому применению стандарта, не пересчитывается.
Итоги
Ведение бухгалтерского учета в БУ строго регламентировано нормативными актами. С 2020 года оно подчинено новому ФСБУ «Запасы». Перед тем, как начать его применять, нужно проанализировать прежние правила учета и сделать необходимые корректировки.
Бюджетный учет продуктов питания
«Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2012, N 7
Наличие продуктов питания в учреждениях силовых министерств и ведомств обусловлено спецификой деятельности этих учреждений. Например, согласно положениям ст. 15 Закона РФ от 21.07.1993 N 5473-1 «Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы» осужденные, не имеющие заработка, обеспечиваются питанием по нормам, устанавливаемым Правительством РФ, за счет федерального бюджета. Рассмотрим на примерах, как производятся бухгалтерские записи операций по учету продуктов питания в казенных учреждениях силовых министерств и ведомств.
Аналитический учет
Продукты питания учитываются в составе материальных запасов (п. 118 Инструкции N 157н <1>). В частности, продукты питания в казенных учреждениях следует учитывать на счете 1 105 32 000 «Продукты питания — иное движимое имущество учреждения» (п. 21 Инструкции N 162н <2>).
<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
В соответствии с п. 119 Инструкции N 157н аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Записи в эту ведомость вносятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038).
Приказом N 173н <3> установлено, что в Накопительную ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037) записи производятся на основании первичных (сводных) учетных документов в количественном и стоимостном выражении. По окончании месяца подводятся итоги.
<3> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
В Накопительную ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038) записи производятся ежедневно на основании Меню-требований (ф. 0504202) и других документов, прилагаемых к Накопительной ведомости (ф. 0504038).
По окончании месяца подсчитываются итоги, определяется стоимость израсходованных продуктов и одновременно сверяется с численностью довольствующихся.
Итоговые данные Накопительной ведомости (ф. 0504038) по окончании месяца записываются в Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
Накопительные ведомости (ф. 0504037, ф. 0504038) составляются по каждому материально ответственному лицу по наименованиям и при необходимости — по кодам продуктов питания. На основании сводных данных накопительных ведомостей (ф. 0504037, ф. 0504038) формируется Оборотная ведомость (ф. 0504035), данные которой контролируются с данными счета 0 105 32 000 Главной книги (ф. 0504072).
Материально ответственные лица ведут аналитический учет продуктов питания в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) по их наименованиям, сортам и количеству (п. 119 Инструкции N 157н).
Отпуск продуктов питания (перемещение внутри учреждения, выдача, списание) оформляется Меню-требованием на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). Сведения из меню-требования заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.
Согласно Приказу N 173н Меню-требование (ф. 0504202) применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о численности довольствующихся лиц.
Меню-требование (ф. 0504202), заверенное подписями лиц, ответственных за получение (выдачу, использование) продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные учреждением в рамках учетной политики в соответствии с правилами документооборота и технологией обработки учетной информации.
Нормы выдачи продуктов питания. Напомним, что при планировании объемов закупки продуктов питания, а также при их выдаче необходимо руководствоваться нормами, утвержденными ведомственными нормативными актами. Вот некоторые из них:
- Нормы продовольственного обеспечения военнослужащих и некоторых других категорий лиц в мирное время, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 29.12.2007 N 946;
- Приказ ФСИН России от 15.06.2011 N 355 «Об утверждении Временной нормы продовольственного пайка для сотрудников уголовно-исполнительной системы, выполняющих специальные и другие задачи в мирное время» (применяется в период с 1 июня 2011 г. по 1 июня 2013 г.);
- Приказ ФСИН России от 09.12.2008 N 685 «Об утверждении рационов питания и норм замены продуктов при организации продовольственного обеспечения сотрудников уголовно-исполнительной системы и некоторых других категорий лиц в мирное время»;
- Приказ МВД России от 08.05.2010 N 352 «Об утверждении Временной нормы продовольственного пайка для сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации при выполнении ими отдельных оперативно-служебных и боевых заданий» (применяется в период с 1 сентября 2010 г. по 1 сентября 2012 г.);
- Приказ МВД России от 12.05.2010 N 358 «Об утверждении Временной нормы продовольственного пайка для военнослужащих внутренних войск МВД России и отдельных категорий сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, выполняющих задачи при стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях, а также при выполнении ими отдельных оперативно-служебных и боевых заданий» (применяется в период с 1 сентября 2010 г. по 1 сентября 2012 г.);
- Приказ МЧС России от 24.05.2007 N 288 «Об утверждении норм обеспечения питанием спасателей профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий при несении дежурства»;
- Приказ ФСБ России от 20.06.2011 N 267 «Об установлении повышенных норм питания, рациона питания и норм замены одних продуктов питания другими, применяемых при организации питания подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений, находящихся в изоляторах временного содержания подозреваемых и обвиняемых пограничных органов».
Бюджетный учет
Как и все материальные запасы, продукты питания принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции N 157н). Напомним, что в эту стоимость входят суммы фактических вложений в приобретение продуктов питания с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено НК РФ). В частности, согласно п. 102 Инструкции N 157н фактической стоимостью продуктов питания признаются:
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
- расходы на доставку;
- иные платежи, непосредственно связанные с приобретением продуктов питания.
Списание продуктов питания может осуществляться по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции N 157н). Способ списания следует закрепить в учетной политике учреждения.
Приведем бухгалтерские записи операций, осуществляемых при поступлении и выбытии продуктов питания.
-------------------------------------------T------------T------------------
Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит
-------------------------------------------+------------+------------------
Поступление продуктов питания
-------------------------------------------T------------T------------------
Приобретение продуктов питания по ¦1 105 32 340¦ 1 302 34 730
фактической (сформированной) стоимости (по¦ +------------------
одному договору) ¦ ¦ 1 208 34 660
-------------------------------------------+------------+------------------
Оприходование продуктов питания в сумме их¦ ¦
фактической стоимости, сформированной при ¦ ¦
их приобретении (в рамках нескольких ¦ ¦
договоров): ¦ ¦
- формирование фактической стоимости ¦1 106 34 340¦1 302 00 <*> 730,
продуктов питания; ¦ ¦ 1 208 00 <*> 730
- принятие продуктов питания к учету по ¦1 105 32 340¦ 1 106 34 340
сформированной фактической стоимости ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Безвозмездное получение продуктов питания ¦ ¦
(в том числе по централизованному ¦ ¦
снабжению) в рамках движения между ¦ ¦
учреждениями: ¦ ¦
- подведомственными одному главному ¦1 105 32 340¦ 1 304 04 340
распорядителю (распорядителю) бюджетных ¦ ¦
средств; ¦ ¦
- подведомственными разным главным ¦1 105 32 340¦ 1 401 10 180
распорядителям (распорядителям) бюджетных ¦ ¦
средств одного уровня бюджета, а также при¦ ¦
получении от государственных и ¦ ¦
муниципальных организаций, от иных ¦ ¦
организаций, за исключением ¦ ¦
государственных и муниципальных, и от ¦ ¦
физических лиц; ¦ ¦
- разных уровней бюджетов ¦1 105 32 340¦ 1 401 10 151
-------------------------------------------+------------+------------------
Оприходование неучтенных (излишков) ¦1 105 32 340¦ 1 401 10 180
продуктов питания, выявленных при ¦ ¦
инвентаризации ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Принятие к учету продуктов питания, ¦1 105 32 340¦ 1 401 10 172
поступивших в порядке возмещения в ¦ ¦
натуральной форме ущерба, причиненного ¦ ¦
виновным лицом ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Внутреннее перемещение продуктов питания ¦1 105 32 340¦ 1 105 32 340
между материально ответственными лицами ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Выбытие продуктов питания
-------------------------------------------T------------T------------------
Списание израсходованных продуктов ¦1 401 20 272¦ 1 105 32 440
питания, потерь в объеме норм естественной¦ ¦
убыли ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Списание продуктов питания при выявлении ¦1 401 10 172¦ 1 105 32 440
недостач, хищений ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Списание потерь продуктов питания, ¦1 401 20 273¦ 1 105 32 440
пришедших в негодность вследствие ¦ ¦
стихийных бедствий и иных бедствий, ¦ ¦
опасного природного явления, катастрофы ¦ ¦
-------------------------------------------+------------+------------------
Безвозмездная передача продуктов питания в¦ ¦
рамках их движения между учреждениями: ¦ ¦
- подведомственными одному главному ¦1 304 04 340¦ 1 105 32 440
распорядителю (распорядителю) бюджетных ¦ ¦
средств; ¦ ¦
- подведомственными разным главным ¦1 401 20 241¦ 1 105 32 440
распорядителям (распорядителям) бюджетных ¦ ¦
средств одного уровня бюджета, а также при¦ ¦
их передаче государственным и ¦ ¦
муниципальным организациям; ¦ ¦
- разных уровней бюджетов ¦1 401 20 242¦ 1 105 32 440
¦1 401 20 251¦
-------------------------------------------+------------+------------------
<*> Соответствующие счета аналитического учета.
Пример 1. Учреждение приобрело продуктов питания на сумму 350 000 руб. Договором предусмотрен аванс в сумме 105 000 руб. Сторонняя организация оказала услуги по доставке продуктов питания на сумму 2500 руб. Продукты получены на склад и приняты к учету.
В учете данные операции будут отражены следующим образом:
-------------------------------------T------------T------------T----------¬
¦ Наименование операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Перечислен аванс поставщику ¦1 206 34 560¦1 304 05 340¦ 105 000 ¦
¦продуктов ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Формирование стоимости продуктов ¦ ¦ ¦ ¦
¦питания: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- стоимость поступивших от ¦1 106 34 340¦1 302 34 730¦ 350 000 ¦
¦поставщика продуктов; ¦ ¦ ¦ ¦
¦- стоимость услуг, оказанных ¦1 106 34 340¦1 302 22 740¦ 2 500 ¦
¦транспортной организацией ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Приняты к учету продукты питания по ¦1 105 32 340¦1 106 34 340¦ 352 500 ¦
¦сформированной при их приобретении ¦ ¦ ¦ ¦
¦стоимости ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Зачет перечисленного ранее ¦1 302 34 830¦1 206 34 660¦ 105 000 ¦
¦поставщику продуктов аванса ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Оплачены услуги транспортной ¦1 302 22 830¦1 304 05 340¦ 2 500 ¦
¦организации ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Произведен окончательный расчет с ¦1 302 34 830¦1 304 05 340¦ 245 000 ¦
¦поставщиком за поставленные продукты¦ ¦ ¦ ¦
¦питания ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------------------+------------+------------+-----------
Пример 2. В учреждении при проведении инвентаризации в связи со сменой материально ответственного лица обнаружена недостача продуктов питания: 20 кг муки на сумму 540 руб., 15 кг картофеля на сумму 217,50 руб. Естественная убыль составила: муки — 1,5 кг, картофеля — 1 кг.
В учете учреждения мука числится по стоимости 27 руб. за 1 кг, картофель — 14,50 руб. за 1 кг.
Рыночная цена <*>: муки — 30 руб., картофеля — 17,50 руб.
<*> Согласно п. 220 Инструкции N 157н размер ущерба, причиненный недостачами и хищениями, определяется исходя из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи недостающих материальных ценностей.
С учетом размера естественной убыли продуктов питания недостача составила 30 кг картофеля и 17,5 кг муки.
Сумма недостачи в размере 800 руб. ((18,5 кг x 30 руб.) + (14 кг x 17,50 руб.)) отнесена на виновное лицо.
В счет возмещения ущерба виновное лицо добровольно внесло наличными в кассу учреждения 500 руб., возместило в натуральной форме продуктов на сумму 300 руб.
В учреждении необходимо сделать следующие бухгалтерские проводки:
Наименование операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, |
Списана стоимость недостающих |
1 401 20 272 |
1 105 32 440 |
55 |
Списание продуктов питания сверх |
1 401 10 172 |
1 105 32 440 |
702,5 |
Отражена недостача продуктов по |
1 209 74 560 |
1 401 10 172 |
800 |
Возмещен ущерб виновным лицом в |
1 401 10 172 |
1 209 74 660 |
300 |
Приняты к учету продукты питания, |
1 105 32 340 |
1 401 10 172 |
300 |
Приняты в кассу учреждения денежные |
1 201 34 510 |
1 209 74 660 |
500 |
Наличные денежные средства, |
1 210 03 560 |
1 201 34 610 |
500 |
Зачислены наличные денежные средства |
1 304 05 340 |
1 210 03 660 |
500 |
Пример 3. Из кассы казенного учреждения сотруднику выдано под отчет 20 000 руб. на приобретение продуктов питания. Оплачены услуги по найму автотранспортного средства для их доставки — 500 руб. Продукты получены на склад и приняты к учету.
В учете учреждения данные операции следует отразить бухгалтерскими записями:
-------------------------------------T------------T------------T----------¬
¦ Наименование операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Выданы под отчет денежные средства ¦1 208 34 610¦1 201 34 610¦ 20 000 ¦
¦из кассы учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Формирование стоимости продуктов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- сумма поступивших продуктов; ¦1 106 34 340¦1 208 34 660¦ 20 000 ¦
¦- сумма оказанных транспортных услуг¦1 106 34 340¦1 302 22 730¦ 500 ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Приняты к учету продукты по ¦1 105 32 340¦1 106 34 440¦ 20 500 ¦
¦сформированной при их приобретении ¦ ¦ ¦ ¦
¦стоимости ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Оплачены услуги транспортной ¦1 302 22 830¦1 304 05 340¦ 500 ¦
¦организации ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------------------+------------+------------+-----------
Пример 4. Учреждение (получатель) в рамках централизованного снабжения от учреждения, уполномоченного на осуществление таких закупок (государственный заказчик), 29 февраля 2012 г. получило продукты питания на сумму 150 000 руб. Извещение (ф. 0504805) получено только 12 марта 2012 г. Оба учреждения являются подведомственными одному главному распорядителю бюджетных средств.
В бюджетном учете заказчика и получателя данные операции необходимо отразить следующим образом:
Наименование операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, |
В учете государственного заказчика |
|||
Февраль |
|||
Переданы продукты питания получателю |
1 304 04 340 |
1 105 32 440 |
150 000 |
Отражена стоимость отгруженных |
05 <*> |
150 000 |
|
Март |
|||
Списана с забалансового учета |
05 |
150 000 |
|
В учете получателя |
|||
Февраль |
|||
Поступили продукты питания до |
22 <**> |
150 000 |
|
Март |
|||
Принятие на балансовый учет |
1 105 32 340 |
1 304 04 340 |
150 000 |
<*> Согласно п. 341 Инструкции N 157н материальные ценности, оплаченные субъектом учета, уполномоченным на централизованное заключение государственного (муниципального) контракта (договора), и отгруженные учреждениям (грузополучателям) в рамках централизованной закупки, учитываются на забалансовом счете 05 «Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению». Принятие к учету на этот забалансовый счет материальных ценностей отражается на основании первичных документов, подтверждающих отгрузку материальных ценностей в пользу учреждения (грузополучателя), в сумме выплат на их приобретение.
При получении вышестоящим учреждением — заказчиком подтверждения о получении учреждением (грузополучателем) материальных ценностей, отгруженных в его адрес, они подлежат списанию с забалансового учета по стоимости, по которой они ранее принимались к учету.
<**> Для учета учреждением (грузополучателем) полученных от поставщика материальных ценностей до момента получения грузополучателем Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика на отправленные ценности в адрес грузополучателя предусмотрен забалансовый счет 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». При этом пользование имуществом до получения указанных документов допускается казенным учреждением при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств (п. 375 Инструкции N 157н).
Пример 5. В соответствии с учетной политикой учреждения продукты питания списываются по фактической стоимости их приобретения. Согласно Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038) за март 2012 г. израсходовано продуктов на сумму 50 000 руб.
В бюджетном учете учреждения будет сделана следующая запись:
Наименование операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, |
Списаны израсходованные продукты |
1 401 20 272 |
1 105 32 440 |
50 000 |
О.Фурагина
Эксперт журнала
«Силовые министерства и ведомства:
бухгалтерский учет и налогообложение»