Полезная информация по работе с архивными документами
Памятка-рекомендация архивного сектора по оформлению и предоставлению сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии архивного сектора Администрации Перевальского района Луганской Народной Республики
Данная памятка подготовлена с целью оказания методической помощи государственным органам, органам местного самоуправления, предприятиям, учреждениям, организациям Перевальского района Луганской Народной Республики в правильном оформлении и предоставлении сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии (ЭК) архивного сектора Администрации Перевальского района Луганской Народной Республики.
ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР организует свою работу согласно годовому плану работы. Документы, которые предоставляются на рассмотрение ЭК, направляются в архивный сектор Администрации Перевальского района ЛНР с сопроводительным письмом руководителя юридического лица. В сопроводительном письме указывается информация о виде документа (опись дел, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, положение о ЦЭК (ЭК), положение об архиве, положение о службе делопроизводства, акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд и т. д.), направляемого на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР; информация об одобрении документа ЦЭК (ЭК) юридического лица с указанием даты и номера протокола (приложение № 1).
При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР описей дел необходимо прилагать копию листа с итоговой записью и грифом одобренных ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района (одобренных/согласованных ЭПК Госархива ЛНР) описей дел за предыдущий период.
При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, с внесением в него первичной финансовой и бухгалтерской документации, к нему прилагается справка о проведении проверки государственными налоговыми органами Луганской Народной Республики по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество, – ревизии, проведенной органами финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. Справка подписывается руководителем юридического лица и бухгалтером, заверяется гербовой печатью (приложение № 2).
Сводные описи дел и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, предоставляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР единым пакетом.
Как исключение, ЭК может принять на рассмотрение документы неполным комплектом, например, только акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, в случае, если описи были одобрены и согласованы ранее, или описи дел без акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд. При этом в сопроводительном письме даются соответствующие объяснения. К описям дел обязательно прилагаются историческая справка (дополнение к исторической справке) и предисловия к описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае предоставления на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР акта о недостаче дел (документов), внесенных в номенклатуру, необходимо также предоставить копии приказа о создании комиссии по служебному расследованию, справку о причинах отсутствия документов или дел, подписанную членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, а также приказа о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел (в случае установления виновных лиц). Документы, предоставленные на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции и Правил.
К документам, которые направляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР юридическим лицом, прилагается копия утвержденного руководителем соответствующей организации протокола заседания ЦЭК (ЭК).
Протоколы заседаний ЦЭК (ЭК) юридических лиц необходимо составлять в соответствии с установленными требованиями. Содержание протокола ЦЭК (ЭК) должно быть полным, то есть отражать процесс обсуждения, высказанные мнения, замечания, предложения и т.д. (приложения № 3).
Документы на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР предоставляются непосредственно юридическими лицами, находящимися в зоне комплектования архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР.
Секретарь ЭК проверяет наличие всех документов и их комплектность, правильность оформления. В случае недостачи необходимого количества экземпляров документов и ненадлежащим образом оформленных сопроводительных документов, секретарь в течение трех дней информирует об этом юридическое лицо, которое направило документы на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР. Если в течение 10 дней юридическое лицо не предоставляет в архивный сектора Администрации Перевальского района ЛНР необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭК направляет письмо с отказом в рассмотрении справочного аппарата либо нормативных документов на заседании ЭК за подписью председателя ЭК.
В случае необходимости доработки, направленных на рассмотрение ЭК документов, юридическому лицу вместе с экземплярами документов предоставляется ксерокопия заключения эксперта. После устранения замечаний документы повторно предоставляются на рассмотрение ЦЭК (ЭК) юридического лица, после чего направляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР.
При повторном направлении документов на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР обязательным является предоставление ранее правленого экспертом ЭК экземпляра документа.
Приложение № 1
к Методическим рекомендациям
ОБРАЗЕЦ
СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Бланк организации
Главе Администрации
Перевальского района
Луганской Народной Республики
(фамилия и.о.)
__________________________ направляет на одобрение ЭК архивного сектора АПР ЛНР
(название организации)
следующие документы:
— сводную номенклатуру дел на 2019 год, на ____ л. в 4 экз.;
— инструкцию по делопроизводству, на ____ л. в 2 экз.;
— положение об архиве, на ____ л. в 2 экз.;
— положение о ЦЭК (ЭК), на ____ л. в 2 экз.;
— опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за ______ гг., в количестве ____ дел, на ____ л. в 4 экз.;
— опись № 1 (продолжение) дел по личному составу за ________ гг., в количестве ____ дел, на ____ л. в 3 экз.;
— акт № ___ от _______ о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд за ________ гг., в количестве ______ дел (____ поз.), на ____ л. в 2 экз.
Вышеуказанные документы одобрены ЦЭК/ЭК _____________________________________
(название организации)
(протокол от _________ № ____).
Наименование должности
руководителя юридического лица _________ расшифровка подписи
(подпись)
ФИО исполнителя, контактный телефон
Приложение № 2
к Методическим рекомендациям
ОБРАЗЕЦ
СПРАВКИ О ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРКИ ПО СОВОКУПНЫМ ПОКАЗАТЕЛЯМ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Бланк организации
СПРАВКА
Сообщаем, что проверка финансово-хозяйственной деятельности по вопросам соблюдения налогового законодательства в __________________________________________________________
( название организации)
проведена ___________________________________________________________________________
( название государственного налогового органа)
за период __________ годы, акт от _________ № ____.*
Споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам не проводилось.
Документы за период __________ годы не содержат информации о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу.
Наименование должности
руководителя юридического лица ________ ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
М.П.
Главный бухгалтер _________ ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
ФИО исполнителя, контактный телефон
*Для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество – ревизия (указать название органа финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики) по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности за период __________ годы, акт от _________ № ____.
Приложение № 3
к Методическим рекомендациям
ОБРАЗЕЦ
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ
ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ (ЭКСПЕРТНОЙ) КОМИССИИ
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя юридического лица
_______ ______________
(подпись) (расшифровка подписи)
«___» _______________ 20__ г.
ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
(СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ)
ПРОТОКОЛ
заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)
«___»_______20__ г. № ___
г. ______________
Председательствующий – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: ____ человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О рассмотрении Положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии).
2. О рассмотрении Положения об архиве.
3. О рассмотрении инструкции по делопроизводству.
4. О рассмотрении сводной номенклатуры дел на _____ год (___ поз.).
5. О рассмотрении описи № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за ______ годы. (данный пункт касается организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда).
6. О рассмотрении описи № 1 дел длительного (свыше 10 лет) хранения за _______ годы.
7. О рассмотрении описи № 1-Л (продолжение) дел по личному составу за _______ годы.
8. О рассмотрении акта № ___ от ________ о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд за __________ годы.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – о рассмотрении Положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) комиссии (наименование организации).
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – Положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (наименование организации) разработано на основании Типового положения о центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления; территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд Луганской Народной Республики и имеют в сфере своего управления юридические лица, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 388 (Типового положения об экспертной комиссии территориального органа государственного органа, государственного и муниципального учреждения, организации, предприятия, не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 389). Данное Положение предлагаю одобрить.
РЕШИЛИ:
Положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – о рассмотрении Положения об архиве (название организации).
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – Положение об архиве разработано на основании Типового положения об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и муниципального предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 07.06.2016 № 295. Данное Положение предлагаю одобрить.
РЕШИЛИ:
Положение об архиве (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).
3. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – о рассмотрении инструкции по делопроизводству (наименование организации).
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – Инструкция по делопроизводству разработана на основании Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики, утвержденной постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 18.10.2016 № 562, и Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденных постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 № 109/17. Данную инструкцию предлагаю одобрить.
РЕШИЛИ:
Инструкцию по делопроизводству (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).
4. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – о рассмотрении сводной номенклатуры дел (наименование организации) на ____ год на ____ статей, из них с постоянным сроком хранения _____ статей.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – номенклатура дел составлена по структурному (функциональному) принципу, то есть разделами данной номенклатуры являются названия структурных подразделений (направления деятельности). Сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (ведомственными перечнями – при наличии).
Некоторые документы, внесенные в номенклатуру дел, отсутствуют в Перечне типовых документов, ведомственный перечень не разработан. В связи с этим предлагаю определить сроки хранения следующих документов:
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части) Срок хранения дела (тома, части)
РЕШИЛИ:
Сроки хранения документов, не внесенных в Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (ведомственные перечни), одобрить.
Сводную номенклатуру дел (наименование организации) на ____ год одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).
Председатель _________ ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Секретарь _________ ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
8-11-2021, 14:11
315
Поделиться:
Вид документа: Постановление
Государственный информационно-правовой фонд:
Нормативные правовые акты Донецкой Народной Республики
Наименование правотворческого органа: Совет Министров Донецкой Народной Республики
Дата документа: 16.10.2015
Номер документа: 19-27
Заголовок документа: Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики
Действие документа: Действующий
Классификатор:
120.030.020 — Документирование информации. Делопроизводство
Информация об опубликовании:
Официальный сайт Совета Министров Донецкой Народной Республики http://smdnr.ru/,
Официальный сайт Донецкой Народной Республики http://dnr-online.su/,
Дополнительные сведения:
Количество страниц:
Совет Министров
Донецкой Народной Республики
Постановление
16.10.2015
№19-27
Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики
В целях усовершенствования делопроизводства, установления единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, Совет Министров Донецкой Народной Республики
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (приложение).
2. Органам государственной власти и органам местного самоуправления Донецкой Народной Республики в трехмесячный срок разработать согласно Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики и согласовать с Главным государственным управлением документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики индивидуальные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для подведомственных предприятий, учреждений, организаций, которые принадлежал к сфере их управления.
3. Признать Постановление Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики» утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на начальника Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики Костенко И.А.
5. Настоящее Постановление вступает в силу с момента опубликования.
Председатель Совета Министров
А.В. Захарченко
В данный документ изменений не вносилось.
ИНСТРУКЦИЯ
по организации делопроизводства
в Государственном бюджетном дошкольном
образовательном учреждении Луганской Народной Республике Детский сад-ясли № 30
«Ладушки»
1.
Общие
положения
1.1.Инструкция по
делопроизводству (далее — Инструкция) в Государственном бюджетном дошкольном
образовательном учреждении Луганской Народной Республике Детский сад-ясли № 30
«Ладушки» (далее – Учреждение) разработана в целях установления единых
требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов,
сформированных по результатам деятельности Учреждения, совершенствования и
повышения эффективности делопроизводства.
1.2.Инструкция
разработана в соответствии с ПРАВИЛАМИ организации делопроизводства,
комплектования, хранения, учета ииспользования документов в государственных
органах, органах местного самоуправления,
на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденными постановлением Совета Министров Луганской
Народной Республики от 21 марта 2017 года № 109/17 и ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ,
утверждённой постановлением
Совета Министров Луганской Народной Республики от 18 октября 2017 года № 562.
1.3.Положения
Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая
подготовку, обработку, хранение и использование документов в Учреждении.
1.4.Ответственность
за организацию делопроизводства в Учреждении несёт их руководитель. Ответственность
за содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне
документов, подаваемых на подпись руководителю, несут его заместители в
соответствии с распределением функциональных обязанностей.
Деловод в соответствии
с возложенными на него задачами:
1)
разрабатывает инструкцию по делопроизводству и
номенклатуру дел Учреждения;
2)
осуществляет регистрацию и ведет учет документов;
3)
организовывает документооборот, формирование дел,
их хранение и подготовку к передаче в архив Учреждения или лицу, ответственному за ведение
архива ;
4)
принимает меры для уменьшения объема служебной
переписки в Учреждении и на
предприятиях;
5)
обеспечивает соблюдение единых требований к
подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного
документооборота;
6)
проводит анализ информации о документообороте, необходимой
для принятия управленческих решений;
7)
организовывает сохранность документационного фонда Учреждения и его использование;
инициирует и принимает участие в организации
повышения квалификации работников Учреждения по вопросам делопроизводства;
9)
заверяет гербовой печатью документы, подписанные
руководителем Учреждения.
Инструкция по
делопроизводству разрабатывается деловодом на основании приказа руководителя Учреждения.
1.5. Сотрудники Учреждения несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них
служебных документов и дел. Права, обязанности и ответственность сотрудников
определяются в должностных инструкциях.
1.6.При уходе в отпуск,
перемещении по работе, выезде в командировку или в случае увольнения сотрудники
обязаны передать все имеющиеся у них документы руководителю Учреждения или другому
работнику.
1.7. Передача
документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения
руководителя Учреждения.
II.
Основные понятия
Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк служебного документа — унифицированная форма служебного документа с напечатанной постоянной
информацией и наличием места для фиксирования переменной информации;
вид документа
— принадлежность документа к определенной группе документов по признакам
содержания и целевого назначения;
дело —
совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному
участку деятельности Учреждения или
одному вопросу;
делопроизводство — совокупность процессов, обеспечивающих документирование
управленческой информации и организацию работы со служебными документами;
документ —
официальный документ, созданный государственным органом, органом местного
самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном
порядке и включенный в
документооборот;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном
порядке;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до
завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком
проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
и его внешние признаки;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в
исполнительном органе государственной власти, с указанием сроков их хранения;
опись дел —
архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения
архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа —
присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке
сведений о документе в установленных регистрационных формах;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа; РКФД —
регистрационное-контрольная форма документа, которая оформляется в виде
карточки с фиксированным набором атрибутов и полей для заполнения.
III.
Документирование управленческой информации.
Общие требования к созданию документов
3.1.
Документирование управленческой информации
заключается в создании документов, в которых фиксируется информация с
соблюдением установленных правил об управленческих действиях.
3.2.
Документ должен содержать обязательные для
определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке,
а именно: наименование Учреждения —
автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный
индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Во время подготовки и оформления
документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты,
если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
3.3.
Учреждение ведёт делопроизводство
на русском языке. Документы составляются на русском языке, кроме случаев,
предусмотренных законодательством Луганской Народной Республики.
IV.
Создание документов
в Учреждении
4.1.
Бланки документов
4.1.1.
Документы, создаваемые в
Учреждении, оформляются на бланках, на стандартных листах
бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210
мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс
обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на
стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297
мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм — левое; 20
мм — верхнее; 20 мм — нижнее; 10 мм — правое.
4.1.2.
В Учреждении применяется общий продольный бланк письма Учреждения (приложение № 1);
В состав реквизитов для общего бланка Учреждения включаются:
Наименование Учреждения; справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, адрес электронной
почты и веб-сайта, номера телефона, телефона-факса и другая информация);
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения даты и регистрационного номера документа;
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения ссылки на регистрационный номер и дату документа
адресата.
Некоторые
внутренние документы (заявления работников,
докладные
записки, справки и т.п.) и документы, создаваемые от имени
нескольких
организаций, оформляются не на бланках.
4.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в Учреждении, имеют постоянный состав реквизитов, их
расположение и оформление.
4.2.1.
Наименование Учреждения — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках
документов, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом Учреждения.
В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на
бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности,
Не допускается подписывать документы с
предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает исполняющий обязанности руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или
иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о
распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица,
подписавшего документ, и его фамилия.
4.2.2.
Датой документа является дата его подписания
(приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения
(инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события,
зафиксированного в
документе (протокол, акт).
Дату документа оформляют арабскими
цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и
месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя
арабскими цифрами: 18.04.2016, 07.06.2016.
Допускается словесно-цифровой
способ оформления даты, например: 29 июля 2016
г., 01 августа 2016 года.
Регистрационный номер документа
(или регистрационный индекс документа) — цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
Регистрационный номер присваивается
документу только после его подписания (утверждения).
4.2.3.
Заголовок к тексту включает в себя краткое
содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) об утверждении Положения
о применении печатей и штампов в ;
Правила (чего?) внутреннего трудового
распорядка.
Заголовок составляется исполнителем,
готовящим проект документа.
4.2.4.
Текст документа — основная содержательная часть
документа. Текст документа излагается кратко, логично, точно и ясно, с учетом
особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в
управленческой деятельности.
На приложениях к распорядительным
документам (приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам,
договорам и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения
в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение №
1, приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении
указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение №2 к
приказу №16 по ГБДОУ ЛНР №30 от
11.09.2017 г.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать
это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки.
4.2.5. Документ утверждается руководителем Учреждения или специально издаваемым документом. Гриф утверждения проставляется в
верхнем правом углу документа.
При
утверждении документа руководителем Учреждения гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения
При утверждении документа приказом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом
утверждаемого документа (например: инструкция
УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО),
наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
4.2.6.
Печать является способом подтверждения подлинности
подписи должностного лица на документе и ставится на документах в случаях,
предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать ставится на свободном от текста
месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах,
подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте,
обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
V.
Оформление отдельных видов
документов Учреждения
5.1.
Состав документов
Учреждения
5.1.1.
В Учреждении создается комплекс
организационно-распорядительных документов: приказы(распоряжения), правила, положения, регламенты, инструкции,
методические документы, протоколы и решения заседаний (научных, научно-технических,
координационных, экспертных, методических и др. комитетов, советов, комиссий,
рабочих групп), аналитические, докладные и служебные записки, договоры
(контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.
5.1.2.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по
ним решения фиксируются в протоколах совещаний Учреждения.
5.1.3.
Взаимные обязательства с его контрагентами и их
регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов.
5.2.
Приказ
Приказами
оформляются решения нормативного характера, а также по основной деятельности,
оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым)
вопросам.
В Учреждении составляются такие виды приказов:
по основной деятельности;
по личному составу;
по административно-хозяйственной деятельности;
о краткосрочных командировках и
взысканиях;
о предоставлении ежегодных оплачиваемых и
ученических отпусков.
Приказы регистрируются с учетом
порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела
отдельно.
Заголовок должен кратко и точно отражать
содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по охране труда в………………………………………………………………….
Текст отделяется от заголовка 2-3
межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 интервала и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25
см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей:
констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются
цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она
может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в связи со служебной
необходимостью» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то
в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование Учреждения, издавшего документ, дата,
регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается
словом «приказываю», которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать
поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на
пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей
указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части
может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.
5.3.
Положение, правила, инструкция
Положение
принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между
собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Учреждения.
В правилах устанавливаются нормы и
требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок
осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений
законодательных и иных нормативных правовых актов.
Текст положения
(правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Заголовок к тексту положения (правил,
инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей
должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого?».
Констатирующей частью положения (правил,
инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных норм и правил.
Основной текст положения (правил,
инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Г лавы должны иметь
названия.
Главы нумеруются римскими цифрами.
Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
5.4.
Протокол заседания (совещания)
5.4.1.
Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут составляться в полной или
краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и
фиксируется только принятое по нему решение.
5.4.2.
Текст полного протокола, как правило, состоит из
двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии
председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих и приглашенных
на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек,
во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой
частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список
прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается
повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в
порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от
границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Пункты повестки дня должны быть
сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой
собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться
по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня
оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после
состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все
рассмотренные вопросы.
Протокол подписывается
председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата
заседания (совещания).
5.4.3. Некоторые протоколы заседаний (методических, экспертных, научных
советов и комиссий и др.) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен
иметь гриф утверждения.
5.5.
Служебная переписка
5.5.1.
Служебная переписка — это различные виды
официальных документов информационно-справочного характера, используемых для
обмена информацией в деятельности Учреждения, организаций и граждан.
Текст письма, как правило, состоит из
двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование
составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д. В тексте письма допускается использование
фраз этикетного характера: «Уважаемый Иван Петрович!» в начале письма над
текстом и «С уважением, …» в заключительной части письма перед подписью.
Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.
5.6.
Записка (аналитическая, докладная, служебная,
объяснительная)
Записки
(аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие
реквизиты:
адресат (должностное лицо или
наименование структурного подразделения);
дата документа;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА,
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и
т.д.);
название документа (заголовок к тексту);
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись.
В тексте
аналитических, докладных и служебных записок кратко излагаются суть вопроса,
запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым
проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений и т.п. Текст
объяснительной записки излагается в произвольной форме.
VI.
Организация документооборота
6.1.
Порядок организации документооборота
В
документообороте Учреждения выделяются
следующие документопотоки:
входящая (поступающая) корреспонденция;
исходящая (отправляемая) корреспонденция.
Журналы
содержат минимальное количество реквизитов для быстрого поиска документов.
Строка записи в журнале должна идентифицировать зарегистрированный в нем
документ.
Вся
поступающая в Учреждение корреспонденция централизовано проходит первичную
обработку и предварительное рассмотрение деловодом в день поступления или не
позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с пометкой «Срочно» или
«Вручить немедленно», проходят первичную обработку незамедлительно. Отделяются
также документы, не подлежащие регистрации.
Предварительное
рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов .
6.1.1.
При приеме входящей корреспонденции, поступившей в Учреждение на бумажных носителях,
проверяется:
правильность доставки корреспонденции по
адресу (ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или
пересылаются надлежащему адресату);
наличие указанных в документах
приложений. При отсутствии таковых на документе делается пометка или
проставляется штамп «Получено без приложений» и составляется в двух экземплярах
соответствующий акт.
Регистрация документов осуществляется:
входящей корреспонденции — в журнале
регистрации входящей корреспонденции (приложение № 2);
исходящей корреспонденции — в журнале
регистрации исходящей корреспонденция (приложение № 3);
6.1.2.
На поступающих документах на бумажном носителе, а
также на
бумажных копиях электронных документов, поступивших от
подведомственных учреждений, в нижнем
правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты
поступления и входящего номера документа;
6.1.3.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с
конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты
исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный;
имеющие пометку «оперативно» — 10-дневный срок, остальные – в срок не более
месяца. Подписи об ознакомлении с документом проставляются в левом нижнем углу
последней страницы оригинала.
6.2.
Организация работы с отправляемыми документами
6.2.1. Ответственность
за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с
установленными Инструкцией правилами возлагается на ответственного исполнителя
документа;
6.2.2. Для отправки
документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся
сопроводительные письма;
6.2.3. До
представления документов на подпись исполнитель проверяет правильность их
оформления, наличие адресата документа и необходимых виз, приложений, при
необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание
подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;
6.2.4. Все документы, подписанные руководителем
Учреждения перед отправкой подлежат обязательной
регистрации в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего дня.
В случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный
номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в
реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле;
Деловод осуществляет
проверку правильности оформления документа, комплектности документа и
соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю;
6.2.5. Документы,
подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не
позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую
очередь. Учет отправленных документов может осуществляться с помощью реестров
отправленной корреспонденции или соответствующего журнала.
7.1.
Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1.
Номенклатура дел — систематизированный перечень
заголовков дел, образующихся в делопроизводстве Учреждения
, оформленных в соответствии с установленными правилами, с
указанием сроков хранения дел.
Номенклатура дел является обязательным
информационным справочником для Учреждения.
Номенклатура дел является основой для
составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Сводная номенклатура дел
печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый
(неприкосновенный) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится у руководителя
или деловода. Второй используется деловодом в качестве рабочего. Третий
применяется в архиве Учреждения. Четвертый передается в архивный отдел
Администрации г.Алчевска ЛНР (далее архивный отдел) .
7.1.2.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, рассматривается на заседании ЭК Учреждения, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
7.1.3.
Сводная номенклатура дел составляется и
согласовывается заново ЭК архивного отдела в случае существенных изменений функций и структуры Учреждения.
7.1.4.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы Учреждения, а также заголовки дел, которые ведутся только в электронной форме.
Графы номенклатур дел заполняются
следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются
индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из
утвержденного в Учреждении цифрового
обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в
состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 02—02-10, где 02 — обозначение управления, 02
— 02 — обозначение отдела в
управлении, 10 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются
заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной
форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке
дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.),
а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований Учреждения и организаций.
В заголовках дел, содержащих документы по
одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида
дела употребляется термин «документы», после которого в скобках указываются
основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
В заголовках дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по
окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок
хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — согласованный с
ЭК архивного отдела срок хранения
7.1.5.
По окончании года в конце номенклатуры дел
заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2.
Формирование дел и их текущее
хранение
Формирование дел — группировка
исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела
7.2.1.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре дел; приложения — вместе с основными
документами, группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру
каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на
общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный
(документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны
помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по
объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4
см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10
см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе
с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Инструкции, положения, правила, планы,
графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы в личных делах располагаются по
мере их поступления.
Переписка группируется за
период календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
7.2.2.
Для учета документов определенных категорий
постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется
внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на
отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела
подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела
подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.3.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного
свободного чтения текста всех документов.
Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения разрешается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не
составлять.
7.2.4.
С момента заведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента
включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и
окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической
сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
7.2.5.
Ответственность за обеспечение сохранности
документов и дел в Учреждении возлагается
на руководителя и
делопроизводителя.
7.2.6.
Для обеспечения сохранности и учета документов и
дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических
(физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и
дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или
специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы,
чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного
света.
Личные дела уволенных работников Учреждения передаются в архив органа через десять
лет после увольнения.
7.3.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное
хранение
Подготовка документов и дел к передаче на
хранение в архив Учреждения или их
уничтожению включает работу по проведению экспертизы ценности документов,
оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению
документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.1. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения
Отбор
документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о
выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел длительного хранения за этот же период. Указанные
описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем Учреждения только после одобрения ЭК архивного отдела описей дел длительного хранения; после утверждения руководителем Учреждения актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку
(утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата
передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения
дел в номенклатуре дел Учреждения проставляется
отметка «Уничтожено, см. акт от… №…» с указанием должности, фамилии,
подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
VII.
Работа исполнителей с документами
8.1.
Организация работы с документами в Учреждении осуществляется на основании указаний по
исполнению документов (резолюции) руководителя или исполняющего
обязанности руководителя Учреждения.
8.2.
Документы, поступившие в
Учреждение, передаются
исполнителям только после их рассмотрения руководителем Учреждения.
8.3.
Исполнителями по документам, в
процессе исполнения документов обеспечивают:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа — ответа и
необходимых приложений с соблюдением правил их оформления;
согласование проекта ответа с
соисполнителями документа;
подготовку сводки отзывов, полученных от
соисполнителей по документу;
доработку проекта ответа по замечаниям,
полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования в случае
серьезной корректировки проекта ответа;
представление на подписание (утверждение)
руководителю Учреждения, исполняющему обязанности руководителя Учреждения;
подготовку списка (указателя) рассылки в
необходимых случаях;
передачу документа деловоду для отправки адресату;
определение места хранения документа
(копии документа) с проставлением в РКФД отметки с указанием индекса дела по
номенклатуре дел, в которое помещается документ.
VIII.
Учет,
использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
Печать
является способом подтверждения подлинности подписи
должностного
лица на документе.
9.1.
Порядок изготовления, использования, хранения и
уничтожения печатей и штампов в Учреждении, включая печати с изображением Государственного герба Луганской
Народной Республики, регламентируется Порядком изготовления, использования,
хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей с изображением
Государственного герба Луганской Народной Республики, утвержденным
постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 13.01.2015 №
02-04/09/15 (с изменениями).
9.2.
Ответственность за использование и хранение печатей
и штампов возлагается на руководителя
Учреждения.
9.3.
Использование печатей и штампов (включая
самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании
приказов Учреждения, допускается с
обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и
хранение.
Деловод
__________________________________ Куценко Т.В.
|
ОДОБРЕНО протокол заседания ЭК архивного отдела АГА ЛНР «___»__________201_г. №____ |
ОДОБРЕНО протокол заседания ЭК ГБ «___»201_ г. № |