Срок приемки товара по качеству согласно инструкций п 6 п 7

Приемка товара по количеству и качеству

Инструкции П-6 и П-7

Процедура приемки товара является краеугольным камнем в отношениях между поставщиком и покупателем. Для поставщика важно определить момент перехода рисков гибели или повреждения товара и «привязать» к нему момент, когда покупатель должен произвести определенные действия, направленные на получение товара. Покупатель в свою очередь заинтересован в том, чтобы получить товар надлежащего качества, а не кота в мешке.

ГК РФ предписывает, чтобы порядок передачи и условия проверки качества товара, которые будут применяться поставщиком и покупателем, были одними и теми же и чтобы они соответствовали правилам, установленным законом, иными правовыми актами. То есть согласование условий и порядок приемки товаров по количеству и по качеству должны быть прописаны в договоре поставки. И чем точнее в договоре будет описан весь процесс, начиная с получения товара от поставщика или перевозчика и заканчивая составлением актов и рекламаций, тем меньше у сторон шансов стать участниками судебного разбирательства.

Один из способов обезопасить себя от недоразумений, связанных с приемкой товара, – это следовать «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее – Инструкция П-6), и «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7 (далее – Инструкция П-7).

Вышеуказанные инструкции максимально точно описывают порядок приема передачи продукции по количеству и качеству, а учитывая широкую номенклатуру продукции у нас на остатках, достаточно сложно учесть и отразить в договоре все возможные нюансы приема-передачи товара.

Приемка товара по количеству

Инструкцией П-6 прямо установлены возможные места приемки товаров цитата: «по весу брутто и по количеству мест продукции, поставляемой в таре». Такими местами могут выступать:

склад поставщика – при вывозе продукции получателем (самый простой вариант – получатель (или уполномоченное им лицо) пересчитывает товар и удостоверяет своей подписью количество указанное в товарной накладной);

склад покупателя(получателя) – при доставке продукции поставщиком. В этом случае при обнаружении расхождений между фактическими данными и данными, указанными в сопроводительных документах, покупатель обязан потребовать от перевозчика составления соответствующего акта. В этом случае приемка товара должна производиться как минимум двумя сотрудниками, назначаемыми руководителем организации.

В акте о недостаче продукции необходимо указать:

— наименование и адрес отправителя (поставщика);

— дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;

— дата отправки продукции со склада отправителя;

— дата прибытия продукции (время доставки) продукции на склад получателя;

— сведения о том, что взвешивание проводилось на исправных и прошедших поверку весах;

— состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;

— точное количество недостающей продукции (каким способом определено ее количество) и ее стоимость;

— заключение о причинах и месте образования недостачи.

Инструкция П-6 также регламентирует сроки приемки продукции. Учитывая ассортимент номенклатуры представленный на складах нашей компании, необходимо руководствоваться частью «а» пункта 9:

«Приемка продукции производится в следующие сроки:

а) продукции, поступившей без тары, в открытой таре и в поврежденной таре,- в момент получения ее от поставщика или со склада органа транспорта либо в момент вскрытия опломбированных и разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров, но не позднее сроков, установленных для разгрузки их;…»

Если выразиться проще, то сроки приемки продукции равны срокам выгрузки транспортного средства. Хочу еще раз обратить внимание, что сложность изложения инструкции связана с тем, что она описывает все возможные варианты передачи товара, а также все возможные виды транспорта.

Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то покупатель обязан:

— приостановить дальнейшую приемку;

— обеспечить сохранность продукции, не допуская при этом ее смешивания с другой однородной продукцией;

— составить акт с подписями всех проверяющих и вызвать для участия в продолжении приемки и составления двустороннего акта представителя одногороднего отправителя либо изготовителя. Если отправитель (изготовитель) находится в другом городе, то обязанность вызова его представителя должна быть установлена специальными правилами либо договором.

Не стоит забывать, что вышеуказанные действия производятся покупателем только в случае передачи товара на складе покупателя (т.е. когда мы производим доставку), если имеет место самовывоз, то приемка покупателем по количеству производится на нашем складе!

Для иногородних и одногородних отправителей Инструкцией П-6 предусмотрен различный порядок реагирования на вызов представителя. Так, иногородний отправитель (изготовитель) обязан в течение 24 ч ответить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в дальнейшей приемке. Отсутствие ответа в указанный срок дает покупателю право осуществить приемку в еще до истечения срока явки представителя (три дня без учета времени, необходимого для проезда). Представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее чем на следующий день.

Даже если представитель отправителя не явился по вызову получателя, последний должен привлечь к проверке представителя либо другого предприятия, либо общественности. Получатель имеет право провести одностороннюю проверку только в случае, если отправитель дал на это свое согласие. Замечу однако, что на практике стороны часто стараются закрепить за собой право односторонней приемки товара с составлением соответствующего акта и предоставлением его поставщику в дальнейшем вместе с претензией уже в ходе обсуждения условий договора. У нас в компании это не практикуется.

Акт должен быть составлен в тот же день, когда проводилась приемка и была выявлена недостача, подписан членами комиссии (состоящей, как правило, не менее чем из трех человек) и утвержден руководителем организации-получателя.

Приемка товара по качеству

В процессе выгрузки товара из транспортного средства или при получении его на складе поставщика получатель обязан осуществить первый этап проверки качества товара – осмотр на предмет наличия внешних повреждений тары (упаковки) либо самого товара. Инструкция П-7 предписывает получателю товара в ходе приемки груза от органов транспорта проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке.

Приемка по качеству и комплектности товара производится, как правило, на складе получателя. Сроки на проведение этой процедуры по обыкновению устанавливаются договором поставки.

Для выявления скрытых недостатков Инструкция П-7 предоставляет получателю четырехмесячный срок. При обнаружении таких недостатков покупатель должен в пятидневный срок составить соответствующий акт.

В Инструкции П-7 дано и определение скрытых недостатков товара: «Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции».

Например гнутый хлыст балки или швеллера не является «скрытым» недостатком, т. к. этот недостаток возможно было обнаружить при «обычной для данного вида продукции проверке» в момент получения продукции, а вот непровар шва у электросварной трубы будет считаться «скрытым» недостатком.

В случае выявления дефектной или некомплектной продукции, как и при приемке по количеству, получатель обязан приостановить приемку, составить акт, в котором будет указано количество осмотренной продукции и характер выявленных дефектов, а также вызвать представителя отправителя (для одногороднего – обязательно, для иногороднего – в предусмотренных правилами или договором ситуациях).

Сроки явки представителя, оформление его полномочий и порядок участия в приемке продукции аналогичны установленным Инструкцией П-6. Если представитель отправителя так и не явился, получатель вправе привлечь к участию в приемке товара по качеству эксперта торгово-промышленной палаты своего региона.

Приемка продукции по качеству и комплектности должна производиться в точном соответствии со стандартами, техническими условиями и другими обязательными для сторон правилами и нормами.

Это значит что фразы типа «металл ржавый» или «мне не нравится продукция» не могут являться основанием для отказа от приемки или вызова представителя. Т. е. любое несоответствие по качеству должно иметь ссылку на соответствующий пункт ГОСТа сведения об измерительных приборах которыми это несоответствие было выявлено.

Например, согласно пункта 4.9 ГОСТ 3262-75 толщину стенки у трубы измеряют микрометром соответствующему ГОСТ 6507-90 или стенкомером по ГОСТ 11358-89 с обоих концов трубы, контроль наружного диаметра проводят гладкими микрометрами по ГОСТ 6507-90, калибрами-скобами по ГОСТ 2216-84 или ГОСТ 18362-73, а длину труб измеряют рулеткой по ГОСТ 7502-89. Поэтому когда клиент у себя на объекте измеряет рулеткой или линейкой толщину стенки трубы, как ему кажется выявляет несоответствие и при этом желает вызвать представителя поставщика,- будем вынуждены его разочаровать. Все измерения должны производиться строго соответствующим инструментом!

Также раздел 2 («Технические требования») все того же ГОСТа 3262-75 содержит подробные описания допускаемых отклонений по качеству и список не допустимых дефектов.

На основе полученных результатов приемки продукции по качеству и комплектности составляется акт о фактическом качестве и комплектности товара. Перечень сведений, которые должны содержаться в этом документе, фактически совпадает с приведенным выше перечнем, касающимся проверки продукции по количеству, с учетом, конечно же, того факта, что приемка проводилась в отношении качества и комплектности.

Следует отметить, что арбитражные суды не принимают в качестве доказательства несоответствия полученного товара обещанному качеству акты, составленные с нарушением требований, установленных Инструкцией П-7.

Акт подписывается всеми членами комиссии, если же кто-то из них не согласен с ним, об этом делается соответствующая отметка. Точно так же составляется и акт о скрытых недостатках продукции. Если между отправителем и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их появления, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз или другой компетентной организации. Отправитель или изготовитель вправе опротестовать заключение эксперта в вышестоящей организации или суде. Копия заявления направляется другой стороне.

Итак подытожим тезисно:

1. При самовывозе передача товара по количеству происходит у нас на складе и после того как машина его покинула вероятность удовлетворения претензии клиента очень мала;

2. При доставке товара клиенту передача по количеству происходит в месте получения продукции. Все претензии по количеству предъявляются только в присутствии нашего водителя (который является нашим представителем). После того как машина покинула склад клиента вероятность удовлетворения претензии клиента по количеству, опять же очень мала;

3. Для подачи претензии по качеству у клиента есть больше времени (обычно оговаривается договором поставки), для «скрытых» дефектов срок до 4 месяцев;

4. Претензии по качеству принимаются только при наличии ссылки на конкретный пункт ГОСТа или иного НТД.

В заключение хочу добавить, что не смотря на то что мы являемся приверженцами строгого выполнения формальностей, мы всегда готовы к диалогу и найти выход из запутанных ситуаций. Например клиент покупает у нас с доставкой 6 тонн арматуры, а на объекте у него отсутствуют соответствующие крановые весы. Есть следующие варианты:

1. мы предоставляем ему фотографии весов отгружаемого товара;

2. представитель клиента лично присутствует при отгрузке на складе и вместе с нашей машиной следует к себе на объект.

Утверждена

постановлением

Государственного арбитража

при Совете Министров СССР

от 25 апреля 1966 г. N П-7

1. Настоящая Инструкция применяется во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки или другими обязательными для сторон правилами не установлен иной порядок приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами.

В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров <1>.

——————————-

<1> В дальнейшем, как правило, употребляется один термин — «продукция».

2. В целях сохранности качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству объединение и его производственная единица, предприятие, организация <2> — изготовитель (отправитель) обязаны обеспечить:

———————————

<2> В дальнейшем, как правило, употребляется один термин — «предприятие».

а) строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;

б) отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами).

Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль за качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна;

в) четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т.п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности ее;

г) своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю. Эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;

д) строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

3. При приеме груза от органов транспорта предприятие-получатель в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязано проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:

а) проверить в случаях, предусмотренных в указанных правилах, наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автофургоне и т.п.) или на контейнере пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;

б) проверить соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;

в) проверить, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим, льдоснабжение и др.), сроки доставки, а также произвести осмотр груза.

В случае получения от органа транспорта груза без проверки количества мест, веса и состояния его получатель в порядке, установленном правилами оформления выдачи грузов, обязан потребовать от органов транспорта, чтобы на транспортном документе была сделана соответствующая отметка.

4. При приеме груза от органов транспорта получатель во всех случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, обязан потребовать от органа транспорта составления коммерческого акта, а при доставке груза автомобильным транспортом — отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта.

При неосновательном отказе органа транспорта от составления указанных выше актов получатель обязан в соответствии с действующими на транспорте правилами обжаловать этот отказ и произвести приемку продукции в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

5. Продукция, поступившая в исправной таре, принимается по качеству и комплектности, как правило, на складе конечного получателя.

Покупатели — базы сбытовых, снабженческих, заготовительных организаций, оптовых и розничных торговых предприятий и другие покупатели, переотправляющие продукцию в таре или упаковке первоначального изготовителя (отправителя), должны производить приемку продукции по качеству и комплектности в случаях, предусмотренных обязательными правилами или договором, а также при получении продукции в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи (течь, бой и т.д.).

Указанные предприятия и организации обязаны хранить продукцию, подлежащую переотправке, в условиях, обеспечивающих сохранность качества и комплектность ее.

6. Приемка продукции по качеству и комплектности производится на складе получателя в следующие сроки:

а) при иногородней поставке — не позднее 20 дней, а скоропортящейся продукции — не позднее 24 час. после выдачи продукции органом транспорта или поступления ее на склад получателя при доставке продукции поставщиком или при вывозке продукции получателем;

б) при одногородней поставке — не позднее 10 дней, а скоропортящейся продукции — 24 час. после поступления продукции на склад получателя.

В районах Крайнего Севера, в отдаленных районах и других районах досрочного завоза приемка продукции производственно-технического назначения производится не позднее 30 дней, а скоропортящейся продукции — не позднее 48 час. после поступления продукции на склад получателя. В указанных районах приемка промышленных товаров народного потребления производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 48 час. после поступления их на склад получателя.

Проверка качества и комплектности продукции, поступившей в таре, производится при вскрытии тары, но не позднее указанных выше сроков, если иные сроки не предусмотрены в договоре в связи с особенностями поставляемой продукции (товара).

Машины, оборудование, приборы и другая продукция, поступившая в таре и имеющая гарантийные сроки службы или хранения, проверяются по качеству и комплектности при вскрытии тары, но не позднее установленных гарантийных сроков.

7. Приемка продукции по качеству и комплектности на складе поставщика производится в случаях, предусмотренных в договоре.

8. Торговые организации имеют право независимо от проверки качества товаров, произведенной ими в сроки, указанные в п. 6 настоящей Инструкции, актировать производственные недостатки, если такие недостатки будут обнаружены при подготовке товаров к розничной продаже или при розничной продаже в течение четырех месяцев после получения товаров.

9. Акт о скрытых недостатках продукции должен быть составлен в течение 5 дней по обнаружении недостатков, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления продукции на склад получателя, обнаружившего скрытые недостатки, если иные сроки не установлены обязательными для сторон правилами.

Когда скрытые недостатки продукции могут быть обнаружены лишь в процессе ее обработки, производимой последовательно двумя или несколькими предприятиями, акт о скрытых недостатках должен быть составлен не позднее четырех месяцев со дня получения продукции предприятием, обнаружившим недостатки.

Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции с гарантийными сроками службы или хранения, должен быть составлен в течение 5 дней по обнаружении недостатков, но в пределах установленного гарантийного срока.

Если для участия в составлении акта вызывается представитель изготовителя (отправителя), то к установленному 5-дневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Акт о скрытых недостатках товаров, гарантийный срок на которые исчисляется с момента их розничной продажи, может быть составлен также в период хранения до продажи, независимо от времени получения товаров.

Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции.

10. Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности продукции окончена в установленные сроки.

11. Одновременно с приемкой продукции по качеству производится проверка комплектности продукции, а также соответствия тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов, технических условий, Особых условий, других обязательных для сторон правил или договора чертежам, образцам (эталонам).

12. Установленный настоящей Инструкцией порядок приемки продукции, поставляемой в таре, применяется также при приемке бандеролей или опломбированных пачек (связок) в тех случаях, когда без нарушения целости бандероли или упаковки либо без снятия пломбы невозможно изъятие продукции из пачки (связки).

13. Приемка продукции производится уполномоченными на то руководителем предприятия-получателя или его заместителем компетентными лицами. Эти лица несут ответственность за строгое соблюдение правил приемки продукции.

Предприятие-получатель обязано:

а) создать условия для правильной и своевременной приемки продукции, при которых обеспечивалась бы ее сохранность и предотвращалась порча продукции, а также смешение с другой однородной продукцией;

б) следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

в) обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, хорошо знали и строго соблюдали настоящую Инструкцию, а также правила приемки продукции по качеству и комплектности, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

г) систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена приемка продукции по качеству и комплектности, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

14. Приемка продукции по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет-фактура, спецификация и т.п.). Отсутствие указанных сопроводительных документов или некоторых из них не приостанавливает приемку продукции. В этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступившей продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют.

15. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором.

16. При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих качество продукции (п. 14 настоящей Инструкции), получатель приостанавливает дальнейшую приемку продукции и составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Получатель обязан обеспечить хранение продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции в условиях, предотвращающих ухудшение ее качества и смешение с другой однородной продукцией.

Получатель также обязан вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя иногороднего изготовителя (отправителя), если это предусмотрено в Основных и Особых условиях поставки, других обязательных правилах или договоре.

В договорах могут быть предусмотрены случаи, когда явка представителя иногороднего изготовителя (отправителя) для участия в приемке продукции по качеству и комплектности и составления акта является обязательной.

При одногородней поставке вызов представителя изготовителя (отправителя) и его явка для участия в проверке качества и комплектности продукции и составления акта являются обязательными.

17. В уведомлении о вызове, направленном изготовителю (отправителю), должно быть указано:

а) наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

б) основные недостатки, обнаруженные в продукции;

в) время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

г) количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

18. Уведомление о вызове представителя изготовителя (отправителя) должно быть направлено (передано) ему по телеграфу (телефону) не позднее 24 час., а в отношении скоропортящейся продукции немедленно после обнаружения несоответствия качества, комплектности, маркировки продукции, тары или упаковки установленным требованиям, если иные сроки не установлены Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором.

19. Представитель одногороднего изготовителя (отправителя) обязан явиться по вызову получателя не позднее чем на следующий день, а по скоропортящейся продукции — не позднее 4 час. после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки.

Иногородний изготовитель (отправитель) обязан не позднее чем на следующий день после получения вызова получателя сообщить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в проверке качества продукции. Неполучение ответа на вызов в указанный срок дает право получателю осуществить приемку продукции до истечения установленного срока явки представителя изготовителя (отправителя).

Представитель иногороднего изготовителя (отправителя) обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в Основных и Особых условиях поставки, других обязательных правилах или договоре.

Представитель изготовителя (отправителя) должен иметь удостоверение на право участия в определении качества и комплектности поступившей к получателю продукции.

Изготовитель (отправитель) может уполномочить на участие в приемке получателем продукции предприятие, находящееся в месте получения продукции. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть сделана ссылка на документ, которым изготовитель (отправитель) уполномочил данное предприятие участвовать в приемке продукции.

20. При неявке представителя изготовителя (отправителя) по вызову получателя (покупателя) в установленный срок и в случаях, когда вызов представителя иногороднего изготовителя (отправителя) не является обязательным, проверка качества продукции производится представителем соответствующей отраслевой инспекции по качеству продукции, а проверка качества товаров — экспертом бюро товарных экспертиз либо представителем соответствующей инспекции по качеству.

При отсутствии соответствующей инспекции по качеству или бюро товарных экспертиз в месте нахождения получателя (покупателя), при отказе их выделить представителя или неявке его по вызову получателя (покупателя) проверка производится:

а) с участием компетентного представителя другого предприятия (организации), выделенного руководителем или заместителем руководителя этого предприятия (организации), либо

б) с участием компетентного представителя общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем предприятия из числа лиц, утвержденных решением фабричного, заводского или местного комитета профсоюза этого предприятия, либо

в) односторонне предприятием-получателем, если изготовитель (отправитель) дал согласие на одностороннюю приемку продукции.

21. Руководители предприятий и организаций или их заместители по просьбе предприятия-получателя выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по качеству и комплектности.

22. Для участия в приемке продукции должны выделяться лица, компетентные (по роду работы, по образованию, по опыту трудовой деятельности) в вопросах определения качества и комплектности подлежащей приемке продукции.

Материально ответственные и подчиненные им лица, а также лица, осуществляющие учет, хранение, приемку и отпуск материальных ценностей, в качестве представителей общественности предприятий-получателей выделяться не должны. В частности, не могут выделяться в качестве представителей общественности предприятия-получателя руководители предприятий и их заместители (и в тех случаях, когда они не являются материально ответственными лицами), работники отдела технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы этих предприятий, претензионисты.

Срок полномочий представителей общественности предприятия-получателя, выделенных фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза для приемки продукции по качеству, может быть установлен на срок полномочий данного комитета профсоюза.

23. Представителю, уполномоченному для участия в приемке продукции по качеству и комплектности, выдается надлежаще оформленное и заверенное печатью предприятия разовое удостоверение за подписью руководителя предприятия (организации) или его заместителя.

В удостоверении на право участия в приемке продукции по качеству и комплектности указывается:

дата выдачи удостоверения и его номер;

фамилия, имя и отчество, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение;

наименование предприятия, которому выделяется представитель;

на участие в приемке какой именно продукции уполномочен представитель.

Если для участия в приемке продукции выделяется представитель общественности (п. 20, подп. «б», настоящей Инструкции), то в удостоверении указывается также дата и номер решения заводского, фабричного или местного комитета, которым предприятию выделен данный представитель.

Удостоверение выдается на право участия в приемке конкретной партии продукции. Выдача удостоверения на какой-либо период (декаду, месяц и др.) не допускается.

Для приемки продукции в выходные или праздничные дни удостоверение может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указания конкретной партии продукции.

Удостоверение, выданное с нарушением правил настоящей Инструкции, является недействительным.

24. Лица, которые привлекаются предприятием-получателем для участия в приемке продукции, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией, с соответствующими стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами), Основными и Особыми условиями поставки и договором, на основании которого произведена поставка данной продукции.

25. Лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, обязаны строго соблюдать правила приемки продукции и удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Запись в акте данных, не установленных непосредственно участниками приемки, запрещается.

За подписание акта о приемке продукции по качеству и комплектности, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, подписавшие такой акт, несут установленную законом ответственность.

Представители других предприятий и организаций и представители общественности, выделенные для участия в приемке продукции, не вправе получать у предприятия-получателя вознаграждение за участие в приемке продукции.

26. Во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором для определения качества продукции предусмотрен отбор образцов (проб), лица, участвующие в приемке продукции по качеству, обязаны отобрать образцы (пробы) этой продукции.

Отбор образцов (проб) производится в точном соответствии с требованиями указанных выше нормативных актов. Отобранные образцы (пробы) опечатываются либо пломбируются и снабжаются этикетками, подписанными лицами, участвующими в отборе.

27. Об отборе образцов (проб) составляется акт, подписываемый всеми участвующими в этом лицами. В акте должно быть указано:

а) время и место составления акта, наименование получателя продукции, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе образцов (проб);

б) наименование изготовителя (отправителя), от которого поступила продукция;

в) номер и дата счета-фактуры и транспортной накладной, по которым поступила продукция, и дата поступления ее на склад получателя, а при доставке продукции поставщиком и при отпуске продукции со склада поставщика — номер и дата накладной или счета-фактуры, по которой сдана продукция;

г) количество мест и вес продукции, а также количество и номера мест, из которых отбирались образцы (пробы) продукции;

д) указание о том, что образцы (пробы) отобраны в порядке, предусмотренном стандартом, техническими условиями, Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором, со ссылкой на их номер и дату;

е) снабжены ли отобранные образцы (пробы) этикетками, содержащими данные, предусмотренные стандартами или техническими условиями;

ж) опечатаны или опломбированы образцы (пробы), чьей печатью или пломбой (оттиски на пломбах);

з) другие данные, которые лица, участвующие в отборе проб, найдут необходимым включить в акт для более подробной характеристики образцов (проб).

28. Из отобранных образцов (проб) один остается у получателя, второй направляется изготовителю (отправителю) продукции. Во всех случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, другими обязательными правилами и договором, отбираются дополнительные образцы (пробы) для сдачи на анализ или испытание в лаборатории или научно-исследовательские институты.

О сдаче образцов (проб) на анализ или испытание делаются соответствующие отметки в акте отбора образцов (проб).

Отобранные образцы (пробы) продукции должны храниться получателем, изготовителем (отправителем) до разрешения спора о качестве продукции, а в случаях передачи материалов о выпуске недоброкачественной продукции в органы прокуратуры и суда — до разрешения дела в этих органах.

29. По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием представителей, указанных в пп. 19 и 20 настоящей Инструкции, составляется акт о фактическом качестве и комплектности полученной продукции.

Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.

В этом акте должно быть указано:

а) наименование получателя продукции и его адрес;

б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей, указанных в пп. 19 и 20 настоящей Инструкции, произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указаны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилии, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;

г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не предусмотрен;

е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;

ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

з) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;

и) условия хранения продукции на складе получателя до составления акта;

к) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — изготовителя или отправителя, дата вскрытия тары и упаковки. Недостатки маркировки, тары и упаковки, а также количество продукции, к которому относится каждый из установленных недостатков;

л) при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарт, технические условия, Особые условия поставки, другие обязательные правила и договор);

м) за чьими пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена и получена продукция, исправность пломб, оттиски на них; транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

н) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленной к осмотру и фактически проверенной продукции с выделением продукции забракованной, подлежащей исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных деталей, а также продукции, сорт которой не соответствует сорту, указанному в документе, удостоверяющем ее качество. Подробное описание выявленных недостатков и их характер;

о) основания, по которым продукция переводится в более низкий сорт, со ссылкой на стандарт, технические условия, другие обязательные правила;

п) количество некомплектной продукции и перечень недостающих частей, узлов и деталей и стоимость их;

р) номера стандартов, технические условия, чертежи, образцы (эталоны), по которым производилась проверка качества продукции;

с) номер браковщика предприятия — изготовителя продукции, если на продукции такой номер указан;

т) произведен ли отбор образцов (проб) и куда они направлены;

у) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения ненадлежащего качества или некомплектности продукции;

ф) заключение о характере выявленных дефектов в продукции и причина их возникновения.

30. Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии и изложить свое мнение.

В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что эти лица предупреждены о том, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Если между изготовителем (отправителем) и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз, представителя соответствующей инспекции по качеству или другой компетентной организации.

31. К акту, составленному в порядке, предусмотренном п. 29 настоящей Инструкции, должны быть приложены:

а) документы изготовителя (отправителя), удостоверяющие качество и комплектность продукции;

б) упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и некомплектность продукции;

в) транспортный документ (накладная, коносамент);

г) документ, удостоверяющий полномочие представителя, выделенного для участия в приемке;

г.1) акт, составленный в соответствии с п. 16 настоящей Инструкции;

д) акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа (испытания) отобранных образцов (проб);

е) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах порчи (ухудшения) качества продукции или некомплектности ее (коммерческие акты, для скоропортящихся грузов сведения о льдоснабжении, температурном режиме, а также ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемо-сдатчика при выгрузке груза средствами грузополучателя на местах общего пользования).

32. Акт, устанавливающий ненадлежащее качество или некомплектность продукции, составленный с участием представителей, указанных в п. 20, подп. «а», «б» и «в», утверждается руководителем предприятия-получателя или его заместителем не позднее трехдневного срока после составления акта.

В тех случаях, когда приемка продукции производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

В необходимых случаях руководитель предприятия или его заместитель направляет материалы прокуратуре для привлечения к установленной законом ответственности лиц, виновных в выпуске недоброкачественной или некомплектной продукции.

Акты, составленные бюро товарных экспертиз или инспекцией по качеству продукции, утверждаются в порядке, установленном соответствующими положениями об инспекциях и бюро товарных экспертиз.

33. Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции, составляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором.

34. В отношении товаров, ненадлежащее качество которых обнаружено потребителем после покупки их в магазинах, получатель (покупатель) вместо акта, указанного в п. 29 настоящей Инструкции, должен представить изготовителю (отправителю):

а) заявление потребителя об обмене товара и заключение магазина с указанием наименования товара, его изготовителя (отправителя) и поставщика, цены товара, характера недостатков и причин их возникновения, времени продажи, обмена, ремонта товаров или возврата их стоимости;

б) документы, предусмотренные Правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети, подтверждающие ненадлежащее качество товаров;

в) расписку потребителя об обмене товара или о получении его стоимости.

35. Изготовитель (отправитель) или получатель (покупатель) при наличии оснований вправе опротестовать заключение инспекции по качеству, бюро товарных экспертиз или научно-исследовательского института (лаборатории) в их вышестоящую организацию. Копия этого заявления направляется другой стороне. Если соответствующая вышестоящая организация признает доводы изготовителя (отправителя) или получателя (покупателя) обоснованными, то в установленном порядке назначается повторная экспертиза.

Повторная экспертиза продукции может быть произведена также по поручению арбитража или судебно-следственных органов.

36. Изготовитель (отправитель, поставщик) вправе перепроверить качество продукции, забракованной и возвращенной получателем (покупателем), в порядке и в случаях, предусмотренных Основными и Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами и договором.

37. Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе.

38. В случае принятия получателем (покупателем) продукции, переведенной в более низкий сорт, эта продукция в соответствии с актом о результатах приемки перемаркировывается за счет изготовителя (отправителя).

В договоре должно быть предусмотрено, кем производится перемаркировка: изготовителем (отправителем) или получателем (покупателем).

39. Исключен.

40. Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок.

Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя (покупателя).

К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в пп. 31 и 34 настоящей Инструкции, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована.

В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством.

41. В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом.

42. О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.

Обязанности сторон при приемке товара

В процессе приемки товара заказчику следует:

• Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.

• Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.

• Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.

• Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.

• Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.

Поставщику следует:

• Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.

• Проверять полномочия лица, принимающего товар.

• Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.

• Заменять товар, не соответствующий требованиям.

• Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.

По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.

Документальное оформление поставки

• Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.

Основным документом будет ТОРГ-12 — товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.

Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.

Второй документ — счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.

При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.

• Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).

Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.

Инструкция: Порядок приемки товара по качеству и количеству

1. Подготовьте помещение

Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:

1. Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.

1. Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.

1. Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.

2. Проведите первичную проверку

Первичная проверка включает в себя следующие этапы:

1. Проверка транспортного средства на предмет повреждений.

1. Контроль температуры и других условий перевозки.

1. Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.

О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.

3. Проведите проверку товара по количеству

При проверке товара по количеству сотрудник обязан:

1. Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.

1. Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.

1. Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.

Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.

Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.

Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.

4. Проведите проверку товара по качеству

Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:

1. Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.

1. Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.

1. Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.

Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки. При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.

Какие товары покупатель имеет право не принимать?

• Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.

• Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).

• Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

• Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.

5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях

Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.

Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:

• дата и место составления;

• регистрационный номер;

• наименование продукции, количество, комплектацию и цены;

• информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;

• полные имена ответственных лиц с обеих сторон;

• подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;

• подписи и печать.

Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.

Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.

6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных

С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.

Сроки приемки

Сроки приемки обычно обозначаются в договоре поставки. Иначе действуют нормы, представленные в инструкциях П-6 и П-7.

Приемка по количеству:

• В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;

• По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.

Приемка по качеству:

• Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;

• Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.

• При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.

Недостача, недопоставка, пересортица

Можно выделить следующие виды количественных расхождений:

1. Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.

1. Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.

1. Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.

1. Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.

В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.

Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.

Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.

Акт о расхождении

Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.

Претензионное письмо

В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.

В тексте претензии обычно прописывают:

• Дата поставки

• Информация о договоре

• Реквизиты сопроводительных документов

• Суть выявленного несоответствия

• Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.

Корректировка товарной накладной

Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:
• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:
• Вернуть излишек поставщику.
• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:
• Принять всю партию товара.
• Отказаться от приемки полной партии товара.
• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

Ошибки поставщика при поставках

Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.

Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.

Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.

Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.

Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):

• В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;

• В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;

• Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.

Как автоматизировать процесс поставки?

Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:

1. Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.

1. Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.

1. Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.

1. Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.

1. Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.

Где обучить Специалиста по розничным продажам

Общие правила приемки товаров сформулированы в статье 513 Гражданского кодекса. Там сказано, что осматривать товар покупатель может по правилам, установленным в законе либо в договоре. Поэтому на практике существует два варианта приемки.

Первый – так называемый законный. Это приемка товара по стародавним «совковым» инструкциям: от 25 апреля 1966 г. № П-7 (о приемке товара по качеству) и от 15 июня 1965 г. № П-6 (о приемке товара по количеству).

Второй вариант – договорной. То есть такой, какой вы сами пропишете в контракте с поставщиком.

В чем же плюсы и минусы каждого из них?

Инструктаж старых времен

Инструкции № П-6 и П-7 удобны тем, что в них настолько досконально описаны все необходимые действия поставщика и покупателя, что шансы попасть в непредвиденную ситуацию минимальны. Поэтому многие бухгалтеры и думают: зачем изобретать велосипед, если все уже и так отшлифовано? Гораздо удобнее просто взять и применить.

Имейте в виду: правила инструкций № П-6 и П-7 будут для вас обязательными, только если вы прямо предусмотрите это в договоре (п. 14 постановления Пленума ВАС от 22 октября 1997 г. № 18). Однако не спешите вносить соответствующий пункт в договор.

Дело в том, что у «всепредусмотрительности» инструкций есть существенная оборотная сторона. Неукоснительно соблюдать все их требования подчас бывает нелегко. Поэтому зачастую сотрудники фирм пренебрегают установленными в инструкциях обязательными правилами приемки. А делать это очень опасно. В случае споров с поставщиком это может лишить вас права предъявить те или иные претензии. Причем суд будет на его стороне. Расскажем обо всех «скользких» моментах инструкций по порядку.

Перво-наперво на транспорте, который доставил товар, нужно проверить пломбы отправителя и защитную маркировку. Затем – сверить наименование груза и транспортной маркировки с данными, указанными в транспортной накладной (п. 4 инструкции № П-6 и п. 3 инструкции № П-7).

Если прибывший товар – в полном порядке, просто составьте акт о приемке. Если же вас что-то в нем не устраивает (качество, количество, комплектность и проч.), приемку продукции надо приостановить. Количество поступившего товара, а также все дефекты, которые «вылезли наружу» при его приемке, нужно перечислить в специальном акте. Этот акт составляют в одностороннем порядке (п. 16 инструкции № П-6, п. 16 инструкции № П-7).

Обратите внимание: если вы нарушите эту процедуру, то впоследствии вы не сможете доказать в суде правомерность своих претензий к поставщику (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 августа 2004 г. № А28-1906/2004-9/10, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 октября 2002 г. № Ф04/3895-1180/ Ф27-2002).

Некоторые недостатки в качестве товара (но только в качестве!) можно выявить лишь тогда, когда его начинают использовать. Такие недостатки называются «скрытыми». Фиксировать их разрешено в течение пяти дней с момента, когда они были обнаружены, но не позднее четырех месяцев со дня приемки товара. Об этом сказано в пункте 9 инструкции № П-7.

А теперь разберемся, насколько важно присутствие при приемке товара представителей поставщика. Оказывается, все зависит от того, откуда и куда «едет» товар. Допустим, товар поставляют из одного города в другой. В этом случае явка представителя необходима, только если это прямо предусмотрено в договоре. А вот если поставка одногородняя – присутствие представителя обязательно. Об этом сказано в пункте 16 инструкции № П-7 и в пункте 17 инструкции № П-6. Казалось бы, это незначительный нюанс, но, не обратив на него внимания, вы рискуете остаться без права предъявить поставщику какие-либо претензии по результатам приемки (постановление ФАС Центрального округа от 12 марта 2004 г. № А09-5092/03-5).

И еще один достойный внимания момент. В инструкциях приведено множество обязательных требований к представителям (п. 17 инструкции № П-6, п. 19 инструкции № П-7). И если хотя бы одно из них не будет выполнено (например, они не предъявят все необходимые документы, подтверждающие их полномочия), приемка товара может закончиться не в вашу пользу. В этом случае факт присутствия представителя поставщика могут не признать как таковой – со всеми вытекающими последствиями (недействительностью его подписи на актах и т. п.).

Вывод из всего этого можно сделать такой. Прежде чем указывать в договоре стандартную формулировку, что вы будете руководствоваться требованиями инструкций, задумайтесь. Возможно, вам будет удобнее, чтобы «работала» не вся инструкция, а лишь ее часть. Ведь вы можете перечислить в контракте только те положения инструкции, которые вы хотите «привязать» к договору. А во избежание разногласий лучше привести там еще и конкретные пункты.

Договорной прием

Однако некоторые фирмы считают более удобным разработать собственный порядок приемки товара. И прописать его прямо в договоре, что называется, «под себя». В чем же преимущество этого способа?

Во-первых, все сроки, которые каким-либо образом касаются приемки, в договоре можно прописать любые. То есть такие, которые будут удобны вам и вашему поставщику. Никаких ограничений по этим срокам законом не предусмотрено. «Например, срок для уведомления поставщика о претензиях я рекомендую устанавливать равным пяти дням, – советует Николай Ветохов, юрисконсульт одного из московских торговых предприятий. – В большинстве случаев этого времени вполне достаточно».

Однако здесь будьте внимательны с формулировками договора. Так, для оповещения партнера о претензиях по количеству, комплектности и ассортименту, точкой отсчета срока, как правило, делают дату получения товара. А вот для случаев, когда вы не согласны с качеством товара, лучше четко прописать в договоре, что срок уведомления начинает течь с того момента, когда обнаружен дефект. «Ведь совсем не обязательно, что скрытые дефекты обнаружатся в течение нескольких дней с момента поступления товара к покупателю, – объясняет Николай Ветохов. – А вдруг он начнет ими пользоваться только через месяц? И неизвестно, как скоро дефект даст о себе знать после начала эксплуатации новой продукции».

Обратите внимание: факт выявления скрытых дефектов обычно фиксируют в специальном документе. Как правило, это акт (о скрытых недостатках, о расхождении по качеству – называться он может в принципе как угодно, никакой строгой формы здесь нет).

В направленном поставщику уведомлении о претензиях нужно указать, что вы приглашаете его (или его представителя) на осмотр «проблемного» товара. Получив от вас такой сигнал, поставщик должен прореагировать на него. И в свою очередь направить вам письменное сообщение с согласием либо отказом на выезд. Кстати, не забудьте указать в договоре срок, в течение которого он должен это сделать. К примеру, он может быть равен трем дням.

«Конечно же, сам по себе выезд предусматривать совсем не обязательно, – поясняет Николай Ветохов. – Поэтому, если ни вы, ни партнер в этом особо не нуждаетесь, об этом пункте можно вообще забыть. С другой стороны, двусторонний акт приемки гораздо сложнее оспорить в суде, чем односторонний. Поэтому я бы рекомендовал не пренебрегать присутствием при приемке представителей обеих фирм».

«А у нас во всех договорах поставки “забито” такое условие, – делится директор подмосковной фирмы “Фаворит” Андрей Светов – “Представитель поставщика должен быть вызван только при обнаружении недостачи более 10 процентов от заказанного товара. При этом продавец вправе принимать участие в любой приемке товара на его усмотрение”. Оно здорово помогает. Рекомендую».

Когда все формальности с уведомлением поставщика выполнены, вы можете составить акт, в котором и будут отражены все ваши претензии к товару. Это может быть акт об установлении расхождений либо по ассортименту, по качеству, по комплектности, по количеству либо сразу по нескольким параметрам.

Копию такого акта в течение некоторого срока (того, который вы предусмотрите в договоре) нужно выслать своему поставщику вместе с претензией. Разумным сроком для такого действия считается 15 дней с момента направления поставщику письменного сообщения.

Имейте в виду: если вы четко не зафиксируете в договоре все необходимые сроки, у вас могут быть неприятности. Дело в том, что обычно в таких случаях (когда в контракте не указан срок исполнения какого-либо обязательства) считается, что те или иные действия вы должны выполнить «незамедлительно». То есть – в максимально короткий срок, какой только возможен в конкретной ситуации. Таковы обычаи делового оборота.

«Забывать указывать четкие сроки в договоре очень опасно, – предупреждает московский адвокат Сергей Кротов. – Ведь понятие незамедлительного действия нигде четко не прописано, оно сложилось стихийно. А “максимально короткий срок” в каждой конкретной ситуации – понятие весьма субъективное. Поэтому, если дело оказывается в суде, с определением таких сроков возникает масса сложностей».

Анна МИШИНА

Договор поставки — один из наиболее часто встречающихся видов договора в предпринимательской деятельности. При его заключении стороны уделяют внимание существенным условиям договора, порядку расчетов, но часто не придают значения согласованию процедуры приемки товара.

Между тем, важно сразу согласовать порядок и сроки приемки, которые устраивают обе стороны договора и позволяют зафиксировать недостачу либо поставку товара ненадлежащего качества. Если в будущем возникнут споры — документы, фиксирующие порядок приемки поставленного товара, станут основным доказательством в суде.

Данная статья поможет покупателям правильно провести приемку в тех случаях, когда договором предусмотрена доставка товара силами и за счет поставщика, а переход права собственности на товар происходит в момент его доставки на склад покупателя.

В идеале участие в проведении приемки и соблюдение правил приемки должно быть закреплено в их должностной инструкции. Покупателю выгодно максимально упростить процедуру приемки товара, ограничившись односторонней приемкой и составлением комиссионного акта без вызова поставщика для участия в приемке.

Для поставщика, в свою очередь, соблюдение правил приемки товара может стать дополнительным доказательством объективности и порядочности покупателя при фиксации недостачи либо брака. Поэтому поставщик при заключении договора должен уделить особое внимание таким условиям приемки, как:

• сроки уведомления поставщика о выявленной недостаче или поставке товара ненадлежащего качества;
• необходимость вызова поставщика для участия в совместной приемке товара;
• составление по результатам приемки комиссионного акта, возможно, с привлечением эксперта либо независимого представителя третьего лица.

Стороны могут указать, что приемка товара по количеству осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража СССР N П-6.

Приемка товара по качеству может осуществляться в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной Постановлением Госарбитража СССР N П-7.

Инструкции максимально подробно регламентируют порядок проведения приемки, содержат требования к документам, составленным по ее результатам. Но применяются они только тогда, когда их применение согласовано сторонами договора поставки.

Нужно отметить, что необходимость применения указанных инструкций при приемке может создать для покупателя определенные организационные сложности, поскольку предусмотренная ими процедура приемки товара сложна, многоэтапна и занимает длительное время.

При этом несоблюдение отдельных требований может привести к невозможности предъявить к поставщику претензии, связанные с недостачей/поставкой некачественного товара. В свою очередь поставщику в большинстве случаев выгодно применение данных инструкций, поскольку они максимально защищают его интересы при приемке. Приемка товара должна проводиться комиссией в составе не менее 3 человек, чьи кандидатуры заранее определяет уполномоченное лицо покупателя. Эти лица должны лично присутствовать при приемке товара и оформлении акта, подписав нормативный документ по завершении приемки.

Порядок приемки товара

Начинается приемка с ознакомления членов комиссии с сопроводительными документами: товарно-транспортными накладными, упаковочными листами, др. Их содержание сверяется с наименованием и количеством товара, указанного в договоре поставки. Если поставляемая продукция подлежит обязательной сертификации или должна соответствовать обязательным нормам или стандартам, то к товару должны также прилагаться сертификат (паспорт) качества, технический паспорт, иные подтверждающие соответствие документы.

В случае, если товар поступил без товаросопроводительных документов, то возможно проведение его приемки по фактическому наличию, с обязательным отражением данной информации в акте приемки. В обязательном порядке в акте фиксируется место проведения приемки, время ее начала, наименование грузоотправителя товара, наименование перевозчика. Если товар был застрахован — об этом также нужно указать в акте.

Далее указывается наименование и количество поступившего товара, согласно товаросопроводительным документам, а также реквизиты документов: номера, даты. Указываются лица, участвующие в приемке товара, их должности. Осмотр товара должен начинаться с оценки соблюдения правил перевозки, сохранности упаковки, сохранности запорно-пломбировочных устройств, если они имеются.

Например, в случае перевозки товара железнодорожным транспортом, выдача груза может осуществляться как с проверкой его состояния и количества, так и без нее. В случае, если проверка перевозчиком не осуществлялась, то на железнодорожной накладной проставляется соответствующая отметка. Если же вагон был поврежден либо неисправен, есть сомнения в сохранности пломб или имеются иные признаки утраты груза в пути следования, то получатель товара должен требовать от перевозчика составления и выдачи коммерческого акта.

Указанный акт является единственным документом, дающим право предъявлять претензии к железной дороге или отправителю груза.

Дополнительным доказательством соблюдения порядка приемки может стать фото и видеосъемка процесса приемки. Фото и видеоматериалы в данном случае являются неотъемлемой частью акта и должны быть указаны в приложении к нему.

Если перевозка осуществлялась с наложением запорно-пломбировочных устройств, то покупателю после их вскрытия желательно обеспечить их сохранность на тот случай, если поставщик в будущем захочет провести экспертизу на предмет наличия повреждений. Далее члены комиссии должны вскрыть упаковку и провести визуальный осмотр товара, пересчитать его, сверить с товаросопроводительными документами.

На данном этапе могут быть выявлены расхождения по количеству товара, номенклатуре, ассортименту, комплектации, а также выявлены признаки порчи товара. Также может быть выявлен брак, если качественные характеристики товара возможно оценить визуально, без проведения дополнительных исследований. Полученные сведения фиксируются в акте максимально подробно. В случае, если при приемке товара комиссия выявит его излишки — это также должно быть отражено в акте, с указанием наименования и количества излишне поставленного товара.

О поступлении излишков покупатель должен незамедлительно информировать поставщика для определения дальнейшей судьбы товара. До получения ответа поставщика покупатель должен обеспечить сохранность товара, при этом расходы по его хранению могут быть в будущем возложены на поставщика. Результатом приемки должны стать выводы комиссии о выявленном расхождении в количестве товара либо его несоответствие условиям договора поставки.

Также комиссия вправе высказать свое мнение о причинах возникновения недостачи — недогруз, утрата в пути следования — либо о причинах брака. В качестве приложений к акту должны быть указаны перевозочные и товаросопроводительные документы, копии телеграмм в адрес поставщика, если его вызов необходим по условиям договора, фото и видеоматериалы, документы, подтверждающие полномочия участвующих в приемке товара лиц. На основании составленного акта, в соответствии со ст. 513 Гражданского кодекса РФ, поставщику должно быть направлено уведомление о выявленных расхождениях в количестве товара либо о нарушении качества товара.

В случае, если условиями договора предусмотрен вызов на приемку представителя поставщика либо приглашение эксперта для оценки качества товара — покупатель обязан обеспечить сохранность товара до следующего осмотра. В акте должно быть указано, какие меры для этого предприняты. Например, товар складирован в отдельном помещении, помещение опечатано. Вызов поставщика на приемку должен осуществляться способом, согласованным в договоре поставки.

Если договор не регламентирует порядок вызова, то рекомендуется направить телеграмму на имя единоличного исполнительного органа поставщика, с уведомлением о вручении. Телеграмма может быть направлена либо по адресу, согласованному в договоре, либо по юридическому адресу поставщика. Доказательства направления телеграммы необходимо сохранить на случай судебного спора. В случае выявления недопоставки либо брака на основании составленного по результатам приемки комиссионного акта покупатель сможет подготовить претензию в адрес поставщика. Факт недостачи/поставки товара ненадлежащего качества в этом случае будет подтвержден документально, что позволит при необходимости обратиться в суд.

Резюме

Таким образом, порядок проведения приемки товара и правильная фиксация ее результатов будут иметь решающее значение в случае, если покупателю потребуется в судебном порядке защищать свои права в связи с поставкой товара с недостачей или поставкой товара ненадлежащего качества. От правильности составления акта приемки во многом зависит то, будут ли требования покупателя удовлетворены судом.

На практике часто возникает вопрос: как поставщику обезопасить себя на случай недобросовестности со стороны покупателя при проведении приемки поставленного товара?

В случае отгрузки дорогостоящего товара либо в случае сомнений в добросовестности контрагента, отгрузка товара может осуществляться комиссионно, с фиксацией наименования и количества отгруженного товара в акте отгрузки. Участие в отгрузке представителя перевозчика либо незаинтересованных лиц станет дополнительным доказательством надлежащего исполнения поставщиком условий договора поставки. Комиссионная отгрузка товара необходима в том случае, если условиями договора поставки не предусмотрен обязательный вызов поставщика на приемку, и приемка будет производиться покупателем в одностороннем порядке.

Эта статья участвует в Конкурсе на лучшую бизнес-статью.